Déliberation - DEL2022118PO Renouvellement de conventions Actions culturelles AMICALE BROSSOLETTE

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Déliberation - DEL2022118PO Renouvellement de conventions Actions culturelles AMICALE BROSSOLETTE Document publié le Mercredi 14 décembre 2022 par la commune d'Hem. Lien du pdf (Déliberation - DEL2022118PO Renouvellement de conventions Actions culturelles AMICALE BROSSOLETTE)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit, ASSOCIATIONS AMICALE BROSSOLETTE, AMIS DE BEAUMONT, ARIC, CREA’D’ABORD CONVENTION DE MISE A DISPOSITION D’UN LOCAL MUNICIPAL - 2023 (ANNEXE 1 DE LA CONVENTION D’OBJECTIFS)

Entre :

La Ville de Hem, représentée par son Maire, autorisé à signer la présente convention par délibération en date du 14 décembre 2022, ci-après dénommée la Ville, d’une part, Et :

L’association des Amis de Beaumont, représentée par sa présidente, L’amicale Laïque Pierre Brossolette, représentée par sa présidente, L’amicale des retraités indépendants et cadres, représentée par son président, Les Créa’d’abord, représentée par son président,

ci-après dénommées les associations, d’autre part,

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – OBJET

Dans le cadre des conventions d’objectifs conclues entre la Ville et les associations, la Ville met à la disposition des associations, qui acceptent en l’état, un local municipal. La mise à disposition sera précédée d’un état des lieux contradictoire.

ARTICLE 2 – DESIGNATION

Le local mis à disposition est constitué d’une partie du Centre Intergénérationnel de Beaumont Maurice Schumann, situé rue Racine à Hem, soit un local de rangement, un bureau, une salle d’activités, ainsi que l’accès aux sanitaires. Le détail des locaux apparaît dans le tableau ci-après.

ARTICLE 3 – REDEVANCE

Cette mise à disposition est consentie à titre gratuit. Toutefois, les associations s’obligent à faire figurer dans tous leurs documents budgétaires et comptables, l’avantage en nature ainsi consenti dont le coût leur sera notifié chaque année par la ville.

ARTICLE 4 – DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est consentie pour l’année 2023. Elle peut être renouvelée. Cependant, les parties se réservent le droit de l’interrompre à tout moment sur préavis de 15 jours, par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 5 – PLANNING D’UTILISATION ET CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT

Ces locaux sont utilisés dans leur ensemble par les deux associations selon un planning arrêté avec la Ville, fixé comme suit :

- La totalité des locaux du lundi au vendredi, pour l’association des Amis de Beaumont, excepté le mardi matin et le vendredi après midi ;

- La totalité des locaux le mercredi de 14 h à 18 h pour l’ARIC ; - La totalité des locaux du samedi au dimanche pour l’Amicale Laïque Pierre Brossolette sauf manifestation exceptionnelle organisée par les Amis de Beaumont. Cette manifestation aura fait l’objet d’un accord préalable entre les parties.

- La totalité des locaux le jeudi de 13h30 à 17h pour Les Créa’d’abord

Les locaux ne pourront être utilisés à d’autres fins que celles concourant à la réalisation de l’objet de la convention d’objectifs sans l’accord des parties et, le cas échéant, des autorités administratives de tutelle. La Ville se réserve la possibilité d’effectuer à tout moment, un contrôle technique des locaux et des installations afin de vérifier la sécurité et leur bonne utilisation. A cette occasion, et pour tous travaux lui incombant, elle peut être amenée à fermer momentanément les locaux.Aucune transformation ou amélioration des lieux ne peut être décidée ou réalisée par les associations sans l’accord écrit de la ville. La duplication des clefs confiées par la ville est formellement interdite.

ARTICLE 6 – CHARGES – UTILISATION DES FLUIDES

Dans le cadre des dispositions prévues par l’Etat en faveur de la sobriété énergétique, les utilisateurs des locaux municipaux sont appelés à la plus grande vigilance quant à leur consommation énergétique. Il leur est en particulier demandé de veiller au respect des mesures adoptées par le conseil municipal le 5 octobre 2022, et ainsi dans le cadre de leurs activités, d’être strictement attentifs à ce que :

1. L’ensemble des équipements bureautiques et informatiques éventuellement utilisés soit effectivement éteint à l’issue de l’activité (et non simplement mis en veille) ; 2. La température de chauffage dans les locaux accueillant des activités culturelles ou de loisirs soit impérativement limitée à 19°C ; Cette mesure proscrit tout recours aux appareils chauffants électriques.

