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Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Institutions publiques,
Envoyé en préfecture le 18/12/2023
Reçu en préfecture le 18/12/2023
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Publié le : 18/12/2023
Par : Ville de Saintes
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CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS 2024-2027 (4 ans)
VILLE DE SAINTES / ASSOCIATION
Entre :
La Ville de SAINTES, représentée par son Adjoint(e) au Maire, Monsieur/Madame , dûment habilité par l’arrêté de délégation n° du , agissant en vertu de la délibération n° 2023- du Conseil Municipal du , transmise en Sous-préfecture le ,
Ci-après dénommée « la Ville »,
D’UNE PART,
Et :
L’Association…………………………….., régie par la loi du 1er juillet 1901 et déclarée en Préfecture de Charente Maritime le ………………………. dont le siège social est situé à ………………………………………………………………, représenté(e) par représentée par le ou la Président /co-président(e)s, dûment habilité, Monsieur/ Madame (ou personne désignée avec références délégation de pouvoir),
Ci-après dénommée « l’Association »,
D’AUTRE PART,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique associative, la Ville s’engage à soutenir l’association pour son fonctionnement et son projet associatif relatif à la mise en valeur du tissu associatif saintais.
L’association …………………………………………………………….. a pour objet le développement ……………………………………………………………..
Considérant que le projet ci-après présenté par l’Association participe de cette politique.
La convention d’objectifs et moyens détaille de manière spécifique les engagements de l’Association et ceux de la Ville au regard de la politique publique associative menée par la collectivité.
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la Ville de Saintes apporte son soutien aux activités d’intérêt général que l’Association s’engage à mettre en œuvre conformément à ses statuts et tels que précisés à l’article 2 ci-après.
La présente convention est conclue en application des dispositions de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.
Envoyé en préfecture le 18/12/2023
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ARTICLE 2 – MISSIONS ET OBJECTIFS DE L’ASSOCIATION
2.1 – Missions
Développement de (les missions principales – axes principaux)
2.2 – Objectifs
Dans le cadre de cette convention, l’association s’engage à mettre en œuvre les objectifs et les actions dans le cadre des volets suivants :
PEDAGOGIQUE :
1)
Objectif :
Actions :
2)
Objectif :
Actions :
3)
Objectif :
Actions :
4) Objectif :
Actions :
SOCIAL :
1)
Objectif :
Actions :
2)
Objectif :
Actions :
3)
Objectif :
Actions :
4) Objectif :
Actions :
ECONOMIQUE :
1)
Objectif :
Actions :
2)
Objectif :
Actions :
3)
Envoyé en préfecture le 18/12/2023
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Par : Ville de Saintes
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Objectif :
Actions :
4) Objectif :
Actions :
ARTICLE 3 – MOYENS MIS A DISPOSITION
3.1- Matériels et locaux mis à disposition
Il est rappelé l’existence d’une convention de mise à disposition de locaux entre la Ville et l’Association.
3.2- Aides indirectes
Il est rappelé que seules les associations signataires de la charte de la vie associative et du Contrat d’Engagement Républicain peuvent bénéficier des aides et services de la Ville (logistique matériel, supports de communication, mise à disposition de salles…)
Ces aides indirectes doivent être valorisées dans le budget de l’Association comme le stipule l’article L.2313- 1-1 du Code Général des Collectivités Territoriales.
ARTICLE 4 – OBLIGATIONS ET ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
L’association est tenue de :
- Souscrire au Contrat d’Engagement Républicain tel que mentionné à l’article 10 qui devra être signé
chaque année.
- Mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la réalisation des missions et objectifs fixés dans l’article
2. Toute contribution inutilisée ou non utilisée conformément à son objet devra être remboursée.
- Ne pas reverser tout ou partie de la subvention à d’autres associations, sociétés, collectivités privées ou
œuvres et ce, conformément à l’article L.1611-4 du CGCT.
