unknown - Communauté d'agglomération - Centre Littoral - Delib N°197 Frais deplacement elus

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unknown - Communauté d'agglomération - Centre Littoral - Delib N°197 Frais deplacement elus Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Centre Littoral - Delib N°197 Frais deplacement elus)Thèmes du document : Tourisme, Transports, Démocratie, SEANCE PLENIERE DU VENDRDI 17 DECEMBRE 2021 – DELIBERATION N° 197/2021/CACL

Extrait du registre des Délibérations

du Conseil Communautaire

DELIBERATION N° 197/2021/CACL

DE LA SEANCE PLENIERE DU VENDREDI 17 DECEMBRE 2021 A 09H00 AU SIEGE SOCIAL DE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU CENTRE LITTORAL

PORTANT CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE DEPLACEMENT DES ELUS DE LA CACL

Nombre de Conseillers en exercice : 49 Nombre de suffrages exprimés : 34 Nombre de Conseillers Présents : 28 Vote :

Nombre de Procuration : 06 Pour : 34 Contre : 0 Abstention : 0

Date de convocation : mercredi 08 décembre 2021

L’an deux mille vingt et un, le vendredi dix-sept décembre à neuf heures, les membres du Conseil communautaire de la Communauté d’Agglomération du Centre Littoral (CACL), se sont réunis en présentiel et en téléconférence pour la tenue d’une séance plénière au siège social de la CACL, sous la présidence de Monsieur Serge SMOCK.

ÉTAIENT PRÉSENTS : Gilles ADELSON, 1er Vice-Président - Monique AZER (visio) - Serge BAFAU, - Julner BELIZAIRE - Pascal BRIQUET - Daniel CASTOR - Louis-Mike CALUMEY - Jean-Philippe CHAMBRIER - Kenny CHEN-TUNG - Claire CHINON - Xavier CLERVAUX - Liser CLIFFORD (visio) - Yahya DAOUDI - Corine DIMANCHE – Elainne JEAN - Farah KHAN, 7 ème Vice-Présidente - Patrick LECANTE, 4ème Vice-Président - Yolande MILZINCK-CINCINAT - Sandrine JACQUES-GAÏL - Roland LOE-MIE, 1er Membre du Bureau - Hélène PAUL - Claude PLENET, 3ème Vice-Président - Stéphanie PREVOT BOULARD, 3ème Membre du Bureau - Anne-Michèle ROBINSON, 6ème Vice-Présidente - Hélène SERVIUS - Rolande SILEBER - Serge SMOCK, Président - Eliodore TORVIC - Patricia VICTOR

ÉTAIENT ABSENTS REPRESENTES : Dominique BERTONI  Procuration à Patricia VICTOR - Albanie CIPPE, 9ème Vice-Présidente  Procuration à Anne-Michèle ROBINSON - Thierry ELIBOX, 8ème Vice-Président  Procuration à Yolande MILZINCK-CINCINAT - Phong LY, 5ème Vice-Président  Procuration à Patrick LECANTE - Sandra TROCHIMARA, 2ème Vice- Présidente  Procuration à Serge SMOCK - Seedna DELAR  Procuration à Daniel CASTOR

ETAIENT ABSENTS : Ruth BIDIOU-CEPRIKA - Jean-Victor CASTOR - Eugène EPAILLY - Chester LEONCE - Mickaël MANCEE - Tineffa NAISSO - Marie-Laure PHINERA-HORTH - Axel RINO - Magali ROBO-CASSILDE, 2ème Membre du Bureau - Corinne SIGER

SECRÉTAIRE DE SÉANCE : Rolande SILEBER

********SEANCE PLENIERE DU VENDRDI 17 DECEMBRE 2021 – DELIBERATION N° 197/2021/CACL

EXPOSE DES MOTIFS

Dans le cadre de l'exercice de leur mandat, les membres du Conseil communautaire peuvent être appelés à effectuer, sous certaines conditions, des déplacements en France hexagonale comme à l'étranger.

