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unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 32 Rapport President choix delegataire Kuluxka CC 9 dec 2023 avec annexes
Document publié le Dimanche 1 janvier 2023
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 32 Rapport President choix delegataire Kuluxka CC 9 dec 2023 avec annexes)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Famille,
Z PAYS
/ Basque
eUSKAL
HERRIA
COMMUNAUTÉ
D'AGGLOMÉRATION
HIRIGUNE
ELKARGOA
Gestion et exploitation de l'établissement d'accueil
de jeunes enfants Kuluxka du Pays de Hasparren
Rapport du Président sur le choix du délégataire
Conseil communautaire du 9 décembre 2023 Table des matières
1, POAMOUIGsnisinémnnnnrnnnetentnnnnneanaunnsenntaan titine GER REEAEnES
2. Procédure et caractéristiques du contrat...
2.1 Rappel concernant la conduite de la procédure de délégation de service public...
2.2 Les principales caractéristiques du contrat...
3. Déroulement des négociations... nn
4, Conclusion des négociations et choix soumis aux élus communautaires 1. Préambule
Dans le cadre de l'exercice de sa compétence dans le domaine de la petite enfance, la Communauté de communes
du Pays de Hasparren a réalisé en 2009, avec l'appui des services de la CAF, une étude sur les besoins des
familles du territoire intercommunal en matière de modes de garde.
Les conclusions de cette étude ont mis nettement en avant le déficit de places d'accueil pour les jeunes enfants
dans ce territoire et identifié les structures collectives comme le mode de garde privilégié par les familles.
S'appuyant sur ce constat, la Communauté de communes du Pays de Hasparren s'est engagée dans un projet de
création d'une crèche intercommunale d'une capacité de 30 places implantée à Hasparren et desservant
l'ensemble du bassin de vie.
Elle a donc porté l'investissement pour la construction de ce nouvel établissement d'accueil de jeunes enfants
(EAJE) et a conduit une réflexion sur les modalités de gestion de la future crèche. C'est à la fin de l'année 2011
que la Communauté de communes du Pays de Hasparren a fait le choix d'une gestion en délégation de service
public (DSP) et a engagé la procédure correspondante qui a abouti en mai 2013 avec la signature d'un contrat de
DSP pour la gestion et l'exploitation du nouvel EAJE desservant le territoire intercommunal.
L'EAJE, dénommé multi-accueil collectif Kuluxka, a ouvert ses portes le 19 mai 2014.
Cette délégation a été reconduite par la Communauté d'Agglomération Pays Basque en 2019, jusqu'au 31
décembre 2025. Le Conseil communautaire a, après avis favorable de la Commission Consultative des Services
Publics Locaux, délibéré le 4 mars 2023 sur le principe du recours à la concession de service portant délégation
de service public pour une durée de 5 ans.
2. Procédure et caractéristiques du contrat
2.1 Rappel concernant la conduite de la procédure de délégation de service public
La présente consultation a pour objet la passation d'une délégation de service public sous forme d'affermage pour
la gestion et l'exploitation de l'Etablissement d'Accueil de Jeunes Enfants (EAJE) Kuluxka à Hasparren (64240).
La gestion et l'exploitation est assurée dans les conditions fixées dans le document intitulé « Cahier des charges ».
La présente consultation est organisée conformément aux dispositions du code de la commande publique relatives
aux contrats de concession et selon une « procédure ouverte ».
Par délibération en date du 4 mars 2023, le Conseil communautaire de la Communauté d'Agglomération a
approuvé le principe du recours à une concession de services portant délégation de service public pour la gestion
et l'exploitation de l'EAJE Kuluxka du Pays de Hasparren, sous forme d'affermage.
L'avis d'appel public à la concurrence a été publié le 16 mai 2028.
Un candidat a déposé un dossier avant la date et heure limites, fixées le 17 juillet 2023 à 12 heures : l'association
Laguntza Etxerat.
Après analyse, la candidature de l'association Laguntza Etxerat a été retenue par la Commission de Délégation de
Service Public du 31 août 2023 (Annexe 1 : procès-verbal de la CDSP et rapport d'analyse de la candidature). La Commission de délégation de service public s'est de nouveau réunie le 7 septembre 2023 (cf annexe 2). Après
analyse, elle a proposé à Monsieur le Président d'engager des négociations avec le candidat ayant remis une offre
(cf annexe 3).
Les négociations se sont déroulées dans le cadre d'une réunion organisée au siège de la Communauté
d'Agglomération, le 21 octobre 2023.
A l'issue de cette réunion, le candidat a été invité à réviser son offre sur le plan financier et à transmettre son offre
révisée pour le 3 novembre 2023.
Le 31 octobre 2023, le candidat a déposé sur la plateforme de dématérialisation des marchés publics de la
Communauté d'Agglomération (AWS) les pièces complémentaires issues des temps de négociation: le
prévisionnel d'exploitation révisé.
Conformément à l'article L. 1411-5 du code général des collectivités territoriales, au terme de la procédure de la
négociation, le Conseil communautaire est saisi du choix du délégataire auquel le Président a procédé. Par
conséquent, le 9 décembre 2023, le Conseil communautaire est invité à se prononcer sur :
- le choix du délégataire gestionnaire de l'établissement d'accueil de jeunes enfants Kuluxka du Pays de
Hasparren ;
- l'approbation des termes du contrat de délégation, ainsi que ses annexes ;
- l'autorisation à donner au Président de signer le contrat de délégation de service public.
Le présent rapport constitue le document sur la base duquel le Président rend compte et propose le choix d'un
candidat à l'Assemblée délibérante.
