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unknown - Communauté de communes - Petite Camargue - DELIB 2
unknown - Communauté de communes - Petite Camargue - 2025.01.06 PA2 Contrat de prestation de services Maileva avec La Poste
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Petite Camargue - 2025.01.06 PA2 Contrat de prestation de services Maileva avec La Poste)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Justice et droit,
p. 1/19 . CGS-0724
CONDITIONS GÉNÉRALES
1. Glossaire
1.1. Abonnement : droit d’accès à la plateforme Maileva
pour la durée prévue au formulaire de souscription.
1.2. Administrateur : personne physique habilitée pour le
compte du Client à utiliser le Service Gestion des droits.
1.3. API : interface de programmation applicative constituée
de classes, de méthodes et de fonctions permettant à
des logiciels mis en œuvre sous la responsabilité du
Client d’accéder aux fonctionnalités disponibles sur la
Plateforme Maileva.
1.4. Client : personne morale souscrivant à un des Services
de MAILEVA.
1.5. Contrat : par ordre de priorité décroissante (i) le cas
échéant l’accord cadre ou l’accord de référencement
puis (ii) les présentes conditions générales et
particulières (iii) le Formulaire de Souscription.
1.6. Destinataire : personne physique ou morale désignée
par l’Expéditeur à laquelle est adressée un Document.
1.7. Document(s) : tout document de nature textuelle et/ou,
visuelle dont le Client confie le traitement à MAILEVA.
1.8. Espace Client : espace sécurisé, dédié sur un site
internet de Maileva permettant au Client d’utiliser les
Services Maileva.
1.9. Expéditeur : utilisateur d’un Service de MAILEVA
effectuant une action d’envoi ou de mise à disposition
d’un Document à un Destinataire.
1.10. Fichiers : fichiers constitués des Documents et des
informations s’y rapportant et notamment des listes de
destinataires de Documents.
1.11. Intégrité : propriété assurant que les données d’un
Document n’ont pas été modifiées, insérées, altérées
ou détruites sans que ces modifications ne soient
détectables.
1.12. Plateforme : plateforme exploitée par MAILEVA
permettant l’accès aux Services Maileva.
1.13. Services Maileva : services proposés par MAILEVA et
pouvant faire l’objet de Conditions Particulières.
1.14. Signataire : personne physique ou morale qui détient
effectivement et met en œuvre le moyen de création de
la Signature électronique et qui agit pour le compte de
l’Utilisateur à sa demande.
1.15. Signature électronique : procédé fiable d’identification
d’une personne physique, sous forme de donnée
électronique, jointe ou liée logiquement à d’autres
données électroniques, qui sert de méthode
aboutissant à l’authentification de l’Utilisateur et/ou à la
détermination de l’origine des informations, et
permettant d’établir le consentement du Signataire aux
obligations qui découlent du document signé en
garantissant le lien entre le Signataire et l’acte auquel
la signature s’attache (article 1367 du Code Civil).
1.16. Souscription : droit d’utilisation d’un ou plusieurs
Services Maileva tel que prévu au formulaire de
souscription.
1.17. Tarif : prix applicable aux Services Maileva.
1.18. Utilisateur : toute personne physique autorisée par le
Client à utiliser les Services Maileva pour le compte du
Client.
2. Informations préalables :
MAILEVA met à disposition du Client les informations
relatives aux Services Maileva sur les sites internet de
MAILEVA. MAILEVA donne la possibilité au Client de
faire part de ses éventuelles observations ou questions
sur les sites de Maileva ou en contactant le Service
Client. Le Client reconnaît avoir reçu de MAILEVA les
informations nécessaires lui permettant d'apprécier
l'adéquation des Services Maileva à ses besoins ainsi
que l’ensemble des réponses à ses questions.
3. Objet et conditions de souscription
3.1. Objet : MAILEVA fournit les Services Maileva au Client
suivant les modalités et conditions définies au Contrat.
3.2. Conditions préalables de souscription : seules les
demandes de souscription dûment complétées, datées,
acceptées et accompagnées des éléments indiqués
au sein du formulaire de souscription seront prises
en compte par MAILEVA. Le Client garantit que
les informations fournies sont sincères, exactes et
maintenues à jour.
MAILEVA peut subordonner ses prestations à un
prépaiement, à la mise en place d’un plafond de
consommation ou à la constitution entre ses mains d'un
dépôt de garantie au moment de la souscription.
3.3. Souscription en ligne : en cas de souscription en
ligne, le signataire est réputé être dûment habilité agir
au nom et pour le compte du Client.
4. Documents Contractuels : ces documents
expriment l’intégralité de l’accord liant les Parties.
Ils annulent et remplacent toutes propositions,
communications écrites ou orales, antérieures et
relatives au même objet.
Les présentes Conditions Générales et Particulières
sont applicables au Client. Il est toutefois précisé que le
Client se voit appliquer les seules Conditions
Particulières relatives aux services qu’il utilise.
En cas de contradiction entre des documents de nature
différente ou de rang différent, il est convenu entre les
Parties que les dispositions contenues dans le
document de rang supérieur prévaudront.
En cas de contradiction entre des documents de même
rang, les stipulations contenues dans le document le
plus récent et accepté par les Parties prévaudront.
CONDITIONS GÉNÉRALES DE SERVICES MAILEVA
Applicables dès réception et au plus tard le 1er juillet 2024 p. 2/19 . CGS-0724
5. Force obligatoire du Contrat : MAILEVA se
réserve le droit de modifier à tout moment les
termes du Contrat sous réserve de le notifier
préalablement au Client.
Si le Client refuse l’application de la nouvelle version du
Contrat, ce dernier pourra résilier le Contrat dans un
délai d’un (1) mois à compter de la notification des
modifications par MAILEVA.
Ces modifications ne porteront ni sur la durée du
Contrat ni sur les caractéristiques essentielles des
Services Maileva souscrits par le Client. Lorsque ces
modifications portent sur les Tarifs, elles s’appliquent
dans le respect des conditions de l’Article « Tarifs »
ci-après.
6. Convention de preuve : toute notification
adressée à l’adresse électronique du Client est réputée
valablement effectuée et est, par conséquent,
opposable au Client.
Les Services Maileva comprennent l’utilisation et
l’échange de nombreuses données sur support
électronique. Conformément à l’article 1366 du Code
Civil, chaque partie accepte de ne pas contester le
contenu, la fiabilité, l’intégrité ou la valeur probante d’un
Document et des informations qu’il contient au seul
motif que ledit Document est établi sur un support
électronique.
7. Mot de passe : le mot de passe de l’Utilisateur lui
est personnel et confidentiel. Il s'interdit donc
expressément de le communiquer à des tiers et
s'engage à mettre tout en œuvre en vue d’assurer sa
non-divulgation. L’Utilisateur ne peut partager son
compte ou le céder à qui que ce soit.
Sauf dans le cas où une responsabilité peut être
imputée à MAILEVA, il est convenu que :
− MAILEVA ne peut être tenue responsable des
conséquences d'une usurpation d'identité ou
de l’utilisation de ses codes d’accès par un
tiers non autorisé ;
− Toute transaction effectuée au moyen de
l'identifiant et du mot de passe de l’Utilisateur
est réputée effectuée par l’Utilisateur ;
− En cas d'utilisation frauduleuse de son
compte, l’Utilisateur sera seul et entièrement
responsable des conséquences qui pourraient
en découler.
En cas d’utilisation frauduleuse de son compte,
il appartiendra à l’Utilisateur de réinitialiser
immédiatement son mot de passe (celui-ci ne pouvant
être réinitialisé qu’à sa demande exclusive) et de
signaler à MAILEVA l’utilisation frauduleuse. Toute
information tardive, alors que l’Utilisateur en a
connaissance, est considérée comme fautive.
En cas d’oubli de son mot de passe, l’Utilisateur peut
demander à tout moment recevoir un nouveau mot
de passe.
8. Modes d’Accès aux Services Maileva : le
Client accède aux Services Maileva via les Espaces
Clients des différents services ou par d’autres modes
d’accès. Pour toute question relative aux Accès, le
Client est invité à prendre contact avec le Service Client.
MAILEVA adresse à chaque Utilisateur et
Administrateur un identifiant et un mot de passe
personnel d’accès aux Services Maileva. Il peut, selon
les services, y accéder par les modes suivants :
8.1. Spécificités de l’Accès Flux d’impression : le
Client transmet à MAILEVA les modèles et les
caractéristiques des différents types de Documents
qu’il souhaite envoyer via les Services Maileva.
Ces modèles devront constituer un échantillonnage
représentatif des dépôts que le Client transmettra à
MAILEVA lors de son utilisation courante des Services
Maileva.
Sur la base de ces éléments, MAILEVA réalise un
modèle de Document et une règle d’analyse spécifique
pour chaque flux (facture, bulletins de salaire etc.).
Les travaux effectués par MAILEVA font l’objet de tests
de validation conjoints à l’issue desquels le Client
constatant l’adéquation de la règle d’analyse et du
modèle de Document aux besoins qu’il a exprimés
donne son bon pour accord par voie électronique.
À compter de la validation susmentionnée, le Client
peut accéder à l’Espace Client pour confier ses flux à
MAILEVA.
Toute modification des modèles ou caractéristiques des
Documents doit être validée par MAILEVA. À défaut,
MAILEVA ne supporte aucune responsabilité à raison
d’inadéquation entre ces modifications et les règles ou
paramètres préexistants.
8.2. Spécificités des Accès par API : il s’agit de
programmes d’Accès développés par le Client
permettant d’exécuter et de gérer l’envoi de Documents
vers la Plateforme Maileva.
Ces programmes doivent respecter les prescriptions
techniques fournies par MAILEVA. Le Client doit faire
vérifier leur fonctionnement, y compris suite à une
évolution, par MAILEVA préalablement à toute mise en
service. Cette vérification a pour unique objet
d’examiner la conformité des caractéristiques des
Fichiers aux spécifications techniques fournies par
MAILEVA. Elle ne vaut pas garantie de fidélité stricte
des résultats finaux aux Documents ni aux mises en
forme communiquées à MAILEVA par le Client.
Le Client reste responsable des dommages qui
pourraient survenir du fait d’un dysfonctionnement des
programmes faisant appel aux API ou d’une erreur de
paramétrage affectant son Accès par API. p. 3/19 . CGS-0724
8.3. Spécificités de l’Accès Maileva Expert : le Client
transmet à MAILEVA les modèles, le besoin fonctionnel
(scénario) et les caractéristiques des différents types
de Documents qu’il souhaite envoyer via les Services
Maileva. Ces modèles devront constituer un
échantillonnage représentatif des dépôts que le Client
transmettra à MAILEVA lors de son utilisation courante
des Services Maileva. Sur la base de ces éléments,
MAILEVA réalise les scénarios souhaités par le
Client (facture, bulletins de salaire, signature
électronique, etc.). Les travaux effectués par MAILEVA
font l’objet de tests de validation conjoints à l’issue
desquels un PV de réception est signé
électroniquement par les deux Parties. À compter de
la validation susmentionnée, le Client peut accéder à
l’interface Maileva Expert de son choix (Imprimante
virtuelle, Espace Client) pour confier ses flux à
MAILEVA. Toute modification des modèles ou
caractéristiques des Documents doit être validée par
MAILEVA dans le cadre du forfait support
préalablement signé par le Client. À défaut, MAILEVA
ne supporte aucune responsabilité à raison
d’inadéquation entre ces modifications et les règles ou
paramètres préexistants dans les scénarios.
8.4. Spécificités de l’Accès Maileva Office : le plug-in
Maileva Office est disponible en téléchargement dans
l’Espace Client. Il permet au Client d’envoyer ses
Fichiers vers la Plateforme après avoir paramétré
ses options d’impression et d’envoi de Documents
directement depuis Microsoft Word et Microsoft Excel.
Le Client étant autonome dans le paramétrage de sa
règle, il est responsable de l’adéquation de celle-ci au
document et responsable de la faire évoluer à chaque
fois que son document évolue.
9. Service Gestion des droits : le Client doit
désigner à la signature du contrat un Administrateur.
Celui-ci pourra désigner à son tour des Utilisateurs
ayant, dans certains cas, des droits particuliers.
MAILEVA n’intervient pas sur la gestion desdits droits.
10. Niveaux de Services : les engagements de
disponibilité et de performance des Services Maileva
sont définis au sein des Conditions Particulières.
11. Centre de relation Client : pour toute question
commerciale ou technique relative à l’utilisation ou au
fonctionnement des Services Maileva, le centre de
relation client est joignable du Lundi au Vendredi
de 9h à 18h par téléphone au 0 809 105 678
(service gratuit + prix appel) ou par courriel à
relationclient@maileva.com.
Le Client autorise MAILEVA à utiliser un outil de support
à distance lui permettant, après un accord formel de
l’Utilisateur, de visualiser l’écran de celui-ci ou de
prendre le contrôle de son ordinateur aux fins
exclusives de guider les Utilisateurs ou de résoudre les
éventuelles difficultés qu’ils rencontrent.
Fonctionnalité substitution pour le paramétrage des
règles de flux pour le compte du Client : dans le
cadre du paramétrage des règles de flux, le Client peut
demander à MAILEVA d’intervenir à sa place au sein de
son Espace Client. Le Client délègue ainsi à MAILEVA
la création d’une règle de flux. Une fois cette opération
effectuée, il sera de la responsabilité du Client de
valider la règle de flux selon les modalités fournies par
le support. En cas de modification, le Client devra
solliciter à nouveau le support.
12. Obligation des Parties
12.1. Obligations de MAILEVA
MAILEVA s’engage à mettre tout en œuvre pour réaliser
les Prestations dans les conditions définies aux
présentes. MAILEVA s’engage à respecter les délais et
les niveaux de qualité définis, le cas échéant, aux
présentes.
MAILEVA s'efforce de mettre à la disposition du Client
toutes les informations et les conseils permettant à ce
dernier de prendre toutes décisions utiles concernant
les conditions d’exécution des Prestations.
Au titre de cette obligation de conseil, MAILEVA
s'engage à transmettre au Client des conseils avertis et
de qualité. De plus, MAILEVA s’engage à conseiller
et à mettre en garde le Client dans l'exercice de ses
choix et notamment concernant les paramétrages,
options et règles de gestion des Accès par flux
d’impression et API, étant précisé que le Client demeure
seul et unique décideur quant auxdits choix.
12.2. Obligations du Client
Le Client s’engage à effectuer les paiements dus au titre
des Prestations dans les conditions financières
et tarifaires définies au présent Contrat. Les sommes
dues par le Client comprennent :
− L’abonnement et les options ;
− Le montant mensuel des Services Maileva
consommés incluant s’il y a lieu, le minimum
de facturation indiqué dans la plaquette
tarifaire ;
− L’affranchissement correspondant aux
Services Lettres consommés, aux tarifs de
La Poste en vigueur à la date de mise sous plis
des courriers.
Le Client s’engage à communiquer à MAILEVA
l’ensemble des éléments complets et valides
nécessaires à l’exécution des Prestations.
Le Client s’engage à informer MAILEVA par écrit, de
tout changement susceptible de modifier les conditions
d’exécution des Prestations. p. 4/19 . CGS-0724
13. Responsabilité - Force Majeure
13.1. Responsabilité : MAILEVA s’engage à exécuter
ses obligations contractuelles conformément aux
dispositions du Contrat. MAILEVA n’est responsable
que des préjudices directs qui résultent de ses propres
manquements.
La responsabilité annuelle de MAILEVA ne pourra
excéder, la plus élevée des sommes suivantes : (i)
quinze mille (15 000) Euros ou (ii) le montant total
du CA HT (hors affranchissements) réalisé au cours
des six (6) mois précédant la date de survenance
du sinistre.
Le Client est seul responsable pour lui-même comme
pour ses salariés, mandataires ou sous-traitants :
− du contenu des Documents, des Fichiers et des
données qu’il transmet à MAILEVA. Le Client
garantit en être propriétaire et/ou avoir tous les
droits pour les utiliser dans le cadre des Services
et tiendra, en conséquence, MAILEVA indemne
contre toute réclamation de tiers,
− de l’utilisation et de la confidentialité de ses
codes d’accès, et toute utilisation non-autorisée
non imputable à MAILEVA.
La responsabilité de MAILEVA ne pourra en aucun cas
être recherchée à raison des dommages ou des
dégradations causés aux Fichiers du fait de la mise en
œuvre de moyens ou d’outils informatiques et/ou de
communication échappant à son contrôle ou ne
respectant pas ses préconisations.
13.2. Force Majeure : aucune des Parties ne peut être tenue
pour responsable de l'inexécution des obligations mises
à sa charge au titre du Contrat si cette inexécution est
due à la force majeure.
De convention expresse, sont considérés comme cas
de force majeure ou cas fortuits, les événements
échappant au contrôle de la Partie qui invoque le cas de
force majeure, dont elle ne pouvait pas avoir
connaissance lors de la conclusion du Contrat.
Sont notamment constitutifs de cas de force majeure
les blocages ou perturbations sérieuses des moyens
de transports en ce compris La Poste, des
moyens de télécommunications ou des moyens
d’approvisionnement en énergie.
Les obligations ainsi suspendues seront exécutées à
nouveau dès que les effets de la ou des causes de
non-exécution auront pris fin, dans un délai qui sera
fonction des disponibilités du moment.
Par dérogation à l’article 1218 du Code Civil, dans
l'éventualité où un événement de force majeure
viendrait à différer l'exécution des obligations prévues
au contrat pendant une période supérieure à un (1)
mois, chacune des Parties pourra résilier le Contrat à
effet immédiat par lettre recommandée avec accusé de
réception, sans pouvoir exiger de l’autre Partie aucune
indemnité.
