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Document publié le Mardi 29 mars 2022 par la commune de Mende.
Lien du pdf (Déliberation - 19325 1)
Thèmes du document : Budget, Banque, Investissement et développement économique,
19325 N° 19195
DEPARTEMENT
DE LA LOZERE
_____________
OBJET :
Approbation
du Règlement
Budgétaire et
Financier
Nombre de
Conseillers
Municipaux :
en exercice : 33
présents à la
séance : 29
représentés : 4
absent : 0
_____________
Date de l’envoi et
de l’affichage de
la convocation :
29 mars 2022
____________
Date de
l’affichage à la
porte de la Mairie
du compte-rendu
de la séance :
12 avril 2022
_____________
Indiquer si le
Conseil a décidé
de se former en
comité secret :
Non
REPUBLIQUE FRANCAISE
______________
COMMUNE DE MENDE ______________
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL ______________
Séance Publique du 5 Avril 2022
______________
L’an deux mille vingt-deux, le cinq du mois d’avril, le Conseil Municipal de MENDE s’est assemblé au lieu ordinaire de ses séances, sous la présidence de Monsieur Laurent SUAU, Maire, en session ordinaire suivant convocations faites régulièrement.
Etaient présents : Monsieur Laurent SUAU, Maire, Madame Régine BOURGADE, Monsieur Jean-François BERENGUEL, Madame Françoise AMARGER-BRAJON, Monsieur Vincent MARTIN, Madame Elizabeth MINET- TRENEULE, Monsieur François ROBIN, Madame Aurélie MAILLOLS, Monsieur Alain COMBES, Madame Marie PAOLI, Adjoints, Monsieur Raoul DALLE, Madame Ghalia THAMI, Monsieur Francisco SILVANO, Madame Patricia ROUSSON, Monsieur Nicolas TROTOUIN, Monsieur Philippe TORRES, Monsieur Thierry JACQUES, Monsieur Aurélien VAN de VOORDE, Madame Sonia NUNEZ VAZ, Monsieur Nicolas ROUSSON, Madame Valérie TREMOLIERES, Madame Betty ZAMPIELLO, Monsieur Bruno PORTAL, Monsieur Karim ABED, Monsieur Philippe POUGET, Madame Emmanuelle SOULIER, Madame Fabienne HIERLE, Monsieur Jérémy BRINGER, Madame Michelle JACQUES, Conseillers Municipaux.
Par procuration : Madame Catherine THUIN (Monsieur Aurélien VAN de VOORDE), Madame Catherine COUDERC (Monsieur François ROBIN), Monsieur Christophe LACAS (Madame Régine BOURGADE), Madame Stéphanie MAURIN (Madame Betty ZAMPIELLO, Conseillers Municipaux.
Il a été, conformément à l’article L 2121-15 du Code Général des Collectivités Territoriales, procédé immédiatement à la nomination d’un secrétaire, pris dans le
sein du Conseil, Madame Françoise AMARGER BRAJON, Adjointe, ayant été désignée pour remplir ces fonctions, les a acceptées. Monsieur le Président a ouvert la séance.
Monsieur le Maire expose :
En application de l'article 106 Ill de la loi n °2015-9941 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République (NOTRe), la ville de Mende, par délibération n°19053 du 2 novembre 2021, a choisi d'adopter le cadre fixant les règles budgétaires et comptables M57 applicables aux métropoles. Cette nomenclature prévoit l’instauration d’un Règlement Budgétaire et Financier (R.B.F.) valable pour la durée de la mandature.
Ce R.B.F. doit notamment préciser :
Les modalités de gestion des autorisations de programme, des autorisations d’engagement et des crédits de paiement, en fixant les règles de caducité applicables aux crédits pluriannuels. 19325 N° 19195
#signature2#
Les modalités d’information du Conseil Municipal sur la
gestion des engagements pluriannuels au cours de
l’exercice.
A minima, le Maire doit présenter un bilan de la gestion
pluriannuelle de la commune à l’occasion du vote du
compte administratif.
Le R.B.F. qu’il vous est proposé ici d’adopter reprend les
mentions évoquées ci-avant en les adaptant au contexte
de la Ville de Mende et précise également la définition de
règles de gestion mises en œuvre par la collectivité,
notamment au travers de son logiciel de gestion
financière.
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,
Vu l’instruction budgétaire et comptable M57,
Vu la délibération du Conseil Municipal en date du 2
novembre 2021 adoptant la nomenclature budgétaire et
comptable M57 au 1er janvier 2022,
Considérant qu’à compter du 1er janvier 2022, dans le
cadre de la M57, il convient d’adopter un Règlement
Budgétaire et Financier, fixant notamment les règles de
gestion applicables aux crédits pluriannuels, il est proposé :
d’ADOPTER le Règlement Budgétaire et Financier
de la Ville de Mende tel que présenté en annexe à
la présente délibération.
Invité à délibérer, le Conseil Municipal, à l’unanimité,
ADOPTE les propositions du rapporteur.
Pour extrait conforme,
Mende, le 7 avril 2022
Le Maire,
Laurent SUAU
#signature# 1
Règlement Budgétaire et Financier
Les communes et les établissements publics de coopération
intercommunale (EPCI) doivent se doter d’un Règlement Budgétaire et Financier
en M57 dès lors qu’une gestion pluriannuelle est mise en œuvre.
Le présent Règlement Budgétaire et Financier (RBF) de la Ville de Mende
formalise et précise les règles de gestion budgétaire et comptable applicables à la
Ville.
Ce règlement définit les règles de gestion internes propres à la Ville de
Mende, dans le respect du Code Général des Collectivités Territoriales et de
l’instruction budgétaire et comptable applicable. Il traite des concepts de base mis
en œuvre par la collectivité au travers notamment de l’utilisation du logiciel de
gestion financière :
• La présentation budgétaire par le biais d’une segmentation hiérarchisée ;
• La gestion pluriannuelle des crédits d’investissement grâce à l’utilisation de la
procédure des autorisations de programme/crédits de paiement (AP/CP) ;
• La comptabilité d’engagement.
Le présent règlement ne constitue pas un manuel d’utilisation du logiciel
financier ni un guide interne des procédures comptables mais a pour ambition de
servir de référence à l’ensemble des questionnements émanant des agents de la
Ville de Mende et des élus municipaux dans l’exercice de leurs missions
respectives. Il est adopté pour la durée de la mandature jusqu’au prochain
renouvellement du conseil municipal.
Dans ce cadre, il convient de rappeler que les instructions budgétaires et
comptables applicables aux communes permettent de disposer d’un cadre garant
de la sincérité et de la fiabilité des comptes.
De plus, le budget de la ville doit respecter les cinq grands principes des
finances publiques que sont l’annualité, l’unité, l’universalité, la spécialité et
l’équilibre. 2
L’annualité budgétaire
Le budget est l’acte par lequel sont prévues et autorisées, par l’assemblée
délibérante, les recettes et les dépenses d’un exercice (article L2311-1 du CGCT).
Cet exercice est annuel et il couvre l’année civile du 1er janvier au 31 décembre. Il
existe des dérogations à ce principe d’annualité tel que la journée complémentaire
(journée dite " complémentaire " du 1er janvier au 31 janvier de N + 1)1 ou encore
les autorisations de programme.
L’unité budgétaire
La totalité des recettes et des dépenses doit normalement figurer dans un
document unique, c’est le principe d’unité budgétaire. Par exception, le budget
principal avec les budgets annexes forment le budget de la commune dans son
ensemble. Ce principe a pour objectif de donner une vision d’ensemble des
ressources et des charges de la commune.
Le budget de la Ville de Mende comprend un budget principal et plusieurs
budgets annexes.
L’universalité budgétaire
L’ensemble des recettes et des dépenses doivent figurer dans les
documents budgétaires. De ce fait, il est interdit de contracter des recettes et des
dépenses, c’est-à-dire de compenser une écriture en recette par une dépense ou
inversement. De plus, il n’est pas possible d’affecter des recettes à des dépenses
précises. L’ensemble des recettes doit financer l’ensemble des dépenses prévues
au budget.
La spécialité budgétaire
Les crédits doivent être affectés à des dépenses ou des catégories de
dépenses définies dans l’autorisation budgétaire. Ce principe de spécialité ne doit
pas être confondu avec la règle de non affectation car si les recettes ne doivent
pas être affectées, les crédits doivent au contraire l’être avec précision.
L’équilibre budgétaire
La loi du 22 juin 1994 portant dispositions budgétaires et comptables
relatives aux collectivités locales, proclame les principes de sincérité et d’équilibre
pour permettre une meilleure transparence dans la gestion financière des
communes. Il est défini par l’article L1612-4 du CGCT et est soumis à trois
conditions.
