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unknown - Communauté de communes - Est Guyanais - Annexe DELIB02 Convention prestation CCDS OTIS gestion taxe de sejour Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Est Guyanais - Annexe DELIB02 Convention prestation CCDS OTIS gestion taxe de sejour)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit, 1

OFFICE DE TOURISME

CONVENTION DE PRESTATION

ENTRE

La Communauté de Communes des Savanes

et

L’office de tourisme

Intercommunal des Savanes

Assistance à la collecte et à la gestion de la Taxe de

Séjour sur le territoire des Savanes

pour la période 2025 – 2026 – 2027.2

CONVENTION DE PRESTATION

Entre les soussignés :

La Communauté de Communes des Savanes,

Etablissement Public de Coopération Intercommunal

SIREN N° 200 027 548,

Située 1 rue Raymond Cresson – quartier Cabalou – 97310 Kourou

Représentée par Monsieur François RINGUET, Président, dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après dénommée « la CCDS » ;

D’une part,

Et

L’Office de Tourisme Intercommunal des Savanes,

Etablissement Public Industriel et Commercial,

SIREN N° 834 047 334,

Situé Square d’Aubigné, avenue Victor Hugo – 97310 Kourou,

Présidé par Monsieur Edmé ZULEMARO et représenté par Monsieur Didier BIRONNEAU, Directeur par intérim, dûment habilité aux fins des présentes.

Ci-après dénommé « l’OTIS » ;

D’autre part,

La CCDS et l’OTIS étant ci-après désignés ensemble « les Parties » ou individuellement « la Partie ».3

PREAMBULE

La Communauté de Communes Des Savanes a créé par délibération du Conseil Communautaire en date du 21 avril 2017, son office de tourisme en Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC).

Les conditions de l’article L2511-1 du Code de la Commande Publique relatif aux contrats de quasi-régie étant remplies entre les Parties, les marchés passés entre elles ne sont pas soumis à des obligations de publicité et de mise en concurrence.

C’est la raison pour laquelle le présent marché est directement attribué à l’OTIS. A des fins d’information des acteurs économiques, un avis d’attribution sera cependant publié par la CCDS sur les plateformes habituelles.

La CCDS a institué la Taxe de Séjour au réel sur son territoire par délibération du 25 septembre 2017 puis a procédé à sa mise à jour par délibérations successives du 16 octobre 2018 et du 20 décembre 2019.

Par application de l’article L133.7 du Code du tourisme, l’OTIS est bénéficiaire de l’intégralité du produit de la Taxe de Séjour, ce qui avait amené la CCDS, par délibération du 20 décembre 2019, en mettant à profit la proximité de l’office avec les hébergeurs du territoire, à lui en confier la gestion, mais sans compensation financière spécifique.

Il s’avère que la collecte et la gestion de la Taxe de Séjour est une prestation qui engage des frais réels importants pour l’OTIS, estimés aujourd’hui à 36 000 € par an. Il convient de valoriser cette prestation par le présent marché en quasi-régie pour en garantir une meilleure gestion avec la production de livrables utiles à la CCDS et en permettant à l’OTIS de générer une recette commerciale indispensable à l’équilibre de ses ressources en l’EPIC.

Dans ce contexte, la CCDS a produit un cahier des charges qui précise ses besoins pour une assistance et la CCDS et l’OTIS se sont rapprochés pour définir les modalités méthodologiques de cette prestation.

Le préambule fait partie intégrante des présentes.

Il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 – OBJET

La présente convention a pour objet de définir les modalités dans lesquelles l’OTIS apportera ses savoir-faire et son assistance à la CCDS pour l’organisation et la réalisation de la collecte et de la gestion de la Taxe de Séjour sur son territoire pour les années 2025 – 2026 - 2027 (ci- après définie « la Mission »).4

ARTICLE 2 – METHODOLOGIE

La CCDS a établi ses besoins dans un cahier des charges (en annexe N°1 de la présente) fixant les objectifs visés en matière de collecte et de gestion de la Taxe de Séjour sur son territoire pour les années 2025-2026-2027. La présente méthodologie a pour but de répondre à ces objectifs.