2.2 Les principales caractéristiques du contrat
2.2.1- Objet du contrat
Le contrat de délégation du service a pour objet de confier au délégataire la gestion et l'exploitation de
l'Etablissement d'accueil de jeunes enfants Kuluxka du Pays de Hasparren et notamment :
o Assurer la sécurité, le bon fonctionnement, la continuité et la qualité du service public d'accueil de jeunes
enfants (EAJE) Kuluxka par l'accueil des enfants et des familles de façon régulière, occasionnelle ou dans
les situations d'urgence ;
o Respecter les normes d'encadrement, d'hygiène et de sécurité, conformément à la capacité d'accueil et
à l'agrément délivré par la PMI (30 places) ;
o Gérer le personnel dans son ensemble (recrutement, congés, formation, remplacements,
rémunération.) ;
o Respecter les périodes d'ouverture et de fermeture annuelles de la structure ;
o Procéder à l'attribution des places conformément aux priorités d'accueil et critères définis par la
collectivité ;
Poursuivre l'accueil bilingue en langue basque et maintenir la labellisation LEHA ;
Elaborer, appliquer et adapter le projet pédagogique et le règlement de fonctionnement ;
o Confectionner sur place les repas diététiquement adaptés aux âges des enfants et dans le respect des
normes HACCP ;
o Garantir le nettoyage et l'entretien des installations et des locaux dans le respect des normes d'hygiène,
de sécurité et de santé inhérentes à l'accueil de jeunes enfants ;
4 Assurer l'entretien et la maintenance des locaux et du mobilier ;
Fournir et renouveler le matériel pédagogique et de petit équipement ainsi que l'ensemble des fournitures
d'hygiène ;
o Prendre en charge l'ensemble des dépenses liées à l'exploitation de l'EAJE, ainsi que la facturation et
l'encaissement des participations familiales, comprenant le recouvrement des recettes et la gestion des
impayés, ainsi que la perception des recettes inhérentes au service (prestations de service de la CAF et
de la MSA) ;
o Solliciter auprès des partenaires et institutions toutes autres subventions (Département, subventions de
fonctionnement, etc.) ;
o Transmettre un rapport annuel comprenant une partie technique et une partie financière.
La durée de la convention est de 5 ans.
2.2.2 Responsabilités des parties
a. Le délégant
La Communauté d'Agglomération a pour principales responsabilités :
4 de définir, modifier et adapter si nécessaire le périmètre de la concession, la nature et la consistance
des services à exploiter, dans les conditions prévues par la convention ;
4 de mettre à disposition les installations nécessaires à l'exploitation du service ;
4 de contrôler l'exploitation de la crèche Kuluxka par le concessionnaire tant au plan quantitatif (nature et
consistance des services contractuellement actés, indicateurs d'activité, rapport et bilan financiers)
qu'au plan qualitatif (continuité de service, réponse aux besoins des familles et des enfants, projet
pédagogique, labellisation, rapport d'activité et autre objectifs qualitatifs à respecter par le
concessionnaire).
b. Le délégataire
Le délégataire assure, à ses risques et périls, l'exploitation de l'EAJE dans les conditions qui sont précisées dans
le contrat.
Au titre de l'exploitation, il respecte les principes de continuité du service public, d'égalité des usagers devant le
service public et d'adaptabilité du service, dans le respect des exigences de sécurité, d'hygiène et de santé et sous
couvert de polices d'assurances adaptées à la nature de ses missions.
Les obligations principales du délégataire seront les suivantes :
© Concernant l'activité d'accueil de jeunes enfants
se conformer à la capacité d'accueil de l'EAJE fixée à 30 places agréées par la PM];
respecter les normes d'encadrement, d'hygiène et de sécurité ;
assurer une ouverture du lundi au vendredi de 7h30 à 18h30 a minima, hors périodes de fermetures annuelles
limitées à 5 semaines non consécutives maximum par an ;
+ proposer un accueil et un projet d'établissement en accord avec la politique d'action sociale portée par la
Communauté d'Agglomération Pays Basque en matière de petite enfance ;
+
+
+ + participer et prendre part aux projets partenariaux qui pourraient être mis en œuvre dans le cadre de cette
politique communautaire ;
+ s'inscrire dans un réseau partenarial des acteurs de la petite enfance du territoire communautaire et infra-
communautaire (pays de Hasparren, voire au-delà), et notamment dans ce cadre prendre part aux instances
de coordination mises en œuvre par la Communauté d'Agglomération Pays Basque.
œ Concernant les obligations générales du concessionnaire
réaliser les travaux d'entretien de l'ensemble des installations qui lui sont confiées par le Concédant ;
afficher, respecter et faire respecter le règlement intérieur/de fonctionnement. Mettre en œuvre les droits et
les obligations contractuels ;
respecter les réglementations en vigueur pendant toute la durée du contrat;
assurer la couverture des risques liés à son activité par la souscription des assurances adéquates notamment
en responsabilité civile et en biens immobiliers ;
% mettre en place un personnel en nombre suffisant et de qualification adaptée selon les missions confiées dans
le multi-accueil ;
% informer et conseiller le Délégant.
+
+
Fr
+
3. Déroulement des négociations
La réunion de négociation a permis de dialoguer avec le candidat sur l'ensemble des aspects de son offre pouvant
être discutés et/ou améliorés.
Outre les éléments détaillés dans le rapport des offres initiales (cf annexe 3), il ressort des négociations les
éléments suivants :
- L'association Laguntza Etxerat a rappelé que son offre a été établie en tenant compte des besoins réels
et justes liés au fonctionnement de la crèche Kuluxka, et avec une grande vigilance apportée à l'évaluation
et à la répartition des charges des services administratifs supports affectées à la gestion de l'EAJE ; Un
diagnostic DLA sera mené au 1° trimestre 2024 qui permettra de réajuster les services supports dédiés
au secteur petite enfance dans le cadre de l'évolution de l'association (départ de l'activité Service d'Aide
à Domicile).
