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Déliberation - DEL 2022 137 convention archives CCAS 1 tampon
Document publié le Mercredi 12 janvier 2022 par la commune de Grigny.
Lien du pdf (Déliberation - DEL 2022 137 convention archives CCAS 1 tampon)
Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Culture et patrimoine,
Envoyé
en
préfecture
le
19/12/2022
Reçu
en
préfecture
le
19/12/2022
Publié
le
Te
ID
: 091-219102860-20221212-DEL
2022
137-DE
Convention
de
conservation
et
de
gestion
du
fonds
d’archives
du
CCAS
de
Grigny
ENTRE, La
ville
de
Grigny,
représentée
par
son
maire
en
exercice,
Monsieur
Philippe
RIO,
agissant
en
vertu
de
la délibération
n°DEL-2022-137
du
Conseil
Municipal
en
date
du
12
décembre
2022.
Ci-après
dénommée
la Ville,
d’une
part;
ET, Le
Centre
Communal
d'Action
Sociale
(CCAS),
représenté
par
sa
Vice-Présidente,
dûment
habilitée,
agissant
en
vertu
de
la
délibération
n°DEL-2022-31
du
Conseil
d'administration
en
date
du
15
décembre
2022.
Ci-après
dénommé
le CCAS
d’autre
part.
PREAMBULE : Le
CCAS
est
un
établissement
public
administratif
de
la
ville
de
Grigny
chargé
d'animer
et
de
coordonner
l’action
sociale
municipale.
Il exerce
l'intégralité
de
ses
compétences
en
matière
d’action
sociale
générale,
telle
qu’elle
est
définie
par
les articles
L.121-6
à
L.121-6-2
et
L.123-4
à L.123-9
du
Code
de
l’Action
Sociale
et des
familles
ainsi
que
dans
le
cadre
du
décret
n°
2000-6
du
4
janvier
2000,
qui
précise
les
attributions
de
cet
établissement
public.
Il dispose
d’un
conseil
d'administration
et
d’un
budget
propre.
En
tant
qu’établissement
autonome,
le CCAS
fixe
les modalités
techniques
d'organisation
et d'exercice
de
ses
propres
services
opérationnels.
Selon
l’art.
R.212-57
du
Code
du
Patrimoine,
le
CCAS,
en
tant
qu'établissement
public
municipal,
suit
les
mêmes
règles
de
gestion
en
matière
d’archivage
que
les
services
municipaux.
La
ville
de
Grigny
exerce
les
missions
de
conseil,
collecte,
sélection,
classement,
conservation,
communication
et valorisation
des
archives
municipales.
Vu
les
articles
L.212-6,
L.212-10
et
suivants,
L.213-1
et
suivants,
L.214-3
et
suivant,
R.212-10
et
suivants,
R.212-57
du
Code
du
Patrimoine,
Afin
de
mutualiser
la
gestion
des
archives,
IL EST
CONVENU
ENTRE
LES
PARTIES :
Article
1
: Objet
de
la convention
La
présente
convention
a pour
objet
de
définir
les
modalités
des
opérations
d'archivage
effectuées
par
la Ville
pour
le compte
du
CCAS.
CCAS
de
Grigny,
Projet
de
convention
de
gestion,
version
du
15
décembre
2022,
15:07
1 Envoyé
en
préfecture
le
19/12/2022
Reçu
en
préfecture
le
19/12/2022
Publié
le
Te
ID
: 091-219102860-20221212-DEL
2022
137-DE
Cette
convention
s'exécute
sur
l’ensemble
des
dossiers,
quel
qu’en
soit
leur
statut
(clos
ou
non
clos),
pour
lesquels
la
réglementation
impose
la
conservation
définitive
dans
le
cas
des
archives
définitives
(Art.
R.212-12
du
Code
du
Patrimoine),
ou
la
conservation
temporaire
au
CCAS
pour
les
archives
courantes
et
intermédiaires,
en
raison
de
leur
utilité
administrative
et/ou
juridique
(Art.
