Déliberation - V D 2025 059 DGS

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Déliberation - V D 2025 059 DGS Document publié le Mercredi 8 octobre 2025 par la commune de Caromb. Lien du pdf (Déliberation - V D 2025 059 DGS)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Institutions publiques, Envoyé en préfecture le 28/10/2025

Reçu en préfecture le 28/10/2025

Publié le 2 8 OCT. 2025

ID : 084-218400307-20251027-VD2025059DGS-CC

REPUBLIQUE FRANCAISE DEPARTEMENT DE VAUCLUSE

D!REcooNGENewfDESSERvas

V-D-2025-059-DGS

DECISION

COMMUNE DE CAROMB / SAS ODYSSEE INFORMATIQUE

CONTRAT DE MAINTENANCE LOGICIELLE ODYSSEE LITTERA

Le Maire de la Ville de Caromb,

VU le procès-verbal de la séance du Conseil Municipal en date du 3 Juillet 2020, constatant

l'élection du Maire et des Adjoints,

VU la délibération du Conseil Municipal en date du 3 juillet 2020, portant délégation de

certaines attributions du Conseil Municipal à Madame le Maire en application de l'article

L2122-22 du Code Général des Collectivités Territoriales,

VU !'Ordonnance 2018-1074 du 26 novembre 2018, portant partie législative du Code de la

Commande Publique,

VU le Décret 2018-1075 du 3 décembre 2018, portant partie réglementaire du Code de la

Commande Publique,

VU l'arrêté du 19 janvier 2009 portant approbation du cahier des clauses administratives

générales des marchés publics de fournitures courantes et de services,

CONSIDERANT la proposition reçue de la société SAS ODYSSEE Informatique,

DECIDE

Article 1 : de souscrire auprès de la Société SAS OOYSSEE Informatique, sise Rue de

l'industrie - Z.I La Rivière - 19360 MALEMORT, un contrat de maintenance logicielle pour le

logiciel Odyssée Littera nécessaire au fonctionnement du service état-civil de la commune ;

Article 2: de dire que ce contrat couvrira la période du 1er janvier 2026 au 31 décembre

2028;

Article 3 : de dire que le tarif de cette prestation est fixé à 395.27 € H.T. annuellement et

que les crédits nécessaires seront inscrits au budget de la commune ;

Article 4: de signer le contrat y afférent tel que joint en annexe et valant bon de

commande;

Article 5 : Madame le Maire de Caromb, Madame La Directrice Générale des Services et

Monsieur l'inspecteur Principal des Finances Publiques sont chargés, chacun en ce qui le

concerne, de l'exécution de la présente décision dont ampliation sera adressée à Monsieur

le Préfet de Vaucluse et au service de gestion comptable de Monteux.Envoyé en préfecture le 28/10/2025

Reçu en préfecture le 28/10/2025

Publié le 2 8 QCT. 2025

ID : 084-218400307-20251027-VD2025059DGS-CC

Article 6: La présente décision est susceptible de faire l'objet d'un recours en annulation

devant le Tribunal Administratif de Nîmes dans un délai de deux mois à compter de sa

publication. Le Tribunal Administratif peut être saisi par application informatique « télérecours

citoyens » accessible par le site internet www.telerecours.fr.

Article 7 - La présente décision sera publiée sur internet et dans le registre des actes de la

collectivité.

Caromb, le 27 Octobre 2025

Le Maire,, /

Envoyé en préfecture le 28/10/2025

Reçu en préfecture le 28/10/2025

Publié le 2 8 OCT, 2025

ID: 084-218400307-20251027-VD2025059DGS-CC

LOGICIELLE DE

MAIRIE DE CAROMB

HÔTEL DE VILLE

84330 CAROMB

Malemort, le 02/10/2025

CONTRAT DE MAINTENANCE LOGICIELLE

« Passé en application des dispositions de l'article R2122-3 créé par Décret n° 2018-1075 du 3 décembre 2018 - relatif aux Marchés Publics sans publicité ni mise en concurrence préalables »

ENTRE:

MAIRIE DE CAROMB

REPRESENTEE PAR :