Dans le cadre de la Mission, l’OTIS déclinera annuellement la méthodologie suivante :

- Mise en place du comité de pilotage prévu à l’article 5 des présentes avec la CCDS pour préciser et suivre des différentes étapes de la Mission ;

- Etape N°1 : réalisation d’un état des lieux complet des hébergements touristiques implantés sur le territoire de la CCDS au 01 janvier de l’année courante et soumis à l’obligation de collecte de la Taxe de Séjour instituée au réel. Contrôle de leur déclaration obligatoire en mairie dans les 4 communes de la CCDS, contrôle de leur capacité d’accueil en nombre de lits, contrôle de leur niveau de classement au 01 janvier dont dépendra la tarification applicable aux clients, contrôle de leur déclaration d’usage d’une ou plusieurs plateformes numériques de distribution (Abritel, Airbnb, …). Veille juridique sur le site internet de la Direction Générale des Entreprises en charge de la Taxe de Séjour au niveau national, pour préciser les conditions d’application de la taxe pour l’année en cours et à venir.

- Etape N°2 : animation d’une réunion de début d’année pour la concertation avec les hébergeurs. Compte-rendu aux hébergeurs des montants collectés et de l’utilisation par l’OTIS du produit de la Taxe de Séjour pour l’année précédente. Présentation d’un projet d’utilisation de ce produit pour l’année en cours. Rappel aux hébergeurs sur les règles de collecte de la taxe auprès de leurs clients, sur leurs obligations d’affichage, sur leurs déclarations trimestrielles des montants collectés et sur les modes de paiement des produits collectés directement au comptable public de l’OTIS. Rappel sur les mesures coercitives applicables aux hébergeurs en matière de retards de déclaration et/ou de paiement des produits collectés.

- Etape N°3 : gestion courante de la Taxe de Séjour durant l’année : contrôle des déclarations par les hébergeurs à la fin de chaque trimestre, contrôle de la cohérence des montants déclarés (taux de remplissage individuel par rapport au taux moyen, prise en compte de la conjoncture touristique, …), contrôle avec le comptable public des montants trimestriels versés, visites sur le terrain aux hébergeurs pour contrôler l’affichage obligatoire et les conseiller afin d’améliorer leur classement, leur taux de remplissage et mieux assurer la collecte de la taxe.

- Etape N°4 : établissement un mois après la fin de chaque trimestre d’un bilan trimestriel intermédiaire des montants déclarés et collectés, comparaison aux années précédentes, prise en compte du contexte touristiques, communication pour information à la CCDS de ce bilan intermédiaire qui retracera aussi les procédures de relance engagées pour les retards de déclaration ou de paiement, ainsi que les procédures de recouvrements engagées avec l’appui de la DRFIP.

- Etape N°5 : Rédaction avant le 31 janvier de l’année suivante du rapport final de la gestion de la Taxe de Séjour de l’année précédente intégrant le suivi par trimestre et le5

contrôle des paiements annuels de la taxe de séjour par les plateformes numériques de distribution (Abritel, Airbnb, etc.). Etablissement du compte annexe de gestion de la Taxe de Séjour pour que la CCDS puisse le joindre à son compte administratif. Présentation au comité de pilotage du rapport final de gestion détaillant l’utilisation des produits collectés par l’OTIS pour l’année passée et du projet d’utilisation pour l’année à venir (ci-après dénommé les « Livrables »). Le rapport comportera également les préconisations auprès de la CCDS pour la mise à jour par délibération des conditions de mise en œuvre de la Taxe de Séjour pour l’année suivante, en fonction des évolutions du droit portées, le cas échéant, par la Loi de Finance annuelle et l’application du barème légal d’indexation des tarifs de la taxe.

L’OTIS pourra faire appel à des sous-traitances pour mener sa Mission, il s’engage au respect des lois et règlements en la matière, en particulier le Code de la Commande Publique.

ARTICLE 3 - LIVRABLES

Les Livrables attendus à la fin de la Mission de trois ans sont :

- Les trois rapports finaux annuels de collecte et de gestion de la Taxe de Séjour, d’une trentaine de pages, et leurs annexes de la gestion trimestrielle.