14. Propriété Intellectuelle
14.1. Licence d’utilisation des Logiciels MAILEVA : sous
réserve du parfait paiement du prix, MAILEVA concède
au Client un droit d'utilisation personnel, non exclusif
et non cessible sur les logiciels utilisés dans le
fonctionnement des Services Maileva y compris
le Logiciel Maileva Office, les API et leur documentation
(les « Logiciels MAILEVA ») dès lors que MAILEVA
détient en propre les droits de propriété intellectuelle y
afférents ou en est concessionnaire dans les conditions
nécessaires et suffisantes.
Cette licence comprend le droit de faire usage des
Logiciels MAILEVA dans le cadre de l’utilisation des
Services Maileva, quel que soit le mode d’accès mis en
œuvre et, ce pour la seule durée du Contrat.
La licence ne comprend aucun transfert de droit de
propriété des Logiciels MAILEVA au profit du Client.
14.2. Logiciels Tiers : le fonctionnement des Logiciels
MAILEVA peut également nécessiter l’utilisation de
logiciels tiers dont les droits de propriété intellectuelle
appartiennent à des tiers (les « Logiciels Tiers »).
Dans ce cas, et sur indication expresse de MAILEVA,
le Client bénéficie d’un droit d'utilisation personnel,
non exclusif et non cessible sur les Logiciels Tiers, limité
au seul droit d’installer et d’exécuter lesdits Logiciels
ou de les utiliser à distance dans le cadre des Services
Maileva.
Le Client est informé que toute autre forme d’utilisation
est susceptible d’engager sa responsabilité vis-à-vis
des éditeurs des Logiciels Tiers et/ou de leurs ayants
droit.
En cas de réclamation et/ou d’action en contrefaçon
intentée contre MAILEVA, ses ayants droit,
distributeurs, agents, licenciés et trouvant son origine
dans l’utilisation des Logiciels Tiers par le Client,
MAILEVA en informera le Client sans délai.
Le Client assurera la défense de MAILEVA, de ses
ayants droit, distributeurs, agents, licenciés et
supportera tous les frais permettant de conduire
l’action, ainsi que tous dommages-intérêts alloués au
tiers.
La responsabilité du Client est cependant
expressément exclue si la contrefaçon ou l’origine de la
réclamation résulte directement des éléments fournis
par MAILEVA ou de modifications apportées par cette
dernière aux Logiciels Tiers.
15. Sécurité - Confidentialité
15.1. Sécurité : MAILEVA assurera la conservation et
l’intégrité des Documents et Fichiers conformément aux
dispositions du présent Contrat.
Le Client assure exclusivement la sauvegarde de ses p. 5/19 . CGS-0724
données pour répondre à ses obligations légales et
réglementaires sauf dans le cas où le Client utilise un
Service Maileva incluant de l’archivage (voir les
Conditions Particulières).
15.2. Confidentialité : les informations et Documents
échangés entre les Parties sont strictement
confidentiels et ne peuvent être utilisés par le Client ou
MAILEVA ni communiqués à des tiers que pour les
besoins du Contrat ou pour répondre à des obligations
légales ou réglementaires. Cet engagement expire
deux (2) années après la fin du Contrat.
15.3. Secrets des correspondances : conformément à
l’article L.32-3 du code des postes et des
communications électroniques, MAILEVA ainsi que les
membres de son personnel respectent le secret des
correspondances. Ce dernier couvre le contenu de la
correspondance, l’identité des correspondants ainsi
que, le cas échéant, l’intitulé du message et les
documents joints à la correspondance.
16. Protection des Données à caractère
personnel
16.1. Contexte : l’exécution des Prestations objets du
présent Contrat implique que MAILEVA accède à des
Données à caractère personnel et réalise un ou des
traitement(s) sur celle-ci.
Le Client demeure le Responsable du traitement des
Données à caractère personnel et en conserve l’entière
maîtrise, MAILEVA n’agissant qu’en qualité de Sous-traitant
au sens du Droit applicable à la protection des données.
MAILEVA s’engage à respecter l’ensemble des
obligations légales qui s’imposent à lui en application du
Droit applicable à la protection des Données et à traiter
les Données à caractère personnel qui lui sont confiées
par le Client conformément au présent article.
16.2. Définition : dans le présent article, les termes et
expressions identifiés par une majuscule sont définies
dans l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 du
Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016
relatif à la protection des personnes physiques à l’égard
du traitement des données à caractère personnel
et à la libre circulation de ces données (ci-après
le « Règlement »).
16.3. Engagement de MAILEVA : le Client a sélectionné
MAILEVA au regard de son engagement quant à
la mise en œuvre de mesures techniques et
organisationnelles appropriées de manière à respecter
les exigences du présent article et du Droit applicable
à la protection des données et à garantir la protection
des droits des Personnes concernées.
16.4. Caractéristiques du Traitement : le Client autorise
MAILEVA, pour la durée et les seuls besoins du présent
Contrat, à procéder au Traitement des Données à
caractère personnel requis par les Prestations objets du
présent Contrat. Les caractéristiques de ce Traitement
confié à MAILEVA sont définies dans l’annexe RGPD
disponible sur demande.
Dans ce cadre, MAILEVA s’engage à traiter les
Données à caractère personnel exclusivement sur la
base des instructions du Client stipulées au présent
Contrat et s’interdit d’utiliser tout ou partie des Données
à caractère personnel pour son propre compte et pour
d’autres finalités que celles définies par le Client.
MAILEVA s’engage à tenir un registre des catégories
d’activités de traitements effectués pour le compte du
Client, registre qui doit se présenter sous une forme
écrite.
16.5. Sécurité et confidentialité des Données à caractère
personnel : dans le cadre de la réalisation des
Prestations, MAILEVA s’engage à mettre en œuvre
les mesures de protection physiques, logiques et
d’organisation nécessaires pour préserver la sécurité
des Données à caractère personnel, adaptées au
risque que présente le Traitement et, notamment,
empêcher qu’elles ne soient détruites, perdues,
déformées, endommagées, ou que des tiers non
autorisés y aient accès, de manière accidentelle ou
illicite.
En cas de Violation de données, MAILEVA doit, dans
les meilleurs délais après en avoir pris connaissance,
notifier au Client cette violation dans le respect du
Règlement.
MAILEVA s’engage à coopérer pour permettre au Client
de notifier la violation de données à l’Autorité
de contrôle.
16.6. Sous-traitant ultérieur : le Client autorise MAILEVA,
de façon générale, à faire intervenir un sous-traitant,
qu’il fasse partie ou non du Groupe Docaposte. La liste
de ces sous-traitants est disponible à la demande du
Client.
MAILEVA s’engage à ce que le(s) contrat(s) qu’il met en
place avec ses éventuels Sous-traitants ultérieurs
contien(nen)t des engagements au moins aussi stricts
que ceux prévus au présent article.
MAILEVA restera pleinement responsable envers le
Client en cas de non-respect par le Sous-traitant
ultérieur de ses obligations en matière de protection
des données.
16.7. Droits des Personnes Concernées : MAILEVA
s’engage à :
− Communiquer au Client dans les meilleurs
délais, toute demande de communication des
Données à caractère personnel ou d’accès à
celles-ci qui lui aurait été faite directement par
une Personne concernée ou quelle que soit
l’autorité dont elle émane, sauf dans le seul cas
où cette communication lui est interdite par ladite
Personne concernée, et à assister et coopérer p. 6/19 . CGS-0724
avec le Client pour satisfaire aux exigences
légales relatives à la protection des Données à
caractère personnel ;
− Aider le Client, par des mesures techniques et
organisationnelles appropriées, à s’acquitter de
son obligation de donner suite aux demandes
dont les Personnes Concernées le saisissent en
vue d’exercer leurs droits prévus par le Droit
applicable à la protection des données ;
− Corriger, mettre à jour, modifier ou supprimer
des Données à caractère personnel sur
instruction du Client.
16.8. Prestations d’Assistance au Client : sur acceptation
expresse et préalable par le Client d’un devis émis
par MAILEVA spécifiquement pour des prestations
d’assistance au Client, MAILEVA pourra aider le Client
à garantir le respect de ses obligations prévues par le
Droit applicable à la protection des données en matière
de sécurité des données, compte tenu des informations
à sa disposition. Dans le cas où le Client ferait l’objet
d’un contrôle de la part d’une Autorité de contrôle,
MAILEVA s’engage à coopérer avec le Client et avec
l’Autorité de contrôle.
16.9. Information - Audit : MAILEVA s’engage à mettre à la
disposition du Client toutes les informations strictement
nécessaires en sa possession pour démontrer le
respect des obligations prévues par le Droit applicable
à la protection des données.
Le délégué à la protection des données du Groupe
Docaposte sera le point de contact référent du délégué
à la protection des données ou toute personne référente
en la matière désignée par le Client.
16.10. Transfert de Données hors de l’Espace
Économique Européen : dans le cadre de la
réalisation des prestations objet du présent Avenant, le
Sous-traitant pourrait le cas échéant être amené à
réaliser des Transferts de Données à caractère
personnel du Responsable de Traitement en dehors de
l’Espace Économique Européen (EEE). Le Sous-
traitant s’engage a minima à :
− Se conformer aux instructions du Responsable
de Traitement, en ce qui concerne les Transferts
des Données à caractère personnel réalisés en
dehors de l’EEE ;
− Mettre en place un mécanisme d’encadrement
nécessaire pour se conformer aux dispositions
applicables aux Transferts de Données à
caractère personnel conformément au Droit
applicable à la protection des données. (ex :
conclusion d’un contrat sur la base des Clauses
Contractuelles Types (CCT) adoptées par la
Commission européenne par une décision du 4
juin 2021) ;
− Réaliser une étude d’impact au Transfert
conformément aux recommandations prévues
par le Comité Européen de la Protection des
Données (CEPD) dans ses Recommandations
01/2020 du 18 juin 2021 ;
− S’assurer que ses propres Sous-traitants
Ultérieurs, c’est-à-dire les personnes agissant
sous son autorité et pour son compte, ne
réalisent pas de Transferts des Données du
Responsable de Traitement en dehors de l’EEE
sans le consentement préalable écrit du
Responsable de Traitement dans les conditions
ci-dessus énoncées. Dans le cas où le Sous-
traitant aurait recours à un Sous-traitant Ultérieur
situé dans un pays en dehors de l’EEE, le Sous-
traitant et ledit Sous-traitant Ultérieur devront
prévoir la mise en place de garanties
appropriées afin d’offrir un niveau de protection
des Données adéquat conformément à la Droit
applicable à la protection des données et,
notamment, à l’article 46 du RGPD.
17. Respect de la réglementation : le Client
s'engage à ne pas diffuser via les Services Maileva, de
contenu illicite, illégal ou enfreignant les droits de tiers.
Le Client garantit MAILEVA, ainsi que tout tiers ou
prestataires participants directement ou indirectement
à l’exécution des Services contre toutes les
conséquences, directes ou indirectes, y compris
financières, d’une violation de ses engagements au titre
du présent article.
Le Client s’engage à utiliser les Services Maileva dans
le respect des obligations légales particulières à son
métier ou des obligations générales relatives à un
Service Maileva et à informer MAILEVA en cas de
changement de ses obligations.
18. Conditions financières
18.1. Tarifs : les Tarifs sont exprimés et payables en euros
hors taxes et hors affranchissement. Les Tarifs sont
susceptibles d’être modifiés par MAILEVA moyennant
un préavis d’un (1) mois et seront mis à la disposition
du Client sur son Espace Client. Dans ce cas, les
nouveaux Tarifs relatifs aux :
i) Abonnements seront uniquement applicables à
compter du renouvellement dudit Abonnement.
ii) Services Maileva hors Abonnement s’appliqueront
à compter de la date d’effet de ces nouveaux
Tarifs.
Les Tarifs en vigueur sont ceux à disposition dans
l’Espace Client.
18.2. Minimum de facturation : l’abonnement est facturé
une (1) fois par an et les consommations sont facturées
mensuellement selon les tarifs en vigueur. Dès lors que
le Client consomme, celui-ci se verra appliquer un
minimum de facturation tel qu’indiqué dans la grille
tarifaire. p. 7/19 . CGS-0724
18.3. Conditions financières relatives aux options :
chaque option est activée dès validation de la demande
du Client par MAILEVA. Un courriel de confirmation est
envoyé au Client. L’option est activée pour une période
initiale. À l’issue de cette période initiale, chaque Partie
peut dénoncer l’option à tout moment par tout moyen
écrit moyennant un préavis d’un (1) mois. Les options
sont facturées périodiquement selon les Tarifs.
18.4. Modalités de paiement
18.4.1. Paiement par CB : le Client peut payer en ligne
certains Services Maileva à l’acte par carte bancaire.
Chacune de ses consommations fera l’objet d’une
facture.
18.4.2. Paiement par virement : en cas d’accord exprès de
MAILEVA, le règlement pourra être effectué par
virement bancaire.
18.4.3. Paiement par compte prépayé : le Client pour
certains services peut payer par un compte prépayé.
18.4.4. Paiement par prélèvement
Le Client pour certains services peut payer par
prélèvement.
a) Le règlement s’effectue par prélèvement SEPA Core
sur le compte bancaire désigné par le Client. À cet effet,
lors de la signature du Contrat, le Client fournit à
MAILEVA un mandat de prélèvement SEPA
accompagné de ses identifiants bancaires BIC et IBAN.
b) L'Abonnement et les Services Maileva payables en une
seule fois par an sont facturés en fin du 1er mois
du Contrat. Toute consommation est facturée
mensuellement en fin de mois et fait l’objet d’un
prélèvement le vingt (20) du mois suivant. Les factures
serviront de notification préalable.
c) En cas de rejet de prélèvement, quel qu’en soit le motif
imputable au Client, la régularisation en sera exigée par
virement dans les trois (3) jours. MAILEVA peut
suspendre l’accès au Service.
d) En cas de modification survenant sur le compte
bancaire prélevé, le Client s’engage à en informer
MAILEVA par écrit avant le dix (10) du mois.
Toute demande de révocation ou de modification
relative au prélèvement SEPA doit être effectuée
auprès de MAILEVA par écrit indiquant la référence
unique de mandat (RUM) concernée.
En cas de révocation du mandat de prélèvement,
le Client doit fournir à MAILEVA un nouveau mandat
afin de permettre à MAILEVA d’effectuer les
prélèvements. À défaut, MAILEVA pourra de plein droit
bloquer les accès du Client et demander le règlement
des en-cours par tout moyen de paiement.
Si dans un délai de trente (30) jours à compter de la
révocation du mandat, le Client n’a pas fourni à
MAILEVA un nouveau mandat de prélèvement ou n’a
pas choisi de régler en prépaiement selon les conditions
du présent article, MAILEVA pourra de plein droit résilier
le Contrat.
En cas de retard de paiement d'une facture à échéance,
MAILEVA peut appliquer de plein droit et sans mise en
demeure préalable le paiement d'intérêts de retard
journaliers. Ces intérêts seront calculés à un taux
annuel égal à trois (3) fois le taux d'intérêt légal.
Le Client sera également redevable d’une indemnité
forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant
minimum de 40 euros.
18.5. Production de données à l’administration
fiscale : toute demande de production de données, de
documents ou de réalisation de traitement émanant de
l’Administration fiscale, sera traitée par MAILEVA,
moyennant l’accord préalable, exprès et écrit du Client
sur le devis et les délais proposés par MAILEVA.
19. Entrée en vigueur - Durée
19.1. Entrée en vigueur : le Contrat entre en vigueur au jour
de la communication au Client des codes d’accès aux
Services Maileva.
19.2. Durée : en cas de souscription à un abonnement, le
Contrat est conclu pour une durée de douze (12) mois
renouvelables d’année en année par tacite
reconduction, sauf dénonciation par l’une des parties
moyennant un préavis d’un (1) mois avant la date
d’anniversaire.
20. Résiliation - Suspension
20.1. Résiliation
20.1.1. Résiliation pour manquement : en cas de non-
respect d’une obligation essentielle du Contrat ou de
la réglementation par l’une des Parties, l’autre Partie
devra lui adresser une mise en demeure par
recommandé avec accusé de réception afin de
remédier à ce manquement. À défaut pour la partie
défaillante d’avoir remédié à ce manquement dans
un délai d’un (1) mois, l’autre partie pourra résilier
de plein droit le Contrat, sans préjudice de toute
action que la partie lésée pourra mener à l’encontre
de la partie défaillante.
Il est entendu entre les Parties que les stipulations
de la présente clause s’appliquent en lieu et place
des dispositions des articles 1217, 1219 à 1222 du
Code Civil et s’interdisent, en conséquence, tout
recours auxdits articles.
20.1.2. Résiliation du contrat reconduit tacitement : le
Client pourra résilier son Contrat par tout moyen
écrit adressé à MAILEVA, moyennant le respect
d’un délai de préavis d’un (1) mois au moins avant
l’expiration de la période contractuelle en cours,
date de réception de la demande de résiliation.
20.1.3. Arrêt d’un Service Maileva : MAILEVA peut mettre
fin à tout moment à la fourniture d’un Service
MAILEVA sans indemnité dès lors que ledit Service p. 8/19 . CGS-0724
existe depuis plus d’un (1) an moyennant un préavis
de trois (3) mois. Le Client pourra demander le
remboursement des sommes versées à MAILEVA
au prorata de la durée de l’Abonnement restant
à courir.
20.2. Suspension des Services Maileva
MAILEVA peut suspendre l’exécution du Contrat ou du
Service concerné (i) s’il y a urgence à faire cesser les
agissements du Client, en raison notamment d’atteinte,
de risque d’atteinte ou de risque d’aggravation d’atteinte
aux droits ou aux systèmes de tiers, ou de MAILEVA,
(ii) en cas de poursuites pénales à l’encontre du Client
en raison de son utilisation d’un Service Maileva ou (iii)
en cas de défaut de paiement.
