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unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20220197 01
Document publié le Dimanche 26 juin 2022
Lien du pdf (unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20220197 01)
Thèmes du document : Aménagement du territoire, Consommateurs, Données personnelles,
CONVENTION DE PARTENARIAT
ENTRE :
La société EVENT ETC, SARL, dont le siège social est situé au 21 bis rue du Simplon, 75018 PARIS,
représentée par Bastien DE MARCILLAC, en qualité de gérant, dûment habilité aux fins des
présentes,
Ci-après dénommée « EVE »,
ET
La Communauté Urbaine Le Havre Seine Métropole, dont le siège est situé hôtel de la
communauté, 19 rue Georges Braque, 76600 Le Havre, représentée par son Président en exercice ou
son représentant, dûment habilité à cet effet par délibération du Conseil communautaire en date du 19
mai 2022,
Ci-après dénommée « la Communauté Urbaine », d’autre part,
APRES AVOIR PREALABLEMENT EXPOSE :
La société EVE est organisatrice de l’événement VELOTOUR. Il s’agit d’une série de manifestations
itinérantes, dont chaque étape est une randonnée payante de cyclotourisme urbain, sans chronométrage
ni classement. Les parcours proposés, de 12 à 20 kilomètres s’articulent autour de lieux de vie : centre
historique, quartiers d’habitation, zones industrielles, espaces verts, commerces, monuments.
Au-delà de la dimension physique, adaptée à un public très large, l’attrait du VELOTOUR tient à la
traversée à vélo de sites souvent fermés au public, décalés, inconnus, insolites ou incontournables. Il
permet, pour les habitants, de participer à un événement festif autour du vélo et de découvrir
notamment des équipements utilisés par la Communauté Urbaine pour mettre en œuvre ses
compétences (centre de recyclage et centre de tri, dépôt de bus,…). L’événement présente donc un
intérêt public et pédagogique, en mettant en avant les modes de déplacement doux et favorisant
l’attractivité du territoire, justifiant ainsi la participation de la Communauté Urbaine.
C’est dans ces conditions que la Communauté Urbaine et la société EVE se sont rapprochées et que les
parties ont convenu ce qui suit. IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les modalités de soutien matériel et financier de la
Communauté Urbaine à EVE pour l’organisation du VELOTOUR.
ARTICLE 2 : DESCRIPTION DE LA MANIFESTATION
L’édition 2022 du VELOTOUR au Havre se tiendra le dimanche 26 juin. Il s’agit d’une randonnée à
vélo pendant une journée sur une boucle principale d’une quinzaine de km environ, et sur une à trois
boucles optionnelles de 2 à 5 km. Elle se déroulera sur des routes et chemins publics ouverts à la
circulation, dans le strict respect du code de la route, et ne donnera pas lieu à une épreuve
chronométrée, un classement et/ou à des récompenses.
Le VELOTOUR est une manifestation « tous publics » payante, dont les tarifs varient de la gratuité
jusqu’à 15 euros en fonction de la date d’achat, de l’âge et des éventuelles tarifications réduites. Le
règlement des droits d’inscription est effectué par les participants directement auprès de EVE.
Le parcours reste à définir avec les différents services concernés. Des conventions d’occupation du
domaine public ou privé pourront être conclues par la suite entre les parties pour définir les modalités
d’occupation des biens immobiliers de la Communauté urbaine par EVE.
ARTICLE 3 : ENGAGEMENTS DE EVE
3.1 Organisation de l’événement :
3.1.1 EVE s’engage à maintenir la tenue de la manifestation quel que soit le nombre
d’inscrits.
3.1.2 EVE s’engage à assurer la constitution et la coordination des équipes opérationnelles.
3.1.3 EVE s’engage à garantir un minimum de 90 bénévoles et/ou signaleurs pour assurer la
sécurité et l’orientation des participants.
3.1.4 EVE fournit et installe les éléments matériels indispensables à la tenue de
l’événement, notamment sur le village départ/arrivée, et qui ne sont pas mentionnés à l’article 4.1.1 de
la présente convention.