« Le budget de la collectivité territoriale est en équilibre réel lorsque la
section de fonctionnement et la section d'investissement sont respectivement
votées en équilibre, les recettes et les dépenses ayant été évaluées de façon
sincère, et lorsque le prélèvement sur les recettes de la section de fonctionnement 3
au profit de la section d'investissement, ajouté aux recettes propres de cette
section, à l'exclusion du produit des emprunts, et éventuellement aux dotations
des comptes d'amortissements et de provisions, fournit des ressources suffisantes
pour couvrir le remboursement en capital des annuités d'emprunt à échoir au
cours de l'exercice. »
Le principe de sincérité a un lien direct avec le principe d’équilibre car le
budget est en équilibre réel si les recettes et les dépenses sont évaluées de façon
sincère.
En effet, le budget doit être sincère dans sa prévision ce qui signifie que la
collectivité doit inscrire l’ensemble des recettes et des dépenses qu’elle compte
réaliser selon une estimation aussi fiable que possible.
L’exigence de sincérité relève du réalisme ainsi que du principe de
transparence financière. Il est lié à d’autres principes comme la prudence que
traduisent notamment les mécanismes de provisions et d’amortissement qui
contribue à la maitrise du risque financier de la commune.
A) Le Cadrage Budgétaire
Le budget est l’acte par lequel l’assemblée délibérante prévoit et autorise les
dépenses et les recettes d’un exercice. Il s’exécute selon un calendrier précis et
se compose de différents documents budgétaires. Cet acte de prévision est
soumis à des règles de gestion et de présentation issues du Code Général des
Collectivités Territoriales et de la nomenclature comptable applicable.
Les différents documents budgétaires sont le budget primitif (BP), le budget
supplémentaire (BS), les décisions modificatives (DM) et le compte administratif
(CA).
Le budget est l’acte par lequel l’assemblée délibérante prévoit et autorise
les dépenses et les recettes d’un exercice. Il s’exécute selon un calendrier précis.
Le budget primitif prévoit les recettes et dépenses de la collectivité au titre
de l’année. Il ouvre les autorisations de programme, les autorisations
d’engagement et les crédits de paiement.
Le budget supplémentaire reprend les résultats de l’exercice précédent,
tels qu’ils figurent au compte administratif.
Les décisions modificatives autorisent les dépenses non prévues ou
insuffisamment évaluées lors des précédentes décisions budgétaires. Ces
dépenses doivent être équilibrées par des recettes.
Le compte administratif est un document de synthèse qui présente les
résultats de l’exécution du budget de l’exercice. Il présente en annexe un bilan de
la gestion pluriannuelle. 4
1-La présentation du budget
La présentation de l’ensemble des documents budgétaires officiels faisant
l’objet d’un vote en assemblée délibérante et d’une transmission au contrôle de
légalité doit répondre à un formalisme précis, tant sur la forme que sur le fond.
En effet, le budget se présente sous la forme de deux sections
(fonctionnement/investissement) et le montant des dépenses et des recettes de
chacune des deux sections doit être équilibré.
Les dépenses et les recettes sont regroupées par chapitre budgétaire,
ventilé chacun par article comptable.
Le budget est présenté et voté par nature à l’assemblée délibérante. Il est
assorti d’une présentation croisée par fonction.
Le budget est divisé en chapitres et articles. Les crédits budgétaires font
l’objet de regroupement au sein d’enveloppes financières globales appelées
chapitres. Ils sont déclinés dans le plan comptable par nature au niveau le plus fin
et sont appelés articles.
La ville de Mende a recours à la pluri-annualité et aux AP/AE/CP pour le
budget principal. Le budget est présenté sous la forme d’autorisations de
programme (AP), et crédits de paiement (CP) pour toutes ces opérations
d’investissements et éventuellement d’autorisations d’engagement (AE) et crédits
de paiement (CP) dans les limites légales en fonctionnement.
2-Vote du budget
Le vote du budget présenté par nature s’opère par chapitres en
investissement et en fonctionnement. Le vote a lieu par chapitre et par opération
d’équipement en investissement. Il est prévu pour la durée d’un exercice,
débutant le 1er janvier et prenant fin le 31 décembre.
Son élaboration ainsi que les différentes décisions qui le font évoluer au
cours de l’année sont encadrées par des échéances légales. Ainsi, comme pour
toutes les communes de plus de 3.500 habitants, l’élaboration proprement dite du
budget est précédée d’une étape préalable obligatoire constituée par le débat
d’orientations budgétaires.
a) Les orientations budgétaires
Conformément à l’article L2312-1 du CGCT, la ville de Mende organise en
Conseil Municipal un rapport sur les orientations budgétaires générales de
l’exercice et les engagements pluriannuels ainsi qu’une présentation de la
structure et de l'évolution des dépenses et des effectifs. Ce rapport précise
notamment l'évolution prévisionnelle et l'exécution des dépenses de personnel,
des rémunérations, des avantages en nature et du temps de travail dans un délai
de deux mois précédent l’examen du budget. 5
La commune structure notamment son rapport d’orientation budgétaire
autour d’un rappel du contexte dans lequel se déroule l’élaboration budgétaire et
d’une présentation de la situation spécifique de la commune.
Ce débat de portée générale permet aux élus municipaux d’exprimer leur
opinion sur le projet budgétaire d’ensemble et permet au Maire de présenter les
choix budgétaires prioritaires pour l’année à venir ainsi que les engagements
pluriannuels envisagés. Il a lieu au plus tôt deux mois avant le vote du budget
primitif.
b) Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget
Le budget est prévu pour la durée d'un exercice qui commence le 1er
janvier et se termine le 31 décembre. Il peut être adopté jusqu'au 15 avril de
l'exercice auquel il s'applique (ou jusqu'au 30 avril l'année du renouvellement du
conseil municipal en application du L.1612-2 du CGCT). Par dérogation, le délai
peut également être repoussé au 30 avril lorsque les informations financières
communiquées par l’Etat parviennent tardivement aux collectivités locales.
La ville de Mende a jusqu’à présent choisi de voter son budget N avec
intégration des résultats N-1. Par conséquent, le calendrier budgétaire
prévisionnel est le suivant :
• Septembre N-1 : préparation par les services des propositions budgétaires
de l’exercice à venir. Dans ce cadre, les services rédigent, en respectant un cadre
fourni par la Direction des Finances, une note budgétaire de présentation détaillée
de leurs propositions. Ce support revêt une importance déterminante puisqu’il sert
de document de référence.
• Octobre N-1 : validation des hypothèses de cadrage du budget primitif
(BP) de l’année N, notamment concernant la masse salariale, l’évolution globale
des autres dépenses de fonctionnement général, les tarifs de prestations et le
volume global de crédits consacrés à l’investissement (hors crédits dévolus au
remboursement en capital de la dette).
• Novembre N-1 : tenue des arbitrages administratifs (Direction Générale /
Services opérationnels / Direction des Finances) puis politiques (impliquant les
élus de secteur et l’élu(e) en charge des finances).
• A l’issue de ces arbitrages, l’équilibre général du budget N est présenté au
Maire, qui rend ses arbitrages finaux avant une présentation en commission des
finances.
• Février/Mars N : tenue du Débat d’Orientations Budgétaires en Conseil
Municipal.
• Mars/Avril N : Vote du budget primitif de l’année N en Conseil Municipal.
Le calendrier présenté ci-dessus peut être modifié sous réserve du respect
des échéances légales. Ainsi, et en cas d’adoption d’une modification du
calendrier budgétaire impliquant un vote du budget N avant que l’exercice 6
concerné ne débute (par exemple, vote du budget N en décembre de l’exercice N-
1, afin qu’il puisse s’appliquer dès le 1er janvier de l’année N), une reprise des
résultats N-1 à l’occasion d’un budget supplémentaire adopté au cours de l’année
N serait nécessaire.
Conformément à l’exigence de présentation croisée de l’article L2312-3 du
CGCT, le budget primitif et le compte administratif sont présentés par fonction et
sous fonction. La nomenclature fonctionnelle a été conçue comme un instrument
d’information destiné à faire apparaitre, par domaines de compétences, les
dépenses et les recettes de la commune.
La Ville de Mende a fait le choix d’un vote par nature. Le budget est ainsi
présenté par chapitres et par articles budgétaires. Il est voté au niveau du
chapitre.
c) Les décisions modificatives
Au cours de l’exercice budgétaire, les prévisions de dépenses et de
recettes formulées au sein du budget primitif peuvent être amenées à évoluer et
être revues lors d’une étape budgétaire spécifique dénommée décision
modificative.
Cette décision, partie intégrante du budget de l’exercice, doit respecter les
mêmes règles de présentation et d’adoption que le budget primitif.
d) Le budget supplémentaire
Le budget supplémentaire constitue une décision modificative ayant pour
particularité de reprendre les résultats comptables de l’exercice précédent, s’ils ne
l’ont pas été lors du vote du budget primitif.
Le budget supplémentaire ne peut être adopté par l’Assemblée délibérante
qu’après le vote du compte administratif de l’exercice clos.
e) Le compte de gestion et le compte administratif
A l’issue de l’exercice comptable, un document de synthèse est établi afin
de déterminer les résultats de l’exécution du budget. Sont ainsi retracées dans ce
document les prévisions budgétaires et leur réalisation (émission des mandats et
des titres de recettes).
