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Conseil Municipal - annexe d3 projet rcglement interieur cm 2023 avec amendements
Document publié le Samedi 1 octobre 2022 par la commune de Saint-Jean-de-Luz.
Lien du pdf (Conseil Municipal - annexe d3 projet rcglement interieur cm 2023 avec amendements)
Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie locale et participation citoyenne, Démocratie,
Annexe n°2
Règlement intérieur du conseil municipal
Février 2023
Accusé de réception en préfecture
064-216404830-20230203-2023-02-03-DE
Date de télétransmission : 08/02/2023
Date de réception préfecture : 08/02/2023 2
SOMMAIRE
CHAPITRE 1 : travaux préparatoires
- art 1er : périodicité des séances ............................................................................ 4 - art 2 : convocations .............................................................................................. 4 - art 3 : ordre du jour .............................................................................................. 4 - art 4 : accès aux dossiers ...................................................................................... 5
CHAPITRE 2 : tenue des séances du conseil municipal
- art 5 : lieu ............................................................................................................. 6 - art 6 : la présidence .............................................................................................. 6 - art 7 : la police de l’assemblée ............................................................................. 6 - art 8 : le quorum ................................................................................................... 6 - art 9 : pouvoirs ..................................................................................................... 7 - art 10 : secrétaire de séance ................................................................................ 7 - art 11 : agents municipaux ................................................................................... 7 - art 12 : accès du public ......................................................................................... 7 - art 13 : enregistrement des débats ...................................................................... 7
CHAPITRE 3 : organisation des débats et vote des délibérations
- art 14 : déroulement de la séance ....................................................................... 8 - art 15 : débats ordinaires ..................................................................................... 8 - art 16 : débats budgétaires .................................................................................. 9 - art 17 : suspensions de séance ............................................................................. 9 - art 18 : question préalable ................................................................................... 9 - art 19 : amendements .......................................................................................... 9 - art 20 : référendum local ................................................................................... 10 - art 21 : consultation des électeurs ..................................................................... 10 - art 22 : clôture de toute discussion .................................................................... 11 - art 23 : vote ........................................................................................................ 11 - art 24 : décisions du maire ................................................................................. 11 - art 25 : questions d’actualités ............................................................................ 11
CHAPITRE 4 : compte-rendu des débats et des délibérations
- art 26 : procès-verbal de séance ........................................................................ 13 - art 27 : extraits des délibérations ...................................................................... 14 - art 28 : documents budgétaires ......................................................................... 14
CHAPITRE 5 : commissions de travail
- art 29 : les commissions permanentes ............................................................... 15 - art 30 : commissions spéciales et comités consultatifs ..................................... 15
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 08/02/2023
Date de réception préfecture : 08/02/2023 3
- art 31 : conseils de quartier .............................................................................. 15 - art 32 : fonctionnement des commissions ........................................................ 16
CHAPITRE 6 : organisation politique du conseil municipal
- art 33 : le bureau municipal .............................................................................. 17 - art 34 : les groupes ............................................................................................ 17 - art 35 : mise à disposition de locaux ................................................................. 17 - art 36 : mise à disposition de matériel informatique ....................................... 18 - art 37 : droit d’expression ................................................................................. 18
CHAPITRE 7 : dispositions diverses
- art 38 : retrait d’une délégation à un adjoint ................................................... 19 - art 39 : modification du règlement ................................................................... 19 - art 40 : application du règlement ...................................................................... 19
ANNEXES
Annexe 1 : La prévention des conflits d’intérêts
Annexe 2 : Charte de l’élu
Annexe 3 : Liste et composition des organismes divers et intercommunalité actualisée au 1er octobre 2022
Annexe 4 : Délibération n°1 du 12 juin 2020 pour la création des commissions municipales et élection des membres à la représentation proportionnelle
Chaque conseiller municipal sera détenteur d’un exemplaire du présent règlement.
Accusé de réception en préfecture
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CHAPITRE PREMIER
LES TRAVAUX PREPARATOIRES
ARTICLE 1 – PERIODICITE DES SEANCES
Le conseil municipal se réunit au moins une fois par trimestre (article L 2121-7 du code général des collectivités territoriales).
Le maire peut réunir le conseil chaque fois qu'il le juge utile. Il est tenu de le convoquer dans un délai maximal de trente jours quand la demande lui en est faite par le représentant de l'Etat dans le département ou par le tiers au moins des membres du conseil municipal en exercice.
ARTICLE 2 – CONVOCATIONS
Toute convocation est faite par le maire (ou par un adjoint délégué en cas d’empêchement). Elle précise la date, l’heure et le lieu de la réunion. Elle indique les questions portées à l’ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée et publiée Elle est obligatoirement transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse.
Sont jointes à la convocation une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération et si besoin des pièces annexes.
L’ensemble des dossiers du conseil peut être consulté au (service des assemblées) dans les conditions prévues à l’article 4.
Le délai de convocation est fixé à cinq jours francs, sauf cas d’urgence où il est d’un jour franc minimum. Le maire rend compte de l’urgence dès l’ouverture de la séance du conseil municipal qui se prononce et peut décider le renvoi de la discussion pour tout ou partie à la séance ultérieure.
ARTICLE 3 – ORDRE DU JOUR
Le maire fixe l’ordre du jour. L'ordre du jour est reproduit sur la convocation et porté à la connaissance du public.
