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unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C76 06 2022 1 Document publié le Samedi 1 janvier 2022 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C76 06 2022 1)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Consommateurs, CONVENTION CONSTITUTIVE

D'UN GROUPEMENT DE COMMANDES

POUR L’HÉBERGEMENT, LA MAINTENANCE ET LES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES ASSOCIÉES A L’UTILISATION DU LOGICIEL MÉTIER Y-ASSAINISSEMENT de la société YPRESIA

Il est constitué un groupement de commandes entre les Collectivités territoriales et les Établissements publics désignés ci-dessous :

ENTRE

le Département des Deux-Sèvres, représenté par sa Présidente, agissant en application de la délibération de la Commission permanente du 17 juin 2022,

d’une part,

ET

la Communauté d’agglomération du Niortais, représentée par son Président, agissant en application de la

délibération du 20 juin 2022,

d’autre part,

la Communauté d’agglomération du Bocage Bressuirais, représentée par son Président, agissant en application de la délibération du ___________________________ 2022

d’autre part,

la Communauté de communes Haut Val de Sèvre, représentée par son Président, agissant en application de la délibération du ___________________________ 2022

d’autre part,

la Communauté de communes Mellois en Poitou, représentée par son Président, agissant en application de la délibération du ___________________________ 2022

d’autre part,

la Communauté de communes du Thouarsais, représentée par son Président, agissant en application de la délibération du ___________________________ 2022

d’autre part,

le Syndicat mixte des eaux de la Gâtine, représentée par son Président, agissant en application de la délibération du ___________________________ 2022

d’autre part,

VU les dispositions du Code des Collectivités Territoriales,

VU les dispositions du Code de la Commande Publique, et plus particulièrement les articles L. 2113-6 à L. 2113-8,

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 1 sur 14

Annexe 2

ProjetIL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – OBJET DU GROUPEMENT

Les membres désignés ci-dessus décident de créer un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-ASSAINISSEMENT de la société YPRESIA, la passation du marché se faisant sur la base de l’exclusivité. Il fait suite à un premier groupement de commande créé en 2017 pour le développement et la mise en œuvre de ce logiciel.

ARTICLE 2 – DURÉE DU GROUPEMENT

Le groupement est réputé constitué, une fois la présente convention signée et rendue exécutoire, jusqu’à la fin des missions du coordonnateur définies à l'article 4 de la présente convention.

ARTICLE 3 – INSTANCES DE PILOTAGE

Les partenaires s’engagent à créer des instances de pilotage capables de prendre les décisions nécessaires à l’accomplissement du projet, tant au moment de la passation du marché que dans son exécution. Les membres seront représentés à parts égales au sein de chaque instance.

3.1 – Comité de pilotage

Le Comité de pilotage se réunit pour décider des grandes évolutions communes si nécessaires, et pour évaluer le projet. Il s’appuie pour cela sur les indicateurs fournis par les services opérationnels, ou peut demander la communication d’informations complémentaires.

Chaque membre est représenté comme suit :

 Élu référent ;

 Directeur(s) Assainissement

Le Comité de pilotage peut, en fonction des besoins et des sujets, être élargi à d’autres services support, ou à des personnes extérieures (dont le titulaire).

3.2 – Comité technique

Le Comité technique ou « Club utilisateurs » règle les questions techniques qui nécessitent la concertation des membres du groupement, et assure le suivi technique et fonctionnel des prestations du marché faisant l’objet du groupement de commande.

Il prépare également les réunions du comité de pilotage en s’assurant du contrôle des prestations, en élaborant les scénarios soumis à la validation du comité de pilotage, et en assurant la mise en œuvre des décisions.

Il est réuni en tant que de besoin, notamment aux différentes étapes de validation technique du projet. Sa composition peut varier en fonction des besoins, mais comprend a minima pour chaque partenaire un référent technique.

Le Comité technique peut, en fonction des besoins et des sujets, être élargi à d’autres services support, ou à des personnes extérieures (dont le titulaire).

Le Comité technique se réunira pour discuter des évolutions nécessaires, notamment lorsqu’elles ont un impact financier vis-à-vis du titulaire. En cas d’évolution majeure, le comité technique renvoie la décision au comité de pilotage.

