Déliberation - 23.9 APH Conseil Citoyen locaux 2024

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Déliberation - 23.9 APH Conseil Citoyen locaux 2024 Document publié le Jeudi 7 décembre 2023 par la commune d'Hem. Lien du pdf (Déliberation - 23.9 APH Conseil Citoyen locaux 2024)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit, ASSOCIATION POUR LA PARTICIPATION DES HABITANTS CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX AU CONSEIL CITOYEN - 2024

Entre,

La Ville de HEM, représentée par son Maire, autorisé à signer la présente convention par délibération en date du 7 décembre 2023, ci-après dénommée la ville, d’une part,

Et,

L’Association pour la Participation des Habitants, ayant son siège social au 42 rue du Général Leclerc à Hem, représentée par son Président, ci-après dénommée l’association, d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 – OBJET

Dans le cadre de l’annexe pour la gestion du conseil citoyen 2024 en date du 17 décembre 2023, conclue entre la Ville et l’Association, la Ville met à la disposition de l’association, qui accepte en l’état, des locaux ainsi que du matériel favorisant l’activité du conseil citoyen, dont la liste est jointe en annexe.

ARTICLE 2 - DESIGNATION

Le local mis à disposition est un bureau situé dans la Maison du Foot, à l‘exclusion de tout autre locataire, pour une surface de 22,7 m².

ARTICLE 3 – REDEVANCE

Considérant que le Conseil citoyen a vocation à permettre l’expression démocratique, la Ville mettra à disposition ce local à titre grâcieux. Toutefois, les associations s’obligent à faire figurer dans tous leurs documents budgétaires et comptables, l’avantage en nature ainsi consenti dont le coût leur sera notifié chaque année par la ville.

ARTICLE 4 – DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est consentie pour l’année 2024. Elle peut être renouvelée.

ARTICLE 5 – PLANNING D’UTILISATION ET CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT

Les locaux ne pourront être utilisés à d’autres fins que celles concourant à la réalisation de l’objet de la présente convention et du document cadre présenté lors de la création du conseil citoyen, sans l’accord des parties et, le cas échéant, des autorités administratives de tutelle.

La ville se réserve la possibilité de contrôler à tout moment la sécurité et la bonne utilisation des locaux ainsi que de procéder aux fermetures techniques qui seraient indispensables au bon fonctionnement des installations. Elle en prévient l’association dans les meilleurs délais.

L’association aura le badge et la clef lui permettant l’accès aux locaux, sous signature d’un récépissé – toute duplication est interdite.

L’accès des utilisateurs aux locaux sera possible après ouverture par la personne désignée à cet effet, exclusivement aux horaires arrêtés (du lundi au jeudi, de 9h à 12h et de 13h30 à 17h, et le samedi de 9h à 12h), et après avoir pris connaissance des conditions particulières d’accès et de sécurité pour les sites. Aucune transformation ou amélioration des lieux ne pourra être décidée ou réalisée par l’association sans l’accord écrit de la ville.

ARTICLE 6 – CHARGES – UTILISATION DES FLUIDES

Dans le cadre des dispositions prévues par l’Etat en faveur de la sobriété énergétique, les utilisateurs des locaux municipaux sont appelés à la plus grande vigilance quant à leur consommation énergétique. Il leur est en particulier demandé de veiller au respect des mesures adoptées par le conseil municipal le 5 octobre 2022, et ainsi dans le cadre de leurs activités, d’être strictement attentifs à ce que :

1. L’ensemble des équipements bureautiques et informatiques éventuellement utilisés soit effectivement éteint à l’issue de l’activité (et non simplement mis en veille) ;

2. La température de chauffage dans les locaux accueillant des activités culturelles ou de loisirs soit impérativement limitée à 19°C ; Cette mesure proscrit tout recours aux appareils chauffants électriques. 3. La température dans les salles de sport soit limitée à 16°C ; 4. Les équipements de loisirs occupés par les activités associatives, en particulier sportives, soient impérativement fermés au plus tard à 22 heures ;

5. Les salles mises à disposition soient utilisées de manière optimale, en rapport avec le format de la réunion ou de la manifestation prévue, ou de l’activité exercée. Si nécessaire, la ville se réserve la possibilité de relocaliser les activités de l’association en lien avec cette disposition.

