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unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 74 1. Annexe conv adhesion centrale achats la Fibre64
Document publié le Lundi 1 janvier 2024
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Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Mode, textile et habillement,
1
CONVENTION D’ADHESION A LA CENTRALE D’ACHATS
DE LA FIBRE64
Entre
Le Syndicat Mixte La Fibre64, en tant que centrale d’achats départementale, ayant son siège à l’Hôtel du Département des Pyrénées-Atlantiques, 64 avenue Jean Biray 64000 PAU, et son site de gestion administrative à la technopole Hélioparc - 2 avenue Pierre Angot - 64 000 Pau, représenté par Nicolas PATRIARCHE, agissant en qualité de Président et dûment habilité à cet effet par une délibération en date du 17 septembre 2021.
Et désigné ci-après « Centrale d’achats »
D’une part,
Et
La Communauté d'Agglomération Pays Basque, en tant qu’adhérente, ayant son siège à l’Hôtel d'Agglomération de la Communauté d'Agglomération Pays Basque, 15 Avenue Foch 64185 Bayonne, représentée par Jean René ETCHEGARAY, agissant en qualité de Président et dûment habilité.
et désignée ci-après « Adhérent »
D’autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Par délibération en date du 16 mars 2023, le Syndicat Mixte La Fibre64 a décidé de proposer un dispositif de services d’achat centralisé appelé aussi « Centrale d’achats » aux acheteurs qui le souhaitent, détenant la qualité d’acheteur au sens de l’article L. 1210-1 et suivants du Code de la commande publique ayant leur siège social au sein du département des Pyrénées-Atlantiques. 2
Ce véhicule juridique permet de mieux répondre aux enjeux de simplification de l’acte d’achat, de sécurisation juridique, d’optimisation des dépenses, de facilitation de l’accès des collectivités territoriales et des établissements publics aux solutions dématérialisées et de promotion du numérique.
La Centrale d’achats exercera, conformément à l’article L.2113-2 du Code de la commande publique, des activités de grossiste et des activités d’intermédiaires suivant les services proposés.
L’Adhérent reste libre de recourir ou non à la Centrale d’achats pour tout ou partie de ses besoins à venir.
ARTICLE 1 - OBJET
La conclusion de la présente convention permet à l’Adhérent d’avoir recours aux services d’achats centralisés proposés par le Syndicat Mixte La Fibre64, agissant en tant que Centrale d’achats, ainsi qu’à tous les services dont La Fibre64 bénéficie au moyen de l’adhésion pour son compte et celui de ses membres et adhérents, à des structures de mutualisation.
Des activités d’achat en tant que grossiste ou intermédiaire seront exercées conformément à l’article L. 2113-2 du Code de la commande publique.
Il s’agit pour La Fibre64 de répondre aux besoins de ses adhérents en matière de travaux, de services ou de fournitures dans le domaine du numérique et des communications électroniques.
Ces services notamment consistent en :
- La fourniture de services, de matériels et de solutions numériques ;
- Des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.
Lorsqu’il a recours aux prestations de services d’achats centralisés proposés par la Centrale d’achats (accès à un contrat conclu ou à conclure), l’Adhérent est, conformément à l’article L.2113‐4 du Code de la commande publique, considéré comme ayant respecté ses obligations de publicité et mise en concurrence au titre de la réglementation applicable aux marchés publics.
Toutefois, il demeure responsable du respect des dispositions du Code de la commande publique pour les opérations de passation ou d'exécution du marché public dont il se charge lui‐même.
La signature de la présente convention n’emporte pas obligation pour l’Adhérent de recourir à la Centrale d’achats pour tout nouveau besoin. L’Adhérent s’engage à exécuter le(s) contrat(s) conclu(s) par la Centrale d’achats et au(x)quel(s) il a accès conformément à leurs stipulations.
