unknown - Communauté de communes - Vie et Boulogne - Annexe 10 Conv Rencontres Apremont

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unknown - Communauté de communes - Vie et Boulogne - Annexe 10 Conv Rencontres Apremont Document publié le Dimanche 1 janvier 2023 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vie et Boulogne - Annexe 10 Conv Rencontres Apremont)Thèmes du document : Handicap et inclusivité, Assurance, Culture et patrimoine, CONVENTION D’OBJECTIFS

“RENCONTRES D’APREMONT - EDITION 2023”

ENTRE :

LA COMMUNAUTE DE COMMUNES VIE ET BOULOGNE, représentée par Monsieur Guy PLISSONNEAU, Président, habilité en vertu de la délibération du Conseil Communautaire du 11 juillet 2022.

Ci-après dénommée « La communauté de communes »

ET

L’ASSOCIATION CULTURELLE ET ARTISTIQUE “LES RENCONTRES D’APREMONT”, représentée par Madame Dominique DESMONS, déclarée sous le n° W85201818 à la Préfecture de Vendée le 12 janvier 2022, ayant son siège social au 6 Route de la Parentière 85220 Apremont, SIRET 912 383 585 00011, CODE APE 9001Z,

Ci-après dénommée « L’association »

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 : objet de la convention

Dans le cadre de leur politique de développement de l’animation culturelle locale et de la promotion des sites touristiques, la communauté de communes s’engage à soutenir financièrement et matériellement l’association pour l’organisation des Rencontres d’Apremont, festival théâtral qui se déroulera du lundi 11 au dimanche 17 septembre 2023.

Article 2 : contenu du festival

L’association “Rencontres d’Apremont” souhaite organiser un évènementiel, prévoyant le contenu suivant :

• Représentations « Les Médecins malades de Molière » à destination des scolaires du territoire

Lundi 11 septembre – à 10h30 et 14h30 aux Lucs-sur-Boulogne

Mardi 12 septembre – à 10h30 et 14h30 à la Chapelle-Palluau

Jeudi 14 septembre – à 10h30 et 14h30 à Apremont, salle du Pressoir Vendredi 15 septembre – à 10h30 à la Genétouze

• Représentation « Les Médecins malades de Molière » pour tout public Mercredi 13 septembre – à 14h30 à Apremont, salle du Pressoir

• Soirée privée avec les mécènes institutionnels et privés, bénévoles et comédiens - en fonction du temps, soit dans la salle du pressoir, soit en extérieur devant la salle du pressoir vendredi 15 septembre – à partir de 18h30.

• Représentations théâtrales « Le Malade imaginaire » - vendredi 15 septembre à 20h00, samedi 16 septembre à 20h00 et dimanche 17 septembre à 19h00, sur la scène installée dans la cour d’honneur du château.• Saynète par la troupe locale des Attrapes Mots – à 15h00, 16h00 et 17h00 samedi 16 et dimanche 17 septembre sur la scène installée dans la cour d’honneur du château.

Le montant global prévisionnel du festival s’élève à 80 550€, dont 31 500€ relatifs aux prestations de la compagnie théâtrale du Gois, dont l’équipe technique et artistique assurera les représentations prévues (10 comédiens et 2 techniciens).

Les recettes attendues sont majoritairement constituées de la billetterie (12 000€), de subventions publiques (37 000€) et de mécénat privé (17 000€).

Tarifs et Jauges des animations :

 7 représentations « Les Médecins malades de Molière » : 790 scolaires Payant 3 euros par enfant

 1 représentation « Les Médecins malades de Molière » : 60 personnes Payant 8 euros pour les adultes, 6 euros pour les enfants/étudiants

 3 représentations « Le malade imaginaire » : 600 (Jauge 200 par représentation) Payant 9 euros enfants/étudiants- 12 euros pour les adultes

Article 3 : engagement de la Communauté de communes

La communauté de communes s’engage à soutenir financièrement l’association par l’attribution d’une subvention d’un montant de 9 000 euros (neuf milles euros).

La subvention sera versée en 2 fois : en juillet (5 000 €) et en octobre (4 000€), après production et communication à la communauté de communes du bilan financier du festival.

L’utilisation de la subvention à des fins autres que celles définies par la présente convention entraînera le remboursement de la part de subvention indûment utilisée.

