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Document publié le Mercredi 25 octobre 2023 par la commune de Pennes-Mirabeau.
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Thèmes du document : Démocratie, Culture et patrimoine, Justice et droit,
CONSEIL MUNICIPAL DU 25 Octobre 2023
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CONVENTION D'OBJECTIFS
ASSOCIATION SYNDICAT D'INITIATIVE - VILLE DES PENNES MIRABEAU
L'association Syndicat d'initiative, Siret : 40301280000013 – Salle Van Qué - 22 rue Raspail - Village des Pennes - 13170 Les Pennes-Mirabeau, représentée par son Président Jacques PALMESANI, a pour objectifs l'organisation de manifestations locales, des missions générales d'accueil, d'information des clientèles touristiques ainsi que le développement de l’attractivité touristique et économique du vieux-village et de valorisation du Patrimoine via notamment le Moulin de Pallières.
Considérant ces objectifs, il est proposé d'établir une convention entre le Syndicat d’initiative et la Ville des Pennes-Mirabeau pour l’année 2024.
Vu l’avis favorable de la Commission Animation du Territoire,
Le CONSEIL MUNICIPAL, après avoir entendu cet exposé,
– APPROUVE le contenu de la convention d'objectifs entre l'association Syndicat d'Initiative
et la Ville des Pennes-Mirabeau
– AUTORISE Le Maire ou son représentant à signer ladite convention
– SE PRONONCE comme suit
POUR : 35
CONTRE : 0
ABSTENTION : 0
AINSI FAIT ET D ÉLIBÉRÉ
LE SECRETAIRE LE MAIRE ROMAIN AMARO MICHEL AMIEL CONVENTION D'OBJECTIF
VILLE DES PENNES MIRABEAU/SYNDICAT D'INITIATIVE
ENTRE
La Ville des PENNES MIRABEAU représentée par Michel Amiel, agissant en qualité de Maire, dûment mandatée par délibération du Conseil Municipal en date du
ET
L'Association « Syndicat d'Initiative », représentée par son Président M. Jacques Palmesani
PRÉAMBULE
L'Association Syndicat d'initiative régie par la loi du 1er juillet 1901 a pour objectif l'organisation de manifestations locales et des missions générales d'accueil et d'information.
La Ville des Pennes-Mirabeau a pour ambition de soutenir les actions de l'Association Syndicat d'initiative en proposant une convention entre Ville et l'Association.
La Ville des Pennes-Mirabeau manifeste ainsi sa reconnaissance à l'Association pour sa mission d'intérêt général, son rôle primordial dans le domaine de l'accueil, l'information, et l'animation, en cohérence avec les orientations de la politique culturelle.
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention a pour objet de définir les obligations réciproques des deux parties, d'encadrer les modalités administratives, financières et contractuelles du partenariat.
La ville des Pennes-Mirabeau s'engage à soutenir l'Association Syndicat d'Initiative au titre de l'année 2024
Article 2 : Moyens mis à disposition par la Ville
2-1 Personnel
La ville prévoit le concours des agents territoriaux (services techniques, culturels...) pouvant contribuer au déroulement des manifestations organisées par l'Association Syndicat d'Initiative.
La ville prévoit la mise à disposition d'un agent d'accueil.
Le service communication de la ville pourra prêter son concours à l'élaboration de visuels : affiche, programme, signet.
2-2 Matériels
Mise à disposition de locaux :
1/ Local de la salle dit de la salle Van qué, situé 22 rue Raspail, en tant que siège de l’association. Ainsi que le frais de fluide du dit local (électricité, chauffage, eau).
2/ le Moulin rénové dit de Pallières situé rue de La lanterne ainsi que le matériel technique nécessaire à son fonctionnement qu’il soi situé sur le moulin ou sur le laboratoire de transformation et d’ensachage. Le personnel municipal prêtera son concours pour le fonctionnement des équipements techniques. Les recettes tirées de la production de la farine ainsi que celles potentielles des visites doit permettre au Syndicat d’Initiative de répondre aux objectifs de l’article 4 de la présente convention et d’assurer le fonctionnement et la production courante de farine.
Ainsi les frais liés à l’achat du petit matériel nécessaire à la production du blé et à sa commercialisation seront à la charge du syndicat d’initiative.
La ville conserve la charge de l’entretien des bâtiments mis à disposition ainsi que la rémunération du meunier.
2-3 Valorisation des Moyens mis à disposition
L'Association s'engage à valoriser les aides de la Ville des Pennes-Mirabeau et les moyens mis à disposition dans toute demande de subvention. (Occupation du domaine public, mise à disposition de personnel, interventions techniques de personnel de la collectivité, prêt de matériel, mise à disposition de salles ou bâtiment à titre gratuit et précaire.)