3.1.5 EVE coordonne la mise en place technique et logistique de l’événement en
collaboration avec les services techniques de la Ville du Havre.
3.1.6 EVE prend en charge le balisage du parcours au moyen d’une peinture temporaire au
sol et l’installation de panneaux directionnels sur l’itinéraire principal et les boucles optionnelles. 3.1.7 EVE s’engage à proposer, dans la mesure du possible, des produits bio et/ou
équitables, et à respecter la réglementation sanitaire afférente.
3.1.8 EVE fournit à chaque participant un pack comprenant une plaque de cadre, un carnet
de route et des objets promotionnels offerts par les partenaires.
3.1.9 EVE s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour faire respecter les gestes
barrières en lien avec la crise sanitaire.
3.3 Communication :
3.3.1 EVE s’engage à assurer la valorisation de la Communauté Urbaine sur l’événement
VELOTOUR du Havre et dans sa communication globale des manifestations VELOTOUR.
3.3.2 EVE s’engage à utiliser les supports de communication proposés par la Direction de la
Communication de la Communauté Urbaine.
3.3.3 Tous les outils de communication de EVE (flyers, bâches, kakemonos, site velotour.fr,
etc.) devront intégrer les logos de la Communauté Urbaine, ainsi qu’un logotype « Le Havre
VELOTOUR ».
3.4 Sécurité et assurances :
3.4.1 EVE s’engage à déclarer sa manifestation auprès des autorités compétentes et à
respecter les préconisations en matière de sécurité. A ce titre, EVE assurera la présence d’un Dispositif
Prévisionnel de Sécurité.
3.4.2 EVE s'engage à souscrire toutes les polices d'assurance nécessaires pour garantir sa
responsabilité, celle de ses préposés, de ses bénévoles et des participants.
ARTICLE 4 : ENGAGEMENTS DE LA COMMUNAUTE URBAINE
4.1 Logistique :
La Communauté Urbaine s’engage à faciliter l’accès, voire la traversée d’infrastructures ou bâtiments
qui sont sous sa responsabilité.
4.2 Financier :
Le montant de la participation de la Communauté Urbaine pour la réalisation du VELOTOUR
2022 est fixé forfaitairement à 10 000 € auquel s’ajoute 5 000 € valorisés en actions de communication
et soutien matériel.
La Communauté Urbaine doit être informée des autres subventions publiques demandées ou
attribuées en cours d’exécution de la présente convention. En tout état de cause, si la subvention versée par la Communauté Urbaine n’a pas été utilisée
pour l’organisation du VELOTOUR, objet de la présente convention, ou en cas de résiliation
prononcée à l’encontre de EVE, cette dernière devra restituer la subvention déjà versée en totalité, y
compris dans le cadre d’opérations et dépenses qui auraient déjà été engagées.
4.3 Conditions de règlement :
La Communauté Urbaine se libèrera des sommes dues par elle, par mandat administratif, sur
envoi d’appels de fonds transmis par la société EVE à l'issue de la manifestation. Le comptable
assignataire chargé du paiement est M. le Trésorier Principal du Havre Municipal.
Les appels de fonds seront envoyés aux agents de la Direction Voirie et Mobilité de la
Communauté Urbaine.
Le paiement s’effectuera après notification de la convention et dans les conditions prévues au
présent article.
4.3 Contrôle :
EVE s’engage à établir un compte rendu financier détaillé des activités prises en compte au
titre de l’objet de la présente convention. Ce document doit attester de la conformité des dépenses
effectuées à l’objet de la subvention.
Le compte rendu financier devra être envoyé de manière informatique ou déposé auprès de la
Communauté Urbaine dans les six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel la subvention a été
attribuée.
EVE, au titre de l’article L.1611-4 du Code Général des Collectivités et à l’appui de sa
demande de subvention, est tenue de fournir à la Communauté Urbaine copie des budgets et comptes
annuels de l’exercice écoulé ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de son activité.
