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Déliberation - 2023 416 c Règlement Budgétaire et Financier de Saint Jean de la Ruelle
Document publié le Mercredi 22 juin 1994 par la commune de Saint-Jean-de-la-Ruelle.
Lien du pdf (Déliberation - 2023 416 c Règlement Budgétaire et Financier de Saint Jean de la Ruelle)
Thèmes du document : Budget, Banque, Investissement et développement économique,
CM du 16/10/2023 1
REGLEMENT BUDGÉTAIRE ET
FINANCIER
COMMUNE DE SAINT JEAN DE LA RUELLE
2023
18/10/2023 CM du 16/10/2023 2
SOMMAIRE
Introduction 3
I. Le budget, un acte politique 5
A. L’arborescence budgétaire 5
B. Le cycle budgétaire 5 1. Les orientations budgétaires 5 2. Le budget primitif 6 3. Les décisions modificatives 6 4. Le budget supplémentaire et l’affectation des résultats 6
C. La gestion pluriannuelle des crédits 7 1. Définition 7 2. Objectifs 7 3. Vote 7 4. Affectation 8 5. Engagement des AP 8 6. Crédits de paiements et échéanciers 8 7. Durée de vie et caducité 8 8. Transferts de crédits pour les opérations gérées en AP 9 9. Information de l’Assemblée délibérante sur la gestion pluriannuelle 9
II. L’exécution budgétaire 10
A. L’engagement comptable 10 1. Définition 10 2. Procédures d’engagement 11
B. Liquidation, mandatement et paiement 12
III. Les opérations financières particulières et opérations de fin d’année 13
A. Gestion du patrimoine 13 B. Les provisions 14 C. Les régies 14 D. Le rattachement des charges et des produits 15 E. La journée complémentaire 16
IV. La gestion de la dette, de la trésorerie et des garanties d’emprunt 16
A. Les garanties d’emprunt 16 B. La gestion de la dette et de la trésorerie 16 1. Gestion de la dette 16 2. Gestion de la trésorerie 17
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INTRODUCTION
L’adoption d’un Règlement Budgétaire et Financier (RBF) devient obligatoire avec le passage à la nomenclature comptable M57.
Le présent règlement formalise et précise les règles de gestion budgétaire et comptable applicables à la commune de Saint Jean de la Ruelle. Il définit les règles de gestion internes propres à la commune, dans le respect du Code Général des Collectivités Territoriales et de l’instruction budgétaire et comptable applicable.
Les principaux objectifs de ces règles de gestion sont les suivants :
1- Harmoniser les règles de fonctionnement et la terminologie utilisées ;
2- Anticiper l’impact des actions de la commune sur les exercices futurs ;
3- Réguler les flux financiers de la commune en améliorant le processus de préparation budgétaire et en fiabilisant le suivi de la consommation des crédits.
Le présent règlement ne constitue pas un manuel d’utilisation du logiciel financier ni un guide interne des procédures comptables mais doit servir de référence à l’ensemble des questionnements émanant des agents de la commune et des élus municipaux sur le cadre budgétaire et comptable de la collectivité.
Les instructions budgétaires et comptables applicables aux communes permettent de disposer d’un cadre garant de la sincérité et de la fiabilité des comptes.
Les cinq grands principes des finances publiques régissent l’élaboration et l’exécution du budget communal : l’annualité, l’unité, l’universalité, la spécialité et l’équilibre.
L’annualité budgétaire
Le budget est l’acte par lequel sont prévues et autorisées, par l’assemblée délibérante, les recettes et les dépenses d’un exercice (article L2311-1 du CGCT). Cet exercice est annuel et il couvre l’année civile du 1er janvier au 31 décembre. Il existe des dérogations à ce principe d’annualité tel que la journée complémentaire (journée dite " complémentaire " du 1er janvier au 31 janvier de N + 1) ou encore les autorisations de programme.
L’unité budgétaire
La totalité des recettes et des dépenses doit normalement figurer dans un document unique, c’est le principe d’unité budgétaire. Par exception, le budget principal avec les budgets annexes forment le budget de la commune dans son ensemble. Ce principe a pour objectif de donner une vision d’ensemble des ressources et des charges de la commune.
La commune de Saint Jean de la Ruelle fonctionne avec un budget principal et deux budgets annexes : camping et locations immobilières.
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L’universalité budgétaire
L’ensemble des recettes et des dépenses doivent figurer dans les documents budgétaires. De ce fait, il est interdit de contracter des recettes et des dépenses, c’est-à-dire de compenser une écriture en recette par une dépense ou inversement. De plus, il n’est pas possible d’affecter des recettes à des dépenses précises. L’ensemble des recettes doit financer l’ensemble des dépenses prévues au budget.
