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Déliberation - 10 Earchiviste convention mise a disposition 1
Document publié le Vendredi 2 juin 2023 par la commune de Pornichet.
Lien du pdf (Déliberation - 10 Earchiviste convention mise a disposition 1)
Thèmes du document : Institutions publiques, Justice et droit, Culture et patrimoine,
[N°123/06 [10
Département de
Loire-Atlantique
Arrondissement de
Saint-Nazaire
Ville de PORNICHET
Date de convocation
2 juin 2023
Date du
Conseil Municipal
9 JUIN 2023
Nombre de
conseillers
En exercice 33
Présents----24
Votants --—- 32
Reçu à la
Sous-Préfecture de
Saint-Nazaire le :
4 JUIN 2023 Publié le :
# JUIN 2023 Certifié exact,
Le Maire,
Jean-Claude
PELLETEUR
1/2
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL
L'an deux mille vingt-trois,
Le neuf juin, à dix-neuf heures,
Le Conseil Municipal, légalement convoqué, s'est réuni en mairie, en séance publique, les
débats ont été retransmis en direct de manière électronique, sous la présidence de Monsieur Jean-Claude PELLETEUR, Maire.
Étaient présents les Conseillers Municipaux : MM. et Mmes PELLETEUR, MARTIN, LE PAPE, BEAUREPAIRE, LOILLIEUX, RAHER, DESSAUVAGES, GUGLIELMI, TESSON, JARDIN, CAUCHY, BOUYER, DAGUIZE, CHUPIN, MORVAN, ALLANIC, SIGUIER, PRUKOP, DOUCHIN, LE FLEM, DIVOUX, NICOSIA, ROBERT, FRAUX.
A l'exception de : Monsieur BELLIOT.
Monsieur DONNE qui a donné pouvoir à Madame DESSAUVAGES.
Monsieur GILLET qui a donné pouvoir à Madame LOILLIEUX.
Madame GUINCHE qui a donné pouvoir à Monsieur DOUCHIN.
Madame MANENT qui a donné pouvoir à Madame MARTIN.
Madame GARRIDO qui a donné pouvoir à Monsieur SIGUIER.
Monsieur CAZIN qui a donné pouvoir à Madame BOUYER.
Monsieur DUPONT-BELOEIL qui a donné pouvoir à Monsieur DAGUIZE. Monsieur JOUBERT qui a donné pouvoir à Monsieur NICOSIA.
Formant la majorité des membres en exercice.
Conformément à l’article L2121-15 du Code général des collectivités territoriales, Madame LE FLEM est nommée secrétaire de séance, et ceci à l'unanimité des membres présents.
10/ E-ARCHIVISTE — CONVENTION DE MISE A DISPOSITION INDIVIDUELLE ENTRE LES VILLES DE SAINT-NAZAIRE ET PORNICHET —- APPROBATION ET AUTORISATION DE SIGNATURE
RAPPORTEUR : Madame MARTIN, adjointe au Maire
EXPOSE :
L'obligation depuis le 1 janvier 2022 pour les collectivités de proposer la dématérialisation des autorisations du droits des sols (ADS) a conduit les collectivités de la CARENE à mettre en place une convention de mutualisation englobant une organisation mutualisée et un outil unique, Cart@DS.
Cette dématérialisation a soulevé la question de l’archivage de ces données et des autres archives numériques que peuvent posséder les collectivités à l'heure actuelle.
En effet, les archives publiques sont désignées comme étant l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
Or le Code général des collectivités territoriales indique que les maires sont responsables des archives de leurs communes et doivent en assurer la bonne conservation dans le cadre des dépenses obligatoires de la commune. N°123/06 10
2/2
Au-delà de la gestion des archives papier, il est donc nécessaire pour les collectivités de prendre en compte les spécificités de la gestion des documents numériques.
C'est dans ce contexte, qu'un poste d’e-archiviste (archiviste numérique) mutualisé a été proposé par le service commun d’Archives de la Ville de Saint- Nazaire et de la CARENE avec pour objectif d'accompagner l'ensemble des communes de la CARENE à répondre à leurs obligations légales.
L'e-archiviste est mise à disposition de la Ville de Pornichet pour une quotité de
4,37 % de son temps de travail soit 70 heures par an.
La convention est conclue pour une durée de trois ans à compter de l’année 2023 et pourra être renouvelée par tacite reconduction.
Il est proposé au Conseil Municipal d'approuver la convention de mise à disposition individuelle entre la Ville de Saint-Nazaire et la Ville de Pornichet.
