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Déliberation - 23 4 11
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Bondues.
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Thèmes du document : Institutions publiques, Justice et droit, Culture et patrimoine,
Envoyé
en
préfecture
le
20/10/2023
DEPARTEMENT
DU
NORD
Reçu
en
préfecture
le 20/10/2023
COMMUNE
DE BONDUES
Publié le
SLGF
ID
: 059-215900903-20231017-23_4_11-DE
Extrait du
Registre des
Délibérations
Du
Conseil
Municipal
Le mardi
17 octobre
2023
à 19 h 00, le Conseil
Municipal
s'est réuni en
mairie, sous
fa présidence de M. le Maire.
Date de la convocation
: le 11
octobre 2023
- Nombre
de membres
en exercice
: 33
Présents
:
M.
Patrick
DELEBARRE,
Maire
Mme
AnneCatherine
DERVILLE,
M.
Bernard
JEAN-BAPTISTE,
Mme
Juliette
de
BAROLET,
M.
Eric
DESREUMAUX,
Mme
Danièle
DELBECQUE,
M.
Didier
DUPE,
Mme
Marie
VANOYE,
MM.
X.
BASSELET,
John
EVIARD
Adjoints
au
Maire,
Mme
Marie-Paule
LEPERS,
M.
Bernard
CAUDAL,
Mme
Annie
HUS,
M.
Martin
LEPOUTRE,
Mme
Nathalie
HERBAUX,
MM.
Vincent
DELANNOY,
Pierre-Yves
HEBBINCKUYS,
Mmes
Marie
DUCATTEAU,
Béatrice
LAURENCEL,
Audrey
DASSONNEVILLE,
Stéphanie
COMPERE,
Aurélie
DESQUENNE,
MM.
Pierre
DELZENNE,
Nicolas
CARLIN,
Mme
Laura
NAESSENS,
M. Jean-Pierre
LEMAI,
Mme
Francine VANCAEYZEELE,
MM.
Philippe
LEMPIRE,
Laurent GHEYSENS
Absents
excusés
(ayant
donné
pouvoir): Mme
Dorothée
GENASI
(à
M.
Xavier
BASSELET),
Mme
Marie-Andrée
SION
(à
M.
Didier
DUPE),
Mme
Véronique
DIERICKX
(à M. le Maire)
Absent
: M. Antoine
DHALLUIN
N°
23-4-11
Intercommunalité
Convention
de
prestation
de
service
portant
sur l'aide
à la gestion
des
archives
avec
la commune
Rapport
de
M.
le Maire,
L'arrêté
préfectoral
du
22
décembre
2021
a entériné
le retrait de
la commune
du
Syndicat
Alliance
Nord
Ouest.
Par
délibération
du
16
décembre
2021,
la
commune
avait
néanmoins
confirmé
son
souhait
de
continuer
à
bénéficier
du
service
archives
et
de
la
mise
à
disposition
des
archivistes
du
SIVOM
Alliance
Nord
Ouest
par
une
convention
de
prestation
de
service
pour
une
durée
de
4 ans
à raison
d’un
minimum
de 54 jours
par an.
Ceci
étant
exposé,
il vous
est
proposé
d'autoriser
M.
le Maire
à signer
ladite
convention
annexée
à la présente
délibération.
Les
dépenses
correspondantes
seront
imputées
au
budget de l'exercice courant.
Travaux
préparatoires
Vote
à l'unanimité
mmission
1 du
40
octobre
2023
Le
Le
Conseil
À
hère
à la proposition
ci-dessus.
it et délibéré
en
séance
du
Conseil.
Certifié conforme.
Le
Maire
B.
JEAN-BAPTISTE Envoyé
en
préfecture
le
20/10/2023
Reçu
en
préfecture
le
20/10/2023
©
Publié
le
ID
: 059-215900903-20231017-23_4_11-DE
CONVENTION
DE
PRESTATION
DE
SERVICE
PORTANT
SUR
L'AIDE
A
LA
GESTION
DES
:
ARCHIVES
Fr Entre
:
Le SIVOM
Alliance
Nord-Ouest
187
rue
de
Menin
à Marquette-lez-Lille
Représenté
par
Michel
SAS,
en
sa
qualité
de
Vice-Président
délégué,
Désignée
ci-après,
par
le terme
«
l'Alliance
»
d'une
part,
Et: La commune
de
Bondues,
Sise
16
Place
Abbé
Bonpain
à
Bondues,
Représentée
par
Patrick
DELEBARRE
en
sa qualité
de
Maire
de
la commune,
Désignée
ci-après,
par
le terme
« la commune
»
d'autre
part,
-
Vu
l'article
L
5211-56
du
code
général
des
collectivités
territoriales:
Vu
la délibération
du
Comité
Syndical
n° 33/22
en date du
16 juin
2022 par laquelle
l'Alliance
Nord-Ouest
s'est
doté
de
la
possibilité
d'effectuer
une
prestation
de
service
en
matière
d'aide
à la gestion
des
archives
pour
des
communes
non
adhérentes
au
sivom.