La spécialité budgétaire
Les crédits doivent être affectés à des dépenses ou des catégories de dépenses définies dans l’autorisation budgétaire. Ce principe de spécialité ne doit pas être confondu avec la règle de non affectation car si les recettes ne doivent pas être affectées, les crédits doivent au contraire l’être avec précision.
L’équilibre budgétaire
La loi du 22 juin 1994 portant dispositions budgétaires et comptables relatives aux collectivités locales proclame les principes de sincérité et d’équilibre pour permettre une meilleure transparence dans la gestion financière des communes.
Il est défini par l’article L1612-4 du CGCT et est soumis à trois conditions.
« Le budget de la collectivité territoriale est en équilibre réel lorsque la section de fonctionnement et la section d'investissement sont respectivement votées en équilibre, les recettes et les dépenses ayant été évaluées de façon sincère, et lorsque le prélèvement sur les recettes de la section de fonctionnement au profit de la section d'investissement, ajouté aux recettes propres de cette section, à l'exclusion du produit des emprunts, et éventuellement aux dotations des comptes d'amortissements et de provisions, fournit des ressources suffisantes pour couvrir le remboursement en capital des annuités d'emprunt à échoir au cours de l'exercice. »
Le principe de sincérité a un lien direct avec le principe d’équilibre car le budget est en équilibre réel si les recettes et les dépenses sont évaluées de façon sincère.
Le budget doit en effet être sincère dans sa prévision ce qui signifie que la collectivité doit inscrire l’ensemble des recettes et des dépenses qu’elle compte réaliser selon une estimation aussi fiable que possible.
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I. LE BUDGET, UN ACTE POLITIQUE
Le budget est l’acte par lequel l’assemblée délibérante (le Conseil Municipal) prévoit et autorise les dépenses et les recettes d’un exercice.
Il s’exécute selon un calendrier précis et se compose de différents documents budgétaires.
Cet acte de prévision est soumis à des règles de gestion et de présentation issues du Code Général des Collectivités Territoriales et de la nomenclature comptable applicable.
A. L’ARBORESCENCE BUDGÉTAIRE, DÉCLINAISON DES POLITIQUES MUNICIPALES
La présentation de l’ensemble des documents budgétaires officiels faisant l’objet d’un vote en assemblée délibérante et d’une transmission au contrôle de légalité doit répondre à un formalisme précis, tant sur la forme que sur le fond.
En effet, le budget se présente sous la forme de deux sections (fonctionnement/investissement) et le montant des dépenses et des recettes de chacune des deux sections doit être équilibré.
Les dépenses et les recettes sont regroupées par chapitre budgétaire, ventilé chacun par articles comptables.
B. LE CYCLE BUDGÉTAIRE
Le budget est prévu pour la durée d’un exercice, débutant le 1er janvier et prenant fin le 31 décembre.
Son élaboration ainsi que les différentes décisions qui le font évoluer au cours de l’année sont encadrées par des échéances légales.
Ainsi, comme pour toutes les communes de plus de 3.500 habitants, l’élaboration proprement dite du budget est précédée d’une étape préalable obligatoire constituée par le débat d’orientations budgétaires.
1. LES ORIENTATIONS BUDGÉTAIRES
Conformément à l’article L. 2312-1 du CGCT, la commune de Saint Jean de la Ruelle organise en Conseil Municipal un rapport sur les orientations budgétaires générales de l’exercice et les engagements pluriannuels ainsi qu’une présentation de la structure et de l'évolution des dépenses et des effectifs. Ce rapport précise notamment l'évolution prévisionnelle et l'exécution des dépenses de personnel, des rémunérations et du temps de travail.
La commune structure notamment son rapport d’orientation budgétaire autour d’un rappel du contexte dans lequel se déroule l’élaboration budgétaire (conjoncture économique, projet de loi de finances) et d’une présentation de la situation spécifique de la commune.
Ce débat de portée générale permet aux élus municipaux d’exprimer leur opinion sur le projet budgétaire d’ensemble et permet au Maire de présenter les choix budgétaires prioritaires pour l’année à venir ainsi que les engagements pluriannuels envisagés.
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Il a lieu au plus tôt dix semaines avant le vote du budget primitif.
2. LE BUDGET PRIMITIF
La commune de Saint Jean de la Ruelle s’engage à voter son budget primitif avant le 1er janvier de l’exercice.
Pour cela, le calendrier de préparation budgétaire proposé est le suivant :
– Mai-Juin N-1 : validation des hypothèses de « cadrage » du budget primitif (BP) de l’année N, notamment concernant la masse salariale, l’évolution globale des autres dépenses de fonctionnement général, les tarifs de prestations et le volume global de crédits consacrés à l’investissement (hors crédits dévolus au remboursement en capital de la dette).
