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Déliberation - DEL231005 14 Modification du RI des salles municipales
Document publié le Jeudi 5 octobre 2023 par la commune de Fontenay-aux-Roses.
Lien du pdf (Déliberation - DEL231005 14 Modification du RI des salles municipales)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Logement,
DEL231005_14
ID : 092-219200826-20281005-DE1231005_14-DE
Département des Hauts-de-Seine
VILLE DE FONTENAY-AUX-ROSES
DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL
SEANCE ORDINAIRE DU 05 OCTOBRE 2023
NOMBRE DE MEMBRES
Composant le Conseil : 35
En exercice : 35
Présents : 27
Représentés : 8
Pour : 35
Contre : 0
Abstentions : 0
OBJET : Modification du règlement intérieur des salles
municipales
L'An deux mille vingt-trois, le cinq octobre à dix-neuf heures et trente minutes, le Conseil municipal de la commune de Fontenay-aux-Roses, légalement convoqué le vingt-neuf septembre, s'est assemblé au lieu ordinaire de ses séances, sous la présidence de M. Laurent VASTEL, Maire.
Etaient_ présents: VASTEL Laurent, REIGADA Gabriela, RENAUX Michel, DELERIN Jean-Luc, BEKIARI Despina, CHAMBON Emmanuel, ANTONUCCI Claudine, CONSTANT Pierre-Henri, LE ROUZES Estéban, ROUSSEL Philippe, BOUCLIER Arnaud, RADAOARISOA Véronique, SAUCY
Nathalie, LECUYER Sophie, HOUCINI Mohamed, PORTALIER-JEUSSE Constance, GABRIEL Jacky, BERTHIER Etienne, COLLET Cécile, KARAJANI Claire, GAGNARD Françoise, SOMMIER Jean- Yves, MERGY Gilles, BROBECKER Astrid, MESSIER Maxime, POGGI Léa-lris, LE FUR Pauline, Conseillers municipaux,
lesquels forment la majorité des Membres en exercice et peuvent délibérer valablement en exécution de l'article L 2121-17 du Code Général des Collectivités Territoriales.
Absents représentés :
M. LAFON pouvoir à
Mme GALANTE-GUILLEMINOT pouvoir à
Mme BULLET pouvoir à
M. LHOSTE pouvoir à
Mme MERCADIER pouvoir à
Mme KEFIFA pouvoir à
M. KATHOLA pouvoir à
Mme GOUJA pouvoir à
M. ROUSSEL
M. CONSTANT
Mme SAUCY
M. CHAMBON
M. RENAUX
M. HOUCINI
Mme LE FÜR
Mme BROBECKER
Le Président ayant ouvert la séance, il est procédé, conformément à l'article L 2121-15 du Code précité, à
l'élection d'un Secrétaire : : Mme KARAJANI Claire est désignée pour remplir ces fonctions.
Le Conseil,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment son article L2121-29,
Vu la délibération du Conseil Municipal du 17 juin 2019 portant adoption du règlement intérieur des salles municipales,
Vu la délibération du Conseil Municipal du 27 juin 2022 portant modification du règlement intérieur des salles municipales, Envoyé en préfecture le 18/10/2023
DEL231 005_14 Reçu en préfecture le 18/10/2023 é lise
Publié le
ID : 092-219200326-20231005-DEL231005_14-DE
Considérant que la Ville propose à la location des salles pour les particuliers fontenaisiens et non fontenaisiens, les associations fontenaisiennes et non fontenaisiennes, les comités d'habitants, les entreprises, les syndics de copropriété et les groupes politiques,
Considérant qu'il est nécessaire d'harmoniser les règles et pratiques liées à l'utilisation de toutes les salles municipales, en modifiant le règlement intérieur des salles municipales susvisé,
Considérant que l'espace culturel Rosa Bonheur ouvre à la location, uniquement aux associations fontenaisiennes, aux entreprises, aux syndics de copropriété, aux associations non fontenaisiennes et aux particuliers fontenaisiens,
Vu le projet de règlement intérieur des salles municipales modifié, ci-annexé,
