Acte Administratif - 052 2024 ADM Adhesion groupement de commandes reliure actes administratifs et detat civil

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Acte Administratif - 052 2024 ADM Adhesion groupement de commandes reliure actes administratifs et detat civil Document publié le Vendredi 28 juin 2024 par la commune de Jouars-Pontchartrain. Lien du pdf (Acte Administratif - 052 2024 ADM Adhesion groupement de commandes reliure actes administratifs et detat civil)Thèmes du document : Données personnelles, Institutions publiques, Investissement et développement économique, Envoyé en préfecture le 09/07/2024

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Département des Yvelines

JOUARS-PONTCHARTRAIN

L'an deux mille vingt-quatre, le 4 juillet à 19h30, le Conseil Municipal légalement convoqué, s'est réuni dans la salle du Conseil municipal en séance publique sous là présidence de Monsieur Thomas MENGELLE-TOUYA.

Date de la convocation : 28 juin 2024

EN EXERCICE : 29

PRESENTS : 24, 23 au point 9.1

VOTANTS : 28, 27 au point 9.

ETAIENT PRESENTS : Mesdames et Messieurs MENGELLE-TOUVYA - BUCHER - MAGNIER - RAMALHO-

CLAUDIO - SELLEM — NOVILLO - BOYE - POLLION - GAMPACKAT - EMMANUEL - D'ASTA -

DEFRANCE - LEMOINE - DA COSTA - HOURTOLOU - LE GUELLAUT - DE CAMPOS - BERNARD -

LESQUELIN — STOOS - VILLAIN - LE PAVEC - LOTODE - DEPRES

ABSENTS EXCUSES :

Monsieur LE DOUAREC avait donné pouvoir à Madame D'ASTA

Madame ROQUELLE avait donné pouvoir à Monsieur VILLAIN

Monsieur GISQUET avait donné pouvoir à Madame LOTODE

Monsieur MARTEAU avait donné pouvoir à Madame DEPRES

ABSENTS :

Madame JACOB

SECRETAIRE DE SEANCE : Monsieur GAMPACKAT

ADMINISTRATION

Adhésion au groupement de commandes pour la reliure des actes administratifs et de l'état civil

Le Maire, rapporteur, expose au conseil municipal :

Le CIG Grande Couronne constitue autour de lui Un groupement de commandes qui a notamment

pour objet la passation, pour le compte des membres du groupement, d'un marché de prestation de

service pour la reliure des actes administratifs et de l'état civil, opération rendue obligatoire par le

décret 2010-783 paru le 11 juillet 2010 (pour les actes administratifs) et l'arrêté du 22 février 1968 pris en

application de l'article 2 du décret n°68-148 du 15 février 1968 (pour les actes d'état-civil).

Le groupement de commandes évite à chaque collectivité de lancer une consultation individuelle et

permet d'obtenir des tarifs préférentiels.

A cette fin, Une convention constitutive de ce groupement de commandes a été établie. Cette

convention prend acte du principe et de la création du groupement de commandes. Elle désigne le

Centre Interdépartemental de Gestion de la Grand Couronne comme coordonnateur. Ce dernier est

notamment chargé de procéder à l'organisation de la procédure de passation du marché et de

procéder au choix du titulaire. À ce titre, la commission d'appel d'offres compétente est celle du

coordonnateur du groupement de commandes.

La convention prévoit que les membres du groupement habilitent le coordonnateur à signer, notifier

et exécuter le marché au nom de l'ensemble des membres constituant le groupement.

La convention précise que la mission du CIG Grande Couronne comme coordonnateur ne donne pas

lieu à rémunération. Les frais de procédure de mise en concurrence ainsi que les autres fraisEnvoyé en préfecture le 09/07/2024

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occasionnés pour le fonctionnement du groupement ne feront pas l'objet d'une facturation aux

membres du groupement.

appartient donc à chaque membre du groupement d'examiner, d'adopter et d'autoriser son exécutif

à signer l'engagement contractuel d'adhésion au groupement de commandes. La délibération qui

sera adoptée constituera l'annexe1 de la convention constitutive.