Ces documents seront transmis par l’OTIS à la CCDS, dans les délais mentionnés à l’article 4 des présentes, sur support électronique. Ils seront présentés en comité de pilotage.

ARTICLE 4 – CALENDRIER PREVISIONNEL

La réalisation de la Mission s’établira conformément au calendrier prévisionnel suivant et s’achèvera 37 mois après le 01 janvier 2025 :

➢ JØ : signature de la convention entre la CCDS et l’OTIS

➢ J7 : mise en place du comité de pilotage et concertation sur le projet entre les Parties ➢ 1 an + 1 mois : fin des étapes N°1 à N°5 de l’année 2025

➢ 2 ans + 1 mois : fin des étapes N°1 à N°5 de l’année 2026

➢ 3 ans + 1 mois : fin des étapes N°1 à N°5 de l’année 2027

ARTICLE 5 – LE COMITE DE PILOTAGE

Un comité de pilotage sera constitué afin de s’assurer du bon déroulement et du suivi de la Mission. Le comité de pilotage pourra préciser les moyens à mobiliser et évaluer les Résultats.

Le comité de pilotage se composera des représentants :

- de la CCDS,

- de l’OTIS.

Le comité de pilotage se réunira autant de fois que de besoins durant toute la durée de la convention et en tout cas autour du 31 janvier de chaque année pour la présentation du rapport de gestion de l’année précédente.6

ARTICLE 6 – UTILISATION DES RESULTATS

L’ensemble des Livrables cités à l’article 3 des présentes et éléments produits lors de la Mission et remis par l’OTIS à la CCDS dans le cadre de la réalisation de la Mission, sont ci- après définis comme « les Résultats ».

Les Résultats sont détenus en copropriété par la CCDS et l’OTIS.

A ce titre,

- Les Parties peuvent chacune utiliser les Résultats, sur tout support, même partiels, de la Mission réalisée dans le cadre de la présente convention, sous réserve d’en informer préalablement par mail l’autre Partie.

- Les Parties peuvent chacune communiquer à des tiers les Résultats, sur tout support, même partiels, de la Mission, sous réserve d’en informer préalablement par mail l’autre Partie.

- Les Parties peuvent publier à titre gratuit exclusivement, l’ensemble des documents évoqués ci-dessus, sur tout support. La publication devra obligatoirement mentionner le nom des auteurs.

- Il est d’ores et déjà entendu entre les Parties qu’aucune d’elle ne pourra publier les Résultats de la Mission à titre onéreux.

Les Résultats devront comporter les logos de chacune des Parties, étant entendu que chaque Partie reste propriétaire de son logo.

ARTICLE 7 – DUREE

La présente convention a été conclue pour une durée de 37 mois (trente-sept mois) à compter du 01 janvier 2025.

ARTICLE 8 – CONFIDENTIALITE

Dans le cadre de l’exécution de la présente convention, les Parties sont tenues à une obligation de confidentialité. Chacune des Parties s’engage à ne divulguer aux tiers, directement ou indirectement, aucun document, connaissances, savoir-faire, renseignement et/ou information concernant l’autre Partie et ses modalités de fonctionnement dont elle aurait pu avoir connaissance ou accès au cours de l’exécution de la présente convention, à moins que lesdites informations confidentielles ne soient tombées dans le domaine public ou que leur divulgation soit rendue nécessaire en vertu d’un règlement particulier ou d’une injonction administrative ou judiciaire.

Les Parties sont tenues à cette obligation pendant toute la durée de la présente convention et sans limitation de durée après l’expiration de celle-ci.

L’OTIS s’engage également à exiger de la part de ses préposés , partenaires, sous-traitants avec lesquels il serait amené à travailler pour la réalisation de la Mission, la même obligation de confidentialité.7

ARTICLE 9 – CONDITIONS FINANCIÈRES

9.1 Budget

Le budget pour la réalisation de la Mission est évalué conformément au tableau de décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) joint en annexe N°2.

