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unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20200320 01
Document publié le Jeudi 11 février 2016
Lien du pdf (unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20200320 01)
Thèmes du document : Travail et emploi, Assurance, Grandes et moyennes entreprises,
1
ANNEXE – DELIBERATION - DISPOSITIF TELETRAVAIL – MISE EN ŒUVRE.
La présente annexe a pour objet de préciser les modalités d’application au sein de la Communauté
Urbaine LE HAVRE SEINE METROPOLE du décret n°2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux
conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature,
sans s’y substituer.
Article 1 : Les personnels éligibles.
Sont éligibles au télétravail les agents de droit public, fonctionnaire et contractuel, sous réserve d’un délai d’activité, dont la durée est laissée à l’appréciation du supérieur hiérarchique, permettant à l’agent de démontrer sa capacité à exercer ses fonctions en télétravail.
Article 2 : Les activités éligibles.
Toutes les activités susceptibles d’être effectuées à distance grâce à l’utilisation des technologies de l'information et de la communication sont éligibles au télétravail, à l’exception : - de celles nécessitant une présence physique sur site notamment à raison de fonctions
d'accueil (accueil du public et/ou des agents), ou des fonctions d'entretien, de maintenance
et d'exploitation d’équipements ;
- de l'encadrement d'équipes ;
- des travaux portant sur des documents confidentiels ou contenant des données personnelles
ou sensibles.
Toutefois, considérant que chaque agent assure une grande diversité d’activités, le fait d’assurer pour une partie de son temps de travail, des activités inéligibles n’est pas un obstacle à ce que le supérieur hiérarchique puisse étudier la possibilité de rassembler celles qui ne le sont pas sur une journée télétravaillée.
Article 3 : La quotité de télétravail.
La quotité des fonctions pouvant être exercées sous la forme du télétravail ne peut être supérieure à deux jours par semaine, sans que le temps de présence sur le lieu d'affectation ne puisse être inférieur à deux jours par semaine. Ces seuils peuvent s'apprécier sur une base mensuelle.
Le nombre de jours télétravaillés est fixé en accord avec le supérieur hiérarchique et en cohérence
avec les besoins et l’organisation du service.
L’exercice des fonctions en télétravail ne peut s’effectuer par demi-journée. Pour les agents à temps
partiel dont l’organisation du temps de travail libère une ou plusieurs demi-journées par semaine, en
revanche, le télétravail pourra être mobilisé sur la seule demi-journée travaillée. 2
Il peut être dérogé aux quotités de télétravail (y compris très exceptionnellement la demi-journée) mentionnées au 1er alinéa du présent article :
- Pour six mois maximum, à la demande des agents dont l'état de santé, le handicap ou l'état
de grossesse le justifient et après avis du service de médecine préventive ou du médecin du
travail ; cette dérogation est renouvelable, dans les mêmes conditions ;
- A la demande des agents et après autorisation temporaire de télétravail, dès lors qu’une
situation exceptionnelle perturbe l'accès au service ou le travail sur site.
Article 4 : Les modalités de recours au télétravail.
Le télétravail peut s’exercer selon les trois modalités suivantes :
• le recours régulier au télétravail avec des jours de télétravail fixes autorisés au cours de la semaine ou du mois.
Les jours de télétravail sont déterminés en amont et ne peuvent faire l’objet de modification (sous réserve des dispositions prévues à l’article 12 de la présente annexe).
Le nombre de jours de télétravail autorisés dans le cadre d’un recours exclusif au télétravail régulier pourra être de 1 à 2 jours par semaine.
• le recours ponctuel au télétravail avec un volume de jours flottants de télétravail autorisés au cours de la semaine, du mois ou de l’année.
Dans ce cas, la demande de jours de télétravail doit être faite 3 jours ouvrables avant le (s) jour(s) souhaité(s) auprès du supérieur hiérarchique (dépôt d’un imprimé ou saisie d’une demande sur le logiciel du temps de travail). Dans le délai de 48 heures, une réponse sera donnée à l’agent par l’encadrant, après consultation du planning. Pour les situations exceptionnelles et en accord des deux parties, le délai pourra être réduit.
Le nombre de jours de télétravail autorisés dans le cadre d’un recours exclusif au télétravail ponctuel pourra être, selon la périodicité retenue au sein de l’autorisation, de :
- 2 jours maximum par semaine ;
- 8 jours maximum par mois ;
- 96 jours maximum par an.
• la combinaison du recours régulier et ponctuel au télétravail.
Un agent peut, au titre d'une même autorisation de télétravail, mettre en œuvre ces deux modalités de télétravail.