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 2 sur 14ARTICLE 4 – DÉSIGNATION ET MISSIONS DU COORDONNATEUR

4.1 – Désignation du coordonnateur

Le coordonnateur du groupement est le Département des Deux-Sèvres. Il est désigné pour la durée de la convention, au terme des missions définies ci-dessous.

4.2 – Missions du coordonnateur

Ses missions comprennent la gestion de la passation, la signature, la notification et l’exécution du ou des contrats.

Le coordonnateur assure les missions suivantes :

 Organisation, si nécessaire, du Comité technique du groupement,

 Définition des prestations,

 Recensement des besoins,

 Choix de la procédure,

 Rédaction des cahiers des charges et constitution du dossier de consultation des entreprises,

 Rédaction et publication de l’avis d’appel public à la concurrence,

 Publication du dossier de consultation des entreprises,

 Gestion des questions posées par les candidats ainsi que des réponses à apporter,

 Réception et ouverture des candidatures et des offres,

 Analyse des offres, régularisation et négociation le cas échéant,

 Information des soumissionnaires évincées (stade candidatures et stade offres),

 Attribution provisoire du marché (mise au point, signature…),

 Notification au(x) titulaire(s),

 Rédaction et publication de l’avis d’attribution (le cas échéant)

 Passation des avenants au marché et aux marchés subséquents, lorsqu'ils concernent l'ensemble des

membres du groupement,

 Assistance en cas de litige,

 Conduite et suivi de l’exécution technique et financière du contrat,

 Support utilisateurs pour des interventions de premier niveau : aide sur le fonctionnement du logiciel

(problèmes de saisies, rappels sur les procédures de saisies, extraction de données, gestion des listes

déroulantes communes aux membres, formation des utilisateurs,...). Les autres interventions de

support utilisateurs étant gérées par le prestataire,

 Gestion d’un observatoire départemental de l’assainissement.

Par la présente convention, les membres autorisent le coordonnateur à signer le marché, sans qu’il soit besoin pour eux de soumettre cette autorisation à leur assemblée.

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 3 sur 14ARTICLE 5 – OBLIGATIONS DES MEMBRES DU GROUPEMENT

Chaque membre du groupement s’engage à :

 Respecter les demandes du coordonnateur en s’engageant à y répondre dans le délai imparti,

 Participer si besoin, en collaboration avec le coordonnateur, à la définition des prescriptions

administratives et techniques (élaboration du CCTP)

 Exécuter le(s) contrat(s) à hauteur de ses besoins préalablement déterminés en respectant les clauses

du/des contrat(s) signé(s) par le coordonnateur,

 Transmettre un état de ses besoins, par le biais éventuellement de fiche de recensement,

 Inscrire le montant estimatif de l’opération qui le concerne dans le budget de sa collectivité/son EPCI

et à assurer l’exécution comptable du contrat qui le concerne

 Informer le coordonnateur de la totalité des bons de commande émis,

 Informer le coordonnateur de tout litige né à l’occasion de l’exécution du marché / accord-cadre et de

ses marchés subséquents. Le règlement des litiges relève de la responsabilité de chacun des membres

du groupement.

Chaque collectivité est responsable de ses engagements et le coordonnateur ne saurait en aucun cas être tenu responsable de tout litige qui pourrait naître du fait du non-respect par un membre du groupement de ses obligations.

ARTICLE 6 – CAPACITÉ À ESTER EN JUSTICE

Le représentant du coordonnateur peut ester en justice pour les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte les membres sur sa démarche et de son évolution.

ARTICLE 7 – SUBSTITUTION AU COORDONNATEUR

Dans toute hypothèse où le coordonnateur ne serait plus en mesure d'assurer son rôle, une convention modificative ou un avenant interviendra pour désigner un nouveau coordonnateur.

En cas de retrait du coordonnateur, si aucun membre ne souhaite assurer cette fonction, la dissolution du groupement sera constatée.

ARTICLE 8 – ADHÉSION OU RETRAIT DES MEMBRES DU GROUPEMENT

8.1 – Adhésion

Chaque membre adhère au groupement par une décision prise selon ses règles propres.

L’adhésion d’un membre du groupement est possible en cours d’exécution du ou des contrats.