ARTICLE II - DUREE
La présente convention entrera en vigueur à compter de sa notification par le Syndicat Mixte La Fibre64 à l’Adhérent.
Les parties devront chacune s’assurer au préalable des formalités de publicité et transmission de la convention au contrôle de légalité auquel chacune est soumise.
La convention est établie pour une durée indéterminée, à laquelle il peut être mis fin dans les conditions définies ci-après (art. VII). 3
ARTICLE III – MODALITES DE RECOURS A LA CENTRALE D’ACHATS
Par la signature de la présente convention, l’Adhérent est réputé avoir pris connaissance des modalités de fonctionnement de la Centrale d’achats.
Il garantit que les contrats auxquels il est partie ne sont pas incompatibles avec ceux qui sont conclus par la centrale d’achats.
ARTICLE IV - FONCTIONNEMENT
IV.I. Rôle de la Centrale d’achats
Dans le cadre des projets menés, la Centrale d’achats prend en charge les actions suivantes :
- sollicitation de l’Adhérent pour participer à la démarche ;
- en tant que de besoin, invitation de l’Adhérent à participer à des réunions d’information sur les projets d’achats en cours ou à venir ;
- assistance de l’Adhérent dans le recensement de ses besoins et identification des éléments plus particulièrement éligibles à la centrale ;
- détermination d’un calendrier global des achats ;
- sourçage et élaboration du cahier des charges, en lien avec l’Adhérent ainsi qu’un calendrier prévisionnel de passation ;
- appui lors de la mise en place du/ des contrats ;
- réalisation des avenants ;
- information quant au déroulé de l’exécution du/des contrat(s) conclu(s) ; - émission des commandes auprès des fournisseurs dans le cadre de l’activité de grossiste de la centrale d’achats ;
- formalités de réception des fournitures et des biens ;
- paiement des fournisseurs ;
- refacturation à l’Adhérent des prestations ;
- mise en place d’une médiation en cas de difficulté avec le(s) titulaire(s).
IV.II. Rôle de l’Adhérent
L’Adhérent s’engage à :
- transmettre ses besoins au travers des outils fournis ;
- exécuter les contrats conclus conformément à leurs dispositions ;
- commander auprès du ou des cocontractants du ou des marchés, accords‐cadres ou marchés subséquents les prestations à hauteur de ses besoins propres dans le cadre de l’activité d’intermédiaire de la centrale d’achats ;
- fournir les éléments nécessaires à une amélioration continue de la performance des contrats ; - contrôler la conformité de l'exécution de la prestation en termes de qualité, de délai et de coût ; - informer La Fibre64 de tout défaut de réalisation de la prestation et tout élément mentionné au sein des CCTP et CCAP ;
- saisir la Centrale d’achats de difficultés dans le cadre de l’exécution ;
- informer la Centrale d’achats de sa décision de résilier le contrat ou de sa volonté de ne pas poursuivre celui‐ci (non-reconduction) dans un délai de trois (3) mois avant l’échéance du contrat en cours ;
- respecter les dispositions applicables au secret industriel et commercial pour le cas où il participerait à une procédure de mise en concurrence ; 4
- donner, par la signature de la présente convention, mandat au Syndicat Mixte La Fibre64 pour que celui‐ci puisse accomplir, les modifications nécessaires à la bonne exécution du marché ou de l’accord‐cadre (ex : avenant) et, si nécessaire, intervenir en tant que médiateur pour le cas où un litige viendrait à naître ;
- payer l’adhésion annuelle, les coûts des fournitures et services rendus ainsi que les frais de gestion.
En cas de résiliation d’un marché, il sera examiné les circonstances ayant conduit à la résiliation et les responsabilités de chacun. Les éventuelles indemnités de résiliation seront partagées entre la Centrale et l’Adhérent à hauteur de leurs responsabilités respectives.
ARTICLE V - PARTICIPATION FINANCIERE
L’Adhérent paie une cotisation annuelle d’adhésion à la Centrale d’achats telle que définie à l’annexe 1.
