Déliberation - 2023 013 convention cadre pour les associations beneficiant d une subvention superieure a 23 000 eur 070223

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Déliberation - 2023 013 convention cadre pour les associations beneficiant d une subvention superieure a 23 000 eur 070223 Document publié le Mardi 31 janvier 2023 par la commune d'Irigny. Lien du pdf (Déliberation - 2023 013 convention cadre pour les associations beneficiant d une subvention superieure a 23 000 eur 070223)Thèmes du document : Institutions publiques, Consommateurs, Justice et droit, L REÇU EN PREFECTURE 1

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cation agrése E-leqalte

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2 PB/EM — N° 2023/013

VILLE D’IRIGNY

IRIGNY DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL

SEANCE DU 31 JANVIER 2023

Publiée sur le site internet de la Commune le : 7 février 2023

Date de la convocation du Conseil Municipal : 25 janvier 2023

Nombre de Conseillers Municipaux en exercice au jour de la séance : 29

Nombre de Conseillers Municipaux présents : 26

Nombre de Conseillers Municipaux votants : 29

Présidente : Madame Blandine FREYER

Secrétaire de séance : Monsieur Adrien JACQUET

Membres présents à la séance : MMES et MM. FREYER - CITTADINO MAZOUZI - MERCIER - BILLAUD - DARCY - VERD - FAVRE - BOSGIRAUD da PASSANO - TABERLET - BERMOND -— EMERY - BENATMANE -— GAREL BAILLY - MOCHET - RANCHIN - SALAZAR - MARCHETTI ALLARD-BRETON - SANLAVILLE - OUANICH - JACQUET - DIGIER VERILHAC -

Membres absents excusés : Mme SABRAN-LACROIX : pouvoir remis à M. BOSGIRAUD - Mme MERLE : pouvoir remis à M. DARCY - Mme TEOLI : pouvoir remis à Mme MERCIER -

Objet: Convention cadre pour les associations bénéficiant d’une subvention supérieure à 23 000 €

Les Communes peuvent librement définir le montant des subventions attribuées aux associations, mais elles doivent se conformer à certaines règles de procédure. Ainsi, lorsque la subvention attribuée dépasse un montant annuel de 23 000 €, la Collectivité a l'obligation de signer avec l'association bénéficiaire, une convention.

La Commune d'Irigny a proposé en 2016, une convention cadre permettant de

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE définir une ossature commune à toutes les associations disposant d'une MérropoLe De Lyon Subvention supérieure au seuil mentionné.

VILLE D'IRIGNY

7 AV. DE BEZANGE

CS 80002 %6 69540 IRIG NY Toute correspondance doit être adressée à Monsieur le Maire sans indication de nom ES NE wWwWw.irigny.fr TÉL. 04 72 30 50 50 e-mail : mairie@irigny.fr

Fax 04 72 30 50 59L REÇU EN PREFECTURE 1

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we E-leqait

Celle-ci s'articule autour de quatre axes majeurs :

- Le cadre général des relations permettant de définir les engagements de

chacune des parties.

- Les moyens mis à disposition de l'association.

- La participation de l'association aux frais de fonctionnement des

équipements mis à disposition.

- Les modalités d'utilisation de ces équipements.

Par ce dispositif la Commune souhaite poursuivre l'ensemble de ses engagements et contribuer à la mission d'intérêt général dispensée par les associations concernées envers les habitants de la Commune. Elle souhaite dans ce cadre maintenir les moyens consentis aux associations et notamment

l'attribution de la subvention annuelle selon les règles actuellement en vigueur au sein de la Collectivité, mais aussi permettre la mise à disposition gratuite des salles municipales indispensable à leur fonctionnement.

Lors de la signature de cette convention en 2022, un certain nombre d'associations nous ont fait part de leur demande de réactualisation de cette convention.

Après échanges et concertation avec ces dernières, un nouveau modèle type a été élaboré et vous est proposé aujourd’hui ci-joint.

