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Déliberation - annexe convention groupement de commande archives
Document publié le Mardi 11 mai 1999 par la commune de Chéreng.
Lien du pdf (Déliberation - annexe convention groupement de commande archives)
Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Consommateurs,
Envoyé en préfecture le 28/05/2024
Reçu en préfecture le 28/05/2024
Publié le S L OT
ID : 059-215901463-20240527-20240307-DE
Centre De Gestion de la fonction publiqu
CONSEIL
PRÉVENTION
CONCOURS
CARRIÈRES
EMPLOI
_ 14, rue Jeanne Maillotte CS 71222 — 59013 Lille cedex — 03 59 56 88 00
Convention constitutive du groupement de commandes
pour la restauration et la reliure
des actes administratifs et/ou de l’État civil Envoyé en préfecture le 28/05/2024
Reçu en préfecture le 28/05/2024
Publié le S L O7
ID : 059-215901463-20240527-20240307-DE
Il est constitué entre les parties représentées par les soussignés,
Le Centre De Gestion de la fonction publique territoriale du Nord dont le siège est situé 14 rue Jeanne Maillotte, 59013 Lille Cedex, représenté par son Président, Monsieur Éric DURAND, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil d’administration, désigné ci-après, par les termes « le CDG 59 »,
ET
Les collectivités et établissements publics adhérents,
Représentés par les personnes habilitées à signer la présente convention par délibération de leur assemblée délibérante, désignés ci-après, par les termes « les adhérents »,
Un groupement de commandes pour la restauration et la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil.
PRÉAMBULE :
Vu le code général des collectivités territoriales ;
Vu le code de la commande publique ;
Vu le code du patrimoine ;
Vu le code civil ;
Vu les dispositions inscrites dans l'instruction générale relative à l'état civil du 11 mai 1999.
Afin de répondre aux préoccupations concrètes des collectivités liées à l'obligation des collectivités et établissements publics d'assurer les frais nécessaires à une bonne conservation de leurs archives aussi bien technique que réglementaire, le CDG 59, en lien avec les Archives départementales du Nord, a constitué un groupement de commande permettant la passation d'un ou plusieurs marché(s) public(s) dans le cadre de ce groupement.
La présente convention a pour objet de déterminer les règles de constitution et de fonctionnement du groupement et les obligations contractuelles des parties.
Article 1 – Objet
1.1 Objet de la convention
La présente convention qui prend acte du principe et de la création du groupement de commandes a pour objet :
- De définir les modalités de fonctionnement du groupement, la passation et l'exécution des marchés tel que précisé à l'article 1.2 de la présente convention ; - De répartir les diverses tâches nécessaires à la préparation, la passation et l'exécution des marchés susvisés ;
- De définir les rapports et obligations de chacune des parties.
1.2 Objet des marchés visés par la présente convention
Le groupement constitué par la présente convention a pour objet de permettre à ses membres de bénéficier, à hauteur de leurs besoins propres, de prestations portant sur la restauration et la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil par les collectivités et établissements publics du Nord.
Les marchés passés pour le compte du groupement de commandes auront pour objet les prestations suivantes :
• la réalisation de reliures administratives cousues de registres ;
• la restauration de documents d'archives anciens et/ou la réalisation de reliures traditionnelles ;
• la fourniture de papier permanent ;
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Reçu en préfecture le 28/05/2024
Publié le S L O7
ID : 059-215901463-20240527-20240307-DE
• des prestations de numérisation.
Article 2 – Durée
La présente convention prend effet à compter de son entrée en vigueur, consécutivement à sa signature par les membres du groupement, à sa transmission au service chargé du contrôle de légalité de la Préfecture et à l'accomplissement des formalités de publication de droit commun.
La présente convention perdurera jusqu’à l’échéance des marchés publics concernés.Les marchés sont prévus pour une durée maximale de quatre ans.
Article 3 – Fonctionnement du groupement
3.1 Désignation d’un coordonnateur du groupement
- Identification du coordonnateur du groupement :
Le CDG 59 assure la coordonation du groupement.
Le siège du CDG 59 est situé 14 rue Jeanne Maillotte, CS 71222, 59013 Lille Cedex.
- Missions du CDG 59, coordonnateur du groupement :
En qualité de coordonnateur du groupement, le Centre De Gestion de la fonction publique territoriale du Nord a pour mission de procéder à l'ensemble des opérations de choix des prestataires de services, et ce, dans le respect des dispositions du Code de la commande publique.
Conformément à l’article L2113-7 du Code de la commande publique, les adhérents donnent mandat au CDG 59 pour signer, notifier et exécuter les marchés susvisés au nom de l'ensemble des membres constituant le groupement.
En conséquence, le CDG 59 est notamment chargé :
De définir l’organisation technique et administrative de la procédure de consultation en accord avec les membres adhérents du groupement de commandes ; De procéder au recensement et de centraliser les besoins des membres adhérents ; D'élaborer l'ensemble des pièces des dossiers de consultation des entreprises en fonction des besoins préalablement recensés et définis :
De publier les avis d'appel public à la concurrence et d'attribution des marchés susvisés ;
D'envoyer les dossiers de consultation aux candidat·es intéressé·es ; De gérer l'information auprès des candidat·es (réponse(s) aux questions des candidat·es, modifications et compléments apportés aux dossiers de consultation, etc.) ;
De réceptionner les plis contenant les candidatures et les offres ; De procéder à l’ouverture et à l’examen des candidatures, et le cas échéant, de demander aux candidats de compléter leur candidature (pièces absentes ou incomplètes) ;
De convoquer les membres de la Commission d’Appel d’Offres du groupement pour le choix du ou des titulaires ;
D'analyser les offres et le cas échéant, de négocier ;
De demander aux candidats auxquels il est envisagé d’attribuer les marchés la production des pièces énumérées aux articles R2144-1 à R2144-7 du Code de la commande publique ;
De la mise au point des composantes des marchés et notamment les demandes de pièces justificatives auprès des titulaires ;
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Reçu en préfecture le 28/05/2024 ei
TT D’informer les candidats non retenus, dont la communication des motifs de rejet de
leur candidature ou de leur offre ;
De l’autorisation donnée au Président du CDG 59 pour signer l’ensemble des pièces de consultation ;
De la rédaction des rapports de présentation des procédures de passation prévus aux articles R2184-1 à R2184-6 du Code de la commande publique ;
De la transmission au service chargé du contrôle de légalité de la Préfecture ; De la notification des marchés aux titulaires ;
De l’information des membres du groupement en ce qui concerne les éléments financiers des marchés et l’identité des titulaires retenus.