Le nombre de jours autorisés dans le cadre d’un recours combiné au télétravail pourra être, selon la périodicité retenue au sein de l’autorisation, de :
- 1 jour fixe par semaine et 1 jour flottant par semaine maximum ;
- 1 jour fixe par semaine et 4 jours flottants par mois maximum ;
- 1 jour fixe par semaine et 48 jours flottants par an maximum.
Les jours de télétravail flottants non pris au cours de la période de référence prévue au sein de l’autorisation (semaine /mois/année), ne peuvent être reportés à une période ultérieure.
Dans tous les cas, l’agent doit être présent sur son lieu d’affectation au minimum 8 jours par mois. 3
Article 5 : Le lieu d’exercice du télétravail.
Le télétravail peut être organisé au domicile de l'agent, dans un autre lieu privé ou dans tout lieu à
usage professionnel.
Les lieux à usage professionnel sont :
- La maison du territoire de Saint Romain de Colbosc ;
- La maison du territoire de Criquetot l’Esneval.
Lorsqu’il est organisé au domicile de l’agent ou dans un autre lieu privé, celui-ci ne peut y fixer de rendez-vous professionnel ou recevoir du public. Il revient à l’agent d’informer son assurance multirisques habitation de l’exercice des fonctions en télétravail.
Un agent peut bénéficier au titre d'une même autorisation de ces différentes possibilités.
Article 6 : La demande d’autorisation de télétravail.
L’agent adresse la demande initiale ou la demande de renouvellement d’autorisation complétée et
signée auprès de son supérieur hiérarchique.
Lorsqu’il s’agit d’une demande initiale, l’agent joint à sa demande :
• L’attestation de conformité du lieu privé où il souhaite exercer des fonctions en télétravail par laquelle il atteste :
- De la conformité de l’installation électrique du poste de travail aux normes en vigueur,
- De la présence d’un détecteur de fumée à son domicile conforme aux normes en vigueur,
- Disposer d’une connexion internet suffisante,
- Disposer d’un espace de travail adapté lui permettant d’exercer ses fonctions dans de
bonnes conditions d’ergonomie,
L’agent doit présenter autant d’attestations que de lieux au sein desquels il demande à être autorisé à télétravailler.
• Un exemplaire de la présente annexe paraphée à chaque page.
Lorsqu’il s’agit d’une demande de renouvellement, cette demande doit être adressée par l’agent à
son supérieur hiérarchique dans les deux mois précédent le terme de l’autorisation en cours.
Article 7 : L’étude de la demande.
Le supérieur hiérarchique apprécie la compatibilité de la demande avec la nature des activités
exercées, l'intérêt du service et les autorisations de télétravail déjà accordées au sein du service.
Il prendra également en considération les aptitudes de l’agent, notamment au regard des critères
suivants : la maîtrise des technologies de l’information et de la communication ; la capacité
d’adaptation et le sens de l’initiative ; la capacité à gérer son temps ; une expérience professionnelle
permettant à l’agent d’être autonome.
Le refus opposé à une demande initiale ou de renouvellement de télétravail formulée par un agent
exerçant des fonctions éligibles, doit être précédé d’un entretien. Il fera l’objet d’un écrit motivé du 4
supérieur hiérarchique sous couvert du directeur général adjoint chargé du département Gestion des
Ressources.
Il peut être valablement fondé sur l’insuffisance ou l’indisponibilité du parc d’équipements
informatiques ou des logiciels nécessaires.
En cas de refus opposé à une demande initiale ou de renouvellement pour l’exercice d’activités
éligibles, l’agent intéressé peut saisir la CAP ou la CCP compétente pour avis.
La DRH envoie par mail à l’agent, une réponse à la demande initiale ou de renouvellement de
télétravail, dans un délai d'un mois maximum à compter de la date de réception du dossier complet à
la DRH conformément aux dispositions de l’article 6.
La date de départ de l’autorisation de télétravail ne peut débuter qu’à la condition que l’agent soit
équipé dans les conditions de sa demande de télétravail, telles qu’elles ont été validées par sa
hiérarchie.
Article 8 : L’autorisation de télétravail.
L'autorisation de télétravail peut être délivrée avec ou sans limitation de durée.
L’autorisation initiale fait l’objet d’un arrêté individuel notifié à l’agent auquel est jointe la copie de la
présente annexe paraphée par l’agent lors de sa demande initiale, ainsi que la liste du matériel mis à
disposition pour l’exercice des fonctions en télétravail en application de l’article 10.
L’autorisation initiale peut prévoir une période d’adaptation de trois mois maximum. La durée de la
période sera adaptée à la durée de l’autorisation.
L’éventuelle autorisation de renouvellement fait également l’objet d’un arrêté.
