Déliberation - 19 annexe CONVENTION JAZZ A OLORON

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Déliberation - 19 annexe CONVENTION JAZZ A OLORON Document publié le Lundi 9 avril 2018 par la commune d'Oloron-Sainte-Marie. Lien du pdf (Déliberation - 19 annexe CONVENTION JAZZ A OLORON)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit, - 1 -

Commune d’Oloron-Sainte-Marie

ASSOCIATION JAZZ A OLORON

2018/2021

CONVENTION PLURIANNUELLE

D’OBJECTIFS & DE PROGRES

DIRECTION VIE DE LA CITE

Hôtel de Ville - BP 138 - 64404 Oloron Ste-Marie Cedex

05 59 39 99 99 / dvci2@oloron-ste-marie.fr

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Ville d’Oloron Ste-Marie, représentée par Monsieur Hervé LUCBEREILH, Maire, agissant en cette qualité, autorisé aux fins des présentes par délibération du Conseil Municipal du 09 avril 2018, ci- après désignée « la Commune »,

ET :

JAZZ A OLORON, Association régie par la loi du 1er juillet 1901 représentée par son Président Monsieur Christian DUTURC, dont les statuts ont été déposés le 26/11/1987 à la Sous-Préfecture d’Oloron Sainte-Marie, sous le n° W642000965, ayant son siège social au 10 rue Révol – 64400 OLORON STE-MARIE, ci-après désignée « l’association »,

N° SIRET : 43240136200020

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Considérant le projet initié et conçu par l'association « l’éducation populaire et de la jeunesse à travers la promotion de toutes formes de musiques, dont le jazz et les musiques actuelles » conforme à son objet statutaire.

Considérant que dans le cadre de sa politique culturelle, la Commune soutient les actions associatives qui tendent à développer l’offre culturelle sur son territoire et qui contribuent à- 2 -

valoriser l’image de la Ville. En ce sens, considérant que la Commune soutient et accompagne le développement du festival « Des Rives et des Notes » en s’y associant.

Considérant que le programme d'actions ci-après présenté par l'association participe de cette politique.

Considérant l’article 10 de la Loi du 12 avril 2000 sur les droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, et l’article 1er du décret du 6 juin 2001 : « l’autorité administrative qui attribue à un organisme de droit privé une subvention annuelle d’un montant supérieur à 23 000 € doit conclure avec lui une convention ».

ARTICLE 1er : OBJET

La Commune et l’association conviennent de conjuguer leurs efforts dans un objectif commun, conforme à l’intérêt général. Par la présente convention, l'association s'engage à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre, en cohérence avec les orientations de politique publique mentionnées au préambule, le programme d'actions suivant (annexe 1, le cas échéant) :

- ACTION : ORGANISATION DU FESTIVAL DE JAZZ « DES RIVES ET DES NOTES » : festival de jazz et de musiques actuelles qui propose, sur plusieurs journées, une programmation d’artistes professionnels et amateurs, s’adressant à tous les publics. L’association est en charge de la promotion du festival, du développement des découvertes artistiques et de la partie « Off » du festival, dans un souci d’éducation populaire.

En cas de nécessité, la présente convention pourra être aménagée par voie d’avenant.

ARTICLE 2 : DUREE DE LA CONVENTION

La convention a une durée de 3 ans.

Elle prend effet au 09/04/2018

ARTICLE 3 : CONDITIONS DE DÉTERMINATION DU COÛT DE L'ACTION

Le coût total estimé éligible du programme d'actions ou de l'action sur la durée de la convention est évalué à 926 250 €, conformément au(x) budget(s) prévisionnel(s) figurant à l'annexe 3.

Les coûts à prendre en considération comprennent tous les coûts occasionnés par la mise en œuvre du programme d'actions ou de l'action conformément au dossier de demande de subvention présenté par l'association. Ils comprennent notamment :

 tous les coûts directement liés à la mise en œuvre de l'action, qui :

 sont liés à l'objet du programme d'actions et sont évalués en annexe 3,

 sont nécessaires à la réalisation du programme d'actions,

 sont raisonnables selon le principe de bonne gestion,

 sont engendrés pendant le temps de la réalisation du programme d'actions,  sont dépensés par l'association,- 3 -

 sont identifiables et contrôlables.

Lors de la mise en œuvre du programme d'actions ou de l'action, l’association peut procéder à une adaptation de son (ses) budget(s) prévisionnel(s) par des transferts entre nature de charges éligibles telles que les achats, les locations, les dépenses de publications, les charges de personnel, les frais de déplacement, etc. Cette adaptation des dépenses réalisée dans le respect du montant total des coûts éligibles, ne doit pas affecter la réalisation du programme d'actions ou de l'action.

