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unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 31 Rapport President choix delegataire St Louis CC 4 Mars 2023
Document publié le Dimanche 1 janvier 2023
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 31 Rapport President choix delegataire St Louis CC 4 Mars 2023)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Éducation, Justice et droit,
1
Gestion du complexe
culturel Saint-Louis
à Saint-Palais
Rapport sur le choix du délégataire
Mars 2023 2
Table des matières
1. Préambule................................................................................................................................................... 3
2. Procédure et caractéristiques du contrat .......................................................................................... 3
2.1 Rappel concernant la conduite de la procédure de délégation de service public ....... 3
2.2 Les principales caractéristiques du contrat ............................................................................. 4
3. Déroulement des négociations ............................................................................................................. 6
4. Conclusion des négociations et choix soumis aux élus communautaires .............................. 8
Annexe 1 – Procès-verbal d’analyse des dossiers de candidature .......................................... 9
Annexe 2 – Procès-verbal d’analyse des offres ............................................................................. 9
Annexe 3 – Rapport d’analyse des offres ......................................................................................... 9
Annexe 4 – Invitation à négocier ......................................................................................................... 9
Annexe 5 – Projet de délibération portant approbation des tarifs proposés par le
délégataire .................................................................................................................................................. 9 3
1. Préambule
Les activités culturelles, parmi lesquelles les salles de spectacles, les cinémas, etc., constituent autant de composantes du service public de la culture consacré par l’article L.1431-1 du code général des collectivités territoriales.
En 2014, la commune de Saint-Palais, initialement gestionnaire de la salle de cinéma Saint-Louis sur son territoire, a mis celle-ci à disposition de la Communauté de communes d’Amikuze. Cette dernière a pris en charge la rénovation de la salle existante, puis l’extension du complexe en construisant une seconde salle de spectacle et cinéma, dont elle a, dès son origine en 2015, confié la gestion à un délégataire.
Cette délégation a été reconduite par la Communauté d’Agglomération Pays Basque en 2018, jusqu’au 31 décembre 2022 puis par avenant jusqu’au 31 mars 2023. Le Conseil communautaire a, après avis favorable de la Commission Consultative des Services Publics Locaux, délibéré le 9 juillet 2022 sur le principe du recours à la concession de service portant délégation de service public pour une durée de 4 ans et 9 mois.
2. Procédure et caractéristiques du contrat
2.1 Rappel concernant la conduite de la procédure de délégation de
service public
La Communauté d’Agglomération a mis en œuvre une procédure de délégation de service
public en application des dispositions des articles L.1411-1 et suivants du code général des
collectivités territoriales et des articles L.1121-3 et R.3121-1 et suivants du code de la
commande publique.
La consultation est parue sur la plateforme de dématérialisation des marchés publics de la
Communauté d’Agglomération (AWS). Un avis d’appel public à la concurrence a été adressé
au BOAMP pour une parution le 22 juillet 2022 sous le numéro n°22-102427.
La date limite de remise des plis a été fixée au 28 septembre 2022 à 12h00.
Le 20 octobre 2022, la Commission de délégation de service public a jugé (cf. annexe 1) que l’association ARGITZE, seule candidate, présentait des garanties professionnelles et financières suffisantes pour assurer l’égalité des usagers et la continuité du service public, ainsi que le respect de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés. Elle l’a autorisée à remettre une offre.
La Commission de délégation service public réunie le 7 novembre 2022 (cf annexe 2), après
analyse de l’offre initiale (cf. annexe 3), a proposé à Monsieur le Président d’engager des
négociations avec l’association ARGITZE, seul candidat ayant remis une offre.
Les négociations se sont déroulées dans le cadre d’une réunion organisée au siège de la
Communauté d’Agglomération, le 12 janvier 2023. Conformément à l’invitation à négocier 4
adressée à l’association le 12 décembre 2022 (cf. annexe 4), des précisions ont été
demandées au candidat sur les aspects financiers de sa proposition.
Une deuxième rencontre s’est déroulée le 2 février 2023 dans le complexe culturel Saint-Louis
à Saint Palais.
Le 13 février 2023, le candidat a déposé sur la plateforme de dématérialisation des marchés
publics de la Communauté d’Agglomération (AWS) les pièces complémentaires issues des
temps de négociation : le prévisionnel d’exploitation ramené à 4 ans et 9 mois, la proposition
tarifaire complémentaire relative aux locations de salles et prestations techniques spécifiques
à soumettre au Conseil communautaire.