Ce document doit faire l’objet d’une présentation par le Maire en Conseil
Municipal et doit être voté avant le 30 juin de l’année suivant l’exercice concerné.
Selon les instructions budgétaires et comptables, avant le 1er juin de
l’année qui suit la clôture de l’exercice, le comptable public établit un compte de
gestion par budget voté (budget principal et budgets annexes).
Dans un souci de bonne gestion, les opérations comptables de clôture de
l’exercice sont menées de pair entre le comptable public et la commune avec pour
objectif l’établissement du compte de gestion de la commune pour le 15 mars de
l’année N+1. 7
Le compte de gestion retrace les opérations budgétaires en dépenses et en
recettes, selon une présentation analogue à celle du compte administratif.
Il comporte :
• Une balance générale de tous les comptes tenus par le comptable public
(comptes budgétaires et comptes de tiers notamment correspondant aux
créanciers et débiteurs de la collectivité).
• Le bilan comptable de la commune qui décrit de manière synthétique son
actif et son passif. Le compte de gestion est soumis au vote du conseil municipal
lors de la séance du vote du compte administratif, ce qui permet de constater la
stricte concordance entre les deux documents. Le vote du compte de gestion doit
intervenir préalablement à celui du compte administratif sous peine d’annulation
de ce dernier par le juge administratif.
A partir de 2024, il est prévu que le Compte Financier Unique vienne
remplacer la présentation actuelle des comptes locaux. Ce futur document unique
doit permettre d’améliorer la qualité des comptes en favorisant la transparence et
la lisibilité de l’information financière.
Les processus administratifs entre les collectivités et leur comptable public
s’en trouveront simplifiés et le rapprochement des données comptables et
budgétaires facilité. Avant cette généralisation du Compte Financier Unique en
2024 à l’ensemble des collectivités, une phase d’expérimentation a été ouverte.
B) L’exécution budgétaire
Le budget voté s’exécute du 1er janvier au 31 décembre de l’année. Le
cycle de l’exécution budgétaire comporte différentes étapes, de la réservation des
crédits lorsque la décision de financer une action ou un projet est prise par la
collectivité jusqu’à la prise en charge des mandats et titres émis par le Comptable
public.
L’article L.1612-1 du CGCT dispose que le maire est en droit, du 1er janvier
de l’exercice jusqu’à l’adoption du budget, de mettre en recouvrement les recettes
et d’engager, de liquider et de mandater les dépenses en section de
fonctionnement (hors autorisations d’engagement (AE)) dans la limite de celles
inscrites au budget de l’année précédente.
Il est en droit de mandater les dépenses afférentes au remboursement en
capital des annuités de la dette venant à échéance avant le vote du budget.
En outre, le Maire peut engager, liquider et mandater les dépenses
d’investissement (hors autorisation de programme (AP)), sous réserve de
l’autorisation de l’assemblée délibérante précisant le montant et l’affectation des
crédits, dans la limite du quart des crédits ouverts au budget de l’exercice
précédent, non compris les crédits afférents au remboursement de la dette. 8
Pour les dépenses à caractère pluriannuel comprises dans une autorisation
de programme ou d’engagement, le Maire peut, selon l’article L1612-1 du CGCT,
jusqu’à l’adoption du budget, liquider et mandater les dépenses d’investissement
et de fonctionnement correspondant aux autorisations ouvertes au cours des
exercices antérieurs, dans la limite des crédits de paiement prévus au titre de
l’exercice par la délibération d’ouverture de l’autorisation de programme ou
d’engagement.
Chacune de ces étapes peut comporter des spécificités de gestion mises
en place par la Ville de Mende dans le respect des règles de la comptabilité
publique et plus particulièrement des modalités précisées par la nomenclature
budgétaire et comptable applicable.
L’article 51 de la loi du 6 février 1992 codifiée en termes identiques aux
articles L. 2342-2, L. 3341-1 et L. 4341-1 du code général des collectivités
territoriales (CGCT) oblige l’ordonnateur à tenir une comptabilité des dépenses
engagées. Elle n’est pas obligatoire en recettes. En revanche la pratique de
l’engagement est un véritable outil d’aide à la gestion et au suivi des recettes.
Cette comptabilité doit permettre de connaître à tout moment :
- les crédits ouverts en dépenses et recettes,
- les crédits disponibles pour engagement,
- les crédits disponibles pour mandatement,
- les dépenses et recettes réalisées,
- l’emploi fait des recettes grevées d’affectation spéciale.
Cette comptabilité permet de dégager, en fin d’exercice, le montant des
restes à réaliser ; elle rend possible les rattachements de charges et de produits.
1-Définition de l’engagement
L’engagement juridique est l’acte par lequel un organisme public crée ou
constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge ; il
s’appuie sur un document le plus souvent contractuel. Les actes constitutifs des
engagements juridiques sont : les bons de commandes, les marchés, certains
arrêtés, certaines délibérations, la plupart des conventions, …
L’engagement comptable est préalable (ou concomitant) à
l’engagement juridique afin de garantir la disponibilité des crédits. L’engagement
est effectué par et sur les crédits du service qui aura à assurer la vérification du
service fait. Il est constitué obligatoirement de trois éléments :
• un montant prévisionnel de dépenses
• un tiers concerné par la prestation
• une imputation budgétaire (chapitre et article, fonction) 9
Dans le cadre des crédits gérés en AP/AE, l’engagement porte sur
l’autorisation de programme ou d’engagement et doit rester dans les limites de
l’affectation ; dans le cadre des crédits gérés hors AP/AE, l’engagement porte sur
les crédits de paiement inscrits au titre de l’exercice.
Tout engagement se matérialise dans l’outil de gestion financière par le
choix d’une procédure d’engagement, portant chacune des règles de gestion
spécifiques. Ce choix de procédure dépend notamment du support juridique
accompagnant l’engagement comptable.
Les règles de gestion seront en effet différentes selon que l’engagement
concerne un accord cadre à bons de commande, des travaux de construction, une
subvention à verser à un partenaire extérieur, ou encore le règlement des intérêts
de la dette.
L’engagement en dépenses dans l’application financière doit toujours être
antérieur à la livraison des fournitures ou au démarrage des prestations. A titre
exceptionnel, et uniquement en cas d’urgence, l’engagement peut être effectué
concomitamment.
Par extension de ce principe, le bon de commande ne doit pas être émis :
• après l’exécution des prestations ;
• après la réception d’une facture.
Le numéro de bon de commande ou d’engagement généré par le logiciel de
gestion financière est obligatoire pour le dépôt de sa facture sur le portail Chorus
Pro. En l’absence d’un numéro en cohérence avec les engagements existants
pour le tiers, le service des finances se réserve la possibilité d’effectuer un retour
fournisseur.
2-Les différents types d’engagement
Suivant la nature des opérations, l’exécution de l’engagement comptable et
la matérialisation de l’engagement juridique diffère.
a) Par bon de commande
Cette procédure d’engagement est celle à retenir dans le cadre des
commandes passées par la collectivité sans s’appuyer sur un marché formalisé et
s’appuyant sur un bon de commande unique.
Cette procédure d’engagement peut également être utilisée pour les
commandes passées par la collectivité à partir de marchés à bons de commande,
et pour lesquels les services souhaitent assurer un suivi financier par le biais de la
correspondance exacte entre un bon de commande et un seul et unique
engagement.
Un bon de commande, signé par l’ordonnateur est cependant nécessaire à
la validation de l’engagement créé à partir de cette procédure. 10
En l’absence de bon de commande signé, l’engagement n’est pas généré
et ne peut donc pas être utilisé pour liquider des factures.
b) Par marché
Cette procédure permet la création d’un engagement global correspondant
au montant du marché ou à un montant prévisionnel établi par le service
gestionnaire.
Les bons de commande sont raccrochés au fur et à mesure de leur création
à l’engagement correspondant. Pour être valides, ces bons de commande doivent
être signés par un cadre ayant délégation de signature pour le faire, actuellement
des membres de la Direction Générale.
Nature des opérations Exécution de l’engagement comptable
Matérialisation de
l’engagement
juridique
Opérations soumises au code des marchés publics
Marché FCS < seuil des
MAPA
A la signature des bons de
commande
Envoi du bon de
commande
MAPA FCS > seuil des
MAPA
A la signature des bons de
commande
Notification + bon de
commande
Procédures formalisées
FCS
A la signature des bons de
commande
Notification + bon de
commande
Marché de travaux < seuil
des MAPA A la notification du marché
Notification + ordre de
service ou bon de
commande le cas
échéant
MAPA travaux > seuil des
MAPA A la notification du marché
Notification + ordre de
service
Procédures formalisées
travaux A la notification du marché
Notification + ordre de
service + bons de
commandes si tranches
conditionnelles
Autres dépenses :
exceptions (fluides,...)
Avant le bon de commande ou
engagement provisionnel en
début d’année
Contrat ou bon de
commande
c) Sans marché
Cette procédure permet la création d’un engagement qui ne nécessite pas
la production d’un bon de commande en parallèle pour permettre l’exécution des
prestations.