Le Rapporteur entendu,
Après en avoir délibéré,
DECIDE
Article 1 : d'approuver la modification du règlement intérieur des salles municipales par l'ajout de la salle polyvalente et de la salle de réunion de l'Espace culturel Rosa Bonheur dans le règlement intérieur des salles municipales,
Article 2 : d'autoriser le Maire à signer le règlement intérieur des salles municipales ainsi modifié, ci- annexé,
Article 3 : dit que la présente délibération sera publiée sur le site internet de la Ville de Fontenay-aux- Roses, et qu'elle pourra être contestée par la voie d’un recours gracieux ou par la voie d'un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Cergy-Pontoise (2-4 bd de l'Hautil BP 30322, 95027 CERGY PONTOISE CEDEX) dans un délai de 2 mois suivant sa publicité
Atticle 4 : ampliation de la présente délibération sera transmise à :
- M. Le Préfet des Hauts-de-Seine
Fait et délibéré en séance, les jours, mois et an susdits
Et ont signé le Maire et le(s) secrétaire(s) de séance
Certifié exécutoire Î 8 OCT. 2023
Compte tenu de la réception en préfectu
Publication/Affichage le : ? { OCT HE)
Pour le Maire par délégation
P« La Directrice Générale Adjointe des Services
Mie chart Fat
DST Envoyé en préfecture le 18/10/2023
Reçu en préfecture le 18/10/2023
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REGLEMENT INT…RIEUR DES SALLES MUNICIPALES
PrÈambule,
Un rËglement intÈrieur unique a ÈtÈ mis en place, par la dÈlibÈration du Conseil Municipal du 17 juin 2019 portant adoption du rËglement intÈrieur des salles municipales, dans le but de préciser l9ensemble des règles et pratiques lors de l9utilisation des salles municipales aux usagers, qu9elles soient occasionnelles ou rÈguliËres. Par dÈlibÈrations du Conseil Municipal du 27 juin 2022 et du 05 octobre 2023, le prÈsent rËglement intÈrieur a ÈtÈ modifiÈ.
Les salles mises ‡ disposition par la Ville de Fontenay-aux-Roses sont les suivantes* :
" Salle polyvalente du gymnase du Parc : 7 avenue du Parc (uniquement pour les associations et les syndics de copropriÈtÈ)
" Salle du Parc : 4/6 avenue du Parc
" Salle Pierre Bonnard : 5 rue de l9Avenir
" Salles du ch‚teau Sainte-Barbe : 10 place du ch‚teau Sainte-Barbe (uniquement pour les
associations, les particuliers, les comités d9habitants, les entreprises et les syndics de
copropriÈtÈ)
" Salle du rez-de-chaussÈe de l9espace seniors (uniquement pour les associations sous
convention)
" Salles du b‚timent du Parc : 3 avenue du Parc (uniquement pour les associations sous
convention)
" Salle de l'église : 3 place de l9Église (uniquement pour les associations, les particuliers, les
comités d9habitants, les entreprises et les syndics de copropriÈtÈ)
" Salle LaboissiËre (uniquement pour les associations organisant des activitÈs liÈes aux sports
cÈrÈbraux)
" Salles de la Maison de quartier des Paradis (uniquement pour les associations sous
convention)
" Espace Culturel Rosa Bonheur : 20 avenue Jean-Moulin (uniquement pour les associations,
les entreprises, syndics / copropriÈtÈs et les particuliers Fontenaisiens)
*La liste des salles fera l9objet d9une réactualisation, si cela est nÈcessaire.
Les salles municipales sont prioritairement rÈservÈes aux associations, aux habitants de la commune et aux partenaires locaux et institutionnels.
Sont considÈrÈes comme associations de la commune, celles ayant leur siËge social ‡ Fontenay-aux- Roses, ayant un rÙle actif au sein de la commune et celles ayant un partenariat avec la municipalitÈ.
