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Acte - 96 d1732543053798
Document publié le Mardi 8 février 2022 par la commune de Bordeaux.
Lien du pdf (Acte - 96 d1732543053798)
Thèmes du document : Données personnelles, Santé, Union Européenne,
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL
___________
Conseillers en exercice : 65
Reçu en Préfecture le : 09/02/2022
ID Télétransmission : 033-213300635-20220208-121768-DE-
1-1
Date de mise en ligne :
certifié exact,
Séance du mardi 8 février
2022
D-2022/23
Aujourd'hui 8 février 2022, à 14h04,
le Conseil Municipal de la Ville de Bordeaux s'est réuni à Bordeaux, sous la présidence de
Monsieur Pierre HURMIC - Maire
Suspension de séance de 18h01 à 18h22
Etaient Présents :
Monsieur Pierre HURMIC, Madame Claudine BICHET, Monsieur Stéphane PFEIFFER, Madame Camille CHOPLIN, Monsieur Didier JEANJEAN, Madame Delphine JAMET, Monsieur Mathieu HAZOUARD, Madame Harmonie LECERF MEUNIER, Monsieur Amine SMIHI, Madame Sylvie SCHMITT, Monsieur Dimitri BOUTLEUX, Madame Nadia SAADI, Monsieur Bernard G BLANC, Madame Céline PAPIN, Monsieur Olivier CAZAUX, Madame Pascale BOUSQUET-PITT, Monsieur Olivier ESCOTS, Madame Fannie LE BOULANGER, Monsieur Vincent MAURIN, Madame Sylvie JUSTOME, Monsieur Laurent GUILLEMIN, Madame Françoise FREMY, Madame Tiphaine ARDOUIN, Monsieur Baptiste MAURIN, Madame Marie-Claude NOEL, Monsieur Didier CUGY, Madame Véronique GARCIA, Monsieur Patrick PAPADATO, Madame Pascale ROUX, Madame Brigitte BLOCH, Madame Isabelle ACCOCEBERRY, Madame Isabelle FAURE, Monsieur Francis FEYTOUT, Monsieur Maxime GHESQUIERE, Monsieur Matthieu MANGIN, Madame Marie-Julie POULAT, Monsieur Radouane-Cyrille JABER, Monsieur Stéphane GOMOT, Madame Charlee DA TOS, Monsieur Marc ETCHEVERRY, Madame Béatrice SABOURET, Monsieur Pierre De Gaétan NJIKAM MOULIOM, Madame Nathalie DELATTRE, Monsieur Nicolas FLORIAN, Madame Anne FAHMY, Madame Géraldine AMOUROUX, Monsieur Marik FETOUH, Monsieur Aziz SKALLI, Monsieur Thomas CAZENAVE, Madame Catherine FABRE, Monsieur Fabien ROBERT, Monsieur Guillaume CHABAN-DELMAS, Monsieur Nicolas PEREIRA, Madame Evelyne CERVANTES- DESCUBES, Monsieur Philippe POUTOU, Madame Myriam ECKERT, Madame Véronique SEYRAL,
Madame Céline PAPIN absente de 17h00 à 18h01
Madame Nathalie DELATTRE présente jusqu'à 15h45, Monsieur Aziz SKALLI présent jusqu'à 15h50, Madame Catherine FABRE présente jusqu'à 19h00, Madame Pascale ROUX présente jusqu'à 19h43, Madame Véronique SEYRAL présente jusqu'à 19h53, Monsieur Baptiste MAURIN présent jusqu'à 20h15, Madame Evelyne CERVANTES- DESCUBES présente jusqu'à 20h40, Monsieur Didier CUGY présent jusqu'à 20h55, Madame Céline PAPIN présente jusqu'à 20h55, Monsieur Marik FETOUH présent jusqu'à 21h21
Excusés :
Monsieur Dominique BOUISSON, Madame Sandrine JACOTOT, Madame Servane CRUSSIERE, Madame Eve DEMANGE, Monsieur Guillaume MARI, Monsieur Jean-Baptiste THONY, Madame Alexandra SIARRI, Monsieur Bernard-Louis BLANC, Etat-civil. Convention relative à la transmission informatisée
des avis de naissance et de décès des enfants de moins de 6
ans par la Ville de Bordeaux au service de la protection
maternelle et infantile du Département de la Gironde -
Autorisation de signer.