Les suspensions prononcées par MAILEVA
interviendront de plein droit, sans mise en demeure
préalable et sans qu’il soit besoin d’une quelconque
autre formalité que l’envoi d’un courriel au Client.
À tout moment pendant l’exécution du Contrat,
notamment en cas de dégradation de la solvabilité ou
de la notation financière du Client, MAILEVA peut
subordonner ses prestations à un prépaiement, à la
mise en place d’un plafond de consommation ou à la
constitution entre ses mains d'un dépôt de garantie et
en informe le Client.
À défaut pour le Client de s’exécuter dans ce délai,
MAILEVA pourra suspendre de plein droit sans
formalité ni indemnité le Contrat. Dans ce cas, les
Services Maileva seront suspendus, les commandes en
cours seront annulées et les éventuels Documents et
Fichiers transmis seront détruits.
21. Clôture de compte
21.1. Clôture de compte par le Client
Le Client peut clôturer son compte en faisant la
demande à l’adresse relationclient@maileva.com.
La clôture entraîne la suppression du compte et des
utilisateurs. Préalablement à cette clôture, il appartient
au Client d’opérer une copie de sauvegarde de ses
données disponibles sur son compte.
21.2. Clôture de compte par MAILEVA
Dans les cas de résiliations prévues à l’article 20,
MAILEVA pourra suspendre le service et clôturer le
compte.
22. Cession du Contrat : le Contrat ne peut être
cédé en tout ou partie, à titre gratuit ou onéreux, pour
quelque motif que ce soit, sans l’accord préalable
exprès de l’autre Partie.
23. Communication et notification : toute
notification ou correspondance doit être adressée à :
Pour MAILEVA : par courriel à
relationclient@maileva.com ou par courrier postal à
MAILEVA Service Clients, 45/47, boulevard Paul
Vaillant Couturier 94200 Ivry-sur-Seine.
Pour le Client : à l’adresse du siège social du Client ou
par courriel.
24. Références : MAILEVA est autorisé, pendant toute
la durée du Contrat et pendant une durée de deux (2)
ans suivant son échéance, à citer le nom du Client,
son logo et le type de prestations réalisées dans le
cadre du Contrat, à titre de référence dans le cadre
de la promotion commerciale et publicitaire de ses
prestations sur quelque support que ce soit.
25. Droit applicable et juridiction
compétente : le Contrat est soumis au droit
français. Il en est ainsi pour les règles de fond, comme
pour les règles de forme et ce, nonobstant les
lieux d’exécution des obligations substantielles ou
accessoires.
JURIDICTION COMPÉTENTE — SI MAILEVA ET LE
CLIENT NE PARVIENNENT PAS À RÉSOUDRE
LEUR DIFFÉREND À L’AMIABLE ET QUE LE CLIENT
A LA QUALITE DE COMMERCANT, ILS
CONVIENNENT QUE LE TRIBUNAL DE COMMERCE
DE CRÉTEIL AURA COMPÉTENCE EXCLUSIVE
POUR TRANCHER TOUT LITIGE, NONOBSTANT
PLURALITÉ DE DÉFENDEURS OU APPEL EN
GARANTIE, MÊME POUR LES PROCÉDURES
D'URGENCE OU LES PROCÉDURES
CONSERVATOIRES, EN RÉFÉRÉ OU PAR
REQUÊTE.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« SERVICE LETTRE »
26. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au service d’envoi de courrier postal via la
Plateforme Maileva (« Service Lettre ») y compris à
ses différentes options.
27. Niveaux de Services : 98% des Documents
soumis à la Plateforme Maileva avant 14h, heure de
Paris, le jour J, sont traités et remis en poste à J,
à l’exception des plis à destination de La Réunion et de
Mayotte qui sont remis en poste à J+1. Le jour J
correspond au jour de la soumission des Documents, si
c’est un jour ouvré. Dans le cas contraire, le jour J sera
considéré comme étant le premier jour ouvré qui suit
le jour effectif de la soumission.
Tout traitement par lot de plus de 10 000 pages doit être
déclaré par le Client au moins deux (2) jours ouvrés
à l’avance de manière à permettre à MAILEVA de
proposer au Client un planning de production. À défaut, p. 9/19 . CGS-0724
MAILEVA ne pourra être tenue responsable d’éventuels
retards ou extension des délais de production.
28. Validation du bon à tirer électronique
dans le cadre des Accès On Line : dans le
cadre de l’utilisation des Services Maileva via l’Accès
On Line, le Client visualise son Fichier sous forme de
bon à tirer électronique (ci-après le « BAT ») et vérifie,
par voie électronique, le Document à envoyer. Il
appartient au Client de contrôler l’application des
options d’impression et des options d’envoi qu’il a
sélectionnées. Le Client valide le BAT avant de
déclencher l’envoi du Document aux destinataires.
MAILEVA ne peut être tenue responsable des erreurs
ou des malfaçons affectant un Document conforme au
BAT validé par le Client.
Lorsque cet envoi est automatisé par la mise en œuvre
d’une règle de gestion paramétrée, la validation du BAT
se fait une fois, au moment de la mise en place de la
règle. Si le client modifie le document, il est de sa
responsabilité de s’assurer auprès du service support
que celui-ci est conforme aux paramétrages de sa
règle.
29. Conformité des Documents en Accès
Flux d’impression et API : la mise en forme
du Document est effectuée en amont par le Client ;
il appartient donc au Client de vérifier la conformité de
ses Documents à ses besoins avant de les adresser
pour envoi à MAILEVA.
Le Client a la possibilité de vérifier la mise en forme
de ses Documents en se connectant au site
www.maileva.com puis en la validant selon le processus
disponible sur ledit site.
30. Option « Service Enveloppe Retour » :
MAILEVA propose un Service Enveloppe Retour qui
permet d’adjoindre à leurs envois une enveloppe retour
Post réponse (l’« Enveloppe Retour T ») ou une
enveloppe retour à affranchir (l’« Enveloppe Retour
à Affranchir »).
Pour les Enveloppes Retour T, le Client doit
préalablement conclure avec LA POSTE un contrat
d’acheminement des Enveloppes Retour T et obtenir
un numéro d’autorisation auprès de cette dernière.
Le Client doit renseigner sur l’Espace Client les
caractéristiques des Enveloppes Retour.
MAILEVA n’est pas responsable de l’acheminement
des Enveloppes Retour T. Les conditions applicables
concernant ledit acheminement sont celles prévues par
le contrat conclu entre le Client et LA POSTE.
31. Option « Webservices » : MAILEVA met à
disposition des Clients des Webservices permettant de
suivre les envois. En cas de souscription à cette option,
MAILEVA met à disposition du Client un accès FTP
par Utilisateur. Chaque appel aux Webservices est
comptabilisé et facturé au Client conformément aux
Tarifs en vigueur.
32. Option « Envoi rapide » : cette option permet
de pré-paramétrer les règles d’envoi des Documents
afin de les réutiliser dans des envois ultérieurs.
Cette option est facturée pour chaque règle mise en
œuvre et à chaque évolution de la règle.
33. Option « Gestion des PND » : cette opération,
à activer au moment de l’envoi des Documents via le
Service Lettre, permet au Client d’avoir, la liste des plis
non distribuables (PND) retournés par LA POSTE à
MAILEVA. MAILEVA s’engage à fournir cette liste
hebdomadairement.
Cette option est réservée aux clients réglant leurs
factures par prélèvement et est facturée chaque mois
sur la base du nombre de plis remontés en PND par
LA POSTE au cours dudit mois.
34. Option « Service acheminement par des
organismes postaux hors du territoire » :
MAILEVA propose un service caractérisé par
l’impression des Documents et leur remise à un
opérateur postal par un prestataire local proche du
destinataire. Ces opérations peuvent être effectuées en
dehors du territoire de la France Métropolitaine. Dans
ce cas, i) les Documents et les Fichiers sont transférés
au prestataire local et ii) la qualité de production et les
délais d’acheminement sont ceux du prestataire et de
l’opérateur postal local.
35. Option « Service traitement des
adresses » : ce Service est composé d’un service
de (i) Restructuration / Normalisation / Validation
Postale dite « RNVP » et de (ii) Traitement des
déménagés. La souscription à ces services permet
d’améliorer la qualité des adresses des destinataires et
de minimiser le nombre de PND, sans pour autant
garantir l’absence de ceux-ci.
Le service RNVP permet de mettre aux normes
postales les adresses des destinataires.
Le service Traitement des déménagés permet de
comparer les adresses des destinataires avec la Base
Nationale des Changements d’Adresses afin d’identifier
les adresses obsolètes (adresses de foyers ayant
déménagé depuis plus de six (6) mois) et de restituer
les nouvelles adresses des destinataires, lorsque
celles-ci sont disponibles.
Le Traitement des déménagés est réalisé dans un délai
de trois (3) jours ouvrés.
Le coût des traitements d’adresses est facturé selon les
Tarifs en vigueur et en fonction des critères suivants :
− Pour le service RNVP : en fonction du nombre p. 10/19 . CGS-0724
d’Adresses à traiter ;
− Pour le service Traitement des déménagés :
en fonction du nombre d’adresses identifiées,
après traitement, comme étant déménagées. Un
devis estimatif calculé en fonction du nombre
d’Adresses soumis et du nombre moyen de
déménagés est communiqué au Client lors de la
souscription au Service.
36. Option « Retour GED » :
Objet : l’option « Retour GED » permet au Client d’avoir
à disposition sur un serveur FTP, une copie numérique
des Documents envoyés dans le cadre du Service
Lettre, pendant une durée de trois (3) jours ouvrés
suivant cet envoi.
Le Client est dûment informé que les Documents mis à
disposition n’ont pas de valeur légale ni probatoire.
Facturation : cette option fait l’objet d’une facturation
annuelle selon les Tarifs en vigueur.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« SERVICE LETTRE SANTÉ »
37. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au « Service Lettre Santé », y compris à
ses différentes options éventuelles.
38. Glossaire
− Données de Santé : désigne une donnée à
caractère personnel relative à la santé physique ou
mentale d’une personne physique qui révèle des
informations sur l’état de santé de cette personne.
39. Description : ce Service permet au Client de faire
des envois de courriers postaux contenant des données
de santé.
Ce Service est accessible suite à la signature d’un bon
de commande spécifique « Service Lettre Santé »
accompagné des Conditions Particulières « Service
Lettre Santé ». Ce service est accessible uniquement
en utilisant l’API dédiée à ce service.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« OFFRE VOTE PAPIER »
40. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent à l’offre vote papier via la Plateforme
Maileva (« Offre Vote Papier ») y compris à ses
différentes options.
41. Description : l’offre Maileva Vote est un service qui
permet d’externaliser la production, la mise sous pli et
l’acheminement du matériel de vote nécessaire à la
tenue d’une élection professionnelle, selon des
caractéristiques standard définies par MAILEVA.
L’offre est uniquement valable sur le périmètre de la
France Métropolitaine et dans les DOM.
Il appartient au Client de renseigner et paramétrer
correctement et de transmettre à MAILEVA tous les
fichiers nécessaires, relatifs aux caractéristiques du
vote, aux données relatives aux électeurs et aux
candidats, de fournir les professions de foi et de
déterminer les caractéristiques de l’enveloppe Retour T
en cas de vote par correspondance.
L’acheminement des Documents imprimés est réalisé
soit :
− Au domicile de l’électeur lorsque le vote est
organisé par correspondance ;
− À l’entreprise lorsque le vote est organisé à
l’urne ;
− Au domicile de l’électeur et à l’entreprise lorsque
le vote est mixte.
Le Client est dûment informé du fait qu’il ne s’agit que
d’un service d’impression, de mise sous plis et
d’acheminement du matériel de vote papier et qu’en
conséquence, il appartient au seul Client d’organiser
l’opération de vote en elle-même, son dépouillement
et la publication des résultats.
42. Niveaux de Services : MAILEVA s’engage à
remettre à La Poste les Documents imprimés dans les
trois (3) jours ouvrés, sous réserve que les fichiers
soient soumis à la Plateforme Maileva avant 14h, heure
de Paris. Le Client doit impérativement déposer
l’ensemble des éléments nécessaires (documents,
données) et valider la commande au plus tard :
− Dix (10) jours ouvrés avant la date de l’élection
pour les votes par correspondance ou mixte ;
− Cinq (5) jours ouvrés avant la date de l’élection
pour les votes à l’urne.
Les délais ci-dessus indiqués sont basés sur les délais
standards d’acheminement de La Poste.
43. Facturation :
Le Client est informé que cette option est soumise à un
minimum de facturation par opération tel que prévu
dans la grille tarifaire. p. 11/19 . CGS-0724
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« OFFRE VOTE ÉLECTRONIQUE »
44. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent à l’offre vote électronique via la Plateforme
Maileva (« Offre Vote Électronique ») y compris à ses
différentes options.
45. Glossaire
− Calendrier de vote : calendrier établi par le Client.
− Site Gestionnaire : site Internet sécurisé et dédié à
l’organisateur du scrutin, qui permet de paramétrer
la solution, et notamment d’importer le fichier des
électeurs, d’intégrer les listes de candidats, de
suivre les élections et de réaliser le dépouillement.
− Site de Vote : site Internet sécurisé accessible aux
électeurs pendant la durée du scrutin.
46. Modalités d’exécution des Prestations
Déclenchement des Prestations : MAILEVA ouvre la
session sur la base des informations et données
transmises par le Client et transmet les codes d’accès
au Site Gestionnaire au Client. Il est entendu entre les
Parties que la signature du devis par le Client est une
condition préalable au déclenchement des prestations.
La prestation, le système, les moyens et l’ensemble des
mesures de sécurité sont parfaitement conformes à la
Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant
adoption d’une recommandation relative à la sécurité
des systèmes de vote électronique parue au JORF
n°0272 du 24 novembre 2010 texte n°29. 7.6.
Conseil d’utilisation : MAILEVA attire l’attention du
Client sur le fait que l’exactitude des informations et/ou
données intégrées par le Client via le Site Gestionnaire
est essentielle au bon déroulement du Vote. À cet effet,
il appartient au Client de vérifier et de valider l’ensemble
des informations et/ou données implémentées dans la
Solution avant le scellement du système de vote par
MAILEVA. Le Client reconnaît à cet effet que le
scellement du système de vote emporte validation par
ses soins de l’ensemble des informations et/ou données
incluses dans la Solution, et les conséquences et effets
potentiels sur le vote.
Test du système et scellement : la Solution de vote
MAILEVA permet au Client de procéder à un vote à
blanc du système de vote, et de valider son bon
fonctionnement, étant entendu que la solution sera
purgée à l’issue de la phase de vote à blanc.
Acheminent du matériel de vote : le matériel de vote
comprend, pour chaque électeur, les codes
confidentiels personnels. Le matériel de vote est mis à
disposition des électeurs par voie postale ou
électronique, au choix du Client. Il est entendu entre les
Parties que, quelles que soient les données figurant à
la Proposition, tout changement dans les modalités
d’envoi et, de manière générale, toute modification
apportée en cours de Contrat donnera lieu à facturation
supplémentaire.
Accès aux résultats : à partir du Site Gestionnaire et à
compter de la clôture du vote, le Client déclenche le
dépouillement des élections et peut accéder aux
résultats. Il est rappelé que le Client est seul habilité à
déclencher le dépouillement des élections.
Contestation : la responsabilité de MAILEVA ne
saurait être mise en cause si l’élection est contestée :
− Suite à un écart entre la prestation réalisée et le
contenu du protocole d’accord préélectoral dans
le cas où le Client a utilisé un autre modèle de
protocole d’accord préélectoral que celui fourni
par MAILEVA ;
− Si les conditions d’exécution de la prestation
(liste d’électeurs, liste de candidats et liste
d’établissement) ont été modifiées à moins de
dix (10) jours calendaires avant la date prévue
pour le premier tour du scrutin.
47. Conservation des données : dans le cadre
habituel de son organisation de production, le
prestataire gère la sauvegarde des données des
élections pendant la durée maximum de recours
contentieux relatif aux élections.
En cas de recours contentieux dans ce délai, relatif
au déroulement des élections, une restauration
exceptionnelle de fichier sera possible sur devis. Les
données seront alors détruites à l’épuisement des voies
de recours.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« SERVICE D’ENVOI DE SMS,
D’E-MAILS ET DE FAX »
48. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au service d’envoi de SMS, d’e-mails et de
télécopies.
49. Visualisation des aperçus des SMS : le
Client peut visualiser sur le site www.maileva.com un
aperçu du SMS avant envoi, MAILEVA ne peut pas
garantir la similitude entre l’aperçu et le SMS finalement
reçu par le Destinataire qui varie en fonction du terminal
mobile.
50. Niveaux de Services : 100% des SMS, e-mails
et télécopies soumis à la Plateforme Maileva ont
fait l’objet d’une première tentative d’envoi dans la
demi-heure. p. 12/19 . CGS-0724
51. Responsabilité : la responsabilité de MAILEVA
ne pourra en aucun cas être recherchée en cas de
dysfonctionnements ou indisponibilités résultant des
réseaux de communications échappant à son contrôle.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« SERVICES D’ARCHIVAGE
ÉLECTRONIQUE À VALEUR PROBATOIRE »
52. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent aux services d’archivage électronique
(« Archivage électronique à valeur probatoire »).
53. Description : ce service permet au Client i)
d’archiver en ligne ses Documents pendant une durée
choisie, ii) de consulter en ligne ses Documents et iii)
d’en obtenir restitution sur support numérique.
Le Service d’archivage électronique de MAILEVA n’est
pas certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS) et
n’est pas autorisé à héberger des Données de santé.
54. Durées d’archivage et de consultation :
le Client détermine, au moment de l’envoi des
Documents via les Services Maileva, la durée
d’archivage de ses Documents (entre 1 à 11 ans).
