Déliberation - CM18112022 033

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Déliberation - CM18112022 033 Document publié le Vendredi 18 novembre 2022 par la commune de Clermont-Ferrand. Lien du pdf (Déliberation - CM18112022 033)Thèmes du document : Démocratie locale et participation citoyenne, Associations, ONG et mouvements politiques, Industrie, Ville de Clermont-Ferrand – Séance du Conseil Municipal du 18 novembre 2022 – Feuillet n°2022/

D É L I B É R AT I O N D U C O N S E I L M U N I C I PA L

SÉANCE DU 18 NOVEMBRE 2022 À 16 H 00

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Rapport N° 33

POLYDOME - PRÉSENTATION DU RAPPORT D'ACTIVITÉS ANNÉE 2021

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Aujourd’hui L'an deux mille vingt deux, le dix huit novembre, le Conseil Municipal de la Ville de Clermont-Ferrand, convoqué par Monsieur le Maire le 10 novembre 2022, s’est réuni à l’Hôtel de Ville, Salle du Conseil Municipal.

Préside la séance : Olivier BIANCHI, Maire

Secrétaire : Wendy LAFAYE

Conseiller(e)s présent(e)s :

Olivier BIANCHI, Christine DULAC ROUGERIE, Nicolas BONNET, Marion CANALES, Cyril CINEUX, Isabelle LAVEST, Grégory BERNARD, Manuela FERREIRA DE SOUSA, Rémi CHABRILLAT, Jean-Christophe CERVANTES, Cécile AUDET, Jérôme GODARD, Odile VIGNAL, Christophe BERTUCAT, Magali GALLAIS, Jérôme AUSLENDER, Anne-Laure STANISLAS, Didier MULLER, Sondès EL HAFIDHI, Charles-André DUBREUIL, Sylviane TARDIEU, Dominique ADENOT, Anna AUBOIS, Marion BARRAUD, Géraldine BASTIEN, Laetitia BEN SADOK, Alexis BLONDEAU, Julien BONY, Jean-Pierre BRENAS, Dominique BRIAT, Estelle BRUANT, Fatima CHENNOUF-TERRASSE, Samir EL BAKKALI, Eric FAIDY, Christiane JALICON, Claudine KHATCHADOURIAN-TECER, Wendy LAFAYE, Cécile LAPORTE, Marianne MAXIMI, Pierre MIQUEL, Lucas PEYRE, Frédéric PILAUD, Catherine PINET-TALLON, Pierre SABATIER, Vincent SOULIGNAC, Yannick VIGIGNOL, Thomas WEIBEL

Conseiller(e)s ayant donné pouvoir :

Nicaise JOSEPH pouvoir à Lucas PEYRE, Fatima BISMIR pouvoir à Alexis BLONDEAU, Alparslan COSKUN pouvoir à Marianne MAXIMI, Diego LANDIVAR pouvoir à Fatima CHENNOUF-TERRASSE, Steve MAQUAIRE-BEAUSOLEIL pouvoir à Magali GALLAIS, Lucie MIZOULE pouvoir à Pierre MIQUEL, Stanislas RENIE pouvoir à Eric FAIDY

Conseiller(e)s excusé(e)s :

Valérie BERNARD

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Mme Christine DULAC ROUGERIE préside la séance et procède à l'appel.

M. le Maire arrive après la minute de silence en hommage à Mme PARIENTE et reprend la présidence de la séance avant la présentation de la question n°1.

Mme Sondès EL HAFIDHI arrive pendant le diaporama de la question n°3.

M. Alparslan COSKUN quitte la séance avant le vote de la question n°3 et donne pouvoir à Mme Marianne MAXIMI.

M. Diego LANDIVAR quitte la séance avant le vote de la question n°5 et donne pouvoir à Mme CHENNOUF-TERRASSE.

M. MAQUAIRE-BEAUSOLEIL quitte la séance avant le vote de la question n°7 et donne pouvoir à Mme Magali GALLAIS (fin du pouvoir donné par Mme Valérie BERNARD).

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Rapport N° 33

POLYDOME - PRÉSENTATION DU RAPPORT D'ACTIVITÉS ANNÉE 2021

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Le Code Général des Collectivités Territoriales prévoit que le rapport d’activités produit chaque année par le délégataire sur les conditions d’exécution du service public doit être inscrit à l’ordre du jour du Conseil Municipal.

1) Formalités administratives

Le document du Fermier devra être présenté au Conseil Municipal du 18 novembre 2022 pour information. Il sera également examiné par la Commission Consultative des Services Publics Locaux puis mis à la disposition du public.

