Déliberation - DEL240926 15 RI des salles municipales

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Déliberation - DEL240926 15 RI des salles municipales Document publié le Jeudi 26 septembre 2024 par la commune de Fontenay-aux-Roses. Lien du pdf (Déliberation - DEL240926 15 RI des salles municipales)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Logement, DEL240926_15

Département des Hauts-de-Seine

VILLE DE FONTENAY-AUX-ROSES

DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL

SEANCE ORDINAIRE DU 26 SEPTEMBRE 2024

NOMBRE DE MEMBRES x sécu

Composant le Conseil : 35 OBJET : Modification du règlement intérieur des salles

En exercice : 35 municipales

Présents : 28

Représentés : 7

Pour : 35

Contre : 0 L'An deux mille vingt-quatre, le vingt-six septembre à dix-neuf heures et trente

Abstentions : 0 minutes, le Conseil municipal de la commune de Fontenay-aux-Roses, légalement convoqué le vingt septembre, s'est assemblé au lieu ordinaire de

ses séances, sous la présidence de M. Laurent VASTEL, Maire.

Etaient présents: VASTEL Laurent, REIGADA Gabriela, LAFON Dominique, GALANTE- GUILLEMINOT Muriel, RENAUX Michel, CHAMBON Emmanuel, ANTONUCCI Claudine, LE ROUZES Estéban, ROUSSEL Philippe, MERCADIER Anne-Marie, RADAOARISOA Véronique, LECUYER Sophie, HOUCINI Mohamed, PORTALIER-JEUSSE Constance, GABRIEL Jacky, BERTHIER Etienne, COLLET Cécile, KEFIFA Zahira, KARAJANI Claire, MERLIER Thérèse, GAGNARD Françoise, SOMMIER Jean-Yves, KATHOLA Pierre, MERGY Gilles, BROBECKER Astrid, MESSIER Maxime, POGGI Léa-lris, LE FÜR Pauline, Conseillers municipaux,

lesquels forment la majorité des Membres en exercice et peuvent délibérer valablement en exécution de l’article L 2121-17 du Code Général des Collectivités Territoriales.

Absents représentés :

Mme BULLET pouvoir à Mme MERCADIER

M. DÉLERIN pouvoir à M. VASTEL

M. CONSTANT pouvoir à Mme LECUYER

M. BOUCLIER pouvoir à Mme GALANTE-GUILLEMINOT Mme GOUJA pouvoir à Mme LE FUR

Mme SAUCY pouvoir à Mme GAGNARD

Mme BEKIARI pouvoir à Mme COLLET

Le Président ayant ouvert la séance, il est procédé, conformément à l'article L 2121-15 du Code précité, à

l'élection d'un Secrétaire : M. Estéban LE ROUZES est désigné pour remplir ces fonctions.

Le Conseil,

Vu le Code général des collectivités territoriales et notamment son article L.2121-29,

Vu la délibération du Conseil Municipal du 17 juin 2019 portant adoption du règlement intérieur des salles municipales,

Vu les délibérations du Conseil Municipal des 27 juin 2022 et 5 octobre 2023 portant modification du règlement intérieur des salles municipales,

Vu le projet de règlement intérieur des salles municipales modifié, ci-annexé,Envoyé en préfecture le 17/10/2024

Reçu en préfecture le 17/10/2024 …

Publié le

DEL240926_15

ID : 092-2:9200326-20240926-DEL240926_15-DE

Considérant que la Ville propose à la location des salles municipales pour les particuliers fontenaisiens et non fontenaisiens, les associations fontenaisiennes et non fontenaisiennes. les comités d'habitants, les entreprises, les syndics de copropriété, les agents municipaux et les groupes politiques,

Considérant qu'il est nécessaire d'harmoniser les règles et pratiques liées à l'utilisation de toutes les salles municipales, en modifiant le règlement intérieur des salles municipales susvisé,

Considérant que le centre Pierre Bonnard, à la suite de travaux de réhabilitation, réouvre la salle Iris à la location,

Considérant que la salle Iris pourra être louée par des associations fontenaisiennes et non fontenaisiennes. des particuliers fontenaisiens et non fontenaisiens, des agents municipaux, des entreprises, des syndics de copropriété et des groupes politiques,