Le Client peut consulter les Documents archivés
uniquement pendant la durée d’archivage qu’il aura
préalablement choisie. Il peut à tout moment vérifier
la durée d’archivage choisie et ainsi connaitre la date
de fin.
Le Client peut demander une prolongation des durées
d’archivage, aux conditions tarifaires en vigueur à la
date de renouvellement, par tout moyen, au moins
trente (30) jours avant l’expiration des durées initiales.
À défaut de demande de prolongation, les documents
archivés ne seront plus accessibles par le Client.
Toutefois MAILEVA conservera les documents archivés
pendant une durée de deux (2) mois supplémentaires.
Si la demande de prolongation de la durée d’archivage
intervient pendant cette période, MAILEVA rétablira
l’accès aux documents archivés par le Client. À l’issue
des deux (2) mois et en l’absence de demande de
prolongation de la durée d’archivage, les Documents
sont automatiquement détruits. Le Client reconnait
expressément que MAILEVA ne sera tenue pour
responsable de la destruction des Documents archivés.
55. Restitution des Documents archivés : les
Documents sont restitués selon les recommandations
de la norme NFZ42-013 sur un support électronique
chiffré ou CD-R. La transmission du support au Client
s’effectue par voie postale.
Le Client doit demander à MAILEVA la restitution des
Documents archivés par tout moyen. À la réception de
cette demande, MAILEVA établira un devis. Les
Documents seront restitués au Client dans un délai
maximum de trente (30) jours après réception par
MAILEVA du devis validé. La restitution devra faire
l’objet d’un procès-verbal de restitution. La demande de
restitution doit être faite avant la fin de la période
contractuelle d’archivage.
56. Valeur probatoire des Documents
archivés : le Prestataire s’engage à respecter les
recommandations de la norme NF Z42-013 en vigueur
de manière à assurer la disponibilité, la traçabilité,
la pérennité, l'Intégrité et la sécurité des Archives
Électroniques, pendant toute leur durée de
conservation.
57. Tiers-Archiveur : le Service d’Archivage
électronique est fourni à MAILEVA par un « Tiers
Archiveur » (DOCAPOSTE DPS – RCS Créteil
314 704 057) dont les serveurs sont situés sur le
territoire français. Le Client accepte que le Tiers
Archiveur puisse, pour des raisons techniques,
notamment liées à la nécessité d’assurer la pérennité
des supports, faire migrer les fichiers numériques
constituant les Documents vers un nouveau format ou
une évolution du format précédent.
58. Niveaux de Services : les niveaux de services
applicables sont ceux du Tiers Archiveur. MAILEVA
s’engage à justifier desdits niveaux de services sur
demande écrite du Client.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« SERVICE ENVOI DE FACTURES »
59. Glossaire
− Authentification : processus visant à garantir
l’authentification de l’Utilisateur identifié par des
moyens techniques et/ou physiques, tels que mot
ou phrase de passe, code secret ou Certificat
numérique.
− Certificat : document sous forme électronique
attestant du lien entre l’identité du Signataire des
Documents transmis, et les données de vérification
de Signature électronique.
− CHORUS Pro : portail de dématérialisation,
développé par les services du Ministère de
l’Économie, des Finances, de l’Action et des
Comptes Publics, permettant le dépôt et le suivi
de factures à destination d’entités publiques p. 13/19 . CGS-0724
françaises.
− Facture électronique : facture sous forme
électronique. Il est entendu que tout document ou
message qui modifierait la Facture électronique
initiale lui faisant référence de façon spécifique et
non équivoque est assimilé à une Facture
électronique. À ce titre, il doit comporter l’ensemble
des mentions obligatoires.
− Facture électronique signée : facture électronique
dont l’origine et l’intégrité et la lisibilité sont garanties
au moyen d’une signature électronique. Sa lisibilité est
assurée par des dispositifs techniques régulièrement
mis à jour et conformes aux pratiques en vigueur.
60. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au service d’envoi de facture via la
Plateforme Maileva. Le service permet au Client de
déposer ses factures sur la plateforme, laquelle les
réceptionnera, les traitera puis les enverra à leur
destinataire indiqué sur la facture par la voie postale,
ou de manière dématérialisée (par e-mail avec la
facture en PDF signé en pièce jointe, ou via le portail
CHORUS Pro), conformément aux dispositions de la
réglementation fiscale en vigueur, selon les indications
du Client.
Dans le cadre de ce service, il appartient au Client :
− D’établir la Facture, conformément à la
réglementation fiscale en vigueur, au format
PDF ;
− De contrôler la présence des mentions fiscales
obligatoires telles que décrites à l’article 242
nonies A de l’annexe II du Code général des
impôts (ci-après dénommé « CGI ») ;
− Dans le cas d’une facture à destination de
CHORUS Pro, de fournir à MAILEVA toutes les
données nécessaires au traitement par
CHORUS Pro, sous peine de rejet ;
− Dans le cas d’une facture envoyée au
destinataire par la voie postale, de se mettre en
conformité avec ses obligations en matière de
double original de facture sur support papier, par
application des dispositions de l'article L. 102 B
du livre des procédures fiscales et du Bulletin
Officiel des Finances Publiques BO-FIP CF-
COM-10-10-30-20-20180207 du 7 février 2018.
Il appartient à MAILEVA :
− De signer électroniquement les Factures
déposées pour un envoi dématérialisé ou
d’imprimer et remettre à La Poste les factures
déposées pour un envoi postal, selon les
indications du Client ;
− De transmettre ces Factures signées
électroniquement :
o par voie postale à leur destinataire
désigné ou,
o par voie électronique à leur destinataire
désigné ou via le portail CHORUS Pro ;
− Dans le cas d’une facture transmise à CHORUS
Pro, de fournir au Client, après leur mise à jour
par le portail CHORUS Pro, les différents statuts
successifs de la Facture correspondant aux
différents événements prévus par sa prise en
charge, de son dépôt jusqu’à son paiement ;
− De conserver les Factures signées
électroniquement.
61. Obligations des Parties
61.1. Obligations de MAILEVA
MAILEVA s’engage à ce que le procédé de Signature
électronique utilisé dans le cadre du présent service,
soit conforme à l’article 289 du CGI et au Bulletin officiel
des Finances Publiques du 18 octobre 2013.
Dans le cadre du présent service, MAILEVA s’engage
à conserver les Factures électroniques signées, la
Signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi
que le Certificat électronique attaché aux données de
vérification de la Signature électronique dans leur forme
et contenu originels en conformité avec les dispositions
de l’article L.102B – I du livre des procédures fiscales.
La durée de conservation ne pourra être inférieure à la
durée de dix (10) ans à compter du 31 décembre de
l’année d’émission de la facture.
61.2. Obligations du Client
En acceptant les présentes Conditions Particulières,
le Client :
− mandate MAILEVA (qui sous-traite à SERES,
une société de son Groupe) pour la signature
électronique des Factures qu’il a transmises à la
plateforme « Service Envoi de Factures », en
son nom et pour son compte, et ce pendant toute
la durée du contrat,
− reconnait expressément que ce mandat n’est
pas un mandat de facturation au sens des
articles 289 et 242 nonies du CGI. En ce sens,
MAILEVA n’établit pas la facture pour le nom et
pour le compte du Client, et n’est responsable ni
de son établissement ni de son contrôle,
− mandate MAILEVA (qui sous-traite à SERES,
une société de son Groupe) pour la
transmission, le cas échéant, des factures sur le
portail CHORUS Pro.
Il appartient au Client de s’inscrire sur le portail
CHORUS, préalablement à l’utilisation du service.
Il est expressément convenu que SERES détient le
moyen de signature et doit à ce titre être considéré
comme le Signataire du Document transmis, SERES p. 14/19 . CGS-0724
agissant dans ce cas en tant que Signataire délégué par
l’Utilisateur qui l’a autorisé à signer par délégation les
Factures électroniques qu’il lui confie.
Dans le cadre de la Signature électronique d’une
Facture, il est entendu que l’Utilisateur conserve
l’entière responsabilité de ses obligations en matière de
facturation et de ses conséquences au regard de la
TVA, et qu’il s'engage à :
− Établir la Facture conformément à la
réglementation fiscale en vigueur ;
− Contrôler la présence des mentions fiscales
obligatoires telles que décrites à l’article 242
nonies A de l’annexe II du Code général des
impôts ;
− Verser au Trésor la taxe mentionnée sur les
factures ;
− Réclamer immédiatement le double de la facture
si cette dernière ne lui est pas parvenue ou
accessible.
L’Utilisateur est responsable de s’assurer du
consentement de son destinataire à recevoir une
facture dématérialisée.
L’Utilisateur rappelle au destinataire des factures
électroniques signées, par tous moyens à sa
convenance qu’il doit :
− Vérifier la Signature électronique apposée sur
les Factures électroniques ;
− S’assurer de l’authenticité et de la validité du
Certificat attaché à la Signature électronique :
o la date d'horodatage de la signature
devant être comprise entre les dates
de début et de fin de validité du certificat,
o le déchiffrement de l’empreinte chiffrée,
par la clef publique fournie, produite
par la signature devant bien correspondre
à l'empreinte chiffrée initiale calculée par
la clef privée du Signataire.
Avant toute transmission de Documents au format PDF
à MAILEVA, l’Utilisateur doit, a minima jusqu’à
réception de l’acquittement de bonne réception envoyé
par MAILEVA, prendre les mesures de sécurité qu’il
juge nécessaires (duplication, copie, etc.) afin d’assurer
le bon fonctionnement de son système d’information et
la transmission des Documents PDF au Service.
62. Niveaux de services : MAILEVA recourt à un
tiers (SERES, une société de son Groupe) pour la
signature des Factures et pour le dépôt des factures sur
le portail CHORUS Pro s’il y a lieu. Par conséquent, les
niveaux de services applicables sont ceux de ce tiers.
MAILEVA s’engage à justifier desdits niveaux de
services sur demande écrite du Client.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« SERVICE MAILEVA DIGIPOSTE »
63. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au service Maileva Digiposte via la
Plateforme Maileva (« Service Maileva Digiposte »)
y compris à ses différentes options. Ce service est
accessible suite à la signature d’un bon de commande
spécifique accompagné des conditions particulières
« Digiposte ».
64. Glossaire
− Abonné : désigne toute personne physique
disposant de la pleine capacité juridique et d’un
compte Digiposte.
− Émetteur : désigne la personne morale ayant
contracté avec MAILEVA et qui souhaite faire des
dépôts dans les coffres forts électroniques des
Abonnés par l’intermédiaire du Service Maileva
Digiposte.
65. Description : le Service Maileva Digiposte est
constitué d’un service comprenant :
− d’une part :
Un Service d’archivage électronique ou coffre-fort
électronique conforme à la norme NF Z 42 013 relative
aux services d’archivage électronique, à la norme NF Z
42 020 relative au composant coffre-fort d’un système
d’archivage électronique et à la norme NF Z 42 025
relative aux bulletins de salaire, pour l’usage exclusif
des Abonnés Digiposte (exemple d’Abonné : un
salarié).
Pour pouvoir utiliser son coffre-fort électronique
Digiposte et disposer de l’ensemble des fonctionnalités
du service Digiposte, l’Abonné doit valider les CGU du
coffre-fort Digiposte.
− d’autre part :
Une plateforme de distribution utilisée par l’Émetteur
(exemple d’Émetteur : un employeur) pour diffuser des
Documents électroniques (exemple de Document
électronique : un bulletin de salaire électronique) à
destination des Abonnés.
Dans le cas où le Client souhaite souscrire à cette offre,
il devra remplir et signer un formulaire de souscription
accompagné des conditions particulières « Maileva
Digiposte ».
La mise en place de la solution Maileva Digiposte n’est
possible que si l’Émetteur respecte des prérequis
techniques (cf. les conditions particulières de « Maileva
Digiposte »).
Il est le seul responsable de toutes modifications du
document à transmettre. p. 15/19 . CGS-0724
Il doit d’assurer que chaque Abonné doit être identifié
de façon unique, c’est-à-dire que deux Abonnés
différents du même Émetteur ne puissent être
confondus au regard de leur méthode d’identification.
66. Niveaux de services : 98% des Documents
électroniques soumis à la Plateforme Maileva avant
14h, heure de Paris, le jour J sont traités et remis dans
les coffres en J+1.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« SERVICE MAILEVA OFFICE
SIGNATURE »
67. Objet : les présentes Conditions Particulières ont
pour objet de définir les conditions dans lesquelles
MAILEVA met son service Maileva Office Signature à la
disposition du Client.
68. Description : le service Maileva Office Signature
est disponible depuis le mode de dépôt Maileva Office.
Il permet au Client de soumettre des documents au
format Word ou PDF à la signature électronique de
destinataires. Chaque circuit de signature inclut la
gestion de preuve associée comportant :
− La signature électronique ;
− L’horodatage ;
− L’archivage dans un système d’archivage
électronique ;
− La création d’un fichier de preuve.
69. Niveaux de services : MAILEVA recourt à un
tiers, DOCAPOSTE, filiale du groupe La Poste,
pour la signature et l’archivage des documents
qui lui sont soumis. Par conséquent, les niveaux de
services applicables sont ceux de ce tiers. MAILEVA
s’engage à justifier desdits niveaux de services
sur demande écrite du Client. MAILEVA s’efforce de
fournir un service de qualité conforme à toutes les
politiques (signature, horodatage, archivage
et gestion de preuve) en vigueur chez DOCAPOSTE,
applicables au Service et accessibles depuis
https://www.docaposte.com/politiques-contralia.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« SERVICE MAILEVA OFFICE
CIRCUITS DE VALIDATION »
70. Objet : les présentes Conditions Particulières ont
pour objet de définir les conditions dans lesquelles
MAILEVA met son service Maileva Office Circuits de
Validation à la disposition du Client.
71. Description : le service Maileva Office Circuits de
Validation est disponible depuis le mode d’accès
Maileva Office. Ce service permet à l’Utilisateur de
soumettre à validation ou d’envoyer pour information,
en interne dans son entreprise, des documents au
format Microsoft Word ou Adobe PDF avant de les faire
parvenir aux destinataires finaux des courriers.
Un administrateur doit nécessairement être désigné
depuis l’interface Maileva Office. L’administrateur
a le droit de créer des circuits de validation. Cet
administrateur peut lui-même désigner d’autres
administrateurs.
L’administrateur, crée les circuits de validation, c’est-à-
dire qu’il désigne le ou les validateur(s) ou la ou les
personne(s) devant être informée(s) avant que le
document ne soit expédié. Lorsque l’Administrateur
crée un circuit de validation, il décide si un document
non validé par le ou les validateur(s) désigné(s) pourra
quand même être expédié ou devra rester en attente
obligatoire de cette validation avant expédition. Il décide
également quels seront les Utilisateurs qui pourront
utiliser le circuit de validation ainsi crée.
Si l’Utilisateur ne sélectionne pas un circuit de
validation, le document sera directement envoyé au
destinataire final.
Dans le cadre d’un circuit, le validateur reçoit par e-mail
une notification l’informant qu’un document est en
attente de validation de sa part. Le validateur peut
valider ou pas le document. Dans ce dernier cas, il
devra renseigner le motif de son refus et le document
devra être modifié par l’Utilisateur avant d’être à
nouveau soumis à validation.
Des relances à l’attention des validateurs sont
paramétrables par l’administrateur pour leur rappeler
qu’une validation est attendue de leur part.
L’Utilisateur peut suivre les statuts successifs de son
circuit de validation depuis son interface Maileva Office. p. 16/19 . CGS-0724
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« LETTRE RECOMMANDÉE
ÉLECTRONIQUE QUALIFIÉE »
72. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au service Lettre Recommandée
Électronique Qualifiée eIDAS (ci-après désigné
« LRE ») opérée par la société AR24, filiale du Groupe
La Poste. Ce service est accessible suite à la signature
d’un bon de commande spécifique « LRE ».
73. Dispositions générales : ce service qualifié
eIDAS a la même valeur juridique qu’une lettre
recommandée papier distribuée par un agent postal.
Aussi, La LRE Qualifiée AR24 est Qualifiée par l’ANSSI
conformément au sens de l’article 44 du règlement (UE)
910/2014 de juillet 2014 (règlement eIDAS) et
complétée par le décret français 2018-347 du 9 mai
2018 dans le cadre de la Loi pour une République
numérique (octobre 2018).
Le service de recommandé électronique qualifié est
opéré conformément à la politique de confiance
identifiée par l’OID suivant : 1.3.6.1.4.1.50034.1.1.2.
Cette politique, ainsi que ses éventuelles versions
précédentes, est disponible sur le site d’AR24.
74. Description : l’Expéditeur envoie une LRE via la
Plateforme Maileva en déposant des documents et en
désignant le Destinataire avec son adresse e-mail.
Le Destinataire est notifié par mail qu’une LRE lui est
adressée, sans pour autant avoir connaissance ni du
contenu de la LRE ni de l’identité de l’Expéditeur
(la « Première Présentation »).
Cette notification fait démarrer la période d’instance de
quinze (15) jours pendant laquelle le Destinataire peut
accepter, refuser ou ne pas réclamer cet envoi.
Le Destinataire dispose d’un délai de quinze (15) jours à
compter du lendemain de la notification précitée pour :
− accepter et accéder à la LRE (l’ « Acceptation »),
− refuser explicitement la LRE (le « Refus »), ou
− ignorer la LRE (la « Non Réclamation »).
Des e-mails de relance lui sont envoyés tous les trois
(3) jours. Le Destinataire doit s’identifier pour accepter
ou refuser sa LRE. AR24 contrôle alors son identité,
puis envoie par e-mail les preuves de réception à
l’Expéditeur.
En cas de Refus ou de Non Réclamation, le Destinataire
ne pourra alors plus prendre connaissance du contenu
de la LRE et de l’identité de l’Expéditeur.