Lors de la mise en œuvre du programme d'actions ou de l'action, l’association peut procéder à une adaptation à la hausse ou à la baisse de son (ses) budget(s) prévisionnel(s) à la condition que cette adaptation n'affecte pas la réalisation du programme d'actions ou de l'action.

L'association notifie ces modifications à la Commune par écrit dès qu'elle peut les évaluer et en tout état de cause avant le 1er juillet de l'année en cours.

Le versement du solde annuel ne pourra intervenir qu'après acceptation expresse par la Commune de ces modifications.

ARTICLE 4 : CONDITIONS DE DÉTERMINATION DE LA SUBVENTION

L’article 9-1 de la loi du 31 juillet 2014 relative à l’Economie Sociale et Solidaire pose une nouvelle définition de la subvention publique :

« Constituent des subventions, au sens de la présente loi, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l’acte d’attribution, décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d’un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d’une action ou d’un projet d’investissement, à la contribution au développement d’activités ou au financement global de l’activité de l’organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent. »

Ainsi, le montant de la subvention allouée comprend une partie en numéraire et une partie correspondant à la valorisation des apports de la Commune envers l’association.

La Commune contribue donc pour un montant prévisionnel maximal de :

153 288 €

Équivalent à 16.5 % du montant total estimé des coûts éligibles sur l'ensemble de l'exécution de la convention, établis à la signature des présentes, tels que mentionnés à l'article 3.

Pour l'année 2018, la Commune contribue financièrement pour un montant de 38 870 €, équivalent à 17.7 % du montant total annuel estimé des coûts éligibles (hors contributions volontaires).

Pour les deuxièmes et troisièmes années d'exécution de la présente convention, les montants prévisionnels des subventions de la Commune s'élèvent à :

 pour l'année 2019 : 38 870 € soit 17.7 % du montant total annuel estimé des coûts éligibles,

 pour l'année 2020 : 38 870 € soit 17.7 % du montant total annuel estimé des coûts éligibles,- 4 -

Ces montants prévisionnels seront réévalués au regard des objectifs et des critères établis (annexe 1, le cas échéant) :

- CRITERE 1 : Organisation du festival

- CRITERE 2 : Maintien de la partie « Off » et du tremplin

- CRITERE 3 : Taux de fréquentation

- CRITERE 4 : Rayonnement du festival (local et national)

Les subventions de la Commune mentionnées ci-dessus ne sont applicables que sous réserve des quatre conditions suivantes :

 Le vote des crédits de paiement par la délibération de la Commune,

 Le respect par l'association des obligations mentionnées aux articles 1er, 6 ,8 et 10

 La vérification que le montant de la subvention n'excède pas le coût de l'action.

 Dépôt du dossier de demande de subvention chaque année couverte par la convention

ARTICLE 5 : MODALITES DE VERSEMENT DE LA CONTRIBUTION FINANCIERE

La contribution financière sera créditée au compte de l'association selon les procédures comptables en vigueur. Les versements seront effectués sur le compte n° 16906/20016/51055693198/37 domicilié au CREDIT AGRICOLE – Place des Oustalots – 64400 OLORON STE-MARIE dans les conditions suivantes :

 50 % au mois de janvier (acompte voté en décembre N-1)

 50 % au mois de mai

ARTICLE 6 : JUSTIFICATIFS

L’association tiendra une comptabilité conforme aux règles définies par le plan comptable des associations (avis du Conseil National de la Comptabilité du 17 juillet 1985) et respectera la législation fiscale et sociale propre à son activité.

L'association s'engage à fournir dans les six mois de la clôture de chaque exercice les documents ci- après établis dans le respect des dispositions du droit interne et du droit communautaire :

 Le compte-rendu financier conforme à l'arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l'article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (compte de résultat et bilan),

 Les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes prévu par l'article L 612-4 du code de commerce ou, le cas échéant, la référence de leur publication au Journal officiel (conventions de plus de 153 000 € de subvention).- 5 -

 Le rapport d'activité.

