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Document publié le Lundi 1 janvier 2018
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C069 09 2018)
Thèmes du document : Justice et droit, Travail et emploi, Industrie,
Votants : 73
Convocation du Conseil d’Agglomération :
le 14 septembre 2018
Affichage du Compte-rendu Sommaire :
le 25 septembre 2018
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL
Séance du lundi 24 septembre 2018
SYSTEMES D'INFORMATION – MUTUALISATION DES DIRECTIONS DES SYSTEMES D'INFORMATION DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU NIORTAIS ET DE LA VILLE DE NIORT
Titulaires présents :
Jeanine BARBOTIN, Alain BAUDIN, Anne BAUDOUIN, Jean-Michel BEAUDIC, Jacques BILLY, Yamina BOUDAHMANI, Jean BOULAIS, Christian BREMAUD, Dany BREMAUD, Sophie BROSSARD, Charles-Antoine CHAVIER, Didier DAVID, Luc DELAGARDE, Stéphanie DELGUTTE, Fabrice DESCAMPS, Thierry DEVAUTOUR, Pascal DUFORESTEL, Romain DUPEYROU, Gérard EPOULET, Jean-Martial FREDON, Isabelle GODEAU, Michel HALGAN, Anne-Lydie HOLTZ, Christine HYPEAU, Florent JARRIAULT, Monique JOHNSON, Bruno JUGE, Lucien-Jean LAHOUSSE, Alain LECOINTE, Jacqueline LEFEBVRE, Alain LIAIGRE, Elisabeth MAILLARD, Elmano MARTINS, Philippe MAUFFREY, Josiane METAYER, Jean-Pierre MIGAULT, Marie-Paule MILLASSEAU, Serge MORIN, Rose-Marie NIETO, Michel PAILLEY, Michel PANIER, Eric PERSAIS, Stéphane PIERRON, Alain PIVETEAU, Adrien PROUST, Claire RICHECOEUR, Claude ROULLEAU, Florent SIMMONET, Michel SIMON, Dominique SIX, Patrick THOMAS, Elodie TRUONG, Yvonne VACKER
Titulaires absents ayant donné pouvoir :
Jérôme BALOGE à Claude ROULLEAU, Marie-Christelle BOUCHERY à Isabelle GODEAU, Jacques BROSSARD à Claire RICHECOEUR, Christelle CHASSAGNE à Marie-Paule MILLASSEAU, Jean-Luc CLISSON à Gérard EPOULET, Sylvie DEBOEUF à Bruno JUGE, Marie-Chantal GARENNE à Christine HYPEAU, Alain GRIPPON à Yvonne VACKER, Véronique HENIN-FERRER à Thierry DEVAUTOUR, Agnès JARRY à Elmano MARTINS, Dominique JEUFFRAULT à Alain BAUDIN, Guillaume JUIN à Dominique SIX, Gérard LABORDERIE à Didier DAVID, Rabah LAICHOUR à Michel HALGAN, Sophia MARC à Romain DUPEYROU, Jacques MORISSET à Alain LECOINTE, René PACAULT à Michel PANIER, Cécilia SAN MARTIN ZBINDEN à Christian BREMAUD, Marc THEBAULT à Lucien-Jean LAHOUSSE
Titulaires absents suppléés :
Daniel BAUDOUIN par Anne-Marie PROUST
Titulaires absents :
Carole BRUNETEAU, Jean-Romée CHARBONNEAU, Jean-Claude FRADIN, Simon LAPLACE, Marcel MOINARD, Jean-François SALANON, Nathalie SEGUIN, Céline VALEZE, Michel VEDIE
Titulaires absents excusés :
Jérôme BALOGE, Thierry BEAUFILS, Marie-Christelle BOUCHERY, Jacques BROSSARD, Christelle CHASSAGNE, Alain CHAUFFIER, Jean-Luc CLISSON, Sylvie DEBOEUF, Marie-Chantal GARENNE, Gérard GIBAULT, Robert GOUSSEAU, Alain GRIPPON, Véronique HENIN-FERRER, Agnès JARRY, Dominique JEUFFRAULT, Guillaume JUIN, Gérard LABORDERIE, Rabah LAICHOUR, Sophia MARC, Dany MICHAUD, Jacques MORISSET, René PACAULT, Sylvette RIMBAUD, Cécilia SAN MARTIN ZBINDEN, Marc THEBAULT
Président de séance : Claude ROULLEAU
Secrétaire de séance : Lucien-Jean LAHOUSSE
Accusé de réception en préfecture
079-200041317-20180924-C69-09-2018-DE
Date de télétransmission : 26/09/2018
Date de réception préfecture : 26/09/2018 C- 69-09-2018
COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU NIORTAIS
CONSEIL D’AGGLOMERATION DU 24 SEPTEMBRE 2018