DELIBERATION :
Vu le Code général des collectivités territoriales,
Vu le Code général de la fonction publique,
Vu le projet de convention de mise à disposition individuelle ci-annexé, Vu lavis de la Commission finances et affaires générales en date du 31 mai 2023,
Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré et se prononçant conformément aux articles L2121-20 et L2121-21 du Code général des collectivités territoriales.
DECISION :
Le Conseil Municipal, à l'unanimité,
- Approuve la convention de mise à disposition individuelle entre la Ville de Saint-Nazaire et la Ville de Pornichet pour la mission d'e-archiviste. - Autorise Monsieur le Maire, ou Madame MARTIN, à la signer et à en assurer l'exécution.
-__ Précise que les crédits nécessaires sont inscrits au budget correspondant.
Fait et délibéré les jours, mois et an susdits,
Pour extrait certifié conforme,
Le Maire,
an-Claude PELLETEUR
administratif de Nantes dans un délai de 2 mois à compter de juridiction administrative compétente peut aussi être saisie par ! accessible à partir du site www.telerecours.fr. N°23.06.10
à 13 LL A a Reçu à la sous-préfecture de Saint- j
Vu pour être annexé à la délibération Publié le 14 ure de Saint-Nazaire le À 4 JUIN 2023
du Conseil Municipal du 9 juif Certifié exact, JUIN 2023
Le Maire,
Le Maire, 2. Jean-Claude PELLETE
Jean-Claude PELLETEUR A
= re. ( RS /:\ IN LR HET = D\'TVZNLIE PORNICHET
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION INDIVIDUELLE
CONCLUE ENTRE LA VILLE DE SAINT-NAZAIRE ET LA VILLE DE PORNICHET
Passée conformément aux dispositions du Code Général de la Fonction Publique, notamment celles prévues au Livre 5 — Titre 1° — Chapitre Il — Section 4.
Entre :
La Ville de Saint-Nazaire, représentée par son Maire ou son représentant, dûment habilité par délibération du Conseil Municipal du 30 juin 2023, désignée ci-après « la Ville de Saint- Nazaire »,
D'une part,
Et
La Ville de Pornichet, représentée par son Maire ou son représentant, agissant en cette qualité en vertu d'une délibération du Conseil Municipal en date du 9 juin 2023, désignée ci- après « la Ville de Pornichet »,
D'autre part,
Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT),
Vu le Code général de la fonction publique (CGFP),
Considérant que les Conseils Municipaux seront informés de cette mise à disposition individuelle respectivement lors de leur séance du 30 juin 2023 pour la Ville de Saint-Nazaire et du 9 juin 2023 pour la Ville de Pornichet,
PREAMBULE
L'obligation depuis le 1% janvier 2022 pour les collectivités de proposer la dématérialisation des autorisations du droits des sols (ADS)! a conduit les collectivités de la CARENE à mettre en place une convention de mutualisation? englobant une organisation mutualisée et un outil unique, Cart@DS.
l'Article L. 423-3 du code de l’urbanisme, issu de la loi ELAN, et article L. 112-8 du code des relations entre le public et l’administration.
? Convention portant sur la gestion d’un service commun pour l’instruction des autorisations d’occupation et d'utilisation du sol.
Page 1 sur5 Cette dématérialisation a soulevé la question de l'archivage de ces données et des autres archives numériques que peuvent posséder les collectivités à l'heure actuelle.
En effet, les archives publiques sont désignées comme étant l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activitéÿ.
Or le Code général des collectivités territoriales indique que les maires sont responsables des archives de leurs communes et doivent en assurer la bonne conservation dans le cadre des dépenses obligatoires de la commune“. Cette obligation répond à « l'intérêt public tant pour les besoins de gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique des recherches »$.
Concernant les archives numériques, la reconnaissance de la preuve numérique s’est construite par la loi du 13 mars 2000 et le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016. Les collectivités doivent assurer intégrité, traçabilité, réversibilité et pérennité des objets numériques.
Au-delà de la gestion des archives papier, il est donc nécessaire pour les collectivités de prendre en compte les spécificités de la gestion des documents numériques et notamment d'assurer:
- la sécurité, la gestion et la conservation des données. Cela passe notamment par la mise en place de règles (accès, nommage et classement),
- le bon archivage de ces données ce qui implique de gérer les éliminations réglementaires, en application du contrôle scientifique et technique de l'Etat et de sélectionner les données à archiver. Cette sélection est possible grâce à l'évaluation de la criticité des données. |! peut être alors nécessaire de les intégrer dans un système d'archivage électronique afin d'en garantir la pérennité dans le temps, la sécurité mais aussi l'accès, en respect des règles de communicabilité du Code du patrimoinef.