Sont considÈrÈs comme ´ habitants ª de la commune, les personnes qui rÈsident sur le territoire communal. Envoyé en préfecture le 18/10/2023
Reçu en préfecture le 18/10/2023
Publié le S L O7
ID : 092-219200326-20231005-DEL231005_14-DE
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Les salles municipales peuvent Ítre, Ègalement, louÈes dans la mesure des disponibilitÈs, aux entreprises, ‡ des syndics de copropriÈtÈ et ‡ des associations ou ‡ des personnes extÈrieures ‡ la commune.
La Ville se rÈserve le droit de refuser la location et l9utilisation d9une salle en cas de manifestations susceptibles de présenter des risques pour la sécurité des participants ou de troubler l9ordre public.
I/ MODALITES DE RESERVATION
Article 1
Toute demande de rÈservation doit obligatoirement Ítre formulÈe par Ècrit (par le biais du formulaire de prÈ-réservation disponible sur Internet ou à l9accueil du service de la Vie associative) au plus tard un mois avant la date de rÈservation. Elle ne peut Ítre confirmÈe plus de six mois avant la mise ‡ disposition des lieux et qu'aprËs l'Èlaboration des plannings des ÈvÈnements municipaux. Aucune rÈservation ne sera prise par tÈlÈphone.
Article 2
Le formulaire de prÈ-rÈservation, ainsi que le courrier ou le courriel destinÈs à demander l9ensemble des piËces du dossier ne valent pas contrat de location.
II/ CONDITIONS GENERALES D9UTILISATION
Article 3 3 Utilisation des salles municipales
Les salles peuvent Ítre louÈes ‡ des particuliers, des comités d9habitants, des associations ou des entreprises.
Les salles suivantes doivent Ítre libÈrÈes aux horaires maximums suivants :
" Salle polyvalente du gymnase du Parc : 23h du lundi au samedi et 20h le dimanche
" Salle du Parc : 21 h (sauf rÈunion de travail 23h- musique non autorisÈe aprËs 21h)
" Salle Pierre Bonnard : 23h en semaine et 2h du matin le week-end. Pour les ÈvÈnements
festifs, la salle n9est disponible à la location uniquement le week-end.
" Salle Sainte-Barbe : minuit
" Salles du 2Ëme Ètage du ch‚teau Sainte-Barbe : du lundi au jeudi 22h30, le vendredi jusqu9à
20h
" Salles du b‚timent du Parc : 22h30
" Salle de l'Èglise : 21h
" Salle LaboissiËre : 22h (musique non autorisÈe aprËs 21h)
" Salles de la Maison de quartier des Paradis : 22h
" Espace Culturel Rosa Bonheur 3 salle polyvalente : du lundi au jeudi 20h00, le vendredi
jusqu9à 21h, le samedi jusqu9à 23h et le dimanche de 10h ‡ 18h
" Espace Culturel Rosa Bonheur 3 salle de rÈunion : du lundi au jeudi 21h30, le vendredi
jusqu9à 22h, le samedi jusqu9à 23h et le dimanche de 10h ‡ 18h Envoyé en préfecture le 18/10/2023
Reçu en préfecture le 18/10/2023
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Ville de Fontenay-aux-Roses 3 RËglement intÈrieur des salles municipales
L9utilisation des salles fait l9objet d9un contrat entre la commune et l9utilisateur (personnalitÈ privÈe ou morale).
Les salles municipales sont louÈes aux particuliers pour les ÈvÈnements festifs uniquement les jours fÈriÈs et jours de week-end.
Il est strictement interdit de sous-louer ou mettre ‡ disposition la salle octroyÈe par la municipalitÈ ‡ une autre personne ou entitÈ quelconque. La non-observation de cette clause entraÓne la suspension de prÍt ou location ‡ venir.
Les animaux, sauf cas exceptionnel, sont interdits.
Aucune salle ne peut Ítre louÈe pour Ítre utilisÈe par des mineurs non accompagnÈs. La prÈsence d'une personne majeure identifiÈe et acceptÈe comme garant par la commune est requise tout le long de la location.
