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Acte - documents copropriete
Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune d'Escarène.
Lien du pdf (Acte - documents copropriete)
Thèmes du document : Logement, Budget, Changement climatique,
COPROPRIÉTAIRES
L ’ADIL réunit l’État, les collectivités locales,
Action Logement, des organismes d’intérêt
général, des professionnels publics et privés
concourant au logement et des représentants
des usagers.
Agréée par l’État, l’ADIL s’appuie sur le centre
de ressources de l’ANIL (Agence nationale pour
l’information sur le logement) et vous offre un
conseil complet, neutre et gratuit sur toutes
les questions juridiques, financières et fiscales
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Les documents
de la
copropriété
Quels sont les documents
incontournables ?
À quoi servent-ils ?
ANIL - Juillet 2026
Un espace en ligne sécurisé doit être mis à
dispositions des copropriétaires et du conseil
syndical par le syndic professionnel.
Depuis le 1 er juillet 2020, la liste des documents
devant y figurer est encadrée.
bon
à savoir
LES DOCUMENTS PÉRIODIQUES
• L’appel des charges
- La note d’information sur les modalités de calcul des
charges de chauffage et de production d’eau chaude
sanitaire collectifs.
- L’évaluation de la consommation de chaleur et
de froid : dans les immeubles munis de compteurs
individuels d’énergie télérelevable.
• La convocation à l’AG : elle comporte l’ordre du
jour et les pièces justificatives obligatoires (cf. dépliant
« L’assemblée générale de copropriété ») ainsi qu’un
formulaire permettant de voter par correspondance.
Une fois par an, les copropriétaires sont convoqués en
AG et si besoin à des AG extraordinaires afin de prendre
les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la
copropriété.
• Le procès-verbal de l’AG : il est tenu sur un registre
spécial par le syndic et adressé aux copropriétaires
absents et non représentés et ceux ayant voté contre
un ou plusieurs points de l’ordre du jour.
* L’inscription au RNC permet d’obtenir un numéro nécessaire à la
vente des lots et à l’obtention de subventions publiques (cf. dépliant
« Immatriculation des copropriétés »). Les documents de la copropriété permettent
de connaître la situation générale de l’immeuble
(description, budget annuel, état d’entretien...) et de
s’informer sur les règles applicables à la copropriété
en cas de projet de travaux dans son logement ou
sur les parties et équipements communs.
Ces documents sont détenus par le syndic et mis à la
disposition de tout copropriétaire.
LES DOCUMENTS SUR L ’ ORGANISATION
ET LE FONCTIONNEMENT DE LA
COPROPRIÉTÉ
Le règlement de copropriété et l’État descriptif de
division (EDD) sont établis au moment de la création
de la copropriété (construction de l’immeuble, division en
lots). Ils sont publiés au service de la publicité foncière,
tout comme leurs modifications ultérieures (cf. dépliant
« Le règlement de copropriété »).
Le règlement de copropriété détermine :
• les parties privatives (appartement, cave, parking...)
et les parties communes de l’immeuble (toiture, murs
porteurs...) ;
• la destination de ces parties (habitation, usage profes-
sionnel ou commercial) et leurs conditions d’utilisation
(interdiction d’exercer certaines activités commerciales ou
professionnelles...) ;
• les règles d’administration de la copropriété
(fonctionnement du conseil syndical, de l’assemblée générale...) ;
• les catégories de charges (générales et spéciales).
L’EDD précise, pour chaque lot de la copropriété, son
numéro d’identification, sa description et sa situation
(nombre de pièces, 2ème étage gauche...). Il peut être intégré
ou annexé au règlement de copropriété.
L’EDD fixe la quote-part des parties communes de
chaque lot (exprimée en millièmes ou en tantièmes).
Il détermine la répartition des charges ainsi que le
nombre de voix dont chaque copropriétaire dispose
en Assemblée générale (AG) (cf. dépliant « L’assemblée
générale de copropriété »)..