Conformément à l’article L. 1411-5 du code général des collectivités territoriales, au terme de
la procédure de négociation, le Conseil communautaire de la Communauté d’Agglomération
est saisi du choix de l’entreprise auquel le Président a procédé. Par conséquent, le 4 mars
2023, le Conseil communautaire est invité à se prononcer sur :
➢ le choix du délégataire gestionnaire du complexe Saint-Louis à Saint-Palais ;
➢ l’approbation des termes du contrat de délégation ainsi que ses annexes ;
➢ l’autorisation à donner au Président de signer le contrat de délégation de service public.
Le présent rapport constitue le document sur la base duquel le Président rend compte et
propose le choix d’un candidat à l’assemblée délibérante.
2.2 Les principales caractéristiques du contrat
2.2.1– Objet du contrat
Le contrat de délégation du service a pour objet de confier au délégataire la gestion du
complexe Saint-Louis à Saint-Palais et notamment :
➢ la gestion des deux salles du complexe et de l’appartement de fonction intégré au
complexe ;
➢ l'accueil et l'information des usagers ;
➢ le respect du règlement intérieur ;
➢ la promotion de l’équipement ;
➢ l’entretien et le nettoyage des équipements ;
➢ le bon fonctionnement des installations ;
➢ la gestion des moyens matériels du service mis à disposition et éventuellement, en
installer de nouveaux ;
➢ la gestion du personnel dans son ensemble (recrutement, congés, formation,
rémunération...) ;
➢ les démarches relatives aux demandes des subventions de l'Etat ou de toutes autres
institutions ;
➢ la prise en charge des dépenses de fonctionnement du complexe ;
➢ la rédaction du compte rendu annuel.
La durée de la convention est de 4 ans et 9 mois. 5
2.2.2 Responsabilités des parties
a. Le délégant
La Communauté d’Agglomération a pour principales responsabilités :
➢ de définir, modifier et adapter si nécessaire le périmètre de la concession, la nature et la consistance des services à exploiter, dans les conditions prévues par la convention ;
➢ de mettre à disposition les installations nécessaires à l'exploitation du service ; ➢ d’homologuer et modifier les tarifs perçus sur les usagers ;
➢ de contrôler l’exploitation du complexe par le concessionnaire tant au plan quantitatif (nature et consistance des services contractuellement actés) qu’au plan qualitatif (définition d’une politique et des objectifs qualité à respecter par le concessionnaire).
b. Le délégataire
Le délégataire assure, à ses risques et périls, l’exploitation du complexe Saint-Louis.
Au titre de l’exploitation, il garantit les principes de continuité du service public, d’égalité des
usagers devant le service public et d’adaptabilité du service, dans le respect des exigences
de sécurité et sous couvert de polices d’assurances adaptées à la nature de ses missions.
Les obligations principales du délégataire seront les suivantes :
Activité cinéma
Le délégataire doit assurer une programmation continue avec un minimum de 15 séances par semaine.
La fermeture pour congés ne pourra excéder deux semaines par an. Le délégataire devra notamment :
➢ programmer des films présentant un caractère éducatif et culturel ; ➢ impulser une politique d'éducation artistique qu'il négociera avec l'Education Nationale pour tous les cycles de l'enseignement ;
➢ avoir le souci constant de la recherche de nouveaux publics et soutenir de manière appuyée le travail des structures associatives du territoire communautaire ; ➢ s'efforcer de programmer des films en relation avec les manifestations fortes impulsées par la Communauté d’Agglomération ;
➢ ne pas projeter de film à caractère pornographique.
Activité spectacle vivant
Le délégataire devra programmer des spectacles :
➢ dans la limite de la capacité d'accueil du lieu ;
➢ selon un modèle de convention et une grille tarifaire validés par l'autorité délégante ; ➢ avec un rapport annuel détaillé présentant la liste des utilisateurs et les montants perçus à ce titre ;
➢ dans la limite des contraintes de service public décrites ci-après: 6
La Communauté d’Agglomération se réserve le droit d’utiliser la salle de spectacle-cinéma selon les 3 modalités suivantes :
• Modalité 1 : Pour les spectacles, résidences, auditions et autres manifestations organisés par la Communauté d’Agglomération : 38 jours par an
La prestation technique des événements sera entièrement prise en charge par le délégant.
• Modalité 2 : Pour les spectacles de fin d'année des écoles et pour les associations culturelles (13 jours par an dont 7 le samedi ou dimanche). Pour chaque jour réservé, une prestation technique sera gratuitement assurée par le délégataire. Prestation qui ne devra engendrer pour ce dernier ni location de matériel supplémentaire (cf. liste de matériel disponible en annexe 1 du contrat), ni embauche de personnel extérieur. Dans le cas de besoins spécifiques en prestation technique, la prise en charge financière supplémentaire incombera à l’utilisateur.
• Modalité 3 : 12 jours en dehors des plages horaires réservées au cinéma.
