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unknown - Métropole - Européenne de Lille - 21 C 0520 Document publié le Vendredi 15 octobre 2021 Lien du pdf (unknown - Métropole - Européenne de Lille - 21 C 0520)Thèmes du document : Sport, Humanitaire, Entrepreneuriat et startup, 21-C-0520

Séance du Conseil du vendredi 15 octobre 2021

DELIBERATION DU CONSEIL

(83362) / mercredi 20 octobre 2021 à 08:37 1 / 5

AMENAGEMENT ET HABITAT ET DEVELOPPEMENT TERRITORIAL ET SOCIAL - SPORTS -

GRANDS EVENEMENTS - SOUTIEN A UN EVENEMENT EXCEPTIONNEL - COUPE DU MONDE DE RUGBY 2023 : CAMPS DE BASE FRANCE 2023

I. Contexte

Dans le cadre du projet métropolitain mené en matière de Politique Sportive, il s’agit de poursuivre, par le biais des clubs et événements sportifs, les actions concourant au rayonnement national, européen et international de notre Métropole par sa capacité d’innovation, sa richesse sportive et son vivre ensemble.

La France accueillera la 10ème édition de la Coupe du Monde de Rugby du 8 septembre au 28 octobre 2023. La MEL et le stade Pierre Mauroy font partie des 10 villes et 9 stades « hôtes » de la compétition. Par la délibération 19 C 0494 en date du 28 juin 2019, le Conseil de la Métropole a inscrit la Coupe du Monde de Rugby 2023 comme événement exceptionnel et a acté le soutien au projet d'accueil de cet évènement sur le territoire de la MEL. Cinq rencontres se dérouleront sur le territoire métropolitain à l’occasion de cet évènement international exceptionnel.

Afin d’accueillir une délégation «résidente » qui s’entrainera sur la période de la compétition, la MEL a transmis une candidature à l’organisateur, le GIP #France2023, pour que le Stadium considéré comme le site de référence du rugby métropolitain de haut niveau, puisse être « camp de base » durant la compétition.

Devenir camp de base est une opportunité pour la MEL de mettre en valeur son territoire, de développer sa notoriété dans les médias nationaux et internationaux, dans le cadre de conférences de presse, des cérémonies d’accueil, d’entrainements ouverts au public… ; mais également de développer son potentiel touristique pendant et après la compétition, grâces aux supporters et médias qui suivront l’équipe résidente du camp de base.

La MEL a ainsi présenté sa candidature suite à l’appel à manifestation d’intérêt publié par #France2023, le 1er février 2019. Dans ce cadre, le Conseil Métropolitain, par Décision Directe n°20DD0528 du 12 juin 2020, a autorisé :

- « La mise à disposition du Stadium et de sa salle de musculation en tant que « camp de base » pour l’accueil d’une équipe/délégation dans le cadre de la Coupe du Monde de Rugby 2023, à compter de la troisième semaine du mois de juin 2023 jusqu’à la deuxième semaine du mois d’octobre 2023 ;

- L’accès exclusif ou privilégié aux installations du Stadium, qui devra faire l’objet d’échanges complémentaires ultérieurs entre les parties, pour tenir compte notamment de la possibilité d’accueillir les clubs résidents ;21-C-0520

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- Il a été précisé que la valorisation des coûts de mise à disposition de cet équipement se fera dans le cadre de l’économie globale du projet d’accueil de la Coupe du Monde. Les engagements réciproques des parties seront repris dans une convention d’exécution qui sera délibérée ultérieurement ».

Selon les plannings prévisionnels transmis par #France2023, si une délégation choisit le Stadium en tant que camp de base, elle devrait l’occuper entre la première semaine de septembre et la première semaine d’octobre incluse (à confirmer) soit durant la phase de poules de la compétition.

Le Stadium présélectionné en avril 2021, une nouvelle étape dans la candidature de la MEL, s’ouvre. Ainsi, une convention de partenariat et ses annexes doivent être signés entre #France2023 et la MEL, afin de définir les conditions relatives à la coopération des parties et garantir le bon déroulement du processus de choix, de préparation et de fonctionnement du camp de base.