SYSTEMES D'INFORMATION – MUTUALISATION DES DIRECTIONS DES SYSTEMES D'INFORMATION DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU NIORTAIS ET DE LA VILLE DE NIORT
Monsieur Jean BOULAIS, Vice-Président Délégué, expose,
Après examen par la Conférence des Maires,
Sur proposition du Président,
L'article L.5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), prévoit qu'«en dehors des compétences transférées, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre, une ou plusieurs de ses communes membres et, le cas échéant, un ou plusieurs des établissements publics rattachés à un ou plusieurs d'entre eux, peuvent se doter de services communs, chargés de l'exercice de missions fonctionnelles ou opérationnelles». La création d'un service commun, outil juridique le plus abouti en matière de mutualisation, permet de répondre aux exigences d'efficience de l'action publique en optimisant les ressources humaines et les savoir-faire des collectivités parties prenantes. Ces services sont aussi, pour les collectivités, des garanties pour maintenir et améliorer la qualité de service aux usagers.
La Communauté d'Agglomération du Niortais et la Ville de Niort se sont inscrites dans cette démarche d’optimisation de l’action publique au travers d’une étude en 2017 pour mutualiser la direction des systèmes d’information. Cette étude réalisée par le cabinet EY a permis d’initier la démarche opérationnelle de création d’un service commun.
Les objectifs que poursuit le service commun sont nombreux :
• Se donner les moyens d’accompagner la transition numérique des acteurs du territoire, des collectivités en faveur des usagers
• Piloter et réaliser des projets en commun
• Améliorer le niveau des expertises et les partager
• Rechercher une plus grande efficacité/efficience
Le service commun de la Ville de Niort et de la Communauté d’Agglomération du Niortais répond aux attentes et besoins des deux collectivités et peut être activé au même titre par le Maire de la Ville de Niort et par le Président de la Communauté d’Agglomération du Niortais.
Afin de porter cette mutualisation, une nouvelle équipe de direction a été constituée fin 2017. Cette démarche de mutualisation se déclinera en deux temps :
- le premier a vocation à mutualiser les deux directions des systèmes d’information Ville de Niort et Communauté d’Agglomération du Niortais pour faire converger les 2 systèmes d’information en termes technique et organisationnel ;
- Le second aura vocation à intégrer les communes membres qui le souhaitent dans le périmètre d’action de la DSI mutualisée, une fois la convergence engagée.
Accusé de réception en préfecture
079-200041317-20180924-C69-09-2018-DE
Date de télétransmission : 26/09/2018
Date de réception préfecture : 26/09/2018 La première étape consiste en la mise en place d’une mutualisation globale des services délivrés par la DSI dans le respect des modalités fixées par la mutualisation totalement achevée.
La Communauté d’Agglomération du Niortais et la Ville de Niort confient à ce service commun l'ensemble des prestations informatiques sous la forme d'une gestion intégrée des systèmes d'information.
La création de ce service commun permettra d’assurer l’ensemble des actions de la DSI pour le compte de la Ville de Niort et de la Communauté d’agglomération du Niortais tout en optimisant la gestion des ressources humaines, des moyens et matériels, pour aboutir à une meilleure disponibilité des compétences et à la réalisation, à terme, d’économies d’échelle.