L’article L. 5211-13 du Code général des collectivités territoriales prévoit les modalités de gestion des déplacements des élus et de prise en charge de leurs frais de transport et de séjour dans le cadre de leurs mandats électifs. Il s’agit ici des déplacements effectués en France métropolitaine et en international et hors du territoire intercommunal.

Ces modalités de gestion et de prise en charge doivent être précisées s’il s’agit d’un déplacement ordinaire, d’une formation ou bien d’un exercice d’un mandat spécial.

La présente délibération a vocation à s’appliquer pour l’ensemble des déplacements des élus durant la présente mandature.

1. Déplacements autorisés

Les déplacements ordinaires (articles L. 5211-13 du CGCT) :

Les membres du Conseil communautaire peuvent bénéficier du remboursement des frais de déplacement occasionnés lors de réunions se déroulant dans une commune autre que la leur.

Les formations (articles L. 5216-4 et L. 2123-12 du CGCT) :

Les membres du Conseil communautaire peuvent bénéficier du remboursement des dépenses engagées (frais de transport, hébergement et restauration) pour se rendre à des formations à la condition que celles-ci soient organisées par des organismes agréés.

Les mandats spéciaux (articles L. 2123-18 et R. 2123-22-1 du CGCT) : La notion de mandat spécial s’interprète comme une mission bien précise que le Conseil communautaire confie par délibération à l’un de ses membres, Président, Vice-Président ou Conseiller communautaire ;

La notion de mandat spécial exclut toutes les activités courantes de l’élu et doit correspondre à une opération déterminée, de façon précise, quant à son objet (organisation d’une manifestation - festival, exposition, lancement d’une opération nouvelle, etc.), et limitée dans sa durée. Le mandat spécial doit entraîner des déplacements inhabituels et indispensables.

Il convient de préciser que le déplacement d'un ou plusieurs élu(s) peut avoir un caractère d’urgence, et que dans ce cas, le Président est autorisé, à titre dérogatoire, à conférer un mandat spécial à un ou plusieurs élus, sous réserve d’une approbation de l'assemblée délibérante à la plus prochaine séance.

Dans le cadre d’un mandat spécial, les frais de transport et de séjour (hébergement et restauration) sont pris en charge par la CACL dans les conditions ci-après développées.

Tous les autres frais des élus à l’occasion d’un mandat spécial peuvent également donner lieu à remboursement, dès lors qu’ils apparaissent comme nécessaires au bon accomplissement du mandat, et qu’il peut en être justifié.SEANCE PLENIERE DU VENDRDI 17 DECEMBRE 2021 – DELIBERATION N° 197/2021/CACL

2. Conditions de prise en charge des frais des élus pour leurs déplacements

Selon le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006, article 5, « les administrations peuvent conclure dans le respect du code des marchés publics, directement avec des agences de voyages et autres prestataires de services, des contrats ou conventions, pour l’organisation des déplacements » ordinaires et mandats spéciaux.

La CACL a fait le choix de passer un marché avec une agence de voyage afin de simplifier les démarches des élus et de prendre en charge directement les frais relatifs au transport et à l’hébergement. Cette démarche s’inscrit dans l’amélioration de la gestion des déplacements et un maximum des composants des déplacements et séjours doivent par conséquent être pris dans ce cadre (transport, hébergement transfert aéroport/Hôtel, location de voiture…).

Par conséquent, les frais sont pris en charge dans les conditions suivantes :

- Frais de transport

Il est acté que la CACL s'appuiera sur un marché « agence de voyage » afin d'engager les frais de transport des élus, qu’il s’agisse d’avion, train, ou location de voiture.

- Frais d’hébergement

La réservation des prestations hôtelières incombe à la CACL qui s’appuiera sur le marché public agence de voyage et qui s’assurera du meilleur coût possible dans le respect des seuils (140 € en règle générale, et 220 € pour Paris). Conformément à l’article 7-1 du décret n°2006- 781 du 3 juillet 2006, il sera possible dans la délibération accordant le mandat spécial de déroger à ces seuils en cas d’impossibilité de réservation dans la zone considérée et si l’intérêt du service l’exige.