C'est dans ce contexte, qu'un poste d’e-archiviste (archiviste numérique) mutualisé a été proposé par le service commun d’Archives de la Ville de Saint-Nazaire et de la CARENE avec pour objectif d'accompagner l’ensemble des communes de la CARENE à répondre à leurs obligations légales.
C’EST DANS CES CONDITIONS QU'IL À ETE CONVENU ENTRE LES PARTIES CE QUI SUIT :
ARTICLE ler - DE LA MISE À DISPOSITION :
À compter du 1° janvier 2023, Madame Maud LASTERRE, assistante territoriale de conservation du patrimoine et des bibliothèques principale 2°" classe au sein des effectifs de la Ville de Saint-Nazaire est mise à disposition de la Ville de Pornichet dans les conditions définies aux articles suivants.
ARTICLE 2 - TEMPS DE TRAVAIL :
Madame Maud LASTERRE est mise à disposition pour une quotité de 4,37 % de son temps de travail soit 70 heures par an.
3 Article L211-1 du Code du patrimoine.
# Article L2321-2 du CGCT.
$ Art. L211-2 du Code du patrimoine.
5 Article L212-6 et Article L212-6-1 du Code du patrimoine.
Page 2 sur 5 ARTICLE 3 - DUREE :
La présente convention est conclue pour une durée de trois ans à compter de 2023 et pourra être renouvelée par tacite reconduction pour des périodes de même durée.
ARTICLE 4 - FIN DE MISE À DISPOSITION :
La mise à disposition prend fin avant le terme fixé à l'article 3 ci-dessus à la demande :
- du Maire de la Ville de Pornichet,
- du Maire de la Ville de Saint-Nazaire,
. de l’agent,
sans qu'il soit besoin d'en justifier le motif.
La partie qui l'invoquera en informera les deux autres par lettre recommandée avec demande d'avis de réception un mois au moins avant la date de cessation de mise à disposition envisagée.
En cas de faute disciplinaire, il pourra être mis fin sans préavis à la mise à disposition par accord entre la Ville de Pornichet et la Ville de Saint-Nazaire.
ARTICLE 5 - NATURE DES FONCTIONS EXERCEES :
Madame Maud LASTERRE exercera les fonctions d'e-archiviste.
L'e-archiviste intervient dans l'ensemble des Communes de la CARENE afin d'accompagner les services dans la mise en place de bonnes pratiques de gestion des documents numériques et les former à l'archivage numérique.
De ce fait, l'e-archiviste s'engage à :
- mettre en place et planifier le développement de l'offre d'archivage numérique et notamment mettre en œuvre les outils permettant ce développement (politique d'archivage, tableau de gestion archivistique, arborescence type...), - sensibiliser et former les agents et les services à la gestion et l'archivage des données numériques,
- travailler avec les services informatiques à la mise en place de solutions techniques pour répondre aux exigences réglementaires sur les archives publiques, - animer des groupes de travail sur l'archivage numérique dans les Communes et d'adapter les outils existants (exemples: convention de purge des applications, procédures de versements et d’élimination….),
-__ apporter les outils pratiques pour la mise en place des bonnes pratiques de gestion et d'archivage des documents numériques, comme, par exemple, des règles de nommage et de classement,
- Suivre la mise en place des versements éligibles des Communes vers le système d'archivage électronique,
- piloter et assurer l'administration fonctionnelle et le développement du système d'archivage électronique,
- établir un bilan annuel de son activité.
ARTICLE 6 - NIVEAU HIERARCHIQUE :
Le niveau des fonctions confiées à Madame Maud LASTERRE est comparable à celui qu’elle exerce au sein de la Ville de Saint-Nazaire.
Page 3 sur 5 ARTICLE 7 - CONDITIONS D'EMPLOI :
Les conditions d'emploi de Madame Maud LASTERRE sont celles déterminées par la Ville de Pornichet pour la quotité de temps de travail pour laquelle elle est mise à disposition. La situation administrative (avancement, autorisation de travail à temps partiel, congés de maladie, congés pour formation professionnelle ou syndicale, .) reste gérée par l'établissement d'origine.
ARTICLE 8 - ENGAGEMENTS DES PARTIES :
La Commune est responsable de ses archives numériques et s'engage à : - nommer un ou plusieurs référents à l'archivage numérique,
- donner les moyens nécessaires aux agents, notamment en dégageant du temps, pour qu'ils puissent être formés par l’e-archiviste aux tâches nécessaires sur le terrain et participer aux groupes de travail concernant la gestion des documents numériques et leur archivage,
- faciliter l'accès à l’e-archiviste aux données opérations de traitement des données, - garantir l'indépendance de l’e-archiviste dans l'exercice de ses missions, - consulter l’e-archiviste avant la mise en œuvre d’un flux dématérialisé.