Par conséquent, le Maire propose au Conseil municipal de se prononcer sur les engagements de la Commune contenus dans ce document et de l'autoriser à le signer.

Vu le Code général des collectivités territoriales :

Vu le Code de la commande publique ;

Vu le décret 2010-783 paru le T juillet 2010 sur la tenue des registres administratifs ;

Vu l'arrêté du 22 février 1968 pris en application de l'article 2 du décret n°68-148 du 15 février 1968 sur

la tenue des registres d'état civil ;

Vu la convention constitutive du groupement de commandes signée du Président du CIG en date du 19 décembre 2023;

Vu l'avis favorable de la Commission Finances du 27 juin 2024:

Considérant l'intérêt de rejoindre ce Groupement de commandes en termes de simplification administrative et d'économie financière,

Le Conseil municipal, après avoir délibéré, à l'unanimité,

> DECIDE d'adhérer au groupement de commandes pour la reliure des actes administratifs et

de l'état civil,

> APPROUVE la convention constitutive du groupement de commandes désignant le Centre

Interdépartemental de Gestion de la Grand Couronne comme coordonnateur du

groupement habilité à signer et notifier le marché selon les modalités fixées dans cette convention,

> AUTORISE le Maire à signer l'engagement contractuel du groupement de commandes, ainsi

qu'à prendre toutes les mesures nécessaires à l'exécution de la présente délibération,

> APPROUVE la commande de reliure d'actes en fonction de ses besoins.

Fait et délibéré en séance, les Jour, Mois et An susdit

Ont signé au registre, le Maire et le secrétaire de séance.

Le secrétaire de séance Le Maire

LEZ

Wulfran GAMPACKAT

Acte exécutoire

Mis en ligne le : 1 JUIL. 2024

Cette délibération peut faire l'objet d'un recours contentieux devant le tribunal administratif dans

un délai de deux mois à compter de l'accomplissement des mesures de publicité et de transmission

en Préfecture. Elle peut également faire l'objet d'un recours gracieux adressé à Monsieur le Maire.

Cette démarche proroge le délai de recours contentieux qui doit alors être introduit dans les deux mois suivant la réponse.Envoyé en préfecture le 09/07/2024

EE Fecu en préfecture le 09/07/2024

CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE | Publié le Es

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GRANDE COURONNE

CONVENTION CONSTITUTIVE DU GROUPEMENT DE COMMANDES

POUR LA RELIURE DES ACTES ADMINISTRATIFS ET/OU DE L'ETAT CIVIL

PARLES COLLECTIVITES ET ETABLISSEMENTS PUBLICS LOCAUX

Entre,

Le Centre interdépartemental de gestion de la Grande Couronne de la Région Ile-de-France, représenté par Monsieur Daniel LEVEL, Président, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil d'administration en date du 5 décembre 2023, désigné ci-après par « le CIG » ou « le centre de gestion »,

D'une part, et,

Les collectivités et établissements publics adhérents du groupement de commandes, représentés par les personnes habilitées à signer la présente convention par délibération de leur assemblée délibérante, désignées dans l'annexe 1 à la présente convention (engagement de l'adhérent), ci-après désignés « les adhérents »,

D'autre part,

Il'est constitué un groupement de commandes, au sens de l'article L2113-6 du Code de la commande publique, réunissant à la fois des collectivités territoriales et des établissements publics pour la reliure des actes administratifs

et/ou de l'état civil.

ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention a pour objet la constitution d'un groupement de commandes. Elle définit en outre le coordonnateur du groupement de commandes, les modalités de fonctionnement du groupement, les modalités ainsi que les rapports et obligations de chaque membre.

Le présent groupement de commandes porte sur la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil, résultant des besoins que les collectivités et établissements ont fait connaître au centre de gestion.

