Déliberation - 28 2022 Dematerialisation des dossiers de seance des commissions thematiques et du conseil municipal

Documents similaires

Déliberation - 28 2022 Dematerialisation des dossiers de seance d

Déliberation - 28 2022 Dematerialisation des dossiers de seance d

Déliberation - 28 2022 Dematerialisation des dossiers de seance d

Déliberation - 16 2020 Commission municipale thematique

Déliberation - 16 2020 Commission municipale thematique ?previe

Déliberation - DELIB N33 Caractere urgent de la seance de la sean

Déliberation - 15 2020 Commission d Appel d Offre CAO

Déliberation - DELIB N33 Caractere urgent de la seance de la sean

Déliberation - 15 2020 Commission d Appel d Offre CAO?preview=1

Déliberation - 18 2020 Election des representants au conseil d

Déliberation - 28 2022 Dematerialisation des dossiers de seance des commissions thematiques et du conseil municipal Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Chiconi. Lien du pdf (Déliberation - 28 2022 Dematerialisation des dossiers de seance des commissions thematiques et du conseil municipal)Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Démocratie, _______________________________________________________________________ Commune de Chiconi

Numéro interne de l'acte : 28

Acte rendu exécutoire après

dépôt en Préfecture le :

et publication du :

L'an deux mille vingt-deux, le vingt-neuf septembre, l'Assemblée Délibérante, régulièrement convoquée, s'est réunie au nombre prescrit par la loi, dans le lieu habituel de ses séances, sous la présidence de M. MADI OUSSENI Mohamadi.

Etaient présents :

Mme ABDALLAH Halimaty , Mme ABDOURAHAMANE Céline , Mme ALBERT Zalia , M. ANRIFADJATI Anli , Mme ASSANI Helene , Mme ATTOUMANE Binti , M. BOINA Raim Rifay, Mme CHANFI Bibi , M. CHEBANI Mohamadi , M. DAROUECHI Navi, Mme HAMISSI Roukia , Mme HASSANI Roza , M. ISSOUFFI Ramadani, M. MADI MARI

Chamsidine, M. MADI OUSSENI Mohamadi, Mme MAHAMOUDOU Laouia , M. OMAR Yankoub, M. SAID-HALIDI Ambdirahamane , Mme TOUMBOU Mariama

Procuration(s) :

M. SOUMAÏLI Mhamadi donne pouvoir à M. SAID-HALIDI Ambdirahamane

Etai(ent) absent(s) :

M. ANGATAHI Anli , M. ASSANI Mohamed , Mme BOINAIDI Habachia , Mme MATTOIR Moissinga , Mme MATTOIR Abouchia , M. OUSSENI Djabiri , Mme RIDHOI Zaïnabou, Mme SAID Zozofina, M. SOUMAÏLI Mhamadi , M. YBRAHIMA Ybrahima

Etai(ent) excusé(s) :

A été nommé(e) comme secrétaire de séance : M. BOINA Raim Rifay

Objet : Dématérialisation des dossiers de séance des commissions thématiques et du conseil municipal

Dans le cadre de la modernisation et numérisation de l’administration de la commune de Chiconi, la nouvelle gouvernance s’engage dans une démarche de dématérialisation des dossiers des séances des commission thématiques et du conseil municipal permettant de transmettre aux élus de la commune, les convocations et les dossiers de séances (ordre du jour, note explicative de synthèse, les annexes et procès-verbal de la séances précédente),par voie électronique.

1. Cadre juridique

Ce projet s’inscrit dans une démarche générale de modernisation et de numérisation de l’administration, de réduction des couts de développement durable tout en cherchant à faciliter le travail quotidien des élus. En sus, cette démarche de dématérialisation permettra aux élus de pouvoir lire avec facilité l’ensemble des pièces, de les télécharger et de les avoirs à disposition lors des plénières du conseil municipal.

En effet l’article L2121-10 du CGTCT précise que « toute convocation est faite par le Maire. Elle indique les questions portées à l’ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée.

DELIBERATION

CONSEIL MUNICIPAL

Séance du 29/09/2022

NOMBRE DE MEMBRES

En exercice : 29

Présents : 19

Nombre de suffrages : 20

Date de convocation

22/09/2022

Date d'affichage

../../....

