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unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 391
unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 3616 Organisation 1ere edition 6h de Gignac 2024 Convention de partenariat
Document publié le Lundi 1 janvier 2024
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 3616 Organisation 1ere edition 6h de Gignac 2024 Convention de partenariat)
Thèmes du document : Sport, Investissement et développement économique, Télécommunications et internet,
Republique Fram;:aise
Departement de l'Herault
COMMUNAUTE DE COMMUNESVALLEE DE L'HERAULT
DELIBERATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE - Reunion du : lundi 23 septembre 2024
ORGANISATION DES "6H DE GIGNAC"
APPROBATION DE LA CONVENTION D'OBJECTIFS ET DE MOYENS.
Le Conseil communautaire de la Cornrnunaute de communes Vallee de l'Herault s'est reuni ce jour, lundi 23 septembre 2024 a 18h00 en Salle du Conseil communautaire, sous la presidence de Monsieur Jean-Franc;:ois SOTO, President de la cornrnunaute de communes. La convocation a ete adressee le 12 septembre 2024.
Etaient presents ou
representes
Procurations
Excuses
M. [ean-Francois SOTO, M. Philippe SALA SC, Mme Nicole MORERE, M. Ronny PONCE, M. Pierre AMALOU,
M. Olivier SERVEL, M. Jean-Claude CROS, Mme Josette CUTANDA, M. Jean-Pierre PUGENS, M. Anthony
GARCIA, Mme Beatrice FERNANDO, Mme Veronique NEIL, M. Xavier PEYRAUD, M. Pascal DELIEUZE, M.
David CABLAT, M. Jean-Pierre GABAUDAN, Mme Roxane MARC, M. Yannick VERNIERES, Mme Chantal
DUMAS, M. Henry MARTINEZ, Mme Christine SANCHEZ, M. Yves GUIRAUD, Mme Marie-Fran~oise
NACHEZ, M. Jose MARTINEZ, Mme Martine LABEUR, Mme Marie-Helene SANCHEZ, M. Philippe
LASSALVY, M. Christian VILOING, M. Thibaut BARRAL, Mme Valerie BOUYSSOU, M. Claude CARCELLER,
Mme Marie-Agnes SIBERTIN-BLA NC, Mme Martine BONNET, M. Jean-Pierre BERTOLINI, M. Daniel
JAUDON - M.Jean-Manuel YORIS suppleant de M.Jean-Marc ISURE, M.Jean-Louis RANDON suppleant de
M. Bernard GOUZIN, M. Pascal THEVENIAUD suppleant de M. Gregory BRO, M. Bernard CAUMEIL
suppleant de M. Daniel REQUIRAND.
Mme Christine DEBEAUCE a Mme Marie-Helene SANCHEZ, M. Robert SIEGEL a Mme Veronique NEIL,
Mme Jocelyne KUZNIAK a M. Pascal DELIEUZE, Mme Monique GIBERT a Mme Beatrice FERNANDO, M.
Marcel CHRISTOL a M. Olivier SERVEL, M.Jean-Luc DARMANIN a M.Jose MARTINEZ.
Mme Florence QUINONERO.
M. Nicolas ROUSSARD, M. Laurent ILLUMINATI.
Quorum :25 Presents : 39 Votants :45 Pour: 45 Contre: 0
Secreta,re de seance :MoriB-Helene SANCHEZ Abstent1on : 0 Ne prend pas part : 0
Agissant conformement aux dispositions du Code general des collectivites territoriales et en particulier ses articles L 5214-/ et suivants et L 5211-6 alinea I.
Agissant conformement aux dispositions de son reglement interieur.
