unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 47.01 Annexe AEP Soule Convention Mandat facturation

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unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 47.01 Annexe AEP Soule Convention Mandat facturation Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 47.01 Annexe AEP Soule Convention Mandat facturation)Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Eau et assainissement, Page 1 sur 7

CONVENTION DE MANDAT

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Communauté d’Agglomération du Pays Basque

représentée par Jean-René ETCHEGARAY,

Désigné ci-après par «le mandant»,

d’une part,

ET,

la société LAGUN,

titulaire du contrat de concession pour l’exploitation du service public de l’eau potable sur le secteur 6 comprenant les communes de

• Ainharp,

• Alçay,

• Alos-Sibas-Abense,

• Aroue,

• Arrast,

• Barcus,

• Berrogain-Larruns,

• Camou-Cihigue,

• Charritte-de-Bas,

• Chéraute,

• Espes,

• Gotein-Libarrenx,

• Idaux-Mendy,

• Lacarry-Arhan-Charritte-de-Haut,

• Laguingue-Restoue,

• Lichos,

• Lohitzun,

• Menditte,

• Moncayolle,

• Musculdy,

• Ossas-Suhare,

• Pagolle,

• Roquiague,

• Sauguis-Saint-Etienne,

• Viodos-Abense-de-Bas.

représentée par Jean-Marc HASTOY,

Désignée ci-après par «le mandataire»,

d’autre part,Page 2 sur 7

PREAMBULE :

Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT),

Vu la Loi n°2014-1545 du 20 décembre 2014 relative à la simplification de la vie des entreprises et portant diverses dispositions de simplification et de clarification du droit et des procédures administratives,

Vu le Décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique,

Vu le Décret n°2015-1670 du 14 décembre 2015 portant dispositions relatives aux mandats confiés par les collectivités territoriales et leurs établissements publics en application des articles L.1611-7-1 et L.1611-7-1 du code général des collectivités territoriales,

Vu le contrat de concession mentionné ci-dessus notifié au titulaire mandataire, pris pour l'exploitation des services publics d’eau potable et d’assainissement collectif dans le ressort géographique précisé par l'article 11 « Périmètre de la concession » du contrat de concession susvisé, et pour la facturation aux abonnés des redevances d’eau et d’assainissement, des opérations relatives aux branchements d’eau potable, des opérations relatives aux branchements d’assainissement, , des frais annexes au service et de la participation à l’assainissement collectif

Vu l'avantage conféré par la convention de mandat susvisée, qui constitue une alternative, plus simple en termes de gestion, à la régie et à l'obligation de désigner une personne physique responsable personnellement et pécuniairement de l'ensemble des opérations, ce qui permet notamment de mieux prendre en compte l'organisation des services du titulaire de la concession impliquant de nombreuses personnes dans le processus de facturation et d’encaissement des recettes

Vu l’avis conforme du Comptable public de La Collectivité au présent mandat, émis dans les conditions prévues par l'article D.1611-32-2 du CGCT,

En application des textes susvisés, il est rappelé que les communes et leurs établissements peuvent confier à des organismes publics ou privés, par convention de mandat, l’encaissement de leurs recettes au nom et pour le compte de l’établissement public mandant. Il en est de même pour le paiement du remboursement des recettes encaissées à tort.

Les modalités d’exécution de cette procédure ont été modifiées par le décret n°2015-1670 du 14 décembre 2015 (JO du 16 décembre) pris en application de l’article L. 1611-7-1 du CGCT.

C’EST AINSI QU’IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1. OBJET DU MANDAT

Le mandant donne mandat à l’organisme mandataire pour percevoir les recettes prévues dans le cadre de l'exécution du contrat de concession susvisé, et pour procéder au remboursement des recettes encaissées à tort.

Le mandataire ne percevra aucune rémunération spécifique en application du présent mandat.

Article 2. NATURE DES PRODUITS ET CHARGES

Le mandataire encaisse les produits ci-après, sur le territoire précisé par l'article 11 « Périmètre de la concession » du contrat de concession susvisé :

- la facturation des redevances d'eau et des redevances d'assainissement, selon les modalités prévues par l'article 112 du contrat de concession.

- la facturation des opérations relatives aux prestations accessoires du service public de l’eau potable et du service public de l’assainissement collectif ainsi que des frais annexes aux services selon les modalités prévues au Chapitre 9 du contrat de concession.Page 3 sur 7

Le mandataire peut également procéder aux dépenses de reversement de trop-perçu et de régularisation dans le cadre des opérations d’encaissement énoncées ci-dessus. Le remboursement des recettes encaissées à tort comprend :

- Le remboursement des montants encaissés indûment.