– Juin-juillet N-1 : préparation technique par les services des propositions budgétaires de l’exercice à venir. Dans ce cadre, les services rédigent, avec l’appui de la Direction des Finances, une note budgétaire de présentation de leurs propositions. Ce support revêt une importance déterminante puisqu’il sert de document de référence lors des conférences budgétaires.
– Juillet-août N-1 : tenue des arbitrages administratifs (Direction Générale/Services opérationnels/Direction des Finances) puis politiques (impliquant les élus de secteur et le Maire). A l’issue de ces conférences budgétaires, l’équilibre général du budget N est présenté au Maire, qui peut procéder à de nouveaux ajustements.
– Septembre-octobre N-1 : Finalisation des arbitrages budgétaires, notamment à l’occasion du séminaire de rentrée des élus de la majorité, avant la tenue du débat d’orientations budgétaires.
– Novembre N-1 : tenue du Débat d’Orientations Budgétaires en Conseil Municipal.
– Décembre N-1 : Vote du budget primitif de l’année N en Conseil Municipal.
Conformément à l’exigence de présentation croisée de l’article L. 2312-3 du CGCT, le budget primitif et le compte administratif sont présentés par nature avec présentation fonctionnelle. La nomenclature fonctionnelle a été conçue comme un instrument d’information destiné à faire apparaître, par domaines de compétences, les dépenses et les recettes de la commune.
Le budget est présenté par chapitres et par articles budgétaires. Les crédits sont votés au niveau du chapitre.
3. LES DÉCISIONS MODIFICATIVES
Au cours de l’exercice budgétaire, les prévisions de dépenses et de recettes formalisées au sein du budget primitif peuvent être amenées à évoluer et être revues lors d’une étape budgétaire spécifique dénommée « décision modificative ».
Cette décision, partie intégrante du budget de l’exercice, doit respecter les mêmes principes budgétaires, règles de présentation et d’adoption que le budget primitif.
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4. LE BUDGET SUPPLÉMENTAIRE ET L’AFFECTATION DES RÉSULTATS
Le « budget supplémentaire » constitue une décision modificative ayant pour particularité de reprendre les résultats comptables de l’exercice précédent.
Le budget supplémentaire ne peut être adopté par l’Assemblée délibérante qu’après le vote du compte administratif et du compte de gestion de l’exercice clos.
C. LA GESTION PLURIANNUELLE DES CRÉDITS
1. DÉFINITION
La nomenclature budgétaire et comptable M57 prévoit la possibilité de recourir à la procédure de gestion par autorisations de programmes pour les dépenses d’investissement.
Cette modalité de gestion permet à la commune de ne pas faire supporter à son budget annuel l’intégralité d’une dépense pluriannuelle, mais les seules dépenses à régler au cours de l’exercice.
Les AP constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées pour le financement des investissements. Elles correspondent à des dépenses à caractère pluriannuel se rapportant à une immobilisation ou à un ensemble d’immobilisations déterminées, acquises ou réalisées par la commune, ou à des subventions d’équipement versées à des tiers (Art L. 2311-3 et R. 2311-9 du Code Général des Collectivités Territoriales).
L’AP doit couvrir la totalité des dépenses d’investissement du programme : études, acquisitions im- mobilières et mobilières, travaux et maîtrise d’œuvre. Les charges répétitives induites (coûts de fonctionnement) ne sont pas comprises dans l’AP.
2. OBJECTIFS
Cette procédure, initiée par la commune de façon anticipée dès 2021, permet de planifier la mise en œuvre pluriannuelle des investissements. En introduisant une dérogation au principe d’annualité budgétaire, cette méthode permet de:
- accroître la visibilité en fixant, pour plusieurs exercices, les crédits affectés à la réalisation d’une opération ;
- limiter la mobilisation prématurée des crédits en ajustant les ressources (emprunt si besoin) au fur et à mesure ;
- augmenter le taux de consommation des crédits inscrits et supprimer, pour les projets concernés, la procédure des reports budgétaires ;
3. VOTE
Les autorisations de programme et leurs révisions éventuelles sont votées par le Conseil municipal, par délibération distincte du vote du budget de l'exercice, du budget supplémentaire ou des déci- sions modificatives (Art. R. 2311.9 du CGCT).
Le vote des AP comprend leur échéancement en CP.
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C’est la date du vote qui donne à l’AP son millésime (repris dans son code. Exemple : AP n°2021- 1 pour la restructuration du groupe scolaire Jean Moulin).
4. AFFECTATION
L’affectation de l’AP, effectuée par l’Assemblée délibérante, doit être réalisée avant tout engagement comptable et juridique.
Elle correspond à une décision budgétaire qui matérialise la décision de l’Assemblée de consacrer tout ou partie d’une AP au financement d’une opération (projet/action/marché...).
Cette affectation doit, par principe, être identifiée par un objet, une localisation, un coût et les conditions de sa réalisation. Le montant affecté ne peut être supérieur au montant de l’AP votée.