Le Maire

ET

La SAS ODYSSEE Informatique

Rue de l'industrie - Z.I. La Rivière

19360 MALEMORT

RCS Brive B 388 126 773 00026

REPRESENTEE PAR:

Monsieur COUDERC Vincent

Président

Lieu d'installation des logiciels :

MAIRIE DE CAROMB

V

Exemplaire à conserver

Zi La Rivière

Rue de l'industrie

19360 MALEMORT

Tél. : 05 55 92 13 83

www.odyssee-informatique.fr

SAS au capital de 156 000 €

APE 5829(

RCS 388126773 BRIVE

SIRET 388 126 773 00026, ,

, 1

1

Envoyé en préfecture le 28/10/2025

Reçu en préfecture le 28/10/2025

Publié le Z 8 OCT. 2025

o--::;:::================I ID: 084-218400307-20251027-VD2025059DGS-CC

DE VOT E LOGICI

(~ 1- - O_ BJ _E _ T _D _ U _C _O _N _ T _ RA _ T ~)

ODYSSEE s'engage :

- à assurer le suivi des logiciels qu'elle développe et commercialise, décrits dans l'annexe du présent contrat, installés à l'adresse indiquée précédemment, aux conditions définies ci-dessous que le client déclare accepter ;

- à assister le client dans l'utilisation des logiciels tel que décrit au paragraphe 3.

- à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement des données à caractère personnel et, en particulier, le règlement 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 tel que décrit au paragraphe 9.

0~ 2_ - _ D_ U_ R_ EE _ ET _ R_ E_ No _u _v _E _ L _ L_ E_ M_ E_ N_ T_ o_ u_ c _ o _ N_ T_ RA _ T ~)

La maintenance, objet du présent contrat, s'applique par année civile. Elle est ensuite reconduite tacitement par périodes annuelles dans la limite de deux fois maximum, sauf dénonciation adressée par lettre recommandée avec avis de réception, par l'une à l'autre des parties, moyennant un délai de préavis de trois mois avant l'expiration de la période en cours.

Si un avenant est signé ultérieurement, sa durée est alignée sur la période en cours.

Sans dénonciation, la période couverte par le contrat va du: 01 Janvier 2026 au 31 Décembre 2028.

(~ 3- - _ M_ O_ D_ A_ L_ IT_ E_ S_ D_ E_ S_ P_ R_ E_ ST _A _T _ IO _N_ S ~)

1 °) Les prestations seront effectuées pendant les jours ouvrés du lundi au jeudi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 et le vendredi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00. Toute intervention demandée par le client en dehors de ces horaires de travail sera facturée selon les tarifs

ODYSSEE en vigueur. En préalable, la société s'engage à communiquer les tarifs afférants au client, qui devra en retour confirmer

l'intervention ou non au vu des prix.

2°) Le client s'engage à respecter pendant toute la durée du contrat les règles d'installation et d'utilisation des logiciels préconisées par

ODYSSEE , notamment effectuer des sauvegardes régulières.

3°) Le suivi des logiciels ODYSSEE comprend :

- la correction des anomalies de fonctionnement ;

- la mise à niveau suite aux modifications législatives ou réglementaires ; - la fourniture des versions nouvelles ne comportant aucune fonctionnalité différente ; - l'assistance téléphonique.

4 °) L'aide à l'utilisation des logiciels ODYSSEE entre dans le cadre du contrat et s'effectuera sous forme d'assistance téléphonique.

ODYSSEE met à la disposition du client un service téléphonique dont le n• d'appel est :

05 55 92 13 83 .

Si le client n'obtient pas immédiatement un technicien, il indiquera ses nom, n• de téléphone et descriptif du problème rencontré, étant entendu qu'un correspondant entrera en contact avec lui dans les 16 heures ouvrées telles que prévues au point 3.1.

Un outil d'assistance est également installé avec nos logiciels et permet la saisie informatique de demande d'assistance sur un logiciel

ODYSSEE installé sur votre ordinateur. Cette demande remonte automatiquement dans notre base d'appels. Ce service fonctionne

également en dehors de nos heures de bureau et vous permet de nous transmettre votre demande d'appel à toute heure, Un technicien

entrera ensuite en contact avec vos services durant nos heures de bureau.