- Les sources de financements du service étant très contraintes et encadrées (tarification familles selon
barème national CNAF, prestations de services CAF et MSA, bonus territoire CTG), l'association Laguntza
Etxerat dispose de peu de leviers mais a cependant prévu de faire évoluer son offre au regard des
revalorisations des besoins et des financements de la CAF (PS et bonus territoire) ;
- Concernant l'évolution de la masse salariale, l'association Laguntza Etxerat est tenue par les
engagements de la convention collective ALISFA qui interviendraient pendant la période de la DSP : des
besoins de financement complémentaires pourraient apparaître ;
- Les recettes prévisionnelles versées par la CAF et la MSA au titre de la prestation de service ont été
revues à la hausse afin de tenir compte des dispositions de la nouvelle Convention d'Objectifs et de
Gestion et du taux d'inflation estimé pour les années 2024 et 2025.
Pour le reste, le candidat reste sur les engagements tels que décrits dans le rapport d'analyse des offres (cf annexe
3). Conformément à l'offre révisée, le compte prévisionnel pour les 5 prochaines années s'établit comme suit :
Achats
Dont électricité
Dont Alimentation
Dont hygiène & couches
Services
Dont loyer
Autres Services
Impôts et taxes
Personnel
Amort, & provisions
Participations Familles
PSU CAF
PSU MSA
Bonus territ. et sub projets CAF
Participation CAPB
Dep. 64
Autres subventions
Cotisations adhérents
Transfert Charges
20873
15429
4136
85656
62000
12842
44257
472503
261752
15528
98237
17000
2000
1100
18985
52619|
5233|
102000|
54198
21499
15892
4260
84610
62000
13222
44063
470618
5810
102000
269604
15993
98237
147391 | 14/7 9IL
102000
62307
5813
7411, 76
28628 29487
16369 16860
4388 4519
85289 85987
62000 62000
13612 14015
43330 44069
463029 471065
5619
102000
269840 269847
16007 16008
98237 98237
159786 171107
17000 17000
2000 2000
1100 1100
64177 66102
30371
17366
4655
86707
62000
14429
44940
480506
5747
102000
269847
16008
98237
184378 4. Conclusion des négociations et choix soumis aux élus communautaires
Les négociations menées avec l'unique candidat ayant remis une offre ont permis d'aboutir à un contrat clair,
pertinent et conforme aux attentes spécifiques de gestion d'une crèche permettant de confier la gestion et
l'exploitation de l'établissement d'accueil de jeunes enfants Kuluxka du Pays de Hasparren à un professionnel
détenant une expertise avérée dans le domaine de la petite enfance, en général, et en matière de gestion d'EAJE
et soucieux d'assurer une gestion de ce service public en concertation avec la collectivité et dans une logique de
services à la population et d'approche sociale.
J'ai donc choisi de retenir l'ASSOCIATION LAGUNTZA ETXERAT pour la gestion et l'exploitation de
l'établissement d'accueil de jeunes enfants Kuluxka du Pays de Hasparren.
C'est pourquoi, je propose au Conseil communautaire :
- d'approuver le choix de l'ASSOCIATION LAGUNTZA ETXERAT en qualité de délégataire de la gestion
et de l'exploitation de l'établissement d'accueil de jeunes enfants Kuluxka du Pays de Hasparren ;
- d'approuver les termes du contrat de délégation et de ses annexes ;
- de m'autoriser à signer le contrat de délégation, ainsi que les documents afférents.
Le Président,
Jean-René ETCHEGARAY PROCES-VERBAL
L'an deux mille vingt-trois, le 31 août à 9h00.
| Ordre du jour
La Commission visée à l'article L.1411-5 du code général des collectivités territoriales est réunie pour l'analyse des
candidatures et l'établissement de la liste des candidats admis à présenter une offre pour la gestion et l'exploitation de
l'établissement d'accueil de jeunes enfants Kuluska du Pays de Hasparren.
| Rappel des étapes de la procédure
Consultation : Gestion et exploitation de l'établissement d'accueil de jeunes enfants Kuluska du Pays
de Hasparren
Avis de concession : BOAMP - 16/05/2023 (avis n° 23-66674)
SITE - 16/05/2023
Date de remise des plis : 17 juillet 2023 — 12H
Date de convocation : 23 août 2023
Membres en exercice : Président + 5 membres (CGCT, article L.1411-5)
| Composition
Liste des présents | Qualité
Membres avec voix délibérative (CGCT, art. L1411-5 Il, al. 1) :
LAFLAQUIERE Jean-Pierre Président
DUHART Agnès Titulaire
BERTHET André Titulaire
IBARRA Michel Titulaire
Le quorum est atteint : OUI / NON (rayer la mention inutile)
La Commission peut, ne-peut-pas, (rayer la mention inutile) valablement délibérer.
La séance est ouverte.
Page 1 | PV Commission | Compte-rendu de la séance
Avant la date limite de remise des plis figurant dans l'avis de publicité : 4 pli a été reçu.
Il s'agit du candidat suivant :
Candidats Identification du candidat
Association Laguntza Etxerat
54 rue Francis Jammes - 64240 HASPARREN
Association Laguntza Etxerat | Tel : 06 59 29 45 80
Contact : accueil @laguntzaetxerat.com
Siret (Etablissement Pôle Enfance) : 318 336 385 000 48
Représentant légal : Dominique LARRAMENDY (Président)
La Commission procède à l'examen des garanties professionnelles et financières, à l'examen du respect de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés prévue aux articles L. 5212-1 à L. 5212-4 du code du travail et à la vérification de l'aptitude du candidat à assurer la continuité du service public et l'égalité des usagers devant le service public.
L'analyse est annexée au présent procès-verbal.