VU le Code general des collectivites territoriales, en particulier ses articles L. 2311-7 et L.5211-36; VU l'arrete n°2023-I 0-DRCL-0518 du I 0 octobre 2023 ftxant les derniers statuts en vigueur de la communaute de communes et notamment sa competence supplementaire en matiere de manifestations sportives et evenements en lien avec les activites de pleine nature, comprenant notamment le soutien ou co- organisation de manifestations sportives a caractere exceptionnel d'impact au minimum departemental ; VU la deliberation du conseil communautaire du 30 janvier 2023 portant modiftcation de /'interet communautaire de la CCVH ;
CONSIDERANT que cette manifestation de Velo et mobilites douces circule en circuit ferme dans la zone Cosmo de Gignac,
CONSIDERANT que cette manifestation est organisee par « l'Association Cycliste Creur d'Herault », en partenariat avec l'Office de Tourisme lntercommunal, la municipalite de Gignac et la Communaute de communes Vallee de l'Herault,
CONSIDERANT que cette manifestation rassemblera environ 300 coureurs, CONSIDERANT que les engagements et prerogatives de chaque partie prenante a ce projet sont mentionnes dans une convention de partenariat tripartite, signee par l'association « Association Cycliste Creur d'Herault », l'Office de Tourisme lntercommunal et la Communaute de communes Vallee de l'Herault,
CONSIDERANT que la CCVH s'engage a:
Participer aux comites d'organisation et a la programmation generale de la manifestation. Un accompagnement technique et administratif pour cette manifestation. Promouvoir les valeurs du grand site de France et des Gorges de l'Herault. Assurer un relai de communication pour promouvoir les 6h de Gignac Mettre a disposition de l'organisateur des moyens logistiques dans la limite du parc de materiel disponible. Le Conseil communautaire de la Cornmunaute de communes Vallee de l'Herault, APRES EN AVOIR DELIBERE,
Le quorum etant atteint
DECIDE
a l'unanimite des suffrages exprimes,
- d'approuver les termes de la convention d'objectifs et de moyens ci-jointe, a conclure pour le mois de septembre 2024 avec l'association Cycliste Cceur d'Herault,
- d'accorder a l'association une subvention de 500€ pour l'organisation de cet evenernent, - d'autoriser le President a signer ladite convention ainsi que toutes les pieces afferentes a ce dossier.
Transmission au Representant de l'Etat N° 3616
Publication le 24/09/2024
Notification le
DELIBERATION CERTIFIEE EXECUTOIRE
Gignac, le 24/09/2024
ldentifiant de l'acte : 034-243400694-20240923-18695-DE-l-l
Auteur de l'acte: [ean-Francois SOTO, President de la
Cornmunaute de communes Vallee de l'Herault
Le President de la communaute de communes
Jean-Franc;:ois SOTO
Secretaire de seance
Marie-Helene SANCHEZ Convention de partenariat pour l'organisation de
« 6h de Gignac » 1 ere edition - dimanche 22 septembre 2024
ENTRE:
L'association « Association Cycliste Coour d'Herault », dont le sieqe social est situe 216 chemin de la Croix de Campagne 34150 Gignac, represente par Jean-Marie Garcia, agissant en qualite de President
Ci-apres desiqnee par « L'ORGANISATEUR »
D'UNE PART
ET
La Communaute de Communes Vallee de l'Herault, dont le sieqe est situe 2 parc d'activites de Carnalce, 34150 Gignac, representee par Monsieur Jean-Francois SOTO, agissant en qualite de President,
L'Office du Tourisme lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault, situe 3 Parc d'Activites de Camalce, 34150 Gignac, represente par Monsieur Claude CARCELLER agissant en qualite de President
Ci-apres designes par « LES PARTENAIRES »
D'AUTRE PART,
Expose
La Communaute de communes Vallee de l'Herault accueillera la vingt-huitieme edition de « 6h de Gignac » le dimanche 22 septembre 2024.
L'association « 6h de Gignac » a pour objet
• Proposer la pratique du cyclisme sur route de loisir et de competition, • Participer aux epreuves cyclo sportives de masse, comme coureur et benevole. • Organiser des evenements sportifs de velo sur route.
• Permettre a une communaute de cyclistes de pratiquer le velo en loisirs librement,
La Communaute de communes Vallee de l'Herault, dans le cadre de sa competence en matiere d'equipements sportifs d'interet communautaire destines a la pratique des activites de pleine nature assure une valorisation et un developpement maitrise de ces activites.
En parallele de la gestion courante des equipements dedies aux sports de nature, la Communaute de communes Vallee de l'Herault soutient l'organisation d'evenements sportifs sur son territoire de competences afin de promouvoir la destination, et dynamiser le reseau local de pratiquants.
L'Office de Tourisme lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert - Vallee de l'Herault assure la promotion de la Vallee l'Herault et ceuvre quotidiennement pour le developpement et la qualification du tourisme sur cette destination.
L'organisation de « 6h de Gignac » repond a un objectif partage, a savoir le developpement sportif et la promotion des mobilites actives et de la Vallee de l'Herault.
1 Un parcours de 3,5 km en circuit ferrne dans la zone commerciale Cosmo, sera propose a l'occasion de ce rassemblement sportif ouvert a tous : ·
• Le matin de 9h a 11 h30 sera consacre, au fil rouge des rnobilites. Les participants seront invites a faire des tours de circuits avec tous les moyens de rnobilite (roller, trottinette, velo ... ). • l.'apres-midi de 12h a 18h aura lieu une course en relais sur le circuit.