Si nécessaire, d’autres initiatives pourront venir compléter cette stratégie de sobriété énergétique.

Par ailleurs, l’association s’engage à user raisonnablement des locaux et du matériel mis à sa disposition. Elle prendra en charge les dégâts qu’elle aura occasionnés.

En particulier, elle veillera :

1. A n’user du chauffage qu’en tant que nécessaire et à veiller à ce que fenêtres et issues soient closes quand le chauffage est activé2. A éteindre l’électricité dans les pièces vides et à tout éteindre (électricité et chauffage) en quittant les lieux 3. A fermer correctement les arrivées d’eau.

4. à effectuer le rangement et le nettoyage de la salle, ainsi que les menues dépenses d’entretien des locaux selon les dispositions du décret n°87-712 du 26 août 1987 (remplacement des lampes, maintien en état de propreté des revêtements intérieurs, remplacement des clés perdues ou détériorées, et autres dépenses). Si la Ville engageait ces dépenses en lieu et place de l’association, elle lui en demanderait remboursement. La Ville assure la maintenance des bâtiments entrant dans sa responsabilité de propriétaire, conformément aux dispositions du Code Civil.

5. A s’assurer de la fermeture des issues et mise en œuvre des dispositifs de sécurité.

Si l’association venait à constater un disfonctionnement (fuite ou autre), elle en avertit immédiatement son service pilote, qui organisera la réparation nécessaire.

Les consommations de fluides et abonnements s’y rapportant sont supportés par la Ville. Cependant, l’association s’oblige à faire figurer dans tous ses documents budgétaires et comptables l’avantage en nature ainsi consenti dont le coût lui sera notifié chaque année par la ville.

La ville assurera l’entretien des bâtiments entrant dans sa responsabilité de propriétaire, conformément aux dispositions du Code Civil, ainsi que l’entretien courant et le nettoyage des locaux.

ARTICLE 7 – CESSION ET SOUS LOCATION

Toute cession des droits en résultant ou sous-location des lieux mis à disposition est interdite.

ARTICLE 8 – ASSURANCE

L’association souscrit toutes les polices d’assurance nécessaires pour garantir sa responsabilité civile et les risques locatifs suivant les coordonnées ci-après. Elle paie les primes et cotisations de ces assurances sans que la responsabilité de la Ville puisse être mise en cause. Elle devra justifier à chaque demande de l’existence de telles polices d’assurance et du règlement des primes correspondantes.

En tout état de cause, la ville se réserve le droit de saisir directement l’assurance de l’association en cas de sinistre survenant dans ce local.

ARTICLE 9 - AVENANT

Toute modification du contenu de la présente convention fera l’objet d’un avenant à celle-ci autorisé par une délibération de la collectivité et d’une délibération du Conseil d’Administration de l’Association.

ARTICLE 10 – EXPIRATION

A l’expiration de la présente convention, l’association devra libérer les locaux et restituer l’intégralité des biens mis à la disposition (matériel et mobilier), le tout en bon état d’entretien et de propreté. Cette restitution fera l’objet d’un état des lieux signé par les parties.

ARTICLE 11 – RESILIATION

En cas de non-respect des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties, à l’expiration d’un délai de 1 mois suivant la réception d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. Le délai de résiliation peut être ramené à 48 heures après réception par l’association de la mise en demeure par la ville si un intérêt public l’exige expressément. Les avantages liés à la présente tomberaient alors de plein droit.

Fait à HEM, le

Pour le Maire et par délégation Pour l’association L’adjoint à la solidarité entre les générations, Le Président, à l’habitat, au logement

et à la politique de la ville

P. SIBILLE C. ECKHAUT

COORDONNEES D’ASSURANCE :

Compagnie :

N° de police :

Date de signature du contrat :

Date d’échéance :

BIENS MOBILIERS MIS A DISPOSITION

Une clé/un badge d’accès

Une connexion WIFI

Une armoire (avec serrure)

Un bureau

Une table de réunion

20 chaises

Un tableau blanc