Lorsque l’autorisation de télétravail est accordée sans limitation de durée, le maintien de l’exercice
des fonctions en télétravail est évoqué lors de l’entretien d’évaluation annuelle. Il pourra alors être
mis fin à l’autorisation de télétravail, dans les conditions de réversibilité prévues à l’article 9.
L’agent en télétravail bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que les agents
en situation comparable travaillant sur le lieu d’affectation
Article 9 : La réversibilité de l’autorisation de télétravail.
En dehors de la période d'adaptation, il peut être mis fin à cette forme d'organisation du travail, à
tout moment et par écrit, à l'initiative de l'administration ou de l'agent, moyennant un délai de
prévenance de deux mois. Pendant la période d'adaptation, ce délai est ramené à un mois.
Dans le cas où il est mis fin à l'autorisation de télétravail à l'initiative de l'administration, le délai de
prévenance peut être réduit en cas de nécessité du service dûment motivée.
L’interruption du télétravail à l’initiative de l’administration doit toujours être précédée d’un
entretien et être motivée par écrit.
Dans ce cas, l’agent intéressé peut saisir la CAP ou la CCP compétente pour avis. 5
Article 10 : La prise en charge des coûts découlant directement de l'exercice des fonctions en télétravail.
• L’administration met à disposition de l’agent l’équipement nécessaire au télétravail qu’elle
détermine en fonction des activités. Les photocopieurs ainsi que les imprimantes et les scanners ne
seront pas fournis par l’administration. Les fournitures de bureau sont celles que l’administration
met à disposition de l’agent.
Elle assure auprès des agents autorisés à télétravailler, les formations aux équipements et outils
nécessaires à l’exercice du télétravail.
La liste du matériel confié à l’agent est annexée à son arrêté individuel. Cette liste doit être tenue à
jour jusqu’au terme de l’autorisation où un inventaire sera effectué et le matériel rendu. Pour des
raisons de sécurité, l’utilisation d’équipement personnel est prohibée. Elle pourra toutefois être
autorisée dans deux cas :
- lorsqu’un agent demande l'utilisation de jours flottants dans le cadre d’un recours ponctuel
au télétravail ;
- lorsque l'autorisation temporaire de télétravail est accordée en cas de circonstances
exceptionnelles.
• L’administration assure la disponibilité de son réseau, permet l’accès à distance aux logiciels
métiers ainsi qu’aux fichiers partagés.
La maintenance des applications informatiques et téléphoniques est à la charge de l’administration
et s’effectue à distance. Dans le cas où une intervention technique serait nécessaire, elle sera
réalisée au sein des locaux de l’administration.
• Le télétravailleur s’engage à prendre soin de l’équipement qui lui est confié, en assure la bonne
conservation ainsi que les données qui y sont stockées. Il réserve l’usage des équipements mis à sa
disposition par l’administration à un usage strictement professionnel.
En cas de panne, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à disposition, l’agent informe
sans délai son supérieur hiérarchique.
En cas de vol de matériel, l’agent doit porter plainte.
Aucun autre coût ne serait être pris en charge qu’il s’agisse par exemple des coûts de mise en
conformité des installations, des coûts induits par l’aménagement de l’espace de travail ou la
location d’un espace destiné au télétravail, ou encore de ceux engendrés par une consommation
électrique des équipements informatiques.
Article 11 : Garanties, contrôle et comptabilisation du temps de travail.
Le télétravailleur est tenu de respecter les garanties minimales relatives au temps de travail et
notamment : ne pas travailler plus de 10 heures par jour, avoir un repos minimum de 11 heures par
jour travaillé, limiter l’amplitude de la journée de travail à 12 heures et s’accorder une pause
méridienne selon les règles en vigueur. 6
Dans le cadre du télétravail, aucun travail ne doit être réalisé de nuit, le samedi, le dimanche ou un
jour férié.
Les périodes de télétravail sont décomptées dans le logiciel E-Temptation, ou tout logiciel de
contrôle du temps de travail qui viendrait s’y substituer, sous un code spécifique à cette modalité
d’accomplissement du temps de travail.
Une journée télétravaillée est réputée correspondre à la durée d’une journée de travail effectif, cette
durée étant propre au cycle de travail de l’agent.
Conformément au règlement intérieur, les plages horaires travaillées doivent impérativement couvrir
les plages fixes.
Durant la journée télé travaillée, l’agent doit être à la disposition de son employeur sans pouvoir
vaquer librement à ses occupations personnelles. Il est joignable par messagerie électronique et/ou
par téléphone dans les mêmes conditions que s’il était sur son lieu d’affectation.
A l’exception du temps de pause méridienne, l’agent n’est pas autorisé à quitter son lieu de télétravail pendant ses heures de travail.
Article 12 : Les modifications à l’organisation du télétravail.