Vu
la délibération
de
la commune
de
Lambersart
en
date
du
autorisant
Monsieur
le Maire
à signer
la
présente
convention
est
convenu
ce
qui
suit
:
Article
1er
- Objet
de
la convention
La
présente
convention
a pour
objet
de
définir
les
conditions
organisationnelles
et
financières
dans
lesquelles
l'Alliance
fournit
à la
Commune
une
prestation
de
service
en
matière
de
gestion
des
archives
communales.
Article
2
-
Missions
du
service
Archives
2.1
Description
des
missions
Le
service
archives
de
l'Alliance
intervient
dans
la
commune
à
minima
pour
effectuer
les
missions
suivantes
:
-
Formation
des
agents
à
la
rédaction
des
bordereaux
de
versement;
-
Formation
individuelle
du
référent
archives
:
-_
Prise
en
charge
des
bordereaux
réalisés
par
les agents
(pas
d'ouverture
de boîte)
:
-
Cotation
physique
et enregistrement
des
entrées
sur
Excel ; Envoyé
en
préfecture
le
20/10/2023
Reçu
en
préfecture
le
20/10/2023
Publié
le
ID
: 059-215900903-20231017-23_4_11-DE
nef
-
Rédaction
des
bordereaux
d'élimination
et
extraction
des
rayonnages
;
-__
Récolement
réglementaire
;
-
Rapport
annuel
aux
Archives
départementales
et
Service
interministériel
des
Archives
de
France.
Selon
les
besoins
de
la
commune
identifiés
et
mis
à jour
annuellement
avant
l'intervention
du
service,
les
missions
suivantes
peuvent
également
être
effectuées
:
-
Formation
à la
bonne
gestion
des
archives
papier
et
électroniques
;
-
Records
management
et
conseil
en
matière
de
RGDP
;
-__
Rédaction
de
tableaux
de
gestion
par
service
;
-
Prise
en
charge
des
versements
avec
ouverture
des
boîtes
et
tri
si
nécessaire
;
-
Enregistrement
des
entrées
sur
le
lagiciel
de
gestion
d'archives
Avenio
;
-
Publication
de
la
base
de
données
en
ligne
via
AvenioWeb
;
=
Rédaction
d'un
rapport
d'intervention
et
présentation
au
DGS
et/ou
aux
élus.
-_
Accueil
des
chercheurs
;
-
Aide
à la
recherche
documentaire
;
-
Traitement
et/ou
reprise
de
l'arriéré
;
-
Numérisation
(A4
max)
pour
sauvegarde
des
originaux
menacés
de
dégradation
physique
ou
communication
en
interne
et
externe
;
-_
Organisation
de
transfert
d'archives
et
déménagement
;
-
Valorisation
lors
des
Journées
européennes
du
patrimoine
;
-_
Missions
spécifiques
en
fonction
des
projets
de
la
commune
:ateliers
pédagogiques,
participation
à des
expositions,
rédactions
de
plaquettes,
etc.
Les
missions
du
service
Archives
sont
réalisées
sous
le
contrôle
scientifique
et
technique
de
la
Direction
des
Archives
Départementales.
22
Evaluation
des
besoins
:
Le
contenu
des
missions
est
fonction
de
l'évaluation
menée
par
les
archivistes
de
l'Alliance.
Suite
à
cette
évaluation,
chaque
année,
un
nombre
de
jours
d'intervention
est
proposé
pour
validation
par
la
collectivité.
Les
dates
seront
convenues
entre
les
archivistes
et
la
collectivité.
L'évalustion
tient
compte
des
choix
opérés
par
la
collectivité.
Article
3
- Modalités
d'exécution
:
La
collectivité
s'engage
à donner
toutes
les
facilités
aux
archivistes
pour
assurer
leur
mission.