Sauf décision contraire du maire, notamment en cas d’urgence, toute affaire soumise à délibération fait l’objet d’un examen préalable par la commission municipale compétente.
ARTICLE 4 – ACCES AUX DOSSIERS
Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d’être informé des affaires de la commune qui font l’objet d’une délibération.
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Durant les 5 jours précédant la séance et le jour de la séance, les conseillers municipaux peuvent consulter les dossiers en mairie notamment tous ceux comportant projets de contrat ou de marché de service public, au service des assemblées, aux heures ouvrables.
Les dossiers sont accessibles sur la page extranet « élus » du site internet de la ville, au moyen d'un code d’accès sécurisé, ainsi que sur le dossier numérique « conseil municipal » sécurisé consultable sur le matériel informatique mis à disposition des élus. Les dossiers seront tenus en séance à la disposition des membres de l’assemblée.
Toute question, demande d’informations ou interventions d’un membre du conseil municipal auprès de l’administration communale, se fait auprès du cabinet du maire, sous couvert du maire, de l’adjoint ou du conseiller municipal délégué.
Information des conseillers municipaux sur les dossiers de leur EPCI
L’ensemble des conseillers municipaux sont destinataires d’informations de la part de l’EPCI à fiscalité propre ou du syndicat dont est membre la Commune. De même, si la conférence des maires émet des avis, ceux-ci sont adressés à l’ensemble des conseillers municipaux.
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CHAPITRE DEUXIEME
LA TENUE DES SEANCES DU CONSEIL MUNICIPAL
ARTICLE 5 – LE LIEU
Le conseil se réunit et délibère en mairie de la commune, sauf cas exceptionnel.
ARTICLE 6 – LA PRESIDENCE
Le maire ou à défaut celui qui le remplace (adjoint dans l’ordre du tableau) préside le conseil municipal.
Dans les séances où le compte administratif est débattu, le maire assiste à la discussion, mais il doit se retirer au moment du vote.
Le président ouvre la séance, vérifie le quorum, dirige les débats, accorde la parole, rappelle les orateurs à la question, met fin s’il y a lieu, aux interruptions, met aux voix les propositions et les délibérations, dépouille les scrutins, juge conjointement avec les secrétaires les épreuves de vote, en proclame les résultats et prononce la suspension, ainsi que la clôture des séances après épuisement de l'ordre du jour.
ARTICLE 7 – LA POLICE DE L’ASSEMBLEE
Le maire a seul la police de l’assemblée. Il fait observer le règlement. Les infractions au présent règlement feront l’objet de rappels à l’ordre
ARTICLE 8 – LE QUORUM
Le conseil municipal ne peut délibérer que lorsque la majorité absolue de ses membres en exercice assiste à la séance. Le quorum s'apprécie en début de séance et doit être atteint à toute affaire soumise à délibération. N’est pas compris dans le calcul, le conseiller absent ayant donné pouvoir à un collègue.
Si, après une première convocation le quorum n'est pas atteint, le conseil municipal est à nouveau convoqué à trois jours au moins d'intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum.
ARTICLE 9 – POUVOIRS
Un conseiller municipal empêché d’assister à une séance peut donner à un collègue de son choix pouvoir écrit de voter en son nom. Un même conseiller municipal ne peut être porteur que d’un seul mandat. Le pouvoir est toujours révocable. Sauf cas de maladie dûment constatée, un même pouvoir ne peut être valable pour plus de 3 séances consécutives. Les pouvoirs doivent être remis au maire au début de la séance ou adressés par la poste ou par courrier électronique, de façon à être reçus durant les jours ouvrés et enregistrés à l’ouverture de la séance.
Accusé de réception en préfecture
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Des imprimés sont adressés avec chaque convocation et un exemplaire est mis à disposition sur la page extranet du site réservée aux élus.
ARTICLE 10 – SECRETAIRE DE SEANCE
Au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire. Le secrétaire assiste le maire pour la vérification du quorum, pour les votes et le dépouillement des scrutins. Il contrôle l’élaboration du procès-verbal de séance.
ARTICLE 11 – AGENTS MUNICIPAUX
Assistent aux séances publiques du conseil municipal, le directeur général des services de la mairie, le directeur des services techniques, le directeur de cabinet, le service des assemblées ainsi que, le cas échéant, les fonctionnaires municipaux concernés par l’ordre du jour. Les uns et les autres ne prennent la parole que sur invitation expresse du maire. Ils restent tenus à l’obligation de réserve.
ARTICLE 12 – ACCES DU PUBLIC
Les séances du conseil municipal sont publiques.
Le public est autorisé à occuper les places qui lui sont réservées dans la salle. Le public ne doit pas perturber le bon déroulement de la séance, il doit observer le silence durant toute la durée de la séance. Toutes marques d’approbation ou de désapprobation sont interdites.
Un emplacement spécial est réservé aux représentants de la presse.
Néanmoins, sur demande de trois membres ou du maire, le conseil municipal peut décider à la majorité des membres présents ou représentés, qu'il se réunit à huis clos, en cas de circonstances exceptionnelles. Lorsqu’il est décidé que le conseil municipal se réunit à huis clos, le public ainsi que les représentants de la presse doivent se retirer.