Le Rapporteur entendu,

Après en avoir délibéré,

DÉCIDE

Article 1: d'approuver la modification du règlement intérieur des salles municipales par le

changement d'heure de fermeture, les week-ends, de la salle Iris du centre Pierre Bonnard dans le règlement intérieur des salles municipales,

Article 2 : d'autoriser le Maire à signer le règlement intérieur des salles municipales ainsi modifié, ci- annexé,

Article 3 : dit que la présente délibération sera publiée sur le site internet de la ville de Fontenay-aux-

Roses, et qu'elle pourra être contestée par la voie d'un recours gracieux ou par la voie d'un recours

contentieux devant le Tribunal administratif de Cergy-Pontoise (2-4 bd de l'Hautil BP 30322, 95027 CERGY PONTOISE CEDEX) dans un délai de 2 mois suivant sa publicité.

Article 4 : ampliation de la présente délibération sera transmise à :

- M.le Préfet des Hauts de Seine

- Mme la Comptable du SGC de Fontenay-aux-Roses

Fait et délibéré en séance, les jour, mois et an susdits,

Et ont signé le Maire et le secrétaire de séance

POUR EXTRAIT CONFORME

Le Maire

Certifié exécutoire

Compte tenu de la réception en préfecture le } 7 OCT, 2024

Publication/Affichage le :

Pour le Maire D déléation Î 8 OCT. 20Envoyé en préfecture le 17/10/2024

Reçu en préfecture le 17/10/2024

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REGLEMENT INT…RIEUR DES SALLES MUNICIPALES

PrÈambule,

Un rËglement intÈrieur unique a ÈtÈ mis en place, par la dÈlibÈration du Conseil Municipal du 17 juin 2019 portant adoption du rËglement intÈrieur des salles municipales, dans le but de préciser l’ensemble des règles et pratiques lors de l’utilisation des salles municipales aux usagers, qu’elles soient occasionnelles ou rÈguliËres. Par dÈlibÈration du Conseil Municipal du 27 juin 2022 et 5 octobre 2023, le prÈsent rËglement intÈrieur a ÈtÈ modifiÈ.

Les salles mises ‡ disposition par la Ville de Fontenay-aux-Roses sont les suivantes* :

• Salle Iris du centre Pierre Bonnard : 5 rue de l’Avenir (pour les associations Fontenaisiennes et non fontenaisiennes, particuliers Fontenaisiens et non Fontenaisiens, entreprises, syndics de copropriÈtÈ, groupes politique, et agents municipaux)

• Salle du ch‚teau Sainte-Barbe : 10 place du ch‚teau Sainte-Barbe (pour les associations Fontenaisiennes et non fontenaisiennes, particuliers Fontenaisiens, entreprises, syndics de copropriété, groupes politique et comités d’habitants)

• Salles n∞12, 13 ou 14 du ch‚teau Sainte Barbe : 10 place du ch‚teau Sainte-Barbe (uniquement pour les associations Fontenaisiennes et syndics de copropriÈtÈ)

• Salles de l’espace Culturel Rosa Bonheur : 20 avenue Jean-Moulin (pour les associations Fontenaisiennes et non fontenaisiennes, particuliers Fontenaisiens, entreprises, syndics de copropriÈtÈ)

• Salle du Parc : 4/6 avenue du Parc (pour les associations Fontenaisiennes et non fontenaisiennes, particuliers Fontenaisiens et non Fontenaisiens, entreprises, syndics de copropriÈtÈ, groupes politique et agents municipaux)

• Salles du b‚timent du Parc : 3 avenue du Parc (uniquement pour les associations Fontenaisiennes sous convention)

• Salle de l'église : 3 place de l’Église (pour les associations Fontenaisiennes et non fontenaisiennes, particuliers Fontenaisiens et non Fontenaisiens, entreprises, syndics de copropriÈtÈ, groupes politique, comités d’habitants et agents municipaux)

• Salle LaboissiËre : 8 rue RenÈ BarthÈlemy (uniquement pour les associations Fontenaisiennes organisant des activitÈs liÈes aux sports cÈrÈbraux- bridge et Èchec)

• Salle polyvalente du gymnase du Parc : 7 avenue du Parc (uniquement pour les associations Fontenaisiennes et syndics de copropriÈtÈ)

• Salles de la Maison de quartier des Paradis : 8-12 rue Paul Verlaine (uniquement pour les associations Fontenaisiennes sous convention)

*La liste des salles fera l’objet d’une réactualisation, si cela est nÈcessaire.

