Conseil Municipal - ANNEXE 4 Reglement interieur du Conseil Municipal

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Conseil Municipal - ANNEXE 4 Reglement interieur du Conseil Municipal Document publié le Samedi 27 mars 2021 par la commune de Pallet. Lien du pdf (Conseil Municipal - ANNEXE 4 Reglement interieur du Conseil Municipal)Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Droits de l'homme, 1

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL MUNICIPAL

SOMMAIRE

Chapitre 1 : les réunions du conseil municipal

1 - Périodicité et lieu des séances du conseil municipal

2- Ordre du jour du conseil municipal

3- Convocations au conseil municipal

Chapitre 2 : le droit à l’information et à l’expression des conseillers municipaux 1- Droit à l’information

2- Droit à l’expression

Chapitre 3 : les comités consultatifs et commissions municipales

1- Comités consultatifs

2- Commissions municipales

Chapitre 4 : la tenue des séances du conseil municipal

1- Présidence

2- Mandats

3- Quorum

4- Secrétariat de séance

5- Accès et tenue du public

6- E n r e g i s t r e m e n t des débats

7- Séance à huis clos

8- Police de l’assemblée

Chapitre 5 : l’organisation des débats et des votes de délibérations

1. Déroulement de la séance

2. Débats ordinaires

3. Débats d’orientation budgétaire

4. Suspension de séance

5. Amendements

6. Votes

7. Clôture des débats

Chapitre 6 : les comptes-rendus des débats et des décisions

1. Procès-verbaux

2. Comptes-rendus

Chapitre 7 : dispositions diverses

1. Bulletin d’information générale

2. Modifications du règlement

3. Application du règlement

Annexes 2

Chapitre 1 : les réunions du conseil municipal

1- Périodicité et lieu des séances du conseil municipal (articles L. 2121-7 et L. 2121-9 du CGCT)

Le Maire peut réunir le conseil municipal aussi souvent que les affaires l’exigent. À minima, le conseil municipal a lieu au moins une fois par trimestre.

La programmation d’un conseil municipal peut également se faire à la demande motivée du tiers des conseillers municipaux ou d’un représentant de l’Etat dans le département. Le Maire est alors tenu de convoquer le conseil municipal dans un délai maximal de trente jours (30), délai pouvant être abrégé en cas d’urgence par le représentant de l’Etat dans le département.

Habituellement, les réunions du conseil municipal se tiendront une fois par mois de septembre à juin, de préférence le mardi à 19 heures 30 dans la salle polyvalente de loisirs (SPL). En raison de circonstances exceptionnelles empêchant la présence de public en soirée comme en cas de couvre-feu établi sur le territoire national, les séances se tiendraient de préférence le samedi matin.

2- Ordre du jour du conseil municipal

L’ordre du jour est fixé par le maire après avis du bureau composé du maire, des adjoints et conseillers délégués en charge des comités ou commissions.

Celui-ci est reporté sur la convocation et porté à la connaissance du public via les différents médias municipaux : la lettre d’informations hebdomadaire numérique « L’Express du Pallet », le site internet de la commune et par un affichage accessible au public devant la mairie.

Dans le cas où la séance se tient sur demande motivée du tiers des conseillers municipaux, le Maire est tenu de mettre à l’ordre du jour les affaires qui font l’objet de la demande.

3- Convocations au conseil municipal (articles L. 2121-10, L. 2121-11 et L. 2121-12 du CGCT)

Toute convocation est faite par le Maire. Elle indique les questions portées à l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée.

Par principe, elle est transmise de manière dématérialisée par voie électronique à l’adresse renseignée par les conseillers municipaux.

Par exception, et si les conseillers municipaux en font la demande, elle peut être adressée par voie postale à leur domicile ou à toute autre adresse préalablement renseignée.

Quel que soit le mode de transmission, les conseillers municipaux devront accuser réception de la convocation adressée par voie dématérialisée.

La convocation est adressée 3 jours francs (trois) au moins avant le jour de la séance. Ce délai sera porté à 5 jours francs (cinq) lorsque la commune aura atteint plus de 3 500 habitants.