ARTICLE 13 – ENREGISTREMENT DES DEBATS
Sans préjudice des pouvoirs que le maire tient de l'article L.2121-16 du CGCT, ces séances sont enregistrées et peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle.
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CHAPITRE TROISIEME
L’ORGANISATION DES DEBATS ET LE VOTE DES DELIBERATIONS
ARTICLE 14 – DEROULEMENT DE LA SEANCE
Le maire, assisté du secrétaire de séance, procède à l'ouverture de la séance, à l'appel des conseillers, constate le quorum et les pouvoirs reçus.
Le procès-verbal de la séance précédente est soumis à l’approbation en début de séance. Les membres du conseil municipal ne peuvent intervenir à cette occasion que pour une rectification à apporter au procès-verbal.
Le maire énumère les affaires inscrites à l’ordre du jour et il soumet leur texte ainsi que les points urgents qui n’ont pu figurer sur l’ordre du jour adressé avec la convocation à l’approbation du conseil municipal.
Le maire aborde ensuite les points de l’ordre du jour tels qu’ils figurent dans la convocation. Chaque affaire fait l’objet d’un résumé sommaire par le maire ou les rapporteurs désignés par le maire.
ARTICLE 15 – DEBATS ORDINAIRES
La parole est accordée par le maire aux membres du conseil municipal qui la demandent. Un membre du conseil municipal ne peut intervenir qu’après avoir demandé la parole au maire et l’avoir obtenue. Les membres du conseil municipal prennent la parole dans l'ordre chronologique de leur demande.
Lorsqu’un membre du conseil municipal s’écarte de la question, trouble l’ordre par des interruptions ou par des attaques personnelles, la parole peut lui être retirée par le maire.
Au-delà de 10 minutes d’intervention pour des affaires courantes par conseiller, le maire peut interrompre l’orateur et l’inviter à conclure brièvement. Les interventions ne peuvent excéder 30 minutes par groupe sur chaque délibération.
ARTICLE 16 – DEBATS BUDGETAIRES
Comme prévu pour les communes de 3.500 habitants et plus, un débat sur les orientations budgétaires a lieu dans les deux mois précédant le vote du budget. Il donne lieu à délibération mais est enregistré au procès-verbal de la séance. Les documents sur la situation financière de la commune, des éléments d'analyse (charges de fonctionnement, niveau d'endettement, caractéristiques des investissements, ratios établis par les services communaux, etc.) sont à la disposition des membres du conseil. Le débat est organisé en principe sans limitation de temps. Il doit toutefois être organisé en respectant l'égalité de traitement des intervenants.
D'autre part une note de synthèse de cadrage est jointe à la convocation du conseil municipal pour la séance du rapport d’orientations budgétaires.
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Cette note de synthèse comporte les informations suffisantes sur la préparation du budget communal.
Le budget de la commune, divisé en chapitres et articles (vote par nature) est proposé par le maire. Il est annexé d'une présentation par fonction.
Les crédits sont votés par chapitre pour la section de fonctionnement et d’investissement (avec les chapitres « opérations d'équipement »).
Si toutefois un amendement est présenté, un vote particulier a lieu au niveau de l'article pour la section de fonctionnement et d’investissement.
Ces dispositions visent le budget principal, les budgets annexes étant votés au niveau du chapitre.
ARTICLE 17 – SUSPENSIONS DE SEANCE
Le maire met aux voix toute demande de suspension de séance. Demandée par le maire, la suspension est de droit. Le maire en fixe la durée.
ARTICLE 18 – QUESTION PREALABLE
La question préalable dont l’objet est de faire décider qu’il n’y a pas lieu de délibérer peut- être posée par un conseiller municipal. Elle est mise aux voix après débat où ne peuvent prendre la parole que deux orateurs, l’un pour et l’autre contre.
ARTICLE 19 – AMENDEMENTS
Les amendements ou contre-projets peuvent être proposés sur toute affaire en discussion soumise au conseil municipal. Ils doivent être présentés par écrit. Le conseil municipal décide si des amendements sont mis en délibération ou s’ils sont renvoyés à la commission compétente sous réserve des dispositions suivantes :
- Les amendements sont mis aux voix avant la question principale et ceux qui s’éloignent le plus des projets en délibérations présentés par le maire sont soumis au vote avant les autres, le conseil municipal étant éventuellement consulté sur l’ordre de priorité.
- Tout amendement qui implique une augmentation des dépenses ou une diminution des recettes, est avant discussion, soumis à l’examen de la commission des finances sauf si le conseil en décide autrement.
ARTICLE 20 – REFERENDUM LOCAL
L'assemblée délibérante peut soumettre à référendum local tout projet de délibération tendant à régler une affaire de la compétence de cette collectivité.
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L'exécutif peut seul proposer à l'assemblée délibérante de soumettre à référendum local tout projet d'acte relevant des attributions qu'il exerce au nom de la collectivité, à l'exception des projets d'acte individuel.
Dans les cas prévus aux articles LO 1112-1 et LO 1112-2, l'assemblée délibérante de la collectivité territoriale, par une même délibération, détermine les modalités d'organisation du référendum local, fixe le jour du scrutin, qui ne peut intervenir moins de deux mois après la transmission de la délibération au représentant de l'Etat, convoque les électeurs et précise le projet d'acte ou de délibération soumis à l'approbation des électeurs.
