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Déliberation - convention objectif COS
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Mérignac.
Lien du pdf (Déliberation - convention objectif COS)
Thèmes du document : Consommateurs, Justice et droit, Handicap et inclusivité,
CONVENTION PLURIANNUELLE D’OBJECTIFS ENTRE LA VILLE DE MERIGNAC ET L’ASSOCIATION COMITE DES ŒUVRES SOCIALES DES AGENTS DE LA VILLE DE MERIGNAC
ENTRE
La Ville de Mérignac représentée par son maire, Alain ANZIANI, dûment habilité es-qualité en application d’une délibération du Conseil Municipal en date du ...................... .......... désignée sous le terme « la collectivité»
D’une part
ET
L’association Comité des Œuvres Sociales des agents de la ville de Mérignac régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est situé à l'hôtel de ville de Mérignac. représentée par sa Présidente, Sophie LARTIGUE MEYNIEU
et désignée sous le terme « l’association COS»
D’autre part
PREAMBULE
Considérant que la collectivité a pris connaissance du projet initié et conçu par l’association dans le cadre de son objet statutaire
Considérant que la collectivité fonde son action sur des principes de Développement Durable, et a inscrit, dans sa charte de la vie associative, au titre de ses priorités, de créer de l'initiative citoyenne et solidaire, fonder des relations sur le contrat, la durée, la transparence et l’évaluation, reconnaître aux associations l'exercice d'une fonction critique indispensable au fonctionnement de la démocratie, faire respecter le principe de non- discrimination des personnes dans l'engagement associatif, promouvoir l'engagement citoyen des bénévoles ,
Considérant que depuis la loi du 19 février 2007, l’action sociale constitue une dépense obligatoire de l’ensemble des employeurs locaux qui peuvent confier à titre exclusif la gestion de tout ou partie des prestations dont bénéficient les agents à des organismes à but non lucratif ou à des associations régies par la loi du 01 juillet 1901 relative au contrat d’association,
Considérant que la collectivité souhaite partager, au titre d'objectifs généraux, avec l'ensemble des associations conventionnées,
la contribution à l'animation de la collectivité en favorisant la parole et la participation des agents,
le développement d’actions de mise en œuvre du projet éducatif de la ville en direction de l'enfance et de la jeunesse,
la mise en place d’actions favorisant l'égalité des chances dans la vie pour tous en initiant des projets de solidarité et de lien social.
Considérant que le projet présenté par l’association répond aux critères de l’intérêt général et de l’intérêt local, Il est convenu et décidé ce qui suit :
Article 1 – Objet de la convention
Par la présente convention, l'association COS dont l’objet est
de resserrer les liens entre ses membres,
de gérer les activités de toute nature tendant à favoriser l'accès, la découverte, la création dans les domaines sociaux, culturels, sportifs, de loisirs et de tourisme au profit des agents communaux, titulaires ou non, de leur conjoint et de leur enfant ainsi que des agents retraités,
s’engage à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre, en cohérence avec les orientations de politique publique locale rappelées dans le préambule, les axes de fonctionnements sont :
le soutien aux membres en difficulté, notamment par l'attribution d'allocations d'entraide à caractère exclusivement social ;
la mise en œuvre progressive du quotient familial dans l’attribution des prestations sociales,
la mise en place d’une épargne salariale mensuelle dans le cadre du dispositif des chèques vacances ;
la création, le développement et la gestion d'œuvres sociales, ayant pour objet d'améliorer sous des formes les plus diverses, les conditions de bien-être de ses membres par l'organisation d'activités variées, notamment à caractère social, culturel, sportif et de loisir,
l'organisation de manifestations de toute nature (fêtes, voyages, excursion....) ayant pour but de resserrer les liens de solidarité qui doivent unir les membres de l'association dont l'organisation d'un arbre de Noël à destination des enfants des agents de la ville ;
la mise en place de groupements d'achats ou coopératives de toutes natures et d'une manière générale, toute opération permettant de créer, maintenir et développer toute action de solidarité commune entre les membres adhérents du comité, selon les conditions particulières définies au sein du règlement intérieur du COS.
L’association ne manquera pas de faire mention du partenariat avec la ville de Mérignac en apposant son logo sur ses principaux documents informatifs ou promotionnels.
De manière générale, la collectivité s’engage à mener des actions de soutien et d’animation de la vie associative Mérignacaise.
Article 2 – Durée de la convention
La convention est passée pour une durée de 3 ans à compter du 1er janvier 2024. Elle pourra ensuite être renouvelée, et au besoin modifiée dans les conditions qui seront déterminées par les deux parties, après que le Conseil Municipal en ait délibéré ainsi. La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation de l’évaluation prévue à l'article 8 et pourra être engagée après le renouvellement du conseil d'administration du COS.
