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unknown - Communauté de communes - Haut-Béarn - 240410 27A TOU Convention d objectifs Office de Tourisme 2024 2026 tampon
Document publié le Mardi 31 janvier 2017
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Haut-Béarn - 240410 27A TOU Convention d objectifs Office de Tourisme 2024 2026 tampon)
Thèmes du document : Consommateurs, Tourisme, Assurance,
Envoyé en préfecture le 16/04/2024
Reçu en préfecture le 16/04/2024
Publié le S L O7
ID : 064-200067262-20240410-240410 27 _TOU-DE
+3 HAUTBÉARN * JYRÉNÉESBÉARNAISES * communauté de communes C3
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CONVENTION D’OBJECTIFS PLURIANNUELLE 2024/2026
ENTRE
LA COMMUNAUTE DE COMMUNES
DU HAUT-BÉARN
ET
L’OFFICE DE TOURISME DU HAUT-BÉARN Envoyé en oréfeciure le 16/04/2624
Reçu en préfecture le 16/04/2024 .
Pubiié te
ID : 064-200067262-20240410-246410 97 TQOU-DE
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Préambule
Conformément au Code du tourisme, articles L133-1 à L133-3, la Communauté de Communes du Haut- Béarn, par délibération en date du 31 janvier 2017 confie à l’Office de Tourisme du Haut-Béarn, créé au 1er avril 2017 sous forme d’un établissement public industriel et commercial (EPIC), les missions relevant du service public touristique local telles qu’énumérées par l’article L133-3du Code du Tourisme (CT), à savoir les missions de service public d’accueil et d’information des touristes, la promotion touristique et la commercialisation de l’offre marchande.
Il s’ensuit qu’une convention d’objectifs doit être conclue entre :
La Communauté de Communes du Haut-Béarn,
Dont le siège est à Oloron Sainte-Marie, 12 Place de Jaca, 64 400.
Représentée par son Président, Monsieur Bernard UTHURRY, agissant en cette qualité, dûment habilité par délibération du Conseil Communautaire en date du 8 décembre 2020 d’une part
Et,
L’Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial Office de Tourisme du Haut-Béarn, Dont le siège est à Oloron Sainte-Marie, Allées du Comte de Tréville, 64 400. Représenté par sa Présidente, Madame Lydie ALTHAPÉ, agissant en tant que représentant légal, dûment habilitée par délibération du comité de direction de l’Office de Tourisme du Haut-Béarn en date du 5 novembre 2020 d’autre part.
ARTICLE 1 – OBJET
Par la présente convention, l’Office de Tourisme du Haut-Béarn s’engage à mettre en œuvre les actions nécessaires afin de répondre à l’ambition politique de la Communauté de Communes du Haut-Béarn et aux axes stratégiques suivants :
▪ AXE A – Positionner la destination des Pyrénées béarnaises pour un tourisme durable toute l’année
▪ AXE B - Accompagner les professionnels du territoire pour répondre aux clientèles ciblées ▪ AXE C - Développer collaborations avec les territoires d’Aragon et de Navarre pour développer le tourisme transfrontalier
ARTICLE 2 – MISSIONS DE L’OFFICE DE TOURISME DU HAUT-BÉARN
2-1 : Accueil et information
Les objectifs :
▪ Assurer l’accueil et l’information des touristes et des résidents dans les bureaux d’information et proposer un service de réponse aux demandes en vis-à-vis et à distance (téléphone, courrier, courriel…) en trois langues au moins (français, anglais et espagnol).
▪ Traiter, structurer et mettre à jour les informations. Envoyé en préfecture le 16/04/2024
Reçu en préfecture le 16/04/2024
Publié le S L O7
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▪ Élargir la connaissance de l’offre touristique locale ainsi que les services à l’ensemble des opérateurs et prestataires locaux.
▪ Faciliter le séjour et l’accès du visiteur aux produits, composant l’offre touristique locale. ▪ Mettre en œuvre les services et prestations conformes aux critères de classement de la catégorie II. ▪ Gérer les sites internet des Pyrénées béarnaises et de la Pierre Saint-Martin pour valoriser l’offre et les axes stratégiques définis par la Communauté de Communes du Haut-Béarn. ▪ Concevoir, réaliser, éditer et diffuser des documents d’accueil et d’information sur l’offre touristique locale et des supports marketing de produits de séjours.
▪ Améliorer l’accès à l’information touristique par de nouvelles propositions.
2-2 : Promotion (Art L.133-3 alinéa 1 du CT)
L’Office de Tourisme du Haut-Béarn est le premier vecteur de la promotion touristique du territoire.