Pendant la période d’affectation autorisée, l’affectation initiale peut être complétée. Ce complément, sous réserve de la disponibilité des crédits, doit être à nouveau autorisé par un vote de l’assemblée délibérante.
5. ENGAGEMENT DES AP
L’engagement est réalisé par le service opérationnel et/ou le service des finances.
Il intervient lors de la création d’une obligation vis-à-vis d’un tiers, formalisé par la signature d’une convention, d’un marché, d’un bon de commande ou tout autre document de nature juridique en- gageant la collectivité au paiement d’une dépense.
A cet engagement juridique correspond un engagement comptable qui consiste à vérifier et réserver les crédits (enregistrement informatique). L’engagement comptable est antérieur ou concomitant à l’engagement juridique.
Contrairement au principe d’annualité budgétaire, l’engagement est ici pluriannuel : c’est bien l’AP qui est engagée, comptablement et juridiquement. Dans l’application financière, l’engagement est fait sur la ou les opérations.
Les crédits de paiements, c’est à dire les crédits annuels, n’ont plus besoin d’être engagés. Les CP font l’objet du mandatement, effectué par la Direction des Finances. Lorsque les CP successifs sont intégralement mandatés, l’AP est clôturée par la Direction des Finances.
6. CREDITS DE PAIEMENT ET ECHEANCIER
Chaque AP se décline en plusieurs enveloppes annuelles successives : les CP. Les AP sont, dès le moment du vote, traduites dans un échéancier de CP.
Les CP constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l’année pour couvrir les engagements contractés dans le cadre de l’AP. À tout moment, la somme des CP doit être égale au montant de l’AP (Art L 2311-3 du CGCT). En d’autres termes, le total les sommes dé- caissées chaque année est égal au montant total de l’opération.
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Chaque CP détermine le montant des inscriptions budgétaires pour l’exercice concerné. L’équilibre budgétaire de la section d’investissement s’apprécie donc en tenant compte des seuls CP.
Les CP non consommés dans l’année ne sont pas reportés l’année suivante. Lors d’une DM ou du budget supplémentaire en N+1, ils sont ventilés à nouveau sur les années restantes à courir de l’AP.
7. DURÉE DE VIE / CADUCITÉ
La durée de vie d’une AP peut être revue en fonction de l’avancement du projet qu’elle concerne.
L’AP peut être déclarée caduque et faire l’objet d’une annulation ou d’une clôture par le Conseil à la prochaine session budgétaire, prioritairement au BS ou BP suivant.
Lorsque la date de fin de l’AP est atteinte, l’AP est considérée comme close.
La caducité de l’engagement intervient au 31 décembre de l’année de fin de vie du projet financé, tel que prévu lors de l’ouverture de l’AP projet.
La liquidation des engagements doit également être effectuée avant le 31 décembre de l’année correspondant à la caducité d’engagement. Si l’ensemble des montants engagés n’est pas liquidé à la fin de la durée de vie prévue à l’ouverture de l’AP projet, la durée de vie de l’AP peut être prolongée de façon à régler l’ensemble des prestations attendues.
8. LES TRANSFERTS DE CREDITS POUR LES OPERATIONS GEREES EN AP
Les transferts de crédit devront respecter les règles suivantes :
Au sein d’une même opération de l’AP, d’un chapitre à un autre : ce transfert de crédits est possible sans que le Conseil Municipal n’ait à délibérer, dès lors que les opérations ont fait l’objet d’un vote spécifique au moment du budget primitif.
Exemple : besoin de transférer des crédits inscrits au chapitre 20 en chapitre 21.
Entre deux AP, les transferts de crédits sont impossibles : il s’agit en fait de modifier les AP concer- nées.
La modification est votée dans le cadre d’une décision budgétaire, prioritairement lors du BS ou BP suivant.
9. INFORMATION DE L’ASSEMBLÉE DÉLIBÉRANTE SUR LA GESTION PLURIANNUELLE
Le Règlement Budgétaire et Financier doit préciser les modalités d’information de l’Assemblée délibérante concernant les engagements pluriannuels au cours de l’exercice.
Une présentation est faite chaque année lors du Débat d’Orientations Budgétaires, portant princi- palement sur les points suivants :
- les affectations ;
- les prévisions et la stratégie pluriannuelle.
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Sont ensuite présentées dans le rapport du Budget Primitif :
- la consommation des CP inscrits précédemment ;
- les nouvelles AP proposées.
Enfin, la note de présentation du Compte Administratif est accompagnée d’un bilan de la gestion pluriannuelle.
Parallèlement, un tableau récapitulatif des AP/CP est annexé aux documents budgétaires (Budget Primitif et Compte Administratif).
En plus de cette information régulière, l’Assemblée se prononce lors des sessions budgétaires de vote et de modification des AP/CP.