L’adhésion d’un nouveau membre au groupement est soumise à l’accord du coordonnateur. La décision d’adhésion est prise par le nouveau membre selon ses règles propres. Cette décision, qui précise l’étendue des besoins, est notifiée au coordonnateur par simple courrier postal ou électronique. L’adhésion donne lieu à la conclusion d’un avenant à la présente convention signée par le coordonnateur, au nom de l’ensemble des membres du groupement et le nouveau membre, la convention étant jointe en annexe à l’avenant. Cet avenant précise notamment comment le nouveau membre s’intègre dans les clés de répartition .

8.2 – Retrait

Le retrait d’un membre du groupement est impossible en cours d’exécution du ou des contrats. Le retrait d’un membre du groupement ne peut intervenir qu’à l’occasion d’une nouvelle consultation.

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 4 sur 14Le retrait d’un membre du groupement donne lieu à la conclusion d’un avenant à la présente convention signée par le coordonnateur, au nom de l’ensemble des membres du groupement et le membre sortant.

En cas de constat de retrait anticipé d’un membre du groupement, entraînant la modification de l’équilibre économique et/ou la résiliation du/des contrat(s) en cours d’exécution, les conséquences financières en résultant restent intégralement à la charge du membre démissionnaire.

ARTICLE 9 – MODIFICATION DE LA CONVENTION DE GROUPEMENT

Toute modification des termes de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par l'ensemble des membres du groupement, par voie d’avenant.

ARTICLE 10 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

10.1 – Frais de procédure

Le coordonnateur n’est pas indemnisé par les membres des charges correspondant à ses fonctions.

10.2 – Frais de justice

L’ensemble des membres du groupement porte la responsabilité de la procédure de passation. En cas de condamnation financière du coordonnateur par une décision devenue définitive d’une juridiction administrative, le coordonnateur divise la charge financière par le nombre de membres pondéré par le poids relatif de chacun d’entre eux dans le ou les contrat(s) concernés par la décision de justice.

Il effectue l’appel de fonds auprès de chaque membre du groupement pour la part qui lui revient.

ARTICLE 11 – EXÉCUTION FINANCIÈRE

11.1 – Modalité de paiement

Le marché est passé solidairement pour les membres du groupement. Chacun des membres assume le paiement de la part qui lui incombe, calculée sur la base de la clé de répartition (ci-après), hors commande spécifique d’un membre pour une prestation complémentaire ciblée.

Le coordonnateur émet les commandes concernant les besoins communs aux membres du groupement : - hébergement,

- maintenances et hotline,

- prestations et modules complémentaires, dont le besoin commun est confirmé par le comité de pilotage.

Ces commandes seront facturées par le prestataire au coordonnateur. Celui-ci, à l’issue de chaque paiement, sollicitera la participation financière de chacun des membres à hauteur de leur part due.

Chaque membre peut émettre une commande spécifique à son besoin. Dans ce cas, il aura en charge le paiement de la totalité de cette commande directement au prestataire.

11.2 – Clés de répartition

Clé de répartition ANC (Assainissement Non Collectif) :

Cette clé sera utilisée pour l’hébergement et la maintenance, tant que le module AC ne sera pas intégré à

l’application, et dans le cas de commandes communes des SPANC, uniquement sur l’ANC.

Le coût par membre =

[25 % du coût total de la commande) / 7 membres]

+

[75 % du coût total de la commande * ratio ANC]

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 5 sur 14Le ratio ANC étant calculé de la manière suivante pour chaque membre : [nombre de dispositifs ANC du membre] / [nombre total de dispositifs ANC de l’ensemble des membres]. Les ratios ANC de chaque membre sont indiqués dans le tableau ci-dessous.

Clé de répartition AC (Assainissement Collectif) :

Cette clé sera utilisée dans le cas de commandes communes qui ne concernent que la partie AC. Le coût par membre =

[25 % du coût total de la commande / nombre de membres concernés par la commande]

+

[75 % du coût total de la commande * ratio AC]

Le ratio AC étant calculé de la manière suivante pour chaque membre concerné par la commande commune

AC : [nombre d’abonnés AC du membre/nombre total d’abonnés des membres concernés par la commande].

Les nombres d’abonnés à prendre en compte sont indiqués dans le tableau ci-dessous.

Clé de répartition ANC (Assainissement Non Collectif)+ AC (Assainissement Collectif) :

Cette clé sera utilisée pour l’hébergement et la maintenance suite à la mise en place du module AC, et dans le cas de commandes communes ANC et AC.