ARTICLE 2 : DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention prend effet la veille de l'envoi de l'avis d'appel public à la concurrence, sous réserve de sa signature par les membres du groupement, à sa transmission au service chargé du contrôle de légalité de la Préfecture

et à l'accomplissement des formalités de publication de droit commun. Elle prendra fin avec le terme de l'accord-cadre à bons de commande pour la passation duquel elle est mise en œuvre ou à la date fixée par l'ensemble de ses membres ayant conjointement décidé d'y mettre fin. Dans ce dernier cas, cette décision devra être validée par les assemblées délibérantes de l'ensemble des membres du groupement et sera

formalisée dans un avenant à la présente convention signé par l'ensemble des exécutifs.

ARTICLE 3 : ROLE ET OBLIGATIONS DU CIG AU SEIN DU GROUPEMENT

3-1/Désignation du coordonnateur

Le CIG est désigné coordonnateur du présent groupement par l'ensemble des membres du groupement. Le siège du

coordonnateur est situé 15, rue Boileau, 78 008 Versailles Cedex.

3-2/ Obligations du coordonnateur

Recueil des besoins : le coordonnateur recense les besoins exprimés par chaque membre adhérent du groupement. Ce recueil s'effectue via une enquête de besoins mise à disposition des collectivités. Le coordonnateur les assiste, si

nécessaire, dans la définition de leurs besoins.

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NS RER RE EEE) Reçu en préfecture le 09/07/2024

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Opérations de sélection : le coordonnateur mène la procédure de passation de marché, pour le compte de tous les adhérents, jusqu'à la notification au prestataire retenu.

La mission du coordonnateur comprend :

. L'élaboration et la rédaction des documents constituant le dossier de consultation,

Q La rédaction et l'envoi pour publication de l'avis d'appel public à la concurrence,

e La gestion des questions/réponses avec les candidats,

0 La réception et l'analyse des candidatures et des offres,

+ La convocation et l'organisation de la commission d'appel d'offres

e La rédaction du rapport de présentation prévu aux articles R2184-1 à R2184-3 du Code de la commande publique

e La signature des pièces du marché par le Président du CIG, puis leur transmission au service chargé du contrôle de la légalité,

e La rédaction et l'envoi des lettres de rejet aux candidats écartés avec leur motivation,

e La notification du marché au titulaire,

e L'information des membres du groupement du candidat retenu.

Le coordonnateur reste compétent en cas d’infructuosité pour mener à bien la passation d’une nouvelle

procédure.

Exécution : le coordonnateur assure

e La collecte, la vérification et la centralisation des bons de commande préparés par les adhérents,

° Leur transmission au titulaire, avec information de l'adhérent

Q L'éventuelle reconduction annuelle du marché, pour une durée maximale de 4 années.

e L'envoi de toute autre information relative au marché, sollicitée par les membres du

groupement,

e La passation d'éventuels avenants et/ou marchés complémentaires

e L'agrément d'éventuels sous-traitants.

La mission du coordonnateur prend fin lorsque la convention et le marché expirent.

3-3/ Commission d'appel d'offres du coordonnateur

La commission d'appel d'offres du groupement est celle du coordonnateur ; les adhérents n'y sont pas représentés. Celle-ci est présidée par le Président du CIG et fonctionne selon les règles des articles L1414-2,L1414-3 etL1411-5 du Code général des collectivités territoriales.

ARTICLE 4 : ROLE ET OBLIGATIONS DES ADHERENTS AU SEIN DU GROUPEMENT

Chaque membre du groupement doit :

Concernant le recueil des besoins : déterminer l'étendue de ses besoins en constitution de registres,

Concernant l'adhésion : envoyer au CIG la présente convention signée, accompagnée de l'engagement d'adhésion signé, de la délibération autorisant l'adhésion au groupement de commandes, Concernant l'exécution :

e Envoyer au CIG son (ses) bon(s) de commande, selon le modèle fourni.

e Planifier avec le prestataire la prise en charge des feuillets et réceptionner les registres constitués.

e Mettre en paiement au profit du prestataire les sommes dues à réception de la facture, dans les délais prévus par l’article R 2192-10 du Code de la commande publique.