2) Le Fermier

La gestion du Polydome avait été confiée en 2006 à la société GL Events pour une durée de douze ans. Ce contrat d’affermage est arrivé à échéance le 31 décembre 2017. A l’automne 2017, GL Events remporte le renouvellement du contrat de DSP, pour la période 2018-2027, avec la mission de contribuer au développement du tourisme d’affaire à Clermont-Ferrand. Lors de la signature, la Ville avait émis deux souhaits :

- la remise en route de la brasserie mitoyenne avec Polydome

- l’engagement du délégataire dans le cadre d’actions de formation et d’insertion pour les publics prioritaires.

Spécialisée dans la gestion d'espaces et l'organisation d'événements, la société GL Events est leader mondial dans le domaine. Présent à l'international sur les cinq continents, le groupe intervient dans plus de 20 pays pour le compte de nombreux clients institutionnels et privés. Le chiffre d'affaires de l'entreprise pour l'année 2021 est estimé à 710, 2 millions d’euros, dont 50% à l'international soit une augmentation de 54,7 % par rapport à l’année 2020. Auvergne Events est une marque du groupe international GL Events, qui assure le gestion de trois infrastructures sur le territoire de la métropole : le Zénith d'Auvergne, la Grande Halle d'Auvergne et le Polydome.

Plusieurs contrats de DSP ont été reconduits avec la société GL Events, notamment en 2012 pour l'exploitation de la Grande Halle et du Zénith ; mais aussi d’autres DSP en 2018 comme : le Centre des Congrès de Lyon, le Scarabée à Roanne, l’élargissement du périmètre de Saint-Étienne avec la gestion du Parc des Expositions, l’espace La Verrière-Fauriel et les espaces réceptifs la Cité du design (qui rejoignent le Centre des Congrès). Aussi sur un marché concurrentiel, GL Events a développé son activité en inscrivant son action dans des contrats de longue durée avec ses partenaires institutionnels, au point de se retrouver aujourd'hui en situation de quasi-monopole dans le secteur de l'événementiel sur le territoire de la Métropole, mais aussi de la région Auvergne Rhône-Alpes.

Depuis plusieurs années, la principale demande reste liée aux nouvelles technologies, à l’innovation et à la multifonctionnalité des espaces, poussant les professionnels de l'événementiel à rester très attentifs et à adapter leurs stratégies en conséquence. Sur le territoire clermontois, les moyens sont mutualisés pour permettre de travailler en complémentarité avec le Zénith, la Grande Halle et le Polydome qui s'adresse en priorité au "tourisme d'affaires". Aujourd'hui, ces deux derniers équipements permettent d'accueillir des conventions, des congrès et des manifestations d'envergure nationale et internationale.

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2/11Ville de Clermont-Ferrand – Séance du Conseil Municipal du 18 novembre 2022 – Feuillet n°2022/

3) Impact de la crise sanitaire de COVID-19

Le secteur de l’évènementiel a été l’un des secteurs les plus impactés par la crise sanitaire. Après une année 2020 très difficile, l’année 2021 a été une année contrastée pour Polydome. En effet, le centre a connu 5 mois et demi de fermeture entre le 1er janvier et 18 juin 2021. L’activité a repris de nouveau de septembre à la fin d’année 2021, le mois de décembre ayant été impacté par le redémarrage de la crise COVID avec l’arrivée du variant Omicron ce qui a conduit des organisateurs a annuler des évènements prévus pour une perte de CA estimée à - 380 000 € (ex : salon Infosup, salon de l’immobilier neuf, dîner de gala de Polytech...)

Le plan d’urgence, activé en 2020, a été poursuivi en 2021 et s’est notamment matérialisé par un gel de tous les coûts externes, le gel des embauches, restriction des déplacements professionnels et des dépenses marketing et de communication...

Polydome a également accueilli le vaccinodrome d’août à décembre 2021 avec environ 71 000 personnes reçues.

Pour rappel, en 2020 la Ville a pris en charge la moitié du déficit causé par la crise sanitaire à hauteur de 202 928 € conformément à l’avenant signé entre les deux parties.

4) Le rapport d'activités

Quelques chiffres clés de l’année 2021 qui a retrouvé une belle activité malgré l’impact de la crise sanitaire :

- 144 manifestations en 2021 contre 73 en 2020 pour 225 jours d’occupation globale contre 120 en 2020

- 121 534 visiteurs contre 36 186 en 2020

- Le chiffre d’affaires s’élève à 2 702 773 € contre 1 034 115 € en 2020

La répartition des différents types de manifestations reste stable, malgré la crise sanitaire. En effet, une forte majorité des manifestations relève des réunions/AG/concours comme en 2020 et 2019. Cette répartition peut être expliquée par plusieurs facteurs dont notamment la nature des organisateurs qui reste essentiellement « corporate » et institutionnelle (cf. graphique ci-dessous).

