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Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune de Montmorency.
Lien du pdf (Déliberation - pj delib 1.convention color run)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Sécurité publique,
1
DIRECTION DE LA COMMUNICATION ET DE L’ÉVÉNEMENTIEL
Service Événementiel
CONVENTION DE PARTENARIAT
AVEC L’ASSOCIATION VALLEE DE MONTMORENCY TRIATHLON (VMT) POUR L’ORGANISATION DE LA MANIFESTATION
« COLOR RUN » 2025
ENTRE
L’ASSOCIATION VALLEE DE MONTMORENCY TRIATHLON (VMT) 100, avenue Charles-de-Gaulle, 95160 Montmorency
Tel : 06 20 61 37 29
Email : vallee.montmorency.triathlon@gmail.com
N° de SIRET :
APE :
Représentée par Monsieur Lucas LETOCART, en sa qualité de président
Ci-après dénommée « l’Association », d’une part
ET
LA MAIRIE DE MONTMORENCY
Hôtel de ville – 2 avenue Foch – BP 70101, 95162 Montmorency cedex
Tél : 01 39 34 98 00
N° de SIRET : 219 504 289 00014
APE : 8411Z
Représentée par Monsieur Maxime THORY, en sa qualité de Maire, dûment habilité.
Ci-après dénommée « la Ville », d’autre part
IL EST CONVENU ET ARRETÉ CE QUI SUIT :
L’Association et la Ville organisent chaque année au mois d’octobre la manifestation « Color Run ». Il s’agit d’une course à pied, ouverte à tous, basée sur l’amusement et le plaisir. Elle se déroule pendant « Octobre rose », campagne annuelle de communication destinée à sensibiliser les femmes au dépistage du cancer du sein et à récolter des fonds pour la recherche. A cet effet, la recette liée aux inscriptions à la Color Run est reversée, à part égale, à l’association Elise, princesse courageuse et à la Ligue contre le cancer.
L’Association et la Ville souhaitent renouveler leur collaboration pour l’organisation de cet événement en 2025.
ARTICLE 1 – OBJET – DUREE
La présente convention a pour objet de fixer les modalités du partenariat entre la Ville à l’Association pour l’organisation de la manifestation « Color Run » 2025. Une annexe à la présente convention sera conclue entre les parties, afin de définir les modalités pratiques de ce partenariat (dates exactes de la manifestation, matériel et personnel municipal mobilisés pour le montage et le démontage de la manifestation ; planning de montage et de démontage). 2
ARTICLE 2 – DESCRIPTION DE LA MANIFESTATION
La manifestation se déroule comme suit :
Lieu de départ et d’arrivée : Parc des Sports Nelson Mandela, chemin de la Butte-aux-Pères, 95160 Montmorency
Date : Dimanche 12 octobre 2025
Concept : Course caritative ouverte à tous et sans compétition. Sur le tracé, les couleurs traversent des portes où ils sont aspergés de poudre colorée. La recette liée aux inscriptions est reversée à la Ligue contre le cancer. • Course enfants : boucle à l’intérieur du Parc des Sports Nelson Mandela (1km) • Course PMR : deux boucles à l’intérieur du Parc des Sports Nelson Mandela (2km) • Course adultes : deux boucles au départ et autour du Parc des Sports Nelson Mandela (5,5km au total)
Le coût d’inscription pour la course adultes est de 5 euros. Il est gratuit pour la course enfants et PMR.
ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DE L’ASSOCIATION
L’Association s’engage à :
- Centraliser les inscriptions à la « Color Run » 2025 sur une plateforme adéquate et transmettre le lien à la Ville afin qu’elle relaye l’information ;
- Assurer la communication de l’événement sur ses supports de communication, auprès de ses membres et partenaires ;
- Informer la Ville de l’évolution des inscriptions et de la somme finale reversée, à part égale, à l’association Elise, princesse courageuse et à la Ligue contre le cancer ;
- Informer la Ville de ses besoins techniques au moins trois mois avant la date de la manifestation afin qu’elle en confirme la disponibilité ;
- Encadrer le cortège des coureurs et disposer des signaleurs tout au long du parcours pour diriger les participants ;
- Disposer des bénévoles aux différents points de lancer de poudre ;
- Gérer la buvette à destination des coureurs le jour de l’événement ;
ARTICLE 4 – OBLIGATIONS DE LA VILLE
Dans le cadre de ses missions logistiques pour la mise en place de cette manifestation, la Ville s’engage à :
- Mettre à titre gracieux le Parc des Sports Nelson Mandela à disposition de l’Association pour la durée de la manifestation, définie en annexe. En cas d’indisponibilité du site, la Ville et l’Association conviennent de se rapprocher pour définir les modalités de mise en œuvre de la manifestation ;
- Prendre les arrêtés règlementant le stationnement et la circulation ainsi que toutes autres mesures nécessaires à la bonne organisation de la manifestation ;
- Informer et obtenir l’autorisation de l’ONF pour le passage des coureurs en forêt de Montmorency ;
- Assurer la promotion de l’événement à travers ses canaux de communication ;
- Fournir le matériel logistique (scène mobile, tentes, tables, chaises, …) dont la liste sera précisée et mentionnée dans l’annexe jointe à la présente convention. Le montage et le démontage de ce matériel seront effectués par le personnel communal, dont la Ville conserve, en sa qualité d’employeur, la charge et la responsabilité ;
- Prendre en charge le nettoyage du site avant et après la manifestation ; 3
- Assurer la sécurité de l’événement avec sa Police municipale ;
- Solliciter des partenaires extérieurs et plus particulièrement pour composer le Village bien-être & santé.