A chaque commande, des frais de gestion équivalent à 10% du montant de la commande seront dus par l’Adhérent. Les prix sont issus du catalogue de services. Les commandes feront l’objet de devis.
Les prestations fournies feront l’objet d’un règlement selon les termes de la facture émise par la centrale d’achats.
ARTICLE VI - CONFIDENTIALITE
La Centrale d’achats et l’Adhérent s’engagent réciproquement à ne divulguer, sous quelque forme que ce soit, aucune information ou tout document relatif aux besoins de l’Adhérent, sans l’accord de l’autre partie.
De manière générale, la Centrale d’achats et l’Adhérent s’accordent pour prendre toute mesure nécessaire à la préservation des offres techniques et financières .
ARTICLE VII - RESILIATION
Chacune des deux parties se réserve le droit de mettre fin à la présente convention à l’issue de la durée des marchés publics ou accords cadre passés par la Centrale d’achats, en prévenant l’autre partie trois mois à l’avance avant la fin du marché, par envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception.
La Centrale d’achats se réserve en outre le droit de résilier à tout moment la présente convention pour tout motif d’intérêt général, sans que cela ouvre droit à une demande d’indemnité de l’Adhérent.
En outre, dans l’hypothèse où une partie contreviendrait gravement aux obligations mises à sa charge dans le cadre de la convention, la convention pourra être résiliée par l’une ou l’autre des parties, après mise en demeure restée infructueuse plus de 30 jours à compter de l’envoi par courrier électronique de ladite mise en demeure.
Cette résiliation ne dégagera toutefois en aucune manière l’Adhérent, ni vis à vis des prestataires désignés par la Centrale d’achats au titre des commandes qu’il lui aura passées, ni pour le versement des participations au titre des marchés publics en cours. 5
ARTICLE VIII - LITIGES
En cas de litige, les parties s’engagent préalablement à toute action contentieuse à se rencontrer afin de trouver une solution négociée. En cas d’échec, le litige sera porté devant le Tribunal administratif de Pau.
Fait à , en deux exemplaires
Le
Pour l’Adhérent
La Communauté d'Agglomération
Pays Basque,
Pour le Président et par délégation,
Le Vice-Président,
Pour la Centrale d’achats
Le Président de La Fibre64
Nicolas PATRIARCHE Olivier ALLEMAN 1
ANNEXE 1
Les tarifs d’adhésion à la Centrale d’achats :
- EPCI de plus de 50 000 habitants : 1000 €
- EPCI de moins de 50 000 habitants : 500 €
- CC Adour Madiran : 250 €
- Département : 1000 €
- Communes, CCAS ou Syndicat communal ou intercommunal dont l’EPCI est adhérent :
- Communes, CCAS ou Syndicat communal ou intercommunal de moins de 500 habitants : 50 €
- Communes CCAS ou Syndicat communal ou intercommunal entre 500 et 1500 habitants : 100 €
- Communes, CCAS ou Syndicat communal ou intercommunal entre 1500 et 3500 habitants : 150 €
- Communes, CCAS ou Syndicat communal ou intercommunal de plus de 3500 habitants : 200 €
- Communes dont l’EPCI n’est pas adhérent : 250 €
- Autres structures publiques : 1500 €
Dans le cas de l’adhésion de l’EPCI pour lui-même ainsi que pour l’ensemble des communes de son territoire, offrant ainsi l’accès à un outil de mutualisation, une réduction de 20% s’applique au montant total des cotisations qui auraient été versées à titre individuel.
Les frais de gestion : le taux de 10% du prix négocié de l’achat permettrait de couvrir les frais de fonctionnement de la centrale d’achats (réalisation et suivi des marchés, des commandes, des facturations, des liens avec les prestataires et avec les adhérents notamment) et ce quel que soit le mode d’intervention (intermédiaire ou grossiste).