LE CONSEIL MUNICIPAL

SUR PROPOSITION DU MAIRE

APRES AVIS DE LA COMMISSION URBANISME, ECOLOGIE URBAINE, ECONOMIES D’ENERGIE, ECLAIRAGE PUBLIC ET GESTION FINANCIERE

APRES EN AVOIR DELIBERE

A L’'UNANIMITE DES MEMBRES PRESENTS ET REPRESENTES

APPROUVE la convention cadre destinée à l'ensemble des associations bénéficiant d’une subvention supérieure à 23 000 €

AUTORISE Madame le Maire à compléter et adapter celle-ci pour chaque association et à la signer.

DIT QUE le montant des mises à disposition en nature est défini chaque année dans le cadre d'une annexe | en fonction des charges réelles constatées par la

Collectivité.

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CONVENTION CADRE

VILLE D’IRIGNY/ASSOCIATION D’IRIGNY

Considérant que la Ville d’Irigny, dans le cadre de son soutien à la vie associative, est très attachée au bon fonctionnement de l’association …. .… et met dans ce cadre à sa disposition des moyens et des équipements.

Considérant que la Ville d’lrigny souhaite renouveler à l’association SRE ER nr mener nue eneune un soutien pour ses missions éducatives à destination du public amateur, confirmé ou compétiteur, qui souhaite pratiquer des activités … dans le cadre d’une structure.

Vu les statuts de ladite association & mnnrnrnrnrrrrnrnrrrnrrrnrrrreneeensnsse » ayant pour objet :

IL À ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Entre,

La Ville d’Irigny, représentée par son Maire, Madame Blandine FREYER, dénommée ci-après la Ville d’Irigny.

D'une part,

Et,

L'ASSOCIATION sms représentée par son Président enr , dont le siège social est fixé

69540 Irigny dénommée ci-après l’Association.

D’autre part

Il est convenu ce qui suit :L REÇU EN PREFECTURE 1

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we E-leqaite PREAMBULE

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L'association propose, les activités suivantes :

Les actions développées par l’association tout au long de l’année doivent être en concordance avec les objectifs de la politique municipale souhaitée tels que :

- mettre en place des animations éducatives, de loisirs, de sports, de compétition ;

- faciliter l’accès aux structures culturelles, sportives, de loisirs ;

- faciliter la formation, l’insertion ;

- être dans la prévention de la désocialisation, dans la prévention sanitaire ;

Au regard de ces éléments, la commune d’Irigny entend soutenir l’action de l’association.

INTRODUCTION :

La présente convention règle les relations entre la Ville et l’Association, et notamment les moyens qui seront mis à disposition de cette dernière dans le cadre des différentes actions qu’elle mène dans l’intérêt général de ses adhérents, et dans celui des citoyens Irignois.

TITRE I1- CADRE GENERAL DES RELATIONS CONVENTIONNELLES

ARTICLE 1°: Objet de la convention :

La présente convention a pour objet de définir les engagements réciproques des parties dans le cadre de l’attribution à l’association, par la commune, de moyens matériels et d’une subvention destinée à assurer le fonctionnement annuel de l’association.

L'association s'engage, à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre ses actions,

en cohérence avec les orientations de politique publique mentionnées au préambule.

Dans ce cadre, la Commune soutient financièrement l’association sans attendre de contrepartie directe à cette contribution.L REÇU EN PREFECTURE 1

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we E-leqaite ARTICLE 2 : Engagements de la Commune :

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La Commune s’engage :

- À soutenir l’action de l’association par la mise à disposition d’équipements et de locaux nécessaires à son fonctionnement dans la limite de ses possibilités,

- À assumer l’ensemble des frais de fonctionnement, de maintenance, d’entretien

et si nécessaire le gardiennage des installations mise à disposition,

- A relayer les actions développées par l’association sur les supports municipaux d’information, tels que le journal municipal « les Echos de la Tour », les panneaux d’information lumineux ou encore le Facebook de la Ville.