Page 2 | PV Commission Après examen, la Commission décide de poursuivre l'analyse du dossier du candidat suivant sur la base de son offre :
e Association Laguntza Etxerat
Bayonne, le 31 août 2023
Les membres présents,
| Signatures
LAFLAQUIERE Jean-Pierre LEA
DUHART Agnès ST,
BERTHET André f\
IBARRA Michel
| Observations (le cas échéant)
Sans objet.
Page 3 | PV Commission Z PAYS
/ Basque
eUSKAL
HERRIAQ
COMMUNAUTÉ
D'AGGLOMÉRATION
HIRIGUNE
ELKARGOA
Gestion et exploitation de la
crèche Kuluxka à Hasparren
2024-2028
Rapport d'analyse des candidatures
Réunion de la Commission de délégation de service public du 31 août 2023 1. Objet
1.1 Rappel de la procédure
La présente consultation a pour objet la passation d'une délégation de service public sous forme d'affermage pour la
gestion et l'exploitation de l'Etablissement d'Accueil de Jeunes Enfants Kuluxka à Hasparren. L'exploitation est
assurée dans les conditions fixées dans le document intitulé « Cahier des charges ».
La présente consultation est organisée conformément aux dispositions du code de la commande publique (ci-après «CCP») relatives aux contrats de concession et selon une « procédure ouverte ».Les candidats doivent remettre simultanément leur candidature et leur offre avant la date et heure limites fixées en page de garde. Seules les offres des candidats dont la candidature aura été admise seront ouvertes, puis analysées.
Par délibération en date du 4 mars 2028, le Conseil Communautaire de la Communauté d'Agglomération a approuvé
le principe d'une concession de services portant délégation de service public pour l'exploitation de la crèche Kuluxka
à Hasparren, sous forme d'affermage.
La consultation est parue sur la plateforme de dématérialisation des marchés publics de la Communauté
d'Agglomération (AWS) Un avis d'appel public à la concurrence a été adressé au BOAMP pour une parution le 16
mai 2023 sous le numéro n°23-66674
La date limite de remise des plis a été fixée au 17 juillet 2023 à 12h00.
Un candidat a déposé un dossier avant la date et heure limites :
- Association Laguntza Etxerat
2.2 Objet du présent rapport
Le présent rapport a pour objet l'analyse des candidatures déposées dans le cadre de la Délégation de service
public pour la gestion et l'exploitation de la crèche Kuluxka à Hasparren.
Cette analyse doit permettre à la Commission de délégation de service public de dresser la liste des candidats admis
à présenter une offre en application des dispositions de l'article L.1411-5 du Code général des collectivités
territoriales (ci-après « le CGCT »). 2. Identification des candidats
Candidats Identification du candidat
Association Laguntza Etxerat
Association Laguntza Etxerat
54 rue Francis Jammes - 64240 HASPARREN
Tel : 06 59 29 45 80
Contact : accueil @laguntzaetxerat.com
Siret (Etablissement Pôle Enfance) : 318 336 385 000 48
Représentant légal : Dominique LARRAMENDY (Président) 3. Recevabilité des candidatures
Les tableaux, ci-après, listent les pièces demandées par l'avis d'appel à candidatures :
Association Laquntza Etxerat
Contenu de la candidature | Oui | Non | Remarques
Situation propre des opérateurs économiques
- pièce 1 : Lettre de candidature indiquant l'identité du candidat ou du mandataire
du groupement qui précisera l'identité de chaque membre dudit groupement ; sera x
précisé la forme juridique, date de création, capital social du candidat ;
- pièce 2 : En cas de groupement : habilitation du mandataire par ses cotraitants, Sans objet
- pièce 3 : Pouvoir de la personne habilitée à engager le candidat, x
- pièce 4 : Déclaration sur l'honneur attestant :
1° Qu'il ne fait l'objet d'aucune exclusion de la participation à la
procédure de passation des contrats de concession prévue aux
articles L. 3123-1 à L. 3123-14 du Code de la commande publique
2° Que les renseignements et documents relatifs à ses capacités et
à ses aptitudes, exigés en application des articles L. 3123-18, L. x
3123-19 et L. 3123-21 et dans les conditions fixées aux articles R.
3123-1 à R. 3123-8, sont exacts
3° du respect de l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés
mentionnés aux articles L5212-1 à L5212-4 du code du travail.
- pièce 5 : Si le candidat est en redressement judiciaire : copie du ou des . s Sans objet
jugements prononcés à cet effet
- pièce 6 : Justificatif de l'inscription du candidat au registre du commerce et des dE sueur _ Sans objet
sociétés (extrait K bis ou document d'effet équivalent) ;
- pièce 7 : Attestations d'assurance responsabilité civile et professionnelle en cours
de validité.
Capacités techniques et professionnelles
- pièce 8 : Références du candidat dans le domaine d'activité faisant l'objet de la
délégation, indiquant notamment l'autorité délégante, le montant et la date du x
contrat
- pièce 9 : Moyens humains et techniques dont le candidat disposera pour
l'exploitation du présent service délégué
- pièce 10: Tout élément permettant de juger l'aptitude du candidat à assurer la
continuité du service public et l'égalité des usagers devant ledit service
Capacité économique et financière
-pièce 11 : Chiffre d'affaires global et chiffre d'affaires relatif à des prestations
similaires à l'objet de la présente délégation, réalisées au cours des trois dernières x
années ;
- pièce 12 : Les comptes de résultat et bilans des trois derniers exercices ; x
- pièce 13 : Tout document complémentaire de nature à faire apparaître la capacité
et la solidité financière du candidat. Les candidats qui ne seraient pas constitués
depuis plus de trois ans pourront faire la preuve de leur capacité économique et financière par tout moyen. 1. Analyse des candidatures
Conformément aux dispositions de l'article L.1411-5 du CGCT, la CDSP dresse la liste des candidats admis à
présenter une offre après examen (i) de leurs garanties professionnelles et financières, (il) de leur respect de
l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés prévue aux articles L. 5212-1 à L. 5212-4 du code du travail et (iii)
de leur aptitude à assurer la continuité du service public et l'égalité des usagers devant le service public.