- Frais pour parkings, métro, bus et taxis

Les frais, engagés par les élus, tels que les places de parking, tickets de métro, de bus et de taxis seront remboursées aux élus en totalité, sur présentation d’un état de frais et des justificatifs, conformément aux textes en vigueur (cf. article R 2123-22-1 et R 2123-22-2).

- Frais de bouche

Conformément au décret n°2020-689 du 4 juin 2020, les frais de repas engagés par l’élu seront remboursés pour le montant réellement dépensé, dans la limite du plafond prévu pour le remboursement forfaitaire de 17,50 €.

- Imputations budgétaires

Les dépenses engagées pour l’ensemble des frais relatif aux déplacements seront imputés à l’ensemble des budgets de la CACL (Principal M14, Annexes M49 et M43).

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment ses articles, L. 2123-18, L. 2123-18-1, R. 2123-22-1 et R. 2123-22-2 ;

Vu le Décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlements des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics mentionnés à l'article 2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale

Vu le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat ;

Vu I ’Arrêté Préfectoral N° 698/2D/2B du 9 juin 1997 portant création de la C.C.C.L. modifié ;SEANCE PLENIERE DU VENDRDI 17 DECEMBRE 2021 – DELIBERATION N° 197/2021/CACL

Vu l'Arrêté Préfectoral n” 2134/SG/2D/1B du 23 décembre 2011 portant transformation de la CCCL en Communauté d’Agglomération modifié ;

Entendu l’avis favorable de la Commission des Finances du lundi 13 décembre 2021 ;

Entendu l’avis favorable du Bureau légalement convoqué pour le mercredi 15 décembre 2021 ;

Entendu le Rapport N° 197/2021/CACL portant conditions de prise en charge de frais de déplacements des élus de l’Agglomération du Centre Littoral.

LE CONSEIL COMMUNAUTAIRE

Après en avoir délibéré à l’unanimité :

DONNE ACTE au Président de son Rapport N° 197/2021/CACL portant conditions de prise en charge de frais de déplacements des élus de l'Agglomération du Centre Littoral.

APPROUVE pour la durée du mandat, les modalités de prise en charge et de remboursement des frais de déplacement applicables aux élus qui se rendent à des réunions dans des instances ou organismes au cours desquels ils représentent la CACL ès qualité, lorsque la réunion a lieu hors du territoire de la CACL et suivant les modalités décrites ci-avant.

APPROUVE pour la durée du mandat, les modalités de prise en charge et de remboursement des frais de déplacement applicables aux élus dans le cadre des mandats spéciaux, suivant les modalités décrites ci avant et sur présentation des pièces justificatives.

AUTORISE le Président, à titre dérogatoire et en cas d’urgence avérée, à conférer un mandat spécial à un ou plusieurs élus, sous réserve d'une approbation de l’assemblée délibérante à la plus prochaine séance.

AUTORISE le Président conformément au décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, article 5, à conclure dans le respect du code de la commande publique, directement avec des agences de voyages et autres prestataires de services, des contrats ou passer des bons de commande, pour l’organisation des déplacements ordinaires et mandats spéciaux.

APPROUVE l’imputation de la dépense en résultant sur les crédits inscrits aux budgets de la CACL, exercice 2020-2021 et suivants — et aux chapitres et articles correspondants.

AUTORISE le Président sur ces bases, à signer tous les documents administratifs et comptables, à intervenir dans la conduite de cette opération et à entreprendre toutes les démarches qui seront nécessaires au règlement de cette affaire.

Mention des voies et délais de recours : La présente délibération peut faire l’objet d’un recours devant le Tribunal administratif de Cayenne sis 7 Rue Victor Schœlcher – 97300 Cayenne dans un délai de deux mois suivant sa publication ou son affichage.

Fait et délibéré à Matoury, en séance publique,

Le vendredi 17 décembre 2021

POUR EXTRAIT ET CERTIFIE CONFORME

LE PRESIDENT DE LA COMMUNAUTE

D’AGGLOMERATION DU CENTRE LITTORAL

Serge SMOCK