R.212-10
et
suivant
du
Code
du
Patrimoine).
Article
2
: Responsabilité
sur
les
archives
Les
collectivités
territoriales
sont
propriétaires
de
leurs
archives
(Art.
L.212-6
du
Code
du
Patrimoine).
Les
frais
de
conservation
sont
une
dépense
obligatoire.
(Art.
L2321-2-2°
du
CGCT)
La
responsabilité
de
la gestion
et de
la conservation
des
archives
courantes
et intermédiaires,
incombe
au
CCAS.
Il
revient
au
CCAS
de
tenir
correctement
ses
archives
et
d'assurer
le
tri
et
le
classement
interne
des
dossiers.
La
responsabilité
des
archives
définitives
revient
à
la Ville,
aux
termes
de
la
présente
convention.
Le
contrôle
scientifique
et technique :
Les
Archives
du
département
de
l'Essonne
assurent
le contrôle
scientifique
et
technique
de
l'Etat
sur
les
archives
de
la Ville
de
Grigny
et
de
ses
établissements
publics,
dont
le CCAS.
Ce
contrôle
porte
« sur
les
conditions
de
gestion,
de
collecte,
de
tri,
d'élimination
des
documents
courants,
intermédiaires
et
définitifs
et
sur
le
traitement,
le
classement,
la
conservation
et
la
communication
des
archives.
Il est
destiné
à
assurer
la sécurité
des
documents,
le respect
de
l'unité
des
fonds
et
de
leur structure
organique,
la qualité
scientifique
et technique
des
instruments
de
recherche,
la
compatibilité
des
systèmes
de
traitement,
la
mise
en
valeur
du
patrimoine
archivistique.
Il s'exerce
sur
pièces
ou
sur place.
»
(Décret
n°
79-1037
du
3 décembre
1979,
article
2).
Article
3
: Missions
de
la
Ville
auprès
du
CCAS
La
ville
s'engage
à
assurer
pour
le
CCAS,
les
missions
suivantes :
e
Aide
et
conseil
en
matière
de
tri
et
de
classement
des
archives
e
Mise
à jour
des
procédures
et
des
outils
de
gestion
des
archives,
au
travers
notamment
d'un
tableau
de
gestion
des
archives
e
Suivi
des
opérations
de
versement
et
d'élimination
e
Conservation
au
sein
des
magasins
d’archives
de
la Ville
des
archives
définitives
e
Rédaction
d'instruments
de
recherche
e
Tenue
du
registre
des
entrées
e
Communication
des
archives
versées
Article
4
: Obligations
du
CCAS
en
matière
d'archives
courantes
et intermédiaires
Dans
le cas
des
archives
conservées
au
sein
des
bureaux
du
CCAS,
celui-ci
s'engage
à
:
e
Nommer
un
référent
Archives
au
sein
de
son
personnel,
afin
de
veiller
à
la
mise
en
œuvre
du
tableau
de
gestion
des
archives
e
Assurer
la
bonne
tenue
de
ses
dossiers
et
de
procéder
au
classement
interne
et
au
tri
de
ceux-
ci
e
Rédiger
les
bordereaux
de
versement
et d'élimination
des
archives
et à les
adresser
au
service
des
Archives
de
la Ville
pour
vérification
et avis
e
Ne
procéder
à
aucune
destruction
d'archives
sans
avoir
obtenu
le
visa
des
Archives
départementales
de
l’Essonne
CCAS
de
Grigny,
Projet
de
convention
de
gestion,
version
du
15
décembre
2022,
15:07
2 Envoyé
en
préfecture
le
19/12/2022
Reçu
en
préfecture
le
19/12/2022
Publié
le
ee
——
ID
: 091-219102860-20221212-DEL
2022
137-DE
Article
5
: Elimination
des
archives
Le
service
des
Archives
de
la Ville veille
à la qualité
de
rédaction
des
bordereaux
d'élimination.