II. Description des objectifs et modalités du partenariat

Pour rappel, quatre installations sportives sont requises pour l’accueil des équipes: - Un terrain de rugby ;

- Un gymnase ;

- Une salle de musculation ;

- Une piscine.

Le Stadium (Terrain d’Honneur et salle de musculation) a ainsi été proposé par la MEL. La commune de Villeneuve d’Ascq a été sollicitée pour la mise à disposition de la piscine du Triolo et pour le gymnase Pascal Lahousse, compte tenu de la proximité du Stadium et du Stade Pierre Mauroy. A l’étape de l’appel à manifestation d’intérêt, un courrier de soutien à la candidature portée par la MEL pour ce camp de base avait été adressé par le Maire de la commune au Directeur Général du GIP, le 14 mai 2020.

S’agissant d’un tiers propriétaire d’équipement, non signataire de la convention, la MEL se portera forte de la ratification et de l’exécution de la convention au nom de la commune de la Villeneuve d’Ascq, un acte juridique (proposé par #France2023 et annexé à la convention) sera transmis à la commune pour signature et reprise des droits et obligations de la MEL mentionnés dans la convention, au titre des équipements dont elle est propriétaire.

Le terrain d’entrainement (Terrain d’Honneur) est sollicité pour une période exclusive de 10 jours avant l’arrivée de l’équipe et jusqu’à deux jours après son départ. De plus pour garantir la qualité de la surface de jeu et les meilleures conditions possibles, aucune utilisation du Terrain d’Honneur ne pourra avoir lieu pendant une période de 12 semaines avant l’arrivée de l’équipe soit à compter du 12 juin 2023 et jusqu’à son départ. Bien que #France2023 se réservera la possibilité d’accorder des dérogations,21-C-0520

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cette disposition aura un impact pour les usagers, notamment les clubs résidents du Stadium (clubs de rugby LMRCV et OMR LM au premier titre), qu’il conviendra d’anticiper. Ces deux clubs ont apporté leur soutien à la candidature de la MEL lors de l’appel à manifestation d’intérêt, pour accueillir un camp de base.

Tel que sollicité par le GIP #France 2023, comme condition sine qua non à la poursuite de la candidature portée par la MEL et tel que repris dans la convention, la mise à disposition des équipements sera consentie gracieusement, ainsi il est proposé qu’une exonération des couts de mise à disposition du Stadium et de ses équipements, tels que définis dans la délibération cadre n°20 C 0474 adoptée en Conseil le 18 décembre 2020. Cette mise à disposition inclut toutes les charges de fonctionnement, le personnel d’accueil, technique et de sécurité lié au camp de base.

Celle-ci s’accompagne de la mise en conformité des équipements avec un cahier des charges (annexe 5 de la convention) incluant notamment :

- « Clean marketing », la MEL devra mettre à disposition le terrain d’entrainement vierge de toute publicité et de toute concession commerciale ; - Nettoyage, maintenance, entretien et fourniture des fluides du site à la charge de la MEL ;

- Concernant la sécurité, #France2023 supervise l’ensemble des procédures qui se dérouleront sous son autorité. Durant le séjour de l’équipe, les dispositions seront renforcées et l’accès aux installations sportives sera règlementé par un système d’accréditations. La MEL aura en charge le contrôle d’accès aux sites et le strict respect du dispositif d’accréditations En dehors des horaires d’ouverture de l’équipement, des dispositifs de sécurité passive sont sollicités (vidéosurveillance, alarmes, rondes humaines au besoin…) ;

- Un dispositif de santé/secours à la charge de la MEL.

Par ailleurs, le GIP #France2023 s’est engagé à respecter la Charte des 15 engagements écoresponsables pour les organisateurs d’évènements et gestionnaires d’équipements. Une stratégie RSE sera mise en œuvre pour générer un impact positif de l’évènement. La MEL fera ses meilleurs efforts pour respecter les clauses prévues par #France2023 et s’inscrire dans cette stratégie (agir pour l’économie durable et circulaire, s’engager pour l’éducation, la formation, l’emploi, respecter et protéger l’environnement…).