L’association bénéficiaire s’engage à transmettre à la Ville de Saintes :
- Le bilan et le compte de résultat devront être présentés en année civile et arrêtés au 30 septembre avec
une projection des recettes et dépenses sur la période restante (30 septembre au 31 décembre).
- Les comptes certifiés comptables de l’année N (au plus tard premier trimestre N+1).
- Le bulletin d’assemblée générale de l’année N et le procès-verbal de l’année N-1.
- Mettre à jour le portail associatif (du point de vue administratif notamment).
ARTICLE 5 – COMMUNICATION
Le logo de la Ville devra figurer sur tous les outils de communication de l’association dans le cadre de l’objet
de la convention.
L’Association devra :
- Mentionner ou faire figurer sur tous les supports de communication (panneaux, publications, site
internet, annuaire, guide, calendriers, bulletin de liaison…) le partenariat avec la ville, en associant le
service communication de la ville.
- Promouvoir et véhiculer l’image de la ville.
Envoyé en préfecture le 18/12/2023
Reçu en préfecture le 18/12/2023
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ARTICLE 6 – CONTRIBUTION FINANCIERE ET MODALITES DE VERSEMENT DE LA SUBVENTION
6.1- Subvention de fonctionnement
La Ville s’engage à soutenir financièrement l’Association dans le cadre des missions et des objectifs définis dans l’article 2, par le versement d’une subvention annuelle de fonctionnement (exercice du 1er janvier au 31 décembre de l’année N) ;
Le montant de la subvention attribuée à l’Association est voté chaque année par le Conseil Municipal après examen du dossier de demande de subvention établi par l’Association et transmis à la Ville au plus tard le dernier trimestre de l’année N-1. La procédure mise en place par la Ville de Saintes est à respecter.
Le reversement de tout ou partie de la subvention à une association, un organisme, une société, une personne privée, est interdit et entraine la restitution de tout ou partie des sommes déjà versées.
6.2- Modalités de versement de la subvention de fonctionnement
L’attribution de la subvention se fait sur la base de 2 à 3 versements :
VILLE ASSOCIATION
Janvier : 25% sur la base du montant de l’année
N-1 si toutefois le budget n’a pas été voté en
décembre
La demande d’avance sur subvention
Après le vote du budget de l’année N et au plus
tard le 30 mai : 50%
La demande de subvention et le Contrat
d’Engagement Républicain (CER)
Le 30 septembre le solde de la subvention votée
Le bilan et le compte de résultat devront être
présentés en année civile et arrêtés au 30
septembre avec une projection des recettes et
dépenses sur la période restante (30 septembre au
31 décembre)
L’association devra impérativement produire les justificatifs évoqués ci-dessus pour le paiement du solde de la subvention au plus tard au 15 octobre. En cas contraire, le solde de la subvention ne sera pas versé et pourra faire l’objet d’une demande de remboursement sur la part déjà perçue par l’association.
6.3- Avance sur subvention
Dans le cas où le budget primitif de la Ville ne serait pas voté avant le 31 décembre de l’année N-1, une avance sur subvention peut être accordée et versée dès janvier après demande écrite de l’Association au plus tard le 15 octobre de l’année N-1.
Les modalités de calcul sont les suivantes : l’avance sur subvention est égale à 25% du montant global des subventions de fonctionnement versées l’année N-1.
6.4- Subvention pour projet et/ou projet exceptionnel
Des actions ponctuelles en relation avec les objectifs de la présente convention peuvent, dans certaines conditions, faire l’objet de subvention affectée au projet.
Dans ce cas, l’Association présente à la Ville une demande spécifique accompagnée d’un descriptif détaillé du projet et d’un budget prévisionnel. Une convention de subvention pour projet spécifique sera signée accompagnée du CER.
A l’issue de l’opération, l’Association devra transmettre un bilan financier accompagné d’un rapport d’activités via le portail associatif (site de la Ville) dans les 2 mois de la clôture du projet. Ce délai peut être exceptionnellement adapté, sans excéder 4 mois.