Activité de location de salles
La location des salles peut être réalisée selon une grille tarifaire proposée par le délégataire et validée par la Communauté d’Agglomération. Un affichage dans les locaux informe les usagers des prix pratiqués.
L'organisation des activités des deux salles se fera dans le cadre d'un calendrier présenté au délégant pour approbation deux mois avant le lancement de la saison. Il comprendra notamment les horaires d'ouverture, la charte d'accueil du public, ainsi que l'ensemble des règles relatives à l'encaissement des droits d'entrée au cinéma et aux spectacles.
3. Déroulement des négociations
La réunion de négociation a permis de dialoguer avec le candidat sur l’ensemble des aspects
de son offre pouvant être discutés et/ou améliorés.
Outre les éléments détaillés dans le rapport des offres initiales (cf. annexe 3), il ressort des
négociations les engagements suivants :
- Sur le compte prévisionnel d’exploitation :
Le candidat propose une évolution de tarifs par rapport aux tarifs actuels approuvés par
délibération du 3 févier 2015 de la Communauté de Communes d’Amikuze (cf. annexe 5).
Il réajuste le compte prévisionnel d’exploitation pour le présenter sur la durée totale du contrat
soit 9 mois en 2023 et 4 années pleines (2024 à 2027).
Pour tenir compte des fortes évolutions du coût des énergies, celui-ci est réactualisé dans le
prévisionnel. En outre, la Communauté d’Agglomération va procéder à un audit énergétique
du bâtiment, à son raccordement à une boucle de production/autoconsommation d’électricité
d’origine photovoltaïque en cours de réalisation sur Saint-Palais. Enfin, un comparatif des tarifs
de fourniture d’énergie sera établi entre le tarif payé par le délégataire et celui payé par la
Communauté d’Agglomération Pays Basque dans le cadre du groupement d’achat d’énergie
qu’elle a engagé, de façon à faire bénéficier le délégataire du tarif le plus compétitif. 7
Le compte prévisionnel pour la durée du contrat s’établit donc comme suit :
Prévisionnel Association Argitze 2023
9 mois / 12
2024 2025 2026 2027
Vente et produits gestion cartes abon + CE 1 200,00 1 700,00 1 800,00 1 900,00 2 000,00
Recette confiserie 18 750,00 25 500,00 26 000,00 26 500,00 27 000,00
TOTAL 19 950,00 27 200,00 27 800,00 28 400,00 29 000,00
Recette cinéma HT 86 250,00 120 000,00 125 000,00 130 000,00 135 000,00
Publicité gazette 8 250,00 12 000,00 13 000,00 14 000,00 14 000,00
Publicité Ecran 1 500,00 2 100,00 2 200,00 2 300,00 2 400,00
Locations salles 3 375,00 4 750,00 5 000,00 5 250,00 5 500,00
Cotisations adhérents 225,00 300,00 300,00 300,00 300,00
TOTAL 99 600,00 139 150,00 145 500,00 151 850,00 157 200,00
Prime Art et Essai 10 500,00 14 000,00 14 000,00 14 000,00 14 000,00
Subvention communauté 36 000,00 48 000,00 48 000,00 48 000,00 48 000,00
Subvention supplémentaire pour 20 dates d’occupation en plus 1 500,00 2 000,00 2 000,00 2 000,00 2 000,00
TOTAL 48 000,00 64 000,00 64 000,00 64 000,00 64 000,00
TOTAL RECETTES 167 550,00 230 350,00 237 300,00 244 250,00 250 200,00
Confiserie 5 025,00 5 225,00 5 425,00 5 625,00 5 825,00
Billets caisse 225,00 300,00 300,00 300,00 300,00
Editions des bordereaux 1 500,00 1 600,00 1 700,00 1 800,00 1 900,00
Location des films 34 500,00 35 500,00 36 500,00 37 500,00 38 500,00
Frais de programmation 2 700,00 2 800,00 2 900,00 3 000,00 3 100,00
Electricité 21 000,00 28 000,00 28 000,00 28 000,00 28 000,00
Eau 225,00 300,00 300,00 300,00 300,00
Gestion comptable / administrative / spectacle 15 000,00 20 000,00 20 000,00 20 000,00 20 000,00
Affiches films + ports 750,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00
Editions programmes 6 750,00 9 000,00 9 000,00 9 000,00 9 000,00
Location immobilière 18 000,00 24 000,00 24 000,00 24 000,00 24 000,00
Assurances 1 725,00 1 825,00 1 925,00 2 025,00 2 125,00
Redevance caisse informatique 1 237,50 1 287,50 1 337,50 1 387,50 1 437,50
Vérification Entretien sécurité 1 875,00 2 525,00 2 550,00 2 575,00 2 600,00
Maintenance Chauffage - Clim 3 450,00 3 550,00 3 650,00 3 750,00 3 850,00