Les objectifs :
▪ Poursuivre l’effort sur la communication de la marque Pyrénées béarnaises pour attirer et fidéliser les visiteurs et favoriser ainsi la croissance et la rentabilité des prestations touristiques du Haut Béarn. ▪ Mettre en place une stratégie de promotion du territoire conforme aux axes stratégiques définis par la Communauté de Communes du Haut-Béarn, et en collaboration avec les territoires partenaires de l’Office de Tourisme du Haut-Béarn : coopération d’opportunités par axes et/ou filières. ▪ Promouvoir l’offre en liaison avec les partenaires : Conseil Départemental, de l’Agence d’Attractivité et de Développement Touristiques, du Conseil Régional, et du Comité Régional du Tourisme. ▪ Assurer les relations et les accueils de presse.
▪ Développer les synergies pour renforcer l’attractivité de la destination : Pyrénées béarnaises, valorisation des filières, labels thématiques…
▪ Animer le réseau de prestataires autour d’opérations de valorisation.
▪ Poursuivre et développer la présence du territoire sur le web / réseaux sociaux.
2-3 Animation de la destination (Art L.133-3 alinéa 3 du CT)
Les objectifs :
▪ Apporter un appui promotionnel aux organisateurs locaux de manifestations via des conventions de partenariats.
▪ Assurer l’animation des stations de ski / sites par convention en contrepartie de financements et moyens alloués, en priorisant les stations de montagne ou sites en Haut Béarn. ▪ Participer à la valorisation du label Pays d’Art et d’Histoire des Pyrénées béarnaises à l’appui d’un programme annuel conjointement défini.
2-4 Coordination des acteurs et promotion du tourisme (Art L.133-3 alinéa 2 du CT et Art L.133-1 du CT)
Les objectifs :
▪ Promouvoir et défendre les intérêts de l’économie touristique auprès des résidents et des institutions du territoire.
▪ Médiatiser les actions de l’Office de Tourisme. Envoyé en préfecture le 16/04/2024
Reçu en préfecture le 16/04/2024
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▪ Coordonner l’action de l’Office de Tourisme avec celle des services de la Communauté de Communes du Haut-Béarn.
▪ Fédérer les prestataires et les acteurs en les impliquant dans l’organisation de la présentation de leur offre sur le marché et la conception de produits en cohérence avec les actions de l’Office de Tourisme. ▪ Mobiliser et animer le réseau, renforcer la communication interne auprès des professionnels et des partenaires de l’Office de Tourisme.
▪ Présenter à la demande de la Communauté de Communes du Haut-Béarn, les éléments ou dossiers sollicités par cette dernière.
2-5 : Autres missions
2-5-1 Observation / veille touristique
Les objectifs :
▪ Mesurer la fréquentation (nombre de visiteurs à l’accueil des différents bureaux d’information, d’internautes, nombre de nuitées…) avec un comparatif avec les années précédentes. ▪ Mesurer le taux de satisfaction des clientèles accueillies à l’Office de Tourisme. ▪ Communiquer ces données à la Communauté de Communes du Haut-Béarn, les tenir à disposition des institutionnels et partenaires.
2-5-2 Aménagement / développement » (Art L.133-3 alinéa 5 du CT)
L’Office de Tourisme du Haut-Béarn est un partenaire technique de la collectivité pour le développement économique du territoire.
Les objectifs :
▪ Émettre des avis sur les projets d’équipements touristiques, conformément aux obligations légales. ▪ Inscrire l’Office de Tourisme du Haut-Béarn dans les diverses démarches de développement de projets du territoire. Envoyé en préfecture le 16/04/2024
Reçu en préfecture le 16/04/2024
Publié le S L O7
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2-5-3 Commercialisation (Art L.221-1 du CT)
Les objectifs :
▪ Conseiller les prestataires en matière de visibilité et de commercialisation ▪ Disposer d’une production d’activités, de séjour et d’excursions à destination des clientèles individuelles et groupes, notamment sur les filières prioritaires.
▪ Assurer la billetterie ou la réservation de spectacles privés, publics ou associatifs. ▪ Gérer les visites de site et / ou d’équipements par convention
▪ Proposer aux visiteurs la réservation et la vente de sites et/ou d’activités touristiques.
2-5-4 Organisation d’animations ponctuelles
Les objectifs :
Afin de développer la notoriété de la destination des Pyrénées Béarnaises et générer des recettes complémentaires, l’Office de Tourisme du Haut-Béarn peut organiser des événements sur son territoire en lien avec les axes stratégiques.
Pour cela, il doit rechercher des financements et élaborer des partenariats.