ARTICLE 7 : EQUIPEMENTS MUNICIPAUX MIS A DISPOSITION

Dans le cadre de la présente convention, et conformément à l’article L. 2143-3 du code général des collectivités territoriales qui dispose que les locaux communaux peuvent être utilisés par les associations qui en font la demande, la Commune mettra à disposition gracieusement les équipements municipaux suivants en vue du développement des activités de l’association :

a. LOCAUX PERMANENTS

Le Bialé – 10 rue Révol – 64400 OLORON STE-MARIE

Les modalités de la mise à disposition sont définies à l’annexe 4.

b. LOCAUX RECURRENTS

Les mises à disposition de locaux de manière récurrente sont définies selon un planning d’utilisation annuel, le cas échéant, et feront l’objet d’une convention particulière.

c. LOCAUX PONCTUELS

Une convention d’utilisation sera établie lors de chaque demande.

ARTICLE 8 : ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION

L'association informe sans délai de toute nouvelle modification de statuts ou d’administrateurs et fournit la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.

L'association s'engage à faire figurer de manière lisible le nom de la Ville d’Oloron Ste-Marie et son logo dans tous les documents produits dans le cadre de la convention.

L’association s’engage à participer aux diverses manifestations organisées par la Commune (ex : fête des associations)

En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution et de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'association, pour une raison quelconque, celle-ci doit en informer l'administration sans délai par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 9 : SANCTIONS

En cas d'inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard significatif des conditions d'exécution de la convention par l'association sans l'accord écrit de la Commune, celle-ci peut respectivement exiger le versement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, diminuer ou suspendre le montant de la subvention, après examen des justificatifs présentés par l'association et avoir préalablement entendu ses représentants. L'administration en informe l'association par lettre recommandée avec accusé de réception.- 6 -

ARTICLE 10 : ÉVALUATION

L'association s'engage à fournir, au moins trois mois avant le terme de la convention, un bilan d'ensemble, qualitatif et quantitatif, de la mise en œuvre du programme d'actions dans les conditions précisées en annexe 1 de la présente convention. La Commune procède, conjointement avec l'association, à l'évaluation des conditions de réalisation du programme d'actions auquel elle a apporté son concours sur un plan quantitatif comme qualitatif.

L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet mentionné à l'article 1, sur l'impact du programme d'actions au regard de l'intérêt local, conformément aux articles L. 2121-29, L. 3211-1 et L. 4221-1 du code général des collectivités territoriales.

ARTICLE 11 : CONTROLE DE LA COMMUNE

La Commune contrôle annuellement et à l'issue de la convention que la contribution financière n'excède pas le coût de la mise en œuvre du service.

Pendant et au terme de la convention, un contrôle sur place peut être réalisé par la Commune, dans le cadre de l'évaluation prévue à l'article 10 ou dans le cadre du contrôle financier annuel. L'association s'engage à faciliter l'accès à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle.

ARTICLE 12 : CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION

La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation de l'évaluation prévue à l'article 10 et au contrôle de l'article 11.

ARTICLE 13 : AVENANT

La présente convention ne peut être modifiée que par avenant signé par la Commune et l'association. Les avenants ultérieurs feront partie de la présente convention et seront soumis à l'ensemble des dispositions qui la régissent. La demande de modification de la présente convention est réalisée en la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception précisant l'objet de la modification, sa cause et les toutes les conséquences qu'elle emporte. Dans un délai de deux mois suivant l'envoi de cette demande, l'autre partie peut y faire droit par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 14 : RESPONSABILITES - ASSURANCES

L’association est exclusivement responsable de l’exercice de ses missions. Elle a souscrit un contrat d’assurance en responsabilité civile, auprès de LA MAIF, police numéro 3168963 R, de façon à ce que la Commune ne puisse être recherchée ou inquiétée en aucune façon à ce sujet. L’association devra fournir chaque année l’attestation en responsabilité correspondante.

ARTICLE 15 : IMPOTS ET TAXES

L’association se conformera aux prescriptions réglementaires relatives à l’exercice de son objet. En outre, elle fera son affaire de toutes les taxes et redevances présentes ou futures constituant ses- 7 -

obligations fiscales, de telle sorte que la Commune ne puisse être recherchée ou inquiétée en aucune façon à ce sujet.

ARTICLE 16 : RÉSILIATION DE LA CONVENTION

En cas de non-respect par l'une des parties de l'une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu'elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse. La présente convention sera résiliée de plein droit par la Commune, sans préavis ni indemnité, en cas de faillite, de liquidation judiciaire ou d’insolvabilité notoire de l’association.

ARTICLE 17 : RECOURS

Tout litige résultant de l'exécution de la présente convention est du ressort du tribunal administratif de Pau.

ARTICLE 18 : ANNEXES

Les annexes 1, 2, 3 et 4 font partie intégrante de la présente convention.

FAIT À OLORON STE-MARIE, LE 09/04/2018

En deux exemplaires originaux, pour valoir et servir ce que de droit.