- A soutenir chaque fois qu’il est possible, et sous réserve d’un accord préalable de la Commune, l’association dans ses différents projets,

- À étudier dans le cadre de l’attribution des subventions aux associations toute demande de l’association selon les modalités définies par la Commune.

D'une manière générale la Commune s’engage à valoriser les actions associatives dans le cadre de la Convention Territoriale Globale et de son Comité Consultatif « Famille et Education » qui propose une politique globale à l’échelle de la commune.

ARTICLE 3 : Engagements de l’Association :

L’association déclare souscrire au contrat d’engagement républicain annexé à la présente convention en application du décret n° 2021-1947 du 31 décembre 2021 et de l’article 10-1 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 approuvant le contrat d'engagement républicain des associations et fondations bénéficiant de subventions publiques ou d’un agrément de l’Etat relatif aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.

L’association propose à la population Irignoise un service de proximité qui concourt à la qualité de son cadre de vie et au lien social. Les Irignois disposent d’une priorité d’accès aux actions développées par l’association, à laquelle cette dernière s’engage.

Outre ses actions quotidiennes, la Commune souhaite vivement que l’association puisse se mobiliser autour des animations municipales qu’elle propose.

C’est dans ce cadre que la Ville reconnaît l’utilité des actions entreprises par l’association, notamment en matière d’animation locale et d'apprentissage des valeurs sportives, culturelles et citoyennes.

TITRE II - MOYENS MIS A DISPOSITION DE L’ASSOCIATION

ARTICLE 4 : Mise à disposition de locaux :

Les installations sportives et les locaux mis à disposition de l’association sont les suivants :

Equipements spécifiques :! REÇU EN PREFECTURE 1

: le 07/02/2023 Salles municipales : (Sous réserve de disponibilité lors de la réur apihicmion igréddE leqaite réservation des salles municipales et de l'application de la délibérat

et les modalités de mise à disposition des salles municipales)

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- Salle « La Pastorale »

- Salle du Temps Libre

- Salles Vigier À & B

- Espace Lacroix — Salle polyvalente

Il s’agit d'installations communales et il est clairement établi que conformément à la législation en vigueur, aucune association ne peut en revendiquer l’attribution exclusive à son seul profit.

Dans tous les cas, l’utilisateur doit veiller à prendre soin de ces installations, à organiser son

activité au bénéfice des adhérents dans la limite des capacités réglementaires et des règlements spécifiques émanant éventuellement des fédérations.

L'utilisation des installations est soumise à un accord préalable de la Commune. Les demandes devront être formalisées auprès de son Service des sports ou de l’accueil.

Planning d'utilisation :

En ce qui concerne les utilisations régulières :

Le planning d’utilisation est proposé par le Président de l’association chaque année pour la saison à venir. Il est ensuite validé par la Collectivité qui tient compte des engagements pris dans le cadre de l’attribution de créneaux horaires aux établissements scolaires.

Ce tableau est remis courant juin au Service des sports de la Ville d’Irigny.

Pour faciliter l’exécution de ces actions, les deux parties devront se transmettre l’ensemble des demandes formulées.

En ce qui concerne les utilisations ponctuelles ou les compétitions :

Dès réception des calendriers annuels et/ou dès l’établissement de la planification des besoins par l’association, celle-ci doit transmettre sa demande à la Commune.

Exceptionnellement dans le cas où l’association se trouve dans la nécessité de déroger au planning, ou de disposer de plages supplémentaires non planifiées, elle doit en faire la demande à la Commune le plus en amont possible, et au moins 7 jours ouvrés à l’avance, afin d’en vérifier la faisabilité.

ARTICLE 5 : Subvention :

Une subvention peut être attribuée à l’association sur décision du Conseil municipal, après transmission dans les formes et délais d’un dossier de demande réglementaire suivant le modèle applicable à l’ensemble des demandes de subventions formulées par les associations.