Elle
accueille
les
archivistes
en
ses
locaux
et
leur
met
à
disposition
un
lieu
d'accueil
répondant
aux
normes
d'hygiène
et
de
sécurité
au
travail
prévues
par
le
décret
85-603
du
juin
1985,
rendant
notamment
applicables
les
dispositions
du
code
du
travail,
La
collectivité
met
à
disposition
le
mobilier
et
le
matériel
nécessaire
au
travail
des
archivistes
(tables
disposant
de
l'espace
nécessaire,
chaises
de
bureau,
boîtes
archives
solides,
chemises
cartonnées
et sous-chemises...). Envoyé
en
préfecture
le
20/10/2023
Reçu
en
préfecture
le
20/10/2023
Publié
le
ID
: 059-215900903-20231017-23_4_11-DE
nef
Si
ces
conditions
ne
sont
pas
réunies,
l'intervention
peut
être
reportée.
La
collectivité
désigne
au
sein
de
ses
services,
un
correspondant
chargé
d'assurer
le
suivi
des
interventions
et
en
capacité
de
répondre
aux
sollicitations
des
archivistes.
Article
4 - Engagements
de
la collectivité
:
-
Les
éliminations
À
l'issue de
la phase
de tri, des
bordereaux
d'élirnination
détaillés
revêtus
du
visa de l'archiviste
sont
soumis
au
maire
(ou
à son
représentant)
pour
accord,
La
coliectivité
se
charge
d'envoyer
ces
bordereaux
aux
Archives
départementales
et d'informer
les archivistes
de
leurs
retours
en
mairie. La
destruction
physique
doit être effectuée
selon
la réglementation
en
vigueur
et respecter
les
conditions
de
confidentialité
requises.
-
La
manutention
Les
services
municipaux
déposent
les
boîtes
archives
devant
être
prises
en
charge
par
les
archivistes
dans
le lieu
dédié
au
stockage
des
versements
en
attente,
Les
services
municipaux
se
chargent
du
transport
des
éliminations
vers
le lieu
de
destruction.
Pour
les
opérations
de
refoulement,
le concours
de
services
municipaux
est
requis.
Si
le lieu
de
stockage
des
archives
est
distant
du
lieu
de
travail
et/ou
difficile
d'accès
(escalier,
traversée
de
carrefour...),
le concours
des
services
municipaux
est
également
requis.
-
Les
versements
d'archives
Chaque
dépôt
de
boîtes
archives
doit
être
accompagné
d'un
bordereau
de
versement
rédigé
par
le service
versant.
Article
5 —
Prix
et
facturation
Les
prestations
du
service
archives
seront
exécutées
en
contrepartie
d'une
contribution
financière
versée
par
la
collectivité
et
calculée
à
partir
du
nombre
de
jours
d'intervention
effectués
annuellement.
La
collectivité
s'engage,
sur
les
quatre
premières
années,
à
faire
appel
au
service
de
l'Alliance
pour
un
minimum
de
54 jours
par
an
soit
27%
d'un
équivalent
temps
plein,
En
fonction
des
besoins
de
la cammune
cette
quotité
peut
être
augmentée
sur
simple
courrier.
Le
coût
unitaire
par
jour
d'intervention
est
déterminé
chaque
année
par
l'Alliance
et
sera
communiqué
à
la commune
au
cours
du
premier
trimestre
de
l’année
concernée.
La
facturation
interviendra
à
l'issue
de
l'intervention
annuelle, Article
6
- Durée
de
la
convention
et
dénonciation
La
présente
convention
est
conclue
pour
une
durée
de
4
ans.
Envoyé
en
préfecture
le
20/10/2023
Reçu
en
préfecture
le
20/10/2023
Publié
le
ID
: 059-215900903-20231017-23_4_11-DE
nef
Elle
pourra
être
modifiée,
par
voie
d‘avenant,
accepté
par
les
deux
parties.
Elle
est
renouvelable
tacitement
par
période
de
4 ans
sauf
dénonciation
expresse
effectuée
par
lune
ou
l'autre
des
partie
6
mois
au
moins
avant
le
terme
de
la
convention.
Article
7
- Juridiction
eompétente
en
cas
de
litige
En
cas
de
litige
résultant
de
l'application
de
la
présente
convention
et
d'échec
des
négociations
amniables,
le
Tribunal
administratif
de
Lille
est
compétent.
Fait en
2 exemplaires,
À
Marquette-lez-Lille,
Le
Q 4 AVR
2071
Miguel
BEADÉS.
.;
!
A
À
-
Président
du
sivom
Alliance
Nord-Ouest
A
idues .
Le
_ÀAS
edobre
dia
ET
L°
Pourla
Ville de Bondues