L'exécutif de la collectivité territoriale transmet au représentant de l'Etat dans un délai maximum de huit jours la délibération prise en application de l'alinéa précédent.
Le représentant de l'Etat dispose d'un délai de dix jours à compter de la réception de la délibération pour la déférer au tribunal administratif s'il l'estime illégale. Il peut assortir son recours d'une demande de suspension.
ARTICLE 21 – CONSULTATION DES ELECTEURS
Les électeurs d'une collectivité territoriale peuvent être consultés sur les décisions que les autorités de cette collectivité envisagent de prendre pour régler les affaires relevant de la compétence de celle-ci. La consultation peut être limitée aux électeurs d'une partie du territoire du ressort de la collectivité, pour les affaires intéressant spécialement cette partie de la collectivité (L.1112-15 du CGCT).
Dans une commune, un cinquième des électeurs inscrits sur les listes électorales peuvent demander à ce que soit inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée délibérante de la collectivité l'organisation d'une consultation sur toute affaire relevant de la décision de cette assemblée.
Dans l'année, un électeur ne peut signer qu'une seule demande tendant à l'organisation d'une consultation par une même collectivité territoriale.
Le ou les organisateurs d'une demande de consultation dans une collectivité territoriale autre que la commune sont tenus de communiquer à l'organe exécutif de cette collectivité une copie des listes électorales des communes où sont inscrits les auteurs de la demande. La décision d'organiser la consultation appartient à l'assemblée délibérante de la collectivité territoriale.
L'assemblée délibérante de la collectivité territoriale arrête le principe et les modalités d'organisation de la consultation. Sa délibération indique expressément que cette consultation n'est qu'une demande d'avis. Elle fixe le jour du scrutin et convoque les électeurs. Elle est transmise deux mois au moins avant la date du scrutin au représentant de l'Etat (Article L. 1112-17 alinéa 1er du CGCT).
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ARTICLE 22– CLÔTURE DE TOUTE DISCUSSION
La clôture de toute discussion peut être décidée par le conseil municipal à la demande du maire.
ARTICLE 23 – VOTE
Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés. Les bulletins nuls et les abstentions ne sont pas comptabilisés.
En cas de partage, sauf dans le cas de scrutin secret, la voix du président est prépondérante. Le vote a lieu au scrutin public ; les noms des votants avec la désignation de leur vote sont insérés au procès-verbal.
Il est voté au scrutin secret toutes les fois que le tiers des membres présents le réclame ou qu’il s’agit de procéder à une nomination ou présentation.
Dans ces derniers cas, après deux tours de scrutin secret, si aucun des candidats n’a obtenu la majorité absolue, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l’élection a lieu à la majorité relative ; à égalité de voix, l’élection est acquise au plus âgé.
Le conseil municipal peut décider, à l'unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret aux nominations ou aux présentations, sauf disposition législative ou règlementaire contraire.
Le conseil municipal vote de l’une des trois manières suivantes :
- à main levée,
- au scrutin public par appel nominal,
- au scrutin secret.
Ordinairement, le conseil municipal vote à main levée, le résultat en étant constaté par le maire et par le secrétaire de séance.
ARTICLE 24 – DECISIONS DU MAIRE
Après les débats sur l’ordre du jour, le maire rend compte des décisions qu’il a prises en vertu de la délégation reçue du conseil municipal conformément à l’article L 2122-23 du code général des collectivités territoriales. Celles–ci font l’objet d’un résumé adressé aux conseillers municipaux avec la note de synthèse avant chaque séance de conseil. Elles sont transmises au contrôle de légalité et insérées dans le registre des délibérations.
ARTICLE 25 – QUESTIONS D’ACTUALITES
Le maire et les conseillers municipaux ont le droit d’exposer en séance du conseil des questions orales ayant trait aux affaires de la commune. Elles pourront être posées en bilingue (français/basque), étant précisé que seul l’usage du français a valeur règlementaire, conformément à la législation en vigueur.
Elles sont examinées après le compte rendu des décisions du maire.
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Elles devront faire l’objet d’une demande d’inscription par écrit au maire 48 heures au moins avant la réunion du conseil municipal. Passé ce délai, il y est répondu lors de la séance suivante.
Le maire se réserve le droit de limiter le nombre des questions d’actualité dans l’intérêt de la séance, tout en accordant au moins une question à chaque groupe.
S'il l'estime nécessaire, le maire peut transmettre ces questions pour examen aux commissions permanentes concernées.
Par ailleurs, une fois par an, lorsqu’au moins un dixième des membres d’un conseil municipal le demande, un débat portant sur la politique générale de la commune est organisé lors du conseil municipal suivant (article L2121-19 CGCT).
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CHAPITRE QUATRIEME
COMPTE-RENDU DES DEBATS ET DES DELIBERATIONS
ARTICLE 26 – PROCES-VERBAL DE SEANCE
Sans préjudice des pouvoirs que le maire tient de l’article L 2121-16 du code général des collectivités territoriales, ces séances peuvent être retransmises par les moyens audiovisuels.
Sauf cas d'impossibilité technique, les séances publiques du conseil municipal sont enregistrées. L’enregistrement est conservé jusqu’à l’adoption du procès-verbal lors de la séance suivante.