3. La température dans les salles de sport soit limitée à 16°C ; 4. Les équipements de loisirs occupés par les activités associatives, en particulier sportives, soient impérativement fermés au plus tard à 22 heures ;

5. Les salles mises à disposition soient utilisées de manière optimale, en rapport avec le format de la réunion ou de la manifestation prévue, ou de l’activité exercée. Si nécessaire, la ville se réserve la possibilité de relocaliser les activités de l’association en lien avec cette disposition.

Si nécessaire, d’autres initiatives pourront venir compléter cette stratégie de sobriété énergétique.

Par ailleurs, l’association s’engage à user raisonnablement des locaux et du matériel mis à sa disposition. Elle prendra en charge les dégâts qu’elle aura occasionnés. En particulier, elle veillera :

1. A n’user du chauffage qu’en tant que nécessaire et à veiller à ce que fenêtres et issues soient closes quand le chauffage est activé

2. A éteindre l’électricité dans les pièces vides et à tout éteindre (électricité et chauffage) en quittant les lieux

3. A fermer correctement les arrivées d’eau.

4. A effectuer le rangement et le nettoyage de la salle. ainsi que les menues dépenses d’entretien des locaux selon les dispositions du décret n°87-712 du 26 août 1987 (remplacement des lampes, maintien en état de propreté des revêtements intérieurs, remplacement des clés perdues ou détériorées, et autres dépenses). Si la Ville engageait ces dépenses en lieu et place de l’association, elle lui en demanderait remboursement. La Ville assure la maintenance des bâtiments entrant dans sa responsabilité de propriétaire, conformément aux dispositions du Code Civil.

5. A s’assurer de la fermeture des issues et mise en œuvre des dispositifs de sécurité. Si les associations venaient à constater un dysfonctionnement (fuite ou autre), elles en avertissent immédiatement leur service pilote, qui organisera la réparation nécessaire. Les consommations de fluides et abonnements s’y rapportant sont supportés par la Ville.

ARTICLE 7 – CESSION ET SOUS-LOCATION

Toute cession des droits résultant de la présente ou sous-location des lieux mis à disposition est interdite.

ARTICLE 8 – ASSURANCE

Les associations souscrivent toutes les polices d’assurance nécessaires pour garantir leur responsabilité civile et les risques locatifs de façon que la responsabilité de la collectivité ne puisse être mise en cause. Elles justifient à chaque demande de l’existence de telles polices d’assurance et du règlement des primes correspondantes.La ville se réserve le droit de saisir directement les assurances des associations afin de couvrir les frais de tout sinistre survenant dans le local mis à disposition.

ARTICLE 9 – AVENANT

Toute modification du contenu de la présente convention fera l’objet d’un avenant à celle-ci, autorisé par une délibération de la Ville et du Conseil d’Administration des associations.

ARTICLE 10 – EXPIRATION

A l’expiration de la présente convention, les associations devront libérer les locaux et restituer l’intégralité des biens mis à leur disposition (matériel et mobilier), le tout en bon état d’entretien et de propreté. Cette restitution fera l’objet d’un état des lieux contradictoire.

ARTICLE 11 – RESILIATION

En cas de non-respect des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties, à l’expiration d’un délai de un mois suivant la réception d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. Ce délai peut être ramené à 48 heures si un intérêt public l’exige expressément.

Hem le

Pour les Amis de Beaumont Pour l’Amicale P. Brossolette Pour l’ARIC La Présidente La Présidente Le Président

Mme JUSY Mme BERTIN M. BAUSIERE

Pour les Cré’d’abord, Pour le Maire et par délégation Le Président, L’adjoint aux affaires culturelles, à l’animation et à la vie Associative,

M. CAGNARD M. LECLERCQ

COORDONNEES D’ASSURANCE :

Amis de Beaumont : amicale Pierre Brossolette ARIC n° de police : n° de police : n° de police Compagnie : Compagnie : Compagnie : Date d’échéance : Date d’échéance : date d’échéance :

Créa’d’abord :

N° police :

Compagnie :

Date d’échéance :

BIENS IMMOBILIERS MIS A DISPOSITION DES ASSOCIATIONS

Adresse Description Surfaces

CENTRE

INTERGENERATIONNEL

DE BEAUMONT MAURICE

SCHUMANN,

RUE RACINE A HEM

LOCAL DE RANGEMENT

BUREAU

LOCAL D’ACTIVITES

15.04 M2

13.81 M2

25 M2