En cas d’urgence, le délai peut être abrégé par le Maire, sans pouvoir être toutefois inférieur à 1 jour franc (un). Dans ce contexte, le Maire en rend compte dès l’ouverture de la séance du conseil municipal et peut décider le renvoi de la discussion, pour tout ou partie, à l’ordre du jour d’une séance ultérieure si l’initiative est désapprouvée par la majorité des conseillers.

Une note explicative de synthèse contenant les éléments essentiels permettant d’apprécier les motifs des décisions à prendre et d’en mesurer toutes les conséquences est adressée avec la convocation aux membres du conseil municipal.3

Chapitre 2 : le droit à l’information et à l’expression des conseillers municipaux

1- Droit à l’information (articles L. 2121-12, L. 2121-13, L. 2121-13-1 du CGCT)

Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d’être informé des affaires de la commune qui font l’objet d’une délibération.

En complément de la note explicative de synthèse, durant les 3 jours francs (trois) qui précèdent la séance et le jour de la séance, les membres du conseil peuvent consulter les dossiers aux heures ouvrables de la mairie. Ce délai sera porté à 5 jours francs (cinq) lorsque la commune aura atteint plus de 3 500 habitants.

2- Droit à l’expression (article L. 2121-19 du CGCT)

a- Questions écrites

Chaque membre du conseil municipal peut adresser au Maire des questions écrites sur toute affaire ou tout problème concernant la commune ou l’action municipale.

Le nombre de questions est limité à 3 par séance.

Le texte des questions est adressé au Maire 48 h (quarante-huit) au moins avant une séance du conseil municipal et fait l’objet d’un accusé de réception.

Le point « questions diverses » de l’ordre du jour renvoie à ces questions qui doivent être brèves. Elles sont formulées et traitées, dans la mesure du possible, à la fin de chaque séance. La durée consacrée à cette partie est limitée à 15 minutes au total. Elles ne doivent pas donner lieu à débat.

Si l’importance ou la nature des questions le justifie, le Maire peut décider de les traiter dans le cadre d’une séance du conseil municipal spécialement organisée à cet effet.

b- Questions orales

Au cours de la séance du conseil municipal, les conseillers municipaux ont le droit d’exposer des questions orales ayant trait aux affaires de la commune.

Les questions orales portent sur des sujets d’intérêt général en lien avec les thématiques à l’ordre du jour.

Le nombre de questions orales par conseiller municipal est limité à 2 questions maximum (deux) par thème à l’ordre du jour.

Lors de la séance, le Maire ou l’adjoint en charge du dossier répond directement aux questions posées oralement par les conseillers. Elles ne donnent lieu ni à débat ni à vote sauf demande de la majorité des conseillers municipaux présents.

Le Maire peut autoriser le public à prendre la parole dès lors que le conseil municipal est clos.

La durée consacrée à cette partie est limitée à 15 minutes au total. Elle ne doit pas donner lieu à débat. 4

Chapitre 3 : les comités consultatifs et commissions municipales

1- Comités consultatifs (article L. 2143-2 du CGCT)

Le conseil municipal peut créer des comités consultatifs sur tout problème d'intérêt communal concernant tout ou partie du territoire de la commune. Ces comités comprennent des personnes qui peuvent ne pas appartenir au conseil, notamment des personnalités extérieures particulièrement intéressées, concernées et ou qualifiées.

Par une délibération n° 20210327-2 prise par le conseil municipal le 27 mars 2021, des comités consultatifs ont été créés pour la durée du mandat municipal en cours dont la liste est mentionnée à ladite délibération.

De nouveaux comités pourront être créés en fonction des besoins et validés préalablement en conseil municipal.

Les membres hors conseil municipal seront choisis sur la base du volontariat pour intégrer ces comités consultatifs. Qu’ils soient élus ou non élus les membres des comités devront respecter la confidentialité qui est de rigueur dans ces instances.