../../...._______________________________________________________________________ Commune de Chiconi

Elles est adressée par écrit, au domicile des conseillers municipaux ou, s’ils en font la demande, envoyée à une autre adresse ou transmis de manière dématérialisée »

Au terme de l’article L2121-13-1 du CGCT « (….) Afin de permettre l’échange d’informations sur les affaires relevant de ses compétences, la commune peut, dans les conditions définies par son assemblée délibérante, mettre à disposition de ses membres élus, à titre individuel, les moyens informatiques et de télécommunication nécessaires(…) ».

Ainsi, pour les conseillers qui en feront le choix, la convocation et le dossier de séance seront adressés par voie électronique. Afin de permettre cette dématérialisation, il importe donc de définir une politique d’équipement en moyens informatiques et de mettre en place un dispositif électronique de convocation permettant la traçabilité des envois (demande d’accusé de réception par mail).

La solution technique proposée permettra de s’entourer des garanties juridiques nécessaires en cas de contentieux amenant la collectivité à justifier des dates d’envoi des convocations et pièces attachées.

Il convient toutefois de rappeler que le matériel mis en disposition restera propriété de la commune et devra restituer en fin de mandat.

2. La solution technique

Monsieur le Maire propose à l’Assemblée deux éléments principaux :

 Un mail de « convocation » avec une convocation générale et un lien permettant de diriger l’élu vers un espace extranet afin de consulter et de télécharger le dossier de séance (ordre du jour, note explicatives de synthèse, annexes et procès-verbal des séances précédentes).

 Un espace extranet dédié dans lequel les élus pourront accéder de manière sécurisée aux pièces de la séance en cours ainsi qu’à celles des séances précédentes. Ils pourront alors télécharger sur leur équipement informatique le dossier de séance complet dans le format permettant un travail sur chacun des documents.

Monsieur le Maire informe l’Assemblée que pour l’équipement informatique, il appartiendra à la collectivité de se procurer des tablettes. Les tablettes, mises à disposition des élus pour la durée de leur mandat, leur permettra de télécharger directement le dossier de séance et de pouvoir les lires durant les réunions du conseil municipal.

Monsieur le Maire rappelle que les tablettes seront d’un usage strictement professionnel. En effet, il appartiendra à chaque élu de « gérer » la tablette mise à disposition. Dans la mesure où ces outils informatiques disposent d’une certaine mémoire d’une puissance et de composantes qui leur sont propres, toute utilisation et tous les téléchargements devront être gérés par son utilisateur.

Afin de conserver les performances de l’appareil, il est conseillé aux élus de stocker le contenu téléchargé sur une clé USB ou de le supprimé dans la mesure ou les élus auront toujours accès, via l’espace extranet, aux dossiers des différents conseils municipal.

3. Modalités de déploiement

Monsieur le Maire propose à l’Assemblée de débuter la dématérialisation des dossiers de commissions thématiques et du conseil municipal à compter de l’exercice FIN 2022.

Il s’agira alors de mettre en place l’espace extranet, et de programmer le mail de « convocation » et de commander les tablettes. Dans le souci de faciliter la prise en main de l’outil, il peut être prévu un période_______________________________________________________________________ Commune de Chiconi

de tuilage numérique /papier pour une durée réduite au strict nécessaire et n’excédant pas deux séances du conseil municipal.

Après en avoir délibéré, le Conseil Municipal, à l’unanimité

DECIDE

- Approuve le principe de dématérialisation des convocations, ordre du jour, rapports et autres éléments constitutifs des dossiers de séance afférents aux réunions du conseil municipal et de commission thématiques pour la durée du mandat en cours et pour les élus qui l’auront choisi ;

- Approuve la mise à disposition de tablettes, selon les modalités précitées ayant accepté la dématérialisation et ayant opté pour ce type de matériel.

- Précise que l’équipement informatique reste propriété de la commune de Chiconi et devra être restitué, par chaque utilisateur, à la fin de son mandat ;

- Approuve la mise en place d’un espace extranet ;

- Autorise Monsieur le Maire à prendre toute mesure relative à l’exécution de la présente délibération.

VOTE : Adoptée à l'unanimité

Ainsi délibéré les jours, mois et an que dessus.

Ont signé au registre les membres présents.

Pour extrait certifié conforme.

Fait à Chiconi

Le Maire,

Mohamadi MADI OUSSENI