Association Laquntza Etxerat
Description de l'entreprise
Association Loi 1901 composée d'un établissement principal (SAD) et d'un établissement secondaire Forrieuridique (Petite enfance)
Activités
principales et | Aide à domicile et services d'accueil de la petite enfance
accessoires
Personne habilitée à signer Monsieur Dominique LARRAMENDY - Président
Chiffre d'affaires (global tous
services) / : Budget Kuluxka
2020 # 2429 568 € / 429 281 €
Moyens financiers | 2921 2726614€/514 326€
2 812 099 € / 568 101 €
2022 L'association enregistre un déficit de +100 K€ en 2022, lié à son service d'Aide à Domicile. Pas de RJ en cours.
Effectif : 144 salariés (68.14 équivalents temps plein). 11.24 ETP à Kuluxka
Personnel Le candidat atteste respecter l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés (déclaration sur l'honneur).
Références
Délégataire Kuluxka depuis 2014, gestionnaire de la crèche Laminak (mairie de Briscous), d'une crèche familiale, d'un Relais Petite enfance et d'un LAEP (Lieu d'Accueil Enfants Parents)
Constats
Références suffisantes au regard du dimensionnement de la présente DSP.
Le candidat présente des moyens techniques et humains en adéquation avec l'objet de la délégation de service public.
Compte-tenu de l’ensemble des éléments analysés, le candidat semble réunir toutes les garanties professionnelles et financiéres pour assurer l'égalité des usagers et la continuité du service public et le respect de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés dans le cadre de la délégation de service public de la créche Kuluxka. 2. Conclusion
Le candidat présente des moyens humains et techniques permettant d’attester de son aptitude à assurer la
continuité du service public et l'égalité des usagers devant le service public. Le candidat atteste également du
respect de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés.
Le candidat possède les références suffisantes et justifie des garanties financières suffisantes pour la gestion et l'exploitation de la crèche Kuluxka à Hasparren.
En conséquence, il est proposé à la Commission de Délégation de Service Public d'admettre l'Association
Laguntza Etxerat à remettre une offre. PROCES-VERBAL
L'an deux mille vingt-trois, le 7 septembre à 15h30.
| Ordre du jour
La Commission visée à l'article L.1411-5 du code général des collectivités territoriales est réunie pour analyser les offres
et émettre un avis sur celles-ci pour la Concession pour la gestion et l'exploitation de l'établissement d'accueil de jeunes
enfants Kuluska du Pays de Hasparren.
| Rappel des étapes de la procédure
Consultation : Gestion et exploitation de l'établissement d'accueil de jeunes enfants Kuluska du Pays
de Hasparren
Avis de concession : BOAMP - 16/05/2023 (avis n° 23-66674)
SITE - 16/05/2023
Date de remise des plis : 17 juillet 2023 - 12H
Date de convocation : 23 août 2023
Membres en exercice : Président + 5 membres (CGCT, article L.1411-5)
| Composition
Liste des présents | Qualité
Membres avec voix délibérative (CGCT, art. L1411-5 II, al. 1) :
LAFLAQUIERE Jean-Pierre Président
DUHART Agnès Titulaire
BERTHET André Titulaire
IBARRA Michel Titulaire
Le quorum est atteint : OUI / N@M{rayer la mention inutile)
La Commission peut, #e-pewt-pee, (rayer la mention inutile) valablement délibérer.
La séance est ouverte.
Page 1 | PV Commission | Compte-rendu de la séance
La Commission procède à l'analyse des offres initiales déposées :
Candidats identification du candidat
Association Laguntza Etxerat
Association Laguntza Etxerat
54 rue Francis Jammes - 64240 HASPARREN
Tel : 06 59 29 45 80
Contact : accueil @ laguntzaetxerat.com
Siret (Etablissement Pôle Enfance) : 318 336 385 000 48
Représentant légal : Dominique LARRAMENDY (Président)
Page 2 | PV Commission Sur la base du rapport d'analyse annexé au présent procès-verbal, la Commission décide d'émettre un avis favorable
à l'ouverture d'une négociation avec le soumissionnaire.
À Bayonne, le 7 septembre 2023
Les membres présents,
| Signatures
LAFLAQUIERE Jean-Pierre <<
DUHART Agnès IT Ÿ TT VZ
BERTHET André ° KR ——
TBARRA Michel AT
| Observations (le cas échéant)
Page 3 | PV Commission Z PAYS
/S BASQUE
eUSKaL
HERRIAQ
COMMUNAUTÉ
D'AGGLOMÉRATION
HIRIGUNE
ELKARGOA
Délégation de service public
Gestion et exploitation de l'établissement d'accueil de
jeunes enfants Kuluxka du Pays de Hasparren
Rapport d'analyse des offres
Réunion de la Commission de délégation de service public du 7 septembre 2023 1. Objet
1.1 Rappel de la procédure
La présente consultation a pour objet la passation d'une délégation de service public sous forme d’affermage pour la
gestion et l'exploitation de l'Etablissement d'Accueil de Jeunes Enfants (EAJE) Kuluxka à Hasparren (64240). La
gestion et l'exploitation est assurée dans les conditions fixées dans le document intitulé « Cahier des charges ».
La présente consultation est organisée conformément aux dispositions du code de la commande publique relatives
aux contrats de concession et selon une « procédure ouverte ».
Par délibération en date du 4 mars 2023, le Conseil Communautaire de la Communauté d'Agglomération a approuvé
le principe du recours à une concession de services portant délégation de service public pour la gestion et l'exploitation
de l'EAJE Kuluxka du Pays de Hasparren, sous forme d’affermage.