Envoyé en préfecture le 18/12/2023
Reçu en préfecture le 18/12/2023
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Publié le : 18/12/2023
Par : Ville de Saintes
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Cette subvention ne pourra être utilisée en dehors de ce projet. En cas de non-respect, l’Association se verra dans l’obligation de rembourser les sommes versées.
ARTICLE 7 – DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de quatre (4) années civiles, à savoir les années 2024, 2025, 2026, 2027. Elle arrivera à expiration le 31 décembre 2027.
A l’expiration de la présente convention, si les parties souhaitent reconduire la convention, une rencontre sera organisée entre l’association et la Ville afin de mettre en place une nouvelle convention d’objectifs et moyens, pour une signature au plus tard le 1er janvier 202.
ARTICLE 8 – CONTROLE
8.1- Evaluation des actions
L’évaluation des activités et projets menés par l’Association est réalisée sur la base d’un bilan d’activités détaillé de l’année N-1 (en comparaison avec les années antérieures), tant sur le plan qualitatif que quantitatif.
L’évaluation porte notamment sur l’analyse des résultats en lien avec les objectifs définis par la convention.
La Ville de Saintes pourra procéder ou faire procéder par les personnes de son choix aux contrôles qu’elle jugera utile.
Sur simple demande de la Ville de Saintes, l’Association devra lui communiquer tous documents de nature juridique, fiscale, sociale, comptable et de gestion utiles. Dans ce cadre, l’Association s’engage en particulier à lui communiquer les procès-verbaux et rapports d’activités détaillés des assemblées générales et du conseil d’administration ainsi que la composition du conseil d’administration et du bureau.
8.2- Suivi de la convention
La Ville de Saintes organise au minimum une fois par an une rencontre, afin d’évaluer le programme des actions et activités réalisées pour atteindre les objectifs fixés avec l’Association dans la présente convention.
8.3- Contrôle financier
Au plus tard le 30 janvier de chaque année, l’Association transmettra à la collectivité, après leur approbation, les comptes annuels de l’exercice écoulé (bilan détaillé, compte de résultat détaillé et annexes) certifiés si nécessaire par un Commissaire aux Comptes.
L’association s’engage à fournir à la Ville :
- Les comptes rendus et procès-verbal des assemblées Générales (ordinaires et extraordinaires) - L’état et l’évolution du nombre d’adhérents
- Son budget prévisionnel, son bilan financier ainsi qu’un compte de résultat et annexes certifiés conformes au dernier exercice (art. L.2313-1 4° du Code Général des Collectivités Territoriales) - Les bilans et évaluations des projets subventionnés
L’Association met en place une comptabilité respectant les règles du plan comptable des associations.
De plus, si l’association bénéficie de subventions supérieures à 150 000 euros, elle doit établir un bilan, un compte de résultat et une annexe, et nommer un commissaire aux comptes et un suppléant (art. L612-4 du Code du Commerce).
La certification du bilan incombe au président de l’Association ou au commissaire aux comptes si l’Association est soumise à l’obligation de certification des comptes.
Sur simple demande, la Ville peut procéder à tout contrôle sur pièces et/ou sur place, qu’elle jugera utile, tant directement que par des personnes ou organismes dûment mandatés, que par elle, pour s’assurer du bien-fondé des actions entreprises et de l’utilisation des subventions.
Envoyé en préfecture le 18/12/2023
Reçu en préfecture le 18/12/2023
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ID : 017-211704150-20231207-2023_150D-DE
Chaîne d'intégrité du document : 82 B8 7A 3F 44 AF DA 8D 55 47 2A 20 0F 5A 54 95
Publié le : 18/12/2023
Par : Ville de Saintes
Document certifié conforme à l'original
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8.4- Paraphe du Président de l’Association
Tout document (rapport d’activité, comptes annuels …) transmis à la Ville de Saintes devra être revêtu du paraphe du président, représentant légal de l’Association.