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Reçu en préfecture le 28/10/2025

Publié le 2 8 OCT. 2025

ID~ 084-218400307-20251027-VD2025059DGS-CC

, ,

I

E LOGICIELL DE VOTRE ACTIVIT

( .._ 4_ - _ TE _L _ E _ A _ S_ S_ IS_ TA _N _C _E _____, )

Ce service est optionnel et vient corn léter le contrat de maintenance lo icielle. ile client a souscrit à ce service, une ligne Téléassistance apparait dans l'annexe.

La téléassistance consiste à nous permettre de prendre le contrôle de votre ordinateur à distance par le biais de votre connexion internet dans le but de résoudre des problèmes rencontrés lors de l'utilisation des logiciels ODYSSEE .

ODYSSEE ne dispose d'aucun accès à votre ou vos ordinateurs sans qu'un intervenant de votre établissement ne nous y invite.

( .._ 5_ - _ LI_ M _ IT _ A _ T _ IO _N _ S _E_ T _ EX _C _L _ U _ S _ IO _N _ S _,.. )

Sont exclus du champ d'application du présent contrat :

1°) Les versions de logiciels radicalement différentes se définissant par une restructuration complète des fichiers et programmes ;

2°) Les déplacements sur site pour régler des problèmes engendrés par le non respect des procédures de sauvegardes, sauf cas exceptionnels dont ODYSSEE reste seul juge ;

3°) La configuration et le transfert des logiciels sur un autre matériel ou système informatique ;

4°) Les prestations de maintenance rendues nécessaires suite à toute intervention effectuée par toutes autres personnes que celles agréées par ODYSSEE

5°) L'utilisation par le client d'une version antérieure à la version courante du logiciel ou à la version précédente si la version courante est diffusée depuis moins de six mois. En pareil cas, la responsabilité d' ODYSSEE ne pourra être recherchée.

~ -- 6_ -_ c_ o_ L_ LA _ B _ O _RA _ T _ IO _N _ D_ E_ S_ P_ A_ R_ TI_ E_ S ____, )

Le client est parfaitement conscient que les prestations de services en informatique nécessitent une collaboration active et régulière entre le client et ODYSSEE .

L'établissement désigne un interlocuteur compétent sur les logiciels ODYSSEE qui le représentera auprès de notre Société pour les prestations de maintenance uniquement.

Si en cours de prestation, une difficulté apparait, la collaboration nécessaire des parties les engage à alerter l'autre partie le plus vite possible et à se concerter pour mettre en place la solution la mieux adaptée dans les meilleurs délais. L'établissement doit fournir au personnel ODYSSEE , chargé de la réalisation des travaux de maintenance, tous les documents,

renseignements et éléments existants nécessaires à la bonne compréhension du problème posé.

(.._ 7_ - _ EX _T _ E _ N _ S _ IO _N _ D_ U_ N _ O _ M _ B _ R _ E _ D _ E _L _ O _G _I_ C_ IE_ L_ S _,, )

Tout logiciel ODYSSEE acquis ultérieurement à la souscription du présent contrat sera pris en charge aux mêmes conditions, au tarif en

vigueur à la date d'effet avec établissement d'un avenant d'extension se substituant à la présente annexe jointe au contrat de maintenance.

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SIRET 388 126 773 00026Envoyé en préfecture le 28/10/2025

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Publié le 2 8 OCT. 20ZS

ID : 084-218400307-20251027-VD2025059DGS-CC

- - , ' I

1

RTtSE LOGICIELL DE VOT CTIVITE

Q~ s_ - _ R_ ES _E _R _ V _ E _D _E _ PR _O _P _R _ I_ ET _ E _D _E _ C_ O_ N_ FI_ D_ E_ NT _I_ A_ LI_ T_ E )

1°) Les progiciels remis par ODYSSEE restent sa propriété exclusive. En conséquence, l'établissement ne pourra ni les céder, ni les louer

ou les communiquer, même à titre gratuit, sans nouvelle convention.