La MEL sera sollicitée pour participer aux opérations de communication et de promotion relatives au camp de base et devra notamment proposer une salle de conférence de presse. Elle devra aussi dans la limite de ses compétences fournir ses meilleurs efforts pour protéger les marques et droits de la Coupe du Monde de rugby et de ses partenaires.

La MEL pourra proposer des concepts d’animations à l’occasion de la venue de l’équipe afin de mobiliser le territoire, de favoriser l’engouement des métropolitains pour la Coupe du Monde de rugby, accueillir les supporters lors des entrainements21-C-0520

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éventuellement ouverts au public… La MEL pourra ainsi solliciter la participation des acteurs locaux du rugby (clubs, Comité, Ligue), mais également structures sociales, établissements scolaires…

Parmi ses engagements, #France2023 œuvrera à la médiatisation, à la valorisation, au rayonnement et à l’exposition de la MEL. Le GIP mettra à disposition des apprentis du programme Campus 2023, en fonction des besoins exprimés pour l’application de la convention. L’organisateur s’engage à un retour d’expérience et de formation auprès des personnels de la MEL portant sur les infrastructures (amélioration de la pelouse, vestiaires…) et services qui pourraient être fournis à cette occasion. Il sera étudié l’opportunité de faire bénéficier à la MEL et au tiers propriétaire, du matériel sportif spécifiquement installé, à l’issue de l’utilisation des sites.

Enfin, tel qu’indiqué dans la convention cadre signée entre la MEL et #France 2023 en Octobre 2019, la MEL pourra bénéficier dans le cadre du programme « héritage », d’un accès proportionné à sa contribution, aux bénéfices de la compétition (dont 15% seront dédiés aux Collectivités/sites hôtes), sur la base de projets ayant trait au développement du rugby. Ces projets seront proposés au « comité héritage ».

Une convention d’exécution complémentaire sera transmise à #France 2023, une fois la délégation identifiée, les attentes affinées pour préciser certains droits et devoirs des parties. Elle reprendra les couts des équipements, personnels et services mis en œuvre qui auront été consentis à titre gracieux dans le cadre de la mise à disposition. Elle fixera aussi les responsabilités des parties (assurances…). A date, les couts de mise à disposition consentis à titre gracieux du Stadium sont estimés à 193 516,80€, hors couts de sécurité, dispositif santé/secours, « clean marketing », promotion et programme d'accompagnement notamment, qui seront à préciser en lien avec #France2023. S’il est difficile à date de d’évaluer ces couts additionnels à la charge de la MEL pour la tenue de ce camp, en l’absence de cahiers des charges précis, il est estimé que ceux-ci pourraient avoisiner 180 à 230 000 euros TTC. Ils pourront être affinés dans une délibération ultérieure qui autorisera la signature de la convention d’exécution relative au camp de base, si la candidature de la MEL est retenue par une équipe.

Compte tenu des enjeux de rayonnement, de retombées touristiques, économiques, sociales et médiatiques, il est proposé de poursuivre la candidature de la MEL à l’accueil d’une délégation en camp de base au Stadium, en signant la convention transmise par #France2023. Les prochaines étapes seront : la visite du site par les délégations fin 2021 et début 2022, la sélection des sites par les équipes en 2022.

L’exécution de la convention est consentie sous réserve de la réalisation de deux conditions suspensives :21-C-0520

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- Le choix d’un hôtel par la centrale de réservation de la Coupe du Monde de Rugby, tel que proposé à titre indicatif par la MEL lors de l’appel à manifestation d’intérêt ;

- Le choix par une équipe du camp de base proposé par la MEL.

Par conséquent, la commission principale Rayonnement de la Métropole, Culture, Sport, Tourisme, Jeunesse consultée, le Conseil de la Métropole décide :

1) D’autoriser la candidature de la MEL au projet "Camp de Base France 2023" ;

2) D'autoriser l’exonération pour le GIP #France2023 de toute redevance des équipements, personnels et services mis à disposition ;

3) D'autoriser le Président ou son représentant à signer la convention et ses annexes avec #France ;

4) D'imputer une dépense prévisionnelle d'un montant de 230 000€ TTC aux crédits à inscrire au budget général en section fonctionnement.

Résultat du vote : ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ

Pour rendu exécutoire

#signature#