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unknown - Communauté de communes - Savanes - ANNEXE DELIB N°09 CC 2021 Information sur RGPD et validation de la Collectivite consentement Contacts D3E Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Savanes - ANNEXE DELIB N°09 CC 2021 Information sur RGPD et validation de la Collectivite consentement Contacts D3E)Thèmes du document : Données personnelles, Union Européenne, Éthique publique, 1

INFORMATION SUR LE « REGLEMENT EUROPEEN SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES » ET VALIDATION DE LA COLLECTIVITE DES CONSENTEMENTS DES CONTACTS ADMINISTRTAIFS ET TECHNIQUES

OCAD3E est l’organisme coordonnateur pour la filière des déchets d’équipements électriques et électroniques ménagers (ci-après « DEEE ménagers ») agréée par arrêté du 23 décembre 2020.

En sa qualité d’organisme coordonnateur, OCAD3E a pour mission notamment de contractualiser avec les collectivités territoriales afin de permettre aux producteurs adhérents des éco-organismes agréés de remplir, conformément aux dispositions du code de l’environnement qui leurs sont applicables, leurs obligations de prise en charge des coûts liés à la collecte séparée des DEEE ménagers, d’enlèvement des DEEE ménagers collectés séparément sur le territoire national ainsi que d’information des utilisateurs d’équipements électriques et électroniques ménagers.

OCAD3E assure ainsi l’interface entre chaque collectivité territoriale qui contracte avec elle dans ce cadre et l’éco-organisme agréé qui assure auprès de cette collectivité territoriale l’enlèvement des DEEE ménagers collectés séparément par elle.

OCAD3E a collecté les prénoms, noms et coordonnées professionnelles (adresse(s) électronique(s) professionnelle(s) et numéro de téléphone professionnel) des Contacts administratifs et des Contacts techniques - soit lors de la conclusion de la Convention de collecte séparée des Déchets d'Equipements Electriques et Electroniques ménagers (DEEE hors lampes) (ci-après la « Convention ») avec la Communauté de Communes Savanes (ci-après la « Collectivité ») ;

- soit lors de la mise à jour de la Convention

lorsque ils ont été désignés par la Collectivité pour l’exécution de cette Convention.

OCAD3E est soucieuse de la protection des données à caractère personnel et s'engage à mettre en œuvre les mesures adéquates pour assurer leur protection dans le respect des dispositions applicables et notamment du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi informatique et libertés (ci-après « LIL »).

Afin de répondre à son obligation d’information et de transparence, conformément aux dispositions du RGPD et de la LIL, OCAD3E vous fournit les informations suivantes :

Responsable du Traitement

OCAD3E, société par actions simplifiée au capital de 39.000 euros dont le siège social est sis 17 rue de l’Amiral Hamelin (75116) Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 491 908 612 R.C.S. Paris est le responsable du traitement des données qu’elle collecte.

Type de données collectées

OCAD3E collecte et traite les prénoms, noms et coordonnées professionnelles (adresse(s) électronique(s) professionnelle(s) et numéro de téléphone professionnel) des Contacts administratifs et des Contacts techniques.

Ces données à caractère personnel qui sont les seules concernant les Contacts administratifs et des Contacts techniques qu’OCAD3E collecte et traite, figurent dans le « Formulaire de coordonnées des Contacts », établi lors de la conclusion de la Convention et lors de chaque mise à jour des coordonnées des Contacts.

Finalités du traitement2

Le traitement de leurs données à caractère personnel s’inscrit uniquement dans le cadre de l’exécution par OCAD3E de la Convention et de l’accomplissement par l’éco-organisme agréé qui assure auprès de la Collectivité l’enlèvement des DEEE ménagers collectés séparément par elle, des obligations qui lui incombent à l’égard de cette dernière.

OCAD3E utilise leurs données à caractère personnel mentionnées ci-avant pour les finalités spécifiques suivantes :

 Gestion administrative de la conclusion de la Convention, des modifications apportées à la Convention et à ses annexes, enregistrement et référencement de la Convention et de ses modifications ;

 Gestion des demandes de la Collectivité liées et des informations nécessaires à la facturation par la Collectivité des compensations financières qui lui sont dues au titre des coûts liés à la collecte séparée des DEEE ménagers, au titre de la communication et de la protection du gisement ainsi que la gestion de l’allocation de ces compensations financières ;

 Suivi de la continuité du service d’enlèvement et du respect des conditions d’enlèvement par l’éco-organisme agréé qui assure auprès de la Collectivité l’enlèvement des DEEE ménagers collectés séparément par elle ;

 Coordination des projets de recherches et développement auxquels plusieurs éco-organismes agréés ont souhaité participer et dont les retombées intéressent l’ensemble de la filière des DEEE ménagers, des études techniques d’intérêt général pour la filière des DEEE ménagers qu’OCAD3E prend en charge et de l’organisation des groupes de travail constitués à ces effets.