Madame Delphine JAMET, Adjointe au Maire, présente le rapport suivant :
Mesdames, Messieurs,
Le Code de la Santé publique prescrit dans son article R 2112-21 :
« Les officiers de l’état civil adressent un extrait d’acte de naissance… dans les quarante-huit heures de la déclaration de naissance, au médecin responsable du service de protection maternelle et infantile du département dans lequel résident les parents… Ils adressent à ce médecin dans les mêmes conditions une copie de l’acte de décès des enfants âgés de moins de six ans dont les parents résident dans le département ».
Aujourd’hui, les avis de naissance et de décès des enfants de moins de six ans sont adressés par le service état civil de la Ville de Bordeaux au service de protection maternelle et infantile du Département de la Gironde, par courrier postal tous les jours.
Pour une meilleure efficience, il est proposé de mettre en place une interface sécurisée entre le Département et le service état civil de la Ville pour dématérialiser la transmission de ces avis. Un projet de convention a été établi entre les deux collectivités qui fixe notamment les modalités de transmission.
Aussi, je vous demande Mesdames et Messieurs de bien vouloir :
- Approuver la convention relative à la mise en place de la transmission informatisée des avis de naissance et des avis de décès des enfants de moins de six ans par la Ville de bordeaux au service de protection maternelle et infantile du Département de Gironde ;
- Autoriser Monsieur le maire ou l’adjoint délégué à la signer.
ADOPTE A L'UNANIMITE DES VOTANTS ABSTENTION DU GROUPE BORDEAUX EN LUTTES
Fait et Délibéré à Bordeaux, le 8 février 2022
P/EXPEDITION CONFORME,
Madame Delphine JAMET p. 1
CONVENTION RELATIVE À LA MISE EN PLACE DE LA TRANSMISSION INFORMATISÉE DES AVIS DE NAISSANCE ET DES AVIS DE DÉCÈS D’ENFANTS DE MOINS DE SIX ANS PAR LA VILLE DE BORDEAUX AU SERVICE DE PROTECTION MATERNELLE ET INFANTILE DU DÉPARTEMENT DE GIRONDE
Entre
Le Département de la Gironde, représenté par son Président, Monsieur Jean-Luc Gleyze,
D’une part,
Et
La Ville de Bordeaux, représenté par Monsieur Pierre Hurmic, Maire,
D’autre part,
Vu le Code général des collectivités territoriales,
Vu le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil,
Vu le code de la santé publique et notamment son article R 2112-21 relatif à la transmission des actes de naissance au médecin responsable de la Protection maternelle et infantile par l’officier d’état civil et aux articles L2112-1 à L2112-10 relatifs à l’organisation et aux missions du service départemental de protection maternelle et infantile.
Vu la délibération n°… du … autorisant la signature de la présente convention par Monsieur le Maire de Bordeaux ou son représentant,
Vu la délibération n°…………… de la commission permanente du ……….. autorisant la signature de la présente convention par Monsieur le Président du Conseil départemental de la Gironde,
Il est convenu ce qui suit : p. 2
Préambule
L’article 34 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil indique « Les copies et extraits, avec ou sans indication de la filiation, d'actes de l'état civil peuvent être demandés directement à l’officier de l’état civil dépositaire de l’acte par une administration, un service, un établissement public, un organisme, une caisse contrôlée par l’Etat ou un autre officier de l’état civil, en charge de l’instruction d’un dossier administratif, dès lors que celui-ci ou celle-ci est légalement fondé à requérir ces actes des usagers et sous réserve que ces derniers en aient été préalablement informés. »
L’article R.2112.21 du Code de la Santé Publique légitime le Département à demander la transmission de ces informations d’état civil :
« Les officiers de l'état civil adressent un extrait d'acte de naissance établi conformément aux dispositions de l'article 11 du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil dans les quarante-huit heures de la déclaration de naissance, au médecin responsable du service de protection maternelle et infantile du département dans lequel résident les parents. Ils adressent à ce médecin dans les mêmes conditions une copie de l'acte de décès des enfants âgés de moins de six ans dont les parents résident dans le département »
Article 1 : objet
L’objet de la présente convention est la dématérialisation des envois des avis de naissance et des avis de décès des enfants de moins de 6 ans par le service Etat civil de la Ville de Bordeaux vers le service de la Protection maternelle et infantile du département de la Gironde.
Jusqu’à présent, ces avis sont adressés par le service Etat civil par courrier postal tous les jours.
Article 2 : participation de la Ville de Bordeaux
Le service Etat civil s’engage à transmette tous les avis de naissance et les avis de décès des enfants de moins de six ans domiciliés en Gironde, par voie dématérialisée, au médecin responsable de la protection maternelle et infantile, dont le service est doté d’un progiciel compatible pour la réception.
Cette transmission aura lieu dans le respect du délai règlementaire des 48 heures qui suivent la déclaration de naissance ou de décès.