II. L’EXÉCUTION BUDGÉTAIRE
Le budget voté s’exécute du 1er janvier au 31 décembre de l’année.
Le cycle de l’exécution budgétaire comporte différentes étapes, de la réservation des crédits lorsque la décision de financer une action ou un projet est prise par la collectivité jusqu’à la prise en charge par le Comptable public des mandats et titres.
Chacune de ces étapes peut comporter des spécificités de gestion mises en place par la commune dans le respect des règles de la comptabilité publique et plus particulièrement des modalités précisées par la nomenclature budgétaire et comptable applicable.
A. L’ENGAGEMENT COMPTABLE
1. DÉFINITION
Les articles L. 2342-2, L. 3341-1 et L. 4341-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT) obligent l’ordonnateur à tenir une comptabilité des dépenses engagées.
La notion d’engagement comptable permet de garantir qu’aucune décision de nature financière n’est autorisée en l’absence de crédits budgétaires et ainsi d’assurer le respect par la collectivité de ses engagements auprès des tiers.
La tenue d’une comptabilité d’engagement est une obligation qui incombe à l’ordonnateur de la collectivité.
Cette comptabilité d’engagement doit permettre à tout moment de connaître : – Les crédits ouverts en dépenses et en recettes ;
– Les crédits disponibles à l’engagement,
– Les crédits disponibles au mandatement,
– Les dépenses et recettes réalisées.
Dans le cadre des crédits gérés en AP, l’engagement porte sur l’AP et donc sur les crédits pluriannuels. Hors gestion en AP, l’engagement porte sur les crédits de paiement inscrits au titre de l’exercice.
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D’un point de vue juridique, un engagement est l’acte par lequel la commune crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge (engagement juridique). Il résulte de la signature d’un contrat, d’une convention, d’un bon de commande...
Il est constitué des trois éléments suivants : un montant prévisionnel de dépenses, un tiers concerné par la prestation et une imputation budgétaire (chapitre et article, fonction). L’engagement comptable est préalable (ou concomitant) à l’engagement juridique afin de garantir la disponibilité des crédits.
2. PROCÉDURES D’ENGAGEMENT
Tout engagement se matérialise dans l’outil de gestion financière par le choix d’une procédure d’engagement, portant chacune des règles de gestion spécifiques.
Ce choix de procédure dépend notamment du support juridique accompagnant l’engagement comptable.
Les règles de gestion seront en effet différentes selon que l’engagement concerne un accord cadre à bons de commande, des travaux de construction, une subvention à verser à un partenaire extérieur, ou encore le règlement des intérêts de la dette.
a) Engagements hors marché « formalisé » ou dans le cadre d’un accord cadre à bons de commande
Les engagements générés à partir de cette procédure ne nécessitent pas la validation préalable de l’engagement par la Direction des Finances.
Un bon de commande préalable, signé par la personne dûment habilitée (en vertu de l’organisation des délégations de signatures), est cependant nécessaire à la validation de l’engagement créé à partir de cette procédure.
En l’absence de bon de commande signé, l’engagement n’est pas validé et ne peut donc pas être utilisé pour liquider des factures.
b) Engagement global dans le cadre d’un marché ou correspondant à un prévisionnel par le service gestionnaire
Plusieurs commandes peuvent être effectuées à partir de cet engagement, dans la limite du montant engagé. L’engagement est au préalable validé par le responsable du pôle concerné avant de pouvoir être utilisé pour effectuer des commandes.
Les bons de commande sont raccrochés au fur et à mesure de leur création à l’engagement correspondant.
Pour être valides, ces bons de commande doivent être signés par un cadre ayant délégation de signature pour le faire.
c) Engagements sans bon de commande
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Cette procédure permet la création d’un engagement qui ne nécessite pas la production d’un bon de commande en parallèle pour permettre l’exécution des prestations.
L’engagement ainsi créé par le service gestionnaire est validé par le responsable de pôle concerné et peut ensuite faire l’objet de liquidations sans émission d’un bon de commande.
Sont concernés par cette procédure les engagements liés à des marchés simples (de type travaux ou d’assistance à maîtrise d’ouvrage) ou l’ensemble des subventions versées par la collectivité.
Cette procédure s’applique également pour les dépenses liées au paiement des fluides (électricité, eau, gaz...), des loyers dus par la commune, des taxes et impôts réglés par elle ainsi que pour l’ensemble des recettes perçues.
d) Procédure dématérialisée
L’ensemble de la chaîne comptable est dématérialisée. S’agissant des commandes, cela signifie que chaque bon de commande est préparé dans le logiciel comptable et qu’il fait ensuite l’objet d’une signature électronique, à l’issue d’un circuit de validation conforme à l’organisation de la mairie et aux délégations de signatures accordées aux cadres et élus. Le bon signé est transmis de façon électronique au tiers concerné et conservé numériquement dans l’application financière.
