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Document publié le Samedi 1 janvier 2022
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C24 04 2022 1)
Thèmes du document : Consommateurs, Travail et emploi, Institutions publiques,
1
Avenant n°1 à la convention de service commun
"Direction générale des services techniques" - extension au DGA ressources
IL EST CONVENU CE QUI SUIT
La Communauté d’Agglomération du Niortais, représentée par son Vice-Président, Monsieur Gérard LABORDERIE, dûment habilité par délibération du conseil d’agglomération en date du 11 avril 2022,
Ci-après dénommée " Communauté d’Agglomération du Niortais ",
d'une part,
Et
La Commune de Niort représentée par l’adjointe au Maire déléguée, Madame Anne-Lydie LARRIBAU, dûment habilitée par délibération du conseil municipal du 9 mai 2022,
Ci-après dénommée " la Ville de NIORT ", d’autre part,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment son article L5211-4-2 et D 5211-16,
Vu l’avis du Comité Technique de la Communauté d’Agglomération du Niortais
Vu l’avis du Comité Technique de la Ville de NIORT
Le préambule et les différents articles de la convention de service commun, adoptée suite aux délibérations concordantes de la Ville de Niort en date du 28 juin 2021 et de la Communauté d’Agglomération du Niortais en date du 29 juin 2021, sont complétés de la manière suivante :
PRÉAMBULE
Compte tenu de la vacance d’emploi du DGA Ressources et Sécurité Civile de la ville de Niort à compter du 1er mars 2022, une nouvelle étape de mutualisation peut être franchie pour les deux institutions, et plus globalement pour l’ensemble des communes de l’agglomération.
La création d’un service commun « DGA Ressources » constitue l’opportunité de disposer d’une vision globale en matière de supervision des ressources, pour la ville de Niort et l’agglomération. Elle s’inscrit également dans la volonté portée par l’exécutif d’engager un travail global de bilan et de perspectives en matière de mutualisation, au bénéfice des 40 communes de l’agglomération.
La constitution d’un service commun « DGA Ressources » s’inscrit dans la double volonté de nos assemblées d’optimiser les liens entre l’EPCI et la ville centre et d’apporter de nouveaux services à l’ensemble des communes de l’agglomération en matière d’expertise et d’accompagnement sur la gestion des fonctions supports (ressources humaines, finances, informatique et juridique).
Le service commun constitue un outil juridique de mutualisation permettant de regrouper les services d'un EPCI à fiscalité propre et d’une ou plusieurs de ses communes membres, afin de favoriser l'exercice des missions des structures contractantes et d’optimiser les moyens mis en œuvre pour l'accomplissement de leurs missions. 2
La Communauté d’Agglomération du Niortais et la Ville de NIORT se sont d’ores et déjà dotées de services communs afin de répondre aux objectifs suivants :
- faciliter le pilotage de la conduite des politiques publiques en assurant plus de cohérence et de coopération pour faire face aux défis communs du territoire,
- Optimiser le fonctionnement de l’action publique en évitant de doublonner des fonctions communes aux deux administrations,
- Renforcer la solidarité et le sentiment d’appartenance grâce à une administration communautaire au service de ses communes au travers d’une entraide s’appuyant sur les moyens humains et techniques des services communs.
La Ville de NIORT dispose de plusieurs services communs avec la Communauté d’Agglomération du Niortais, et notamment :
- depuis 2014, le garage communautaire;
- depuis 2016, le service de communication externe;
- depuis 2018, la direction des systèmes d’information (DSI)
En août 2021, un service commun « direction générale des services techniques » a été créé, avec pour objectif de favoriser la synergie des directions relevant des pôles techniques. Il a permis de mettre en commun les outils et méthodes afin d’organiser la bonne coordination des études et projets pour les deux collectivités. Par cet avenant, il est proposé d’étendre ce service commun aux fonctions de DGA ressources.
ARTICLE 1er : OBJET ET CONDITIONS GÉNÉRALES
La Ville de NIORT et la Communauté d’Agglomération du Niortais ont décidé conformément à l’article L 5211-4-2 du CGCT de se doter d’un service commun à compter du 1er août 2021 en prévoyant une direction générale des services techniques mutualisée à l’échelle de l’ensemble des directions techniques et d’aménagement des deux collectivités.
Le périmètre du service est élargi au DGA Ressources à compter du 16 mai 2022.
Ce service est dénommé « Direction générale mutualisée des services techniques et ressources».
En complément des missions déjà assignées sur les domaines techniques, ce service commun aura en charge la gestion des ressources des deux collectivités, dans un contexte marqué par plusieurs enjeux :
- L’évolution des législations et réglementations qui nécessitent une expertise accrue en matière juridique pour sécuriser les actes administratifs,
- La maîtrise de la contrainte budgétaire qui amène à rechercher les moyens d’optimiser les fonctionnements et les financements pour porter nos projets de politiques publiques, - La complexification des organisations et des modalités de gestion du personnel qui génère un besoin d’expertise, d’accompagnement et de convergence des pratiques, - La volonté de gagner en envergure pour aller plus loin en matière d’achats et de commande publique, au bénéfice des communes de l’agglomération.