Le coût par membre =

[25 % du coût total de la commande) / nombre de membres]

+

[75 % du coût total de la commande * ratio ANC+AC]

Le ratio ANC+AC étant calculé de la manière suivante pour chaque membre : [nombre de dispositifs ANC du membre + nombre d’abonnés AC si le membre est concerné par l’AC] / [nombre total de dispositifs ANC + nombre total d’abonnés AC des membres concernés par l’AC]

Ainsi les collectivités non concernées par le module AC ne comptabiliseront que leurs dispositifs ANC.

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 6 sur 14ARTICLE 12 – GESTION DES DONNÉES PAR LE COORDONNATEUR

12.1 – Niveau 1

Le « niveau 1 » de la gestion des données s’applique à la mission décrite à l’article 4.2 de support aux utilisateurs.

Pour accomplir cette mission, le coordonnateur a accès à toutes les données gérées et stockées : - accès aux bases de données de chaque membre, y compris aux données à caractère personnel (Noms, adresses et coordonnées des propriétaires, des occupants, des bureaux d’études et des installateurs), - accès à une base de données globale regroupant l’ensemble des bases des membres du groupement pour la mise à jour des listes déroulantes et la récupération des indicateurs (mise à jour des données de cette base : une fois par an et en cas de besoin).

Responsabilités du coordonnateur : voir clauses en annexe 1.

12.2 – Niveau 2

Le « niveau 2 » de la gestion des données s’applique à la mission décrite à l’article 4.2 de gestion d’un observatoire départemental de l’assainissement.

Pour accomplir cette mission, le coordonnateur :

- réceptionne et intègre dans l’observatoire départemental des données exportées par chaque membre, issues de leur propre base de données,

- exporte et intègre dans l’observatoire départemental des données issues de la base de données globale.

Il s’agit de données :

- qui ne sont pas à caractère personnel,

- qui sont agrégées à l’échelle de la commune ou du territoire de compétence de chaque membre, - qui sont validées par les membres avant transmission.

A partir de ces données, une liste d’indicateurs départementaux de l’Assainissement Non Collectif sera établie, validée et modifiée le cas échéant par le comité technique. Ces indicateurs seront alors publiés dans l’observatoire départemental.

A tout moment, les membres peuvent modifier les données les concernant.

À Niort, le

Pour la Présidente et par délégation,

Le 1er Vice-Président

Thierry MAROLLEAU

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 7 sur 14CONVENTION CONSTITUTIVE D'UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR L’HÉBERGEMENT, LA MAINTENANCE ET LES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES ASSOCIÉES A L’UTILISATION DU LOGICIEL MÉTIER Y-ASSAINISSEMENT de la société YPRESIA

PAGE DE SIGNATURE

Fait en 1 exemplaire, à ___________________________________, le ________________________________

Pour la Communauté d’agglomération du Niortais,

M. _______________________________________________________________________________________

Cachet et signature :

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 8 sur 14CONVENTION CONSTITUTIVE D'UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR L’HÉBERGEMENT, LA MAINTENANCE ET LES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES ASSOCIÉES A L’UTILISATION DU LOGICIEL MÉTIER Y-ASSAINISSEMENT de la société YPRESIA

PAGE DE SIGNATURE

Fait en 1 exemplaire, à ___________________________________, le ________________________________

Pour la Communauté d’agglomération du Bocage Bressuirais,

M. _______________________________________________________________________________________

Cachet et signature :

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 9 sur 14CONVENTION CONSTITUTIVE D'UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR L’HÉBERGEMENT, LA MAINTENANCE ET LES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES ASSOCIÉES A L’UTILISATION DU LOGICIEL MÉTIER Y-ASSAINISSEMENT de la société YPRESIA

PAGE DE SIGNATURE

Fait en 1 exemplaire, à ___________________________________, le ________________________________

Pour la Communauté de communes Haut Val de Sèvre,

M. _______________________________________________________________________________________

Cachet et signature :

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 10 sur 14CONVENTION CONSTITUTIVE D'UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR L’HÉBERGEMENT, LA MAINTENANCE ET LES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES ASSOCIÉES A L’UTILISATION DU LOGICIEL MÉTIER Y-ASSAINISSEMENT de la société YPRESIA

PAGE DE SIGNATURE

Fait en 1 exemplaire, à ___________________________________, le ________________________________