Article 3 : Moyens financiers et dispositions relatives à l'attribution de la subvention annuelle
3-1 Pour faciliter le fonctionnement de l'Association et aider à la réalisation des actions indiquées dans la présente, la Ville s'engage à attribuer une subvention à l'Association.
3-2 La subvention se compose en deux parties :
- une première, de fonctionnement pour la réalisation de manifestations, primitivement fixée à 4 850 €, sera déterminée chaque année en fonction des impératifs du budget de la Ville, des rapports d'activités et des comptes de résultats N-1 de l'Association. Cette subvention pourra faire l’objet d’un réajustement en fonction des résultats financiers qui seront communiqués par l’association quant à aux résultats de gestion du moulin de Pallières - une deuxième, correspondante à la mise à disposition d'un agent d'accueil, primitivement fixée à 38 650€.
3-3 La première partie de subvention sera versée après le vote du budget primitif de la ville avant le 30 juin de l'année N au vu du dossier de demande de subvention dûment rempli et adressé au service Culture avant le 30 mars de l'année N.
La deuxième partie de subvention sera versée en fin d'année 2024 et calculée en fonction du coût total chargé de l'agent mis à disposition pour l'année 2024.
Article 4 : Objectifs
Dans le cadre des objectifs définis par la Ville, l'Association participera à la conduite et à la réalisation des objectifs énoncés ci-dessous ainsi qu'aux actions qui s'y rapportent.
Objectifs :
– Organisation de manifestations locales, promotion de la Culture et des Traditions
– Accueil et Information
– Valoriser le patrimoine exceptionnel du moulin de Pallières afin d’en faire un élément
touristique majeur des Pennes Mirabeau
– Valoriser la production de farine locale pour renforcer l’attractivité du vieux village des
Pennes Mirabeau.
Actions :
– Organisation de la manifestation "Salon du Peinture et de Sculpture"
– Organisation de la manifestation "Marché aux Plantes/Marche Populaire" – Organisation de la manifestation "Salon du chocolat et des friandises"
– Organisation de la manifestation "Salon des santons" ou participation au marché de Noël.
– Autres actions visant à mettre en œuvre les objectifs énoncés ci-dessus
– Ouverture du local Syndicat d'Initiative pour l'accueil et l'information à minima 24h par
semaine sur 5 jours .
– Visite pédagogique et touristique du moulin de Pallières, au minimum 50 visites par an.
– Vente de la farine produite sur place aux particuliers en visite du moulin ou directement sur
le Syndicat d’Initiative
– Vente de la farine aux professionnels de la ville des Pennes-Mirabeau
4-1 L'Association devra transmettre à la Ville, dans les trois mois qui suivent la fin de l'année, un compte rendu annuel de la fréquentation des publics sur chacune des manifestations organisées par l'Association.
Article 5 Obligations pour l 'organisation de manifestations
5-1 L'Association s'engage à assurer la sécurité des spectateurs tiers ou acteurs des manifestations sur la totalité des lieux mis à sa disposition
5-2 L'Association devra fournir à la Ville une attestation d'assurance souscrite auprès d'une compagnie notoirement solvable justifiant la couverture de sa responsabilité civile et tous les risques liés aux activités des manifestations organisées et prévoyant le remboursement des dégâts éventuels causés aux équipements publics prêtés ainsi que le remboursement en cas de vol ou perte de matériel
5-3 L'Association confirme qu'elle connaît les lieux mis à sa disposition et qu'ils sont compatible avec les activités qu'elle souhaite pratiquer
5-4 L'Association s'engage à restituer les équipements dans l'état où ils lui ont été remis et à respecter la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité qui leur est propre
5-5 L'Association devra s'assurer que les prestataires de service concourant au bon déroulement de la manifestation sont assurés et répondent à la réglementation en vigueur pour ce type de manifestation
5-6 L'Association devra s'acquitter des divers droits d'auteurs : impôts et taxes liés à la programmation des manifestations.
5-7 L'Association devra respecter scrupuleusement les réglementations en matière de débits de boissons et obtenir toutes les autorisations préalables à ce type d'activités
5-8 La Ville se dégage de toute responsabilité concernant les éventuels problèmes liés à la manifestation, ces derniers seraient imputables au seul organisateur responsable.
Article 6 : Cadre budgétaire
L'Association mettra en place une comptabilité à partie double respectant les règles du plan comptable des Associations.
En fonction de sa situation au regard des obligations comptables, l'Association se conformera aux termes
Une attention particulière sera portée sur les recettes et dépenses provoquées par le Moulin de Pallières. Une tenue spécifique d’une comptabilité de l’exploitation du moulin sera réalisée annuellement. Le résultat de son exploitation viendra en fonction de son solde positif se déduire de la subvention N+ 1 de la ville à l’association. 6 -1 Certification des comptes :
Dans le cadre du respect des obligations comptables, l’association se conformera aux termes de l’article L612-4 du CC et du décret 2009-540 du 14/05/2009 sur la publication des comptes annuels.