Article 3 : protection des données personnelles
Voir annexe 2.
Article 4 : participation du Département
Le service de PMI, service du Département de la Gironde, réceptionne et vérifie les données transmises.
Le service de PMI se rapproche du service de l’Etat civil, notamment en cas de difficultés repérées dans la transmission ou suspectées dans la saisie initiale, par courriel adressé au service Etat civil (etatcivil@mairie-bordeaux.fr), qui s’engage à répondre dans un délai de 24 heures ouvrées.
Article 5 : organisation informatique
La Ville de Bordeaux et le Département s’engagent à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées à la sécurisation des données transmises.
La Ville de Bordeaux met à disposition du Département 2 fichiers .csv, 1 pour les naissances et 1 pour les décès.
Ces fichiers horodatés sont déposés quotidiennement sur un serveur SFTP.
Le Département bénéficie d'accès nominatifs à ce serveur SFTP pour récupérer les fichiers. Le Département doit supprimer les fichiers récupérés dès leur intégration dans le logiciel métier HORUS. p. 3
Les deux parties s’engagent à s’informer mutuellement en cas de modifications d’organisation technique. Elles peuvent convenir d’évolutions du mode de transmission, à la condition expresse qu’il garantisse la sécurité des données transmises.
En cas de problèmes techniques impactant le délai de transmission défini à l’article 2, le service Etat civil transmettra les avis par courrier papier.
Les données transmises sont décrites à l’annexe 1.
Article 6 : durée – modifications
La présente convention est conclue pour une durée de 5 ans à compter de sa date de signature par les parties, renouvelée par tacite reconduction.
Elle pourra être modifiée par voie d’avenant en cas d’évolution de la réglementation ou de l’organisation des parties.
Article 7 : suivi de la mise en place
La mise en place de cette nouvelle modalité de collaboration entre services, pourra faire l’objet de temps de concertation et d’ajustement, notamment au cours de la première année de mise en place, et à la demande d’une des parties.
Article 8 : modalités de résiliation
La présente convention peut être résiliée :
- Par la Ville de Bordeaux et le Département de la Gironde à tout moment, pour un motif d’intérêt général par lettre recommandée avec accusé de réception,
- Par la Ville de Bordeaux et le Département de la Gironde à tout moment, pour inexécution contractuelle partielle ou totale des obligations. Après une mise en demeure préalable restée infructueuse dans un délai de 30 jours, la présente convention sera résiliée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 9 : litiges
Le Tribunal administratif territorialement compétent sera saisi pour tout litige dans l’application de la présente convention.
Au préalable à toute procédure judiciaire, un règlement amiable sera privilégié par les parties.
Fait à Bordeaux, le
Le Maire de Bordeaux Le Président du Conseil Départemental de la Gironde
Pierre Hurmic Jean-Luc Gleyze p. 1
CONVENTION RELATIVE À LA MISE EN PLACE DE LA TRANSMISSION INFORMATISÉE DES AVIS DE NAISSANCE ET DES AVIS DE DÉCÈS D’ENFANTS DE MOINS DE SIX ANS PAR LA VILLE DE BORDEAUX AU SERVICE DE PROTECTION MATERNELLE ET INFANTILE DU DÉPARTEMENT DE GIRONDE
Annexe 1 – Structure des fichiers transmis
Interface avis de naissance Horus
Num colonne Nom colonne
Taille
maxi Valeurs possibles ou correspondance Obligatoire 1 Origine 20 BORDEAUX' N
2 RefentiteEnfant 20 N
3 NomEnfant 100 O
4 PrenomEnfant 100 O
5 DtNaissEnfant 8 JJ/MM/AAAA O
6 SexeEnfant 1 F,M,I N
7 DeptNaiss 2 Dépt de la maternité N
8 CommNaiss 3 code INSEE
non obligatoire, c'est la commune de la maternité qui
prévaut.
N
9 LibelleCommNaiss 100 libellé commune de naissance non obligatoire, c'est la commune de la maternité qui
prévaut.
N
10 RefentiteMater 20 N
11 AdresseMaternite 100 à utiliser comme correspondance, il peut s'agir d'une adresse ou bien d'un code. L'interface Horus relève les
différentes valeurs et y associe une référence de tiers
maternité. Cette correspondance est établie pour tous
les lots.