• Les modifications temporaires :
L’agent qui est empêché d’exercer ses fonctions en télétravail, peut les exercer sur son lieu
d’affectation.
En cas de panne ne pouvant être réparée via l’assistance à distance, l’agent informe son supérieur
hiérarchique dans les plus brefs délais. Ce dernier prendra les mesures appropriées pour la journée
en cours. Il pourra être demandé à l’agent de rejoindre son lieu d’affectation le jour même, il y sera
tenu jusqu’à ce que la panne cesse et que le matériel soit de nouveau opérationnel.
Ces situations ne justifient pas le report de la journée de télétravail. Il en va de même lorsque la
journée télétravaillée coïncide avec une journée non travaillée (un jour férié, une autorisation
d’absence, un congé maladie etc.) ou une journée de formation.
Les nécessités de service, appréciées par le supérieur hiérarchique, peuvent requérir la présence de
l’agent pendant une journée normalement télétravaillée selon l’organisation retenue dans le cadre
d’un télétravail régulier. Dans ces conditions, l’agent reviendra sur son lieu d’affectation durant la
journée entière. S’il le demande et sous réserve de l’autorisation préalable de sa hiérarchie, l’agent
pourra obtenir en pareille situation le report de ladite journée dans les conditions et délais fixés au
sein de son service. Il revient à la hiérarchie d’étudier ces demandes au cas par cas eu égard
notamment au bon fonctionnement du service.
Ces aléas ne remettent pas en cause et ne suspendent pas l’autorisation. Elles n’entrainent pas de
modification de l’arrêté. 7
• Les modifications définitives :
- En cas de modification du planning des jours télétravaillés, sollicitée par l’agent dans le cadre d’un
télétravail régulier : ce dernier doit présenter une demande écrite auprès de son supérieur
hiérarchique dans un délai de prévenance d’un mois et obtenir son accord.
- En cas de modification du lieu de télétravail (changement de domicile ou ajout d’un nouveau lieu) :
l’autorisation de télétravail n’est pas remise en cause sous réserve de la transmission préalable par
l’agent de l’attestation de conformité du lieu privé, à l’exercice des fonctions en télétravail prévue à
l’article 6 et appliquée au nouveau lieu.
Dans cette attente, l’agent exercera ses fonctions sur son lieu d’affectation ou, selon les cas
individuels, au sein d’un lieu ayant déjà fait l’objet d’une autorisation préalable pour le télétravail.
Ces modifications définitives ne remettent pas en cause et ne suspendent pas l’autorisation. Un arrêté modificatif sera pris afin de tenir compte de ces seuls changements d’organisation.
Toute autre modification (changement de fonctions, modification du nombre de jours télé travaillés etc.), met fin à l’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail. Un arrêté sera pris en ce sens. L’agent peut alors présenter une nouvelle demande d’autorisation dans les conditions de l’article 6.
Article 13 : Les accidents du travail
Les coûts relatifs aux accidents du travail ou de service survenus pendant la période de télétravail à
l’occasion de l’exécution des tâches confiées par l’employeur sont pris en charge si l’imputabilité au
service est reconnue.
L’agent devra, dans les 24 heures après la survenance des faits, en informer directement la direction
des ressources humaines ou par l’intermédiaire de son supérieur hiérarchique. Il devra fournir les
pièces nécessaires à l’examen de son dossier à l’appui de sa déclaration d’accident, et apporter tous
les éléments permettant à l’administration de se prononcer sur l’imputabilité au service de cet
accident.
Tout accident intervenu en dehors du lieu de télétravail pendant les heures normalement travaillées
ne pourra donner lieu à une reconnaissance d’imputabilité au service. De même, les accidents
domestiques ne pourront donner lieu à une reconnaissance d’imputabilité au service.
Article 14 : Le suivi individuel et l’évaluation du dispositif à l’issue de la phase d’expérimentation.
Le télétravail nécessite un contrôle régulier du supérieur hiérarchique pour s’assurer que le travail
confié à l’agent est réalisé et que les objectifs fixés sont atteints.
A minima, l’entretien annuel d’évaluation sera l’occasion d’apprécier si le mode d’organisation en
télétravail convient aux attentes de l’agent et à l’organisation du service, et de mettre en place des
réajustements le cas échéant. 8
Article 15 : Hygiène et Sécurité.
La délégation du Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail peut réaliser une visite sur le lieu d'exercice des fonctions en télétravail. L’accès au domicile du télétravailleur est subordonné à l'accord de l'intéressé, dûment recueilli par écrit.
Le contrôle doit être légitimé par un motif et ne doit pas constituer une violation de la vie privée de l’agent. L’agent peut s’opposer par écrit à cette visite mais s’expose alors à ce que sa demande de télétravail soit remise en cause.