Pour rappel, au titre de l’année 2022, la Commune a décidé de verser une subvention d'un montant de euros afin de permettre à l'association de fonctionner dans les meilleures conditions.L REÇU EN PREFECTURE 1

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we E-leqaite Les actions subventionnées étaient les suivantes :

Total

Un avenant annuel est proposé courant février en règle générale, une fois le vote des subventions entériné par le Conseil Municipal.

Les versements sont effectués sur le compte de l’association par virement en trois versements égaux (février, juin octobre).

La commune se réserve le droit de ne pas procéder au versement de la subvention en cas de mise en liquidation judiciaire de l’association.

Dans le cadre de cette demande de subvention, le Président s’engage à tenir à la disposition de la Collectivité, la répartition des effectifs par commune de résidence de l’ensemble de ses adhérents.

TITRE III — SENSIBILISATION DE L'ASSOCIATION AUX FRAIS DE FONCTIONNEMENT DES EQUIPEMENTS MIS A DISPOSITION.

ARTICLE 6 : Evaluation des coûts de Fonctionnement

La Commune met à la disposition de l’association, les équipements précisés à l’article 4 dans le cadre des activités mentionnées à l’article 2 de la présente convention.

Cette mise à disposition s’inscrit dans le cadre du règlement n° 99-01 du 16 février 1999 du Comité de la réglementation comptable.

L’avenant annuel évoqué dans l’article précédent comporte, outre le montant de la subvention allouée, un état récapitulatif des valorisations des mises à disposition des équipements et installations.

Soucieuse de l'intérêt général et d’une priorité donnée aux Irignois, la Commune souhaite inciter à la mise en place d’un dispositif permettant de faciliter l’accès des utilisateurs contribuables de la Commune. (Par exemple : une minoration pour les Irignois, une remise aux Irignois renouvelant leur adhésion, etc..).I REÇU EN PREFECTURE 1

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TITRE IV - MODALITES D'UTILISATION DES EQUIPEN à gt com DISPOSITION. Peer

ARTICLE 7 : D’un point de vue sécurité :

1) Préalablement à l’utilisation des locaux. l’association reconnaît :

> Avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées dans l’établissement au cours de l’utilisation des locaux mis à sa disposition ; cette police portant le n°.

a été souscrite le... auprès de … . > Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes particulières et s’engage à les appliquer ;

> Avoir procédé avec le représentant de la Commune à une visite des locaux et des voies d’accès qui seront effectivement utilisés ;

> Avoir constaté avec le représentant de la Commune l’emplacement des dispositifs d’alarme, des extincteurs, des éventuels défibrillateurs et avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.

2) Préalablement à l’utilisation des locaux. la Commune reconnaît :

> Avoir effectué les démarches nécessaires à l’ouverture d’un établissement recevant du public et procédé le cas échéant à l’homologation de celui-ci par l’instance fédérale dont elle dépend.

3) Au cours de l’utilisation des locaux mis à disposition. l’association s’engage :

> A assurer l’encadrement des utilisateurs et veiller à la surveillance des lieux et des voies d’accès ;

> A prévenir les services municipaux chaque fois que des anomalies seront constatées.

> A prévenir la police municipale ou la gendarmerie, notamment en cas d’intrusion de personnes non adhérentes.

> A veiller à la bonne utilisation des locaux et des vestiaires dans le respect de l’ordre public, de l’hygiène et des bonnes mœurs.

> A contrôler les entrées et les sorties des participants aux activités considérées ; > À modérer autant qu’il est possible ses consommations de fluide : eau, chauffage et électricité.

4) Au cours de l’utilisation des matériels mis à disposition, l’association s’engage :

> A faire respecter les règles de sécurité des participants et notamment à respecter les systèmes obligatoires de mise en sécurité des matériels culturels, artistiques ou sportifs.

La non-utilisation de ces matériels dans les strictes conditions prévues entraînera une suppression des installations, quel que soit le motif évoqué.L REÇU EN PREFECTURE 1

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we E-leqaite 5) Participation aux éventuels dommages :

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Dans le cas où d’éventuels dégâts seraient commis pendant l’exercice de ses activités, et sous sa responsabilité, l’association s’engage à réparer et à indemniser la Commune du montant des dommages constatés.