Les activitÈs et manifestations ‡ caractËre commercial sont interdites dans les salles municipales. Les salles municipales ne peuvent abriter des activitÈs illicites ou contraires aux bonnes mSurs. Le mobilier et le matÈriel ne doivent pas Ítre sortis des salles municipales. Ils doivent rester tout le long de la location à l9intérieur de la salle. Il est interdit d9introduire du mobilier supplémentaire dans les salles sans autorisation de la mairie.
Les espaces extÈrieurs ne sont pas compris dans la location de la salle. Afin de respecter la tranquillitÈ du voisinage, la musique est tolÈrÈe ‡ faible volume dans les salles de l9église et du Parc.
Article 4 3 ResponsabilitÈ
La personne signataire est responsable de la location. Si le signataire est une association, son PrÈsident assume la responsabilitÈ de la location.
Le titulaire du contrat de location doit avoir une police d9assurances garantissant les risques de dÈgradation de la salle et du matÈriel au titre de sa responsabilitÈ civile. Une attestation d'assurance responsabilitÈ civile en cours de validitÈ doit Ítre obligatoirement fournie et annexÈe au contrat de location. Le titulaire du contrat est responsable des dÈgradations causÈes pendant la durÈe d9occupation de la salle. La réparation des dégradations constatées sera réalisée aux frais du titulaire du contrat pour la totalitÈ des co˚ts des travaux.
La commune de Fontenay-aux-Roses ne peut Ítre tenue pour responsable des intrusions Èventuelles des personnes ÈtrangËres ou des vols d'objets, marchandises ou articles divers survenus ‡ l'occasion d'une manifestation organisÈe dans une salle municipale.
L'usage de la cigarette est strictement interdit dans l'enceinte des locaux communaux selon la loi Evin n∞91-32 du 10 janvier 1991 relative ‡ la lutte contre le tabagisme et l'alcoolisme ainsi que le dÈcret n∞2006-1386 du 15 novembre 2006 fixant les conditions d'application de l'interdiction de fumer dans les lieux affectÈs ‡ un usage collectif.
La consommation, la distribution, la vente d9alcool sont soumises aux dispositions législatives en vigueur, article L3335-4 et suivant du code de la santÈ publique.
Le titulaire du contrat s9engage à respecter et à faire respecter par toutes les personnes prÈsentes dans la salle durant la location, le prÈsent contrat et rËglement intÈrieur dans toutes ses dispositions particuliËrement : la sÈcuritÈ, l9interdiction de fumer, la bonne utilisation du matÈriel et de la salle. En cas de non-respect de ces obligations, le titulaire du contrat est juridiquement et financiËrement responsable.
Le titulaire du contrat s9engage à la fin de la manifestation à refermer les portes à clé. Avant de quitter les lieux, il s9assure de l9absence de risque d9incendie, d9inondation ou d9intrusion. Il procède à un contrÙle de la salle, de ses abords et vÈrifie en particulier que les lumiËres soient Èteintes, les portes et les fenÍtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermÈes.
Article 5 3 SÈcuritÈ Envoyé en préfecture le 18/10/2023
Reçu en préfecture le 18/10/2023
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Ville de Fontenay-aux-Roses 3 RËglement intÈrieur des salles municipales
Le nombre maximum de participants lors d'une manifestation est limitÈ conformÈment aux normes Ètablies aprËs le passage de la commission de sÈcuritÈ, comme suit :
" 125 personnes pour la salle polyvalente du gymnase du Parc : 7 avenue du Parc
" 40 personnes pour la salle du Parc : 4/6 avenue du Parc
" 160 personnes pour la salle Pierre Bonnard : 5 rue de l'Avenir (l'accËs ‡ la cour de l'accueil
de loisirs n'est pas autorisÈ.)
