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Arrêté - 1399392
Document publié le Jeudi 17 août 2023 par la commune d'Orcet.
Lien du pdf (Arrêté - 1399392)
Thèmes du document : Handicap et inclusivité, Industrie, Religion et laïcité,
Page 1 sur 6
Règlement de la foire aux associations d’Orcet – août 2023
République française
Département du Puy-de-Dôme
Commune d’Orcet
Arrêté municipal 79/23 du 17 août 2023
Arrêté municipal portant règlement de la foire aux associations d’Orcet
N°79/23
Le maire d’Orcet,
Vu les articles L2122-24 et L2212-1 et suivants du code général des collectivités
territoriales,
Vu la loi n° 2021-1109 du 24 août 2021 confortant le respect des principes de la
République,
Vu la charte des engagements réciproques du 14 février 2014 et la circulaire du
Premier Ministre 5811/SG du 29 septembre 2015 sur les nouvelles relations entre
les pouvoirs publics et les associations,
Considérant le dynamisme des associations orcétoises et le nombre croissant de
demandes de participation à la foire des associations,
Considérant dès lors qu’il y a lieu d’établir un règlement pour le bon
fonctionnement de cette foire,
A R R Ê T E
A l’occasion de cette manifestation les associations orcétoises loi 1901 qui œuvrent
pour l’éducation, la culture, la solidarité, l’action sociale, qui ont une vocation
humanitaire ou dont l’objet est de proposer des activités sportives ou de loisirs sont
invitées à présenter aux visiteurs leurs activités, à proposer des adhésions et les
inscriptions aux activités, à informer les visiteurs sur la vie de l’association, les
possibilités d’essais, les évènements organisés. La foire aux Associations est
également ouverte aux partenaires institutionnels publics qui proposent des
activités ou offrent des services aux Orcétois (médiathèque intercommunale, pôle
Ado, RAM …) .
Ce règlement établit les règles de fonctionnement qui concernent :
- l’objet de la manifestation,
- les conditions d’admission et de participation à la manifestation,
- l’installation et l’attribution de stands,
- la sécurité et la diffusion des informations relatives à cette organisation Page 2 sur 6
Règlement de la foire aux associations d’Orcet – août 2023
- les principes et l’esprit de la manifestation
La foire aux associations est organisé par la Commune, plus précisément par la
commission des associations et le service vie associative, qui sont responsables de
l’organisation de l’évènement et de son bon déroulement. Ce service est le seul
interlocuteur des associations et des partenaires dans leurs démarches concernant
la foire.
Le présent règlement doit être lu, approuvé et signé par l’ensemble des participants
à la foire aux associations.
ARTICLE 1 : OBJET
La Foire aux associations est un évènement festif qui a lieu chaque année, le premier
vendredi qui suit la rentrée scolaire. La manifestation se déroule en fin d’après-midi
et se poursuit dans la soirée.
Cette foire permet aux associations oréctoises, ou à celles qui interviennent sur le
territoire de notre Commune, de se faire connaître et de présenter l’ensemble de
leurs activités. Elle est ouverte à tous, gratuitement, et permet aux visiteurs de découvrir les activités associatives proposées à Orcet, en facilitant la découverte et
le contact en un seul lieu. Cette manifestation a lieu dans un espace communal, en
général, la salle Jean Moulin. La municipalité peut néanmoins déplacer cette
manifestation, voire l’annuler, pour des motifs d’intérêt général.
ARTICLE 2 : ADMISSION ET CONDITIONS DE PARTICIPATION
Admission :
Toutes les associations orcétoises ouvertes à tous ont vocation à participer à la foire
aux associations. La participation de tous les partenaires institutionnels et
associations est gratuite. Les associations dont le siège n’est pas Orcet, mais qui
interviennent pour la population de la Commune ou sur son territoire ne sont pas
invitées ; elles peuvent néanmoins déposer une demande de participation au
service vie associative, au plus tard avant la fin du mois de mars de l’année
concernée.
Les associations doivent préalablement avoir rempli les obligations de déclaration
auprès du service vie associative et complété, ou mis à jour, la fiche d’identité de
l’association auprès du service vie associative. Le service vie associative doit
disposer des statuts à jour. Seules les associations ayant expressément répondu au
mail d’invitation à la foire aux associations adressé par le service vie associative
pourront y participer.
La participation d’une association à cet événement n’est en aucun cas automatique. Les associations dont l’objet n’est pas conforme à l’esprit de la manifestation (voir
article 9), ou qui ne sont pas ouvertes à tous, n’ont pas vocation à participer à la foire
aux associations.