La communauté de communes s’engage également à soutenir matériellement l’association dans l’organisation de ce festival par :

− Le relais des actions de communication (agenda de l’OT, réseaux sociaux, newsletters …) sous réserve de la communication des éléments nécessaires par l’association. − La vente de la billetterie à l’accueil et sur le site en ligne de l’OT (Cf. convention de billetterie) − La mise à disposition de l’espace du château d’Apremont à l’association selon les modalités suivantes :

▪ Une partie de la cour d'honneur pour accueillir la scène du spectacle nocturne du lundi 11 au lundi 18 septembre (installation et désinstallation à prévoir les lundis 11 et 18 septembre) ▪ La cour d'honneur en dehors des heures d’accueil des visiteurs du château pour toutes activités de montages, essais sonores, répétitions.

▪ La mise à disposition de l'ancienne salle du Conseil municipal du dimanche 10 septembre au lundi 18 septembre 2022, en tant que loges pour les comédiens, costumes, répétitions. Salle fournie avec 6 tables et 15 chaises.

▪ Un barnum 3x3

▪ Mise à disposition des toilettes du château aux usagers de la salle du Pressoir le mercredi 13 et le jeudi 14 septembre, sous réserve qu'ils soient accompagnés d'un bénévole de l'association. ▪ Mise à disposition des toilettes aux spectateurs des représentations en soirée des vendredi, samedi et dimanche.

▪ Mise à disposition d’un espace non sécurisé dans la caserne pour du stockage de matériels

Cette autorisation d’occupation est consentie à titre gratuit dans les conditions suivantes :

- Respect et mise en œuvre des conditions sécuritaires et sanitaires en vigueur

- Respect de l’intégrité et de la propreté des bâtiments et espaces verts du château

- Respect du public visitant le château, et des salariés et prestataires y assurant l’accueil du public- Mise à disposition des espaces du château pour l’installation du matériel, montage, démontage et

répétition selon planning ci-dessus défini

- Entrée des artistes et bénévoles : pendant les horaires d'ouverture du château par le portillon

d'entrée, sur présentation d'un badge visible du festival. En dehors des périodes d'ouverture du

château, gestion par un bénévole de l'association des entrées par la salle du Pressoir, le portillon ou

le portail coulissant – qui devront être fermés après chaque passage.

- Accès des spectateurs en soirée par l’entrée principale du château

- Nettoyage des espaces mis à disposition, par l’association, de manière quotidienne pour ceux

concernés par l’ouverture au public du château (espaces extérieures, sanitaires), sinon en fin de

semaine (ancienne salle du conseil, espace de stockage).

- Mise en place par l'association de l'espace loge dans l’ancienne salle du conseil. Gestion du catering

par l’association (verres, couvert, cafetière, produit vaisselle, torchon, papier toilettes...).

- Lors des représentations en journée, les spectateurs devront accéder à la salle du Pressoir par son

entrée située dans l’avant-cour du château. L’association assurera l’accueil du public. Les personnes

à mobilité réduite pourront utiliser l’entrée principale du château uniquement accompagnées par un

bénévole de l’association. L’accès aux sanitaires du château sera autorisé, sous la surveillance d’un

bénévole de l’association.

- Clés confiées à un membre de l'association qui assurera l'ouverture et la fermeture quotidienne du

site - en s'assurant qu'aucun public, bénévole ou artiste n'est encore présent.

- Outre les invitations officielles aux représentants de la CCVB : transmission de 20 invitations

destinées à être transmises aux partenaires privilégiés de la CCVB.

L’association est par ailleurs en lien avec la commune pour :

• La mise à disposition de la salle du Pressoir, son avant-cour et des sites de stationnement (Cf. règlement de location de la salle du Pressoir)

• Du prêt de matériel (barnum, chaises, barrières…), la mise à disposition des bacs de collecte, tri des déchets… en lien avec le service communautaire,

• Les autorisations d’occupation du domaine (si besoin),

• Ainsi que l'information des riverains sur les nuisances sonores éventuelles durant la période du festival.

Article 4 : engagement de l’association

L’association s’engage à organiser le festival sous sa responsabilité, dont le contenu vise à promouvoir l’art théâtral par des animations, qui se dérouleront selon les modalités et les objectifs inscrits dans leur demande officielle de subvention, et ci-dessus précisées à l’article 2.