Il pourra
demander
des
précisions,
voire
une
nouvelle
rédaction
en
cas
de
doute
sur
les
documents
proposés
à
l'élimination. Toute
élimination
d'archives
est
soumise
au
contrôle
scientifique
et
technique
des
Archives
du
département
de
l'Essonne.
Le
service
des
Archives
soumet
les
bordereaux
d'élimination
aux
visas
de
la/du
président-e
du
CCAS,
de
la/du
directeur-rice
du
CCAS
et
de
la/du
directeur-rice
des
Archives
départementales
de
l’Essonne.
Etant
donné
son
caractère
définitif,
toute
destruction
ne
pourra
être
effective
qu'après
la
délivrance
du
visa
de
la/du
directeur-rice
des
Archives
départementales.
La
Ville
met
en
œuvre
la destruction
par
une
société
spécialisée,
délivrant
un
certificat
de
destruction.
Elle
conserve
ce
certificat
et
en
envoie
une
copie
aux
Archives
départementales
et
au
CCAS.
Sanctions
en
cas
d'élimination
illégale
L'article
L.214-3
du
Code
du
Patrimoine
précise
que
« Sans
préjudice
de
l'application
des
articles
322-
2,
432-15,
432-16
et 433-4
du
Code
pénal,
le fait,
pour
une
personne
détentrice
d'archives
publiques
en
raison
de
ses fonctions,
de
détourner
ou
soustraire
tout
ou partie
de
ces
archives
ou
de
les détruire
sans
accord
préalable
de
l'administration
des
Archives
est puni
d’une
peine
de
trois
ans
d'emprisonnement
et de
45
000
€ d'amende.
Est puni
des
mêmes
peines
le fait,
pour
une
personne
détentrice
d'archives
publiques
en
raison
de
ses
fonctions,
d’avoir
laissé
détruire,
détourner
ou
soustraire
tout
ou
partie
de
ces
archives
sans
accord
préalable
de
l’administration
des
Archives.
Lorsque
les
faits
prévus
aux
premier
et
deuxième
alinéas
sont
commis
par
négligence
dans
les
conditions
et
selon
les
distinctions
prévues
à
l’article
121-3
du
Code
pénal,
les
peines
sont
d’un
an
d'emprisonnement
et
de
15
000
€
d'amende.
La
tentative
des
délits
prévus
au
premier
alinéa
et le fait,
pour
la personne
visée
au
deuxième
alinéa,
d’avoir
laissé
commettre
une
telle
tentative
sont
punis
des
mêmes
peines.
»
Ces
peines
peuvent
être
portées
à
10
ans
d'emprisonnement
et
1 000
000
€ d'amende
(Art.
432-15
et
suivant
du
Code
pénal).
Article
6
: Versement
des
archives
définitives
du
CCAS
Le
CCAS
procédera
au
versement
de
ses
archives,
conformément
aux
procédures
définies
comme
suit
:
e
Chaque
versement
sera
accompagné
d’un
bordereau
comportant
une
description
détaillée
des
archives
versées.
Celles-ci
seront
conditionnées
dans
des
boîtes
d'archives
numérotées
de
1 à
l'infini
en
fonction
de
leur
nombre
e
Le
bordereau
sera
adressé
au
service
des
Archives
préalablement
à
tout
versement,
lequel
vérifiera
la cohérence
entre
la description
figurant
sur
le
bordereau
et
le contenu
des
boîtes
e
Les
versements
ne
concerneront
que
les
archives
dont
la
durée
d'utilité
administrative
est
échue
et
dont
la
conservation
est
utile
à
la
justification
des
droits
et/ou
de
la
documentation
de
la
recherche
historique.
Les
archives
versées
par
le CCAS
seront
conservées
dans
les
magasins
d'archives
de
la Ville.