" 90 personnes pour la salle polyvalente du ch‚teau Sainte-Barbe : 10, place du ch‚teau
Sainte-Barbe
" 19 personnes pour les salles de cours et mutualisÈes du ch‚teau Sainte-Barbe
" 13 personnes pour la salle ´ Bien-Ítre ª - 3 avenue du Parc
" 19 personnes pour la salle de danse du Parc : 3 avenue du Parc
" 80 personnes pour la salle de l'église : 3 place de l9Église
" 40 personnes pour la salle LaboissiËre
" 100 personnes pour la salle polyvalente de la Maison de quartier
" 50 personnes pour la salle Jaune de la Maison de quartier
" 30 personnes pour la salle Orange de la Maison de quartier
" 139 personnes pour la salle polyvalente de l9espace culturel Rosa Bonheur
" 18 personnes pour la salle de réunion de l9espace culturel Rosa Bonheur
Aucune dÈrogation ne peut Ítre obtenue. En cas de dÈpassement de participants, le titulaire du contrat expose sa responsabilitÈ civile et pÈnale.
La Ville de Fontenay-aux-Roses est amenÈe ‡ procÈder, ‡ tout moment, ‡ des vÈrifications du respect des consignes de sécurité pendant l9occupation, notamment en termes d9effectifs dans la salle.
Le titulaire du contrat s'engage ‡ prendre connaissance des consignes de sÈcuritÈ en place dans l'Ètablissement concernant les sorties de secours, leur accËs et les moyens d'extinction en cas d9incendie.
Le titulaire du contrat interdit toute activitÈ dangereuse et respecte les dispositions lÈgales d9hygiène et de sÈcuritÈ en particulier :
" La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l9intérieur de la salle et à proximitÈ des issues de secours. Les issues de secours, doivent rester visibles et totalement dÈgagÈes.
" Les installations Èlectriques ne doivent pas Ítre ´ bricolÈes ª ou surchargÈes. " Aucun matÈriel de cuisson ne doit Ítre introduit dans la salle (four, micro-ondes, bouteille de gaz&). Les barbecues et autres appareils de ce type sont interdits dans la salle et aux abords (terrasse, cour, voirie&).
" Aucun chauffage d'appoint n'est autorisÈ.
Les extincteurs installés dans la salle ne sont à utiliser qu9en cas d9extrême nécessité. Le titulaire du contrat s9engage à les remplacer en cas d9utilisation inappropriÈe.
En cas de sinistre, le locataire doit :
" prendre toutes les mesures nÈcessaires pour Èviter la panique,
" assurer la sÈcuritÈ des personnes, Envoyé en préfecture le 18/10/2023
Reçu en préfecture le 18/10/2023
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Ville de Fontenay-aux-Roses 3 RËglement intÈrieur des salles municipales
" ouvrir les portes de secours,
" alerter les services de sÈcuritÈ pompiers, police.
La Ville de Fontenay-aux-Roses se rÈserve le droit de convoquer une commission de sÈcuritÈ exceptionnelle pour faire vÈrifier par les personnes compÈtentes que les installations effectuÈes par le titulaire du contrat respectent les normes de sÈcuritÈ.
Article 6 - Ordre public, gestion des intrusions éventuelles et respect de l9environnement
Le locataire veille à éviter les nuisances sonores pour les riverains. Il garantit l9ordre public sur place, aux abords de la salle et sur les parkings. Il Èvite les cris et tout dispositif bruyant (pÈtards, feux d9artifice&). Il empêche les intrusions de personnes ÈtrangËres ‡ la manifestation en prenant les mesures adaptÈes (mise en place d9un service de sécurité éventuel&).
Le locataire fait preuve d9un comportement citoyen, en particulier en matière de respect de l9environnement : utilisation raisonnée de l9éclairage et du chauffage.
Article 7 3 PropretÈ et utilisation du matÈriel
Le locataire s9engage à restituer les locaux en parfait état de propreté : balayage, lavage des sols, nettoyage des tables et rangement du mobilier. Tous les ÈlÈments ayant aidÈ ‡ la dÈcoration de la salle doivent Ítre retirÈs (dÈcorations, bouts de scotch, ficelles, ballons&). Seule l9utilisation de la p‚te ‡ fixe ou de scotch ne laissant pas de trace lors du retrait est autorisÈe. Le gros scotch dit ´ d9emballage ª est strictement interdit et tous les autres types de scotch sans distinction sont interdits sur les vitres. Les salles municipales sont ÈquipÈes : d9un balai, d9un balai brosse, d9une raclette, d9un seau et d9une pelle. Le locataire doit apporter son propre produit nettoyant, ses propres Èponges et sa propre serpillËre.