6-2 Contrôle :
L'Association fournira à la Ville tous les ans :
– un bilan et compte de résultats, certifiés
– un compte rendu d'activité faisant ressortir l'utilisation des subventions allouées par la Ville
– Un récapitulatif des produits tirés de l’exploitation du moulin (visite, ventre de produits, etc) et
des dépensés liées à cette exploitation.
6-3 Impôts, taxes et respect des réglementations :
L'Association fera son affaire des divers impôts et taxes dont elle est redevable par le fait de ses activités, sans que la Ville puisse avoir à se substituer à elle en cas de défaillance de sa part.
L'Association s'engage en outre, à être en règle avec les services de l'URSSAF et les services fiscaux concernés par son activité.
Article 7 : L'image de la Ville
7-1 L'Association s'engage à faire apparaître sur ses supports de communication le logo de la Ville.
7-2 L'Association s'engage à associer la Ville des Pennes-Mirabeau à toutes les actions de relation pure et à la consulter pour toute démarche vis à vis de la presse la concernant. Un calendrier précis des manifestations sera remis à la Ville des Pennes-Mirabeau afin de prévoir le plus tôt possible l'organisation de ses relations presses et ses relations publiques.
7-3 L'Association s'engage à fournir à la fin de l'année une revue de presse des manifestations organisées durant l'année.
DISPOSITIONS DIVERSES
Artic le 8 : Durée de la convention et prise d’effet
La présente convention est conclue pour l'année 2024 (du 1er janvier au 31 décembre)
Son renouvellement devra être obligatoirement demandé par lettre recommandée avec accusé de réception 1 mois avant la date anniversaire de renouvellement adressée à la ville par le Président de l'Association. La Ville dans un délai de 15 jours acceptera ou non le renouvellement de la convention.
Toute stipulation contractuelle antérieure, portant sur le même objet, entre la Ville, l'Association est caduque à compter de la date de prise d'effet de la présente convention.
Article 9 : Évaluation et dispositions annuelles Chaque année d'exécution de la présente convention donnera lieu à une évaluation par les deux parties signataires, du degré de réalisation des objectifs.
Cette évaluation déterminera les conditions d'engagements des deux parties pour l'année suivante.
Article 10 : Modifications
Le texte de la convention pourra être révisé par accord entre les deux parties contractantes ou à la demande de l'une d'elles. Les modifications feront l'objet d'avenant pris sous la même forme que le présent document.
Article 11 : Résiliation
La présente convention pourra être résiliée de plein droit par la ville et sans indemnité pour les motifs suivants :
a) - La convention pourra être résiliée de plein droit par la ville et sans indemnité : • en cas de carence ou de manquement grave de l'Association à l’une des obligations, si notamment l'Association ne respecte pas les règles d'utilisation des subventions; • en cas de conflit interne empêchant le fonctionnement de l'Association; • en cas de conflit entre l'Association et la ville relatif à l’objet de la présente convention.
Dans ces cas d’hypothèses une commission (ville - Association) composée d’un représentant de chacune des parties contractantes sera réunie avant toute décision.
Ce n’est qu’après échec de cette procédure ou refus d’application de la présente convention qu’une décision définitive de résiliation pourra être prise par le Maire de la commune des Pennes- Mirabeau.
b) - La convention pourra être résiliée de plein droit par la ville sans indemnité et sans médiation : Si l’association vient à être dissoute ou cesse son activité, la convention sera résiliée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par la ville à l’ancien président, sans délai.
La résiliation à la demande de l'Association ne pourra être effective qu'à l'expiration d'un délai de 1 mois après réception par la Ville de la mise en demeure.
La résiliation à la demande de la Ville ne pourra être effective qu'à l'expiration d'un délai de 1 mois après réception par l'Association de la mise en demeure.
En cas de résiliation anticipée en cours d'année, l'Association devra reverser à la Ville le montant des subventions perçues, soit en fonction des objectifs déjà réalisés dans le cadre d'un projet, soit au prorata temporis.
A rticle 12 : Arbitrage
En cas de litige, de conflit, les parties s'engagent à rechercher toute voie amiable de règlement lors d'une réunion de médiation avant de soumettre leur différend à une instance juridictionnelle. En cas d'échec des voies amiables de résolution, tout contentieux sera porté devant le tribunal administratif compétent.
Fait aux Pennes Mirabeau le
Michel Amiel Jacques Palmesani Maire des Pennes Mirabeau Président du Syndicat d‘Initiative
ou son représentant