La presente convention a pour objet de definir les engagements de chaque partie dans ce projet d'organisation.
Ceci prealablement propose, les parties ont convenu ce qui suit :
Article 1 - Objet de la convention
La presente convention a pour objet de definir le r6Ie de chaque intervenant dans l'organisation de «6h de Gignac » et les conditions dans lesquelles ils mettent sur pied la manifestation.
Article 2 - Groupe de travail
2.1 - Objet
Le groupe de travail est mis en place afin de coordonner l'intervention et les actions des differents signataires.
2.2 - Composition
Un a trois representants de chaque institution composent le groupe de travail.
2.3 - Fonctionnement
Le secretariat du groupe de travail (convocation, proposition de l'ordre du jour, compte-rendu) est assure par L'ORGANISATEUR. Le rythme des reunions du groupe de travail est mensuel sur convocation telephonique ou par mail. 11 devra s'assurer que la majorite des personnes puisse etre presente.
2.4 - Competence
Le groupe de travail est un organe technique de reflexion garant de la pertinence et de la qualite d'organisation du projet. 11 discute, rassemble et synthetise les propositions d'actions ; presente des recommandations sur les orientations en matiere d'organisation, d'animation et d'accueil.
Article 3 - Description du projet
3.1 - Objectifs
• Promouvoir la pratique du velo de route et des mobilites douces pour le grand public et les competiteurs,
• Promouvoir la Vallee de l'Herault en tant que territoire de pratique des sports de nature, • lnciter au respect des valeurs du Grand Site de France « Gorges de l'Herault ».
2 3.2 - Publics vises
• Les pratiquants de velo de route et les familles utilisant les rnobilites douces de l'Herault et des departernents voisins desirant partager un moment sportif et convivial et plus largement la Vallee de l'Herault.
• La population locale, et notamment le public familial, qui pourra venir vivre un evenernent original en utilisant le parcours familial.
3.3 - Contenu du projet
Le projet mobilise les cornpetences respectives de L'ORGANISATEUR et des PARTENAIRES sur les thematiques d'accueil, d'animation, d'organisation des activites de pleine nature, de communication, de promotion et de valorisation du territoire.
Organisation generale :
Le dimanche 22 septembre 2024 sont prevus :
• L'installation d'un village de depart permettant la gestion des inscriptions et la coordination generale de la manifestation. 11 pourra egalement accueillir divers exposants (vendeurs de rnateriel outdoor, producteurs locaux, exposants associatifs ... i
• La mise en place et la securisation d'un parcours de 3,5km en boucle au sein de la zone Cosmo de la Ville de Gignac.
3.4 - Responsabilite environnementale
La Cornmunaute de communes Vallee de l'Herault (CCVH) et l'Office de Tourisme Saint-Guilhem-le- Desert - Vallee de l'Herault ont adopte une « Charte des manifestations durables et ecoresponsables », mise a disposition des organisateurs d'evenements souhaitant mettre en ceuvre une demarche de developpement durable, coherente avec la politique et l'engagement de la collectivite dans le projet de territoire « Vallee 3D ».
Cette charte des bonnes pratiques s'adresse a tous les organisateurs d'evenements et a pour objectif de les aider a mieux integrer leur manifestation sur ce territoire, en promouvant une pratique durable et respectueuse des sites et du patrimoine naturel et paysager aupres de l'equipe d'organisation, et des participants a la manifestation.
Les principaux objectifs de la charte sont :
• PRESERVATION des sites naturels, du patrimoine et des paysages. • FAVORISER LE CIRCUIT COURT et promouvoir l'economie locale du territoire. • CREER UNE VERITABLE DYNAMIQUE CITOYENNE dans laquelle chaque participant de la manifestation pourra s'investir, qu'il soit benevole, sportif ou partenaire.
Et s'inscrivent dans les differentes actions des axes suivants :
AXE 1 : PROTEGER LES MILIEUX ET LES LIEUX
AXE 2 : REDUIRE LA PRODUCTION DE DECHETS
AXE 3: METTRE EN PLACE UNE COMMUNICATION RAISONNEE ET RESPONSABLE AXE 4 : LIMITER L'EMPREINTE CARBONE
AXE 5 : CONSOMMER LOCAL ET RESPONSABLE
AXE 6: FAVORISER LA COHESION SOCIALE ET LA SOLIDARITE AXE 7: HEBERGER EQUITABLE
En tant que signataire de la presente convention, L'ORGANISATEUR s'engage a mettre en ceuvre cette demarche et a signer la Charte des manifestations durables et ecoresponsables.