ARTICLE 5 – COMMUNICATION
La Ville réalise la création graphique des supports de communication en y faisant figurer le logo de l’Association et des éventuels partenaires.
La Ville et l’Association se chargent d’assurer la diffusion la plus large possible de l’événement (affichage ville, communication numérique, communiqués de presse, …).
Le coût des impressions est pris en charge par la Ville.
ARTICLE 6 – RECETTE LIEE AUX INSCRIPTIONS
La Color Run s’inscrit dans le cadre d’« Octobre rose », campagne annuelle de communication destinée à sensibiliser les femmes au dépistage du cancer du sein et à récolter des fonds pour la recherche.
A cet effet, la recette liée aux inscriptions à la Color Run est reversée, à part égale, à l’association Elise, princesse courageuse et à la Ligue contre le cancer. L’inscription est fixée à cinq euros pour la course adultes. Elle est gratuite pour la course enfants et PMR.
Un chèque sera remis au représentant des deux structures, invité par la Ville, lors d’une cérémonie à l’issue de la course.
ARTICLE 7 – ASSURANCES
L’Association devra souscrire à l’ensemble des assurances nécessaires pour garantir les activités proposées (assurance, le cas échéant, des œuvres et du matériel installés pour l’exposition éphémère, responsabilité civile…).
La Ville déclare, quant à elle, être garantie en responsabilité civile pour l’ensemble de ses activités.
ARTICLE 8 – RESILIATION DE LA CONVENTION
La présente convention se trouverait résiliée de plein droit et sans indemnité d’aucune sorte dans tous les cas reconnus de force majeure (guerre, révolution, inondation, deuil national, épidémie).
La Ville se réserve le droit de résilier la convention pour tout motif d’intérêt général et de sécurité publique. L’Association sera prévenue par courrier recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre dans les meilleurs délais. En cas d’urgence impérieuse, l’Association sera prévenue par courriel.
Chacune des parties serait en droit de résilier la présente convention si l’autre des parties venait à manquer aux obligations définies dans la présente convention.
ARTICLE 9 – AVENANT
Toute modification des conditions ou modalités d'exécution de la présente convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant. Celui-ci précisera les éléments modifiés de la convention.
ARTICLE 10 – LITIGES
Les parties s’engagent à rechercher en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention toute voie amiable de règlement. En cas d’échec des voies amiables de résolution, tout contentieux devra être porté devant le tribunal compétent.
Fait à Montmorency en deux exemplaires originaux,
Le __/__/__
Pour l’Association VMT Pour la Mairie de Montmorency Le président, Le Maire
Lucas LETOCART Maxime THORY DIRECTION DE LA COMMUNICATION ET DE L’ÉVÉNÉMENTIEL
Service Événementiel
ANNEXE 1 À LA CONVENTION DE PARTENARIAT
AVEC L’ASSOCIATION VALLEE DE MONTMORENCY TRIATHLON (VMT) POUR L’ORGANISATION DE LA MANIFESTATION
« COLOR RUN » 2025
Entre l’association Vallée de Montmorency Triathlon (VMT) et la Ville de Montmorency
Dans le cadre de la convention l i a n t le VMT et la Ville, la manifestation « Color Run » organisée à Montmorency pour l’édition 2025 se déroulera selon les conditions suivantes :
1) Nom de la manifestation : Color Run
2) Date de la manifestation : dimanche 12 octobre 2025
3) Lieu de la manifestation : Parcours dans le nord de Montmorency au départ et à l’arrivée du Parc des Sports Nelson Mandela.
4) Matériel municipal mis à disposition (estimatif) :
• Scène mobile
• Pupitre avec bandeau
• Sonorisation
• Micro - pied de micro
• Poudre colorée + seaux
• Chèque géant
• Arche + calicot
• 10 tentes 3x4m avec bâches et poids
• 20 tables plastiques
• 40 chaises
• Grilles d’exposition
• 4 zébulons avec affiches
• Enrouleurs électriques + rallonges
• 6 conteneurs
• Sacs poubelles
• Barrières vauban
• Packs d’eau
PROGRAMMATION POUR L’ANNÉE 2025 5) Personnel communal mis à disposition et planning d’intervention (estimatif) :
• Vendredi 10 octobre : Installation de la scène mobile et du village (2 agents EVE + 4 agents ST) + nettoyage du parcours (régie propreté)
• Dimanche 12 octobre : Fin d’installation et encadrement de l’événement (3 agents EVE + 1 agent COM / durant 5h).
• Lundi 13 octobre : Désinstallation de la scène mobile et du village (2 agents EVE + 4 agents ST) + nettoyage du parcours (régie propreté)
Fait à Montmorency en deux exemplaires originaux,
Le __/__/__
Pour l’Association VMT Pour la Mairie de Montmorency Le président, Le Maire
Lucas LETOCART Maxime THORY