L’engagement ainsi créé par le service gestionnaire peut ensuite faire
l’objet de liquidations sans émission d’un bon de commande. 11
Sont concernés par cette procédure les engagements liés à l’ensemble des
subventions versées par la collectivité ou pour les dépenses liées au paiement
des fluides (électricité, eau, gaz…), des loyers dus, des taxes et impôts réglés par
elle ainsi que pour l’ensemble des recettes perçues.
Nature des opérations Exécution de l’engagement comptable
Matérialisation de
l’engagement
juridique
Subventions versées
Engagement dès que la
délibération, convention ou
arrêtés sont exécutoires
Délibération + Lettre de
notification + convention
(+23 000 euros) ou
arrêtés le cas échéant
Redevances, cotisations Engagement provisionnel en début d’année (évaluatif) Contrat
Location ou acquisition
immobilière, œuvre d'art,
contrats d’entretien ou de
maintenance.
Engagement provisionnel ou
avant le bon de commande
Contrat ou bon de
commande
Emprunts Engagement provisionnel en début d’année Demande de versement des fonds + contrats
Régies d’avance
Engagement provisionnel à une
date préalable à l’utilisation de
la régie
En fonction de la
dépense concernée :
bon de commande,
contrat…
3-La gestion des tiers
La qualité de la saisie des données des tiers est une condition essentielle à
la qualité des comptes. Elle impacte directement la relation au fournisseur et à
l’usager et fiabilise le paiement et le recouvrement.
La création des tiers dans l’application financière est effectuée par le
service des finances et dans le respect de la charte de saisie des tiers. Toute
demande de création d’un tiers est conditionnée par la transmission, à minima :
• de l’adresse ;
• d’un relevé d’identité bancaire ou postale, et, pour les tiers étrangers, le
nom et l’adresse de leur banque ;
• pour les sociétés, un extrait KBIS permettant de s’assurer que la société ne
fait pas l’objet d’une procédure ; son référencement par n° SIRET et code
APE ;
• pour un particulier : son identification par nom, prénom, adresse, date de
naissance,... 12
Seuls les tiers intégrés au logiciel de gestion financière peuvent faire l’objet
d’engagements de dépenses ou de recettes
Dans tous les cas, les coordonnées bancaires devront être communiquées
sous la forme d’un RIB délivré par la banque du bénéficiaire. Seules les
coordonnées indiquées dans l’acte d’engagement d’un marché peuvent être
saisies sans ce justificatif.
Les modifications et suppressions de tiers suivent le même processus : la
demande est effectuée par le service gestionnaire avec les éléments justificatifs
par mail sur la boite générique comptabilite@mende.fr. Les modifications
apportées aux relevés d’identité bancaire sont traitées exclusivement par le
service des finances.
4-Enregistrement des factures
La ville de Mende soutient l’effort de dématérialisation exprimé dans
l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 et, depuis le 1er janvier 2020, l’utilisation
obligatoire pour toute entreprise/société de la facture sous forme électronique, via
l’utilisation du portail internet Chorus Pro du Ministère des Finances :
https://chorus-pro.gouv.fr/
Depuis le 1er janvier 2020, toute facture adressée à un acheteur public doit
être dématérialisée et déposée sur le portail Chorus Pro. Aucun paiement relatif à
un bon de commande et/ou un marché notifié par la ville de Mende ne pourra être
effectué sur la base d’une facture qui ne serait pas dématérialisée par ce biais.
La ville de Mende a choisi de rendre obligatoire pour le dépôt des factures
sur Chorus la référence à l’engagement juridique (ou numéro de bon de
commande). Toute référence à un engagement juridique erroné entraine le
recyclage systématique de la facture, laquelle doit être reprise par le fournisseur.
Les factures peuvent être transmises via ce portail en utilisant :
• le numéro SIRET de la commune : 21480095500012
• le numéro d’engagement porté sur le bon de commande : 2 lettres
(abréviation du service) puis 2 chiffres (année) puis le numéro de
commande.
Enfin, il est rappelé que le portail Chorus Pro n’est destiné qu’à la
transmission des seules factures respectant les éléments portés dans le décret
n°2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation
électronique : date d’émission de la facture, désignation de l’émetteur et du
destinataire de la facture, référence de l’engagement ou de la commande, quantité
et détermination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés,
etc. 13
5-La gestion du service fait
Le constat et la certification du service fait sont les étapes obligatoires
préalables à la liquidation d’une facture et sont effectuées par le service
gestionnaire ayant émis le bon de commande ou en charge du suivi du marché
public.
La certification du service fait est justifiée par la présence d’un bon de
livraison ou d’intervention, un procès-verbal de réception ou toute autre pièce
justificative.
Le contrôle consiste à certifier que :
• la quantité facturée est conforme à la quantité livrée,
• le prix unitaire est conforme au contrat, à la convention ou au bordereau
de prix du marché,
• la facture ne présente pas d’erreur de calcul,
• la facture comporte tous les éléments obligatoires permettant de liquider la
dépense.
Elle fait porter sur son auteur la bonne et totale concordance entre la
commande, l’exécution des prestations et la facture. Elle oblige son auteur à
définir dans l’application financière l'état d'avancement comptable de la facture.
La date de constat du service fait dans l’application financière est celle de :
• la date du bon de livraison pour les fournitures,
• la date de réalisation de la prestation (quelques exemples : réception d’un
rapport conforme à la commande, date d’intervention, ...),
• la constatation physique d’exécution de travaux.
Sauf cas particuliers, la date de constat du service ne peut être postérieure
à la date de facture. Sous réserve des exceptions prévues par l’article 3 de l’arrêté
du 16 février 2015 énumérant la liste des dépenses pouvant faire l'objet d'un
paiement avant service fait, l'ordonnancement ne peut intervenir avant l'échéance
de la dette, l'exécution du service, la décision individuelle d'attribution d'allocations
ou la décision individuelle de subvention.
Dans le cas où la date de constat n’est pas déterminable, la date de
facturation en tient lieu. Toute facture qui ne peut être payée pour des motifs tels
que :
• mauvaise exécution ;
• exécution partielle ; 14
• montants erronés ;
• prestations non détaillées en nature et/ou en quantité ;
• non concordance entre l’objet du bon de commande et les prestations
facturées ;
• différence entre un bon de commande effectué sur devis et les prestations
facturées ; est retournée sans délai au prestataire par courrier avec accusé
de réception, par et sous l’entière responsabilité du service gestionnaire
concerné, avec une copie communiquée au service des finances. Mention
en est également faite dans l’application financière par ledit service
gestionnaire.
Les factures retournées aux prestataires ne sont ni liquidées ni mandatées
par le service des finances. Le suivi des factures suspendues est géré par les
services gestionnaires. Il est rappelé que la non-exécution d’une prestation selon
les termes et conditions d’un marché public doit être attestée par un procès-verbal
établi contradictoirement et signé par les parties.
6-Liquidation et mandatement
Après avoir fait l’objet d’un engagement comptable et juridique, les
obligations de payer doivent être liquidées puis mandatées.
a) Le service fait et la liquidation
Elle a pour objet de vérifier la réalité de la dette de la collectivité et d’arrêter
le montant de la dépense. Elle comporte deux opérations étroitement liées :
◦ La constatation du service fait : consiste à vérifier la réalité de la dette. Il
s’agit de s’assurer que le prestataire retenu par la collectivité a bien accompli les
obligations lui incombant. Le service fait doit ainsi être certifié.
La constatation et la certification du service fait sont effectuées par les
services gestionnaires au sein de l’outil de gestion financière. Une adaptation des
procédures peut être mise en place. D’une façon générale, le circuit de
constatation du service fait est le suivant :
La constatation du service fait est effectuée par l’agent ayant effectivement
suivi la réalisation de la prestation, ou son supérieur hiérarchique (chef de service
généralement). La certification du service fait est ensuite réalisée par le chef de
service concerné ou le directeur (lorsque la constatation a été faite par le chef de
service).
◦ La liquidation proprement dite qui consiste, avant l’ordonnancement de la
dépense, à contrôler tous les éléments conduisant au paiement. Elle est effectuée
par le service des finances et conduit à proposer le mandat ou le titre de recette
après certification du service fait. 15
b) Le mandatement
C’est le service des finances qui est chargé de la validation des
propositions des mandats et des titres des recettes. Elle procède pour cela à la
vérification de la cohérence et de l’exhaustivité des pièces justificatives
obligatoires.
L’ordonnancement de la dépense/recette se matérialise par un mandat/titre
établi pour le montant de la liquidation. Il donne l’ordre au comptable public de
payer la dette de la collectivité (dépense – mandat) ou de recouvrer les sommes
dues à la collectivité (recette – titre). Chaque mandat/titre doit être accompagné
des pièces justificatives dont la liste est fixée au Code général des Collectivités
Territoriales. Les mandats, titre et bordereaux sont numérotés par ordre
chronologique.