Les salles municipales sont prioritairement rÈservÈes aux associations Fontenaisiennes, aux particuliers Fontenaisiens de la commune et aux partenaires locaux et institutionnels.Envoyé en préfecture le 17/10/2024

Reçu en préfecture le 17/10/2024

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Sont considÈrÈes comme associations de la commune, celles ayant leur siËge social ou une antenne ‡ Fontenay-aux-Roses, ayant un rÙle actif au sein de la commune et celles ayant un partenariat avec la municipalitÈ.

Les salles municipales peuvent Ítre, Ègalement, louÈes dans la mesure des disponibilitÈs, aux entreprises, aux syndics de copropriÈtÈ, aux associations, aux agents municipaux ou aux personnes extÈrieures ‡ la commune.

La Ville se réserve le droit de refuser la location et l’utilisation d’une salle en cas de manifestations susceptibles de prÈsenter des risques pour la sÈcuritÈ des participants ou de troubler l’ordre public.

I/ MODALITES DE RESERVATION

Article 1

Toute demande de rÈservation doit obligatoirement Ítre formulÈe par Ècrit, par le biais du formulaire de prÈ-réservation disponible sur Internet ou à l’accueil du service de la Vie associative, au plus tard un mois avant la date de rÈservation. Elle ne peut Ítre confirmÈe plus de six mois avant la mise ‡ disposition des lieux et qu'aprËs l'Èlaboration des plannings des ÈvÈnements municipaux. Aucune rÈservation ne sera prise par tÈlÈphone.

Article 2

Le formulaire de prÈ-rÈservation, ainsi que le courrier ou le courriel destinÈs à demander l’ensemble des piËces du dossier ne valent pas contrat de location.

II/ CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION

Article 3 – Utilisation des salles municipales

Les salles peuvent Ítre louÈes ‡ des associations, des particuliers, des comités d’habitants, des syndics de copropriÈtÈ, des groupes politiques, des agents municipaux ou des entreprises.

Les salles suivantes doivent Ítre libÈrÈes aux horaires maximums suivants :

• Salle Iris du centre Pierre Bonnard : minuit en semaine et le dimanche et 5h du matin le vendredi et samedi. Pour les ÈvÈnements festifs, la salle n’est disponible à la location uniquement le week-end.

• Salle Sainte-Barbe : minuit

• Salles du 2Ëme Ètage du ch‚teau Sainte-Barbe : du lundi au jeudi 22h00, le vendredi jusqu’à 20h

• Espace Culturel Rosa Bonheur – salle polyvalente : du lundi au jeudi 20h00, le vendredi jusqu’à

21h, le samedi jusqu’à 23h et le dimanche de 10h à 18h

• Espace Culturel Rosa Bonheur – salle de rÈunion : du lundi au jeudi 21h30, le vendredi jusqu’à

22h, le samedi jusqu’à 23h et le dimanche de 10h à 18h

• Salle du Parc : 21 h (sauf rÈunion de travail 23h- musique non autorisÈe aprËs 21h)

• Salles du b‚timent du Parc : 22h30

• Salle de l'Èglise : 21h

• Salle polyvalente du gymnase du Parc : 23h du lundi au samedi et 20h le dimanche

• Salle LaboissiËre : 22h (musique non autorisÈe aprËs 21h)

• Salles de la Maison de quartier des Paradis : 22hEnvoyé en préfecture le 17/10/2024

Reçu en préfecture le 17/10/2024

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Ville de Fontenay-aux-Roses – RËglement intÈrieur des salles municipales

L’utilisation des salles fait l’objet d’un contrat entre la commune et l’utilisateur (personnalitÈ privÈe ou morale).

Les salles municipales sont louÈes aux particuliers pour les ÈvÈnements festifs uniquement les jours fÈriÈs et le week-end.

Il est strictement interdit de sous-louer ou mettre ‡ disposition la salle octroyÈe par la municipalitÈ ‡ une autre personne ou entitÈ quelconque. La non-observation de cette clause entraÓne la suspension de prÍt ou location ‡ venir.