L'avis d'appel public à la concurrence a été publié le 16 mai 2028.
Un candidat a déposé un dossier avant la date et heure limites, fixées le 17 juillet 2023 à 12 heures : l'association
Laguntza Etxerat.
Après analyse, la candidature de l'association Laguntza Etxerat a été retenue par la Commission de Délégation de
Service Public du 31 août 2028.
2,2 Objet du présent rapport
Le présent rapport a pour objet l'analyse de l'offre déposée dans le cadre de la Délégation de service public pour la
gestion et l'exploitation de l'Etablissement d'accueil de jeunes enfants Kuluxka du Pays de Hasparren.
Cette analyse doit permettre à la Commission de délégation de service public d'émettre un avis sur l'offre initiale remise
par le candidat, avant la phase de négociation prévue dans le règlement de la consultation. 2. Analyse des offres
Conformément au règlement de consultation, l'analyse des offres doit permettre d'évaluer la meilleure proposition au
regard de l'avantage économique global sur la base des critères suivants pondérés :
> Valeur technique de l'offre et qualité de service rendu aux usagers jugé au regard du mémoire technique
remis par le candidat à l'appui de son offre, à hauteur de 60 % ;
> Prix des prestations (proposition financière des candidats : compte d'exploitation prévisionnel et conditions
financières proposées), à hauteur de 40 %.
2.1 Valeur technique de l'offre et qualité de service rendu aux usagers
Le mémoire technique produit par l'association Laguntza Etxerat dans le cadre de son offre à la gestion et à
l'exploitation de l'établissement d'accueil de jeunes enfants (EAJE) du Pays de Hasparren, ainsi que ses annexes, est
suffisamment complet et détaillé, et permet de dresser les constats suivants sur la valeur technique de l'offre.
œ L'association détient une expertise avérée en matiére de gestion de services dédiés à la petite
enfance.
En effet, même s'il ne s'agit pas de son domaine d'intervention exclusif, la petite enfance est l'un des deux
pôles d'activités de l'association qui se positionne d'un point de vue global comme un acteur territorial en
matière de services à la personne. Le mémoire technique apporte un éclairage intéressant sur l'historique
des activités mises en œuvre par l'association et sur son organisation autour de deux pôles d'activités, à
savoir la petite enfance et l'aide à domicile (personnes âgées, en situation de handicap), dans une logique
d'accompagnement des familles et des publics en difficulté ou vulnérables. Un service administratif support
à ces deux pôles d'activités vient compléter la structuration de l'association.
La petite enfance est un domaine investi de longue date par l'association qui dispose de références solides
et d'une expertise avérée avec la gestion des services suivants :
O
O
Un relais petite enfance - RPE nommé RAFAM (Relais d'accueil des familles et des assistantes
maternelles) couvrant les territoires des Pays de Hasparren et de Bidache, à l'échelle du Pays
d'Hasparren le RAFAM coordonne et anime un guichet unique de pré-inscriptions pour les familles
auprès des différents modes d'accueil du territoire ;
Un Lieu Accueil Enfants Parents (LAEP) nommé Xirrixta, structure de soutien à la parentalité ;
Une crèche familiale nommée Service d'accueil familial (SAF) ;
Un EAJE - crèche Laminak de 30 places implantée à Briscous, d'initiative associative (création en
1999) et soutenu financièrement par la commune ;
L'EAJE — crèche Kuluxka du Pays de Hasparren de 30 places, dont la gestion a été confiée à
l'association dans le cadre de deux DSP précédentes (périodes 2014-2019, puis 2020-2023) ;
Des ateliers futurs parents proposés depuis 2021 dans le prolongement des actions en faveur de
la parentalité.
æ Les moyens humains mobilisés pour la gestion de l’'EAJE Kuluxka sont conformes aux attendus
réglementaires ainsi qu’à ceux du label linguistique LEHA.
L'effectif actuellement dédié au fonctionnement de la crèche Kuluxka sera maintenu en l'état, soit :
O
O
11,24 ETP tous postes confondus ;
Dont 9,13 ETP en encadrement auprès des enfants, conforme à la réglementation qui prévoit 7,86
ETP auprès des enfants eu égard à la capacité d'accueil de la crèche ;
1,36 ETP pour les postes d'entretien et de cuisine ;
0,75 ETP au titre des fonctions de direction de la crèche, cette quotité correspond au minimum règlementaire requis, la directrice assurant par ailleurs 0,25 ETP en tant qu'infirmière et que
référente santé et accueil inclusif (missions et quotités définies par le décret relatif aux EAJE du
30 août 2021 respectées). Le ratio entre les professionnels diplômés et qualifiés (ratio 40/60) est conforme au cadre réglementaire avec
47% de personnel diplômé (pour un minimum de 40%) et 53% de qualifiés (pour un maximum de 60%).
Conformément au label LEHA, une partie du personnel est bascophone et les plannings-type fournis
respectent le cahier des charges du label permettant de maintenir le label actuellement détenu (modèle C
« accueil bilingue). La dimension linguistique est par ailleurs bien présente dans le projet d'établissement,
ainsi que dans le plan de formation qui donne aux formations en langue basque un caractère prioritaire.
Considérant la gestion d'autres services petite enfance gérés par le candidat, une mutualisation de certains
postes est rendue possible :
- le poste de cuisinier est partagé entre la crèche Kuluxka et la 2ème crèche gérée par l'association
(50/50) ;
- un poste d'agent polyvalent volant pouvant intervenir sur les 2 crèches figure dans les effectifs de
l'association facilitant ainsi l'organisation des remplacements.