° Informer le CIG sur toute anomalie présentée par les travaux de reliure.

De plus, les adhérents devront veiller au respect des clauses contractuelles des marchés et/ou accords-cadres passés dans le cadre du groupement de commande. Le coordonnateur ne pourra être tenu responsable du non-respect de ces clauses par un adhérent.

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Fecu en préfecture le 09/07/2024 ER

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ARTICLE 5 : RETRAIT D'ADHERENTS AU GROUPEMENT

Les adhérents peuvent se retirer du groupement. Le retrait est constaté par une délibération de l'assemblée délibérante de l'instance autorisée du membre concerné qui fixe la date de sortie du groupement. Une copie de la

délibération est notifiée au coordonnateur.

ARTICLE 6 : PARTICIPATION FINANCIERE AUX FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU GROUPEMENT

Le CIG ne perçoit aucune rémunération, ni ne demande aucune participation financière aux adhérents, au titre des

frais de procédure et de fonctionnement du groupement de commandes.

ARTICLE 7 : MODIFICATION DES TERMES DE LA PRESENTE CONVENTION

Toute modification de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par l'ensemble des

membres du groupement. Les délibérations des assemblées délibérantes des membres du groupement des instances sont notifiées au coordonnateur. La modification ne prend effet que lorsque l'ensemble des membres a approuvé les

modifications.

ARTICLE 8 : TRAITEMENT ET PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

8-1/ Pour la constitution, la coordination et l'animation du groupement de commandes Pour l'ensemble des données collectées et traitées dans le cadre de la constitution et de la coordination du groupement de commandes pour la reliure des actes administrés et/ou de l'état civil, le CIG, en tant que Responsable de traitement, s'engage à respecter la réglementation en vigueur relative à la protection des données.

Le CIG s'engage notamment à :

e Ne pas utiliser les données personnelles à d'autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées ;

+ Ne pas conserver les données personnelles au-delà de la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles celles-ci

ont été collectées et dans la limite maximale fixée par la législation ;

e Mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées afin de garantir la sécurité, l'intégrité

et la confidentialité des données personnelles collectées ;

e Ne pas transmettre à un tiers non habilité ou non autorisé les données personnelles collectées ;

e À examiner les demandes d'exercice des droits des personnes concernées et à y apporter une réponse dans le

délai maximal réglementaire.

Pour toute question, les parties pourront contacter le délégué à la protection des données du CIG à l'adresse

rapd@cigversailles.fr.

8-2/ Pour la préparation, la passation et la mise en œuvre du marché de prestation de service pour la reliure

des actes

Dans le cadre de la préparation, la passation et l'exécution du marché de prestation de service pour la reliure des actes,

un traitement de données résiduel peut survenir pour lequel le CIG agit pour le compte de la collectivité. À ce titre et

conformément à l'article 28 du RGPD, le CIG agit en tant que Sous-traitant de la Collectivité qui est le Responsable de

traitement :

Constitution du groupement de commandes

s à Préparation, passation et exécution du marché de prestation de service pour la reliure des actes et Objet du traitement é h eV ESS notamment examen des candidats, choix du titulaire, et centralisation des bons de commande pour

transmission au titulaire.

Types de données Représentant de la collectivité : identité, et coordonnées professionnelles.

personnelles par Référent de la collectivité : identité, coordonnées professionnelles, données professionnelles.

catégories de Candidats au marché de prestation de service : identité, coordonnées professionnelles, données

personnes concernées | professionnelles.

Collecte

Accès

Nature du traitement | Transmission au titulaire du marché (bon de commande)

Conservation

Destruction

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Durée du traitement | La durée du traitement est égale à la durée de la présente convention.

Durée de conservation | Données des représentants et référents des CT : validité et élimination

des données et sort Données du marché: 10 ans pour le candidat retenu, 5 ans pour les candidats non retenus et

final élimination

Fournir au CIG les Données Personnelles objet de la présente convention lorsque le CIG ne procède pas directement à leur collecte ;

Documenter par écrit toute instruction donnée au CIG concernant le traitement objet de la présente convention ;

Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part du CIG;

Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du CIG.