Aucune salle ne peut Ítre louÈe pour Ítre utilisÈe par des mineurs non accompagnÈs. La prÈsence d'une personne majeure identifiÈe et acceptÈe comme garant par la commune est requise tout le long de la location.

Les animaux, sauf cas exceptionnel, sont interdits.

Les activitÈs et manifestations ‡ caractËre commercial sont interdites dans les salles municipales. Les salles municipales ne peuvent abriter des activitÈs illicites ou contraires aux bonnes mœurs. Le mobilier et le matÈriel ne doivent pas Ítre sortis des salles municipales tout le long de la location. Il est interdit d’introduire du mobilier supplémentaire dans les salles sans autorisation de la mairie. Les espaces extÈrieurs ne sont pas compris dans la location de la salle. Afin de respecter la tranquillitÈ du voisinage, la musique est tolÈrÈe ‡ faible volume.

Article 4 – ResponsabilitÈ

La personne signataire est responsable de la location. Si le signataire est une association, son PrÈsident assume la responsabilitÈ de la location.

Le titulaire du contrat de location doit avoir une police d’assurances responsabilitÈ civile. L’attestation d'assurance responsabilitÈ civile en cours de validitÈ doit Ítre obligatoirement fournie et annexÈe au contrat de location. Le titulaire du contrat est responsable des dÈgradations de la salle et du matÈriel causées pendant la durée d’occupation. La réparation des dégradations constatées sera réalisée aux frais du titulaire du contrat pour la totalitÈ des co˚ts des travaux.

La commune de Fontenay-aux-Roses ne peut Ítre tenue pour responsable des intrusions Èventuelles des personnes ÈtrangËres ou des vols d'objets, marchandises ou articles divers survenus ‡ l'occasion d'une manifestation organisÈe dans une salle municipale.

L'usage de la cigarette est strictement interdit dans l'enceinte des locaux communaux selon la loi Evin n∞91-32 du 10 janvier 1991 relative ‡ la lutte contre le tabagisme et l'alcoolisme ainsi que le dÈcret n∞2006-1386 du 15 novembre 2006 fixant les conditions d'application de l'interdiction de fumer dans les lieux affectÈs ‡ un usage collectif.

La consommation, la distribution, la vente d’alcool sont soumises aux dispositions législatives en vigueur, article L3335-4 et suivant du code de la santÈ publique.

Le titulaire du contrat s’engage à respecter et à faire respecter par toutes les personnes prÈsentes dans la salle durant la location, le prÈsent contrat et rËglement intÈrieur dans toutes ses dispositions particuliËrement : la sÈcuritÈ, l’interdiction de fumer, la bonne utilisation du matÈriel et de la salle. En cas de non-respect de ces obligations, le titulaire du contrat est juridiquement et financiËrement responsable.

Le titulaire du contrat s’engage à la fin de la manifestation à refermer les portes à clé. Avant de quitter les lieux, il s’assure de l’absence de risque d’incendie, d’inondation ou d’intrusion. Il procède à un contrÙle de la salle, de ses abords et vÈrifie en particulier que les lumiËres soient Èteintes, les portes et les fenÍtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermÈes.

Article 5 – SÈcuritÈ

Le nombre maximum de participants lors d'une manifestation est limitÈ conformÈment aux normes Ètablies aprËs le passage de la commission de sÈcuritÈ, comme suit :

• 160 personnes pour la salle Iris du centre Pierre Bonnard (l'accËs ‡ la cour de l'accueil de loisirs n'est pas autorisÈ.)Envoyé en préfecture le 17/10/2024

Reçu en préfecture le 17/10/2024

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Ville de Fontenay-aux-Roses – RËglement intÈrieur des salles municipales

• 90 personnes pour la salle polyvalente du ch‚teau Sainte-Barbe • 15 personnes pour les petites salles du ch‚teau Sainte-Barbe

• 140 personnes pour la salle polyvalente de l’espace culturel Rosa Bonheur • 25 personnes pour la salle de réunion de l’espace culturel Rosa Bonheur • 40 personnes pour la salle du Parc

• 13 personnes pour la salle ´ Bien-Ítre ª

• 19 personnes pour la salle de danse du Parc

• 80 personnes pour la salle de l'Èglise

• 40 personnes pour la salle LaboissiËre

• 125 personnes pour la salle polyvalente du gymnase du Parc

• 100 personnes pour la salle polyvalente de la Maison de quartier • 50 personnes pour la salle Jaune de la Maison de quartier

• 30 personnes pour la salle Orange de la Maison de quartier

Aucune dÈrogation ne peut Ítre obtenue. En cas de dÈpassement de participants, le titulaire du contrat expose sa responsabilitÈ civile et pÈnale.