- Le reversement des excédents de versement,

- La restitution des sommes indûment perçues.

Article 3. DÉSIGNATION DES REPRÉSENTANTS DU MANDATAIRE

A compter de la notification de la présente convention, M. Jean-Marc HASTOY est désigné représentant du mandataire.

Dans le cadre de son exécution, le représentant du mandataire siège à : Tardets Sorholus 64470.

Article 4. POUVOIRS, OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS DU MANDATAIRE

Le mandataire assure l'encaissement, le comptage, le conditionnement, la comptabilisation, l'acheminement et le transfert de la totalité des recettes susvisées dans les comptes du comptable public, selon les modalités précisées ci-après.

L'intégralité des recettes encaissées dans le cadre du présent mandat doivent être reversées au comptable public, pour leur montant brut.

Le mandataire est soumis de manière générale aux mêmes obligations prévues par le règlement général sur la comptabilité publique, en particulier le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012, que celles auxquels est soumis le mandant.

Il est tenu d'appliquer les dispositions des articles D.1611-32-1 et suivants pris en application de l’article L.1611-7-1 du Code général des collectivités territoriales relatif aux conventions de mandat.

L'organisme mandataire tient une comptabilité séparée retraçant l'intégralité des produits et charges constatés et des mouvements de caisse opérés au titre du mandat. Les registres obligatoires sont : - le journal retraçant les opérations quotidiennes ;

- le grand livre

- un journal des opérations diverses retraçant notamment les rectifications, annulations …

Le mandataire doit ouvrir un compte bancaire spécifiquement affecté à l'activité liée au présent mandat et y consigner l'ensemble des opérations comptables y afférentes. Les sommes concernées doivent être directement affectées à ce compte dédié, sans transiter par un autre compte bancaire.

Tous les documents et actes établis par le mandataire pour le compte du mandant doivent faire référence à la dénomination du mandant.

Le mandataire est, conformément à la réglementation en vigueur, responsable de la conservation des fonds, des valeurs et des pièces comptables qu'il a reçus, ainsi que de l'exactitude des décomptes de liquidation qu'il a éventuellement effectués, tant que ces fonds n'ont pas été pris en charge par le comptable public.

Le mandataire ne doit pas percevoir de sommes pour des produits ou payer des charges autres que celles énumérées dans l'article 2 ci-avant, sous peine d'être constitué comptable de fait. Le comptable de fait peut, dans le cas où il n'a pas fait l'objet de poursuites au titre du délit d'usurpation de fonctions prévu par l'article 433-12 du code pénal, être condamné aux amendes prévues par la loi.

Il est tenu de présenter les registres comptables, les fonds et les formules inactives aux agents de contrôle qualifiés. En effet, le mandataire est soumis aux mêmes vérifications, par les autorités habilitées, que celles pesant sur le comptable public et l'ordonnateur.

Le mandataire doit effectuer des contrôles, notamment :Page 4 sur 7

- lors de l'encaissement d'une recette, les contrôles prévus au 1° et, le cas échéant, au 3° de l'article 19 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique : régularité de l'autorisation de percevoir la recette, de la mise en recouvrement des créances, des réductions et annulations des ordres de recouvrer, conservation des valeurs inactives

- lors du remboursement des recettes encaissées à tort, les contrôles prévus aux d et e du 2° du même article du décret susmentionné : validité de la dette dans les conditions de l'article 20 du décret susvisé, caractère libératoire du paiement.

Le mandataire est soumis aux contrôles du comptable public assignataire et du mandant ou de leurs délégués auprès desquels ils sont placés.

« Ce contrôle s'étend aux systèmes d'information utilisés par les mandataires pour l'exécution des opérations qui leur sont confiées.

Ils sont également soumis aux vérifications des autorités habilitées à contrôler sur place le comptable public assignataire ou l'ordonnateur.

Article 5. MODES DE RECOUVREMENT ET DE REMBOURSEMENT

Les recettes désignées à l'article 2 ci-avant sont encaissées selon les modes de recouvrement suivants :

- virement,

- chèque,

- TIP,

- carte bancaire

- mandat postal (mandat cash ou mandat compte),

- télépaiement

En cas de chèques impayés, la recette sera considérée comme n'ayant pas été recouvrée.

Les opérations de dépenses désignées à l'article 2 seront réalisées selon le mode suivant : • virement

• chèque

Article 6. ENCAISSEMENT ET IMPAYES

6-1 Encaissement

Le mandataire procède à l'encaissement des sommes dues dans le respect des dispositions de contrat de concession et notamment de son article 78.