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3/11

Nature des manifestations

Salons - expos - foires

5%

Réunions - AG -

concours 74%

Conventions 2% Congrès 10%

Festif et gala 6% Spectacles et concerts

1%

Hors événementiel

(vaccinodrome) 2%Le nombre de visiteurs retrouve un niveau similaire à celui pré-crise sanitaire. Les visiteurs viennent majoritairement à Polydome pour les évènements de type « Salons – expos – foires » malgré une baisse notable sur cette tranche entre 2019 et 2021 (74 679 en 2019 contre 29 900 en 2021). Une augmentation importante a eu lieu sur la part « Congrès » entre 2019 et 2021 (+70%). Par ailleurs, 71 348 « visiteurs » sont venus à Polydome pour le vaccinodrome. (cf. graphique ci-dessous)

L’audience reste majoritairement locale pour l’année 2021 comme les années précédentes. 2 manifestation d’envergure internationale (hors UE) ont pu se tenir durant l’année, ce qui n’avait pas été le cas depuis 2018 (3). (cf. graphique ci-dessous)

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4/11

2019 2020 2021

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Nombre de visiteurs

Hors évène-

mentiel (vacci-

nodrome)

Spectacles et

concerts

Festif et Gala

Congrès

Conventions

Réunions - AG -

concours

Salons - expos -

foires

2019 2020 2021

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Nature des organisateurs

Salon

Institutionnel

Associatif

CorporateVille de Clermont-Ferrand – Séance du Conseil Municipal du 18 novembre 2022 – Feuillet n°2022/

5) La situation financière

En 2021, grâce à une nette reprise d’activité (le chiffre d’affaires a plus que doublé par rapport à 2020), la situation économique du Polydome s’est améliorée.

L’installation du Vaccinodrome en début d’année 2021 a nettement contribué au redressement des finances de la société : présent sur l’ensemble de l’année, et moins coûteux en matériel que la plupart des évènements, le Vaccinodrome a tiré les marges d’exploitation vers le haut, si bien que ces dernières ont battu des records avec un taux de rentabilité net sur CA de 12%. (3% en 2018, -3% en 2019, -40% en 2020).

Il ressort de l’exercice 2021 un bénéfice net de 310 K€ (dont 70K€ de reprise sur des provisions faites en 2020 par précaution lié à la pandémie de Covid-19).

La structure financière de la société s’est redressée. Les fonds propres remontent à 257K€ (contre - 59K€ en 2021), mais ils demeurent fragiles, leurs poids relatifs sur le total du bilan s’élèvent seulement à 10%, soulignant une vulnérabilité de l’activité en cas de nouvelle crise. Il convient également de noter que la société n’a plus d’emprunt bancaire depuis 2021.

Dans le même temps, la trésorerie remonte à 91K. Grâce à des contrats de trésorerie avec d’autres sociétés du groupe, Polydome ne souffre pas de difficultés de paiement. Au 31/12/21, il avait notamment 352K€ de créance due par des sociétés sœurs.

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2019 2020 2021

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Audience des manifestations

Internationale

Européenne

Nationale

Régionale

LocaleLe fonds de roulement s’améliore depuis 2018 mais reste négatif. Cela signifie que les ressources stables (fonds propres et emprunts) sont insuffisantes pour couvrir les investissements. Polydome utilise les décalages de trésorerie (encaissement et décaissement) qui sont à son avantage pour financer ses équipements.

Une situation économique avantageuse mais qui, en période de crise, aggrave très souvent les situations financières difficiles. L’amélioration du fonds de roulement souligne que cette stratégie est en recul. Ce qui constitue un bon indicateur d’amélioration du bilan.

Enfin, les perspectives d’activité 2022 s’annoncent satisfaisantes d’après le délégataire malgré des marges attendues en baisse. L’activité étant impactée notamment par la hausse des coûts de l’énergie et la fin du Vaccinodrome.

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6) La redevance

Le Délégataire verse à la Commune chaque année, une redevance fixe et une redevance variable. Celle-ci s’articule en 3 points :

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7/11Occupation du domaine public :

Le délégant applique une redevance pour l’occupation du domaine public de 20 000 € HT par an (article 30 de la DSP, chapitre IV). A souligner que les trois premières années (jusqu’à l’exercice 2020), le délégant applique une redevance pour l’occupation du domaine public de 10 000 € HT par an.