La Ville de Fontenay-aux-Roses est amenÈe ‡ procÈder, ‡ tout moment, ‡ des vÈrifications du respect des consignes de sécurité pendant l’occupation, notamment en termes d’effectifs dans la salle. Le titulaire du contrat s'engage ‡ prendre connaissance des consignes de sÈcuritÈ en place dans l'Ètablissement concernant les sorties de secours, leur accËs et les moyens d'extinction en cas d’incendie.

Le titulaire du contrat interdit toute activitÈ dangereuse et respecte les dispositions lÈgales d’hygiène et de sÈcuritÈ en particulier :

• La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l’intérieur de la salle et à proximitÈ des issues de secours. Les issues de secours, doivent rester visibles et totalement dÈgagÈes.

• Les installations Èlectriques ne doivent pas Ítre ´ bricolÈes ª ou surchargÈes. • Aucun matÈriel de cuisson ne doit Ítre introduit dans la salle (four, micro-ondes, bouteille de gaz…). Les barbecues et autres appareils de ce type sont interdits dans la salle et aux abords (terrasse, cour, voirie…).

• Aucun chauffage d'appoint n'est autorisÈ.

Les extincteurs installés dans la salle ne sont à utiliser qu’en cas d’extrême nécessité. Le titulaire du contrat s’engage à les remplacer en cas d’utilisation inappropriÈe.

En cas de sinistre, le locataire doit :

• prendre toutes les mesures nÈcessaires pour Èviter la panique,

• assurer la sÈcuritÈ des personnes,

• ouvrir les portes de secours,

• alerter les services de sÈcuritÈ pompiers, police.

La Ville de Fontenay-aux-Roses se rÈserve le droit de convoquer une commission de sÈcuritÈ exceptionnelle pour faire vÈrifier par les personnes compÈtentes que les installations effectuÈes par le titulaire du contrat respectent les normes de sÈcuritÈ.

Article 6 - Ordre public, gestion des intrusions éventuelles et respect de l’environnement

Le locataire veille à éviter les nuisances sonores pour les riverains. Il garantit l’ordre public sur place, aux abords de la salle et sur les parkings. Il Èvite les cris et tout dispositif bruyant (pÈtards, feux d’artifice…). Il empêche les intrusions de personnes étrangères à la manifestation en prenant les mesures adaptÈes (mise en place d’un service de sécurité éventuel…).

Le locataire fait preuve d’un comportement citoyen, en particulier en matière de respect de l’environnement : utilisation raisonnée de l’éclairage et du chauffage.

Article 7 – PropretÈ et utilisation du matÈrielEnvoyé en préfecture le 17/10/2024

Reçu en préfecture le 17/10/2024

Publié le SLO

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Ville de Fontenay-aux-Roses – RËglement intÈrieur des salles municipales

Le locataire s’engage à restituer les locaux en parfait état de propreté : balayage, lavage des sols, nettoyage des tables et rangement du mobilier. Tous les ÈlÈments ayant aidÈ ‡ la dÈcoration de la salle doivent Ítre retirÈs (dÈcorations, bouts de scotch, ficelles, ballons…). Seule l’utilisation de la p‚te ‡ fixe ou de scotch ne laissant pas de trace lors du retrait est autorisÈe. Le gros scotch dit ´ d’emballage ª est strictement interdit sur les vitres et les murs. Les salles municipales sont ÈquipÈes de matÈriel de nettoyage cependant le locataire doit apporter ses propres produits mÈnagers. Les Èventuels objets apportÈs par les utilisateurs doivent Ítre retirÈs de la salle ‡ la fin de la pÈriode de location.

Le locataire doit Èvacuer les ordures mÈnagËres issues de sa manifestation dans les conteneurs mis ‡ disposition. En outre, l’utilisateur s’engage à respecter les consignes de tri sélectif des emballages mÈnagers recyclables et du verre. Les abords de la salle doivent Ítre maintenus en parfait Ètat.