Article 3 –Moyens humains
Compte tenu de l’intérêt que présentent les activités de l’association au regard des missions de service public de la collectivité, cette dernière a décidé de lui en faciliter la réalisation en lui octroyant des moyens humains tels que détaillés ci-après pour l'année 2024 :
Un agent mis à disposition pour une quotité de travail au plus équivalent à un temps complet. Une ressource supplémentaire sera nécessaire afin de mettre en place de nouvelles actions ; mise en place d’une seconde période de souscription aux chèques vacances, installation et gestion d’un terminal de paiement par carte bancaire...
Autorisations d’absence : les statuts du COS prévoient la périodicité des réunions, à savoir :
Conseil d’administration : 3 fois par an
Bureau : 1 fois par mois
Afin de permettre aux agents municipaux d’exercer leur mandat électif au sein des instances dirigeantes du Comité, la ville autorise des décharges d’activité de service selon les modalités suivantes :
Président : 1 jour/semaine
Pour les membres du bureau (vice-président, trésorier, secrétaire), les autorisations d’absence seront accordées chaque année par le monsieur le Maire selon les contraintes et les engagements professionnels des agents élus.
Membres du CA, du Bureau, des différentes commissions et des correspondants : 2 heures par réunion plus délai de route pour les agents sur site extérieur (sur présentation de la convocation)
Un quota supplémentaire pourra être attribué, après accord de la Directrice Générale des Services, à un membre du Bureau pour palier aux absences (congés, maladie) de l’agent mis à disposition afin de maintenir l’activité.
Article 4 – Moyens matériels mis à disposition par la collectivité
Pour l'année 2024, les moyens matériels mis à disposition sont :
les fluides, le mobilier et les frais téléphoniques et de connexion internet, deux ordinateurs connectés au réseau interne et à internet, un téléphone portable,
l'entretien, la maintenance et les réparations éventuelles des locaux, des matériels et logiciels mis à disposition,
la mise à disposition un jour par an du Pin Galant pour l'arbre de Noël des enfants du personnel municipal, les moyens d'impression (imprimante partagée et reprographie),
l'affranchissement des correspondances,
Une ou plusieurs rubriques sur les supports de communication interne tels que l'intranet,
Article 5 – Mise à disposition de locaux par la collectivité
5.1 Description du local
La collectivité met à disposition de l’association, qui l’accepte, les locaux dans le bâtiment de l'hôtel de ville à Mérignac composé d'un bureau et des lieux de stockage situé à l'hôtel de ville, d’une superficie totale de 40 m². Ces locaux sont destinés à permettre à l’association d’y réaliser ses activités de travail administratif, de réception du public et de stockage du matériel et des produits ou marchandises à destination des agents.
5.2 Conditions générales
Il est expressément stipulé qu’aucune substitution de bénéficiaire ne pourra intervenir pendant la durée de la convention sauf accord entre les parties. C'est pourquoi l'association s'engage à informer la collectivité de toute mise à disposition du bien pendant la durée de la présente convention.
L’association reconnaît que la présente convention ne lui confère aucun droit au maintien dans les lieux et renonce en tant que de besoin à se prévaloir de tous les droits et avantages quelconques accordés à cet égard par les textes en vigueur aux preneurs d’immeubles.
Les locaux sont connus des parties et sont pris dans l’état sans qu’il soit procédé à un état des lieux contradictoire.
5.3 Travaux
L’association n’est pas autorisée à faire des travaux sans l’accord exprès et préalable de la collectivité. Elle devra signaler à la collectivité toute dégradation ou problème technique constaté sur les bâtiments.
Tout embellissement et amélioration apportés resteront acquis à la collectivité à la fin de mise à disposition sans qu’il ne puisse être réclamé aucune indemnité ni dédommagement.
5.4 Charges et fluides
Les consommations et abonnements divers, tels que : eau, électricité, téléphone et le nettoyage des locaux seront pris en charge par la mairie.
5.5 Redevance de mise à disposition
La présente mise à disposition est consentie à titre gratuit.
Cependant, elle pourra faire l'objet d'une valorisation à hauteur de 110 € par m² (pour de l'ancien / 140 € pour du neuf) par année pendant toute la durée de la convention. Chaque année, à la demande de l'association, la collectivité pourra fournir un certificat administratif sur le montant de la valorisation actualisé.
5.6 Assurance du local
Sans objet
Article 6- Moyens financiers
6.1 Subvention annuelle
Pour 2024, la subvention s’élève 233 000€ incluant les charges de personnel liées à un temps complet.
La collectivité s’engage à verser une subvention de fonctionnement annuelle, arrêtée chaque année dans le cadre du vote du budget.