Le locataire doit Èvacuer les ordures mÈnagËres issues de sa manifestation dans les conteneurs mis ‡ disposition ou s9ils sont déjà pleins, vers d9autres conteneurs pouvant les accueillir. Il est strictement interdit de déposer des sacs poubelles à côté des conteneurs déjà pleins. En outre, l9utilisateur s9engage ‡ respecter les consignes de tri sÈlectif des emballages mÈnagers recyclables. Les emballages en verre devront obligatoirement Ítre portÈs vers un conteneur ‡ verre appropriÈ.
Les abords de la salle doivent Ítre maintenus en parfait Ètat.
Les Èventuels objets apportÈs par les utilisateurs doivent Ítre retirÈs de la salle ‡ la fin de la pÈriode de location.
Article 8 3 ClÈs
Les clÈs ou badges sont ‡ retirer et ‡ rendre ‡ l'accueil du service de la Vie associative aux horaires d9ouverture de ce service.
Article 9 3 Visite des salles municipales
Les visites de salles sont accordÈes aux personnes ayant prÈrÈservÈ une salle. La personne qui envisage la location doit rÈserver un crÈneau auprËs du service de la Vie associative et peut visiter la salle seule, en échange d'une pièce d9identité (carte d'identitÈ, passeport ou permis de conduire). Aucune visite des salles n9est autorisée sans l9accord de la mairie.
III/ FACTURATION
Article 10 3 Tarification des salles municipales
Le tarif des locations de salles est fixÈ par dÈlibÈration du Conseil Municipal (cf. tarification en vigueur dÈlibÈrÈe au Conseil municipal).
Le tarif de la location fixÈ dans le contrat sera revu après l9adoption de la rÈvision annuelle de la tarification par le Conseil municipal. Envoyé en préfecture le 18/10/2023
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Ville de Fontenay-aux-Roses 3 RËglement intÈrieur des salles municipales
La location est payable dans un dÈlai d9un mois ‡ rÈception du contrat. En cas de non rÈception du rËglement dans les dÈlais impartis, la rÈservation sera annulÈe. Un justificatif de domicile est demandÈ pour les personnes souhaitant louer une salle au tarif fontenaisien.
Un chËque de dÈpÙt de garantie libellÈs au TrÈsor Public pour les dÈg‚ts matÈriels et le mÈnage est demandÈ au moment de la remise des clÈs. AprËs un Ètat des lieux, il sera restituÈ ou prÈsentÈ ‡ l9encaissement en cas de constat d9un manque de propreté de la salle, de dÈgradations de matÈriel ou de maniËre gÈnÈrale en cas de non-respect du prÈsent rËglement.
IV/ LES CONDITIONS D9ANNULATION
Article 11 3 Annulation par l9usager
En cas d'annulation de la rÈservation de la salle des pÈnalitÈs pourront Ítre appliquÈes :
- Entre 1 mois et 15 jours : 30% du montant de la location
- Entre 15 jours et une semaine : 50% du montant de la location
- Moins d'une semaine : 100% du montant de la location
En cas de circonstances exceptionnelles, sur prÈsentation de justificatifs et Èvaluation, un remboursement intÈgral ou partiel pourra Ítre dÈcidÈ par l'autoritÈ territoriale.
Article 12 3 Annulation par la Ville de Fontenay-aux-Roses
La Ville se réserve la possibilité d9annuler une réservation en cas de circonstances particuliËres ou de nÈcessitÈ. Le bÈnÈficiaire se verra rembourser le montant versÈ de la location ou pourra bÈnÈficier d'un report de date selon les disponibilitÈs des salles.