Base juridique du traitement

La base juridique du traitement est la validation du Président de la Collectivité que les Contacts administratifs et techniques figurant dans le « Formulaire de coordonnées des Contacts »

 ont été informés sur les éléments communiqués dans ce document concernant la collecte, le traitement et la protection de leurs données au sein d’OCAD3E ;

 ont donné leurs consentements à chaque finalité spécifique mentionnée ci-avant et ont été informés qu’ils ont la faculté de retirer leurs consentements à tout moment.

Destinataires de leurs données à caractère personnel

Les données à caractère personnel des Contacts administratifs et techniques mentionnées ci-avant sont enregistrées par OCAD3E dans ses logiciels spécifiques https : // gestion.ocad3e.fr et https://outil- protectiongisement.ocad3e.fr et elles sont accessibles seulement :

 aux salariés d’OCAD3E en charge de la gestion et du suivi administratif, comptable et financier de la Convention ;

 aux prestataires de services d’OCAD3E, agissant en qualité de sous-traitants, qui concourent administrativement et techniquement à la réalisation des finalités visées ci-dessus (prestataire d’hébergement, prestataire informatique, prestataire de services administratifs…). Ces prestataires sont tenus par une obligation de confidentialité sur l’ensemble des données qu’ils traitent ;

 aux responsables de l’éco-organisme agréé qui assure auprès de la Collectivité l’enlèvement des DEEE ménagers collectés séparément par elle et qui ont à en connaître en vue d’assurer ledit service d’enlèvement. L’éco-organisme concerné peut traiter les données à caractère personnel des Contacts administratifs et techniques pour son propre compte.

Par ailleurs, dans le cadre des finalités ci-avant définies, les données à caractère personnel des Contacts administratifs et techniques ci-avant mentionnées peuvent le cas échéant être communiquées :3

 à la trésorerie de la Collectivité ;

 aux bureaux d’études travaillant pour les projets de recherches et développement ou les groupes de travail qu’OCAD3E coordonne comme dit ci-avant.

OCAD3E ne transfère pas ces données hors de l’UE.

Durée de conservation de vos données à caractère personnel

Les données à caractère personnel des Contacts administratifs et techniques ci-avant définies sont conservées :

 pendant la durée pour laquelle les Contacts administratifs et techniques sont désignés par la Collectivité pour l’exécution de la Convention et jusqu’à la demande d’effacement que la Collectivité pourrait formuler ou jusqu’à la modification des Contacts administratifs et techniques demandée par la Collectivité ;

 puis, leurs données à caractère personnel et tous documents en possession d’OCAD3E sur lesquels leurs données à caractère personnel figurent sont ensuite archivées avec un accès restreint pour une durée supplémentaire de 5 ans à titre de preuve et de 10 ans pour les documents et pièces comptables, à titre de preuve comptable.

Les droits des Contacts administratifs et techniques

Conformément à la règlementation sur la protection des données personnelles, ils bénéficient d’un droit d'accès, de rectification, d’effacement, ainsi que d’une limitation du traitement de leurs données à caractère personnel par les voies ci-après. Ils peuvent également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données les concernant par les voies suivantes :

 par un message envoyé sur l’adresse e-mail dédiée secretariat@ocad3e.com ou,

 en appelant la société Productlife-France, prestataire de services administratifs d’OCAD3E, sur le numéro de téléphone réservé aux Collectivités : 0811 007 260 ;

Ils disposent, par ailleurs, du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés - CNIL, notamment sur son site internet www.cnil.fr, s’ils considèrent que le traitement de leurs données constitue une violation du RGPD ou de la LIL.

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La validation du Président de la Collectivité que les Contacts administratifs et techniques figurant dans le « Formulaire de coordonnées des Contacts »

 ont été informés sur les éléments communiqués dans ce document concernant la collecte, le traitement et la protection de leurs données au sein d’OCAD3E et

 ont donné leurs consentements à chaque finalité spécifique mentionnée ci-avant est nécessaire afin que l’OCAD3E puisse traiter les données à caractère personnel sus mentionnées.

Nous vous remercions de bien vouloir signer ce document et nous le retourner

 lors de la conclusion de la Convention avec les éléments de la Convention et avec le « Formulaire de coordonnées des Contacts » et

 lors de chaque changement de Contacts avec le « Formulaire de coordonnées des Contacts »

par mail sur l’adresse e-mail dédiée secretariat@ocad3e.com . En l'absence de validation de votre part, OCAD3E considère que vous avez donné votre accord afin que l’OCAD3E puisse traiter les données à caractère personnel des Contacts administratifs et techniques pour les finalités décrites ci-avant.4

Fait à ____________ le ___________

Pour la Collectivité : Pour OCAD3E :

Signature du Président: Signature du Président: "lu et approuvé" "lu et approuvé"