B. LIQUIDATION, MANDATEMENT ET PAIEMENT
Après avoir fait l’objet d’un engagement comptable et juridique, les obligations de payer doivent être liquidées puis mandatées.
La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette de la collectivité et d’arrêter le montant de la dépense. Elle comporte deux opérations étroitement liées :
- Constatation du service fait : consiste à vérifier la réalité de la dette. Il s’agit de s’assurer que le prestataire retenu par la collectivité a bien accompli les obligations lui incombant. Le service fait doit ainsi être certifié. La constatation et la certification du service fait sont effectuées par les services gestionnaires au sein de l’outil de gestion financière. La constatation du service fait est effectuée par l’agent ayant effectivement suivi la réalisation de la prestation, ou son supérieur hiérarchique (responsable de pôle généralement).
- La liquidation proprement dite qui consiste, avant l’ordonnancement de la dépense, à contrôler tous les éléments conduisant au paiement. Elle est effectuée par le service gestionnaire des crédits et conduit à proposer le « mandat » ou le titre de recette après certification du service fait.
Le mandatement/ordonnancement : c’est la Direction des Finances qui est chargée de l’établissement et de la validation des mandats et des titres des recettes. Elle procède pour cela à la vérification de la cohérence et de l’exhaustivité des pièces justificatives obligatoires. L’ordonnancement de la dépense/recette se matérialise par un mandat/titre établi pour le montant de la liquidation.
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Il donne l’ordre au comptable public de payer la dette de la collectivité (dépense – mandat) ou de recouvrer les sommes dues à la collectivité (recette – titre). Chaque mandat/titre doit être accompagné des pièces justificatives dont la liste est fixée au Code général des Collectivités Territoriales. Les mandats, titres et bordereaux sont numérotés par ordre chronologique.
Le paiement est ensuite effectué par le comptable public qui effectue les contrôles de régularité suivants :
– Qualité de l’ordonnateur,
– Disponibilité des crédits,
– Imputation comptable,
– Validité de la dépense,
– Production et validité des pièces justificatives,
– Caractère libératoire du règlement.
A l’instar du processus de commande, l’ensemble de la procédure de validation de liquidation, de mandatement et de paiement se fait de façon totalement dématérialisée, le logiciel de gestion financière de la commune étant interfacée avec le système d’information du comptable public.
III. LES OPÉRATIONS FINANCIÈRES PARTICULIÈRES ET OPÉRATIONS DE FIN D’ANNÉE
A. GESTION DU PATRIMOINE
Le patrimoine de la collectivité regroupe l’ensemble des biens meubles, immeubles, matériels, immatériels et financiers, en cours de production ou achevés, qui appartiennent à la commune.
Ces biens ont été acquis en section d’investissement (comptes de classe 2 du bilan).
Ces éléments de patrimoine font l’objet d’une valorisation comptable et sont inscrits à l’inventaire comptable de la collectivité.
Ce suivi des immobilisations constituant le patrimoine de la commune incombe aussi bien à l’ordonnateur (chargé du recensement des biens et de leur identification par n° d’inventaire) qu’au Comptable public (chargé de la bonne tenue de l’état de l’actif de la collectivité).
D’une manière générale, chaque immobilisation acquise par la commune connaît le cycle comptable suivant :
- Entrée de l’immobilisation dans le patrimoine de la commune : cette entrée est constatée au moment de la liquidation liée à l’acquisition de l’immobilisation. Chaque immobilisation est référencée sous un n° d’inventaire unique, transmis au Comptable public. Ce rattachement de la liquidation à un élément du patrimoine (n° d’inventaire) est obligatoire.
- Amortissement : il permet de constater la baisse de la valeur comptable de l’immobilisation, consécutive à l’usage, au temps, à son obsolescence ou à toute autre cause dont les effets sont jugés irréversibles. La durée d’amortissement propre à chaque catégorie de bien est fixée par délibération du Conseil Municipal et fait l’objet d’une annexe aux documents budgétaires. A chaque immobilisation (disposant d’un n° d’inventaire spécifique) correspond un tableau d’amortissement.
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L’amortissement se traduit budgétairement par une écriture d’ordre donnant lieu :
– A une dépense de fonctionnement pour constater la dépréciation du bien par la dotation aux amortissements ;
– A une recette d’investissement pour provisionner l’éventuel remplacement du bien. Ces deux mouvements (dépense de fonctionnement/recette d’investissement) sont de même montant. La dotation aux amortissements constitue une dépense obligatoire.