La problématique de gestion des remplacements étant actuellement très prégnante dans le secteur de la
petite enfance — qui fait face à une pénurie de professionnels et d'importantes difficultés de recrutement -
ce point est particulièrement relevé. L'existence d'une sensible marge entre le taux d'encadrement
réglementaire et le taux constaté ainsi que la mise en place d'une modulation du temps de travail (forme
d'annualisation) sont aussi des indicateurs intéressants car de nature à faciliter la gestion de ces situations
de remplacement.
La continuité de direction est assurée sur la base du binôme directrice / éducatrice de jeunes enfants et un
dispositif d’astreinte RH vient en complément en semaine et les dimanches.
Ces 2 derniers éléments sont favorables au regard des enjeux de continuité de service d'accueil de la petite enfance délégué.
Sur le plan des ressources humaines, l'association dispose d'instances représentatives du personnel avec
un CSE et un CSSCT.
Il convient de relever par ailleurs qu'un changement de convention collective a été récemment opéré pour
les personnels relevant du pôle d'activité petite enfance de l'association, qui sont désormais affiliés à la
convention Alisfa. Conséquence de ce changement, de nouvelles grilles de rémunération emportant des
revalorisations sont appliquées s'appuyant sur une pesée des postes. Un passage mérite d'être éclairci sur
ce point : « la sous-évaluation de la pesée représente un risque RH important, c'est pourquoi nous avons
été vigilant dans ma mise en œuvre ». Il est par ailleurs expliqué que, dans le cadre d'une refonte du système
de classification et de rémunération des emplois, à partir de 2024, Alisfa modifiera encore les catégories
d'emploi, les critères et la structure de la rémunération. Les projections budgétaires fournies dans le compte
prévisionnel d'exploitation tiennent compte de ces éléments mais qui restent à ce stade des hypothèses.
L'organigramme complet ainsi que le détail de l'effectif affecté à la crèche Kuluxka sont fournis à l'appui de
l'offre.
Un projet d'accueil de qualité, avec l’ensemble des documents encadrant l’accueil et l’activité à
l'appui.
L'association Laguntza Etxerat propose dans son offre l'ensemble des documents encadrant l'activité
d'accueil de la crèche Kuluxka :
- Projet d'établissement, se décomposant conformément à la nouvelle réglementation en un projet
d'accueil, projet éducatif et projet social et de développement durable ;
- Règlement de fonctionnement : ce dernier précise les modalités d'organisation de la crèche ainsi que
les relations contractuelles avec les enfants et les familles accueillies et s'avère très complet, un seul
point méritera d'être précisé (facturation de la période d'adaptation) ;
- Protocoles et doctrines de la crèche en matière d'urgence, de santé, de soins, d'administration de
médicaments, d'hygiène, de sécurité … ; Plan de maitrise sanitaire décrivant l'ensemble des mesures prises pour assurer l'hygiène et la sécurité sanitaire de la production de repas: sur ce point, il est de nouveau relevé l’organisation mutualisée
mise en place qui prévoit la production sur place des repas pour la crèche Kuluxka mais aussi pour la
2ème crèche gérée par l'association, le plan de maitrise sanitaire tient donc compte de cette organisation
autour d'une cuisine de production (Kuluxka) et d'une cuisine satellite (Laminak), deux informations
sont cependant identifiées comme manquantes (la procédure de mixage d'une part, les coordonnées
du laboratoire d'analyses ainsi que la fréquence des analyses d'autre part).
Des moyens techniques et matériels faisant l’objet d’une maintenance et d’un renouvellement
réguliers.
2.2 Prix des prestations
Conformément au cahier des charges de la consultation, l'association Laguntza Etxerat propose dans son offre un
compte d'exploitation prévisionnel couvrant la période de la nouvelle DSP soit du 1 janvier 2024 au 31 décembre
2028, compte d'exploitation prévisionnel accompagné d'une note financière ainsi que des tableaux détaillés de calcul.
Voici les principaux éléments explicatifs apportés par la note financière :
> Indicateurs d'activité retenus pour établir la projection sur les données de fonctionnement et en
conséquence sur les prévisions financières :
O Capacité d'accueil théorique : conforme au cahier des charges que ce soit en amplitude
d'ouverture journalière (11h / jour de 7h30 à 18h30) ou en nombre de jours de fermeture (4
semaines par an), au total 75 900 heures d'accueil annuelles,
Tarif horaire moyen : 1,73 € (1,68 € constaté en 2022),
Taux d'occupation : 73 % sur la base des heures réalisées (indicateur CAF pour le calcul de la
PSU),
Taux de facturation : 106,31%, correspond à l'écart entre les heures d'accueil réalisées et les
heures facturées -> Remarque : plus ce taux est faible, plus le montant de la PSU est optimisé,
c'est en-dessous de 107 % qu'il est le plus favorable ;
> Charges prévisionnelles et évolution sur la période :
Les charges prévisionnelles ont été évaluées dans la continuité des dernières années de la période de gestion et d'exploitation précédente (2022 et 2023) qui ont déjà été marquées par une progression
importante du budget de fonctionnement de la crèche.