ARTICLE 8 : Partenariat et animation locale :

L’association au titre de la reconnaissance dont elle bénéficie, s’engage à travailler de manière étroite avec la Ville et ses services, ainsi qu'avec les autres partenaires sportifs et scolaires et en particulier avec les commissions qui pourraient être mises en place et les personnes chargées de la coordination des actions relevant du milieu associatif. L’association participe aux actions collectives et partenariales mises en place sur la Commune et pour lesquelles ses compétences propres sont un atout de réussite. C’est à ce titre que la délibération n° 101/2020 du 7 décembre 2020 prévoit la mise à disposition gratuite des salles municipales.

L’association s’engage à faire apparaître le partenariat et le soutien de la Ville sur ses supports d’information et de communication lorsque les événements le nécessitent.

8.1 : Information de la commune

L’association doit tenir informée la Commune, dans un délai de 15 jours, de tout événement

survenant, tant dans sa situation, que dans celle des actions subventionnées.

Elle s’engage à informer la Commune de tout changement dans sa situation juridique, notamment toute modification de ses statuts, dissolution, fusion, toute procédure collective en cours et plus généralement de toute modification importante susceptible d’affecter le fonctionnement de la personne morale (ou physique) survenant tant en application du Code civil que du Code de Commerce.

ARTICLE 9 : Obligations comptables

L’association tient une comptabilité conforme aux exigences publiques et s’engage à respecter la législation fiscale et sociale propre à son activité. Elle fournira à la Ville, outre les comptes rendus, les rapports soumis à l’Assemblée générale annuelle.

L’association s’engage à utiliser la présente subvention conformément à l’objet pour lequel elle a été attribuée et tel que défini à l’article 3 de la présente convention. A ce titre, l’association s’oblige à accepter le contrôle technique et financier portant sur l’utilisation de la subvention allouée.

L'association s'engage à fournir dans les six mois de la clôture de l’exercice les documents suivants :

- Les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes,

- Le rapport d'activité,

- Un bilan (exemple : compte rendu d’assemblée générale),

- Un compte de résultat

L'association s’engage plus largement à remettre sur simple demande de la Commune tout document comptable et administratif nécessaire à la réalisation du contrôle. Tout manquement aux obligations du présent article pourra entraîner le remboursement de la subvention.L REÇU EN PREFECTURE 1

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E-leqaite Application agrée ARTICLE 10 : Responsabilité :

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L'organisation des activités de l’association relève de sa responsabilité exclusive et la Ville ne saurait être inquiétée ni tenue directement ou indirectement responsable des effets de cette dernière et ce à quelque titre que ce soit.

ARTICLE 11: Avenants :

Durant la période d’exécution de la présente convention, des avenants peuvent en compléter ou en préciser le champ ou les modalités d’intervention de la Ville.

ARTICLE 12 : Durée :

La présente convention est conclue pour une année. Elle prend effet à compter de sa signature par les deux parties et prend fin le 31 décembre de l’année de référence.

Les obligations résultant des dispositions relatives au contrôle de l’utilisation de la subvention perdurent après le terme contractuel.

La convention peut être dénoncée avant son terme dans les conditions suivantes :

1) Par la Ville à tout moment pour cas de force majeure ou pour des motifs sérieux tenant au bon fonctionnement du service public ou de l’ordre public ou si elle constate que les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux obligations contractées par les parties ou dans des conditions contraires aux dispositions prévues par ladite convention.

2) Par l'association en cas de force majeure dûment constatée et signifiée à la Ville.

Fait en deux exemplaires originaux le :

L'association déclare avoir pris connaissance et signé l’annexe 1 concernant le contrat d'engagement républicain

L’association déclare avoir pris connaissance du fait que la subvention et la valorisation des apports en nature feraient l’objet d’un avenant.

La Ville d’Irigny Pour l’Association Le Maire Le Président