Traiter les données personnelles exclusivement selon les consignes écrites de la collectivité ;

S'assurer que les agents du CIG accédant aux données personnelles s'engagent à respecter leur

confidentialité ;

Solliciter la Collectivité pour recourir à un sous-traitant ultérieur avec lequel un contrat de sous-

Engagements du CIG | traitance conforme au RGPD sera conclu;

Mettre à la disposition de la Collectivité toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect

de la loi en matière de protection des données;

Mettre en place les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin d'assurer la protection,

la confidentialité et l'intégrité des données personnelles.

Pour informer les personnes de la gestion de leurs données personnelles et de leurs droits ;

Assistance du CIGàla | Pour répondre aux demandes des personnes portant sur l'utilisation de leurs données personnelles ;

demande de la CT Pour toutes les formalités nécessaires à réaliser auprès de la CNIL, et en cas de violation de données,

dont la Collectivité sera informée dans les meilleurs délais.

Obligations de la

Collectivité

Coordonnées du DPD

du CIG rapd@cigversailles.fr

ARTICLE 9 : LITIGES

La présente convention est régie par le droit français. En cas de difficultés lors de son exécution, les parties s'efforcent de résoudre leur différend à l'amiable.

Toute contestation relative à l'interprétation ou à l'exécution de la présente convention ne trouvant pas de solution amiable ressort du tribunal administratif de Versailles.

A Versailles, te. AA11Q. 122 basses

Pour le Centre de gestion,

Coordonnateur du groupement,

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GRANDE COURONNE

ANNEXE 1 À LA CONVENTION CONSTITUTIVE

ENGAGEMENT DE L'ADHERENT AU GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA RELIURE DES ACTES ADMINISTRATIFS ET/OU DE L'ETAT CIVIL

IDENTIFICATION DE LA COLLECTIVITE OU DE L'ETABLISSEMENT PUBEIC ADHERENT

Dénomination : MAIRIE DE JOUARS-PONTCHARTRAIN..........

Adresse : 1 Rue Sainte-Anne...

Code postal : 78760... .

Ville : JOUARS-PONTCHARTRAIN, 400 us

Téléphone : 01.34.91.01.01.....,..

Email : MAIRIE@JOUARS-PONTCHARTRAIN.FR

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IDENTIFICATION DU REPRESENTANT DU POUVOIR ADJUDICATEUR (ADHERENT DU GROUPEMENT) ET DU

REFERENT :

REPRESENTANT DU POUVOIR ADJUDICATEUR

SIGNATAIRE DE LA CONVENTION ET DU PRESENT DOCUMENT ANNEXE :

Nom : MENGELLE-TOUYA

Prénom : THOMAS

Qualité : MAIRE...

REFERENT

(PERSONNE EN CHARGE DU SUIVI DU DOSSIER DANS LA COLLECTIVITE) :

Nom mp .

Prénom SD

Fonction : Agent SD

Téléphone ee NE PE

Emo RD

ENGAGEMENT

Je soussigné(e) Thomas MENGELLE-TOUYA … _—— ER

autorisé(e) par une délibération en date du objet folk. adressée en Préfecture le lat otu … :

adhère au groupement de commandes pour la reliure des actes administratifs et/ou de l'état civil

et engage le pouvoir adjudicateur que je représente à rémunérer

le titulaire du marché passé pour le compte du groupement de commandes auquel j'ai souscrit.

a po fnkhulan 1e 0flol 100

Signature du membre du groupe

(Nom, prénom, qualité)

Le Mau

Thomas MENGELLE - TouV

Le service Archives du CIG collecte vos données afin de traiter votre demande d'adhésion au groupement de commandes.

Pour en savoir plus sur la gestion de vos données et sur vos droits, contactez notre délégué à rgpd@cigversailles.fr.

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