Les séances publiques du conseil municipal donnent lieu à l’établissement d’un procès- verbal, qui comporte :
- la date et l'heure de la séance ;
- les noms du président, des membres de l’organe délibérant présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance ;
- le quorum ;
- l'ordre du jour de la séance ;
- les délibérations adoptées ;
- les demandes de scrutin particulier (scrutin secret ou public), le résultat des scrutins précisant, s'agissant des scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote ; - la teneur des discussions tenues au cours de la séance sous forme synthétique, rapportés à la suite de la délibération sous la rubrique « commentaires ».
Le procès-verbal est signé par le maire et le secrétaire de séance uniquement.
Il est publié sur le site internet de la collectivité dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été arrêté par l’organe délibérant. Il doit rester accessible sur le site pendant au moins 1 an. Il est conservé dans le registre des délibérations en lieu et place du compte- rendu.
Ce procès-verbal une fois établi, est tenu à la disposition des membres du conseil municipal qui peuvent en prendre connaissance, un exemplaire leur sera adressé s’ils le souhaitent, notamment par voie dématérialisée.
Les délibérations assorties de débats sont inscrites par ordre de date sur le registre des délibérations du conseil municipal.
Chaque procès-verbal de séance est mis aux voix pour adoption à la séance qui suit son établissement.
Les membres du conseil municipal ne peuvent intervenir à cette occasion que pour une rectification à apporter au procès-verbal. Ce dernier rectifié est porté sur le registre des délibérations.
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Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sans déplacement, de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, une fois qu’ils ont été approuvés.
Cette communication aura lieu à ses frais selon le tarif en vigueur ou gratuitement par voie dématérialisée. Le procès –verbal approuvé, est consultable sur le site de la ville.
ARTICLE 27 – EXTRAITS DES DELIBERATIONS
Les extraits des délibérations transmis au contrôle de légalité, conformément à la législation en vigueur mentionnent le nombre de membre présents et représentés, le respect du quorum. Ils mentionnent également le texte intégral de l’exposé de la délibération et indiquent la décision du conseil municipal. Ces extraits sont signés par le maire ou l’adjoint délégué.
Sauf impossibilité technique, les délibérations sont transmises à la préfecture par voie dématérialisée, en fonction de la législation en vigueur.
ARTICLE 28 – DOCUMENTS BUDGETAIRES
Les budgets de la commune restent déposés à la mairie où ils sont mis à la disposition du public dans les quinze jours qui suivent leur adoption ou éventuellement leur notification après règlement par le représentant de l’Etat dans le département.
Le public est avisé de la mise à disposition de ces documents par tout moyen de publicité au choix du maire.
Les documents seront consultables conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur et notamment l'ordonnance n° 2005-1027 du 26 août 2005 modifiée.
Les documents relatifs à l’exploitation des services publics délégués seront également consultables par toute personne en faisant la demande et seront mis à la disposition du public en mairie dans les quinze jours qui suivent leur adoption.
L’insertion de cette information sera faite dans le journal municipal et par affichage en mairie pendant un mois.
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CHAPITRE CINQUIEME
LES COMMISSIONS DE TRAVAIL
ARTICLE 29 – LES COMMISSIONS PERMANENTES
Le conseil municipal forme à l’occasion de son installation, des commissions chargées d’étudier les questions soumises au conseil soit à l’initiative d’un de ses membres, soit par l’administration.
Selon la délibération du conseil municipal du 12 juin 2020, les commissions permanentes sont annexées au présent règlement
L’assemblée communale peut se réunir en commission plénière à la demande du maire pour examiner toute affaire importante avant débat en conseil municipal public. Les commissions légales sont celles qui sont imposées réglementairement et dont la composition est fixée par les textes.
ARTICLE 30 – COMMISSIONS SPECIALES ET COMITES CONSULTATIFS
Le conseil municipal peut décider en cours de mandat, de la création de commissions spéciales pour l’examen d’une ou plusieurs affaires. La durée de vie de ces commissions est dépendante du dossier à instruire.
Le conseil municipal peut créer des comités consultatifs (ou commissions extra-municipales) dont les modalités de fonctionnement et composition sont fixées par délibération conformément à l’article L 2143-2 du code général des collectivités territoriales.
ARTICLE 31 – CONSEILS DE QUARTIER
Des conseils de quartier peuvent être consultés par le maire pour lui faire des propositions sur toute question concernant le quartier ou la ville. Le maire peut les associer à l'élaboration, à la mise en œuvre et à l'évaluation des actions intéressant le quartier.
Il appartient au conseil municipal de fixer librement la dénomination, la composition et les modalités de fonctionnement de conseils de quartier et de déterminer, par délibération, le périmètre de chacun des quartiers constituant la commune.
Les conseils de quartier ont un rôle consultatif et d’initiative sans pouvoir de décision. Les avis émis ne sauraient en aucun cas lier le conseil municipal.
ARTICLE 32 – FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS
Composition :
La composition des différentes commissions doit respecter le principe de la représentativité. Le maire est président de droit de toutes les commissions, qui sont composées de dix membres élus.
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Les commissions sont convoquées par le maire (ou son adjoint délégué en cas d’empêchement) par courrier électronique, dans les cinq jours qui précèdent la réunion sauf cas d’urgence. Lors de leur première réunion, les commissions désignent un vice-président qui peut les convoquer et les présider en l’absence du maire.