Le paiement est ensuite effectué par le Trésorier Principal. Il effectue les
contrôles de régularité suivants :
• Qualité de l’ordonnateur ;
• Disponibilité des crédits ;
• Imputation comptable ;
• Validité de la dépense ;
• Caractère libératoire du règlement.
7-Le Délai Global de Paiement
Les collectivités locales sont tenues de respecter un délai global de
paiement auprès de leurs fournisseurs et prestataires de service. Ce délai global
de paiement a été modernisé par le droit de l’Union Européenne, avec notamment
la Directive 2011/7 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les
transactions commerciales, qui a été transposée en droit français par la loi
n°2013-100 du 28 janvier 2013 pour laquelle il existe un décret d’application du 31
mars 2013. Ce délai global de paiement est de 30 jours pour les collectivités
locales. Ces 30 jours sont divisés en deux : 20 jours pour l’ordonnateur et 10 jours
pour le comptable public.
Ce délai global de paiement court à compter de la date de réception de la
facture, ou dans le cas où la facture est reçue mais les prestations et livraisons
non exécutées ou non achevées, à la date de livraison ou de réalisation des
prestations. Il est donc nécessaire pour les services gestionnaires de suspendre
les délais dans le logiciel de comptabilité dans l’onglet suivi Chorus.
Dans le cas d’un solde de marché, le délai de paiement commence à courir
à la date de réception par le maître d’ouvrage du décompte général et définitif
signé par l’entreprise titulaire. 16
Ce délai global de paiement peut être suspendu si la demande de paiement
adressée à la ville n’est pas conforme aux obligations légales et contractuelles du
créancier. Cette suspension démarre à compter de la notification motivée de
l’ordonnateur au fournisseur ou prestataire concerné et reprend lorsque la
collectivité reçoit la totalité des éléments manquants et irréguliers.
8-Le Pilotage des Charges de Personnel
La prévision budgétaire et la saisie dans l’application financière sont
assurées par le service des ressources humaines dans le respect de l’enveloppe
globale, définie par le cadrage budgétaire, validée par le Maire et fonction d’une
stratégie budgétaire définie sur le mandat. Le service des ressources humaines
appuie la direction générale des services dans la définition de cette stratégie
financière pluriannuelle.
La saisie des propositions budgétaires doit impérativement être détaillée au
niveau le plus fin de la nomenclature par nature et par fonction.
Les crédits inscrits au budget primitif doivent être suffisants pour honorer
toutes les dépenses obligatoires (salaires et charges) de l’exercice budgétaire
considéré.
Le tableau des effectifs fait partie des annexes obligatoires au budget. Il est
également fourni par le service des ressources humaines, sous un format
compatible avec la production des annexes budgétaires (protocole TOTEM). Le
service des finances assure la consolidation des annexes et prépare les
maquettes budgétaires soumises à l’approbation de l’assemblée délibérante.
Le système d’information financier n’a pas vocation à affecter la dépense
de personnel par direction et par service. Le suivi analytique des dépenses (et
recettes) relatives à la masse salariale est effectué dans l’application propre à la
gestion des ressources humaines.
Le mandatement à la gestion des ressources humaines est réalisé
directement par les agents du service des ressources humaines.
9-Les subventions de fonctionnement accordées
Une subvention est un concours financier volontaire et versé à une
personne physique ou morale, dans un objectif d’intérêt général et local. L'article
59 de la loi n°2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l'économie sociale et solidaire
donne la définition suivante des subventions qui sont « des contributions de toute
nature (...) décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de
la gestion d'un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt
général ». 17
Les subventions de fonctionnement correspondent aux prévisions de
l’article par nature 6574 « subventions de fonctionnement aux associations et
autres personnes de droit privé ». Les autres subventions (allouées aux
personnes morales de droit public, contributions obligatoires...) sont classées dans
la catégorie « dépenses courantes de fonctionnement »
Les subventions de fonctionnement ne peuvent pas être accordées sans
crédits préalablement votés au chapitre concerné.
Les subventions supérieures à 23 000 euros doivent obligatoirement faire
l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention définissant les
conditions d’octroi.
Le service des finances se charge du suivi des subventions de
fonctionnement dans différents domaines de compétence et saisit leurs
propositions budgétaires suite aux arbitrages d’une commission spécifique
d’attribution des subventions. Les propositions budgétaires sont ensuite
éventuellement ajustées par le service des finances au regard des décisions
prises par le Maire.
La saisie des propositions dans l’application financière est effectuée par
opération sur des enveloppes de financement spécifiques permettant de distinguer
les subventions des autres dépenses de fonctionnement.
Toute subvention accordée au cours d’un exercice doit faire l’objet d’un
engagement. Dans l’hypothèse où la subvention ne peut être versée, pour tout ou
partie, au cours de l’exercice d’attribution, l’engagement pourra être rattaché sur
l’exercice suivant.
10-Les recettes de fonctionnement
Les recettes de fonctionnement comprennent notamment, des prestations
facturées sur la base de tarifs définis par délibération, des impôts et taxes, des
subventions accordées (délibérations des subventions ou conventions).
Le produit des impositions directes, les reversements de fiscalité ainsi que
les dotations de l’Etat sont prévues au budget et saisies dans le logiciel de gestion
financière par le service des finances. Les autres recettes (prestations de
services, subventions reçues et recettes diverses) sont prévues et saisies par le
service des finances en lien avec les services gestionnaires concernés.
La prévision de recettes est évaluative, l’ordonnancement des recettes peut
donc être supérieur aux prévisions. Cependant, dans le cadre des principes de
prudence et de sincérité budgétaire, les recettes de fonctionnement ne doivent
pas être surévaluées, ni sous-évaluées.
Les recettes issues des tarifs doivent être évaluées au regard des
réalisations passées et de l’évolution des tarifs. Les prévisions relatives aux 18
subventions et autres recettes de fonctionnement doivent être justifiées. Les tarifs
sont décidés par arrêté chaque année.
Les tarifs sont appliqués soit au sein de régies de recettes, soit par
émission de titres de recettes envoyés aux administrés. Ceux-ci sont émis par le
service des finances émis sur présentation des états liquidatifs et des pièces
justificatives par le service gestionnaire :
- Dans le premier cas, par exemple, les repas servis aux enfants dans les
restaurants scolaires sont payés à la régie centrale à réception de la facturation
mensuelle ;
- Dans le second cas, par exemple lorsqu’une famille n’a pas respecté le
délai de facturation de la régie, elle pourra régler à la réception d’un avis de
sommes à payer (ASAP) transmis par le Trésor public.
La séparation ordonnateur/comptable rend responsable le comptable public
de l’encaissement des recettes. Il peut demander aux services gestionnaires toute
pièce nécessaire pour justifier du droit à l’encaissement d’une recette.
Contrairement aux dépenses il n’existe pas de nomenclature de pièces
justificatives en recettes. Le comptable doit seulement s’assurer que la recette a
été autorisée par l’autorité compétente.
Lorsqu’une recette a fait l’objet d’une contestation fondée sur l’application
du règlement intérieur du service ou lorsqu’une erreur de facturation est
constatée, le titre de recette fait l’objet d’une annulation.
L’annulation est émise par le service des finances sur la base des
justificatifs produits par le service gestionnaire. Il revient à ce dernier d’établir et de
faire signer un certificat administratif le cas échéant.
Les annulations sont traitées différemment selon que le titre initial a été
effectué sur l’exercice en cours ou sur un exercice antérieur. Dans le premier cas,
une annulation de titre vient diminuer le montant total des recettes constatées
pour l’exercice, dans le second l’annulation est matérialisée par un mandat
puisque le titre annulé est venu alimenter le résultat de l’exercice clos.
La remise gracieuse et l’admission en non-valeur d’une dette relèvent quant
à elles de la compétence exclusive de l’assemblée délibérante.
L’assemblée délibérante peut accorder la remise gracieuse d’une créance à
un débiteur dont la situation financière ne lui permet pas de régler sa dette.
L’admission en non-valeur est demandée par le comptable public dès que
la créance est prescrite ou lui paraît irrécouvrable du fait de la situation du
débiteur et en cas d’échec des procédures de recouvrement prévues par la loi. 19
Les admissions en non-valeur sont présentées par le service des finances
sur la base d’un état transmis par le comptable public ; à l’issue de la délibération,
la créance reste due mais les poursuites du comptable sont interrompues.
11-Les recettes d’investissement
Les recettes d’investissement sont composées des ressources propres
définitives (FCTVA...), des subventions d’équipement, des recettes d’emprunt, des
cessions patrimoniales et de l’autofinancement dégagé par la section de
fonctionnement.
Elles sont prévues et saisies par le service des finances, hors celles
relevant des cessions patrimoniales qui sont saisies par le service urbanisme et
sous l’absolue condition d’une promesse de vente signée à la date de vote du
budget.
Les recettes affectées à des opérations sont inscrites au budget d’une part
au regard d’un engagement juridique (arrêté de subvention, convention...) et
d’autre part au regard des montants inscrits en dépenses.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement
des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en
dépenses.