Ces comités sont composés de 15 personnes au maximum dont 5 membres élus : le responsable (adjoint ou conseiller municipal délégué) + 3 membres élus de la majorité + 1 membre élu de la minorité.

Le Maire est président de droit de chaque comité, il en délègue la présidence à l’adjoint ou au conseiller municipal délégué en responsabilité.

Un élu non désigné par délibération du conseil municipal ne peut être membre d’un comité.

Chaque comité thématique pourra se décliner en sous-comités en fonction des intérêts communaux concernant tout ou partie du territoire de la commune sans que cela ne nécessite une nouvelle délibération.

Chaque séance de ces comités donnera lieu à un compte-rendu qui sera transmis à l’ensemble des membres présents ou excusés.

Ces comités ont vocation à proposer ou préparer les dossiers qui seront examinés en bureau municipal avant d’être mis en délibération lors d’un conseil municipal. Tout membre d’un comité ne respectant pas les règles de bienséance et de savoir-vivre s’expose à une exclusion définitive dudit comité.

2- Commissions municipales (article L. 2121-22 du CGCT)

Le conseil municipal peut former des commissions chargées d’étudier les questions soumises au conseil soit par l’administration soit à l’initiative d’un de ses membres.

Les commissions légales sont celles imposées règlementairement et dont la composition est fixée par les textes.

Ce sont :

- La commission d’appel d’offres

- La commission communale des impôts directs

- Le conseil d’administration du CCAS (Centre Communal d’Actions Sociales)

La composition des différentes commissions doit respecter le principe de la représentation proportionnelle pour permettre l’expression pluraliste des élus de l’assemblée communale. 5

Chapitre 4 : la tenue des séances du conseil municipal

1- Présidence (article L. 2121-8 et L. 2121-14 du CGCT)

Le conseil municipal est présidé par le Maire, sauf à la séance au cours de laquelle il est procédé à l’élection du Maire pour laquelle la présidence est assurée par le plus âgé des conseillers. En cas d’empêchement du Maire, il est remplacé par un adjoint dans l’ordre de leur nomination.

Le Maire procède à l’ouverture des séances, vérifie le quorum, dirige les débats, accorde la parole, rappelle les orateurs à l’affaire soumise au vote. Il met fin s’il y a lieu aux interruptions de séance, met en voix les propositions et délibérations, décompte les scrutins, juge conjointement avec le secrétaire de séance les épreuves de vote, en proclame les résultats, prononce la suspension et la clôture des séances après épuisement de l’ordre du jour.

Le Maire anime les séances du conseil municipal et peut confier le traitement et l’explication de points à l’ordre du jour à ses adjoints ou conseillers en responsabilité de comités consultatifs en charge des dossiers.

2- Mandats (article L. 2121-20 du CGCT)

Un conseiller municipal empêché d’assister à une séance peut donner à un conseiller de son choix un pouvoir écrit lui permettant de voter en son nom. Un même conseiller ne peut être porteur que d’un seul pouvoir.

Le mandataire remet la délégation de vote ou mandat au président de séance au plus tard lors de l’appel du nom du conseiller empêché.

Le pouvoir est toujours révocable et ne peut être valable pour plus de 3 (trois) séances consécutives.

3- Quorum (article L. 2121-17 du CGCT)

Le conseil municipal ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice assiste à la séance. Le quorum doit être atteint à l’ouverture de la séance et lors de la mise en discussion de toute affaire soumise à délibération. Les pouvoirs donnés par les conseillers absents n’entrent pas en compte dans le calcul du quorum.

Si le quorum n’est pas atteint à l’occasion de l’examen d’un point à l’ordre du jour soumis à délibération, le Maire lève la séance et renvoie la suite des affaires à une date ultérieure.

4- Secrétariat de séance (article L. 2121-15 du CGCT)

Au début de chacune des séances du conseil municipal, le Maire propose un secrétaire de séance parmi les conseillers municipaux et leur demande de le valider, faute de quoi une autre proposition est faite.

Le secrétaire de séance assiste le Maire pour la vérification du quorum et celle de la validité des pouvoirs, de la contestation des votes et du bon déroulement des scrutins. Il contrôle l’élaboration du procès-verbal de séance.