- Des enjeux techniques et réglementaires de plus en plus complexes et qui nécessitent une plus grande coordination pour peser face aux interlocuteurs (entreprises, institutions, etc). Ces constats avaient déjà amené l’agglomération et la ville de Niort à engager dès 2018 la mutualisation des fonctions informatiques et numériques. 3
Le service commun de la direction générale des services techniques et ressources a pour objectif de favoriser la synergie des directions relevant des pôles techniques, du développement, de l’aménagement et – dorénavant- des ressources nécessaires à l’avancée concrète des projets adoptés par les élus. Son rôle auprès des directeurs généraux des services et auprès des élus doit permettre d’assurer la cohérence des politiques dans un souci de performance et de soutenabilité de l’action publique dans ses dimensions environnementale, technique, économique et managériale.
En particulier, il mettra en commun l’ensemble des outils et méthodes afin d’organiser la bonne coordination des études et projets pour les deux collectivités.
Déjà constitué de deux emplois fonctionnels sur les domaines techniques, ce service commun sera complété d’un troisième doté d’un emploi fonctionnel de Directeur général Adjoint « Ressources » qui aura la responsabilité des directions et unités suivantes :
Communauté d’Agglomération du
Niortais
Ville de Niort Entités mutualisées
Direction Finances et Fiscalité Direction des Finances Direction Systèmes d’information
Direction Ressources Humaines Direction Ressources Humaines Délégué à la protection des Données
Direction des Affaires Juridiques Direction commande publique et
logistique
Mission Prévention Santé et
Sécurité au travail
Chargé de mission « dialogue de
gestion »
Il est convenu que le périmètre détaillé et les dénominations sont appelés à évoluer à la marge sans nécessiter une révision de la convention ; toutefois, si le périmètre ci-dessus est amené à évoluer substantiellement, la convention sera amendée par voie d’avenant.
Le titulaire de l’emploi de DGA Service Commun est le responsable hiérarchique des directeurs des directions et des responsables d’unités susmentionnées.
L’exercice de ces relations d’encadrement prend en compte les conditions générales et les directives particulières à chaque situation qui sont définies dans l’une et l’autre collectivité et s’y appliquent, sous la responsabilité respective de l’autorité territoriale et des élus délégués et du directeur général des services de chacune des deux collectivités, assistés des services compétents.
ARTICLE 2 : SITUATION DES AGENTS
Il convient de modifier la convention de service commun de la manière suivante pour ce qui concerne le nombre d’emplois :
Dénomination
Nombre de cadres A
communaux
concernés
Nombre de cadres A
communautaires
concernés
Nombre d’agents
constituant le service
commun
« Direction générale des
services techniques et
ressources»
0 3 3 4
En application de l’article L5211-4-2 du Code général des Collectivités Territoriales, une fiche d’impact décrivant notamment les effets sur l’organisation et les conditions de travail est annexée à la présente convention.
ARTICLE 3 : ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE COMMUN
Le service commun est géré par la Communauté d’Agglomération du Niortais.
Les agents exerçant leurs fonctions dans le service commun sont placés sous l’autorité hiérarchique du Président de la Communauté d’Agglomération du Niortais qui dispose de l’ensemble des prérogatives reconnues par l’autorité investie du pouvoir de nomination.
Dans ce cadre, l’évaluation professionnelle des agents des services communs relèvera du Président sur avis préalable du Maire avec le concours respectif des deux directeurs généraux des services considérés, chacun pour ce qui le concerne, comme les supérieurs hiérarchiques et/ou fonctionnels des agents concernés.
Les agents mis à disposition du service commun sont rémunérés par la Communauté d’Agglomération du Niortais.
En fonction de la mission réalisée, les cadres du service commun sont placés sous l’autorité fonctionnelle du Maire de la Ville de NIORT ou sous celle du Président de la Communauté d’Agglomération du Niortais qui pourra leur donner, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de signature.
Le service commun s’intègrera dans les organisations propres à chacune des entités et dans le respect des attributions du Directeur Général des Services de chacune des structures chargé de diriger l’ensemble des services et d’en coordonner l’organisation.
Les cadres du service commun s’attachent à inscrire leur action en harmonie, en cohérence et en concertation avec les responsabilités des élus des deux collectivités et des autres membres de deux directions générales.
ARTICLE 4 : CONDITIONS FINANCIERES ET MODALITES DE REMBOURSEMENT
Conformément à l’article D 5211-16 du code général des collectivités territoriales, le remboursement des frais de fonctionnement du service commun doit s’effectuer sur la base d’un coût unitaire de fonctionnement de service, multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par la collectivité bénéficiaire de la mise à disposition.