Ainsi, les personnels de la Direction des systèmes d'information et des télécommunications de la Ville de Niort seront transférés à la Communauté d’Agglomération du Niortais au 1er octobre 2018 pour venir constituer, avec le personnel communautaire déjà en place, le nouveau service mutualisé.
Les modalités de ces transferts sont encadrées par l'article L5211-4-2 du CGCT qui prévoit l'établissement d'une convention et d'une fiche d'impact annexée décrivant notamment les effets sur l'organisation et les conditions de travail, la rémunération et les droits acquis pour les agents.
Ladite convention et ses annexes sont jointes à la présente délibération.
Le projet de convention a été présenté en comité technique le 30 mai 2018 à la Communauté d’Agglomération du Niortais et en comité technique à la Ville de Niort le 11 juillet 2018.
La convention est conclue à compter du 1er octobre 2018.
Le périmètre de l’action du service commun est composé de deux parties : - Le périmètre commun aux deux collectivités constitué de l’ensemble des logiciels, matériels et équipement, des prestations pour l’usage des deux collectivités. Les coûts afférents à ce périmètre sont répartis selon une clé.
- Le périmètre spécifique à chaque collectivité qui concerne les compétences ou les actions spécifiques d’une collectivité et qui ne sont pas le fait de l’autre collectivité.
La clé de répartition des coûts pour le périmètre commun est calculée à partir du nombre des postes de travail utilisateurs à la CAN et à la Ville de Niort. Ce calcul donne un ratio de 60% pour la Ville de Niort au 1er janvier 2019 et 40% pour la CAN. Les coûts de personnel sont également répartis selon cette clé de répartition. Elle est revue chaque année en fonction de l’évolution du nombre de postes utilisateurs.
Les coûts inhérents au périmètre spécifique de chaque collectivité sont pris en charge à 100% par la collectivité.
Le budget et les processus administratifs seront portés par la Communauté d’Agglomération du Niortais et refacturés à la Ville selon les clés de répartition ci-dessus.
Par ailleurs, la Ville de Niort contribue au financement de l’activité supplémentaire engendrée par cette mutualisation pour les services supports de la CAN (Administration générale, Marchés publics, Ressources Humaines, Gestion financière) à hauteur de 10% de la masse salariale correspondant aux agents transférés, constatée dans les comptes de la Ville de Niort sur les 3 derniers exercices.
Accusé de réception en préfecture
079-200041317-20180924-C69-09-2018-DE
Date de télétransmission : 26/09/2018
Date de réception préfecture : 26/09/2018 Un dispositif de suivi de l'activité des services communs sera mis en place : - au niveau politique par la commission système d’information, instance d'évaluation et de propositions, qui dressera un bilan annuel des services communs et envisagera les évolutions possibles du schéma de mutualisation de la DSI ;
- au niveau opérationnel et administratif par le comité de suivi et d’orientation des systèmes d’information. Ce sera une instance de programmation, prospective et d'évaluation chargée du suivi des activités.
Des échanges entre les deux collectivités seront également mis en place autant que de besoin.
Vu l’article L.5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales,
Vu la délibération du Conseil d’Agglomération de la CAN du 16 mars 2015 relative à l’adoption du schéma de Mutualisation ainsi que les délibérations annuelles relatives à son état d’avancement,
Vu l’avis des comités techniques de la CAN et de la Ville de Niort,
Il est demandé au Conseil d’Agglomération de bien vouloir :
− Approuver la création du service commun ainsi que la convention constitutive de création du service commun,
− Autoriser le Président ou le Vice-Président Délégué à la signer ainsi que tout document y afférent.
− Autoriser le President ou le Vice-Président Délégué à signer les avenants de transferts des marchés publics concernés, dont la liste figure en annexe 4 à la convention jointe.
Le conseil adopte à l'unanimité cette délibération.
Pour : 73
Contre : 0
Abstention : 0
Non participé : 0
Jean BOULAIS
Vice-Président Délégué
Accusé de réception en préfecture
079-200041317-20180924-C69-09-2018-DE
Date de télétransmission : 26/09/2018
Date de réception préfecture : 26/09/2018