L’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement pour le
financement de la section d’investissement correspond en prévision à la somme
du virement de la section de fonctionnement (nature 021/023), des dotations aux
amortissements et des provisions (chapitre 040/042).
Les éventuelles recettes d’emprunt assurent le financement
complémentaire de la section d’investissement (à l’exception du remboursement
en capital de la dette).
Ce sont les services gestionnaires de crédits qui ont la responsabilité du
montage des dossiers de subvention. Les demandes d’aide sont faites auprès de
partenaires institutionnels pour financer des projets ou services spécifiques. Les
demandes de subventions doivent préalablement faire l’objet d’une décision du
Maire. Une attention particulière doit être portée au respect de la règle de non-
commencement des travaux au moment où la subvention est sollicitée.
Une fois les dossiers déposés et les subventions obtenues, le suivi de
l’encaissement est de la responsabilité du service des finances. La notification de
la subvention, adressée au service des fiances fait l’objet d’un engagement. Elle
procède directement aux demandes d’avance, d’acomptes et de solde sur
production des pièces justificatives par le service gestionnaire. 20
12-Les dépenses d’investissement
Les services gestionnaires prévoient et proposent les crédits afférents à
l’exercice, et concourant en priorité pour les projets de la mandature. Outre les
prévisions propres à l’exercice budgétaire, les directions opérationnelles indiquent
également les prévisions budgétaires relatives aux exercices N +1, N + 2 et N + 3,
ainsi que les éventuelles dépenses de fonctionnement générées par ces
investissements.
Les opérations sont incluses dans une AP, la somme des CP prévus ou
votés par exercice budgétaire ne peut pas être supérieure au montant de l’AP sauf
à solliciter une revalorisation de celle-ci.
C) La gestion de la pluri-annualité
La nomenclature budgétaire et comptable M57 prévoit la possibilité de
recourir à la procédure de gestion par autorisations de programmes pour les
dépenses d’investissement. Cette modalité de gestion permet à la commune de
ne pas faire supporter à son budget annuel l’intégralité d’une dépense
pluriannuelle, mais les seules dépenses à régler au cours de l’exercice.
Les autorisations de programme (AP) représentent la limite supérieure des
dépenses pouvant être engagées pour le financement des investissements. Elles
demeurent valables sans limitation de durée jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur
annulation. Elles peuvent être révisées.
1-Définition des autorisations de programme (AP) et des
autorisations d’engagement (AE)
Les Autorisations de programme constituent la limite supérieure des
dépenses qui peuvent être engagées pour l’exécution des investissements. Elles
demeurent valables, sans limitation de durée jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur
annulation. Elles peuvent être révisées.
Les Autorisations d’engagement constituent la limite supérieure des
dépenses qui peuvent être engagées pour l’exécution des dépenses de
fonctionnement. Elles demeurent valables sans limitation de durée jusqu’à ce qu’il
soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées. Les AE sont limitées
quant à l’objet de la dépense. Les AE ne peuvent s’appliquer ni aux frais de
personnel ni aux subventions versées à des organismes privés. 21
2-Modalités d’adoption des AE/AP/CP et règles de
gestion des AP/AE
a) Le vote
Les AP/AE sont votées par une délibération distincte de celle du vote du
budget ou d’une décision modificative (Art. R 2311.9 du CGCT). Elles peuvent être
votées lors de tout conseil municipal.
Les dotations budgétaires affectées aux dépenses d'investissement
peuvent comprendre des autorisations de programme (AP) et des crédits de
paiement (CP).
Les autorisations de programme constituent la limite supérieure des
dépenses qui peuvent être engagées pour le financement des investissements.
Elles demeurent valables, sans limitation de durée, jusqu'à ce qu'il soit procédé à
leur annulation. Elles peuvent être révisées.
Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses
pouvant être mandatées pendant l'année pour la couverture des engagements
contractés dans le cadre des autorisations de programme correspondantes.
L'équilibre budgétaire de la section d'investissement s'apprécie en tenant
compte des seuls crédits de paiement.
La somme de ces CP annuels doit être égale à tout moment au montant de
l’AP et le CP de l’année N représente alors la limite maximale de liquidations
autorisée au titre de N.
Les AP sont décidées et modifiées par le conseil municipal à l’occasion de
l’adoption du budget et/ou de décisions modificatives. Elles sont toutefois
délibérées indépendamment de la délibération du budget. Seul le montant global
de l’AP fait l’objet du vote ; l’échéancier de CP des exercices postérieurs à l’année
en cours est indicatif. Par ailleurs, une annexe budgétaire retrace le suivi
pluriannuel de ces autorisations.
Une AP peut financer une ou plusieurs opérations et comporter une ou
plusieurs natures comptables. La liste des opérations financées par une AP est
présentée pour information aux élus dans la délibération d’autorisation.
Si le montant de l’AP s’avère insuffisant du fait d’un changement du
programme fonctionnel de besoin ou de contraintes d’exécution excédant les
provisions d’aléas et de révision ou, au contraire, trop important, l’AP pourra faire
l’objet d’une révision, avec ajustement des derniers CP, soumise à la validation du
conseil municipal.
Elle fera dans tous les cas l’objet d’une clôture à la réception financière de
la dernière des opérations financées. 22
Un reliquat d’AP ne pourra être utilisé pour financer une nouvelle opération.
Les opérations nouvelles feront l’objet d’une ouverture d’une nouvelle AP
millésimée.
La ville de Mende a décidé de voter les AP/AE par opération. La notion
d’opération concerne exclusivement les crédits de dépenses réelles. Une
opération est constituée par un ensemble d’acquisitions d’immobilisations, de
travaux sur immobilisations et des frais d’études y afférents aboutissant à la
réalisation d’un ou de plusieurs ouvrages de même nature. Celle-ci peut aussi
comprendre des subventions d’équipement.
Pour ce vote par opération : il est affecté un numéro librement défini par
l’entité à chacune des opérations.
Dans tous les cas, les crédits de paiement votés en même temps qu’une
autorisation doivent être ventilés par exercice et au moins par chapitre budgétaire
ou opération. Leur somme doit être égale au montant de l’autorisation.
Avant le vote du budget suivant, l'exécutif peut liquider et mandater, le
comptable peut payer, les dépenses à caractère pluriannuel incluses dans une
autorisation de programme ou d'engagement votée sur des exercices antérieurs,
dans la limite des crédits de paiement prévus au titre de l'exercice par la
délibération d'ouverture de l'autorisation de programme ou d'engagement (Art. L.
1612-1 du CGCT).
La ville de Mende se dote d’un plan pluriannuel d’investissement (PPI)
qui décline l’ensemble des opérations d’équipement prévu pour un cycle
d’investissement correspondant à la durée du mandat. Les projets, constitués soit
d’un projet particulier soit d’un ensemble d’opérations homogènes, font l’objet d’un
financement par autorisation de programme.
b) L’affectation et la révision
L’affectation effectuée par l’assemblée délibérante, doit être réalisée avant
tout engagement comptable et juridique. Elle correspond à une décision
budgétaire qui matérialise la décision de l’assemblée délibérante de consacrer
tout ou partie d’une AP au financement d’une opération (projet/action/marché…).
La révision d’une autorisation de programme ou d’engagement constitue
soit une augmentation, soit une diminution de la limite supérieure des dépenses
autorisées par programme.
c) La durée de vie / caducité
Les AP et les AE demeurent valables, sans limitation de durée jusqu’à ce
qu’il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées en fonction du
rythme de réalisation des opérations pour éviter une déconnexion d’une part entre
les montants votés et le montant maximum des CP pouvant être inscrit sur chaque
budget d’autre part. Cela doit éviter de trouver un montant total de CP (résultant
des AP et AE ouvertes) qui excède la capacité budgétaire de la collectivité et
préserver ainsi les capacités décisionnelles des exécutifs. 23
L’annulation ou la caducité des crédits de paiements peuvent intervenir afin
de limiter le risque d’une déconnexion progressive entre le montant des AP / AE
votées et le montant maximum des crédits de paiement pouvant être inscrits au
budget (information obtenue à partir du ratio de couverture).
3-Règles de gestion des Crédits de paiement (CP)
Chaque AP ou AE comporte la répartition prévisionnelle par exercice des
crédits de paiement correspondants. Les CP non consommés en N tombent en fin
d’exercice. Lors du budget primitif en N+1, ils sont ventilés à nouveau sur les
années restant à courir de l’AP. La norme reste le report sur le dernier exercice de
l’AP.
L’ajustement des CP, à la hausse ou à la baisse, doit permettre d’améliorer
les taux de réalisation des budgets. Cette diminution ou cette augmentation doit
être strictement symétrique entre les dépenses et les recettes.
Si cet ajustement n’a pas fait l’objet d’un engagement pendant l’exercice,
alors les crédits de paiement non utilisés sont annulés et ne sont pas reportés.