- La sortie de l’immobilisation du patrimoine qui fait suite à une cession de l’immobilisation (à titre gratuit ou onéreux) ou à une destruction partielle ou totale (mise au rebut ou sinistre). Lors d’une cession d’un bien mobilier ou immobilier, des opérations d’ordre budgétaire (avec constatation d’une plus ou moins-value traduisant l’écart entre la valeur nette comptable du bien et sa valeur de marché) doivent être comptabilisées.
B. LES PROVISIONS
Le provisionnement constitue l’une des applications du principe de prudence contenu dans le plan comptable général. Il s’agit d’une technique comptable qui permet de constater une dépréciation ou un risque ou bien encore d’étaler une charge.
Les provisions constituent une opération d’ordre semi budgétaire comprenant au budget à la fois une dépense de fonctionnement (la dotation) et une recette d’investissement de même montant (la provision).
Les provisions doivent être constituées dès lors de l’apparition d’un risque ou d’une dépréciation. Dans tous les cas, les provisions figurent au budget (au titre de l’une ou des deux sections) lorsque la provision concerne un risque nouveau : elle doit être inscrite dès la plus proche décision budgétaire suivant la connaissance du risque.
Une fois le risque écarté ou réalisé, le plus souvent sur un exercice ultérieur, une reprise sur provision est effectuée.
C. LES RÉGIES
Seuls les comptables publics de la Direction Générale des Finances Publiques sont habilités à régler les dépenses et recettes des collectivités et établissements publics dont ils ont la charge (décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique).
Ce principe connaît une exception avec les régies d'avances et de recettes qui permettent, pour des raisons de commodité, à des agents placés sous l'autorité de l'ordonnateur et la responsabilité du comptable, d'exécuter de manière limitative et contrôlée, un certain nombre d'opérations.
Cette procédure est notamment destinée à faciliter l’encaissement de recettes et le paiement de dépenses. Les personnes pouvant être autorisées à manier des fonds publics ont la qualité de régisseur(s) ou de mandataire(s) avec différentes catégories, selon la nature ou la durée de leur intervention.
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Les régisseurs et leur(s) mandataire(s) sont nommés par décision de l'ordonnateur de la collectivité territoriale auprès duquel la régie est instituée sur avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie.
Le régisseur nommé est responsable :
– de l’encaissement des recettes dont il a la charge et des contrôles qu’il est tenu d’exercer à cette occasion (régie de recettes) ;
– du paiement des dépenses dont il a la charge et des contrôles qu’il est tenu d’exercer à cette occasion (régie d’avances) ;
– de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu’il gère (responsabilité en cas de perte ou de vol) ;
– de la conservation des pièces justificatives ;
– de la tenue de la comptabilité. Il tient une comptabilité exhaustive de l’ensemble de ses opérations qu’il doit justifier périodiquement auprès de l’ordonnateur et du comptable public.
Le service de gestion comptable a pour rôle de :
– procéder au suivi comptable et administratif des régies de recettes et d’avances ; – contrôler les régies. Le régisseur et le mandataire suppléant peuvent voir leur responsabilité engagée sous la forme administrative, pénale, personnelle et pécuniaire.
– Responsabilité administrative : Le régisseur est responsable de ses actes conformément aux dispositions des lois et règlements qui fixent son statut. Il est ainsi soumis à l'ensemble des devoirs qui s'imposent aux agents territoriaux. Cependant, sa responsabilité personnelle et pécuniaire prévaut. Ainsi, par exemple, s'il lui a été ordonné par un supérieur hiérarchique d'engager une dépense non prévue dans l'acte constitutif d'une régie d'avance, le refus d'obéissance d'un régisseur ne pourra pas être sanctionné, puisque l'obéissance à cet ordre exposerait ce dernier à engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire.
– Responsabilité pénale : Le régisseur peut faire l’objet de poursuites judiciaires s’il commet des infractions d’ordre pénal à la loi. En particulier, si le régisseur perçoit ou manie irrégulièrement des fonds publics.
– Responsabilité personnelle et pécuniaire : La responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs et mandataires suppléants ne peut être mise en jeu directement par le juge des comptes, sauf si le régisseur ou l’un des acteurs de la régie a été déclaré comptable de fait.
Le juge des comptes peut en effet déclarer comptable de fait le régisseur, régulièrement nommé, lorsqu’il exécute des opérations pour lesquelles il n’est pas habilité ainsi que toute personne, qui sans être régulièrement nommée, exerce les fonctions de régisseur.
D. LE RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUITS
Les instructions budgétaires et comptables imposent le respect de la règle de l’annualité budgétaire et du principe de l’indépendance comptable des exercices. Celui-ci correspond à l’introduction du rattachement des charges et de produits dès lors que leur montant peut avoir un impact significatif sur le résultat. Cette obligation concerne la seule section de fonctionnement.
De ce fait, le rattachement suppose trois conditions :
• Le service doit être fait au 31 décembre de l’année n.
• Les sommes en cause doivent être significatives.