V/ CONDITIONS D9UTILISATION DES SALLES MUNICIPALES PAR LES ASSOCIATIONS
Article 13 3 Conditions de rÈservation
Les associations fontenaisiennes peuvent louer les salles municipales pour des rÈunions, des assemblÈes gÈnÈrales ou des manifestations associatives. La Ville met ‡ la disposition des associations fontenaisiennes gratuitement une fois par mois (selon les disponibilitÈs), les salles suivantes :
- Salle du Parc
- Salles du 2Ëme Ètage du ch‚teau Sainte-Barbe
- Salle de l9Eglise
- Salle Sainte-Barbe
La salle municipale Pierre Bonnard, la salle polyvalente du Gymnase du Parc et la salle polyvalente de l9Espace culturel Rosa Bonheur seront mises ‡ disposition des associations fontenaisiennes gratuitement une fois par an (selon les disponibilitÈs).
La salle Sainte-Barbe est mise ‡ disposition des associations fontenaisiennes gratuitement une fois par mois la semaine et une fois par an le week-end (selon les disponibilitÈs).
Article 14 3 Conditions d9utilisation pour les associations
Les critères d9utilisation d9une salle municipale par les associations sont les suivantes :
- L'association doit Ítre lÈgalement constituÈe ‡ la PrÈfecture (notification au J.O). - L'association doit Ítre enregistrÈe auprËs du service de la Vie associative de la mairie au minimum un mois avant la date de location souhaitÈe.
- Pour l9organisation de réunions ou d9assemblées générales, l9association doit effectuer sa demande par Ècrit au minimum 1 semaine avant la location.
- L'association doit fournir les documents suivants :
" statuts de l'association,
" rÈcÈpissÈ de dÈclaration ‡ la PrÈfecture, Envoyé en préfecture le 18/10/2023
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Ville de Fontenay-aux-Roses 3 RËglement intÈrieur des salles municipales
" rapport d9activité annuelle de l9association,
" procËs-verbal de la derniËre assemblÈe gÈnÈrale
" attestation d9assurance responsabilité civile au nom de l9association en cours de validité, " contrat de location signé stipulant l9approbation du règlement intérieur des salles municipales.
- L9activité de l9association nécessitant l9utilisation d9une salle municipale doit être conforme à l9objet associatif.
- Les activitÈs exercÈes dans les salles municipales par les associations doivent Ítre dÈsintÈressÈes et doivent concourir à la satisfaction de l9intérêt général.
- L9association s9interdit totalement de sous-louer ou mettre ‡ disposition la salle qui lui a ÈtÈ accordÈe par la Ville ‡ une autre personne ou entitÈ quelconque.
- L9association doit respecter l9objet de la location. Cette disposition sera vérifiée et en cas de manquement les prÍts et locations pourront Ítre suspendus ou interdits.
Article 15 3 Organisation d9une manifestation associative dans une salle municipale
Pour l9organisation d9une manifestation associative (fête, exposition, conférence, soirée caritative&) dans une salle municipale, une demande Ècrite doit Ítre envoyÈe deux mois avant la date de location ‡ Monsieur le Maire, Service de la Vie associative 3 75 rue Boucicaut 92260 Fontenay-aux-Roses ou via le formulaire de rÈservation disponible sur le site Internet de la Ville, accompagnÈe de la fiche projet remplie par l9association permettant de vÈrifier l'objet poursuivi et sa conformitÈ aux exigences de la Ville.
Le prêt de matériel pour l9organisation de manifestations associatives est possible (selon les disponibilitÈs). Toute demande de matÈriel doit Ítre formulÈe par Ècrit au service de la Vie associative au minimum un mois avant la date de la location de la salle. Au-del‡ de ce dÈlai, la demande de matÈriel sera refusÈe. Une caution sera demandÈe pour le prÍt de matÈriel. Le matériel n9est pas prêté pour les manifestations se dÈroulant en dehors de Fontenay-aux-Roses.
Le fonctionnement des buvettes est soumis ‡ la rÈglementation en vigueur. En cas d9ouverture d9un débit de boissons temporaire, l9association doit impérativement solliciter une demande d9autorisation au minimum deux mois avant la manifestation par courrier ‡ Monsieur le Maire, Service Population - 75 rue Boucicaut 92260 Fontenay-aux-Roses. Une copie de ce courrier doit Ítre adressÈe au servie de la Vie associative. La demande d9autorisation de débit de boisson temporaire peut, également, être formulÈe via le formulaire disponible sur le site Internet de la Ville.