Fonctionnement :
Les commissions permanentes instruisent les affaires qui leur sont soumises et, en particulier, les projets de délibérations intéressant leur secteur d’activités.
Elles n’ont pas pouvoir de décision et émettent leur avis à la majorité des membres présents, sans qu’un quorum de présence soit exigé.
Sauf si les membres de la commission en décident autrement, l’adjoint du secteur concerné ou le vice-président délégué de la commission est le rapporteur chargé de présenter l’avis de la commission lorsque la délibération est évoquée en séance du conseil municipal.
Le directeur général des services de la mairie, ou son représentant, et le responsable administratif ou technique du dossier assistent de plein droit aux séances des commissions permanentes.
Tous les conseillers municipaux non-membres de la commission, peuvent sur demande adressée à M le Maire, assister aux réunions en tant qu’auditeur libre sans pouvoir prendre part au vote.
Les séances des commissions permanentes ne sont pas publiques.
Le secrétariat est assuré par des fonctionnaires municipaux. Les comptes-rendus sont rédigés et remis aux membres de la commission dans les quinze jours qui suivent la réunion.
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Date de réception préfecture : 08/02/2023 17
CHAPITRE SIXIEME
L’ORGANISATION POLITIQUE DU CONSEIL MUNICIPAL
ARTICLE 33 – LE BUREAU MUNICIPAL
Le bureau municipal comprend le maire, les adjoints et les conseillers délégués. Y assistent : le directeur général des services de la mairie, le directeur de cabinet et tout fonctionnaire municipal concerné par les questions à traiter.
La séance n’est pas publique.
La réunion est présidée par le maire ou en cas d’empêchement, par un adjoint dans l’ordre du tableau.
Cette réunion a pour objet d’examiner les affaires courantes et de préparer les décisions qui sont du ressort de la municipalité.
ARTICLE 34 – LES GROUPES
Les conseillers peuvent se constituer en groupes selon leurs affinités politiques. Chaque conseiller ne peut faire partie que d’un seul groupe. Un groupe doit comprendre au minimum deux membres.
Les groupes se constituent en remettant au maire une déclaration comportant la liste des membres et leurs signatures ainsi que celle de leur président ou délégué.
Un conseiller qui n’appartient à aucun groupe peut se déclarer non inscrit ou s’apparenter à un groupe existant de son choix avec l’agrément du président de ce groupe. Les modifications des groupes sont portées à la connaissance du maire sous la double signature du conseiller intéressé et du président de groupe, s’il s’agit d’une adhésion ou d’un apparentement ; sous la seule signature du conseiller intéressé, s’il s’agit d’une radiation volontaire ; sous la seule signature du président de groupe, s’il s’agit d’une exclusion. Le maire en donne connaissance au conseil municipal lors de la séance qui suit cette information.
ARTICLE 35 – MISE A DISPOSITION DE LOCAUX
Selon les dispositions des articles L2121-27 et D2121-12 du code général des collectivités territoriales, dans les communes de plus de 10.000 habitants, les conseillers municipaux n'appartenant pas à la majorité municipale peuvent disposer d'un local administratif « permanent », aménagé pour la tenue de réunions de travail, avec le matériel administratif nécessaire. En aucun cas, ce local ne peut accueillir de réunions publiques ou constituer une permanence. La mise à disposition de ce local fera l’objet d'une convention précisant les modalités d'application.
Pour son action municipale, chaque groupe bénéficie du concours des services administratifs de la mairie.
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ARTICLE 36 – MISE A DISPOSITION DE MATERIEL INFORMATIQUE
Conformément à la politique de développement durable de la ville et dans le cadre de la simplification administrative, il est remis à chaque conseiller le matériel informatique nécessaire à la dématérialisation du conseil municipal.
Cet équipement est mis à disposition pour l’exercice du mandat de conseiller municipal et permet l’envoi des documents et convocations relatifs aux conseils et aux commissions municipales par voie dématérialisée, sur une adresse normalisée. L’utilisation de ce matériel se fait conformément à la charte informatique de la ville.
ARTICLE 37 – DROIT D’EXPRESSION
L’article L.2121-27-1 du Code général des collectivités territoriales dispose que : « dans les communes de 3 500 habitants et plus, lorsque la commune diffuse, sous quelque forme que ce soit, un bulletin d’information générale sur les réalisations et la gestion du conseil municipal, un espace est réservé à l’expression des conseillers n’appartenant pas à la majorité municipale ».
Les conseillers municipaux n’appartenant pas à la majorité municipale ont ainsi droit à un espace réservé à l’expression de leurs idées dans le bulletin municipal publié par la commune, ainsi que sur le site internet de la ville, et tout autre support entrant dans le champ de l’article L2121-27-1 du CGCT.
Toutefois, ces dispositions n’ont pas pour objet d’exclure un espace d’expression pour les élus de la majorité. En conséquence, les trois groupes du conseil municipal disposent d’une tribune trimestrielle au sein du journal municipal Berriak, selon les modalités suivantes, l’espace étant divisé en trois parties équivalentes :
- groupe Saint-Jean Passionnément : 2 000 signes espaces compris
- groupe Centre Luzien : 2 000 signes espaces compris
- groupe Herri Berri : 2 000 signes espaces compris
Il est demandé que chaque groupe fasse parvenir son texte sur support écrit ou numérique au service communication de la mairie 15 jours avant le bouclage du bulletin. L’espace réservé à chaque groupe peut également comprendre un visuel.