• La dépense doit être non récurrente d’une année sur l’autre.
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Sauf exception dûment justifiée, les engagements d’un montant inférieur à 800 € ne pourront plus faire l’objet de rattachements.
E. LA JOURNÉE COMPLÉMENTAIRE
La journée complémentaire autorise jusqu’au 31 janvier de l’année n+1 l’émission en section de fonctionnement des titres et des mandats correspondant aux services faits et aux droits acquis au 31 décembre de l’année n.
La période de la journée complémentaire est une dérogation au principe de l’annualité budgétaire.
IV. LA GESTION DE LA DETTE, DE LA TRÉSORERIE ET DES GARANTIES D’EMPRUNT
A. LES GARANTIES D’EMPRUNT
Une garantie d’emprunt est un engagement par lequel la commune accorde sa caution à un organisme dont elle veut faciliter les opérations d’emprunt en garantissant aux prêteurs le remboursement de l’emprunt en cas de défaillance du débiteur.
Conformément à l’article L. 2313-1 du CGCT, la commune communique, en annexe des documents budgétaires, les informations suivantes concernant les garanties d’emprunt : • La liste des organismes au bénéfice desquels la commune a garanti un emprunt, • Le tableau retraçant l’encours des emprunts garantis.
La commune est informée annuellement par les établissements de crédit du montant principal et des intérêts restant à courir sur les emprunts qu’elle garantit.
La redéfinition de conditions financières d’un contrat initial garanti entraine la nécessité d’une nouvelle garantie et son approbation par une nouvelle délibération.
B. LA GESTION DE LA DETTE ET DE LA TRÉSORERIE
1. GESTION DE LA DETTE
Aux termes de l’article L. 2337 – 3 du Code Général des Collectivités Territoriales, les communes peuvent recourir à l’emprunt.
Le recours à l’emprunt est destiné exclusivement au financement des investissements, qu’il s’agisse d’un équipement spécifique, d’un ensemble de travaux relatifs à cet équipement ou encore d’acquisitions de biens durables considérés comme des immobilisations.
Les emprunts peuvent être globalisés et correspondre à l’ensemble du besoin en financement de la section d’investissement (« emprunt d’équilibre »).
En aucun cas l’emprunt ne doit combler un déficit de la section de fonctionnement ou une insuffisance des ressources propres pour financer le remboursement en capital de la dette. Le recours à l’emprunt relève en principe de la compétence de l’Assemblée délibérante.
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Toutefois, cette compétence peut être déléguée au Maire (selon l’article L. 2122 – 22 du Code Général des Collectivités Territoriales).
La délégation de cette compétence est encadrée. Le Maire de la commune peut ainsi : – lancer des consultations auprès de plusieurs établissements financiers dont la compétence est reconnue pour ce type d’opérations ;
– retenir les meilleures offres au regard des possibilités que présente le marché à un instant donné, du gain espéré et des primes et commissions à verser ;
– passer les ordres pour effectuer l’opération arrêtée ;
– résilier l’opération arrêtée ;
– signer les contrats répondant aux conditions posées ;
– définir le type d’amortissement et procéder à un différé d’amortissement ; – recourir, pour les réaménagements de dette, à la faculté de passer du taux variable au taux fixe ou du taux fixe au taux variable, de modifier une ou plusieurs fois l’index relatif au calcul du ou des taux d’intérêt, d’allonger la durée du prêt, de modifier la périodicité et le profil de remboursement ; – conclure tout avenant destiné à introduire dans le contrat initial une ou plusieurs des caractéristiques ci-dessus. Le Conseil Municipal est tenu informé des emprunts contractés dans le cadre de cette délégation. Un rapport annuel est rédigé et présenté au Conseil Municipal. Il retrace l’évolution de l’encours de dette et les opérations réalisées au cours de l’année passée. Ce rapport est présenté au moment de la présentation du compte administratif de l’année écoulée.
2. GESTION DE LA TRÉSORERIE
Chaque collectivité territoriale dispose d’un compte au Trésor Public. Ses fonds y sont obligatoirement déposés.
Des disponibilités peuvent apparaître (excédents de trésorerie). Il est interdit de les placer sur un compte bancaire, y compris de la Caisse des Dépôts.
A l’inverse, des besoins de trésorerie peuvent apparaître. Il revient alors à la collectivité de se doter d’outils de gestion de sa trésorerie, afin d’optimiser au mieux l’évolution de celle-ci.
Des lignes de trésorerie permettent de financer le décalage dans le temps entre le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes.
Les crédits concernés par ces outils de gestion de trésorerie ne procurent aucune ressource budgétaire. Ils n’ont pas vocation à financer l’investissement. Ils ne sont donc pas inscrits dans le budget de la collectivité et gérés par le Comptable public sur des comptes financiers de classe 5.
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