5- Accès et tenue du public (article L. 2121-18 alinéa 1er du CGCT)

Les séances du conseil municipal sont publiques.

Le public est autorisé à occuper les places qui lui sont réservées dans la salle où se tient le conseil municipal.

Durant toute la séance, le public présent doit se tenir assis et garder le silence. Toutes marques d’approbation ou de désapprobation sont interdites.

Un emplacement spécial est réservé aux représentants de la presse.6

6- Enregistrement des débats (article L. 2121-18 alinéa 3 du CGCT)

Les séances du conseil municipal sont enregistrées et donnent lieu à l’établissement du procès- verbal des débats sous forme synthétique.

Des micros sont mis à disposition des conseillers. Le conseiller municipal souhaitant prendre la parole doit se faire connaitre en levant la main.

Lorsque qu’il est invité à prendre la parole, le conseiller municipal doit se nommer au préalable.

Lorsque l’enregistrement des débats génère un trouble au bon ordre des travaux du conseil, le Maire peut le faire cesser.

7- Séance à huis clos (article L. 2121-18 alinéa 2 du CGCT)

Sur la demande de trois membres ou du Maire, le conseil municipal peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu'il se réunit à huis clos.

Lorsqu’il est décidé que le conseil municipal se réunit à huis clos, le public ainsi que les représentants de la presse doivent se retirer.

8- Police de l’assemblée (article L. 2121-16 du CGCT)

Le Maire ou celui qui le remplace assure seul la police de l’assemblée. Il fait observer le présent règlement.

Les infractions au présent règlement, commises par des membres du conseil municipal, feront l’objet des sanctions suivantes prononcées par le Maire :

- Rappel à l’ordre ;

- Rappel à l’ordre avec inscription au procès-verbal ;

- La suspension et l’expulsion.

Est rappelé à l’ordre, tout conseiller qui entrave le déroulement de la séance de quelque manière que ce soit.

Est rappelé à l’ordre avec inscription au procès-verbal, tout conseiller qui aura encouru un premier rappel à l’ordre.

Lorsqu’un conseiller a été rappelé à l’ordre avec inscription au procès-verbal, le conseil municipal peut, sur proposition du Maire, décider de lui interdire la parole pour le reste de la séance : le conseil se prononce alors par assis et levé sans débat.

Si ledit membre du conseil municipal persiste à troubler les travaux de l’assemblée, le Maire peut décider de la suspension de la séance et de l’expulsion de l’intéressé. 7

Chapitre 5 : l’organisation des débats et des votes de délibérations

1- Déroulement de la séance (articles L. 2121-23, L. 2121-19 et L. 2131-11 du CGCT)

Le conseil municipal règle par ses délibérations les affaires de la commune.

Le Maire, à l’ouverture de la séance, procède à l’appel des conseillers, constate le quorum, proclame la validité de la séance si celui-ci est atteint, cite les pouvoirs reçus.

Il fait approuver le procès-verbal de la séance précédente si celui-ci a été rédigé et prend note des rectifications éventuelles.

Il appelle les affaires inscrites à l’ordre du jour telles qu’elles apparaissent dans la convocation. Seules celles-ci peuvent faire l’objet d’une délibération.

Il peut aussi soumettre au conseil municipal des « questions diverses » qui ne revêtent pas une importance capitale. Si toutefois, l’une de ces questions doit faire l’objet d’une délibération, elle devra en tant que telle être inscrite à l’ordre du jour de la prochaine séance du conseil municipal.

Chaque affaire fait l’objet d’un résumé sommaire par les rapporteurs désignés par le Maire. Cette présentation peut être précédée ou suivie d’une intervention du Maire lui-même ou de l’adjoint compétent et être appuyée par la remise de documents écrits ou la présentation de documents visuels.

Les membres du conseil municipal intéressés à une affaire à titre personnel ou comme mandataire doivent en faire la déclaration. Ils ne prendront part ni à la discussion, ni au vote conformément à la charte de l’élu (annexe n° 1).