Pour les autres publications dématérialisées (site Internet et page Facebook de la ville), chaque groupe représenté au sein du conseil municipal peut également disposer d’une tribune trimestrielle, accompagnée d’un visuel adapté au support, selon les modalités suivantes :
• Site Internet :
- groupe Saint-Jean Passionnément : 1 600 signes espaces compris
- groupe Centre Luzien : 1 600 signes espaces compris
- groupe Herri Berri : 1 600 signes espaces compris
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• Page Facebook :
- groupe Saint-Jean Passionnément : 800 signes espaces compris
- groupe Centre Luzien : 800 signes espaces compris
- groupe Herri Berri : 800 signes espaces compris
Ces tribunes doivent parvenir au service communication au moins 48h avant leur mise en ligne, et en tout état de cause avant les dates suivantes : 10 janvier, 10 avril, 10 juillet, 10 octobre. A défaut, la publication ne pourra pas être assurée.
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CHAPITRE SEPTIEME
DISPOSITIONS DIVERSES
ARTICLE 38 – RETRAIT D’UNE DELEGATION A UN ADJOINT
Lorsque le maire a retiré les délégations qu'il avait données à un adjoint, le conseil municipal doit se prononcer sur le maintien de celui-ci dans ses fonctions.
Un adjoint, privé de délégation par le maire et non maintenu dans ses fonctions d'adjoint (officier d'état civil et officier de police judiciaire) par le conseil municipal, redevient simple conseiller municipal.
Le conseil municipal peut décider que l'adjoint nouvellement élu occupera la même place que son prédécesseur dans l'ordre du tableau.
ARTICLE 39 – MODIFICATION DU REGLEMENT
Ce règlement peut à tout moment faire l’objet de modifications à la demande et sur proposition du maire, des présidents de groupe ou d’un tiers des membres en exercice de l’assemblée communale.
Les évolutions législatives et règlementaires seront intégrées au présent règlement.
ARTICLE 40 – APPLICATION DU REGLEMENT
Le présent règlement est applicable au 10 février 2023
Il sera ensuite adopté à chaque renouvellement du conseil municipal.
Chaque conseiller municipal sera détenteur d’un exemplaire du présent règlement.
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ANNEXES
Annexe 1 : La prévention des conflits d’intérêts
Annexe 2 : Charte de l’élu
Annexe 3 : Liste et composition des organismes divers et intercommunalité actualisée au 1er octobre 2022
Annexe 4 : Délibération n°1 du 12 juin 2020 pour la création des commissions municipales et élection des membres à la représentation proportionnelle
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Annexe 1 : Prévention des conflits d’intérêts
Constitue un conflit d’intérêt toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés qui est de nature à influencer ou à paraitre influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif d’une fonction.
Ceci peut conduire les élus concernés à ne pas intervenir sur un sujet et à ne pas siéger au conseil municipal lorsque ce sujet est évoqué.
Loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, extrait de l’article 2 :
« Lorsqu'ils estiment se trouver dans une telle situation : […]
2° Sous réserve des exceptions prévues au deuxième alinéa de l'article 432-12 du code pénal*, les personnes titulaires de fonctions exécutives locales sont suppléées par leur délégataire, auquel elles s'abstiennent d'adresser des instructions ».
Le décret n° 2014-90 du 31 janvier 2014 portant application de l'article 2 de la loi n° 2013- 907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique apporte des précisions sur la procédure à suivre.
S'agissant des titulaires de fonctions électives locales, le décret distingue selon que l'intéressé est à la tête de l'exécutif local ou qu'il a reçu délégation d'attributions :
- dans le premier cas, la personne en cause, qu’elle agisse en vertu de ses pouvoirs propres ou par délégation de l’organe délibérant, prend un arrêté par lequel elle précise les procédures dans lesquelles elle entend s'abstenir de faire usage de ses attributions et désigne la personne qui la supplée pour le traitement de l'affaire (exemple : le maire ou le président de l’EPCI désignera un adjoint ou un vice-président);
- dans le second cas, la personne informe le délégant, par écrit, de la situation de conflits d’intérêts et des questions sur lesquelles elle estime ne pas devoir exercer ses compétences ; un arrêté du délégant détermine les questions pour lesquelles la personne intéressée doit s'abstenir d'exercer lesdites compétences (exemple : un adjoint ou un vice-président d’EPCI, en situation de conflits
d’intérêts, devra en informer le maire ou le président de l’EPCI qui prendra un arrêté précisant les domaines « interdits »).
* l’article 432-12 du code pénal permet aux élus, dans les communes de 3500 habitants au plus, de traiter avec la commune dans la limite d’un montant annuel de 16 000€, d’acquérir un terrain pour leur habitation, de conclure des baux pour leur logement et d’acquérir un bien pour la création ou le développement de leur activité professionnelle. Dans tous ces cas, le maire, l’adjoint ou le conseiller municipal intéressé doit s’abstenir de participer à la délibération du conseil municipal relative à la conclusion ou à l’approbation du contrat et le conseil municipal ne peut pas décider de se réunir à huis clos.