En cas de Refus ou de Non Réclamation, MAILEVA met
à la disposition de l’Expéditeur un justificatif de Refus
ou de Non Réclamation, au plus tard le lendemain
du délai de quinze (15) jours, visé au paragraphe
précédent.
74.1. Obligation des utilisateurs : il appartient à
l’Expéditeur de recueillir le consentement des
Destinataires non professionnels par ses propres
moyens préalablement à l’envoi de sa première LRE.
Cette disposition reste sous son entière responsabilité.
En tant qu’Expéditeurs, les Clients garantissent :
− Qu’ils ont, lors du dépôt d’une LRE, transmis à
MAILEVA, les informations suivantes :
(i) leurs nom et prénom s’il s’agit de personnes
physiques, leur raison sociale s’il s’agit de
personnes morales, ainsi que leur adresse
électronique et, le cas échéant, leur adresse
postale,
(ii) Le nom et le prénom ou la raison sociale du
Destinataire ainsi que son adresse
électronique ;
− Qu’ils ont préalablement obtenu l’accord du
Destinataire, lorsque celui-ci est un non
professionnel, pour lui adresser une LRE et
qu’ils sont en mesure de prouver, par tous
moyens, qu’ils ont obtenu le consentement du
Destinataire ;
− L’identité du Destinataire, la validité de son
adresse électronique de contact à laquelle
seront adressés toutes les notifications liées à la
LRE et la qualité du destinataire professionnel
ou non professionnel.
74.2. Preuves d’envoi, de réception et de non-
distribution : le service de LRE produit des preuves de
Dépôt, des justificatifs d’Acceptation, de Refus, de Non
Réclamation et de Non Distribution qui sont opposables
en justice. Leur intégrité est garantie par le jeton
d’horodatage qualifié qu’elles contiennent et le cachet
électronique avancé d’AR24 qui est apposé.
Les preuves produites par le service de recommandé
électronique qualifié sont identifiables par la mention de
l’OID ci-dessus et le logo européen identifiant les
services de confiance qualifiés.
Chaque « Étape » (Dépôt, Horodatage, Première
Présentation, Acceptation, Refus et/ou Non Réclamation,
Non Distribution) est consignée et conservée par AR24.
Ces éléments de preuves sont au format PDF (ISO
32000-1) et mises à disposition du Client par MAILEVA.
75. Conservation des données : les données
d’envoi et de réception de la LRE ainsi que les Logs
sont conservés pendant une durée de dix (10) ans
à compter du Dépôt de la LRE considérée (la « Durée
de Conservation »). À l’issue de la Durée de
Conservation, AR24 procédera à la suppression de la
LRE considérée et de toute information afférente.
Il incombe aux clients qui le souhaitent de procéder au
téléchargement de ces données avant l’expiration de
la Durée de Conservation.
Pour chaque LRE, AR24 enregistre et conserve les p. 17/19 . CGS-0724
éléments d’information relatifs à :
− l’identité de l’Expéditeur de la LRE,
− une preuve de validation de l’identité de
l’Expéditeur,
− une référence au document faisant l’objet de la
demande de LRE,
− les jetons d’horodatage électronique qualifié
correspondant à la date et heure d’envoi de la
LRE,
− l’identité du Destinataire de la LRE,
− une preuve de validation de l’identité du
Destinataire,
− les données relatives à la sécurisation de l’envoi
de la LRE (cachets électroniques et empreinte
de la LRE).
76. Niveaux de Services : MAILEVA recourt à un
tiers (AR24, une société de son Groupe) pour opérer le
Service de LRE. Par conséquent, les niveaux de
services applicables sont ceux de ce tiers. MAILEVA
s’engage à justifier desdits niveaux de services sur
demande écrite du Client.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« MAILEVA LReL »
77. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au service Maileva Lettre Recommandée
en Ligne (ci-après désigné « Maileva LReL ») opéré
par LA POSTE et MAILEVA. Ce service est accessible
suite à la souscription d’un contrat Maileva.
78. Description : le service Maileva LReL permet de
déposer électroniquement des documents pour un
envoi en recommandé. Ces documents sont ensuite
imprimés, mis sous plis et affranchis avant leur remise
en Poste. La distribution des plis est assurée par un
opérateur postal. Le service est accessible depuis
l’étranger, mais les envois sont réputés effectués depuis
la France métropolitaine et ne peuvent concerner que
des destinataires en France, y compris les DOM et
Monaco. L’Expéditeur peut suivre ses envois via
l’Espace Client Maileva dans lequel il retrouvera pour
chacun d’eux une preuve électronique de dépôt, un
bordereau électronique de dépôt, une preuve de
contenu ainsi que l’avis de réception si l’option a été
choisie.
79. Preuves d’envoi et de réception : le service
Maileva LReL produit jusqu’à quatre (4) typologies de
preuve selon les caractéristiques de l’envoi :
− Preuve de dépôt unitaire
− Preuve de dépôt globale
− Preuve de contenu
− Avis de réception
L’intégrité de ces preuves est garantie par l’horodatage
qualifié et le cachet électronique qualifié qui y sont
apposés.
80. Modalités d’utilisation
80.1.1. Niveaux de services : tout traitement de Lettre
Recommandée en Ligne par lot de plus 10 000
pages doit être déclaré par le Client au moins deux
(2) jours ouvrés à l’avance pour permettre à
MAILEVA de proposer au Client un planning de
dépôt et de production. À défaut, MAILEVA ne
pourra être tenu responsable d’éventuels retards ou
extension des délais de production.
MAILEVA recourt à un tiers (LA POSTE, une société
de son Groupe) pour opérer le Service Maileva
LReL. Par conséquent, les niveaux de services
applicables sont ceux de ce tiers. MAILEVA
s’engage à justifier desdits niveaux de services sur
demande écrite du Client.
80.1.2. Option d’envoi spécifique : l’Expéditeur pourra
choisir un envoi avec Avis de réception ou non.
80.1.3. Option « Gestion numérique des PND » : cette
opération, à activer au moment de l’envoi des
Documents via le Service Maileva LReL, permet au
Client d’avoir, la liste des plis non distribuables
(PND) retournés par LA POSTE à MAILEVA. Les
plis sont numérisés et l'Utilisateur accède aux
numéros, à la cause et aux images des plis depuis
l'Espace Client.
Cette option est réservée aux clients réglant leurs
factures par prélèvement et est facturée chaque
mois sur la base du nombre de plis remontés en
PND par LA POSTE au cours dudit mois.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
« MAILEVA ERE »
81. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au service Maileva Envoi Recommandé
Électronique (ci-après désigné « Maileva ERE ») opéré
par AR24 et MAILEVA. Ce service est accessible suite
à la souscription d’un contrat Maileva.
82. Description : l’envoi d’un ERE n’implique pas
d’identification de l’Expéditeur et du Destinataire. Lors
de l’envoi d’un ERE, AR24 effectue une sauvegarde du p. 18/19 . CGS-0724
contenu de l’ERE sur son infrastructure technique,
notamment aux fins d’horodatage de l’empreinte de
l’ERE (« l’Horodatage ») et de conservation pour le
compte de l’Expéditeur et du Destinataire (« la
Conservation »). Toutes les preuves bénéficient d’un
horodatage. Le Destinataire est ensuite notifié par
MAILEVA qu’un ERE lui est adressé, sans pour autant
avoir connaissance du contenu de l’ERE ou de l’identité
de l’Expéditeur (la « Première Présentation »). Cette
notification prend la forme d’un courrier électronique
envoyé à l’adresse électronique du Destinataire, telle
qu’indiquée par l’Expéditeur. Le Destinataire dispose
alors d’un délai de 15 (quinze) jours calendaires à
compter du lendemain de l’envoi par MAILEVA au
Destinataire de la Première Présentation pour :
− accepter et accéder à l’ERE (« l’Acceptation »),
− refuser explicitement l’ERE (le « Refus »), ou
− ignorer l’ERE (la « Non-Réclamation »).
En cas de Refus ou de Non-Réclamation, le
Destinataire ne pourra alors plus prendre connaissance
du contenu de l’ERE et de l’identité de l’Expéditeur et
s’expose à toutes les conséquences légales que cela
pourrait entrainer pour lui.
En cas de Refus ou de Non-Réclamation, MAILEVA
met à la disposition de l’Expéditeur (par courrier
électronique et sur son Espace Client) une preuve de
Non-Réclamation ou de Refus, au plus tard le
lendemain du délai de 15 (quinze) jours calendaires
visés au paragraphe précédent. L’Expéditeur est
informé que les preuves de Refus ou de Non-
Réclamation mentionnées au paragraphe précédent
produisent les mêmes effets juridiques que ceux
attachés à la preuve d’un Refus ou d’une Non-
Réclamation d’une lettre recommandée électronique.
L’Expéditeur peut suivre ses envois via l’Espace Client
Maileva dans lequel il retrouvera pour chacun d’eux une
preuve électronique de dépôt, un bordereau
électronique de dépôt, une preuve de contenu ainsi que
l’avis de réception.
83. Conservation : la Conservation est réalisée pour
une période de 10 (dix) ans pour les fichiers de preuve,
et de 10 (dix) ans pour les traces à compter du Dépôt
de l’ERE considéré (la « Durée de Conservation »).
À l’issue de la Durée de Conservation, MAILEVA
procédera à la suppression de l’ERE considéré et de
toute information afférente. Il incombe aux Membres
qui le souhaitent de procéder au téléchargement de ces
données avant l’expiration de la Durée de
Conservation.
Pour chaque ERE, AR24 enregistre et conserve les
éléments d’information pendant la période précitée,
relatifs à : pour :
− l’identité de l’expéditeur de l’ERE,
− une référence au document faisant l’objet de la
demande de l’ERE,
− les jetons d’horodatage électronique qualifié
correspondant à la date et heure d’envoi de
l’ERE,
− l’identité du Destinataire de l’ERE,
− les données relatives à la sécurisation de l’envoi
de l’ERE (cachets électroniques et empreinte
de l’ERE).
84. Obligations des utilisateurs : en tant
qu’Expéditeur d’ERE, les Membres garantissent :
− Qu’ils ont, lors du dépôt d’un ERE, transmis à
MAILEVA, les informations suivantes :
(i) leurs nom et prénom s’il s’agit de personnes
physiques, leur raison sociale s’il s’agit de
personnes morales, ainsi que leur adresse
électronique et, le cas échéant, leur adresse
postale ;
(ii) Les nom et le prénom ou la raison sociale
du Destinataire ainsi que son adresse
électronique ;
− Qu’ils ont compris qu’il est nécessaire d’obtenir
préalablement l’accord du Destinataire, lorsque
celui-ci est un non professionnel, pour lui
adresser une ERE et qu’ils sont en mesure de le
prouver. L’Expéditeur peut mandater AR24 pour
recueillir ce consentement au travers de
l’interface de gestionnaire de consentements
prévue à cet effet.
− L’identité du Destinataire, la validité de l’adresse
électronique de contact à laquelle l’ERE sera
adressé et la qualité de consommateur ou de
professionnel du Destinataire ;
− Ne pas porter atteinte aux obligations
contractuelles ou légales décrites aux présentes
et à ne pas introduire lors de leurs Dépôts tout
virus, vers, bombe logique ou tout contenu
pouvant être assimilés à du courrier non désiré.
85. Preuves d’envoi, de réception et de non-
distribution : le service de ERE produit des
preuves de Dépôt, des justificatifs d’Acceptation, de
Refus, de Non Réclamation et de Non Distribution qui
sont opposables en justice. Leur intégrité est garantie
par le jeton d’horodatage qualifié qu’elles contiennent et
le cachet électronique avancé d’AR24 qui est apposé.
Les preuves produites par le service de recommandé
électronique qualifié sont identifiables par la mention de
l’OID ci-dessus et le logo européen identifiant les
services de confiance qualifiés.
Chaque « Étape » (Dépôt, Horodatage, Première
Présentation, Acceptation, Refus et/ou Non
Réclamation, Non Distribution) est consignée et
conservée par AR24. p. 19/19 . CGS-0724
Ces éléments de preuves sont au format PDF (ISO
32000-1) et mises à disposition du Client par MAILEVA.
86. Niveaux de Services : MAILEVA recourt à un
tiers (AR24, une société de son Groupe) pour opérer le
Service de ERE. Par conséquent, les niveaux de
services applicables sont ceux de ce tiers. MAILEVA
s’engage à justifier desdits niveaux de services sur
demande écrite du Client. p. 1/4 . CP-MAILEVA DIGIPOSTE-0719
Le présent document complète les dispositions des
Conditions Générales de Services Maileva. Il est précisé que
le Service Digiposte est une offre de La Poste, distribuée en
son nom et pour son compte par MAILEVA.
1. Glossaire : dans le cadre du présent document,
les termes ci-dessous définis auront entre les Parties
la signification suivante :
1.1. Abonné : désigne toute personne physique disposant
de la pleine capacité juridique et d’un Compte Digiposte.
1.2. Code Émetteur : désigne l’identifiant de l’Émetteur
fourni par La Poste pour envoyer un document dans
la Boîte aux lettres d’un Abonné. Cet identifiant est
communiqué à l’Émetteur par le Service Client Maileva
suite à la souscription à l’offre.
1.3. Code de routage : désigne l’identifiant unique fourni
par La Poste pour adresser chaque Boîte aux lettres
de Digiposte. Cet identifiant est accessible via le suivi
dans l’Espace Client Maileva.
1.4. Compte Digiposte : compte individuel d’un Abonné.
Le compte regroupe l’ensemble des services Digiposte
proposé à un Abonné à travers une interface Web
commune, à savoir au jour du présent Contrat et sous
réserve d’éventuelles évolutions, un Espace courrier,
un Espace classeur et des Espaces de partage.
Pour accéder à cet espace individuel, l’Abonné devra
au préalable s’authentifier.
1.5. Contenus : désigne l’ensemble des éléments qu’un
Abonné peut conserver dans son Espace classeur,
c’est-à-dire les Documents reçus de la part des
Émetteurs ou tout autre document dématérialisé quel
qu'en soit le format (courrier électronique, audio, vidéo,
image, photographie, texte, son, donnée, logiciel, base
de données et/ou autre information, etc.) déposé dans
le coffre électronique par l’Abonné ou par d’autres tiers.
1.6. Convention de dématérialisation : désigne la
convention conclue entre un Abonné et un Émetteur en
vue de la réception des Documents par l’Abonné.
1.7. Dépôt : désigne le lot de Documents d’une même
nature émanant d’un même Émetteur en une fois
auquel sont associées les métadonnées
correspondantes. Le Dépôt, les Documents et les
métadonnées doivent être dans un format conforme
aux « Spécifications techniques du Service Maileva
Digiposte ».
1.8. Document : désigne le document déposé par
l’Émetteur à destination d’un Abonné dans un format
également conforme aux « Spécifications techniques
du Service Maileva Digiposte ».
1.9. Émetteur : désigne la personne morale ayant contracté
avec MAILEVA et qui souhaite faire des Dépôts dans
les coffres forts électroniques des Abonnés par
l’intermédiaire du Service Maileva Digiposte.
1.10. Espace classeur : désigne le service qui permet à un
Abonné d’organiser le classement de manière
sécurisée des Contenus.
1.11. Espace Courrier ou Boîte aux lettres (i.e BAL) :
désigne le service qui assure pour l’Abonné,
la réception de Documents envoyés par l’Émetteur.
1.12. Espace de partage : désigne le service qui permet
à l’Abonné de partager avec des tiers (personnes
morales, physiques) des Contenus.
1.13. Identifiant : désigne la donnée permettant d’identifier
l’Abonné figurant. Celle-ci figure sur le Document
envoyé par l’Émetteur.
1.14. Mode de connexion « tout intégré » : désigne le
mode de connexion, dit mode de connexion
« industriel », différent du mode de connexion standard.
Dans ce cas, l’Émetteur effectue ses Dépôts dans un
format et selon des modalités qui lui sont propres
et confie au Prestataire les prestations d’adaptation
correspondantes.
1.15. Ouverture d’un nouveau Compte Digiposte : désigne
la création d’un Compte par MAILEVA pour un Abonné
destinataire de l’Émetteur.
1.16. Opt-In : désigne l’inscription de l’Abonné au Service
Maileva Digiposte à la condition qu’il exprime
explicitement son consentement préalable à cette
inscription au Service.
1.17. Opt-Out : désigne l’inscription de l’Abonné au service
Maileva Digiposte sans le recueil du consentement
préalable de ce dernier à l’inscription. L’Abonné
conserve toutefois la possibilité de se retirer du
Service Maileva Digiposte.
1.18. Routage : désigne l’action de distribution par
MAILEVA, via le Service Digiposte, des Documents
dans l’Espace courrier des Abonnés sur la base d’un
identifiant unique fourni par l’Émetteur dans les
Documents, permettant à MAILEVA d’associer cet
identifiant au Code de routage.
1.19. Service d’Archivage Électronique (SAE) : type
de système de gestion de contenu comportant une
fonction d'archivage, défini par la norme française
AFNOR NF Z 42-013 et la norme internationale
ISO 14641-1.
La partie archivage du SAE correspond à un coffre-fort
électronique (CFE) encore appelé coffre-fort
numérique (CFN) défini par la norme française
AFNOR NF Z 42-020.
2. Objets de la Prestation : Raccordement -
Dépôt - Routage - Conservation : les
prestations de Raccordement, de Dépôt, de Routage et
Conservation assurent l’interconnexion des systèmes
d’information de La Poste et de l’Émetteur via le Service
Maileva Digiposte, afin de permettre le routage des
Documents vers les Boîtes aux lettres des Abonnés.