N
12 RefentiteMere 20 N
13 NomJFMere 100 O
14 PrenomMere 100 N
15 DtNaissMere 8 JJ/MM/AAAA N
16 RefVoieAdrMere 8 N
17 NuméroAdrMere N
18 ExtNoAdrMere 1 B, T, Q ,,, N
19 NatureVoieAdrMere 3 table des types de voies (Im, Rue, Ave) N
20 Adresse4AdrMere 38 Libellé de la voie
Ex : JEAN JAURES
Ex : DE BRETAGNE
Ou Adresse AFNOR : 5 RUE JEAN JAURES
N
21 Adresse2AdrMere 38 N
22 Adresse3AdrMere 38 N
23 Adresse5AdrMere 38 N
24 DeptAdrMere 2 Dépt de résidence N
25 CommuneAdrMere 3 3 derniers car du Code Insee des communes N
26 CodePostalAdrMere 5 N
27 LibelleCommAdrMere 100 Libellé commune domicile N
28 LibelleProfessionMer
e
60 N
29 NbEnfantsFoyer 2 N
30 RefentitePere 20 N
31 NomPere 100 N
32 PrenomPere 100 N p. 2
33 DtNaissPere 8 JJ/MM/AAAA N
34 RefVoieAdrPere 8 N
35 NuméroAdrPere N
36 ExtNoAdrPere 1 B, T, Q ,,, N
37 NatureVoieAdrPere 3 table des types de voies (Im, Rue, Ave) N
38 Adresse4AdrPere 38 Libellé de la voie
Ex : JEAN JAURES
Ex : DE BRETAGNE
Ou Adresse AFNOR : 5 RUE JEAN JAURES
N
39 Adresse2AdrPere 38 libre N
40 Adresse3AdrPere 38 N
41 Adresse5AdrPere 38 N
42 DeptAdrPere 2 Dépt de résidence N
43 CommuneAdrPere 3 3 derniers car du Code Insee des communes ou libellé N
44 CodePostalAdrPere 5 N
45 LibelleCommAdrPere 100 Libellé commune domicile N
46 LibelleProfessionPere 60 N p. 3
Interface avis de décès et acte enfant né sans vie Horus
Num colonne Nom colonne
Taille
maxi Valeurs possibles Obligatoire
1 Origine 20 BORDEAUX' O
2 RefentiteEnfant 20 N
3 NomEnfant 100 O
4 PrenomEnfant 100 O
5 DtNaissEnfant 10 JJ/MM/AAAA O
6 SexeEnfant 1 F,M,I N
7 DeptNaiss 2 O
8 CommNaiss 3 N
9 LibelleCommNaiss 100 N
10 RefentiteMater 20 N
11 AdresseMaternite 100 N
12 DtDeces 10 JJ/MM/AAAA O
13 DeptDeces 2 N
14 CommDeces 3 N
15 LibelleCommDeces 100 N
16 RefentiteMere 20 N
17 NomJFMere 100 O
18 PrenomMere 100 N
19 DtNaissMere 10 JJ/MM/AAAA N
20 RefVoieAdrMere 8 N
21 NumeroAdrMere N
22 ExtNoAdrMere 1 B, T, Q ,,, N
23 NatureVoieAdrMere 3 N
24 Adresse4AdrMere 38 N
25 Adresse2AdrMere 38 N
26 Adresse3AdrMere 38 N
27 Adresse5AdrMere 38 N
28 DeptAdrMere 2 N
29 CommuneAdrMere 3 N
30 CodePostalAdrMere 5 N
31 LibelleCommAdrMere 100 N
32 LibelleProfessionMere 60 N
33 NbEnfantsFoyer 2 N
34 RefentitePere 20 N
35 NomPere 100 N
36 PrenomPere 100 N
37 DtNaissPere 10 JJ/MM/AAAA N
38 RefVoieAdrPere 8 N
39 NumeroAdrPere N
40 ExtNoAdrPere 1 B, T, Q ,,, N
41 NatureVoieAdrPere 3 N
42 Adresse4AdrPere 38 N
43 Adresse2AdrPere 38 N
44 Adresse3AdrPere 38 N
45 Adresse5AdrPere 38 N
46 DeptAdrPere 2 N
47 CommuneAdrPere 3 N
48 CodePostalAdrPere 5 N p. 4
49 LibelleCommAdrPere 100 N
50 LibelleProfessionPere 60 N p. 1
CONVENTION RELATIVE À LA MISE EN PLACE DE LA TRANSMISSION INFORMATISÉE DES AVIS DE NAISSANCE ET DES AVIS DE DÉCÈS D’ENFANTS DE MOINS DE SIX ANS PAR LA VILLE DE BORDEAUX AU SERVICE DE PROTECTION MATERNELLE ET INFANTILE DU DÉPARTEMENT DE GIRONDE
Annexe 2 - RGPD : clauses relatives à la protection des données personnelles
Cette annexe concerne la protection des données à caractère personnel transmises par la ville
de Bordeaux au Département de la Gironde, (ci-après « les partenaires »).