2- Débats ordinaires

La parole est accordée par le Maire aux membres du conseil municipal qui la demandent, dans l’ordre déterminé par lui-même et selon les modalités rédigées dans le chapitre 2, item 2 part. b. Lorsqu’un conseiller s’écarte de la question traitée ou qu’il trouble le bon déroulement de la séance par des interruptions ou des attaques personnelles, la parole peut lui être retirée par le Maire qui peut alors faire application de son droit de police.

Sous peine d’un rappel à l’ordre, aucune intervention n’est possible pendant le vote d’une affaire soumise à délibération.

3- Débat d’orientation budgétaire (article L. 2312-1 du CGCT)

Le débat d’orientation budgétaire aura lieu dans les 2 mois (deux) précédant le vote du budget, lors d’une séance ordinaire, après inscription à l’ordre du jour, ou lors d’une séance réservée à cet effet.

Il ne donne pas lieu à un vote. Il est acté par une délibération spécifique annexée au procès-verbal du conseil municipal.

Toute convocation est accompagnée d’un rapport précisant par nature les évolutions des recettes et des dépenses de fonctionnement, ainsi que les masses de recettes et des dépenses d’investissement. Le rapport est mis à la disposition des conseillers en mairie à compter de la date d’envoi de la convocation. Il est consultable aux heures ouvrables, en lieu et place de la mairie. Il est accompagné des annexes aux documents budgétaires prévus par les lois et règlements en vigueur.

Le débat d’orientation budgétaire (DOB) sera obligatoire lorsque la commune aura atteint plus de 3 500 habitants. 8

4- Suspension de séance

Le Maire peut suspendre la séance à son initiative ou suite à la demande de la majorité des conseillers. Il lui revient de fixer la durée des suspensions de séance.

5- Amendements

Les amendements peuvent être proposés sur toutes affaires en discussion soumises au conseil municipal. Ils doivent être présentés par écrit au Maire.

Le conseil municipal décide si ces amendements sont mis en délibération, rejetés ou renvoyés à la commission ou aux comités compétents.

6- Votes (articles L. 2121-20 et L. 2121-21 du CGCT)

Le mode de votation ordinaire est le vote à main levée, le résultat est constaté par le Maire et le secrétaire de séance sauf si celle-ci doit être validée règlementairement par un vote à scrutin secret.

Le vote est à bulletin secret toutes les fois que le tiers des membres présents le réclame, ou qu’il s’agit de procéder à une nomination ou une représentation dès lors qu’un texte le prévoit expressément.

Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés, c'est-à-dire hors abstention (vote blanc ou nul en cas de vote à bulletin secret). Lorsqu’il y a un partage égal des voix, sauf en cas de scrutin secret, la voix du Maire est prépondérante.

7- Clôture des débats

Sur demande d’un conseiller, il appartient au Maire seul de mettre fin aux débats.

Chapitre 6 : les comptes-rendus des débats et des décisions

1- Procès-verbaux (article L. 2121-23 du CGCT)

A l’issue de chaque conseil municipal, les séances publiques du conseil municipal étant enregistrées, un procès-verbal est établi. Il indique l’objet des délibérations, toutes les décisions prises et retrace les principales interventions des conseillers. Il est signé par l’ensemble des conseillers municipaux présents à la séance et tenu à disposition des conseillers.

Chaque procès-verbal de séance est mis aux voix pour adoption à la séance qui suit son établissement. Les conseillers ne peuvent intervenir à cette occasion que pour une rectification à apporter au procès- verbal qui sera enregistrée au procès-verbal suivant.

2- Comptes-rendus (article L. 2121-25 du CGCT)

Le compte-rendu de la séance est affiché sur le panneau d’affichage devant la mairie après validation du Maire ayant animé la séance. Il présente une synthèse sommaire des délibérations et des décisions du conseil municipal.

Il est également relayé via « La Gazette du Pallet », bulletin mensuel d’information municipale et est mis en ligne sur le site internet de la commune.