Pour la Communauté de communes Mellois en Poitou,

M. _______________________________________________________________________________________

Cachet et signature :

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 11 sur 14CONVENTION CONSTITUTIVE D'UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR L’HÉBERGEMENT, LA MAINTENANCE ET LES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES ASSOCIÉES A L’UTILISATION DU LOGICIEL MÉTIER Y-ASSAINISSEMENT de la société YPRESIA

PAGE DE SIGNATURE

Fait en 1 exemplaire, à ___________________________________, le ________________________________

Pour la Communauté de communes du Thouarsais,

M. _______________________________________________________________________________________

Cachet et signature :

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 12 sur 14CONVENTION CONSTITUTIVE D'UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR L’HÉBERGEMENT, LA MAINTENANCE ET LES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES ASSOCIÉES A L’UTILISATION DU LOGICIEL MÉTIER Y-ASSAINISSEMENT de la société YPRESIA

PAGE DE SIGNATURE

Fait en 1 exemplaire, à ___________________________________, le ________________________________

Pour le Syndicat mixte des eaux de la Gâtine,

M. _______________________________________________________________________________________

Cachet et signature :

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 13 sur 14ANNEXE 1

Article 1 – Description du traitement

Les relations entre le coordinateur et les partenaires sont soumises à l'application du règlement européen n°2016/679 " Règlement général sur la protection des données " et notamment à son Chapitre IV portant sur les relations entre le responsable du traitement et sous-traitant.

Le coordinateur du présent contrat est autorisé à traiter, pour le compte des partenaires en leur qualité de responsables de traitement, les données à caractère personnel nécessaire à la mise en œuvre d’une mission de support.

Pour assurer cette finalité, le titulaire du présent contrat peut se voir communiquer par les partenaires des données à caractère personnel, relatives d’une part aux propriétaires et aux occupants sur le territoire de compétence des membres, et d’autre part à certaines entreprises intervenant en la matière.

Ce traitement porte sur des données à caractère personnel qui correspondent aux catégories suivantes : - données d'identification (nom, prénom) ;

- adresse des propriétaires ou occupants sur le territoire de compétence des membres ; - données relatives à la nature de l’assainissement des propriétés concernées ; - coordonnées professionnelles des personnels d’entreprise (adresse mail, numéro de téléphone).

Article 2 – Obligations à la charge du titulaire

Obligations courantes

Afin d'assurer le respect des données à caractère personnel, le coordinateur s’engage à : - traiter les données à caractère personnel dans le strict respect des finalités du traitement ; - traiter les données à caractère personnel conformément aux instructions documentées des partenaires ; - garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées, notamment en s'assurant que les per - sonnes physiques autorisées à traiter les données respectent l'obligation de confidentialité ; - garantir la sécurité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 32 du RGPD en mettant en œuvre des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des sys- tèmes et des services de traitement ;

- ne conserver les données à caractère personnel que la durée nécessaire à leur utilité ; - n'héberger les données à caractère personnel et leurs sauvegardes de sécurité que dans des pays membres de l'Union Européenne ;

- mettre à disposition des responsables de traitement toute information leur permettant de réaliser à tout mo- ment le contrôle du respect de leurs obligations ;

- informer les partenaires, dans un délai de 72 heures à compter du moment où il en a pris connaissance, de toute violation de données à caractère personnel ;

- apporter son concours aux partenaires dans la réalisation de leur obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées.

Article 3 — Sous-traitance ultérieure

Sous réserve de l'obtention d'une autorisation écrite préalable, le coordinateur a la possibilité de recourir au service de sous-traitants ultérieurs.

Il incombe au coordinateur dans le cadre de sa convention de sous-traitance de : - garantir l'application des obligations en matière de protection des données à caractère personnel précisées dans la présente annexe / clause à ses sous-traitants ultérieurs ;

- d'imposer à ses sous-traitants ultérieurs, par le biais d'une convention, un ensemble de garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles nécessaires au traitement des don - nées ;

Le coordinateur reste pleinement responsable de toute défaillance de ses sous-traitants ultérieurs devant le responsable de traitement.

Convention constitutive d’un groupement de commandes pour l’hébergement, la maintenance et les prestations complémentaires associées à l’utilisation du logiciel métier Y-Assainissement de la société YPRESIA Page 14 sur 14