- La rÈservation de la salle sera confirmÈe ‡ la rÈception des documents suivants : (cf. Article 14 3 Conditions d9utilisation pour les associations)
" fiche projet pour les manifestations associatives, le cas ÈchÈant, " demande d9autorisation de débit de boisson, le cas échéant,
" une caution pour le prÍt de matÈriel, le cas ÈchÈant,
" une caution pour les dÈg‚ts matÈriels et le mÈnage (cf. conditions article 10).
Dans le cas o˘ ces documents ne seraient pas enregistrÈs au service de la Vie associative deux mois avant la date de location, la rÈservation de la salle sera annulÈe.
L'association doit effectuer les dÈmarches administratives affÈrentes, ‡ la manifestation, ‡ la SACEM, le cas ÈchÈant.
Les salles municipales peuvent Ítre mises ‡ disposition des associations fontenaisiennes pour l9organisation d9expositions ou de journées portes ouvertes ayant un caractère non lucratif à condition que l9occupation de la salle n9excède pas 3 jours consécutifs.
Article 16 3 Mise à disposition d9une salle pour une utilisation rÈguliËre Envoyé en préfecture le 18/10/2023
Reçu en préfecture le 18/10/2023
Publié le S L O7
ID : 092-219200326-20231005-DEL231005_14-DE
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Ville de Fontenay-aux-Roses 3 RËglement intÈrieur des salles municipales
Toute demande de mise à disposition gratuite d9une salle municipale pour une utilisation régulière (hebdomadaire ou mensuelle) doit Ítre formulÈe auprËs du service Vie Associative.
En cas d9acceptation, les associations utilisant une salle de maniËre rÈguliËre doivent signer une convention et fournir une attestation garantissant sur l9année les risques de dégradations de la salle et du matériel ainsi qu'un rapport d9activité.
Les salles municipales ne peuvent pas Ítre louÈes pour un usage rÈgulier les samedis et dimanches.
ConsidÈrant, la demande de la Chambre rÈgionale des comptes d'Œle-de-France concernant les associations auxquelles la commune accorde une subvention et prÈconisant ´ la formalisation et la traÁabilitÈ des biens et des fonds accordÈs, notamment en Èvaluant les avantages en nature ª, l9association devra intégrer la valorisation du prêt de salle dans son budget associatif annuel.
L'Association s'engage lors de l9utilisation de la salle :
" ‡ respecter les horaires d'occupation dÈfinis par le planning d'utilisation de la salle, " ‡ ne pas accÈder dans la salle en dehors des horaires dÈfinis au prÈalable, " ‡ prÈvenir le service de la Vie associative en cas de non-utilisation de la salle, " ‡ porter ‡ la connaissance de ses adhÈrents, les consignes et dispositions de sÈcuritÈ de la salle.
Article 17 3 PÈnalitÈs
En cas de manquement ‡ ce rËglement intÈrieur, la mise ‡ disposition des salles municipales ‡ l9association sera annulée.
En cas d9annulation de dernière minute et sans justificatif, l9association, ayant rÈservÈ la salle ‡ titre gratuit, devra payer la location de la salle. La Ville se rÈserve, Ègalement, le droit de reconsidÈrer les demandes de locations ‡ venir de ladite association.
VI/ CONDITIONS D9UTILISATION DES SALLES MUNICIPALES PAR LES GROUPES, ASSOCIATIONS OU MOUVEMENT POLITQUES
Les salles municipales peuvent Ítre mises ‡ disposition, gratuitement une fois par mois, aux groupes, associations ou mouvements politiques qui en feraient la demande expresse par Ècrit.
VII/ RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Article 18 3 Voies de recours
Les contentieux nÈs de ce rËglement relËvent du tribunal administratif territorialement compÈtent.
Article 19 3 Affichage du prÈsent rËglement
Le prÈsent rËglement est affichÈ ‡ l9entrée des salles municipales. Un exemplaire est remis au titulaire du contrat lors de la rÈservation.
Laurent VASTEL
Maire