CONDITIONS PARTICULIÈRES MAILEVA DIGIPOSTE
Applicables dès réception et au plus tard le 1er juillet 2019 p. 2/4 . CP-MAILEVA DIGIPOSTE-0719
La prestation comporte les étapes suivantes :
− L’Émetteur raccorde son système d’information
à celui de La Poste, via le Service Maileva
Digiposte ;
− MAILEVA envoie aux Abonnés Digiposte de
l’Émetteur les codes de sécurité Digiposte qui leur
permettront de personnaliser leur coffre ;
− L’Émetteur remet à MAILEVA des Dépôts sous
forme de fichiers numériques contenant des
Documents et, selon le mode d’Accès choisi, des
métadonnées ;
− MAILEVA contrôle les Dépôts et s’assure de la
qualité technique et de la conformité des Documents
aux « Spécifications techniques du Service Maileva
Digiposte » ;
− MAILEVA assure le Routage des Documents
déposés par l’Émetteur dans les Boîtes aux lettres
électroniques des Abonnés Digiposte, clients ou
salariés de l’Émetteur par l’intermédiaire d’un code
de routage ;
− MAILEVA donnera au Client l’accès aux
informations suivantes via l’Espace Client de
Maileva :
o Les adhésions des Abonnés à la réception
de leurs Documents envoyés par l’Émetteur,
o Le suivi des Dépôts et notamment les
informations relatives au statut de ceux-ci.
3. Prestations fournies par MAILEVA et
engagements y afférents : les « Spécifications
techniques du Service Maileva Digiposte », ci-jointes en
Annexe, définissent les données et informations qui
devront impérativement être communiquées par
l’Émetteur, soit dans un fichier de métadonnées, soit en
étant présentes dans le Document, pour y être extraites
par MAILEVA. Les obligations de MAILEVA sont
conditionnées par le respect par l’Émetteur de ces
spécifications techniques. À défaut, le Dépôt du
document ne pourra être traité par MAILEVA et fera
l’objet d’un rejet et MAILEVA ne pourra être considérée
comme responsable de la non-exécution ou mauvaise
exécution de la Prestation.
3.1. Raccordement - Dépôt auprès du Système
d’Information de MAILEVA : pour assurer la
transmission des Documents jusque dans la BAL de
chaque Abonné via le Service Maileva, lui-même
raccordé au Système d’Information de La Poste,
l’Émetteur devra mettre en œuvre tous les moyens
lui permettant d’assurer le Dépôt des Documents par
le Service Maileva Digiposte.
Dans le cadre de cette prestation de raccordement
et de dépôt et pour la transmission des Documents,
l’Émetteur assurera le dépôt de ceux-ci selon le mode
de dépôt choisi, conformément aux Conditions
Générales de Services Maileva :
− Mode d’Accès API ;
− Mode d’Accès en Flux d’Impression ;
− Mode d’Accès Maileva Office.
3.2. Routage : l’Émetteur remet au Prestataire des fichiers
(Dépôts) contenant des Documents et, selon le mode
d’Accès choisi, des métadonnées en vue de leur
Routage dans les Boîtes aux lettres électroniques des
Abonnés à l’aide des Codes de routage.
3.3. Engagement de conservation
3.3.1. Durée de conservation : la durée de conservation
pour chaque type de document est définie par
l’Émetteur au moment de l’envoi des Documents.
L’Émetteur reste, en tout état de cause, seul
responsable du choix relatif à la durée de
conservation des Documents.
La durée de conservation choisie par l’Émetteur pour
chaque Document commence à courir à compter de
la réception du Document dans la BAL des Abonnés.
3.3.2. Valeur juridique des Documents : dans le cadre de
la conservation des documents envoyés par
l’Émetteur à l’Abonné, MAILEVA s’engage à ce que
ces documents conservent la même force probatoire
que l’écrit sur support papier.
3.4. Unicité de l’Identifiant et du SIRET Émetteur :
l’Émetteur s’engage et s’assure que chaque Abonné
dispose d’un Identifiant et du caractère unique de ce
dernier (par exemple un numéro de matricule, un
numéro locataire, un numéro client, etc.).
Dans le cas où l’Émetteur enverrait des Documents qui
concernent plusieurs SIRET, ce dernier s’engage à faire
créer autant de Codes Émetteur que de SIRET.
3.5. Documents versés dans le coffre Digiposte :
MAILEVA informe l’Emetteur qu’une fois les Documents
versés dans le coffre, ils deviennent la propriété de
l’Abonné. Ainsi, si l’Emetteur veut rappeler un
Document déjà déposé, MAILEVA ne saurait récupérer
le Document une fois que celui-ci a été versé dans le
coffre.
Par exception au paragraphe précédent et dans
certains cas précis, MAILEVA pourra demander à
Digiposte de récupérer le document versé par erreur
dans le coffre d’un Abonné sur ordre de l’Emetteur et
après avoir obtenu du Client le consentement écrit de
l’Abonné. MAILEVA facturera toute intervention de cette
nature si cette intervention est rendue nécessaire suite
à une erreur de l’Emetteur.
3.6. Engagement de communication auprès des
abonnés : l’Émetteur s’engage à sensibiliser ses
Abonnés sur le caractère unique et personnel du lien
d’activation qu’ils recevront par courriel de la part de
Digiposte afin de finaliser l’activation de leur coffre-fort
numérique. p. 3/4 . CP-MAILEVA DIGIPOSTE-0719
4. Engagement au service de Maileva
Digiposte : MAILEVA informe l’Émetteur qu’elle
respecte l’état de l’Art en matière de conservation de
manière probatoire des Documents et en conformité
avec la norme NF Z42-013 AFNOR dans sa version
de mars 2009.
Dans le cadre de sa prestation, MAILEVA s’engage
à mettre tous les moyens en œuvre afin d’assurer :
− L’intégrité des Documents déposés par
l’Émetteur pour le compte des Abonnés sur la
plateforme Digiposte. Cette intégrité est
garantie pour leur durée de conservation ;
− La traçabilité des opérations dans la chaîne
de traitement, de Dépôts et Routage des
Documents de l’Émetteur distribués aux
Abonnés par Digiposte ;
− L’horodatage des Documents ;
− L’évolutivité de sa technologie pour garantir,
durant la relation contractuelle existant entre
MAILEVA et l’Émetteur, l’intégrité et la valeur
probatoire des Documents archivés et la
conformité à la norme en vigueur (NF Z 42-013
AFNOR) et ce pendant la durée d’archivage
choisie par l’Émetteur.
MAILEVA s’engage à mettre tout en œuvre et à prendre
toutes les précautions nécessaires afin d’éviter toute
interruption du Service « Maileva Digiposte ».
5. Résiliation : l’Émetteur reconnaît et accepte que
les Documents mis à disposition des Abonnés au
Service Maileva Digiposte, ne seront pas effacés mais
toujours accessibles aux Abonnés, jusqu’à ce que ceux-
ci décident, de leur propre volonté, de ne plus les
conserver, de clôturer leur Coffre Digiposte.
6. Cas particulier de l’utilisation du Service
Maileva Digiposte pour déposer des
bulletins de paie
6.1. Mise en œuvre de la convention de
dématérialisation : en matière de droit du travail,
l’employeur est dispensé, depuis le 1er janvier 2017, de
demander le consentement du salarié pour lui émettre
des bulletins de paie dématérialisés. Cette dispense se
traduit par l’option « Opt-Out » du Service Maileva
Digiposte. Dans le cadre de cette option, l’Émetteur
s’engage à respecter le délai légal de trente (30) jours
entre la communication du projet de dématérialisation
des bulletins de paie et le premier envoi afin de pouvoir
enregistrer les éventuels refus des employés.
Néanmoins, l’employeur est en droit de demander le
consentement de l’employé avant l’envoi des bulletins
de paie dématérialisés. L’option « Opt-In » du Service
Maileva Digiposte devra alors être choisie par
l’Émetteur. Une Convention de dématérialisation devra
être signée entre l’Émetteur et l’Abonné afin que ce
dernier puisse recevoir les bulletins de paie
dématérialisés.
6.2. Renvoi des codes de sécurité : dans le cas où des
salariés auraient égaré leur courrier d’activation
contenant l’URL et le code secret permettant de
personnaliser leur coffre-fort Digiposte, MAILEVA
permet à l’Emetteur de renvoyer ce courrier via
son Espace Client. Ce renvoi concerne uniquement
les salariés dont le statut du coffre est
« non-personnalisé ». Ce renvoi est permis grâce à
un référentiel contenant l’ensemble des salariés de
l’Émetteur qui est alimenté par les dépôts.
Cette fonctionnalité est une option facturable selon
l’abonnement Maileva + affranchissement.
6.3. Durée de conservation : la durée de conservation
des bulletins de paie est de 50 ans .
6.4. Gestion des refus : toute information selon laquelle un
Abonné demanderait, conformément aux règles
prévues entre celui-ci et l’Émetteur, un retour à l’envoi
des Documents sous forme papier, doit être
communiquée par l’Émetteur à MAILEVA.
Pour ce faire, MAILEVA met à la disposition de
l’Emetteur une fonctionnalité « Gestion des refus »
accessible via l’Espace Client Maileva, permettant
la saisie des salariés du Client souhaitant recevoir leurs
bulletins de paie au format papier par voie postale. p. 4/4 . CP-MAILEVA DIGIPOSTE-0719
ANNEXE
« SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES DU SERVICE DIGIPOSTE »
Les données décrites ci-dessous doivent impérativement être fournies par l’Émetteur : les métadonnées spécifiques à Digiposte
sont les suivantes :
− pour les modes d’accès Flux d’Impression et Maileva Office : ces données devront être définies dans la règle de flux et/ou
figurer sur le document envoyé,
− pour le mode d’accès Connecteur / API : ces données devront être fournies dans un fichier de métadonnées accompagnant
le document et/ou figurer sur le document envoyé.
La transmission d’informations ou de Données erronées, incomplètes, inexploitables ou non conformes par l’Émetteur, entrainera le rejet du Document.
Les Documents déposés via le mode d’accès Flux d’Impression doivent impérativement être au format PDF, version 1.4 ou supérieure.
Données Caractéristiques Contraintes Commentaires
Type
de Document
Caractères
alpha numériques
32 caractères maximum Permet le classement du document dans la Boîte aux lettres Digiposte de l’Abonné.
Une liste de type de document est prédéfinie.
Pour une conformité au Compte Personnel
d’Activité, le type de document autorisé
pour l’envoi de fiche de paie est « Bulletin
de paie »
Titre
du Document
Caractères
alpha numériques
50 caractères maximum Titre du Document apparaissant dans la Boîte aux lettres Digiposte de l’Abonné
Exemple : bulletin de paie janvier 2019
Identifiant
de l’Abonné
Caractères
alpha numériques
38 caractères maximum
Caractères autorisés :
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w
x y z ç
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S
T U V W X Y Z
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' " - & * /
é è à ù â ê î ô û ä ë ï ö ü ñ ÿ
Ä Â À Ë Ê È É Ï Î Ö Ô Ü Û Ù Ç Ÿ Ñ
_ et espaces
Permet d’identifier l’Abonné de manière unique
Exemple : matricule salarié…
Nom et prénom
de l’Abonné
Caractères
alpha numériques
38 caractères maximum pour le nom
38 caractères maximum pour le prénom
Permet le suivi des adhésions à Digiposte
depuis l’Espace Client Maileva
Durée d’archivage
électronique
pour l’Abonné
1 an, 5 ans, 10 ans
ou 50 ans
- Durée pendant laquelle le document sera archivé dans le coffre-fort de l’Abonné Digiposte p. 1/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
Préambule
MAILEVA propose en mode « SaaS » (Software as a
Service), via sa plateforme Maileva Signer en Ligne, un
service de signature électronique simple avec gestion de
preuve associée comprenant :
- La signature électronique ;
- L’horodatage ;
- L’archivage ;
- La création d’un fichier de preuve ;
- La création de circuits de signature ;
- La création de modèles de signature ;
- Le suivi des circuits de signature.
À cet égard, la Plateforme Maileva Signer en Ligne permet
au Client de créer des circuits de signature, des modèles et
de les soumettre à signature électronique. Maileva Signer en
Ligne permet en outre au Client et à ses utilisateurs de signer
électroniquement des documents et de les conserver, en leur
conférant la même valeur légale qu’un écrit sur support
papier, en conformité avec la réglementation applicable.
CONDITIONS GÉNÉRALES
1. Glossaire
1.1. Abonnement : droit d’accès à la Plateforme Maileva
Signer en Ligne pour la durée prévue au formulaire de
souscription.
1.2. Administrateur : personne physique habilitée pour le
compte du Client à utiliser le Service Gestion des droits.
1.3. Client : personne morale souscrivant au Service
Maileva Signer en Ligne.
1.4. Contrat : désigne tous les Documents Contractuels
référencés à l’article 4 des présentes Conditions
Générales de Services.
1.5. Document(s) : tout document de nature textuelle et/ou,
visuelle dont le Client souhaite la signature par le
Service Maileva Signer en Ligne.
1.6. Espace Client : espace sécurisé, dédié sur un site
internet de Maileva permettant au Client d’utiliser le
Service Maileva Signer en Ligne.
1.7. Fichier de Preuve : fichier contenant l’ensemble des
éléments techniques destinés à apporter la preuve
d’une action effectuée dans le cadre d’une transaction
et en particulier la vérification des signatures. Un tel
fichier contient les éléments suivants :
− Transaction signée au format XAdES ;
− Eléments permettant l’identification des
Contractants ;
− Éléments identifiant le Fournisseur ;
− Éléments décrivant la transaction ;
− Vérifications des signatures ;
− Le cas échéant, d’autres informations en
fonction du Protocole Fournisseur retenu.
1.8. Mode SaaS : signifie « Software as a Service » et
désigne les caractéristiques de la Plateforme Maileva
Signer en Ligne. Ladite Plateforme ne nécessite pas
l’installation d’une application, étant accessible en ligne.
La Plateforme est mise à disposition du Client via
Internet.
1.9. Plateforme : plateforme exploitée par MAILEVA
permettant l’accès au Service Maileva Signer en Ligne.
1.10. Service Maileva Signer en Ligne : service proposé par
MAILEVA faisant l’objet des présentes Conditions
Générales de Services.
1.11. Souscription : droit d’utilisation du Service Maileva
Signer en Ligne tel que prévu au formulaire de
souscription.
1.12. Tarif(s) : prix applicables au Service Maileva Signer
en Ligne.
1.13. Utilisateur : toute personne physique utilisant les
fonctionnalités offertes par la Plateforme.
2. Informations préalables
MAILEVA met à disposition du Client les informations
relatives au Service Maileva Signer en Ligne sur les
sites internet de Maileva. MAILEVA donne la possibilité
au Client de faire part de ses éventuelles observations
ou questions sur les sites de Maileva et notamment
dans la partie « Contactez-nous ». Le Client reconnaît
avoir reçu de MAILEVA les informations nécessaires lui
permettant d'apprécier l'adéquation du Service Maileva
Signer en Ligne à ses besoins ainsi que l’ensemble des
réponses à ses questions.
3. Objet et conditions de souscription
3.1. Objet : MAILEVA fournit le Service Maileva Signer en
Ligne au Client suivant les modalités et conditions
définies au Contrat.
3.2. Conditions préalables de souscription : seules les
demandes de souscription dûment complétées, datées,
acceptées et accompagnées des éléments indiqués
au sein du formulaire de souscription seront prises
en compte par MAILEVA. Le Client garantit que les
informations fournies sont sincères, exactes et
maintenues à jour.
MAILEVA peut subordonner ses prestations à un
prépaiement, à la mise en place d’un plafond de
consommation ou à la constitution entre ses mains d'un
dépôt de garantie au moment de la souscription.
CONDITIONS GÉNÉRALES DE SERVICES
MAILEVA SIGNER EN LIGNE
Applicables dès réception et au plus tard le 1er juillet 2024 p. 2/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
3.3. Souscription en ligne : en cas de souscription en
ligne, le signataire est réputé être dûment habilité agir
au nom et pour le compte du Client.
MAILEVA s’engage à conserver pendant dix (10) ans
les documents contractuels électroniques signés et à
les mettre à disposition du Client.
4. Documents Contractuels : par « Documents
Contractuels » on entend les documents suivants
auxquels sont soumises les Parties dans l’ordre
hiérarchique décroissant suivant :
− le cas échéant l’accord cadre ou l’accord de
référencement,
− les présentes Conditions Générales de
Services,
− le Formulaire de Souscription,
− les annexes :
o Annexe 1 : Traitement de Données à
caractère personnel.
Le présent document est également composé des
documents suivants :
− La politique de gestion de preuve ;
− La politique d’archivage ;
− La politique de certification ;
− La politique d’horodatage.
Les différentes politiques sont disponibles en ligne
à l’adresse : https://www.docaposte.com/politiques-
contralia.
Les politiques disponibles en ligne sont mises à jour
régulièrement. Les parties conviennent que la dernière
version à jour sur le site fait foi. Par la signature du
présent document, le client reconnaît avoir pris
connaissance de l’ensemble de ces documents et les
accepter.
Ces documents expriment l’intégralité de l’accord
liant les Parties. Ils annulent et remplacent toutes
propositions, communications écrites ou orales,
antérieures et relatives au même objet.
En cas de contradiction entre des documents de nature
différente ou de rang différent, il est convenu entre
les Parties que les dispositions contenues dans le
document de rang supérieur prévaudront.
En cas de contradiction entre des documents de même
rang, les stipulations contenues dans le document le
plus récent et accepté par les Parties prévaudront.
5. Force obligatoire du Contrat : MAILEVA se
réserve le droit de modifier à tout moment les
termes du Contrat sous réserve de le notifier
préalablement au Client.
Si le Client refuse l’application de la nouvelle version du
Contrat, ce dernier pourra résilier le Contrat dans un
délai d’un (1) mois à compter de la notification des
modifications par MAILEVA.