Les plus conséquentes augmentations dans le compte d'exploitation prévisionnel portent sur les postes
suivants :
O Dépenses d'énergie : le compte d'exploitation prévisionnel prévoit une augmentation notable des
charges d'électricité à compter de l’année 2026, car le bénéfice du bouclier tarifaire s'arrêtera fin
2025 ;
Des frais de formation relevés à hauteur de 10 000 € / an, contre moins de 5 000 € sur la période
précédente ;
Des frais bancaires s'établissant entre 30 et 40000 € / an correspondant à priori au
remboursement d’un prêt garanti par l'Etat souscrit précédemment par l'association candidate :
cette somme représente un montant global de 192 362 € qui doit être questionnée au regard du
montant global à rembourser et à sa répartition sur les différents services gérés par le candidat ;
La progression la plus importante concerne les charges de personnel : ayant déjà augmenté de
manière significative en 2022 et 2023 sous l'effet conjoint de l'application de la nouvelle convention
collective Alisfa et des mesures de revalorisation salariales, elles progressent de l'ordre de 11,55
% sur la durée globale de la DSP avec un premier stade de + 3,97% en 2014, puis une évolution
de l'ordre de 1,34 à 2,2% / an de 2025 à 2028 ; >
o Au-delà des personnels directement affectés au fonctionnement de la crèche Kuluxka, le
prévisionnel d'exploitation intègre dans les charges de personnel des frais de siège (services
supports mutualisés pour les divers services de l'association): la clé de répartition retenue
impactant la crèche Kuluxka représente 16% du coût des postes de secrétariat, comptabilité,
gestion RH et SST et 22% du coût du poste de direction générale, la même clé s'applique aux
autres services d'accueil petite enfance gérés par l'association, le poids de ces services supports
sur les charges de personnel s'établit à 9% ;
Recettes prévisionnelles et évolution sur la période :
o Montant des participations familiales fixe sur la période : 102 000 € / an (59 000 heures facturées
au taux moyen de 1,73 €);
o Recette prévisionnelle de PSU versée par la CAF fixe (253 425 € / an) sur la base du barème de
PSU 2023 connu au moment du dépôt de l'offre : la communication récente par la CNAF d'une
revalorisation importante de la PSU pour les EAJE suite à la signature de la nouvelle Convention
d'objectifs et de gestion avec l'Etat est une nouvelle variable qui devra être prise en compte ;
o Perception d'une nouvelle recette (bonus de territoire) suite à l'entrée en vigueur de la Convention
Territoriale Globale (CTG) à l'échelle du Pays de Hasparren : d'un montant fixe annuel de 98 239
€, cette aide précédemment versée à la collectivité dans le cadre des CEJ est désormais versée
aux gestionnaires de service ;
o Participation appelée auprès de l'agglomération Pays Basque à hauteur de 169 956 € en 2024 qui
progresse ensuite de + 11% en 2025, puis + 14% en 2026 (années marquées par la poursuite de
l'augmentation des charges de personnel puis la fin du bouclier tarifaire pour les prix de l'électricité)
et évolue de manière plus contenue de + 5% en 2027 et 2028.
Après examen du compte d'exploitation prévisionnel et de la note financière complémentaire, nous pouvons formuler
les observations suivantes :
ES Les indicateurs d'activité prévisionnels sont conformes aux attendus et semblent tout à fait réalistes et fiables
pour un EAJE de cette capacité en rythme de croisière, le respect et l'atteinte de ces objectifs d'activité
devront être un impératif pour le futur délégataire et devront être vérifiés chaque année ;
Le niveau de charges prévisionnelles, s'il progresse par rapport à la DSP précédente et au cours de la
nouvelle période, reste cohérent et dans la moyenne pour une crèche de 30 places ;
Les charges de personnel constituent pour chaque EAJE quel que soit son mode de gestion, le poste de
dépense principale et c'est sur ce poste de dépenses que l'évolution des charges est la plus dynamique,
cependant la progression réelle des rémunérations (le prévisionnel tient compte d'hypothèses de travail à ce
stade) devra être vérifiée et si besoin ré-évaluée chaque année et la répercussion du poids des charges de
structure (coût RH des fonctions supports) pourra être questionnée ;
L'association bénéficiera à compter de 2024 et sur toute la durée de la DSP du bonus de territoire CTG :
cette somme étant précédemment versée à la collectivité dans le cadre des CEJ, la comparaison entre la
participation de l’agglomération entre les 2 périodes devra tenir compte de cet élément ;
Les montants de prestation de service (PSU) de la CAF évalués par le candidat dans sa note financière sont
désormais caduques considérant les revalorisations annoncées par la CNAF suite à la signature de la
nouvelle COG : ces montants devront être ré-évalués et devraient entrainer une variation à la baisse de la
participation de la CAPB ;
Reste à charge net pour la Communauté Pays Basque sur la base de l'offre fournie par le candidat :
2023 2024 2025 2026 2027 2028
Participation
annuelle CAPB 168 822 € 164 956 € 183 115€ 209 402 € 220 311 € 233 089 € PSEJ CAF _, 98 239 €
contractualisée
Redevance
d'affermage 62 000 € 62 000 € 62 000 € 62 000 € 62 000 € 62 000 €
perçue CAPB
*SSeie ER 8 683 € 102 956 € 121 115€ 147 402€ 158 311 € 171 089 € net CAPB
Coût net / place 290 € 3 432 € 4 037 € 4913€ 5277 € 5 703 €
Soit une note globale de 76/100.
Compte-tenu des critéres d'analyse des offres inscrits dans le cahier des charges de la consultation en vue de la passation d’une nouvelle DSP pour la gestion et l'exploitation de l'EAJE Kuluxka du Pays de Hasparren, il est proposé la pondération suivante :
> Valeur technique de l’offre et qualité du service rendu aux usagers jugé au regard du mémoire technique remis par le candidat à l'appui de son offre - pondération 60 % : 8/10, soit 48/60 ;
> Prix des prestations sur la base de la proposition financière du candidat (compte d'exploitation prévisionnel et conditions financières proposées) - pondération 40 % : 7/10, soit 28/40. 3. Conclusion
L'offre présentée par l'association Laguntza Etxerat, candidate à la délégation de service public de gestion et
d'exploitation de l'EAJE Kuluxka du Pays de Hasparren, est conforme aux attendus du cahier des charges sur les
plans techniques et financiers.
En conséquence, il est proposé de poursuivre la procédure par l’organisation de séance(s) de négociation
avec le candidat, l'association Laguntza Etexerat.