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Annexe 2 : Charte de l’élu
Charte de l'élu local
1. L'élu local exerce ses fonctions avec impartialité, diligence, dignité, probité et intégrité.
2. Dans l'exercice de son mandat, l'élu local poursuit le seul intérêt général, à l'exclusion de tout intérêt qui lui soit personnel, directement ou indirectement, ou de
tout autre intérêt particulier.
3. L'élu local veille à prévenir ou à faire cesser immédiatement tout conflit
d'intérêts. Lorsque ses intérêts personnels sont en cause dans les affaires soumises à l'organe délibérant dont il est membre, l'élu local s'engage à les faire connaître avant le débat et le vote.
4. L'élu local s'engage à ne pas utiliser les ressources et les moyens mis à sa disposition pour l'exercice de son mandat ou de ses fonctions à d'autres fins.
5. Dans l'exercice de ses fonctions, l'élu local s'abstient de prendre des mesures
lui accordant un avantage personnel ou professionnel futur après la cessation de son mandat et de ses fonctions.
6. L'élu local participe avec assiduité aux réunions de l'organe délibérant et des instances au sein desquelles il a été désigné.
7. Issu du suffrage universel, l'élu local est et reste responsable de ses actes pour
la du- rée de son mandat devant l'ensemble des citoyens de la collectivité territoriale, à qui il rend compte des actes et décisions pris dans le cadre de ses fonctions.
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Annexe 3 : Liste et composition des organismes divers et intercommunalité actualisée au 1er octobre 2022
Commissions municipales
au 1er octobre 2022
_________________
* Finances, administration générale et ressources humaines
- Pello Etcheverry
- Patricia Arribas-Olano
- Jean-Luc Casteret
- Charlotte Loubet-Latour
- Bruno Garraialde
- Serge Peyrelongue
- Loïc Jouenne
- Monique Labattut
- Nicolas Charrier
- Pascal Lafitte
* Travaux, proximité, cadre de vie, développement durable et transition écologique
- Christine Duhart
- Guillaume Colas
- Jean-Daniel Badiola
- Pascale Fossecave
- Eric Soreau
- Sylvie Dargains
- Delphine de Torregrosa
- Béatrice Chauffard
- Manuel de Lara
- Marie-Hélène Dupuy-Althabegoity
* Urbanisme, habitat, stratégie urbaine et mobilités
- Manuel Vaquero
- Jean-Daniel Badiola
- Pello Etcheverry
- Nathalie Morice
- Christine Duhart
- Serge Peyrelongue
- Guillaume Colas
- Christine Gonzalo
- Manuel de Lara
- Hugo Maillos
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Date de télétransmission : 08/02/2023
Date de réception préfecture : 08/02/2023 25
* Petite enfance, jeunesse et éducation
- Patricia Arribas-Olano
- Laurence Ledesma
- Noémie Troubat
- Guillaume Boivin
- Charlotte Loubet-Latour
- Thomas Ruspil
- Pascale Fossecave
- Benjamin Marcille
- Gaëlle Lapix
- Marie-Hélène Dupuy-Althabegoity
* Culture, patrimoine et langue basque
- Pello Etcheverry
- Laurence Ledesma
- Thomas Ruspil
- Eric Soreau
- Nathalie Morice
- Manuel Vaquero
- Jean-Luc Casteret
- Bruno Garraialde
- Gaëlle Lapix
- Hugo Maillos
* Sports, santé, mer et littoral
- Jean-Daniel Badiola
- Serge Peyrelongue
- Guillaume Colas
- Pascale Fossecave
- Nathalie Morice
- Bruno Garraialde
- Benjamin Marcille
- Charlotte Loubet-Latour
- Gaëlle Lapix
- Pascal Lafitte
* Action sociale, famille, personnes âgées et lutte contre les discriminations
- Nathalie Morice
- Laurence Ledesma
- Guillaume Boivin
- Béatrice Chauffard
- Christine Gonzalo
- Benjamin Marcille
- Noémie Troubat
- Monique Labattut
- Isabelle Tinaud-Nouvian
- Yvette Debarbieux
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 08/02/2023
Date de réception préfecture : 08/02/2023 26
* Commerce-artisanat, développement économique, tourisme, animation et événementiel
- Eric Soreau
- Delphine de Torregrosa
- Benjamin Marcille
- Béatrice Chauffard
- Jean-Luc Casteret
- Thomas Ruspil
- Noémie Troubat
- Sylvie Dargains
- Isabelle Tinaud-Nouvian
- Marie-Hélène Dupuy-Althabegoity
* Vie associative, protocole, relations extérieures, port, pêche et patrimoine maritime
- Jean-Luc Casteret
- Charlotte Loubet-Latour
- Delphine de Torregrosa
- Guillaume Boivin
- Serge Peyrelongue
- Pascale Fossecave
- Bruno Garraialde
- Loïc Jouenne
- Isabelle Tinaud-Nouvian
- Hugo Maillos
* Ville numérique et ville Agile
- Thomas Ruspil
- Eric Soreau
- Guillaume Boivin
- Jean-Luc Casteret
- Bruno Garraialde
- Nathalie Morice
- Manuel Vaquero
- Guillaume Colas
- Nicolas Charrier
- Marie-Hélène Dupuy-Althabegoity
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 08/02/2023
Date de réception préfecture : 08/02/2023