LES DOCUMENTS FINANCIERS ET
COMPTABLES
• L’état financier et le compte de gestion général de
la copropriété présentent de manière synthétique l’état
de la trésorerie de la copropriété, le montant de ses
créances, dettes, charges et recettes. Ces documents
comptables doivent être établis conformément à un
modèle type.
• Le budget de la copropriété comporte les dépenses
courantes et les travaux d’entretien. Il est établi de
manière prévisionnelle par le syndic avec l’appui du
conseil syndical pour l’année à venir. Ce budget est notifié
aux copropriétaires avec le comparatif du dernier budget
prévisionnel en vue de son adoption en AG. Le budget
est définitivement approuvé après l’exercice comptable.
La présentation du budget prévisionnel et du budget
définitif doivent être conformes à un modèle type.
• L’état daté est un document établi par le syndic à
l’occasion de la vente d’un lot de copropriété.
Il comporte les informations financières sur le lot cédé
(les sommes restant dues par le vendeur et celles qui lui
sont dues par la copropriété, les montants des impayés...).
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LES DOCUMENTS TECHNIQUES
• Le carnet d’entretien
Ce document répertorie les informations techniques sur
la maintenance et les travaux effectués dans l’immeuble.
Il mentionne l’adresse de l’immeuble, le nom du syndic,
les références des contrats d’assurance avec leur date
d’échéance. Il précise également l’année de réalisation de
travaux importants (réfection de la toiture, remplacement
de la chaudière ou de l’ascenseur...). Le carnet d’entretien
est établi et actualisé par le syndic. Il est mis à disposition
des copropriétaires.
• Les diagnostics et audits énergétiques
En copropriété, la réalisation d’un Diagnostic de
performance énergétique (DPE) du ou des bâtiments peut
être obligatoire. Ce dernier donne des informations sur la
consommation énergétique de la copropriété pour inciter les
propriétaires à envisager d’éventuels travaux pour la réduire.
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les copropriétés en
hexagone dont le permis de construire a été déposé
avant le 1er janvier 2013 doivent réaliser un Diagnostic de
performance énergétique (DPE). En Guadeloupe, Guyane,
Martinique, à La Réunion et à Mayotte, cette obligation
entrera en vigueur le 1er janvier 2028. Le DPE collectif
contient des recommandationsvisant à améliorer ces
performances et du montant des dépenses théoriques.
La réalisation d’un audit énergétique est possible mais n’est
plus obligatoire en copropriété.
• Le Diagnostic technique global (DTG) renseigne les
copropriétaires sur la situation générale de l’immeuble
et leur permet d’envisager d’éventuels travaux. Il
comporte la liste et le coût des travaux nécessaires
au cours des dix prochaines années afin d’organiser
leur réalisation. Les copropriétaires décident en
AG de faire réaliser un DTG pour tout immeuble à
destination partielle ou totale d’habitation. Toute mise
en copropriété d’un immeuble construit depuis plus
de 10 ans doit également être précédée d’un DTG.
• Le Plan Pluriannuel de Travaux
Pour encourager les copropriétés à réaliser des
travaux de rénovation, les copropriétés de plus de
200 lots (à usage de logements, de bureaux ou de
commerces) doivent, depuis le 1er janvier 2023,
élaborer un projet de Plan pluriannuel de travaux
(PPT).
Il comprend notamment une liste des travaux né-
cessaires pour garder l’immeuble en bon état, réa-
liser des économies d’énergie et réduire les émis-
sions de gaz à effet de serre. Il indique aussi une
estimation du niveau de performance énergétique
que ces travaux permettraient d’atteindre, une es-
timation sommaire de leur coût, une proposition
d’échéancier dans les dix prochaines années, etc.
• La fiche synthétique est réalisée par le syndic et
regroupe les données financières et techniques
essentielles à la copropriété. Elle est mise à disposition
des copropriétaires (notamment, lors de la vente d’un lot
de copropriété).
• Le Registre national des copropriétés * (RNC)
regroupe les informations financières et techniques
essentielles de chaque copropriété (nombre de lots,
nom du syndic...) et comporte certains documents
(carnet d’entretien, DTG, audit énergétique, DPE).
Cette démarche ainsi que les mises à jour sont
réalisées par le syndic.