EVE transmettra à la Communauté Urbaine au plus tard dans les six mois suivant la fin de
l’exercice pour lequel a été attribuée la subvention, les pièces suivantes :
- les derniers comptes annuels détaillés (compte de résultat, bilan et annexes) approuvés
par le Conseil d’Administration d’EVE et obligatoirement établis par un expert-
comptable agréé ou validés par un Commissaire aux Comptes inscrit ;
- le rapport d’activités ou de gestion relatif au dernier exercice connu présenté au
Conseil d’Administration, reprenant notamment les actions financées par la présente
subvention ;
- le rapport général et spécial du Commissaire aux Comptes inscrit portant sur les
comptes annuels de l’exercice précédent ; - Les statuts et toute modification statutaire ainsi que la liste à jour des membres du
Conseil d’Administration en cas de modification ;
- Le bilan synthétique de la manifestation Vélotour Le Havre 2021
La transmission des documents à la Communauté Urbaine se fera sous forme dématérialisée.
EVE devra permettre à la Communauté Urbaine et aux personnes habilitées par elle de vérifier par tout
moyen approprié que l’utilisation de la subvention est bien conforme à l’objet pour lequel elle a été
consentie.
ARTICLE 5 : DUREE
La présente convention est conclue pour la seule édition 2022 du VELOTOUR au Havre, la
prise d’effet se faisant à compter de la notification qui intervient après transmission au contrôle de
légalité. La convention ne prendra irrémédiablement fin qu’après que l’ensemble des obligations des
parties aura été satisfait.
Pour l’édition 2022, la date de l’événement VELOTOUR est fixée au dimanche 26 juin 2022,
avec un parcours à définir avec les différents services concernés.
ARTICLE 6 : INFORMATIQUE ET LIBERTES
Les informations recueillies, notamment la copie certifiée du budget et des comptes de
l’exercice écoulé ainsi que la communication de tous documents faisant apparaître les résultats de
l’activité de EVE, font l’objet d’un traitement informatique, via un logiciel interne à la VILLE,
dénommé « SATEL ». Ces informations sont uniquement consultées par les agents des services
communautaires habilités à y accéder en raison de leur fonction, qui sont tenus à une obligation de
confidentialité sur lesdites informations.
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, modifiée et au
Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, EVE bénéficie d’un droit d’accès, de
rectification, de portabilité et d’effacement des informations recueillies ou encore de limitation du
traitement. EVE peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des informations
recueillies.
Si EVE souhaite exercer ces droits, elle doit en faire la demande écrite à la direction Administration
Générale et Qualité de la communauté urbaine. ARTICLE 7 : RESILIATION
En cas d’inexécution totale ou partielle de ses obligations par une des parties et sous réserve
des hypothèses de force majeure, le contrat pourra être résilié après mise en demeure par l’autre partie
d’exécuter son obligation restée sans effet pendant un délai de huit jours.
Si la résiliation est prononcée à l’encontre de EVE, cette dernière restituera la totalité de la
somme versée par la Communauté Urbaine.
Si la résiliation est prononcée pour faute à l’encontre de la Communauté Urbaine, cette
dernière sera tenue de verser à EVE une indemnité égale aux frais effectivement engagés par EVE à la
date de la résiliation du contrat dans la limite du montant fixé à l’article 4.2 des présentes et non
couverts par les fonds versés le cas échéant par la Communauté Urbaine, sur présentation de
justificatifs.
La présente convention sera résiliée ou suspendue de plein droit et sans préavis, dans le cas où
EVE ne pourrait assurer la manifestation VELOTOUR en raison d’un cas de force majeure. Les
parties ne pourront alors réclamer des dommages et intérêts ou toute autre compensation à l’autre
partie.
ARTICLE 8 - LOI APPLICABLE / LITIGES
En cas de désaccord les contestations seront soumises au Tribunal Administratif de Rouen.
Fait au Havre en deux exemplaires originaux, le
Pour la Communauté Urbaine Pour Event ETC
Pour le Président et par délégation Bastien de Marcillac
Gérant