En outre, l’Association devra informer la Ville de Saintes des modifications intervenues dans les statuts.
ARTICLE 9 – OBLIGATIONS FISCALES ET SOCIALES
L’Association s’engage à respecter la législation fiscale et sociale propre à son activité.
Compte tenu de l’activité à caractère commercial et culturel, elle fait son affaire de toutes déclarations et taxes présentes ou futures constituant ses obligations fiscales et sociales de telle sorte que la Ville de Saintes ne puisse être inquiétée ou recherchée à ce sujet.
L’Association se conforme aux prescriptions réglementaires relatives à l’exercice de son objet social.
ARTICLE 10 - CONTRAT ENGAGEMENT REPUBLICAIN
Dans le respect de la loi n°2021-119 du 24 août 2021 confortant le respect des principes de la République, l’association, qu’elle soit habilitée ou non, s’engage à souscrire au Contrat d’engagement républicain annexé à la présente convention (daté et signé par l’Association). En effet, pour pouvoir bénéficier d’une subvention directe ou indirecte de la part de la collectivité, l’association s’engage à respecter et à faire respecter les engagements qui y sont inscrits. En outre, l’association doit en tenir informé l’ensemble de ses membres et de ses adhérents par tous moyens : affichage du contrat, diffusion sur les sites web, réseaux sociaux…
Le fait de ne pas respecter les principes inscrits dans ce contrat peut justifier une procédure de reversement de la subvention.
ARTICLE 11 – ASSURANCES ET RESPONSABILITES
L’association exerce les activités rattachées à la présente convention sous sa responsabilité exclusive. Elle s’engage à souscrire toutes les polices d’assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité et pour que la responsabilité de la Ville de Saintes ne puisse être recherchée.
Elle devra être en capacité de justifier à tout moment à la Ville de Saintes les attestations d’assurances correspondantes.
ARTICLE 12 – AVENANT
La présente convention ne peut être modifiée que par avenant signé par les deux parties approuvé par le Conseil Municipal.
Les avenants ultérieurs feront partie de la présente convention et seront soumis à l'ensemble des dispositions qui la régissent.
ARTICLE 13 – RESILIATION
La présente convention peut être résiliée de plein droit, sans préavis, ni indemnité, en cas de dissolution de l’Association, de faillite, de liquidation judiciaire ou d’insolvabilité notoire. La résiliation est déclarée d’office par le Maire de Saintes et notifiée à l’Association par lettre recommandée avec accusé de réception.
En cas de non-respect par l'une ou l’autre des parties de l'une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu'elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.
Envoyé en préfecture le 18/12/2023
Reçu en préfecture le 18/12/2023
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ID : 017-211704150-20231207-2023_150D-DE
Chaîne d'intégrité du document : 82 B8 7A 3F 44 AF DA 8D 55 47 2A 20 0F 5A 54 95
Publié le : 18/12/2023
Par : Ville de Saintes
Document certifié conforme à l'original
https://publiact.fr/documentPublic/211073 Page 9/10 Page 7 sur 7
ARTICLE 14 – RECOURS
Les difficultés qui pourraient résulter de l’application de la présente convention feront l’objet, préalablement à toute procédure, d’une conciliation à l’amiable.
En dernier ressort, les litiges qui pourraient s’élever entre les parties au sujet de l’exécution de la présente convention seront soumis au tribunal administratif de Poitiers.
Fait à SAINTES (signé et paraphé en deux exemplaires originaux)
Le …………..
Le Président de l’Association Pour le Maire et par délégation, L’Adjoint au Maire,
Envoyé en préfecture le 18/12/2023
Reçu en préfecture le 18/12/2023
Publié le
ID : 017-211704150-20231207-2023_150D-DE
Chaîne d'intégrité du document : 82 B8 7A 3F 44 AF DA 8D 55 47 2A 20 0F 5A 54 95
Publié le : 18/12/2023
Par : Ville de Saintes
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