Pour la Commune, Pour l’association,

Le Maire Le Président

Hervé LUCBEREILH Christian DUTURC- 8 -

ANNEXE 1 : L’ACTION OU LE PROGRAMME D’ACTIONS (le cas échéant)

Le programme d’actions, les objectifs et critères de l’évaluation sont intégrés à la convention.

ANNEXE 2 : VALORISATION DES APPORTS DE LA COMMUNE – Année 2017

NOM ASSOCIATION : JAZZ A OLORON

CATEGORIE : CULTURE

ADRESSE SIEGE SOCIAL : 10 RUE REVOL – 64400 OLORON SAINTE-MARIE

DESCRIPTIF : Développer l’offre culturelle sur le territoire et permettre, par des propositions appropriées, de véritables rencontres et des ouvertures culturelles autour du jazz et des musiques proches.

SUBVENTIONS :

- Communale (fonctionnement) : 38 870 €

LOCAUX :

- Locaux permanents : 8 465 €

ORGANISATION DE MANIFESTATION :

- Interventions techniques : 1 224 €

- Communication : 493 €

- Autres services : 2 044 €

TOTAL : 51 096 €- 9 -

ANNEXE 3 : BUDGET GLOBAL PREVISIONNEL DE L’ACTION OU DU PROGRAMME D’ACTIONS

Cf. budgets prévisionnels 2018, 2019, 2020 ci-annexés.

ANNEXE 4 : MODALITES DE MISE A DISPOSITION DU LOCAL : 10 rue Révol à Oloron Ste-Marie

ARTICLE 1 : OBJET

La Commune, propriétaire, autorise l’association à utiliser l’ensemble du local sis 10 rue Révol – Le Bialé – 64400 OLORON STE-MARIE

Les locaux mis à disposition comprennent :

 LOCAUX : 69 m2

Ils sont mis gracieusement à disposition de l’association après accord formel de Monsieur le Maire d’Oloron Ste-Marie et compte tenu des nécessités de l’administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et du maintien de l’ordre public. Il s’agit d’une occupation temporaire du domaine public communal et cette autorisation ne peut être transmise par l’association à un tiers.

Les réunions de partis politiques, de confessions religieuses ou de sectes sont interdites au sein des locaux mis à disposition de l’association.

ARTICLE 2 : USAGE COMMUNAL (UNIQUEMENT POUR CAS PARTICULIERS)

La Commune se réserve le droit de disposer du local, au sens le plus large du terme, en dehors des heures normales d’utilisation, la Commune devant aviser 24 heures avant, le Président de l’association.

ARTICLE 3 : ENTRETIEN DES LOCAUX

L’entretien et le nettoyage des locaux sont effectués par l’association et sous sa seule responsabilité, la Commune prenant en charge les dépenses incombant normalement à tout propriétaire (clos et couvert).

L’association s’engage, dans le cadre de l’utilisation régulière de ces locaux, à :

 les utiliser conformément aux règles de propreté et d’utilisation définies par les services municipaux,

 en assurer l’ouverture et la fermeture après chaque utilisation et à s’assurer de leur intégrité physique,- 10 -

 en signaler aux services techniques de la Mairie d’Oloron Ste-Marie (courrier à Monsieur le Maire) toutes difficultés ou détériorations constatées.

ARTICLE 4 : TAXES & REDEVANCES

La Commune acquittera les taxes, redevances et impôts pour le compte de l’association (eau, gaz, électricité, taxe d’habitation, taxe pour ramassage des ordures ménagères …).

Prise en charge de la commune :

- Fluides : électricité 939.71€ - gaz 112.39€ - eau 135.56€

- Loyer : 6 900€

- Maintenance annuelle : 276€

- Assurance bâtiment : 21€

- Taxe foncière : 59€

- Ordures ménagères : 21€

L’association garantit en contrepartie un suivi et un fonctionnement favorisant la meilleure économie d’énergie possible.

ARTICLE 5 : ASSURANCES

L’association souscrira auprès de l’assureur de son choix les contrats nécessaires couvrant la responsabilité de tout occupant. Une copie sera adressée à Monsieur le Maire d’Oloron Ste-Marie. Cependant, en cas de sinistre dans les locaux, la Commune renonce à exercer son droit de recours vis-à-vis de l’association.

ARTICLE 6 : ATTRIBUTION DES LOCAUX

La Commune pourrait retirer l’autorisation d’utilisation des locaux concernés à condition que la convention soit dénoncée selon les modalités de l’article 15 ou que l’association arrête définitivement ses activités.