Article 8 – ClÈs

Les clÈs ou badges sont ‡ retirer et ‡ rendre ‡ l'accueil du service de la Vie associative aux horaires d’ouverture de ce service.

Article 9 – Visite des salles municipales

Les visites de salles est possible, l’usager doit rÈserver un crÈneau auprËs du service de la Vie associative et peut visiter la salle. Aucune visite des salles n’est autorisée sans l’accord de la mairie.

III/ FACTURATION

Article 10 – Tarification des salles municipales

Le tarif des locations de salles est fixÈ par une dÈcision. Le tarif de la location fixÈ dans le contrat sera revu après l’adoption de la rÈvision annuelle de la tarification.

La location est payable dans un dÈlai d’un mois ‡ rÈception du contrat. En cas de non-rÈception du rËglement dans les dÈlais impartis, la rÈservation sera annulÈe. Un justificatif de domicile est demandÈ pour les personnes souhaitant louer une salle au tarif fontenaisien.

Un chËque de dÈpÙt de garantie libellÈs au TrÈsor Public pour les dÈg‚ts matÈriels et le mÈnage est demandÈ au moment de la remise des clÈs. AprËs un Ètat des lieux, il sera restituÈ ou prÈsentÈ ‡ l’encaissement en cas de constat d’un manque de propreté de la salle, de dÈgradations de matÈriel ou de maniËre gÈnÈrale en cas de non-respect du prÈsent rËglement.

IV/ LES CONDITIONS D’ANNULATION

Article 11 – Annulation par l’usager

En cas d'annulation de la rÈservation de la salle des pÈnalitÈs pourront Ítre appliquÈes :

- Entre 1 mois et 15 jours : 30% du montant de la location

- Entre 15 jours et une semaine : 50% du montant de la location

- Moins d'une semaine : 100% du montant de la location

En cas de circonstances exceptionnelles, sur prÈsentation de justificatifs et Èvaluation, un remboursement intÈgral ou partiel pourra Ítre dÈcidÈ par l'autoritÈ territoriale.

Article 12 – Annulation par la Ville de Fontenay-aux-Roses

La Ville se réserve la possibilité d’annuler une réservation en cas de circonstances particuliËres ou de nÈcessitÈ. Le bÈnÈficiaire se verra rembourser le montant versÈ de la location ou pourra bÈnÈficier d'un report de date selon les disponibilitÈs des salles.

V/ CONDITIONS D’UTILISATION DES SALLES MUNICIPALES PAR LES ASSOCIATIONS

Article 13 – Conditions de rÈservationEnvoyé en préfecture le 17/10/2024

Reçu en préfecture le 17/10/2024

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Ville de Fontenay-aux-Roses – RËglement intÈrieur des salles municipales

Les associations fontenaisiennes peuvent louer les salles municipales pour des rÈunions, des assemblÈes gÈnÈrales ou des manifestations associatives. La Ville met ‡ la disposition des associations fontenaisiennes gratuitement une fois par mois (selon les disponibilitÈs), les salles suivantes :

- Salle du Parc

- Salles du 2Ëme Ètage du ch‚teau Sainte-Barbe

- Salle de l’Eglise

- Salle Sainte-Barbe

La salle municipale Pierre Bonnard, la salle polyvalente du Gymnase du Parc et la salle polyvalente de l’Espace culturel Rosa Bonheur seront mises ‡ disposition des associations fontenaisiennes gratuitement une fois par an (selon les disponibilitÈs).

Article 14 – Conditions d’utilisation pour les associations

Les critères d’utilisation d’une salle municipale par les associations sont les suivantes :

- L'association doit Ítre lÈgalement constituÈe ‡ la PrÈfecture (notification au J.O). - L'association doit Ítre enregistrÈe auprËs du service de la Vie associative de la mairie - Pour l’organisation de réunions ou d’assemblées générales, l’association doit effectuer sa demande au minimum 1 semaine avant la location.

- L'association doit fournir les documents suivants :

• statuts de l'association,

• rÈcÈpissÈ de dÈclaration ‡ la PrÈfecture,

• rapport d’activité annuelle de l’association,

• procËs-verbal de la derniËre assemblÈe gÈnÈrale,

• attestation d’assurance responsabilité civile au nom de l’association en cours de validité, • contrat de location signé stipulant l’approbation du règlement intérieur des salles municipales.