2°) Chacune des parties s'engage à mettre en œ?uvre les moyens appropriés pour garder le secret absolu sur les informations et

documents désignés comme confidentiels par l'autre partie et auxquels elle aurait accès à l'occasion de l'exécution des prestations, objet du

présent contrat.

(9 - CONFIDENTIALITE ET SECURITE DES DONNEES PERSONNELLES )

Chaque partie est tenue au respect des règles relatives à la protection des données à caractère personnel, auxquelles elle a accès pour les besoins de l'exécution du présent contrat.

1 °) Dans le cadre du développement des logiciels annexés au présent contrat, ODYSSEE garantit :

- le chiffrement de toutes les bases de données associées aux logiciels. - la non divulgation des mots de passe permettant de décrypter les données associées aux logiciels. - ne pratiquer aucun traitement sur les données personnelles autre qu'un éventuel accès dans le cadre d'une maintenance corrective le nécessitant.

2°) Dans Je cadre de la maintenance et assistance sur nos logiciels, ODYSSEE s'engage à :

- veiller à ce que les personnes autorisées dans nos équipes à traiter les données à caractère personnel en vertu du contrat : aient signé notre convention de confidentialité mise en place au sein d' ODYSSEE Informatique dans le cadre du RGPD,

aient reçu la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

soient tenues au secret professionnel pour ne pas divulguer notre syst ème de protection des données (méthodes et mots de passe). - garantir ainsi la confidentialité des données à caractère personnel collectées par le ciient et traitées dans le cadre du présent contrat. - détruire toute sauvegarde des données d'un logiciel utilisé par le client et détenue par ODYSSEE nécessaire pour l'expertise d'une anomalie rencontrée, immédiatement après la résolution de l'action de maintenance. ·

- ne pas faire appel à un sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques si cela implique un accès aux données personnelles par ce sous-traitant.

- notifier au client toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance, par tout moyen à sa disposition.

3°) Le client s'engage à :

- effectuer les déclarations pour obtenir les autorisations administratives nécessaires à l'exécution des prestations prévues par le contrat. - fournir l'information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données. - mettre en oeuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité adapté au risque, y compris, entre autres :

imposer que chaque utilisateur de nos logiciels dispose d'un 'LOGIN' et mot de passe personnalis é et sécurisé,

les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services

de traitement,

les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés

en cas d'incident physique ou technique,

une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour

assurer la sécurité du traitement.

4 °) Sort des données :

- Au terme du présent contrat, les données étant cryptées, toute remise en clair des données dans un format ouvert et lisible par machine fera l'objet d'une facturation.

- Le client devra fournir à ODYSSEE les bases de données qu'il souhaite décrypter. Après traitement, ODYSSEE remettra au client les

bases de données décryptées, puis procédera à la destruction des données cryptées et non cryptées détenues par ODYSSEE pour réaliser

cette prestation.

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Publié le 2 8 OCT. 2025

- - . ,

, ,

I

'

RTISE L0<.ICI Ell E A(TIVI

( ~ 10 _ -_ P_ RI_ X __,. )

Le tarif H.T. pour chaque logiciel est indiqué en annexe au présent contrat. Toutefois, chaque tarif est révisé annuellement par application d'un taux calculé en fonction de l'indice SYNTEC révisé (indice du coût de la main d'œ?uvre dans les Services Informatiques), selon la

formule suivante :

P1 = PO (S1/S0)

Formule dans laquelle :

P1 = Prix révisé pour l'année N ;

PO Prix initial (prix de l'année N-1) ;

S0 Dernier indice SYNTEC révisé publié à la date de la précédente révision : S1 Dernier indice SYNTEC révisé publié à la date de révision.

C...... 11 _ - c _o _N _o _ 1_ T1_ o _ N_ s_ o _ E _P _ A _ 1_ EM _ EN _T )

Chaque facture sera établie de façon annuelle au début de chaque période de référence, excepté la première facture qui interviendra à la date de la prise d'effet du contrat, sauf dénonciation de l'une des parties par lettre recommandée avec avis de réception, au minimum 3 mois avant la fin de la période de référence soit le 31 décembre.