Si lors de la dernière année de CP de l’AP, la totalité des crédits ne sont
pas consommés (mandatés ou engagés), une nouvelle année de CP vient
augmenter la durée de l’AP pour le solde de manière automatique dans le logiciel
de gestion financière. Cette augmentation de durée devra être ajustée et validée
par délibération.
4-Les différents soldes utilisés par le suivi pluriannuel
Le reste à réaliser sur les AP/AE affectées permet de mesurer pour une
AE ou une AP (affectée) ce qu’il reste effectivement à mandater pour son
exécution complète. Le reste à réaliser est un solde égal au montant de l’AE ou de
l’AP (affectée) diminué du montant cumulé des mandatements déjà réalisés.
Le reste à réaliser sur les AP/AE engagées non soldées est calculé au
regard du montant cumulé des engagements comptables enregistrés pour une AE
ou une AP. Il permet de mesurer ce qu’il reste effectivement à mandater pour
l’exécution des engagements. Le reste à réaliser sur l’engagé non soldé est un
solde égal au montant cumulé des engagements diminué du montant cumulé des
mandatements réalisés.
5-Les dépenses imprévues
L’assemblée délibérante peut voter au budget des crédits tant en
fonctionnement qu’en investissement pour dépenses imprévues. Les dépenses
imprévues ne peuvent pas être suivies en AP/AE/CP ; ces crédits sont plafonnés à
7,5% des recettes réelles de chaque section. Le crédit pour dépenses imprévues
est employé par l’organe exécutif. Les crédits pour dépenses imprévues ne
peuvent pas faire l’objet d’exécution directe ; les crédits, préalablement à leur 24
emploi doivent être virés à un chapitre de dépenses réelles de la section
concernée.
6-Les règles de continuité
Il s’agit des règles de liquidation des AP/AE/CP entre la fin de l’exercice N
et l’adoption du budget de N+1. La règle de portée générale de l’article L 1612.1
prévoit pour les dépenses à caractère pluriannuel incluses dans une AP ou AE
votée sur des exercices antérieurs, l’exécutif peut les liquider et les mandater dans
la limite des crédits de paiement prévus au titre de l’exercice par la délibération
d’ouverture de l’AP ou de l’AE.
7-Les règles d’information des élus et des tiers
Les collectivités ont l’obligation de rendre compte de la gestion
pluriannuelle via les annexes budgétaires. Le CGCT prévoit la production en
annexe d’un état de la situation des AE/AP/CP au BP et au CA (mais sans le ratio
de couverture) – (art. L 3312.4 et L2311.3 du CGCT).
D) Les opérations financières
particulières
1-Gestion du Patrimoine
Le patrimoine de la collectivité regroupe l’ensemble des biens meubles,
immeubles, matériels, immatériels et financiers, en cours de production ou
achevés, qui appartiennent à la Ville. Ces biens ont été acquis en section
d’investissement (comptes de classe 2 du bilan).
Ces éléments de patrimoine font l’objet d’une valorisation comptable et sont
inscrits à l’inventaire comptable de la collectivité.
Ce suivi des immobilisations constituant le patrimoine de la Ville incombe
aussi bien à l’ordonnateur (chargé du recensement des biens et de leur
identification par n° d’inventaire) qu’au Comptable public (chargé de la bonne
tenue de l’état de l’actif de la collectivité).
D’une manière générale, chaque immobilisation acquise par la Ville connait
le cycle comptable suivant :
1) Entrée de l’immobilisation dans le patrimoine : cette entrée est constatée
au moment de la liquidation liée à l’acquisition de l’immobilisation. Chaque
immobilisation est référencée sous un n° d’inventaire unique, transmis au
Trésorier Principal Municipal. Ce rattachement de la liquidation à un élément du
patrimoine (n° d’inventaire) est obligatoire. 25
2) Amortissement : il permet de constater la baisse de la valeur comptable
de l’immobilisation, consécutive à l’usage, au temps, à son obsolescence ou à
toute autre cause dont les effets sont jugés irréversibles. La durée
d’amortissement propre à chaque catégorie de bien est fixée par délibération du
Conseil Municipal et fait l’objet d’une annexe aux documents budgétaires. A
chaque immobilisation (disposant d’un n° d’inventaire spécifique) correspond un
tableau d’amortissement.
Les subventions et fonds sont dits « transférables » lorsqu’ils sont repris
dans le résultat par opposition aux subventions et fonds « non transférables » qui
subsistent durablement au bilan. Les subventions et fonds sont ainsi qualifiés
lorsqu’ils servent à réaliser des immobilisations qui sont amorties (y compris les
subventions d’équipement versées). Les subventions d’équipement transférables
sont imputées au compte 131. Elles doivent faire chaque année l’objet d’une
reprise à la section de fonctionnement et disparaître ainsi du bilan parallèlement à
l’amortissement de l’immobilisation.
3) La sortie de l’immobilisation du patrimoine qui fait suite à une cession de
l’immobilisation (à titre gratuit ou onéreux) ou à une destruction partielle ou totale
(mise au rebut ou sinistre).
Lors d’une cession d’un bien mobilier ou immobilier, des opérations d’ordre
budgétaire (avec constatation d’une plus ou moins-value traduisant l’écart entre la
valeur nette comptable du bien et sa valeur de marché) doivent être
comptabilisées.
L’inventaire comptable correspond à l’enregistrement des achats en
matériel que la ville a enregistré dans ses livres comptables. En fonction du
montant d’achat, plus ou moins 500 euros, cet achat sera considéré comme une
immobilisation comptable. Il pourra être amorti.
Alors que l’inventaire physique consiste à compter réellement, sur le terrain,
l’ensemble du matériel que la collectivité détient en ses murs. Son premier objectif
est de vérifier la correspondance avec l’inventaire comptable. Il permet d’avoir une
vision exhaustive de son patrimoine.
Conformément à la volonté de la ville de Mende, un travail d’amélioration
de son inventaire pour des traitements de mise à jour en commun accord avec la
trésorerie est entrepris chaque année. Ce travail porte notamment sur la sortie des
biens de faible valeur totalement amortis, qui permet d’épurer l’inventaire par
certificat administratif.
2-Les Provisions
Le provisionnement constitue l’une des applications du principe de
prudence contenu dans le plan comptable général. Il s’agit d’une technique 26
comptable qui permet de constater une dépréciation ou un risque ou bien encore
d’étaler une charge.
Les provisions constituent une opération d’ordre budgétaire comprenant au
budget à la fois une dépense de fonctionnement (la dotation) et une recette
d’investissement de même montant (la provision).
Les provisions doivent être constituées dès lors de l’apparition d’un risque
ou d’une dépréciation. Ainsi, pour les communes, les dispositions sont les
suivantes :
Dès l’ouverture d’un contentieux en première instance contre la collectivité,
une provision est constituée à hauteur du montant estimé de la charge qui pourrait
en résulter ;
Dès l’ouverture d’une procédure collective prévue au Livre VI du code du
commerce, une provision est constituée pour les garanties d’emprunts, les prêts et
créances, les avances de trésorerie et les participations en capital accordées par
la commune à l’organisme faisant l’objet de la procédure collective ;
Lorsque le recouvrement des restes à recouvrer sur compte de tiers est
compromis malgré les diligences faites par le comptable public, une provision est
constituée à hauteur du risque irrécouvrable estimé par la commune à partir des
éléments d’information du comptable.
En dehors des cas ci-dessus, l’article R. 2321-2 du CGCT dispose que la
commune peut décider de constituer des provisions dès l’apparition d’un risque
avéré.
Dans tous les cas, les provisions doivent figurer au budget primitif (au titre
de l’une ou des deux sections) et lorsque la provision concerne un risque
nouveau, elle doit être inscrite dès la plus proche décision budgétaire suivant la
connaissance du risque.
Une fois le risque écarté ou réalisé, le plus souvent sur un exercice
ultérieur, une reprise sur provision.
3-Les Régies
Seuls les comptables de la direction générale des Finances publiques
(trésoriers) sont habilités à régler les dépenses et recettes des collectivités et
établissements publics dont ils ont la charge (décret du 7 novembre 2012 relatif à
la gestion budgétaire et comptable publique).
Ce principe connaît une exception avec les régies d'avances et de recettes
qui permettent, pour des raisons de commodité, à des agents placés sous
l'autorité de l'ordonnateur et la responsabilité du trésorier, d'exécuter de manière
limitative et contrôlée, un certain nombre d'opérations. 27
Cette procédure est notamment destinée à faciliter l’encaissement de
recettes et le paiement de dépenses.
Les personnes pouvant être autorisées à manier des fonds publics ont la
qualité de régisseur(s) ou de mandataire(s) avec différentes catégories, selon la
nature ou la durée de leur intervention.
Les régisseurs et leur(s) mandataire(s) sont nommés par décision de
l'ordonnateur de la collectivité territoriale auprès duquel la régie est instituée sur
avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie.