Les associations qui n’ont pas déjà participé à la foire aux associations et qui
souhaitent le faire, doivent préalablement rencontrer le Maire, ou son représentant,
afin que leur soit remis le présent règlement, qu’ils s’engagent à respecter et à faire
respecter à leurs membres. Page 3 sur 6
Règlement de la foire aux associations d’Orcet – août 2023
La participation à la foire aux Associations constitue un engagement ferme, aussitôt
que l’association décide d’accepter et de signer le présent règlement.
Conditions de participation :
Lors de l’inscription, les associations demandent le matériel nécessaire (tables,
chaises, grilles d’exposition). Celui-ci leur sera fourni par la commune et sera
disponible sur place le jour de la foire aux Associations.
Le jour de la foire, chaque exposant est responsable de l’installation de son stand et
de son identification. Afin d’offrir aux visiteurs une foire attractive et accueillante, les
exposants s’engagent à maintenir leurs stands ouverts, avec la présence d’un
représentant de l’association, de l’ouverture à la fermeture de la foire au public. Ils
prévoient et apportent leurs propres supports d’information (affiches, banderoles,
photos, prospectus). Les emplacements sont déterminés au préalable et dans le
respect des normes de sécurité. L’affectation des stands est faite par le service de la
Vie associative et reste définitive pour toute la durée de la foire aux Associations.
Aucune demande de modification ne pourra être prise en considération le jour
même. Pour des raisons de sécurité, le nombre d’emplacements sera limité, en
fonction de la capacité de la salle. C’est pourquoi, si le nombre de demandes de
stands venait à être supérieur au nombre d’emplacements proposés, les places
disponibles seraient attribuées en fonction des critères suivants :
- Le nombre d’adhérents, avec priorité aux associations ayant le plus grand nombre
d’adhérents Orcétois, puis de moins de 18 ans
- Les associations proposant des activités dans les secteurs d’activités suivants :
éducation, sport, culture, loisirs
- celles dont le siège se situe à Orcet
Le cas échéant, une liste d’attente par secteur d’activité pourra être mise en place.
Aucun exposant ne pourra mettre son stand à disposition d’une autre association,
partager ou échanger tout ou partie de son stand, sans accord préalable du service
Vie associative.
Pendant la durée de la Foire, aucun exposant ni aucun de ses préposés ne sera
autorisé à entrer dans l’enceinte de la foire aux Associations avant l’heure indiquée
par le service vie associative.
L’entrée dans l’enceinte de la foire aux Associations est gratuite pour les visiteurs.
Ainsi, hormis les frais d’adhésion ou d’inscription que les exposants peuvent
recueillir à cette occasion, la foire aux associations n’a pas d’objet commercial. Les
essais ou les ateliers qui peuvent être proposés sur place doivent donc être gratuits.
Chaque année une association est autorisée à proposer des boissons et collations
payantes, pour que les visiteurs, et les plus jeunes en particulier, puissent goûter et
se rafraichir sur place. Traditionnellement, en raison de son objet, c’est l’association
des parents d’élèves qui se charge de la buvette et du goûter.
ARTICLE 3 : INSTALLATION Page 4 sur 6
Règlement de la foire aux associations d’Orcet – août 2023
L’aménagement intérieur des stands incombe exclusivement à l’association
exposante. Les emplacements seront mis à la disposition des exposants à l’heure
indiquée par le service vie associative . Tout exposant devra avoir terminé son
installation à l’heure indiquée, avant l’ouverture au public. Aucun exposant ne
pourra désinstaller ou quitter son stand avant la fermeture officielle de la foire à
l’heure indiquée . Tous les exposants devront respecter les règlements de sécurité
relatifs aux risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du
public (arrêté du 25 juin 1980 et du 18 novembre 1987). Un représentant de la
Commune les informera avant l’accueil du public de la conduite à tenir en cas
d’incendie et de l’endroit où se situe le point de rassemblement.
ARTICLE 4 : ATTRIBUTION ET CONFIGURATION DES STANDS
Chaque association se verra attribuer un stand par le service Vie associative. Le
centre technique municipal assure la logistique de la manifestation, en lien avec le
service vie associative. Chaque stand pourra être équipé, en fonction des demandes
:
- de grilles d’exposition pour l’affichage
- de tables et chaises
- d’électricité, à condition d’en avoir fait la demande dans la réponse envoyée à
l’invitation à la foire aux associations, à retourner avant la date indiquée. Le matériel
électrique, en particulier les rallonges, doivent être en bon état, et sont alors fournis
par l’association.