L'e-archiviste, en tant qu'agent public mutualisé, est soumis à l'ensemble de ses obligations statutaires dans le cadre de sa mise à disposition auprès de la Commune et s'engage notamment à :
- ne pas divuiguer les documents ou informations dont il a connaissance dans l'exercice de ses missions,
- ne pas utiliser les documents ou informations traités à des fins autres que ses missions, - ne prendre aucune copie des documents et supports d'informations qui lui sont confiés, à l'exception de celles nécessaires à l'exécution de ses missions, -__ restituer, à la fin de la mise à disposition, à la collectivité, dans un format utilisable, tous les documents physiques ou numériques qu'il détient : registre, analyses, études, bilans.
ARTICLE 9 - CONTRÔLE :
Dans le cadre de la mise à disposition, Madame Maud LASTERRE est placée sous l'autorité hiérarchique du Maire de la Ville de Pornichet.
ARTICLE 10 - POUVOIR DISCIPLINAIRE :
Le Maire de la Ville de Saint-Nazaire exerce, seul, le pouvoir disciplinaire. Le représentant de la Ville de Pornichet peut le saisir et lui proposer toute sanction dans le cadre des dispositions statutaires applicables aux agents territoriaux.
ARTICLE 11 - REMUNERATION :
Madame Maud LASTERRE continue de bénéficier de la rémunération correspondant à sa situation d'emploi et grade (traitement de base, nouvelle bonification indiciaire, indemnité de résidence, supplément familial, indemnités et primes liés à l'emploi), ainsi que des avantages acquis collectivement en matière de complément de rémunération.
Page 4 sur 5 ARTICLE 12 - DU REMBOURSEMENT DE LA REMUNERATION :
La Ville de Pornichet remboursera à la Ville de Saint-Nazaire la rémunération de Madame Maud LASTERRE, telle que définie à l'article 11 ci-dessus, ainsi que les cotisations et contributions afférentes, au prorata du temps de la mise à disposition. Un titre de recette sera émis chaque année par la Ville de Saint-Nazaire et transmis à la Commune.
ARTICLE 13 - LITIGES :
En cas de litige portant sur l'interprétation ou l’application de la présente convention, les deux parties conviennent de s’en remettre à l'appréciation du Tribunal Administratif de Nantes, après épuisement des voies amiables.
La présente convention est transmise à l’agente concernée avant signature, dans des conditions lui permettant d'exprimer son accord.
Fait à Saint-Nazaire, le
Pour Le Maire de Saint-Nazaire, Le Maire de Pornichet, L’Adjointe au Maire, Jean-Claude, PELLETEUR, Céline PAILLARD /
Page 5 sur 5 iSRle ENeenree- eee tient
FT
Tiers de télétransmission multiprotocoles
ACTES :contrôle de légalité
Bordereau d'acquittement de transaction
Collectivité : Commune de PORNICHET
Utilisateur : LANDREIGNE Louise
Paramètres de la transaction :
Numéro de l'acte :
Objet:
Type de transaction :
Date de la décision :
Nature de l'acte :
Documents papiers complémentaires :
Classification matières/sous-matières :
Identifiant unique :
URL d'archivage :
Notification :
Fichiers contenus dans l'archive :
Fichier
Enveloppe métier
Nom métier:
DELIB_23_06_10
10.0E-archiviste - Convention de mise à disposition
individuelle entre Les Villes de Saint-Nazaire et Pornichet
- Approbation et autorisation de signature
Transmission d'actes
2023-06-09 00:00:00+02
Délibérations
NON
9,1.5 - autres
044-214401325-20230609-DELIB 23 06 10-DE
Non définie
Non notifiée
Type Taille
text/xml 1.2 Ko
044-214401325-20230609-DELIB_23_06_10-DE-1-1_0.xml
Document principal (Délibération) application/pdf 136.6 Ko
Nom original: 10 _Earchiviste_ convention mise à disposition.pdf
Nom métier:
99_DE-044-214401325-20230609-DELIB_23_06_10-DE-1-1_1.pdf
Document principal (Délibération)
Nom original: 10. Annexe DCM 10.pdf
Nom métier:
application/pdf 262.5 Ko
99_DE-044-214401325-20230609-DELIB_23_06_10-DE-1-1_2.pdf
Cycle de vie de La transaction:
Etat Date
Posté 14 juin 2023 à 16h00min37s
14 juin 2023 à 16h00min45s
14 juin 2023 à 16h36min08s
En attente de transmission
Transmis
Message
Dépôt initial
Accepté par Le Td? : validation OK
Transmis au MI
Page 1 Acquittement reçu 14 juin 2023 à 16h36min20s Reçu par le Mile 2023-06-14
Page 2