Avec un montant annuel de 36 000€ par an, le montant total de la prestation sur trois ans s’élève donc à 108 000€ HT, (cent-huit-mille euros Hors Taxes), non assujettis à la TVA en Guyane.

Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) - prix HT

Prestations d'assistance à la

collecte et à la gestion de la Taxe

de Séjour sur le territoire de la

CCDS

Coût 1/2

ETP

annuel

mobilisé

Coût forfaitaire des moyens

complémentaires (animation des

hébergeurs, visites sur le terrain,

relations comptable et CCDS,

rédaction du rapport de gestion

annuel et de ses annexes, etc.)

Totaux HT

Coûts année 2025 25 000 € 11 000 € 36 000 € Coûts année 2026 25 000 € 11 000 € 36 000 € Coûts année 2027 25 000 € 11 000 € 36 000 € TOTAL DES PRESTATIONS SUR

TROIS ANS 75 000 € 33 000 € 108 000 €

Le montant total indiqué englobe tous les coûts, il est donc ferme et définitif.

9.2 Modalités de paiement et de règlement de La CCDS

9.2.1 La CCDS s’engage à verser la rémunération de l’OTIS en quatre échéances :

- Une avance de 33,33% pour l’année 2025 au 05 février 2025, soit 36 000 € HT (trente-six mille euros Hors Taxes), non assujettis à la TVA en Guyane.

- Un acompte de 33,33% pour l’année 2026 au 05 février 2026, soit 36 000 € HT (trente-six mille euros Hors Taxes), non assujettis à la TVA en Guyane.

- Un acompte de 16,67% pour l’année 2027 au 05 février 2027, soit 18 000 € HT (dix-huit mille euros Hors Taxes), non assujettis à la TVA en Guyane.

- Le solde de 16,67% pour l’année 2027, en fin de prestation au 05 février 2028, soit 18 000 € HT (dix-huit mille euros Hors Taxes), non assujettis à la TVA en Guyane.

9.2.2 La CCDS s’engage à régler les factures qui lui seront présentées par l’OTIS dans un délai de 30 jours au plus tard à compter de leur dépôt sur la plateforme CHORUS pro.

Les paiements s'effectuent par virement bancaire au profit de l’OTIS sur le compte suivant :

Banque :

IBAN -8

Code SWIFT -

ARTICLE 10 - ASSURANCES

Dans le cadre de la Mission, l’OTIS et ses sous-traitants éventuels, doivent être garantis par une police d’assurance destinée à couvrir leur responsabilité civile en cas de préjudice causés à des tiers, y compris la CCDS, ou à la suite de tout dommage corporel, matériel et immatériel consécutif, du fait de l’opération en cours de réalisation ou après sa réception.

Pour justifier l’ensemble de ces garanties, l’OTIS doit fournir une attestation émanant de sa compagnie d’assurance ainsi que les attestations de ses sous-traitants, répondant aux mêmes conditions de garanties. Sur simple demande de la CCDS, l’OTIS doit justifier à tout moment du paiement de sa prime d’assurance ainsi que de celles de ses sous-traitants. ARTICLE 11 – MODIFICATIONS ET AJOUTS

Toute modification ou ajout à cette convention fera l'objet d'un avenant écrit et signé par les Parties sur la base des mêmes conditions tarifaires d'intervention.

ARTICLE 12 – CESSION ET TRANSMISSION DE LA PRESENTE CONVENTION

La présente convention étant conclue intuitu personae, l’OTIS et la CCDS, s’interdisent de la céder ou de la transférer, de quelque manière que ce soit, sans l’accord préalable, exprès et écrit de l’autre Partie.

ARTICLE 13 – RESILIATION

13.1 Inexécution fautive

La présente convention pourra être résiliée par anticipation, par l’une ou l’autre des Parties, en cas d’inexécution de l’une quelconque des obligations y figurant et/ou de l’une quelconque des obligations inhérentes à l’activité exercée.

A cet effet, en cas de manquement par l’une des Parties à la présente convention, non réparé dans un délai de 30 (trente) jours à compter de l’envoi par l’autre Partie d’une lettre recommandée avec accusé de réception notifiant le/les manquements en cause, la Partie lésée pourra résilier la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception sans qu’il soit besoin de procéder à aucune autre formalité, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

Les jours d’intervention entamés à la date d'effet de la résiliation et non encore facturées, feront l'objet d'une facturation accompagnée d'un rapport d'activités justifiant le nombre de jours utilisés.