Le mandataire reverse auprès du Comptable public les sommes perçues et la totalité des justificatifs dans le cadre du présent mandat chaque mois.

Les fonds versés par le mandataire sur le compte du comptable public seront accompagnés d'un état distinguant les recettes par type de produit, modes d'encaissement et par budget (budget principal, budget Eau ou budget Assainissement).

Le comptable public exercera les mêmes contrôles que ceux prévus au 1° et, le cas échéant, au 3° de l'article 19 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique : contrôle de la régularité de l'autorisation de percevoir la recette, de la mise en recouvrement des créances, des réductions et annulations des ordres de recouvrer ; contrôle de la conservation des valeurs inactives.

Le comptable public informera le mandant de la perception des fonds. A réception de cette information, le mandant transmettra à son comptable public le titre de recette et les pièces justificatives afférentes aux seuls éléments que ce dernier a approuvés à l'issue des contrôles précités.Page 5 sur 7

6-2 Impayés

Dans le cas d'impayés, le mandataire s'assure de respecter notamment les dispositions du contrat de concession susvisés.

Le mandataire a l’obligation de transférer les créances non recouvrées au comptable public, dans les délais prévus au contrat, et en tout état de cause avant leur date de prescription, afin que ce dernier puisse accomplir toutes diligences adéquates pour leur recouvrement ou les proposer en admission en non-valeur le cas échéant.

L'ordonnateur peut opérer tout contrôle de la bonne application des modalités de remise de créances à la Collectivité par le mandataire telles que prévues par le contrat précité. En cas de non-respect par le mandataire des éléments attendus, des procédures et/ou délais indiqués, celui-ci annulera la facture correspondante et émettra une nouvelle facture d’un montant équivalent, à son nom.

Article 7. MODALITÉS DES OPERATIONS DE REVERSEMENT

Le mandataire procédera à la transmission mensuelle des pièces justificatives de paiement prévues par le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 auprès du mandant. Les pièces justificatives sont récapitulées sur un bordereau journal de dépenses.

Le mandant transmettra au comptable public un mandat et les pièces justificatives après avoir exercé les mêmes contrôles que ceux prévus aux d et e du 2° de l'article 19 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (validité de la dette dans les conditions de l'article 20 du même décret, caractère libératoire du paiement), sans préjudice des contrôles auxquels est soumis le comptable public assignataire aux termes des textes susvisés.

Article 8. REDDITION DES COMPTES

8-1 Délai

Le mandataire opère la reddition des comptes de l'année civile prévus à l'article D.1611-32-4 du CGCT au moins une fois par an à chaque fin d’exercice. La reddition des comptes doit permettre le rattachement des produits et des éventuelles charges à l’exercice auxquels ils se rattachent. Pour permettre à l’Agglomération et au comptable public de produire respectivement leur compte administratif et compte de gestion dans les délais impartis, il devra produire à l’agglomération et au comptable public assignataire l'ensemble des comptes et documents nécessaires au plus tard pour le 31/12 de l’exercice auquel ils se rattachent.

8-2 Modalités

D’une manière générale, les comptes produits par le mandataire retracent la totalité des opérations de recettes et de dépenses décrites par nature, sans contraction entre elles, ainsi que la totalité des opérations de trésorerie par nature. Ils comportent, en outre, selon les besoins propres à chaque opération :

- le journal des opérations de recettes et de dépenses,

- le journal des opérations diverses

- le grand-livre

- La balance générale des comptes arrêtée à la date de la reddition ; - Les états de développement des soldes certifiés par l'organisme mandataire conformes à la balance générale des comptes ;

- La situation de trésorerie de la période ;

- L'état des créances demeurées impayées établies par débiteur, par nature de produit et par budget (budget eau / budget assainissement / budget principal);

- Les pièces justificatives des opérations retracées dans les comptes. Pour les recettes qu'il est chargé d'encaisser, l'organisme mandataire produit les pièces autorisant leur perception par lePage 6 sur 7

mandant et établissant la liquidation des droits de ce dernier.

En ce qui concerne le remboursement des recettes encaissées à tort, le mandataire remet respectivement, pour chacune des causes mentionnées à l'article 2 de la présente convention, les pièces justificatives suivantes reconnues exactes par ses soins :

- Un état précisant la nature de la recette à rembourser, son montant et la clause du contrat ou le motif tiré de la réglementation l'autorisant ;

- Un état précisant la nature de la recette à reverser, le montant de l'excédent et les motifs du reversement ;

- Un état précisant la nature de la recette à restituer, son montant et la nature de l'erreur commise.