Maintenance Cabines 5 700,00 5 750,00 5 800,00 5 850,00 5 900,00
Honoraires comptable 3 900,00 5 200,00 5 200,00 5 200,00 5 200,00
Acheminement films – Globcast 1 425,00 1 900,00 1 900,00 1 900,00 1 900,00
Frais intervenants soirées 1 650,00 1 850,00 2 050,00 2 250,00 2 450,00
Frais bancaires 450,00 600,00 600,00 600,00 600,00
Téléphone - Frais postaux 975,00 1 300,00 1 300,00 1 300,00 1 300,00
Mise à jour site internet 525,00 700,00 700,00 700,00 700,00
Cotisations diverses 300,00 400,00 400,00 400,00 400,00
Petit équipement 450,00 600,00 600,00 600,00 600,00
Produits entretien 300,00 400,00 400,00 400,00 400,00
Petit équipement Cabine 1 050,00 1 400,00 1 400,00 1 400,00 1 400,00
Fournitures diverses 375,00 500,00 500,00 500,00 500,00
TOTAL 131 062,50 157 512,50 159 437,50 161 362,50 163 287,50
Salaires 27 000,00 28 000,00 29 000,00 30 000,00 31 000,00
Charges sociales 5 775,00 7 900,00 8 100,00 8 300,00 8 500,00
Sacem 1 200,00 1 700,00 1 800,00 1 900,00 2 000,00
Taxes CNC 240,00 320,00 320,00 320,00 320,00
Taxe apprentissage - Formation continue 750,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00
Dotation aux amortissements 5 932,50 7 910,00 3 500,00 3 500,00 3 500,00
TOTAL DEPENSES 171 960,00 204 342,50 203 157,50 206 382,50 209 607,50
RESULTAT -4 410,00 26 007,50 34 142,50 37 867,50 40 592,50
Achat marchandises
Achats et charges externes
Charges salaires + taxes
RECETTES
Vente marchandises
Production vendue
Subvention d'exploitation
DEPENSES 8
➢ La Communauté d’Agglomération Pays Basque a rappelé que toute organisation de
spectacle vivant nécessite la présence d’un SSIAP (Service de Sécurité Incendie et
d'Assistance à Personnes) de niveau 1. Cette personne ne peut exercer aucune autre
mission pendant le spectacle. La Communauté d’Agglomération a formé ses agents
pour les spectacles qu’elle organise à Saint-Louis ou ailleurs ou bien fait appel à un
prestataire de service ; elle est donc autonome sur ces dates de réservation. Le
délégataire pourra facturer cette prestation dans le cadre des locations de salle, dans
la mesure où elle nécessite du personnel extérieur.
➢ ARGITZE précise que certaines organisations nécessitent des prestations particulières
(vidéoprojection, installation de tapis de danse, présence de techniciens
supplémentaires…). Le délégataire pourra facturer ces prestations dans le cadre des
locations de salle.
➢ ARGITZE expose que certaines organisations de spectacle ou d’évènements
bénéficient de gratuité de locations car demandées sous couvert d’associations
locales. Un arbitrage sur l’attribution des dates gratuites sera réalisé par le pôle
territorial Amikuze, sur demande du délégataire.
Pour le reste, le candidat reste sur les engagements tels que décrits dans le rapport d’analyse
des offres (cf annexe 4).
4. Conclusion des négociations et choix soumis aux élus
communautaires
Les négociations menées avec l’unique candidat ont permis d’aboutir à un contrat clair et
pertinent permettant de confier la gestion du complexe Saint-Louis à un professionnel
soucieux d’assurer une gestion de ce service public en concertation avec la collectivité.
Conformément aux critères de choix fixés dans le règlement de la consultation, l’association
Argitze obtient les notes finales suivantes :
- Valeur technique de l’offre et qualité du service rendu aux usagers : 60 points
- Prix des prestations : 40 points.
Il est en conséquence proposé au Conseil communautaire :
- d’approuver le choix de l’Association ARGITZE en qualité de délégataire de la gestion
du complexe Saint-Louis à Saint-Palais ;
- d’approuver les termes du contrat de délégation et de ses annexes ;
- d’autoriser la signature du contrat de délégation, ainsi que les documents afférents.
Le Président,
Jean-René ETCHEGARAY 9
Annexe 1 – Procès-verbal d’analyse des dossiers de candidature
Annexe 2 – Procès-verbal d’analyse des offres
Annexe 3 – Rapport d’analyse des offres
Annexe 4 – Invitation à négocier
Annexe 5 – Projet de délibération portant approbation des tarifs proposés par le
délégataire