Cette redevance est assujettie à la TVA au taux normal en vigueur et indexée sur l’ILC.

20 000 € HT soit 24 000 € TTC

Participation aux frais de contrôle :

Le délégant applique une seconde redevance au délégataire afin de participer aux frais de contrôle de la concession de service public de 4 000 € HT par an (article 31 de la DSP, chapitre IV). A noter que les trois premières années (jusqu’à l’exercice 2020), le délégant applique une redevance pour participation aux frais de contrôle de 2 000 € HT par an. Cette redevance est indexée sur l’IPC.

4 000 € (non soumise à la TVA)

Redevance liée à l’activité :

Le délégant applique une tierce redevance au délégataire concernant l’activité du Centre de Congrès Polydome. Cette redevance est calculée en pourcentage du chiffre d’affaires selon les modalités suivantes :

• pour la part du CA compris entre 0 € et 3 100 000 €HT, 0,65% du CA • pour la part du CA compris entre 3 100 001 € et 3 400 000 € HT, 1,00% du CA • pour la part du CA compris entre 3 400 001 € et 3 600 000 € HT, 1,50% du CA • pour la part du CA compris entre 3 600 001 € et 3 800 000 € HT, 3,00% du CA • pour la part du CA supérieur à 3 800 001 € 5,00% du CA

Cette redevance est assujettie à la TVA au taux normal en vigueur.

Le chiffre d’affaire net de Polydome pour 2021 est de 2 702 773 € soit une redevance variable de : 2 702 773 x 0,65% =

17 568,02 € HT soit 21 081,62 € TTC

Redevance liée à l’exploitation de la brasserie :

L’exploitation de la Brasserie « L’Atelier de Ferdinand » est confiée à BOREAL DEVELOPPEMENT par un contrat de sub-délégation avec GL Events. La redevance d’exploitation de la brasserie s’établit comme suit : 5 % du résultat net avant impôt. Les comptes 2021 n’ont pas été communiqués à ce stade à GL Events. Le calcul de la redevance sera donc réalisé ultérieurement.

La redevance d’affermage due par GL Events au titre de l’exercice 2021 s’élève donc à :

Redevances fixes 2021

(24 000 + 4 000)

29 172,32 € TTC

(montant indexé)

Redevance variable 2021 21 081,62 € TTC

Redevance liée à l’exploitation de la brasserie 0

TOTAL 50 253,94 € TTC

7) L’investissement réalisé

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8/11Ville de Clermont-Ferrand – Séance du Conseil Municipal du 18 novembre 2022 – Feuillet n°2022/

Pour rappel, le contrat de DSP 2018-2027 prévoit une obligation de travaux de 1 000 000 € sur 10 ans et 2 180 000 € sur 5 ans pour la Ville. Entre 2018 et 2020, Polydome a investi 626 717,52 € sur l’obligation totale de 1 000 000 € réparti comme suit :

• Logiciel : 9 424 €

• Mobilier : 1 040 €

• Agencement : 17 250,41 €

• Matériel : 1 860 €

• Matériel locatif : 127 505,91 €

• Matériel bureau et informatique : 20 736,80 €

• Brasserie : 448 900,40 €

Pour l’exercice 2021, la maintenance refacturée à la Ville de Clermont-Ferrand est de 38 739,52 € €. A souligner que la Ville verse chaque année à son Fermier une participation qui correspond aux contrats de maintenance normalement à la charge du propriétaire (71 774 € versés successivement en 2015 et 2016, 75 000 € budgétés en 2017 et 76 000 € en 2018).

Auvergne Events et la Ville de Clermont-Ferrand ont engagé un nouveau programme de rénovation en 2018. La première étape de ce programme s’est concrétisée en mai 2019 par la création d’un nouvel espace : Freedome, un espace innovant qui vise à moderniser les réunions entre acteurs. La rénovation des locaux s’est poursuivie en 2021 et sera finalisée en 2022.

8) Les servitudes de gratuité

La Commune dispose de 20 servitudes de gratuité dont 2 qu’elle réserve traditionnellement à ses propres besoins (ex : séminaire des cadres). Ces gratuités permettent aux associations locales organisatrices d'accéder à l'équipement. L’année 2021 a marqué la reprise des événements traditionnellement organisés à Polydome comme Carnets de voyage, la remise de diplômes de Polytech, la journée emploi et handicap organisée par l’association Handisup… Le congrès des Directeurs Commerciaux de France, initialement prévu en 2020 et reporté une première fois en 2021, a de nouveau été reporté à 2022.