Ces modifications ne porteront ni sur la durée du
Contrat, ni sur les caractéristiques essentielles du
Service Maileva Signer en Ligne souscrit par le Client.
Lorsque ces modifications portent sur les Tarifs, elles
s’appliquent dans le respect des conditions de l’Article
« Tarifs » ci-après.
6. Convention de preuve : toute notification
adressée à l’adresse électronique du Client est réputée
valablement effectuée et est, par conséquent,
opposable au Client.
Les Services Maileva comprennent l’utilisation et
l’échange de nombreuses données sur support
électronique, celles-ci ayant la même force probante
que les écrits papier, conformément aux dispositions de
l’article 1366 du Code civil. De ce fait, chaque partie
accepte de ne pas contester le contenu, la fiabilité,
l’intégrité ou la valeur probante d’un Document et des
informations qu’il contient au seul motif que ledit
Document est établi sur un support électronique.
7. Mot de passe : le mot de passe de l’Utilisateur lui
est personnel et confidentiel. Il s'interdit donc
expressément de le communiquer à des tiers et
s'engage à mettre tout en œuvre en vue d’assurer sa
non-divulgation. L’Utilisateur ne peut partager son
compte ou le céder à qui que ce soit.
MAILEVA ne peut être tenue responsable des
conséquences d'une usurpation d'identité ou de
l’utilisation de ses codes d’accès par un tiers non
autorisé. Toute transaction effectuée au moyen de
l'identifiant et du mot de passe de l’Utilisateur est
réputée effectuée par l’Utilisateur. En cas d'utilisation
frauduleuse de son compte, l’Utilisateur sera seul et
entièrement responsable des conséquences qui
pourraient en découler.
En cas d’utilisation frauduleuse de son compte,
il appartiendra à l’Utilisateur de réinitialiser
immédiatement son mot de passe (celui-ci ne pouvant
être réinitialisé qu’à sa demande exclusive) et de
signaler à MAILEVA l’utilisation frauduleuse. Toute
information tardive, alors que l’Utilisateur en a
connaissance, est considérée comme fautive.
En cas d’oubli de son mot de passe, l’Utilisateur peut
demander à tout moment recevoir un nouveau mot de
passe.
L’Utilisateur s’engage à :
− Réserver l’accès au Service aux seules
personnes habilitées à cet effet ;
− Garantir la sécurité et la confidentialité de
l’ensemble des identifiants et/ou des moyens
d’authentification, dont il dispose et qui
permettent l’accès au Service ;
− Signaler immédiatement à MAILEVA, toute
perte d’un moyen d’authentification, toute p. 3/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
tentative de violation ou toute anomalie
relative à une utilisation de son identifiant et/ou
moyen d’authentification.
8. Accès au Service Maileva Signer en
Ligne et modalités d’exécution des
Prestations : le Client accède au Service Maileva
Signer en Ligne via la plateforme Maileva Signer en
ligne. Pour toute question relative aux Accès, le Client
est invité à prendre contact avec le Service Client.
MAILEVA crée un identifiant qu’il adresse à
l’Administrateur. A la suite, l’Administrateur adresse à
chaque Utilisateur un identifiant et un mot de passe
personnel d’accès à la Plateforme.
Périmètre des Prestations :
La signature du présent Contrat vaut commande ferme
des Prestations ci-après définies pendant la durée du
Contrat :
− La mise à disposition de la Plateforme
conformément aux présentes ;
− L’exploitation et l’hébergement de la Plateforme
24h/24, 7j/7 (hors périodes de maintenance
programmée), sauf cas de force majeure ;
− La signature électronique des Documents,
l’horodatage des signatures et la transmission
des données et des Fichiers de Preuve pour
l’archivage à vocation probatoire ;
− La conservation des données et des Fichiers
de Preuve, conformément à la politique
d’archivage, pendant une durée de dix (10) ans ;
− La restitution des données et des Fichiers de
Preuve conformément à la Politique d’Archivage
et aux dispositions de l’article Réversibilité des
présentes.
9. Service Gestion des droits : dans le cadre de
certains services, le Client pourra désigner un ou
plusieurs Administrateurs et leur attribuer des droits.
Les Administrateurs pourront désigner ou supprimer à
leur tour des Utilisateurs ayant, dans certains cas, des
droits particuliers. MAILEVA n’intervient pas sur la
gestion desdits droits.
10. Niveaux de Services : MAILEVA s’efforce de
fournir un service de qualité conforme aux politiques en
vigueur disponibles sur le site au jour de l’utilisation de
la Plateforme.
En raison de la nature et de la complexité du réseau de
l’Internet, et en particulier, de ses performances
techniques et des temps de réponse pour consulter,
interroger ou transférer les données d’informations,
MAILEVA fait ses meilleurs efforts pour permettre
l’accès et l’utilisation de la Plateforme.
MAILEVA ne saurait être responsable des
dysfonctionnements de l’équipement informatique ou
du smartphone du Client et des signataires ainsi que de
leur accès à Internet ou à un réseau de téléphonie
mobile.
Le Client et les signataires conservent à leur charge les
coûts de télécommunication de leur opérateur de
connexion Internet lors de l’utilisation de la Plateforme.
Les engagements de disponibilité et de performance du
Service Maileva Signer en Ligne sont définis au Contrat.
11. Utilisation de la Plateforme : l’utilisation
de la plateforme doit être réalisée conformément aux
présentes. En cas de non-respect de ces engagements,
le Client engage sa responsabilité. Le Client est
notamment responsable du comportement des
Utilisateurs et de ses données en cas de partage.
Le Client s’engage à :
− S’équiper de manière appropriée, et en
conformité avec les prérequis spécifiés en
annexes des présentes ;
− S’interdire tout acte de nature à altérer ou
perturber, de quelque manière que ce soit, le
fonctionnement normal de la Plateforme ;
− S’interdire toute utilisation détournée des
informations nominatives éventuellement
présentes sur le Plateforme ;
− Fournir, maintenir et mettre à jour
régulièrement des informations nécessaires
à la réalisation des Prestations ;
− Garantir la sécurité des éléments
d’identification et identifiants (login, mot de
passe) pour l’utilisation de la Plateforme.
Il reconnait ainsi que toute utilisation de la
Plateforme est présumée faite par les
Utilisateurs et leur sera imputée, à charge pour
le Client d’apporter la preuve contraire ;
− Informer MAILEVA sans délai, par tous
moyens, de toute erreur, faute ou irrégularité
constatée lors de l’utilisation de la Plateforme,
et ce, dès que le Client en a connaissance.
12. Centre de relation Client : pour toute question
commerciale ou technique relative à l’utilisation ou au
fonctionnement des Services Maileva, le centre de
relation Client est joignable du Lundi au Vendredi
de 9h à 18h par téléphone au 0 809 105 678
(service gratuit + prix appel) ou par courriel à
relationclient@maileva.com.
Le Client autorise MAILEVA à utiliser un outil de support
à distance lui permettant, après un accord formel
de l’Utilisateur, de visualiser l’écran de celui-ci ou de
prendre le contrôle de son ordinateur aux fins
exclusives de guider les Utilisateurs ou de résoudre les
éventuelles difficultés qu’ils rencontrent. p. 4/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
13. Obligation des Parties
13.1. Obligations de MAILEVA
MAILEVA s’engage à mettre tout en œuvre pour réaliser
les Prestations dans les conditions définies aux
présentes. MAILEVA s’engage à respecter les délais
et les niveaux de qualité définis, le cas échéant, aux
présentes.
MAILEVA s'efforce de mettre à la disposition du Client
toutes les informations et les conseils permettant à ce
dernier de prendre toutes décisions utiles concernant
les conditions d’exécution des Prestations.
Au titre de cette obligation de conseil, MAILEVA
s'engage à transmettre au Client des conseils avertis et
de qualité. De plus, MAILEVA s’engage à conseiller et
à mettre en garde le Client dans l'exercice de ses choix
et notamment concernant les paramétrages, options et
règles de gestion des Accès par flux d’impression et
API, étant précisé que le Client demeure seul et unique
décideur quant auxdits choix.
13.2. Obligations du Client
Le Client s’engage à effectuer les paiements dus au titre
des Prestations dans les conditions financières et
tarifaires définies au présent Contrat.
Le Client s’engage à communiquer à MAILEVA
l’ensemble des éléments complets et valides
nécessaires à l’exécution des Prestations.
Le Client s’engage à informer MAILEVA par écrit, de
tout changement susceptible de modifier les conditions
d’exécution des Prestations.
Le Client s’engage à informer MAILEVA par écrit,
en respectant un préavis d’au moins cinq (5) jours
ouvrés, de tout changement susceptible de modifier les
conditions d’exécution des Prestations.
Le Client déclare et garantit détenir l’ensemble des
habilitations, agréments et/ou autorisations nécessaires
à l’exercice de son activité et avoir effectué les
formalités requises par la loi et/ou la réglementation
applicable.
Le Client s’engage à faire l’étude juridique de validité de
la dématérialisation de ses processus, et à respecter
dans ce cadre notamment, le droit de la consommation
et les droits de rétractation liés à son activité. Il est
précisé que MAILEVA n’intervient pas sur le contenu
des données, leur format et/ou sur le choix du type de
document sous forme électronique signé entre le Client
et les utilisateurs.
14. Responsabilité - Force Majeure
14.1. Responsabilité : MAILEVA s’engage à exécuter ses
obligations contractuelles conformément aux
dispositions du Contrat. MAILEVA n’est responsable
que des préjudices directs qui résultent de ses propres
manquements.
La responsabilité annuelle de MAILEVA ne pourra
excéder, la plus élevée des sommes suivantes :
(i) 15 000 Euros ou (ii) le montant total du CA HT réalisé
au cours des six (6) mois précédant la date de
survenance du sinistre.
Le Client est seul responsable pour lui-même comme
pour ses salariés, mandataires ou sous-traitants :
− du contenu des Documents, Fichiers et données
qu’il transmet à MAILEVA. Le Client garantit en
être propriétaire et/ou avoir tous les droits pour
les utiliser dans le cadre des Services et tiendra,
en conséquence, MAILEVA indemne contre
toute réclamation de tiers,
− de l’utilisation et de la confidentialité de ses
codes d’accès, et toute utilisation non-autorisée
non imputable à MAILEVA.
La responsabilité de MAILEVA ne pourra en aucun cas
être recherchée à raison des dommages ou des
dégradations causés aux Fichiers du fait de la mise en
œuvre de moyens ou d’outils informatiques et/ou
de communication échappant à son contrôle ou ne
respectant pas ses préconisations.
14.2. Force Majeure : aucune des Parties ne peut être tenue
pour responsable de l'inexécution des obligations mises
à sa charge au titre du Contrat si cette inexécution est
due à la Force Majeure.
De convention expresse, sont considérés comme cas
de force majeure ou cas fortuits, les événements
échappant au contrôle de la Partie qui invoque le cas de
force majeure, dont elle ne pouvait pas avoir
connaissance lors de la conclusion du Contrat.
Sont notamment constitutifs de cas de force majeure
les blocages ou perturbations sérieuses des moyens
de transports en ce compris La Poste, des
moyens de télécommunications ou des moyens
d’approvisionnement en énergie.
Les obligations ainsi suspendues seront exécutées
à nouveau dès que les effets de la ou des causes de
non-exécution auront pris fin, dans un délai qui sera
fonction des disponibilités du moment.
Par dérogation à l’article 1218 du Code Civil, dans
l'éventualité où un événement de force majeure
viendrait à différer l'exécution des obligations prévues
au contrat pendant une période supérieure à un (1)
mois, chacune des Parties pourra résilier le Contrat
à effet immédiat par lettre recommandée avec accusé
de réception, sans pouvoir exiger de l’autre Partie
aucune indemnité.
15. Propriété Intellectuelle
15.1. Licence d’utilisation du Service Maileva Signer en
Ligne : dans le cadre du Contrat, MAILEVA concède au
Client pour un coût intégré au montant des Prestations,
ainsi qu’aux utilisateurs de ce dernier, un droit p. 5/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
d’utilisation personnel incessible et non exclusif.
Cette licence est consentie pendant toute la durée du
Contrat uniquement et ce, aux seules fins d’utilisation
de la Plateforme pendant cette même période.
15.2. Logiciels Tiers : le fonctionnement du Service Maileva
Signer en Ligne peut également nécessiter l’utilisation
de logiciels tiers dont les droits de propriété
intellectuelle appartiennent à des tiers (les « Logiciels
Tiers »).
Dans ce cas, et sur indication expresse de MAILEVA,
le Client bénéficie d’un droit d'utilisation personnel, non
exclusif et non cessible sur les Logiciels Tiers, limité
au seul droit d’installer et d’exécuter lesdits Logiciels ou
de les utiliser à distance dans le cadre du Service
Maileva Signer en Ligne.
Le Client est informé que toute autre forme d’utilisation
est susceptible d’engager sa responsabilité vis-à-vis
des éditeurs des Logiciels Tiers et/ou de leurs ayants
droit.
En cas de réclamation et/ou d’action en contrefaçon
intentée contre MAILEVA, ses ayants droit,
distributeurs, agents, licenciés et trouvant son origine
dans l’utilisation des Logiciels Tiers par le Client,
MAILEVA en informera le Client sans délai.
Le Client assurera la défense de MAILEVA, de ses
ayants droit, distributeurs, agents, licenciés et
supportera tous les frais permettant de conduire
l’action, ainsi que tous dommages-intérêts alloués
au tiers.
La responsabilité du Client est cependant
expressément exclue si la contrefaçon ou l’origine de la
réclamation résulte directement des éléments fournis
par MAILEVA ou de modifications apportées par cette
dernière aux Logiciels Tiers.
16. Sécurité - Confidentialité
16.1. Sécurité : MAILEVA assurera la conservation et
l’intégrité des Documents et Fichiers conformément
aux dispositions du présent Contrat.
16.2. Confidentialité : les informations et Documents
échangés entre les Parties sont strictement
confidentiels et ne peuvent être utilisés par le Client
ou MAILEVA ni communiqués à des tiers que pour les
besoins du Contrat ou pour répondre à des obligations
légales ou réglementaires. Cet engagement expire
deux (2) années après la fin du Contrat.
17. Protection des Données à caractère
personnel
17.1. Contexte : l’exécution des Prestations objets du
présent Contrat implique que MAILEVA accède à des
Données à caractère personnel et réalise un ou des
traitement(s) sur celle-ci.
Le Client demeure le Responsable du traitement des
Données à caractère personnel et en conserve l’entière
maîtrise, MAILEVA n’agissant qu’en qualité de
Sous-traitant au sens du Droit applicable à la protection
des données.
MAILEVA s’engage à respecter l’ensemble des
obligations légales qui s’imposent à lui en application
du Droit applicable à la protection des données et à
traiter les Données à caractère personnel qui lui sont
confiées par le Client conformément au présent article.
17.2. Définition : dans le présent article, les termes et
expressions identifiés par une majuscule sont définies
dans l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 du
Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016
relatif à la protection des personnes physiques à l’égard
du traitement des données à caractère personnel
et à la libre circulation de ces données (ci-après le
« Règlement »).
17.3. Engagement de MAILEVA : le Client a sélectionné
MAILEVA au regard de son engagement quant à
la mise en œuvre de mesures techniques et
organisationnelles appropriées de manière à respecter
les exigences du présent article et du Droit applicable
à la protection des données et à garantir la protection
des droits des Personnes concernées.
17.4. Caractéristiques du Traitement : le Client autorise
MAILEVA, pour la durée et les seuls besoins du présent
Contrat, à procéder au Traitement des Données à
caractère personnel requis par les Prestations objets du
présent Contrat. Les caractéristiques de ce Traitement
confié à MAILEVA sont définies en annexe.
Dans ce cadre, MAILEVA s’engage à traiter les
Données à caractère personnel exclusivement sur la
base des instructions du Client stipulées au présent
Contrat et s’interdit d’utiliser tout ou partie des Données
à caractère personnel pour son propre compte et pour
d’autres finalités que celles définies par le Client.
MAILEVA s’engage à tenir un registre des catégories
d’activités de traitements effectués pour le compte du
Client, registre qui doit se présenter sous une forme
écrite.
Il est précisé que MAILEVA ne transmettra pas le
registre au Client en dehors des cas de contrôles
réalisés par l’Autorité de contrôle et sur demande
expresse de cette dernière.
17.5. Sécurité et confidentialité des Données à caractère
personnel : dans le cadre de la réalisation des
Prestations, MAILEVA s’engage à mettre en œuvre
les mesures de protection physiques, logiques et
d’organisation nécessaires pour préserver la sécurité
des Données à caractère personnel, adaptées au
risque que présente le Traitement et, notamment,
empêcher qu’elles ne soient détruites, perdues,
déformées, endommagées, ou que des tiers non
autorisés y aient accès, de manière accidentelle ou
illicite. p. 6/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
En cas de Violation de données, MAILEVA doit, dans
les meilleurs délais après en avoir pris connaissance,
notifier au Client cette violation dans le respect du
Règlement.
MAILEVA s’engage à coopérer pour permettre au Client
de notifier la violation de données à l’Autorité de
contrôle.
17.6. Sous-traitant ultérieur : le Client autorise MAILEVA,
de façon générale, à faire intervenir un sous-traitant,
qu’il fasse partie ou non du Groupe Docaposte. La liste
de ces sous-traitants est consultable dans l’Espace
Client.
MAILEVA s’engage à ce que le(s) contrat(s) qu’il met
en place avec ses éventuels Sous-traitants ultérieurs
contien(nen)t des engagements au moins aussi stricts
que ceux prévus au présent article.
MAILEVA restera pleinement responsable envers le
Client en cas de non-respect par le Sous-traitant
ultérieur de ses obligations en matière de protection des
données.
