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Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 par la commune de Rouen.
Lien du pdf (Conseil Municipal - 22 9ann)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Tourisme, Banque,
1
CONVENTION
RELATIVE AU DEPÔT DES ARCHIVES ANCIENNES ET DES REGISTRES PAROISSIAUX DE LA VILLE DE ROUEN
AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALES DE LA SEINE-MARITIME
- Vu le Code du Patrimoine et notamment ses articles L212-6 et L212-12 - Vu la délibération de Conseil municipal de la Ville de Rouen du 2 juillet 2010 et du 3 octobre 2016 - Vu la convention établie entre le Département de Seine-Maritime et la Ville de Rouen du
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Le Département de la Seine-Maritime, représenté par son président Bertrand Bellanger agissant en vertu d’une délibération de la commission permanente en date du
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La Ville de Rouen représentée par son maire agissant en vertu d’une délibération du Conseil municipal en date du 16 décembre 2021
IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Les Archives municipales ne bénéficiant pas de locaux adaptés à leur conservation, le Conseil municipal de la Ville de Rouen avait décidé, le 27 février 1920, le dépôt des archives anciennes de la Ville de Rouen dans les magasins de la Bibliothèque municipale Villon.
Les rapports successifs d’inspection de la Direction générale des Patrimoines ayant mis en évidence l’absence de politique de classement, de communication et de valorisation de ces archives, il a été décidé de déposer les archives anciennes et révolutionnaires sur le nouveau site des Archives historiques du Département situé au Pôle culturel Grammont. Ce dépôt, formalisé dans le cadre d’une convention signée le 26 juillet 2010 et renouvelée en 2016, visait à mettre en place un classement réglementaire et à valoriser le riche patrimoine de la Ville de Rouen, tout en leur assurant des conditions optimales de conservation.
Le récolement préalable au reclassement définitif a pu être mené quasiment à son terme. Des travaux de numérisation et de restauration ont été engagés et, en direction du public, le fonds ancien déposé a fourni le matériau principal de l’exposition « Rouen retrouvée », organisée avec la Ville en 2021 et accompagnée d’une importante publication.
Depuis 2012, la Ville de Rouen s’est engagée dans une démarche de constitution d’un projet de service au sein du Service Archives et Documentation, appliquant les directives de la Direction générale des Patrimoines (recrutement d’archivistes, démarche de collecte, de classement et de valorisation des documents reflétant l’activité municipale depuis 1800). En attendant que le service dispose des moyens et locaux adaptés à la conservation et à la communication de ce fonds, et afin de permettre de poursuivre le travail de traitement scientifique et de reclassement engagé depuis 2010, il est nécessaire de renouveler la convention signée en 2016 et échue en octobre 2021. 2
TITRE 1 - CONDITIONS GENERALES
Article 1 : Objet
La présente convention fixe les conditions du dépôt des archives de la Ville de Rouen antérieures à 1800 auprès de la Direction des Archives départementales de la Seine-Maritime.
Article 2 : Propriété des archives
La Ville de Rouen conserve la propriété de ses archives conformément à l’article 212-6 du Code du Patrimoine.
Article 3 : Contenu des fonds d’archives déposés
Les fonds déposés par la Ville de Rouen sont les suivants :
Fonds ancien de la ville (XIIe siècle-1789), incluant les registres paroissiaux de la collection communale, le chartrier et les registres de délibération (409 registres, 876 registres paroissiaux, 491 boîtes totalisant 168 mètres linéaires).
Fonds révolutionnaire (1789-1800) (805 registres ou liasses totalisant 49,20 mètres linéaires, plus 0,50 de documents postérieurs).
TITRE II – ACCUEIL, TRAITEMENT ET COMMUNICATION DES FONDS
Article 4 : Missions de la Direction des Archives départementales
En charge du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques dans l’étendue du département, la Direction des Archives départementales assure par ailleurs la collecte, la conservation, le classement et la communication :
1. des archives définitives en provenance des services de la collectivité départementale et des services de l’État ayant leur siège dans le département, quel que soit leur ressort, ainsi que des minutes des officiers publics ;
2. des archives privées qui leur sont confiées ;
3. des archives anciennes déposées par les communes de moins de 2000 habitants et, si elles le souhaitent, par les communes de plus de 2000 habitants.