L’association s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne exécution du Festival, à savoir :

- assumer l’ensemble des besoins techniques nécessaires au bon déroulement des manifestations : hébergements et déplacement des artistes, sonorisation, éclairages, mise en place du plateau technique, installations électriques, restauration des artistes et du personnel technique…

- assurer la sécurité et la sûreté des manifestations et respecter les différentes réglementations, arrêtés et autorisations en vigueur, notamment dans le domaine des débits de boisson, de la sécurité (espace scénique, chapiteau, gradin, sécurité incendie, sécurité des ERP, conformité etsécurité électrique, éclairage de sécurité nocturne…), de la tranquillité (nuisances sonores) et de l’ordre public

- sécuriser l’espace scénique dans la cour d’honneur du château du 11 au 18 septembre – le site étant ouvert au public.

- limiter la circulation des spectateurs dans l’enceinte du château en soirée (entrée, espace sanitaire, cour d’honneur).

- vérifier que les installations électriques du Château sont adaptées aux besoins techniques du festival

- demander et obtenir l’autorisation de la commune et/ou de la Préfecture

- prendre toutes les dispositions nécessaires en termes d’assurance couvrant les dommages occasionnés aux biens et aux personnes (tout le personnel mobilisé sur la manifestation)

- déclarer et rémunérer toutes prestations, supporter les cachets artistiques, salaires, cotisations, impôts, taxes et tous autres frais liés à l’organisation du festival

- assurer la promotion et la communication de l’évènement : graphisme, édition, impression, distribution, réseaux sociaux

- assurer l’accueil, la billetterie et l’accompagnement de l’ensemble des spectacles et animations

- accompagner les intervenants durant tout le temps de leur présence au château, ouvrir et fermer les lieux

- déclarer et payer la SACEM / SACD le cas échéant

- maintenir les lieux en bon état de propreté, et assurer le ramassage des déchets sur le site et aux abords du château (parking de stationnement et avant-cour)

- remettre en état les différents espaces du château mis à disposition à la fin du festival

- dimensionner un dispositif prévisionnel de secours, définir les moyens d’alerte et garantir l’accès aux services de secours

- en lien avec la mairie, définir des aires de stationnement et gérer le stationnement aux abords du château (balisage, réservation places handicapées …)

L’association s’engage à adopter un cadre budgétaire conforme au Plan Comptable Général de 1982 et à respecter la législation sociale et fiscale applicable à son activité.

Elle communiquera à la Communauté de communes toutes modifications intervenues dans ses statuts et devra justifier à tout moment sur la demande de la collectivité de l’utilisation de la subvention reçue.

L’association s’engage à présenter, sur l'ensemble de ses documents informatifs ou promotionnels relatifs à ses animations comme soutenue par la Communauté de communes et à apposer sur l'ensemble de ces documents les logos de la collectivité. Il est demandé d’envoyer tout support avant impression/diffusion, au service communication de la communauté de communes pour validation.

L’association s’engage également à obtenir des intervenants du festival, l’autorisation qu’ils soient filmés et photographiés et à céder à la Communauté de communes le droit d’utiliser les images des intervenants pour leur communication.

Article 4 : Responsabilités - Assurances

Les manifestations organisées par l’association sont placées sous sa responsabilité exclusive. L’association devra souscrire tout contrat d’assurance nécessaire pour garantir sa responsabilité civile.Article 5 : Durée de la convention et dénonciation

La présente convention est conclue au titre de l’année 2023. Elle n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

En cas de non-respect par l’une des parties des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par les autres parties à l’expiration d’un délai de 15 jours suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. Cette résiliation ne donnera lieu à aucune indemnité au profit de l’association.

La Communauté de communes se réserve le droit de résilier unilatéralement la convention en l’absence de toute faute de l’association pour motif d’intérêt général, ce qui ouvrira droit à indemnisation ou à substitution d’une nouvelle convention.

Article 6 : Attribution de compétence en cas de contentieux

En cas de litige portant sur l’interprétation ou l’application de la présente convention, les parties conviennent de s’en remettre à l’appréciation du tribunal administratif de Nantes après épuisement des voies amiables.

Fait à Le Poiré sur Vie

Le

Le Président de la Communauté de

communes Vie et Boulogne,

Monsieur Guy PLISSONNEAU

La Présidente de l’association « les

rencontres d’Apremont »,

Madame Dominique DESMONS

#signature#