Chacun des partenaires est pleinement responsable des traitements qu’il réalise sur ces données
personnelles.
Il est convenu ce qui suit :
Article 1er : Objet
Les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de
données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement
européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après, « RGPD ») ainsi que la loi n°78-17 du 6 janvier
1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Article 2 : Les coordonnées des délégués à la protection des données
• Département de la Gironde : Gilles Briard, g.briard@gironde.fr, 05 56 99 33 01
• Ville de Bordeaux : Aude Banabera, contact.cnil@bordeaux-metropole.fr, 05 56 99 84 08
Article 3 : La description du traitement
La transmission par la Ville de Bordeaux au Département de la Gironde des données d’Etat civil
concernent les naissances et décès d’enfants de moins de 6 ans figurant sur les registres d’Etat
civil de la Ville de Bordeaux.
Chaque partenaire s’engage à effectuer, pour son propre compte, l’enregistrement de ce
traitement dans le registre des traitements de sa collectivité.
Article 4 : Les finalités pour lesquelles les données à caractère personnel sont communiquées
Les données sont communiquées au Département de la Gironde afin de lui permettre de réaliser
ses missions légales de Protection Maternelle et Infantile prévues par les articles L2112-1 et
suivants du Code de la santé publique.
Le département de la Gironde s'engage à traiter les données pour les finalités prévues par cette
législation et dans les strictes conditions applicables.
Article 5 : Les catégories de données à caractère personnel communiquées
Les catégories de données à caractère personnel transmises sont listées à l’annexe 1 de la
présente convention. p. 2
Article 6 : La base légale de la communication de données à caractère personnel et de la
réception des données à caractère personnel
Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du
traitement est soumis (article 6.1, e)
La Ville de Bordeaux communique les avis de naissance et les avis de décès des enfants de moins
de 6 ans en application de l’article R.2112.21 du Code de la Santé Publique.
Le Département de la Gironde reçoit ces avis en application des dispositions de l’article 34 du
décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil et de l’article R.2112.21 du Code de la Santé
Publique.
Article 7 : Les mesures de sécurité
Chaque partenaire s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et
organisationnelles appropriées afin de garantir le niveau de sécurité nécessaire à la protection
des données. Chaque partenaire veille notamment à assurer :
• La transmission sécurisée des données,
• La confidentialité des données, en empêchant leur divulgation à des tiers non autorisés,
• L’existence de procédures d’habilitation et d’accès adaptés,
• Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience
constantes des systèmes et des services de traitement ;
Article 8 : Les mesures spécifiques encadrant la communication conformément au principe de
proportionnalité et aux exigences de protection des données dès la conception et par défaut
Voir article 5 de la convention.
Article 9 : Les obligations des partenaires
Chaque partenaire s'engage à :
1. Prendre toutes les mesures utiles pour garantir l'intégrité et la confidentialité des données à
caractère personnel, en s'assurant notamment que des tiers non autorisés n'y auront pas accès
2. Ne faire aucune copie de ces données, sauf à ce que cela soit nécessaire à l'exécution des
finalités prévues par la présente convention
3. Si l’un des partenaires considère qu’un échange de données constitue une violation du
règlement européen sur la protection des données, ou de toute autre disposition du droit de
l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe
immédiatement l’autre partenaire.
4. Ne conserver les données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation de
l'objectif poursuivi. Ces données devront être par la suite détruites, anonymisées ou
archivées dans le respect des obligations légales applicables en matière de conservation des
archives publiques ; p. 3
5. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel :
• S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée
de confidentialité
• Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel
6. Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de
protection des données dès la conception et de protection des données par défaut
7. Droit d’information des personnes concernées
Chaque partenaire doit, au titre des articles 13 et 14 du RGPD, fournir aux personnes concernées
par les opérations de traitement les informations relatives aux traitements de données réalisés.
8. Obligation de notification en ce qui concerne la rectification, effacement de données ou la
limitation du traitement
Les partenaires se notifient toute rectification ou tout effacement de données à caractère
personnel ou toute limitation du traitement effectué conformément à l'article 16, à l'article 17,
paragraphe 1, et à l'article 18 du RGPD, à moins qu'une telle communication se révèle impossible
ou exige des efforts disproportionnés.
9. Notification des violations de données à caractère personnel
Le Département s’engage à informer dans le meilleur délai la Ville de Bordeaux en cas de violation
des données. Cette information n'exonère en rien le Département des notifications prévues à
l'article 33 et 34 du RGPD ni de son éventuelle responsabilité.