La Direction des Archives départementales exerce ses missions selon les lois, décrets et règlements qui régissent les services d’archives publics en France. A ce titre, elle est elle-même placée sous le contrôle scientifique et technique de la Direction générale des Patrimoines.
Article 5 : Conservation
Les archives déposées par la Ville de Rouen sont conservées au Pôle des Archives Historiques, situé au Pôle Culturel Grammont. Les locaux de conservation font l’objet d’une régulation thermo- hygrométrique, sur la base des prescriptions de la Direction générale des Patrimoines, avec un suivi régulier assuré par le service de l’exploitation et de la sécurité. Un plan d’urgence est en cours d’établissement.
La Direction des Archives départementales réalise, en parallèle des travaux de classement, un suivi de l’état de conservation des registres déposés. 3
Un bilan des opérations menées de 2010 à 2015 a été présenté lors d’une réunion le 1er septembre 2016. Un second bilan a été transmis lors d’une réunion réalisée le 14 octobre 2019. Le bilan des actions menées de 2019 à 2021 sur ces fonds déposés a été analysé lors d’un échange le 26 août dernier. Cet état sera actualisé, en fonction des travaux réalisés, à l’occasion des bilans annuels évoqués à l’article 11.
Article 6 : Opérations de restauration et de numérisation
Afin de garantir la préservation des originaux ainsi que l’accès aux informations contenues dans les documents, la Direction des Archives départementales proposera, si nécessaire, à la Ville de Rouen, la mise en œuvre de programmes de restauration, de numérisation et d’estampillage.
Ces opérations seront à la charge du Département, qui aura en contrepartie l’exploitation exclusive des fichiers numériques réalisés pendant la durée de la convention.
La Direction des Archives départementales transmettra à la Ville une copie des fichiers réalisés suite à ces opérations de numérisation en vue d’un archivage électronique et d’une diffusion auprès du public, conformément aux règles de communicabilité, à la fin de la durée de la convention.
Article 7 : Traitement scientifique
La Direction des Archives départementales assure le traitement scientifique des fonds déposés, conformément aux directives de la Direction générale des Patrimoines et dans le respect de l’individualité de ces fonds.
Les projets de classement et d’instruments de recherche seront soumis à la Ville de Rouen préalablement à la reprise matérielle des fonds.
L’état de classement actuel est présenté en annexe, précisant les interventions effectuées depuis 2010. Cet état sera actualisé, en fonction des travaux réalisés, à l’occasion des bilans annuels évoqués à l’article 11.
Article 8 : Communication
8.1 – Communication aux services de la Ville
La Ville pourra obtenir la communication avec déplacement de documents, dans le but d’une exploitation culturelle ou pédagogique. Le transfert temporaire de ces archives sera réalisé sous la responsabilité de la Ville de Rouen.
Si les archives sollicitées sont en cours de classement, en cours de restauration ou si leur exposition engendre une altération du support, la Direction des Archives départementales proposera la numérisation des archives à des fins d’exposition de fac-similés. Les frais de reproduction seront pris en charge par les services de la Ville de Rouen.
Le Service Archives et Documentation de la Ville de Rouen sera tenu informé des demandes émanant d’autres services de la Ville.
8.2 – Communication au public
La consultation en salle de lecture
La Direction des Archives départementales assure la communication des documents au public en salle de lecture. Cette communication s’effectue sous le contrôle du personnel du service dans le respect des règles de communicabilité régies par le Code du Patrimoine et des règles de sécurité définies par la Direction générale des Patrimoines. L’ensemble de ces conditions de communication est porté à la connaissance des usagers dans le règlement de la salle de lecture. 4
La Direction des Archives départementales se réserve la possibilité de retirer un document de la communication directe aux lecteurs si son état le nécessite, si les documents sont en cours de classement, ou s’ils sont numérisés et mis en ligne sur le site internet et/ou en salle de lecture sur le portail. Les documents non communicables en raison de leur état pourront faire l’objet d’une restauration ou d’une numérisation dans les conditions fixées par l’article 6.