3 Article 4 - Engagements des parties
4.1 - Association « Association Cycliste Coour d'Herault »
En sa qualite d'ORGANISATEUR l'association « Association Cycliste Cceur d'Herault »:
•
•
•
Coordonne et enterine les propositions du groupe de travail. La mise en ceuvre de ces propositions reste toutefois a son initiative.
Fait son affaire de l'obtention de toutes les autorisations administratives necessaires a l'organisation de la manifestation dans son inteqralite ainsi que des assurances specifiques couvrant la responsabilite inherente aux manifestations se deroulant sur la voie publique, notamment l'assurance pour les participants occasionnels et les differentes animations proposees tout au long de la manifestation.
Assure la promotion de l'evenernent a travers les moyens dont il dispose .
L'engagement de L'ORGANISATEUR porte egalement sur les points suivants :
Coordination et participation aux cornites d'organisation
Mise en ceuvre technique de ce projet d'organisation
Mise en ceuvre logistique : signaletique, fournitures, ravitaillements ... Mise en ceuvre d'un dispositif de secours adapte aux besoins de l'organisation Mobilisation de benevoles pour les besoins de l'organisation
Promotion de l'evenement au sein de son reseau de contacts, et lors de ses deplacements sur des manifestations analogues.
4.2 - La Communaute de Communes Vallee de l'Herault
En sa qualite de partenaire, la Communaute de Communes Vallee de l'Herault prete son concours a la mise en ceuvre de ce projet sur les plans administratifs, techniques, et logistiques.
L'implication de la Communaute de Communes Vallee de l'Herault s'articulera autour des taches suivantes:
Participation aux comites d'organisation
Accompagnement pour la conception technique et administrative de cette manifestation, notamment dans le choix du circuit.
Mise a disposition de materiel pour l'organisation de la manifestation.
La communaute de communes versera en outre a l'Association Cycliste Cceur d'Herault une subvention d'un montant de 500€.
La Communaute de communes s'engage a accompagner L'ORGANISATEUR dans la demarche liee a la Charte des manifestations durables et ecoresponsables.
4 4.3 - L'Office du Tourisme lntercommunal St-Guilhem-le-Desert / Vallee de l'Herault
En sa qualite de PARTENAIRE, l'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault prete son concours a la mise en ceuvre de ce projet en rnatiere de communication.
L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault s'engage sur les points suivants :
Relayer ce projet d'organisation a travers ses differents outils de communication Diffuser l'information aupres de ses partenaires (OT du Pays, Pays, ADT, partenaires de l'OTI) Promouvoir cette manifestation aupres de ses partenaires locaux.
Article 5 - Communication
La communication sera deterrninee par un plan de communication, qui reprendra tout le programme de la manifestation.
L'ORGANISATEUR s'engage a
•
•
Faire apparaitre le soutien accorde par la Cornmunaute de communes Vallee de l'Herault dans l'ensemble de la communication liee a l'objet de la subvention, en particulier par l'apposition du logo de la collectivite sur leurs supports de communication et, dans le cas d'un evenement, par l'installation sur site des materiels evenementiels (mats, banderoles ... ) fournis par la collectivite. Les organisateurs doivent prendre contact, suffisamment en amont, avec le service communication de la communaute de communes pour obtenir de sa part les consignes d'utilisation du logo et des materiels evenementiels et lui faire valider les supports de communication avant parution.
Le plan de communication de la manifestation sera defini dans le cadre du comite d'organisation.
Le comite d'organisation porte une attention particuliere a l'utilisation d'outils de communication en ligne, principaux medias utilises aujourd'hui pour promouvoir l'evenementiel sportif.
Le plan de communication integre les taches suivantes :
Mise en page d'une affiche et d'un flyer: diffusion en ligne, et distribution sur d'autres manifestations en amont de « 6h de Gignac », en fonction des possibilites. L'utilisation de documents imprimes sera limitee au maximum au profit de la communication en ligne, afin de respecter les objectifs d'une manifestation ecoresponsable.
Mise a jour et animation du site internet et de la page Facebook de la manifestation, dans les objectifs suivants : informer et renseigner les participants, proposer un service d'inscription en ligne, proposer toutes les informations pratiques necessaires, administrer et gerer les donnees, favoriser les echanges et la production collaborative de contenus, et proposer des services transactionnels (inscription en ligne, vente de maillots ou autres prestations ... ).