13.2 Cessation d’activité

La présente convention pourra également être résiliée par anticipation en cas de liquidation ou redressement judiciaire de l’OTIS ou de la CCDS, dans les conditions légales et règlementaires en vigueur et, sous réserve, le cas échéant, des dispositions d’ordre public applicables.9

ARTICLE 14 – FORCE MAJEURE

Les Parties ne peuvent être tenues pour responsables de l'inexécution ou des retards dans l'exécution d’une de leurs obligations prévues à la présente convention si cette inexécution est due à la force majeure ou cas fortuit. De façon expresse, sont considérés comme cas de force majeure ou cas fortuits, ceux habituellement retenus par la jurisprudence des cours et tribunaux français ainsi que : les grèves totales ou partielles, lock-out, intempéries, blocage des moyens de transport ou d'approvisionnement pour quelque raison que ce soit, tremblement de terre, incendie, tempête, inondation, dégâts des eaux, restrictions gouvernementales ou légales, modifications légales ou réglementaires, blocage des télécommunications y compris du réseau de Orange ou tout autre opérateur, blocage indépendant de la volonté des Parties empêchant l'exécution normale de la convention. Cette liste n’étant pas exhaustive.

Le cas fortuit ou de force majeure suspend les obligations nées de la présente convention pendant toute la durée de son existence. Les obligations ainsi suspendues seront exécutées à nouveau dès que les effets de la (des) cause(s) de non exécution ou retard auront pris fin, dans un délai qui sera défini d’un commun accord par les Parties.

Dans l'éventualité où un cas fortuit ou de force majeure viendrait à différer l'exécution des obligations prévues à la présente convention, d'une période supérieure à 6 (six) mois, chacune des Parties pourra résilier la présente convention par courrier recommandé avec avis de réception, sans pouvoir exiger de l'autre Partie une quelconque indemnisation, sauf à établir la faute de celle-ci.

ARTICLE 15 – NULLITE PARTIELLE

L’annulation de l’une des stipulations de la présente convention n’entraînerait l’annulation de celle-ci dans son ensemble, que pour autant que la stipulation litigieuse puisse être considérée, dans l’esprit des Parties, comme substantielle et déterminante, et que son annulation remette en cause l’équilibre général de la convention.

En cas d’annulation d’une des stipulations de la présente convention, considérée comme non substantielle, les Parties s’efforceront de négocier une clause économiquement équivalente.

ARTICLE 16 – INDEPENDANCE DES PARTIES

La présente convention constitue une prestation de services conclue entre des personnes parfaitement indépendantes. Elle ne saurait constituer ni une société en participation, ni un contrat de travail, ni un mandat.

En conséquence, les Parties ne feront rien qui puisse induire en erreur un tiers à cet égard, ni prendre un quelconque engagement, ni offrir une quelconque garantie au nom de l’autre Partie et chacune des Parties fera son affaire personnelle de toutes charges fiscales et sociales résultant de sa propre activité.

ARTICLE 17 – LITIGES ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE10

La présente convention est soumise au droit français exclusivement. Les Parties s’efforceront de résoudre à l’amiable les différends qui pourraient surgir entre elles à propos de l’interprétation ou de l’exécution des termes de la présente convention.

En cas de désaccord persistant, les juridictions compétentes de Cayenne seront saisies.

ARTICLE 18 – ANNEXE

Sont annexés à la présente convention les documents suivants :

Annexe N°1 – Cahier des charges de la CCDS pour une assistance à la collecte et à la gestion de la Taxe de Séjour sur son territoire, paraphé et signé par l’OTIS, valant engagement.

Annexe N°2 – Tableau de décomposition du prix globale et forfaitaire (DPGF) de la prestation.

Fait à Kourou, le en deux exemplaires originaux.

La CCDS

Le Président

L’OTIS L’OTIS

Le Président Le directeur