2-5-5 Accompagnement des porteurs de projets
En collaboration avec le pôle Politique Touristique de la CCHB, l’Office de Tourisme accompagne les porteurs de projets dans la définition et la mise en œuvre de leurs projets touristiques. L’objectif est de proposer une porte d’entrée unique pour apporter l’ingénierie nécessaire aux porteurs de projets pour les aider à bien positionner et commercialiser leurs équipements ou services. Cet accompagnement se fait également en concertation avec l’ensemble des services de la CCHB (urbanisme, économie, environnement…).
ARTICLE 3 – TAXE DE SEJOUR
La Communauté de Communes du Haut-Béarn délègue à l’Office de Tourisme du Haut Béarn : ▪ Le recouvrement de la taxe de séjour
▪ La mise en place d’une animation spécifique auprès des loueurs et des collectivités afin d’optimiser les recettes.
L’Office de Tourisme du Haut-Béarn nomme un régisseur de recettes au sein de son équipe pour collecter directement la taxe de séjour.
En cas de non-paiement ou d’absence de déclaration, l’Office de Tourisme du Haut-Béarn transmet au 15 février N+1 à la Communauté de Communes du Haut-Béarn la liste des logeurs défaillants ainsi que tous les éléments permettant de justifier des relances faites pour procéder au recouvrement contentieux. La Communauté de Communes du Haut-Béarn pourra être amenée à engager la procédure de taxation d’office comme le prévoit la loi.
Les recettes de la taxe de séjour sont affectées à des dépenses destinées à favoriser la fréquentation touristique de la destination. Envoyé en oréfeciure le 16/04/2624
Reçu en préfecture le 16/04/2024 .
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ARTICLE 4 – ORGANISATION
L’Office de Tourisme du Haut-Béarn est organisé en 4 sites d’accueil :
▪ Oloron Sainte-Marie / Siège social - Allée du Comte de Tréville - 64 400
▪ Bedous / bureau d’informations touristique - Place François Saraillé – 64 490 ▪ Arette/ bureau d’informations touristique – Place de la mairie – 64 570
▪ La Pierre Saint-Martin / bureau d’informations touristique – Maison de la Pierre – 64 570
ARTICLE 5 – LOCAUX
1. Le siège social de l’Office de Tourisme du Haut Béarn est basé à la villa Bourdeu, Allée du Comte de Tréville, 64 400 Oloron Sainte-Marie.
Une convention d’occupation des locaux établie entre la commune d’Oloron Sainte-Marie et l’Office de Tourisme du Haut-Béarn détermine les conditions de mise à disposition des locaux. 2. Pour le bureau d’informations touristique d’Arette, une convention d’occupation des locaux établie entre la commune d’Arette et l’Office de Tourisme du Haut-Béarn détermine les conditions de mise à disposition des locaux.
3. Pour le bureau d’informations touristique de La Pierre Saint-Martin, les locaux sont mis à disposition à titre gracieux par le Syndicat Mixte de la Pierre Saint-Martin.
4. Pour le bureau d’informations touristique de Bedous, une convention d’occupation des locaux établie entre la commune de Bedous et l’Office de Tourisme du Haut-Béarn détermine les conditions de mise à disposition des locaux.
ARTICLE 6 – LES OBLIGATIONS DE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES
La collectivité définit la politique touristique et apporte à l’Office de Tourisme du Haut-Béarn les moyens lui permettant de mettre en œuvre la stratégie.
6.1 : SUBVENTION DE LA COLLECTIVITE
La collectivité s’engage à soutenir financièrement l’Office de Tourisme du Haut-Béarn dans l’accomplissement des différentes missions préalablement exposées.
La participation financière annuelle de la collectivité à l'office de tourisme, d’un montant de 780 000 €, sera maintenue pour les 3 prochaines années, sous réserve du vote du budget de la CCHB qui, en cas de modulation, se traduirait bien entendu au niveau du plan d’action annuel.
Enfin, des crédits complémentaires pourront être alloués par la communauté de communes après vote du conseil communautaire pour toute autre mission supplémentaire ponctuelle ou permanente confiée à l’Office de Tourisme du Haut-Béarn ou en cas d’événements exceptionnels. Cela fera l’objet d’un avenant à la présente convention stipulant la nature, la durée et le montant des crédits accordés.
A la fin de l’exercice comptable, l’Office de Tourisme du Haut-Béarn donnera à la Communauté de Communes du Haut-Béarn un compte rendu de l’emploi des crédits et de tous les justificatifs nécessaires (Compte Administratif, Budget Primitif, rapport d’activités, état des effectifs). Envoyé en oréfeciure le 16/04/2624
Reçu en préfecture le 16/04/2024
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Au moment de la préparation du Débat d’Orientation Budgétaire et des budgets primitifs 2024 / 2025 / 2026, l’Office de Tourisme du Haut-Béarn présentera à la Communauté de Communes du Haut-Béarn son rapport d’activités de l’année écoulée, et ses propositions d’actions chiffrées pour l’année suivante préalablement débattues lors des orientations budgétaires de son comité de direction.