Le choix des prestataires et la validation des differents documents (maquettes, BAT ... ) sera effectue par L'ORGANISATEUR.
5 Article 6 - Assurances et responsabilite
L'ORGANISATEUR de par sa qualite, est responsable de la securite des participants licencies ou non licencies, pendant la journee du dimanche 22 septembre 2024.
A ce titre, L'ORGANISATEUR devra souscrire une assurance couvrant les participants au « 6h de Gignac » ainsi que les benevoles, au titre des dommages causes ou subis a l'occasion de cette manifestation.
L'ORGANISATEUR prendra toute mesure utile pour assurer la securite du public et des tiers lors de la manifestation, notamment par la mise en place d'un plan de secours approprie, et devra s'en garantir aupres d'une compagnie notoirement solvable.
LES PARTENAIRES declarent quant a eux etre d0ment assures au titre de leur responsabilite civile afin de garantir tout dommage susceptible d'engager leur responsabilite.
Article 7 - Rapport d'activites
L'ORGANISATEUR devra transmettre aux PARTENAIRES signataires, dans les trois mois qui suivent la realisation de l'evenernent, un rapport d'activites comprenant :
un bilan general de l'evenement
un bilan comptable de la manifestation
Article 8: Recuperation et echange de donnees
L'ORGANISATEUR enregistre les informations nominatives des participants, sous reserve de leur accord, au moyen des fichiers d'inscriptions aux differentes epreuves et animations de la manifestation.
LES PARTENAIRES signataires de la presente convention sont autorises a recuperer et echanger ces informations nominatives afin d'en effectuer un traitement statistique et proceder a l'envoi de mailings d'information.
Article 9 - Droit a l'image
L'organisateur s'engage a demander a travers le bulletin d'inscription ou tout document necessaire aupres de chaque participant une autorisation de prise de vue au cours de l'evenement et d'utilisation par chacune des parties a la presente convention des images (photos, videos) ainsi obtenues. Cette utilisation ne devra poursuivre aucun but commercial.
Article 10 - Partage des bases d'images
Conformement aux autorisations donnees, les differentes parties signataires s'engagent a partager toutes photos/videos qui pourraient etre realisees au cours de l'evenement, pour des besoins de communication.
Article 11 - lnscriptions
L'ORGANISATEUR s'engage a integrer sur le bulletin d'inscription les elements suivants:
Reglement de la manifestation
Autorisation parentale pour les mineurs participants a la manifestation Conformement a l'article 9 susmentionne ; les mentions :
o « J'autorise l'organisateur de la manifestation et ses partenaires institutionnels a utiliser
les photoslvideos prises sur l'evenement dans les ditterents outils de communication assurant la promotion du territoire et des activites de pleine nature » o « J'autorise l'organisateur a utiliser, ou communiquer mes coordonnees pour recevoir des informations relatives a cette manifestation »
6 Article 12 - Diffusion des supports de communication et affichage sauvage
L'ORGANISATEUR s'engage a respecter la reqlementation en vigueur relative a l'affichage, a la publicite et aux pre-enseiqnes, en evitant notamment l'affichage sauvage sur des supports inadaptes (type panneaux de siqnaletique routiere, abribus ... ).
Comme pour le balisage, L'ORGANISATEUR s'engage egalement a deposer les affiches et autres elernents de communication des la fin de la manifestation.
Tout manquement a cette reqlementation constitue un motif de resiliation de plein droit de la presente convention.
Article 13 - L'eguilibre budgetaire
Le cornite d'organisation sera particulierernent attentif a l'equilibre budqetaire de la manifestation, dans un souci de perennisation. Les eventuelles recettes de billetterie contribueront au financement des projets de developpement de l'association.
Article 14 - Relation entre les parties
La presente convention ne confere aucun mandat et n'engendre aucun lien de subordination entre les parties. L'ORGANISATEUR assume la responsabilite de la manifestation.
Article 15 - Differend entre les parties
Les parties s'efforceront autant que faire se peut, de regler leurs differends a l'amiable pour tous les litiges relatifs a l'interpretation et a l'execution de la presente convention.
En cas de non reglement, les litiges releveront de la competence des tribunaux de droit commun de Montpellier.
En foi de quoi la presente convention a ete signee en trois exemplaires,
A Gignac, le .
Pour l'Association
« Association Cycliste Cceur
d'Herault »
Le President
Jean Marie Garcia
Pour la Communaute de
Communes Vallee de l'Herault
Le President
Jean-Franc;ois SOTO
7
Pour l'OTI
Saint Guilhem le Desert
Le President
Claude CARCELLER