Article 4-1 : détermination du coût unitaire de fonctionnement :
La détermination du cout unitaire de fonctionnement comprendra :
- Les charges de personnel : salaires bruts des emplois concernés, charges patronales, régimes indemnitaires, participation à la garantie maintien de salaire, avantages en nature, formation, frais de déplacements et de mission ;
- Remplacement des cadres concernés en cas d’absence ou de congés, sur demande expresse de l’un des cocontractants ; 5
La Communauté d’Agglomération du Niortais, en qualité de gestionnaire du service commun, déterminera le coût unitaire de son fonctionnement, chaque année, à partir des états de paye et des dépenses de formation et de mission.
Chaque collectivité prend en charge les moyens d’assistance administrative, les locaux de travail et matériels informatiques.
Article 4-2 : détermination des unités de fonctionnement :
L’unité de fonctionnement du service retenue est la demi-journée de travail.
Le remboursement des frais s’effectuera sur la base d’un état annuel, établi par la Communauté d’Agglomération du Niortais et validé par la Ville de Niort, indiquant la liste des recours au service convertis en unité de fonctionnement
Article 4-3 : prévision d’utilisation du service mis à disposition
Dans le cadre de la présente convention, la Communauté d’Agglomération du Niortais met à disposition de la Ville de NIORT un volume estimatif de (sur une base de travail de 40h) :
- Pour l’emploi fonctionnel de directeur (trice) général(e) adjoint(e) en charge de la gestion technique : 2 demi-journées /hebdomadaire x 41 semaines travaillées = 82 demi-journées ;
- Pour l’emploi fonctionnel de directeur (trice) général(e) adjoint(e) en charge de l’aménagement, du développement durable et développement économique : 5 demi- journées /hebdomadaire X 41 semaines travaillées = 205 demi-journées
- Pour l’emploi fonctionnel de directeur (trice) général adjoint en charge des ressources : 5 demi-journées/hebdomadaire x 41 semaines travaillées = 205 demi-journées
Soit une prévision d’utilisation de 492 unités de fonctionnement annuelles.
Article 4-4 : Modalités de versement du remboursement :
Le coût unitaire prévisionnel sera porté par la Communauté d’Agglomération du Niortais à la connaissance de la ville de NIORT, chaque année, avant la date d’adoption du budget communautaire et du budget communal.
Pour l’année de signature de la présente convention, le coût unitaire est porté à la connaissance de la ville de NIORT dans un délai de trois mois à compter de la signature de ladite convention.
Le coût unitaire définitif de l’année N sera déterminé lors de l’approbation du compte administratif de l’année N, c’est-à-dire avant le 30 juin de l’année N+1. Une régularisation portant sur le montant définitif du remboursement de l’année N sera alors transmise à la ville de NIORT.
Le remboursement s’effectuera selon une périodicité semestrielle.
Un titre de recette sera produit à l’issue de chaque trimestre civil par la Communauté d’Agglomération du Niortais et transmis à la commune. 6
ARTICLE 5 : DUREE ET DATE D’EFFET DE LA CONVENTION
L’avenant à la présente convention est établi pour une durée de cinq ans et entrera en vigueur le 16 mai 2022. Elle ne peut être reconduite que de façon expresse.
Elle peut également prendre fin de manière anticipée à la demande d’une des parties, pour un motif d’intérêt général lié à l’organisation de ses propres services, à l’issue d’un préavis de 3 mois. Cette décision fait l’objet d’une information préalable du cocontractant par lettre recommandée avec accusé de réception dans le délai imparti.
ARTICLE 6 : JURIDICTION COMPÉTENTE EN CAS DE LITIGE
Tous les litiges concernant l'application de la présente convention relèvent de la seule compétence du tribunal administratif de POITIERS, dans le respect des délais de recours.
Fait à NIORT, le …………………….., en 2 exemplaires.
Pour la Communauté d’agglomération du Niortais, Pour la Ville de NIORT,
Le Vice-Président, L’Adjointe au Maire,
Gérard LABORDERIE Anne-Lydie LARRIBAU 7
ANNEXE N°1
FICHE D’IMPACT DE LA CREATION DU SERVICE COMMUN
ETAT DES EFFECTIFS COMPOSANT LE SERVICE COMMUN - 01/08/2021
Nom agent Prénom Catégorie Grade Temps
DUBEE Gwénaëlle A + Ingénieure en chef hors classe Temps Complet
VEYRIE Erick A + Ingénieur hors classe Temps Complet
ETAT DES EFFECTIFS ACTUALISE COMPOSANT LE SERVICE COMMUN – 16/05/2022
Nom agent Prénom Catégorie Grade Temps
DUBEE Gwénaëlle A + Ingénieure en chef hors classe Temps Complet
VEYRIE Erick A + Ingénieur hors classe Temps Complet
SIMON Maël A + Administrateur territorial Temps Complet