Les prêts extérieurs
Les demandes de prêts extérieurs (expositions) sont soumises à l’accord préalable de la Ville de Rouen. Ces demandes seront instruites selon les modalités de prêt utilisées par la Direction des Archives départementales. La Ville de Rouen fournira un avis préalable sur les conditions d’assurance qui pourra être suspensif. Lors de ce projet, la Direction des Archives départementales veillera à ce que l’emprunteur mentionne l’origine des documents avec leur cote dans le fonds des Archives municipales de Rouen, et respecte les conditions de sécurité lors de l’exposition de ces archives au public.
Les publications en ligne
L’état des sources numérisées et disponibles en salle de lecture et/ou sur le site internet des Archives départementales est présenté en annexe. Cet état sera actualisé, en fonction des travaux réalisés, à l’occasion des bilans annuels évoqués à l’article 11.
Article 9 : Valorisation
La Direction des Archives départementales travaille à la valorisation des fonds déposés, en lien avec les autres fonds existants, par la mise en œuvre d’actions culturelles et pédagogiques destinées à un public le plus large possible.
Elle mène ces actions dans le respect des règles de conservation des documents qui lui sont confiés.
Elle informera la Ville de Rouen des expositions ou actions de valorisation (conférences, ateliers éducatifs, ...) où seraient utilisés des archives de la Ville de Rouen, en mentionnant l’origine des fonds, et l’associera dans le cas de projets qui leur seraient particulièrement consacrés. Elle transmettra à la Ville de Rouen deux exemplaires de publications réalisées dans le cadre de ces expositions, à des fins de communication en salle de lecture et de conservation.
Elle pourra collaborer aux actions de valorisation du patrimoine menées par la Ville ou tout autre de ses partenaires (universitaires, services culturels,...).
TITRE III – CLAUSES PARTICULIERES
Article 10 : Exploitation des documents
La Direction des Archives départementales pourra reproduire et exploiter dans le cadre de ses activités les images numériques produites à l’occasion de cette convention, sous réserve de la mention de la propriété des fonds, et ce sans limitation de durée. Les Archives départementales et municipales pourront les exploiter au sein de leurs espaces respectifs de communication (salle de lecture et site internet), dans le respect des règles de réutilisation des données publiques.
Durant la durée de la convention, la Ville de Rouen laisse au Département la libre exploitation commerciale de ces images et autorise la Direction des Archives départementales à gérer les demandes de reproductions pour des expositions ou publications extérieures.
Article 11 : Bilan annuel
Une réunion associant la Direction des Archives départementales et la Ville de Rouen sera organisée chaque année, à la date anniversaire de signature de la convention, pour échanger sur les travaux 5
menés et les perspectives de l’année suivante. À cette occasion, un bilan des travaux réalisés en matière de classement, de conditionnement, de restauration, de numérisation et de mise en ligne et des communications faites sur les fonds concernés sera remis à la Ville.
Article 12 – Avenants
La présente convention pourra faire l’objet si nécessaire, de compléments ou de précisions par voie d’avenant.
Article 13 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée de quatre ans, à compter de la date de signature par les deux parties. Elle est renouvelable par tacite reconduction.
Article 14 : Retour des fonds à la Ville de Rouen
La Ville de Rouen pourra dénoncer cette convention et solliciter la restitution des fonds si elle bénéficie de locaux conformes aux normes des Archives de France et des moyens nécessaires pour assurer la conservation pérenne et la communication des fonds précités, une fois leur reclassement achevé.
En cas de dénonciation par la Ville de Rouen, le transfert des archives s’effectuera à sa charge.
La Ville de Rouen s’est engagé en janvier 2021 dans un projet de réhabilitation d’un site de conservation visant à la mise en conformité et à l’augmentation des capacités de conservation dès 2024. La rétrocession des fonds d’archives anciennes dans ces nouveaux locaux fera l’objet d’une analyse commune afin d’assurer la continuité des actions menées depuis 2010 au sein des Archives Départementales de Seine Maritime.
Article 15 : Litiges
En cas de litiges, les parties s’engagent à trouver une solution amiable. À défaut, le litige pouvant résulter de l’application de la présente convention sera tranché par la juridiction compétente.
Fait à ROUEN en quatre exemplaires, Le
Pour le Département de la Seine-Maritime Pour la Ville de ROUEN
Le Président, Le Maire, Bertrand BELLANGER Nicolas MAYER-ROSSIGNOL