En effet, la règle de l’annualité budgétaire permet à la collectivité de reconsidérer le montant de la subvention allouée à chaque exercice budgétaire après étude de la demande.
6.2 Modalités de versement
La subvention allouée fera l’objet de versements par acomptes, selon les modalités suivantes:
- 1/3 versé en janvier ;
- 2/3 versés en mai
La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
Les versements seront effectués au compte bancaire correspondant au RIB fourni par l’association.
6.3 Justificatifs
Dans le respect de l’article L.1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales et en contrepartie du versement de la subvention, l’association, dont les comptes sont établis pour un exercice annuel devra :
communiquer à la collectivité, au plus tard le 30 juin de l’année suivant la date de clôture du dernier exercice comptable son bilan, son compte de résultat (ou compte de recettes et dépenses) certifiés par le Président ou le Trésorier, ainsi que le rapport d’activités de l’année écoulée,
formuler sa demande annuelle de subvention accompagnée d’un budget prévisionnel détaillé selon la date définie par la collectivité,
fournir régulièrement les comptes-rendus et procès verbaux des assemblés générales et des conseils d’administration, les modifications intervenues dans les statuts et les compositions de conseil d’administration et de bureau,
D’une manière générale, l’association s’engage à justifier à tout moment, à première demande de la collectivité, de l’utilisation des subventions reçues. Elle tiendra sa comptabilité à disposition à cet effet.
L'Association ayant reçu annuellement de l'ensemble des financements publics une subvention supérieure à 153 000 € est tenue de déposer à la Préfecture du Département son budget, ses comptes et la présente convention et le cas échéant les comptes-rendus financiers des subventions reçues pour y être consultés, conformément à l’article L612-4 du Code du Commerce.
Si la subvention est affectée à une dépense déterminée, l’association doit par ailleurs produire un compte-rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l’objet de la subvention. Ce compte-rendu financier est déposé auprès de l’autorité administrative qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée.
Ce document est conforme à l’arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l’article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. Il retrace de façon fiable l’emploi des fonds alloués pour l’exécution des obligations prévues dans la présente convention. Il est accompagné d’un compte rendu quantitatif et qualitatif du projet comprenant les éléments mentionnés en annexe et définis d’un commun accord entre l’administration et l’association. Ces documents s’attachent à distinguer nettement les montants de la subvention utilisés par le projet.
Article 7– Assurances
L’association souscrira toutes les polices d’assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité civile. Elle devra justifier à chaque réquisition de l’existence de ces polices ainsi que du règlement des primes correspondantes.
La Ville se dégage de toute responsabilité dans les sinistres et accidents pouvant survenir du fait de l'association dans le cadre de ses activités ou du fait des bénévoles et salariés de l'association.
Article 8 – Sanctions
En cas d’inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard significatif des conditions d’exécution de la convention par l’association sans l’accord écrit de la collectivité, celle-ci peut exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, diminuer ou suspendre le montant de la subvention, après examen des justificatifs présentés par l’association et avoir préalablement entendu ses représentants.
La collectivité en informe l’association par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 9 – Évaluation
L’évaluation permet de s’assurer que les programmes d’actions et les moyens alloués à leur réalisation répondent aux objectifs généraux de la convention mentionnés en préambule.
Afin de créer un espace de dialogue et de concertation, la collectivité organise une rencontre spécifique avec l’association au deuxième semestre de chaque année, pour effectuer un bilan et une évaluation intermédiaire.
L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats et des actions menées à l'objet mentionné à l’article 1 et en annexe 1, sur l’impact du programme d’actions au regard de l’intérêt local et sur l’évolution du partenariat. Pendant et au terme de la convention, un contrôle sur place peut être réalisé par la collectivité, dans le cadre de l’évaluation ou dans le cadre du contrôle financier annuel.
L'association s'engage à faciliter l'accès à toutes pièces justificatives du programme d’actions réalisé, des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle.
Détails en annexe 1 (indicateurs et critères d'évaluations)
Article 10 – Avenant
La présente convention ne peut être modifiée que par avenant adopté dans les mêmes formes.
Les avenants ultérieurs feront partie de la présente convention et seront soumis à l’ensemble des dispositions qui la régissent.
Article 11 – Résiliation de la convention
En cas de non-respect de l’une de ses obligations par l'une des parties résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restées infructueuses.
Article 12 – Recours
En cas de litiges dans l’application de la présente convention les parties acceptent, après l’épuisement de toutes les tentatives de règlement amiable de reconnaître la compétence juridictionnelle du Tribunal Administratif de Bordeaux.
Chacune des parties fait élection de domicile au lieu de son siège social.
Fait à Mérignac le
Pour la Ville de MERIGNAC Pour l’Association Le Maire La Présidente
Alain ANZIANI Sophie LARTIGUE MEYNIEU