Le délai global de paiement de la facture ne peut excéder 30 jours. Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché, le bénéfice d'intérêts moratoires, à compter du jour suivant l'expiration du délai. Les modalités de calcul du délai global de paiement ainsi que des intérêts moratoires qui seront appliquées seront celles qui sont définies par le décret n°2013-269 du 29 mars 2013, relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique.

A défaut de paiement, ODYSSEE se réserve le droit de suspendre les services de maintenance et d'assistance, après mise en demeure de

paiement non suivie d'effet dans les 15 jours suivant la notification par lettre recommandée avec avis de réception.

Cette suspension de service ne préjuge en rien aux droits d' ODYSSEE de poursuivre le recouvrement de l'intégralité de la facture.

Enfin, il demeure que la redevance reste due dans son intégralité même dans le cas où le logiciel n'aurait pas été utilisé par le client pour quelque motif que ce soit.

( ...... 12 _- _ D _ IS _P _ O _ S _ IT _ I_ O_ NS _ D_ IV _ E_ R_ S_ ES ____, )

ODYSSEE décline toute responsabilité en cas d'inobservation par le client des clauses du présent contrat.

La responsabilité d'ODYSSEE ne pourra être recherchée si les prestations d'assistance sont devenues temporairement ou définitivement

impossibles en cas de force majeure (évènement irrésistible, imprévisible et extérieur) ou pour d'autres causes qui ne lui soient pas imputables, telles que : interruptions de travail, grèves, agitations syndicales, retards imputables aux fournisseurs, inondations, incendies ou

accidents.

Le présent contrat n'est pas cessible, sauf accord entre les deux parties.

(_ 13 _- _ A _ TT _ R_ IB_ U_ T_ IO _ N _D _ E _C _O _M _P _E _ T _ E_ N_ C_ E )

Tout différent portant sur l'interprétation ou l'exécution du présent contrat, qui n'aura pu faire l'objet d'une solution amiable entre les parties, sera soumis au Tribunal Administratif Compétent dont dépend ODYSSEE quels que soient le lieu d'implantation des logiciels et le domicile du défenseur.

V

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19360 MALEMORT

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SAS au capital de 156 000 €

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RCS 388126773 BRIVE

SIRET 388 126 773 00026Envoyé en préfecture le 28/10/2025

Reçu en préfecture le 28/10/2025

Publié le 2 8 OCT' 2025

ID: 084-2J8400307-20251027-VD2025059DGS-CC

, , TISE LOGICIELLE DE

MAIRIE DE CAROMB

HÔTEL DE VILLE

84330 CAROMB

ANNEXE au CONTRAT DE MAINTENANCE LOGICIEL(S)

Descriptif des logiciels pris en considération dans le présent contrat :

Désignation

MAINT. ODYSSEE - LITTERA

Total de la maintenance logiciel(s) (HT)

Nb Montant Montant Qté

Mois Annuel (HT) 2026 HT

12/12 395.27 € 395.27 €

395.27 €1 395.27 €1

Durée du contrat : Date limite de retour: 02/11/2025

Le présent contrat prendra effet au 01/01/2026 pour se terminer à la date du 31/12/2028.

La signature doit être précédée de la mention "LU et APPROUVE"

Le client, Société ODYSSEE

Date, mention, signature, cachet Signature et cachet

ODYSSEE INFORMATIQUE

Zlla Rivière ~ Rue de lïndustrie

19360 MALEMORT SUR CORREZE • _.c==:

Tél : 05 55 92 13 83 Fu : 05 5S 92 13.51

Merci de retourner ce contrat signé à commerce@odyssee-informatique.fr

V

Exemplaire à conserver ( ■ Produits faisant l'objet de l'avenant)

Zi La Rivière

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Tél. : 05 55 92 13 83

www odyssec-informatiquc.fr

SAS au capital de 156 000 €

APE 5829(

RCS 388126773 BRIVE

SIRET 388 126 773 00026