L’activité de l’association nécessitant l’utilisation d’une salle municipale doit être conforme à l’objet associatif. Les activitÈs exercÈes dans les salles municipales par les associations doivent Ítre désintéressées et doivent concourir à la satisfaction de l’intérêt général.

Article 15 – Organisation d’une manifestation associative dans une salle municipale

Pour l’organisation d’une manifestation associative (fête, exposition, conférence, soirée …) dans une salle municipale, une demande doit Ítre envoyÈe via le formulaire de rÈservation disponible sur le site Internet de la Ville.

Le prêt de matériel pour l’organisation de manifestations associatives est possible (selon les disponibilitÈs). Toute demande de matÈriel doit Ítre formulÈe par le formulaire en ligne au minimum un mois avant la date de la location de la salle. Au-del‡ de ce dÈlai, la demande de matÈriel sera refusÈe. Une caution sera demandÈe pour le prÍt de matÈriel. Le matériel n’est pas prêté pour les manifestations se dÈroulant en dehors de Fontenay-aux-Roses.

Le fonctionnement des buvettes est soumis ‡ la rÈglementation en vigueur. En cas d’ouverture d’un débit de boissons temporaire, l’association doit faire une demande d’autorisation de dÈbit de boisson temporaire via le formulaire disponible sur le site Internet de la Ville au minimum deux mois avant la manifestation.

La rÈservation de la salle sera confirmÈe ‡ la rÈception des documents suivants : (cf. Article 14 – Conditions d’utilisation pour les associations)

• demande d’autorisation de débit de boisson, le cas échéant,Envoyé en préfecture le 17/10/2024

Reçu en préfecture le 17/10/2024

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Ville de Fontenay-aux-Roses – RËglement intÈrieur des salles municipales

• une caution pour le prÍt de matÈriel, le cas ÈchÈant,

• une caution pour les dÈg‚ts matÈriels et le mÈnage (cf. conditions article 10).

Dans le cas o˘ ces documents ne seraient pas enregistrÈs au service de la Vie associative un mois avant la date de location, la rÈservation de la salle sera annulÈe.

Les salles municipales peuvent Ítre mises ‡ disposition des associations fontenaisiennes pour l’organisation d’expositions ou de journées portes ouvertes ayant un caractère non lucratif à condition que l’occupation de la salle n’excède pas 3 jours consécutifs.

Article 16 – Mise à disposition d’une salle pour une utilisation rÈguliËre

Toute demande de mise à disposition gratuite d’une salle municipale pour une utilisation annuelle doit Ítre formulÈe auprËs du service Vie Associative et fera l’objet, une fois par an, d’une commission d’attribution des créneaux annuels.

En cas d’acceptation, les associations utilisant une salle de manière régulière doivent signer une convention de mise ‡ disposition annuelle des locaux municipaux et fournir une attestation d’assurance.

ConsidÈrant, la demande de la Chambre rÈgionale des comptes d'Œle-de-France concernant les associations auxquelles la commune accorde une subvention et prÈconisant ´ la formalisation et la traÁabilitÈ des biens et des fonds accordÈs, notamment en Èvaluant les avantages en nature ª, l’association devra intégrer la valorisation du prêt de salle dans son budget associatif annuel.

L'Association s'engage lors de l’utilisation de la salle :

• ‡ respecter les horaires d'occupation dÈfinis par le planning d'utilisation de la salle, • ‡ ne pas accÈder dans la salle en dehors des horaires dÈfinis au prÈalable, • ‡ prÈvenir le service de la Vie associative en cas de non-utilisation de la salle, • ‡ porter ‡ la connaissance de ses adhÈrents, les consignes et dispositions de sÈcuritÈ de la salle.

Article 17 – PÈnalitÈs

En cas de manquement ‡ ce rËglement intÈrieur, la mise ‡ disposition des salles municipales ‡ l’association sera annulée.

VII/ RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES

Article 18 – Voies de recours

Les contentieux nÈs de ce rËglement relËvent du tribunal administratif territorialement compÈtent.

Article 19 – Affichage du prÈsent rËglement

Le prÈsent rËglement est affichÈ ‡ l’entrée des salles municipales. Un exemplaire est remis au titulaire du contrat lors de la rÈservation.

Laurent VASTEL

Maire