Le compte-rendu est tenu à la disposition des conseillers municipaux, de la presse et du public.9

Chapitre 7 : dispositions diverses

1- Bulletin d’information générale (article L. 2121-27-1 du CGCT)

Conformément à la loi n° 2002-276 du 27 février 2002, l’information municipale est ouverte à l’expression de l’opposition. A cet effet, un espace d’expression lui est destiné dans « La Gazette du Pallet », bulletin mensuel d’information municipale dans la rubrique « Expression plurielle ».

Les conditions de mise à disposition de ces espaces sont les suivantes :

- Texte « La Gazette du Pallet » : 600 mots répartis sur une seule page quel que soit le nombre de listes ou groupes politiques composant le conseil municipal ;

- Les articles devront être déposés au plus tard le 10 de chaque mois (pas de publication pendant l’été) ;

- Liste majoritaire « Le Pallet dynamique et serein » 300 mots ;

- Liste d’opposition « Le Pallet avec vous » 300 mots ;

- Aucune image ou photographie n’est admise ;

Le Maire, directeur de la publication, se réserve le droit, le cas échéant, lorsque le texte proposé est susceptible de comporter des propos à caractère injurieux ou diffamatoire, d’en refuser la publication. Dans ce cas, l’auteur en sera immédiatement avisé. Il peut également demander que les textes proposés soient revus.

Si l’article n’est pas conforme aux conditions ci-dessus, il ne sera pas publié.

L’emplacement du(des) article(s) dans « La Gazette du Pallet » se fera à l’appréciation du directeur de publication.

Le texte suivant sera accolé à l’espace dédié : « En application du règlement intérieur du conseil municipal, les conseillers d’opposition disposent d’un espace d’expression règlementé. Les propos tenus dans ces écrits n’engagent que la responsabilité de leurs auteurs ».

La libre expression des minorités dans les bulletins, reconnue par la loi, ne fait pas obstacle à l’exercice du droit de réponse. En conséquence la majorité peut répondre directement dans le même numéro à la tribune offerte à la minorité : en effet la loi « démocratie de proximité » du 27 février 2002 n’interdit pas l’insertion dans le même bulletin de commentaires explicatifs sur les affaires évoquées par l’opposition.

Le site internet, la lettre d’informations hebdomadaire numérique et la page Facebook de la commune sont gérés par l’équipe municipale majoritaire exclusivement.

2- Modifications du règlement

Le présent règlement peut faire l’objet de modifications à la demande et sur proposition du Maire ou de la majorité des membres du conseil municipal. Des annexes peuvent également venir compléter ce règlement au gré des séances à venir.

3- Application du règlement

Le présent règlement intérieur est applicable dès son adoption en conseil municipal en date du 6 mai 2021. 10

Annexe

CHARTE DE L’ELU LOCAL

L’élu local exerce ses fonctions avec impartialité, diligence, dignité, probité et intégrité.

Dans l’exercice de son mandat, l’élu local poursuit le seul intérêt général, à l’exclusion de tout intérêt qui lui soit personnel, directement ou indirectement, ou de tout autre intérêt particulier.

L’élu local veille à prévenir ou à faire cesser immédiatement tout conflit d’intérêts. Lorsque ses intérêts personnels sont en cause dans les affaires soumises à l’organe délibérant dont il est membre, l’élu local s’engage à les faire connaitre avant le débat et le vote.

L’élu local s’engage à ne pas utiliser les ressources et les moyens mis à sa disposition pour l’exercice de son mandat ou de ses fonctions à d’autres fins.

Dans l’exercice de ses fonctions, l’élu local s’abstient de prendre des mesures lui accordant un avantage personnel ou professionnel futur après la cessation de son mandat et de ses fonctions.

L’élu local participe avec assiduité aux réunions de l’organe délibérant et des instances au sein desquelles il a été désigné.

Issu du suffrage universel, l’élu local est et reste responsable de ses actes pour la durée de son mandat devant l’ensemble des citoyens de la collectivité territoriale, à qui il rend compte des actes et décisions pris dans le cadre de ses fonctions.