Le régisseur nommé est responsable :
• de l’encaissement des recettes dont il a la charge et des contrôles qu’il est
tenu d’exercer à cette occasion (régie de recettes) ;
• du paiement des dépenses dont il a la charge et des contrôles qu’il est
tenu d’exercer à cette occasion (régie d’avances) ;
• de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu’il gère
(responsabilité en cas de perte ou de vol) ;
• de la conservation des pièces justificatives ;
• de la tenue de la comptabilité.
Il tient une comptabilité exhaustive de l’ensemble de ses opérations qu’il
doit justifier périodiquement auprès de l’ordonnateur et du comptable public.
La Trésorerie Municipale a pour rôle de :
• contrôler et viser les arrêtés et décisions adressés par le service des
finances ;
• procéder au suivi comptable et administratif des régies de recettes et
d’avances ;
• contrôler les régies.
Le régisseur et le mandataire suppléant peuvent voir leur responsabilité
engagée sous la forme administrative, pénale, personnelle et pécuniaire.
• Responsabilité administrative :
Le régisseur est responsable de ses actes conformément aux dispositions
des lois et règlements qui fixent son statut. Il est ainsi soumis à l'ensemble des
devoirs qui s'imposent aux agents territoriaux.
Cependant, sa responsabilité personnelle et pécuniaire prévaut. Ainsi, par
exemple, s'il lui a été ordonné par un supérieur hiérarchique d'engager une
dépense non prévue dans l'acte constitutif d'une régie d'avance, le refus 28
d'obéissance d'un régisseur ne pourra pas être sanctionné, puisque l'obéissance à
cet ordre exposerait ce dernier à engager sa responsabilité personnelle et
pécuniaire.
• Responsabilité pénale :
Le régisseur peut faire l’objet de poursuites judiciaires s’il commet des
infractions d’ordre pénal à la loi. En particulier, si le régisseur perçoit ou manie
irrégulièrement des fonds publics.
• Responsabilité personnelle et pécuniaire :
La responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs et mandataires
suppléants ne peut être mise en jeu directement par le juge des comptes, sauf si
le régisseur ou l’un des acteurs de la régie a été déclaré comptable de fait.
Le juge des comptes peut en effet déclarer comptable de fait le régisseur,
régulièrement nommé, lorsqu’il exécute des opérations pour lesquelles il n’est pas
habilité ainsi que toute personne, qui sans être régulièrement nommée, exerce les
fonctions de régisseur.
4-Le Rattachement des charges et produits
Les instructions budgétaires et comptables imposent le respect de la règle
de l’annualité budgétaire et du principe de l’indépendance comptable des
exercices. Celui-ci correspond à l’introduction du rattachement des charges et de
produits dès lors que leur montant peut avoir un impact significatif sur le résultat.
Cette obligation concerne la seule section de fonctionnement.
De ce fait, le rattachement suppose trois conditions :
• Le service doit être fait au 31 décembre de l’année N.
• Les sommes en cause doivent être significatives.
• La dépense doit être non récurrente d’une année sur l’autre.
Cette procédure vise à faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné
toutes les charges et tous les produits qui s’y rapportent. Les dépenses engagées,
pour lesquelles le service a été fait avant le 31 décembre sans que la facture ne
soit parvenue, font l’objet d’un rattachement à l’exercice. Sont aussi rattachés les
produits correspondants à des droits acquis au cours de l’exercice et qui n’ont pu
être comptabilisés.
Les engagements non significatifs dont l’incidence budgétaire est
négligeable seront systématiquement reportés sans incidence budgétaire sur
l’exercice N+1. 29
5-Les charges et produits constatés d’avance
La constatation des charges et produits d’avance répond au principe
budgétaire d’annualité : les comptes d’un exercice donné doivent comporter toutes
les charges et produits relatifs à cet exercice mais aussi seulement les charges et
produits se rapportant à cet exercice.
La comptabilisation des charges et produits constatés d’avance permet de
retrancher du résultat d’un exercice des charges et produits se rapportant à
l’exercice suivant.
Cette procédure est utilisée à partir du moment où les charges et produits
constatés d’avance sont susceptibles d’avoir un impact significatif sur le résultat.
Les charges et produits constatés d’avances sont des charges ou produits
comptabilisés au titre de l’exercice N alors que tout ou partie concerne l’exercice
suivant.
Cette procédure doit être mise en place pour des montants impactant de
manière significative le résultat.
6-La Journée Complémentaire
La journée complémentaire autorise jusqu’au 31 janvier de l’année N+1
l’émission en section de fonctionnement des titres et des mandats correspondant
aux services faits et aux droits acquis au 31 décembre de l’année N.
La période de la journée complémentaire est une dérogation au principe de
l’annualité budgétaire. La Ville de Mende limite au strict minimum l’utilisation de
cette souplesse.
E) La Gestion de la Dette
1-Les Garanties d’Emprunt
Une garantie d’emprunt est un engagement par lequel la commune accorde
sa caution à un organisme dont elle veut faciliter les opérations d’emprunt en
garantissant aux prêteurs le remboursement de l’emprunt en cas de défaillance du
débiteur.
Conformément à l’article L2313-1 du CGCT, la commune communique, en
annexe des documents budgétaires, les informations suivantes concernant les
garanties d’emprunt :
• La liste des organismes au bénéfice desquels la commune a garanti un
emprunt,
• Le tableau retraçant l’encours des emprunts garantis. 30
La commune est informée annuellement par les établissements de crédit du
montant principal et des intérêts restant à courir sur les emprunts qu’elle garantit.
La redéfinition de conditions financières d’un contrat initial garanti entraine
la nécessité d’une nouvelle garantie et son approbation par une nouvelle
délibération.
2-La Gestion de la Dette et la Trésorerie
a) Gestion de la Dette
Aux termes de l’article L.2337 – 3 du Code Général des Collectivités
Territoriales, les communes peuvent recourir à l’emprunt. Le recours à l’emprunt
est destiné exclusivement au financement des investissements, qu’il s’agisse d’un
équipement spécifique, d’un ensemble de travaux relatifs à cet équipement ou
encore d’acquisitions de biens durables considérés comme des immobilisations.
Les emprunts peuvent être globalisés et correspondre à l’ensemble du
besoin en financement de la section d’investissement. En aucun cas l’emprunt ne
doit combler un déficit de la section de fonctionnement ou une insuffisance des
ressources propres pour financer le remboursement en capital de la dette.
Le recours à l’emprunt relève en principe de la compétence de l’assemblée
délibérante. Toutefois, cette compétence peut être déléguée au Maire (selon
l’article L. 2122 – 22 du Code Général des Collectivités Territoriales). La
délégation de cette compétence est encadrée. Le Maire de la Ville de Mende peut
ainsi, par délégation de pouvoir actée par délibération :
• lancer des consultations auprès de plusieurs établissements financiers
dont la compétence est reconnue pour ce type d’opérations ;
• retenir les meilleures offres au regard des possibilités que présente le
marché à un instant donné, du gain espéré et des primes et commissions à
verser ;
• passer les ordres pour effectuer l’opération arrêtée ;
• résilier l’opération arrêtée ;
• signer les contrats répondant aux conditions posées ;
• définir le type d’amortissement et procéder à un différé d’amortissement ;
• recourir, pour les réaménagements de dette, à la faculté de passer du
taux variable au taux fixe ou du taux fixe au taux variable, de modifier une
ou plusieurs fois l’index relatif au calcul du ou des taux d’intérêt, d’allonger
la durée du prêt, de modifier la périodicité et le profil de remboursement ; 31
• conclure tout avenant destiné à introduire dans le contrat initial une ou
plusieurs des caractéristiques ci-dessus.
Le Conseil Municipal est tenu informé des emprunts contractés dans le
cadre de cette délégation.
b) Gestion de la Trésorerie
Chaque collectivité territoriale dispose d’un compte au Trésor Public. Ses
fonds y sont obligatoirement déposés. Des disponibilités peuvent apparaitre
(excédents de trésorerie). Il est interdit de les placer sur un compte bancaire, y
compris de la Caisse des Dépôts.
A l’inverse, des besoins de trésorerie peuvent apparaitre. Il revient alors à
la collectivité de se doter d’outils de gestion de sa trésorerie, afin d’optimiser au
mieux l’évolution de celle-ci (son compte au Trésor ne pouvant être déficitaire).
Des lignes de trésorerie permettent de financer le décalage dans le temps
entre le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes.
Les crédits concernés par ces outils de gestion de trésorerie ne procurent
aucune ressource budgétaire. Ils n’ont pas vocation à financer l’investissement. Ils
ne sont donc pas inscrits dans le budget de la collectivité et gérés par le
Comptable public sur des comptes financiers de classe 5.
Néanmoins, le recours à ce type d’outils de trésorerie doit être autorisé par
le Conseil Municipal, qui doit préciser le montant maximal qui peut être mobilisé.
Le Maire de la Ville de Mende a reçu délégation du Conseil Municipal pour
contractualiser l’utilisation d’une ligne de trésorerie actée par délibération.
Accusé de réception en préfecture
048-214800955-20220405-19325-DE
Date de télétransmission : 03/05/2022
Date de réception préfecture : 03/05/2022