La
Ville
n’a
pas
vocation
à
accueillir
les
archives
courantes
et
intermédiaires
du
CCAS.
Il
lui
appartient
donc
de
disposer
de
lieux
de
stockage
afin
de
les
y
conserver
jusqu’à
la
fin
de
leurs
durées
d’utilité
administrative
respectives.
CCAS
de
Grigny,
Projet
de
convention
de
gestion,
version
du
15
décembre
2022,
15:07
3 Envoyé
en
préfecture
le
19/12/2022
Reçu
en
préfecture
le
19/12/2022
Publié
le
ee
ID
: 091-219102860-20221212-DEL
2022
137-DE
Article
7
: Classement
et
cotation
des
archives
définitives
La
Ville
suit
le
cadre
de
classement
et
les
principes
de
cotation
définis
par
le
service
interministériel
des
Archives
de
France
et garantit
le respect
de
l’individualité
des
fonds
déposés.
La
cotation
définitive
sera
attribuée
par
le
service
des
Archives
après
vérification
du
contenu
des
boîtes. Afin
de
respecter
l’unicité
et
l'intégrité
des
fonds,
la
cotation
des
archives
du
CCAS
sera
différente
de
celle
des
archives
de
la
Ville.
Elle
se
fera
en
série
continue
sous
le
format
: 1
CCAS
1àn,2CCASlaàn,
etc. La
Ville
rédigera
des
instruments
de
recherche
des
fonds
et tiendra
un
registre
des
entrées.
Article
8
: Communication
des
archives
du
CCAS
La
communication
des
archives
du
CCAS
est
assurée
dans
le respect
des
règles
de
communicabilité
des
archives
publiques
(Art.
L.213-1,
L.213-2
et
L.213-3
du
Code
du
Patrimoine).
Le
CCAS
conserve
l’accès
à
ses
archives
définitives
conservées
au
sein
des
magasins
d’archives
de
la
Ville.
Il en
fera
la demande
de
communication
auprès
du
service
des
Archives
de
la Ville
conformément
à
la
procédure
en
cours
pour
les
services
municipaux.
Dans
le
cas
d’une
demande
de
communication
d’un
tiers
portant
sur
des
documents
non
encore
librement
communicables,
l'accord
du
CCAS
est
requis.
Les
demandes
de
dérogation
aux
délais
légaux
de
communicabilité
des
archives
publiques
sont
instruites
par
la Ville
qui
recueillera
au
préalable
l’avis
de
la/du
directeur-rice
du
CCAS.
Article
9
: Durée
de
la
convention
La
présente
convention
est
conclue
pour
une
durée
de
10
ans.
Elle
se
renouvellera
par
tacite
reconduction.
Elle
pourra
faire
l’objet
d’une
modification,
d’une
prorogation
où
d’une
résiliation,
par
avenant.
Toutefois,
en
cas
de
dénonciation
anticipée,
le
CCAS
informera
par
écrit
la Ville.
Le
service
d'archives
de
la
Ville
disposera
alors
d’un
délai
de
six
mois
pour
restituer
ses
archives
au
CCAS.
Elle
s'effectue
à titre
gratuit.
Article
10 :
Litiges
relatifs
à la convention
Les
parties
s'engagent
à
rechercher,
en
cas
de
litige
sur
l'interprétation
ou
l'application
de
la
présente
convention,
toute
voie
amiable
de
règlement
avant
de
soumettre
le
différent
à
une
instance
juridictionnelle.
En
cas
d'échec
de
ces voies
amiables,
tout
litige
pouvant
subvenir
du
fait de
la présente
convention
relève
de
la compétence
du
Tribunal
administratif
de
Versailles.
Fait
le
16
décembre
2022
en
2 exemplaires
La
Vice-Présidente
du
CCAS
Fatima
MAHFOUD
CCAS
de
Grigny,
Projet
de
convention
de
gestion,
version
du
15
décembre
2022,
15:07
4