En 2021, 4 journées de servitude n’ont pas été attribuées.

9) Grille tarifaire

Pour l’année 2021, l’ensemble des tarifs proposés a relativement augmenté. Par exemple : le tarif, à la journée, de l’amphithéâtre s’élève à 4 610, 42 € contre 4 520€ en 2020 / hall d’accueil : 1 249,56 € en

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Organisateur Date Nombre de jours de servitude accordé Montant ANISP 9 et 10 novembre 2 Carnets de voyages 17 au 21 novembre 4 ADESS 16/10/21 1 ADIE 27/11/21 1 Caloris 08/10/21 1 GSF-GETO 30 juin au 2 juillet 2 handisup 02/07/21 1 Polytech 26/11/2021 1 Forum des grandes écoles 03/12/2021 1

14

RESTE 6 - LES 2 JOURNEES RESERVEES VILLE 4

11 528,77 €

72 121,85 €

2 287,91 €

1 710,00 €

4 800,03 €

11 033,66 €

2 135,82 €

8 284,81 €

3 798,08 €

TOTAL

117 700,93 €2021 contre 1 225 € en 2020 / Zone expo 1 : 4 911,48 € en 2021 contre 4 815 € en 2020).

Soit une augmentation des tarifs de 2 %.

10) Respect des 4 500 heures d’insertion annuelles

L’article 16.2 du contrat de DSP prévoit que le délégataire s’engage à réserver au minimum, dans l’exécution de la concession, 4 500 heures de travail par an nécessaires à la production des prestations pour assurer la mise en œuvre de l’action d’insertion.

En 2021, Polydome a respecté cette obligation en ayant recours à 6 552 heures d’insertion par du personnel de la société PAG.

11) Les perspectives d'avenir

Au-delà du souhait de limiter les impacts de la crise sanitaire et de se redresser économiquement, la stratégie future d’Auvergne Events s’articulent autour de plusieurs axes. Auvergne Events souhaite faire de Polydome un pôle d’attractivité « Nature » en se différenciant vis à vis des autres métropoles. Dans cet optique, et depuis 2012, le group GL Events est certifié ISO 14001. Dans ce contexte, Polydome est amené à réaliser des actions visant à réduire ses consommations énergétiques et augmenter le tri des déchets :

• 100 % de l’électricité achetée par Polydome est d’origine verte

• certification ISO20121 du site est attende pour 2022

• en 2022, Polydome sera relié à la chaufferie bois de la métropole

Le programme de rénovation initié en 2018 a vocation à se poursuivre avec la rénovation des salles de réunions à l’étage et de son Hall d’accueil pour une livraison en 2022.

L’objectif de Polydome est de se recentrer sur les trois cibles prioritaires des congrès, salons et entreprises. Dans ce cadre, les projets à venir vont se concentrer sur des salons liés aux pôles de compétences de la Métropole et de la Région AURA tels que les activités de pleine nature, la filière alimentaire ou encore la mobilité. Également, Polydome veut se lancer à la reconquête des « bigs events », soit des manifestations avec une audience nationale et européenne. Exemples en 2021 : congrès GSF-GETO, journées nationales de l’association nationale des infirmiers et sapeurs-pompiers, congrès européen des anesthésistes….

Par ailleurs les demandes étant de plus en plus orientées vers l'univers numérique et digital, la technologie reste au centre des préoccupations de Polydome.

Depuis 2017, des investissements importants ont été réalisés dans ce sens (connexions wifi simultanées, sites internet refaits, nouveau positionnement sur les réseaux sociaux...).

Polydome souhaite également s’ouvrir davantage aux habitants du quartier et ses entreprises en imaginant de nouveaux usages des espaces afin de permettre une cohabitation des publics. Cette volonté s’inscrivant dans le développement du quartier Cataroux en permettant à Polydome et la Coopérative de Mai de rester un point d’attractivité.

Les annexes du présent rapport ont été transmises par voie dématérialisée.

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10/11Ville de Clermont-Ferrand – Séance du Conseil Municipal du 18 novembre 2022 – Feuillet n°2022/

Le Conseil municipal prend acte de cette information.

TOTAL VOTANTS : 0 = 47 Conseillers Présents + 7 Représentés - 0 Non participation

TOTAL DES VOIX EXPRIMÉES : 0 = Pour : 0 + Contre : 0

Abstention : 0 0 0

Pour ampliation certifiée conforme.

Fait à Clermont-Ferrand, le

Le Maire,

Pour le Maire et par délégation,

L’Adjointe déléguée

Christine DULAC ROUGERIE

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