Une fois les marchés susvisés entrés en vigueur, le CDG 59 est mandaté pour s'assurer de leur bonne exécution au nom des adhérents. À ce titre, il assure notamment :
Un rôle d’interface avec les prestataires retenus, garantissant l’adéquation entre les prescriptions énoncées dans les marchés susvisés et les prestations réalisées ; La gestion de tous les actes et pièces juridiques nécessaires à la bonne réalisation des marchés susvisés (exemple : acceptation et agrément d'éventuels sous-traitants) ; Le cas échéant, les opérations de reconduction expresse des marchés susvisés, la préparation et la passation d’avenants aux marchés susvisés.
Le CDG 59 s'engage à transmettre aux membres du groupement, sans délai, toute information relative aux marchés dont il aurait connaissance et toute demande d'information dont il serait saisi, ainsi que tout document utile à la bonne exécution des marchés susvisés.
Le CDG 59 tient à la disposition des membres du groupement les informations relatives à l’activité du groupement.
- Fin de la mission du coordonnateur du groupement :
La mission du CDG 59 prend fin à l'expiration de la présente convention.
3.2 Commission d’appel d’offres du groupement
Le CDG 59 reçoit mandat des adhérents pour signer, notifier et exécuter les marchés en leur nom.
La commission d’appel d’offres du CDG 59 est désignée commission d’appel d’offres du groupement en application des dispositions de l’article L1414-3 II du code général des collectivités territoriales.
Les procès-verbaux de la commission d’appel d’offres du groupement sont élaborés par le CDG 59 .
Article 4 – Obligations de chacun des membres du groupement
4.1 Définition des besoins
Chaque adhérent s'engage à évaluer ses besoins à l'aide du formulaire « grille de recensement des besoins » et les communiquer au coordonnateur du groupement. Le service Archives du CDG 59 et les Archives départementales du Nord assistent si nécessaire les adhérents dans la définition de leurs besoins.
Cette définition des besoins n'engage pas la collectivité et n'a pas valeur de bon de commande.
4.1 Les obligations des adhérents
Les parties s’engagent à :
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- Transmettre l’évaluation de leurs besoins avant le lancement des procédures de marché ; - S’informer mutuellement de tout litige né à l’occasion de l’exécution des marchés par les titulaires ou leurs sous-traitants ;
- Le cas échéant, régler les participations financières telles que définies à l’article 5 de la présente convention ;
- Transmettre au CDG 59 un bilan annuel de l'exécution des marchés.
Article 5 – Dispositions financières
5.1 Rémunération du CDG 59
La mission du CDG 59 comme coordonnateur ne donne pas lieu à rémunération.
5.2 Exécution financière des marchés
Les prix appliqués, ainsi que les modalités de paiement sont fixés dans les marchés passés pour le compte de chacun des membres du groupement.
Les membres du groupement assurent l’exécution financière des prestations dont ils bénéficient dans le cadre du groupement de commandes.
Article 6 – Adhésion des membres et retrait
6.1 Les membres
La constitution du groupement de commandes ne devient définitive qu’après signature de la présente convention et transmission au service chargé du contrôle de légalité. Elle est valable pour la durée de validité de la présente convention.
6.2 Retrait d'adhérents au groupement
Chacune des parties peut se retirer du groupement. Le retrait est constaté par une délibération de l'assemblée délibérante de l'adhérent qui fixe la date de sortie du groupement et des modalités financières.
Une copie de la délibération est notifiée à l’ensemble des membres du groupement.
6.3 Adhésion de nouveaux membres
Tout nouveau membre est réputé adhérer de plein droit aux stipulations de la présente convention, ainsi qu'à toute décision ou document opposable et applicable aux membres du groupement de commandes.
Aucune adhésion ne pourra être réalisée après le lancement d’une procédure de consultation et ce, jusqu'à son terme.
Article 7 – Modifications des termes de la présente convention
Toute modification de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par chacune des parties et devra être validée par l'ensemble des assemblées délibérantes des adhérents au groupement. La modification ne prend effet que lorsque chacune des parties a approuvé les modifications.
Article 8 – Litiges
Toute contestation née de l'interprétation ou de l'exécution de la présente convention donnera lieu à une tentative de règlement amiable entre les membres du groupement. A défaut d'accord amiable, le litige sera porté devant le Tribunal Administratif compétent.
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Reçu en préfecture le 28/05/2024
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ID : 059-215901463-20240527-20240307-DE
Article 9 – Pièces constitutives de la présente convention
Est annexée à la présente convention, la délibération de l'adhérent.
Pour le CDG 59
Le Président, Éric DURAND
Le ……………………
Signature
Pour l’adhérent
Le ……………………
Signature
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