ARTICLE 5 : REGLEMENTATION
Il est formellement interdit de vendre des objets ou marchandises dans l’enceinte
de la foire aux Associations ou à proximité immédiate, les produits dérivés portant
le nom et le logo de l’association sont l’unique exception. Il est interdit de fumer
dans l’enceinte de la foire aux Associations, ou à proximité des ouvertures et de
gêner les autres exposants par des activités provoquant des désagréments (bruit,
fumés, odeurs, chaleur, attroupement…). La journée de la foire aux Associations n’a
pas vocation à accueillir de démonstrations, en particulier sportives par manque de
place et pour ne pas créer d’attroupement qui gênerait la circulation dans les allées.
Chaque association peut néanmoins proposer des animations à condition d’avoir
préalablement informé de son projet le service vie associative et en préservant les
bonnes conditions de participation des autres exposants.
Les organisateurs peuvent exiger le retrait de tout appareil ou produit dangereux,
ou qui est susceptible de déranger les visiteurs ou les autres exposants.
ARTICLE 6 : SECURITE
Il est demandé aux participants de veiller à la sécurité des visiteurs, notamment, en
régulant les passages et en évitant les attroupements, en facilitant la circulation de
tous et en veillant à préserver à tout instant un passage suffisant pour les personnes
à mobilité réduite.
Les animaux, hormis les animaux d’assistance, ne sont pas admis. Page 5 sur 6
Règlement de la foire aux associations d’Orcet – août 2023
ARTICLE 7 : DIFFUSION D’INFORMATIONS
Tout exposant aura la faculté de diffuser et de distribuer sur son stand, dans
l’emplacement qu’il occupe, des informations à l’aide de brochures, programmes,
affiches, photographies ou autres, sous réserve que cette communication soit en
lien avec l’objet de l’association et dans le strict respect des dispositions de l’article
9 du présent règlement. Il est formellement interdit de coller des affiches,
d’accrocher des objets ou de distribuer à l’intérieur ou à l’extérieur du gymnase des
documents à caractère politique, polémique, religieux ou prosélyte ainsi que de la
publicité pour des commerces, ou des entreprises. Des documents pourront être
affichés, uniquement à l’aide de ruban adhésif, sur les tables et grilles de chaque
stand.
ARTICLE 8 : CLAUSES SPÉCIALES
Si l’association n’a pas occupé son emplacement sans en informer le service vie
associative, le jour de la foire aux Associations à l’heure indiquée, elle sera
considérée comme démissionnaire. Les organisateurs se réservent alors le droit de
réattribuer ou de supprimer l’emplacement, sans qu’aucune contestation ne puisse
être émise par l’association.
ARTICLE 9 : NEUTRALITE - LAICITE - EGALITE DE TRAITEMENT
Les associations qui participent à cette manifestation participent à l’animation
culturelle, sportive, éducative, festive de notre village, dans un esprit d’ouverture,
d’union et de convivialité.
C’est pourquoi la foire aux Associations ne doit pas être le lieu où se créent des
clivages, des dissensions, ni le lieu où s’expriment les querelles d’opinion ou les
antagonismes. Les participants s’engagent à ne pas diffuser d’opinions polémiques,
à ne pas faire de prosélytisme politique ou religieux, et, de manière générale à tout
mettre en œuvre pour ne pas générer de trouble ou de controverse.
Il est important que cette manifestation, qui entend célébrer le dynamisme associatif
et œuvrer pour la liberté associative favorise l’intégration, la solidarité et la cohésion.
Ainsi, chaque participant s’engage à respecter les principes de neutralité, de laïcité
et d’égalité de traitement, et à accueillir le public avec tolérance et bienveillance.
NB : Les heures d’accès à la salle pour les exposants, ainsi que les heures
d’installation d’ouverture et de fermeture au public sont susceptibles de varier
chaque année, c’est pourquoi le service vie associative adressera un mail précisant
les horaires à tous les participants au moins 15 jours avant la foire. Page 6 sur 6
Règlement de la foire aux associations d’Orcet – août 2023
Je soussigné (nom, prénom, qualité) ,
représentant dûment habilité de l’association (nom intégral de l’association, préciser
la Commune siège de l’association)
atteste avoir pris intégralement connaissance du présent règlement et m’engage à
le respecter, à le communiquer et à le faire respecter par les membres de
l’association que je représente.
Fait à Orcet, le
(signature du représentant de l’association)
Le Maire,
Dominique GUELON
Certifié exécutoire le 21 août 2023
Le présent arrêté est susceptible de faire l’objet d’un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Clermont-Ferrand dans un délai de deux mois à compter de sa publication et de sa notification.
Fait à Orcet le : 17 août 2023
Publié le : 21 août 2023
Transmis le : 21 août 2023
Signé à Orcet le : 19 août 2023