6.2 : LES MODALITES DE VERSEMENTS
La subvention fera l’objet de versements mensuels. Un état récapitulatif mentionnant le détail des versements signé du Président de la Communauté de Communes du Haut-Béarn et de la Présidente de l’Office de Tourisme du Haut-Béarn sera transmis au Trésor Public.
Les versements seront effectués sur le compte de l’Office de Tourisme du Haut-Béarn.
6.3 : L’OBSERVATION TOURISTIQUE
La Communauté de Communes du Haut-Béarn, à travers son Pôle Politique Touristique, et dans le cadre de sa mission d’observatoire touristique, évaluera, selon les moyens alloués, l’impact économique de la politique touristique mise en œuvre sur le territoire du Haut-Béarn, et mettra à la disposition de l’Office de Tourisme du Haut-Béarn toutes les données dont elle dispose.
ARTICLE 7 – OBLIGATIONS DE L’OFFICE DE TOURISME DU HAUT-BÉARN
En contrepartie du soutien lui étant apporté par la Communauté de Communes du Haut-Béarn, l’Office de Tourisme du Haut-Béarn s’engage à :
▪ exercer ses activités dans le strict respect des lois et règlements en vigueur ou à venir, relativement à tous les domaines de ses activités. L’Office de Tourisme du Haut-Béarn est seul responsable juridiquement des actions qu’il engage, ainsi que des dommages susceptibles de naître de ses activités. Il a donc l’obligation de souscrire toutes les polices d’assurances couvrant sa responsabilité civile et les dommages aux biens.
▪ participer aux réflexions sur l’élaboration de la stratégie de développement touristique et de promotion et de communication pilotées par la collectivité.
▪ collaborer à toutes les démarches partenariales engagées par la collectivité : Pays de Béarn, Montagne béarnaise etc…
▪ informer en temps réel la Communauté de Communes du Haut-Béarn de toute décision stratégique de son comité de direction relative au développement de l'action et des projets touristiques du territoire ne figurant pas dans le plan d’actions annuel présenté et donné à la collectivité.
▪ assurer une veille juridique, technique et contextuelle en matière de tourisme.
▪ fournir à la collectivité un plan d’action annuel, détaillé et chiffré pour compléter cette convention étant donné les ajustements opérationnels qui peuvent s’avérer nécessaires. Envoyé en oréfeciure le 16/04/2624
Reçu en préfecture le 16/04/2024 .
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ARTICLE 8 – SUSPENSION DE LA CONVENTION
Si la collectivité constate que l’Office de Tourisme du Haut-Béarn ne remplit pas tout ou partie de ses obligations contractuelles, elle a la possibilité de suspendre le versement de sa participation financière selon la procédure suivante :
▪ elle informe l’Office de Tourisme du Haut-Béarn des manquements, en motivant ses griefs, ▪ le représentant légal de l’Office de Tourisme du Haut-Béarn dispose d’un délai de quinze jours à compter de la notification du manquement pour répondre aux griefs,
▪ si les réponses ne permettent pas de satisfaire la collectivité, cette dernière peut décider de suspendre le versement de la subvention.
ARTICLE 9 – MODIFICATION DE LA CONVENTION
La présente convention peut être modifiée par avenant, à tout moment, avec simple accord mutuel des parties.
ARTICLE 10 – RESILIATION DE LA CONVENTION
En cas de non-respect de ses obligations par l’une ou l’autre des parties, son cocontractant la met en demeure de mettre fin au manquement. Lorsque, suite à la mise en demeure, le manquement persiste, il peut être mis fin à la convention par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée à la partie défaillante avec un préavis de trois mois.
Pour tout litige qui pourrait naître entre les parties quant à l’interprétation ou l’exécution de la présente convention, les parties s’obligent, préalablement à toute instance, à rechercher un accord amiable.
Dans le cas où aucune conciliation ne pourrait intervenir, les parties font d’ores et déjà attribution de juridiction aux tribunaux compétents.
ARTICLE 11 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE LA CONVENTION
La convention est conclue pour une durée de 3 ans. Elle prend effet rétroactivement le 1er janvier 2024 et prend fin le 31 décembre 2026.
Fait à Oloron Sainte-Marie, le
Pour la Communauté de Communes du Haut-Béarn
Monsieur Bernard UTHURRY, Président Envoyé en oréfeciure le 16/04/2624
Reçu en préfecture le 16/04/2024 .
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Pour l’Office de Tourisme du Haut-Béarn
Madame Lydie ALTHAPÉ, Présidente