- La situation de l'avance versée sur la période.

L'ensemble des pièces énoncées ci-dessus sera transmis sous format dématérialisé.

Pour le 31 décembre de chaque année, et à chaque fois que la Collectivité le demandera, le mandataire produira les éléments détaillés ci-après, ceci pour chaque point de fourniture d'eau codifié selon les prescriptions de la concession et en reprenant chaque facture émise depuis le début de la concession :

- Montant de la facture

- Volume assiette de la facture

- Date de la relève, date de la facture,

- Montants payés et date de paiement,

- Montants annulés et date d'annulation,

- Montants écrêtés et date d'écrêtement,

- Montant remboursés par le Titulaire et date de remboursement, - Montant remis en impayés et date de remise.

Les différentes parts sont systématiquement distinguées (parts abonnement et consommation, part eau potable, part assainissement collectif, part assainissement non collectif, redevances Agence de l'Eau, taxes).

Les factures liées à la distribution d'eau potable et à l'assainissement et les factures liées aux prestations accessoires font l'objet de restitutions distinctes.

Ces éléments sont à transmettre sous format tableur, exploitable par la Collectivité (format Excel ou LibreOffice Calc).

8-3 Conditions d'approbation

La reddition des comptes est soumise à l'approbation du mandant. Le mandant donne l'ordre de payer ou de recouvrer à son comptable public et lui transmet des pièces justificatives afférentes aux seuls éléments qu'il a approuvés.

Si lors de la reddition des comptes, le comptable public décèle des irrégularités et que le mandataire n’est pas en mesure de fournir les justificatifs manquants, le comptable ne comptabilisera pas les opérations irrégulières : il ne prendra pas en charge le titre de recettes ou la demande de paiement correspondants.

Le comptable public en informera l'ordonnateur, qui au vu de la convention est fondé à appliquer l'article 12 de la présente convention et mettre en jeu la responsabilité contractuelle du mandataire. Les sommes dues par le mandataire auront pour base les clauses de responsabilité contractuelle de la convention.

Article 9. DURÉE ET CONDITIONS DE RÉSILIATION DE LA CONVENTION

La présente convention est conclue pour une durée identique à celle de la concession susvisée, telle qu'indiquée à l'article 2 du contrat.

Elle sera automatiquement résiliée dans l'hypothèse où il sera mis fin pour quelque raison que ce soit à la convention susvisée.Page 7 sur 7

Le mandant se réserve le droit de résilier la présente convention de mandat en cas de manquements du mandataire, selon les modalités prévues à l'article 12 ci-après.

ARTICLE 10 - SECRET PROFESSIONNEL

Les membres et personnel du mandataire s'engagent à observer le secret professionnel sur toutes informations qu'ils seront amenés à connaître dans le cadre de l’exécution de la présente convention, à moins que ces informations soient tombées dans le cadre du domaine public ou que leur divulgation soit rendue nécessaire dans le cadre d'une injonction administrative ou judiciaire.

ARTICLE 11 - RESPONSABILITÉ CIVILE PROFESSIONNELLE

En application de l'article 3 du contrat susvisé, le mandataire atteste être assuré en responsabilité civile professionnelle et que cette assurance couvre les dommages corporels, matériels et immatériels causés en raison de son activité de recouvrement de créances.

ARTICLE 12 - SANCTIONS

En cas de manquement du mandataire à ses obligations contractuelles ou en cas de faute grave de ce dernier, le mandant pourra prononcer unilatéralement la résiliation sans indemnité, par courrier recommandé avec accusé de réception adressé au mandataire.

La responsabilité du mandataire peut être engagée par les juridictions financières, en qualité de comptable de fait, pour les opérations d’encaissement de recettes ou d’opérations de dépenses entraînant le maniement de fonds appartenant au mandant, qu’il aurait effectuées en dehors du cadre fixé par le présent mandat.

ARTICLE 13 – LITIGES RELATIFS A LA PRESENTE CONVENTION

Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l’application de la présente convention relèvera de la compétence du Tribunal Administratif de Pau. Les parties s’engagent toutefois à rechercher préalablement une solution amiable au litige.

Fait en trois exemplaires, à ___________ le _______

Le mandant Le mandataire

Avis conforme du comptable public

Qualité : …………………………………………

Nom et Prénom : ………………………………..

Date : ……………………………………………

Signature :