17.7. Droits de Personnes Concernées :
MAILEVA s’engage à :
− Communiquer au Client dans les meilleurs
délais, toute demande de communication des
Données à caractère personnel ou d’accès
à celles-ci qui lui aurait été faite directement par
une Personne concernée ou quelle que soit
l’autorité dont elle émane, sauf dans le seul cas
où cette communication lui est interdite par ladite
Personne concernée, et à assister et coopérer
avec le Client pour satisfaire aux exigences
légales relatives à la protection des Données à
caractère personnel ;
− Aider le Client, par des mesures techniques et
organisationnelles appropriées, à s’acquitter de
son obligation de donner suite aux demandes
dont les Personnes Concernées le saisissent en
vue d’exercer leurs droits prévus par le Droit
applicable à la protection des données ;
− Corriger, mettre à jour, modifier ou supprimer
des Données à caractère personnel sur
instruction du Client.
17.8. Prestations d’Assistance au Client : sur acceptation
expresse et préalable par le Client d’un devis émis
par MAILEVA spécifiquement pour des prestations
d’assistance au Client, MAILEVA pourra aider le Client
à garantir le respect de ses obligations prévues par le
Droit applicable à la protection des données en matière
de sécurité des données, compte tenu des informations
à sa disposition. Dans le cas où le Client ferait l’objet
d’un contrôle de la part d’une Autorité de contrôle,
MAILEVA s’engage à coopérer avec le Client et avec
l’Autorité de contrôle.
17.9. Information - Audit : MAILEVA s’engage à mettre à la
disposition du Client toutes les informations strictement
nécessaires en sa possession pour démontrer le
respect des obligations prévues par le Droit applicable
à la protection des données.
Le délégué à la protection des données du Groupe
Docaposte sera le point de contact référent du délégué
à la protection des données ou toute personne référente
en la matière désignée par le Client.
17.10. Transfert de Données hors de l’Espace
Économique Européen : dans le cadre de la
réalisation des prestations objet du présent Avenant, le
Sous-traitant pourrait le cas échéant être amené à
réaliser des Transferts de Données à caractère
personnel du Responsable de Traitement en dehors de
l’Espace Économique Européen (EEE). Le Sous-
traitant s’engage a minima à :
− Se conformer aux instructions du Responsable
de Traitement, en ce qui concerne les Transferts
des Données à caractère personnel réalisés en
dehors de l’EEE ;
− Mettre en place un mécanisme d’encadrement
nécessaire pour se conformer aux dispositions
applicables aux Transferts de Données à
caractère personnel conformément au Droit
applicable à la protection des données. (ex :
conclusion d’un contrat sur la base des Clauses
Contractuelles Types (CCT) adoptées par la
Commission européenne par une décision du 4
juin 2021) ;
− Réaliser une étude d’impact au Transfert
conformément aux recommandations prévues
par le Comité Européen de la Protection des
Données (CEPD) dans ses Recommandations
01/2020 du 18 juin 2021 ;
− S’assurer que ses propres Sous-traitants
Ultérieurs, c’est-à-dire les personnes agissant
sous son autorité et pour son compte, ne
réalisent pas de Transferts des Données du
Responsable de Traitement en dehors de l’EEE
sans le consentement préalable écrit du
Responsable de Traitement dans les conditions
ci-dessus énoncées. Dans le cas où le Sous-
traitant aurait recours à un Sous-traitant Ultérieur
situé dans un pays en dehors de l’EEE, le Sous-
traitant et ledit Sous-traitant Ultérieur devront
prévoir la mise en place de garanties
appropriées afin d’offrir un niveau de protection
des Données adéquat conformément à la Droit
applicable à la protection des données et,
notamment, à l’article 46 du RGPD.
18. Respect de la réglementation : le Client
s'engage à ne pas utiliser le Service Maileva Signer en
Ligne à des fins illicites, illégales ou enfreignant les p. 7/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
droits de tiers. Le Client garantit MAILEVA, ainsi que
tout tiers ou prestataires participants directement ou
indirectement à l’exécution du Service contre toutes les
conséquences, directes ou indirectes, y compris
financières d’une violation de ses engagements au titre
du présent article.
19. Conditions financières
19.1. Tarifs : les Tarifs sont exprimés et payables en euros
hors taxes. Les Tarifs sont susceptibles d’être modifiés
par MAILEVA moyennant un préavis d’un (1) mois et
seront mis à la disposition du Client sur demande
auprès du Service Client Maileva. Dans ce cas, les
nouveaux Tarifs relatifs aux :
i) Abonnements seront uniquement applicables à
compter du renouvellement dudit Abonnement ;
ii) Services Maileva hors Abonnement s’appliqueront
à compter de la date d’effet de ces nouveaux
Tarifs.
19.2. Facturation : la facture du Service Maileva Signer en
Ligne est composée :
i) D’un abonnement mensuel par Utilisateur ;
ii) D’un coût au circuit consommé.
19.3. Modalités de facturation : l’abonnement est facturé
mensuellement (même s’il n’y a pas de consommation),
et les consommations sont facturées mensuellement
selon les tarifs en vigueur.
19.4. Modalités de paiement
19.4.1. Paiement par virement : en cas d’accord exprès de
MAILEVA, le règlement pourra être effectué par
virement bancaire.
19.4.2. Paiement par compte prépayé : le Client pour
certains services peut payer par un compte prépayé.
19.4.3. Paiement par prélèvement
Le Client pour certains services peut payer par
prélèvement.
a) Le règlement s’effectue par prélèvement SEPA Core
sur le compte bancaire désigné par le Client. À cet effet,
lors de la signature du Contrat, le Client fournit
à MAILEVA un mandat de prélèvement SEPA
accompagné de ses identifiants bancaires BIC et IBAN.
b) Toute consommation est facturée mensuellement en fin
de mois et fait l’objet d’un prélèvement le vingt (20) du
mois suivant. Les factures serviront de notification
préalable.
c) En cas de rejet de prélèvement, quel qu’en soit le motif
imputable au Client, la régularisation en sera exigée par
virement dans les trois (3) jours. MAILEVA peut
suspendre l’accès au Service.
d) En cas de modification survenant sur le compte
bancaire prélevé, le Client s’engage à en informer
MAILEVA par écrit avant le dix (10) du mois.
Toute demande de révocation ou de modification
relative au prélèvement SEPA doit être effectuée
auprès de MAILEVA par écrit indiquant la référence
unique de mandat (RUM) concernée.
En cas de révocation du mandat de prélèvement, le
Client doit fournir à MAILEVA un nouveau mandat afin
de permettre à MAILEVA d’effectuer les prélèvements.
À défaut, MAILEVA pourra de plein droit bloquer les
accès du Client et demander le règlement des en-cours
par tout moyen de paiement.
Si dans un délai de trente (30) jours à compter de la
révocation du mandat, le Client n’a pas fourni à
MAILEVA un nouveau mandat de prélèvement ou n’a
pas choisi de régler en prépaiement selon les conditions
du présent article, MAILEVA pourra de plein droit résilier
le Contrat.
En cas de retard de paiement d'une facture à échéance,
MAILEVA peut appliquer de plein droit et sans mise en
demeure préalable le paiement d'intérêts de retard
journaliers. Ces intérêts seront calculés à un taux
annuel égal à trois fois (3) le taux d'intérêt légal.
Le Client sera également redevable d’une indemnité
forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant
minimum de 40 euros.
19.5. Production de données aux autorités : toute
demande de production de données, de documents ou
de réalisation de traitement émanant d’une autorité
compétente, notamment de l’Administration fiscale,
sera traitée par MAILEVA, moyennant l’accord
préalable, exprès et écrit du Client sur le devis et les
délais proposés par MAILEVA.
20. Entrée en vigueur - Durée
20.1. Entrée en vigueur : le Contrat entre en vigueur à la
date de souscription du contrat par le Client.
20.2. Durée : le Contrat est conclu pour une durée de douze
(12) mois renouvelables d’année en année par tacite
reconduction, sauf dénonciation par l’une des parties
moyennant un préavis d’un (1) mois avant la date
d’anniversaire.
21. Réversibilité
En cas d’expiration ou de résiliation du Contrat pour
quelque motif que ce soit, le Prestataire s’engage à
assurer les opérations qui permettront au Client de
reprendre ou de faire reprendre par un tiers (ci-après
le « Tiers Repreneur ») les données et documents.
Le Prestataire disposera dans ce cas d’un délai d’un (1)
mois à compter de la demande écrite du Client pour lui
communiquer le plan final de réversibilité (comprenant
ses conditions financières). Le Client disposera alors
d’un délai de quinze (15) jours calendaires afin de
formuler ses réserves. A défaut de retour écrit du Client
dans ce délai, le plan final de réversibilité est réputé p. 8/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
accepté par le Client.
Il est toutefois convenu entre les Parties que le
déclenchement de la phase de réversibilité est
conditionné à l’envoi par le Client d’un bon de
commande relatif aux prestations de réversibilité.
Les opérations de réversibilité comprendront
strictement la restitution par le Prestataire des
documents archivés par le Prestataire dans le format
défini par le Prestataire ainsi que la description de ce
format.
Le Prestataire s’engage alors à ne pas en conserver de
copies et ne plus les utiliser, sauf, le cas échéant, pour
permettre les opérations d’extraction ci-dessous visées.
Le Client se porte fort du respect par le Tiers Repreneur
de la confidentialité et des droits de propriété du
Prestataire relatifs aux outils, méthodes, savoir-faire et
tous éléments appartenant au Prestataire, auquel le
Tiers Repreneur aurait eu accès pour les besoins
de ladite réversibilité.
En tout état de cause, la réversibilité n'entraîne aucun
transfert de propriété au bénéfice du Client et du Tiers
Repreneur du savoir-faire et des éléments, quels qu'ils
soient, appartenant au Prestataire.
Le Prestataire n'est en aucun cas responsable du
personnel du Client et/ou du Tiers Repreneur et de
l'usage que ce dernier fera des éléments et conseils mis
à disposition dans le cadre de la réversibilité.
22. Résiliation - Suspension
22.1. Résiliation
22.1.1. Résiliation pour manquement : en cas de
non-respect d’une obligation essentielle du Contrat
ou de la réglementation par l’une des Parties, l’autre
Partie devra lui adresser une mise en demeure par
recommandé avec accusé de réception afin de
remédier à ce manquement. A défaut pour la partie
défaillante d’avoir remédié à ce manquement dans
un délai d’un (1) mois, l’autre partie pourra résilier
de plein droit le Contrat, sans préjudice de toute
action que la partie lésée pourra mener à l’encontre
de la partie défaillante.
Il est entendu entre les Parties que les stipulations
de la présente clause s’appliquent en lieu et place
des dispositions des articles 1217, 1219 à 1222
du Code Civil et s’interdisent, en conséquence, tout
recours auxdits articles.
22.1.2. Résiliation du contrat reconduit tacitement : le
Client pourra résilier son Contrat par tout moyen
écrit adressé à MAILEVA, moyennant le respect
d’un délai de préavis d’un (1) mois au moins avant
l’expiration de la période contractuelle en cours,
date de réception de la demande de résiliation.
Dans le cadre de l’offre promotionnelle du 1er
octobre au 31 décembre 2021, le Client pourra
résilier son Contrat par tout moyen écrit adressé à
MAILEVA à l’issue des trois (3) mois d’abonnement
offert.
22.2. Suspension des Services Maileva
MAILEVA peut suspendre l’exécution du Contrat ou du
Service concerné (i) s’il y a urgence à faire cesser les
agissements du Client, en raison notamment d’atteinte,
de risque d’atteinte ou de risque d’aggravation d’atteinte
aux droits ou aux systèmes de tiers, ou de MAILEVA,
(ii) en cas de poursuites pénales à l’encontre du Client
en raison de son utilisation du Service Maileva Signer
en Ligne ou (iii) en cas de défaut de paiement.
Les suspensions prononcées par MAILEVA
interviendront de plein droit, sans mise en demeure
préalable et sans qu’il soit besoin d’une quelconque
autre formalité que l’envoi d’un courriel au Client.
À tout moment pendant l’exécution du Contrat,
notamment en cas de dégradation de la solvabilité ou
de la notation financière du Client et moyennant un
préavis minimum de deux (2) jours ouvrés, MAILEVA
peut subordonner ses prestations à un prépaiement,
à la mise en place d’un plafond de consommation ou à
la constitution entre ses mains d'un dépôt de garantie.
À défaut pour le Client de s’exécuter dans ce délai,
MAILEVA pourra suspendre de plein droit sans
formalité ni indemnité le Contrat. Dans ce cas, les
Services Maileva seront suspendus, les commandes
en cours seront annulées et les éventuels Documents
et Fichiers transmis seront détruits.
23. Clôture de compte
23.1. Clôture de compte par l’utilisateur
L’utilisateur peut clôturer son compte en faisant la
demande à l’adresse relationclient@maileva.com.
La clôture entraîne la suppression du compte de
l’utilisateur. Préalablement à cette clôture, il appartient
à l’Utilisateur d’opérer une copie de sauvegarde de ses
données disponibles sur son compte.
23.2. Clôture de compte par MAILEVA
Dans les cas de résiliations prévues à l’article 19,
MAILEVA pourra suspendre le service et clôturer le
compte.
Dans le cas où MAILEVA reçoit notification du décès de
l’utilisateur, l’accès au compte est suspendu.
24. Cession du Contrat : le Contrat ne peut être
cédé en tout ou partie, à titre gratuit ou onéreux, pour
quelque motif que ce soit, sans l’accord préalable
exprès de l’autre Partie.
25. Communication et notification : toute
notification ou correspondance doit être adressée à :
Pour MAILEVA : MAILEVA Service Client : par
courriel : relationclient@maileva.com ou courrier postal
au 45/47, boulevard Paul Vaillant Couturier 94200 Ivry- p. 9/9 . CGS-MAILEVA SIGNER EN LIGNE-0724
sur-Seine. Pour le Client : à l’adresse du siège social
du Client ou par courriel.
26. Références : MAILEVA est autorisé, pendant toute
la durée du Contrat et pendant une durée de deux
(2) ans suivant son échéance, à citer le nom du Client,
son logo et le type de prestations réalisées dans le
cadre du Contrat, à titre de référence dans le cadre
de la promotion commerciale et publicitaire de ses
prestations sur quelque support que ce soit.
27. Droit applicable et juridiction
compétente : le Contrat est soumis au droit
français. Il en est ainsi pour les règles de fond, comme
pour les règles de forme et ce, nonobstant les lieux
d’exécution des obligations substantielles ou
accessoires.
JURIDICTION COMPÉTENTE — SI MAILEVA ET LE
CLIENT NE PARVIENNENT PAS À RÉSOUDRE
LEUR DIFFÉREND À L’AMIABLE ET QUE LE CLIENT
A LA QUALITE DE COMMERCANT, ILS
CONVIENNENT QUE LE TRIBUNAL DE COMMERCE
DE CRÉTEIL AURA COMPÉTENCE EXCLUSIVE
POUR TRANCHER TOUT LITIGE, NONOBSTANT
PLURALITÉ DE DÉFENDEURS OU APPEL EN
GARANTIE, MÊME POUR LES PROCÉDURES
D'URGENCE OU LES PROCÉDURES
CONSERVATOIRES, EN RÉFÉRÉ OU PAR
REQUÊTE. p. 1/3 . CGS-MAILEVA COPRO-0224
Le présent document complète les dispositions des
Conditions Générales de Services Maileva.
1. Glossaire : dans le cadre du présent document,
les termes ci-dessous définis auront entre les Parties
la signification suivante :
1.1. Avis Électronique : désigne un procédé
électronique répondant aux exigences du décret
2020-834 dans le cadre des activités de syndics de
copropriété pour les usages suivants : envoi de
convocation d’assemblées générales, procès-
verbaux et mises en demeure.
1.2. Lettre Recommandée avec Avis de Réception
(LRAR) : désigne le service postal permettant à un
Expéditeur d’envoyer un courrier et de recevoir la
preuve de sa bonne réception par le Destinataire.
1.3. Maileva Expert : un droit d’utilisation de l’application
Facilydoc (« Maileva Expert » ou « l’Application »)
fournissant des services de gestion documentaire
permettant d’envoyer et/ou d’archiver des documents
et d’automatiser le traitement des flux documentaires
tels que courriers de gestion, factures clients,
bulletins de salaire etc.
1.4. Système d’Archivage Électronique : désigne le
procédé d’archivage électronique à vocation
probatoire répondant à la norme NF Z42-013.
2. Objet et conditions de souscription : les
présentes Conditions Particulières s’appliquent à la
solution MAILEVA Copro y compris à ses différentes
options.
MAILEVA Copro est une solution qui permet aux
professionnels de l’immobilier de déposer en ligne des
documents de convocations et procès-verbaux
d’assemblées générales, mises en demeure et de
réaliser des envois par voie postale en Lettre
Recommandée avec Avis de Réception (ci-après
désigné « LRAR ») et par voie électronique avec l’Avis
Électronique conformément aux dispositions de la loi
n° 65-557 du 10 juillet 1965 et au décret 2020-834 du
2 juillet 2020.
Cette solution est réservée exclusivement aux
professionnels de l’immobilier rattachés aux codes
APE/NAF suivants : 6820A, 6820B, 6831Z, 6832A ou
6832B, 8110Z.
L’Avis Électronique est acheminé par le sous-traitant de
MAILEVA, la société AR24, prestataire de confiance
qualifié par l’ANSSI et filiale du groupe La Poste.
3. Description : l’Expéditeur doit créer un compte
expéditeur envoi électronique via la plateforme
MAILEVA. L’Expéditeur dépose ses documents en ligne
par API ou via la plateforme Maileva Expert au format
PDF, doc(x), xls(x), rtf, txt en désignant le Destinataire
par son adresse postale si envoi par LRAR ou son
adresse e-mail si envoi par Avis Électronique.
L’ensemble des documents déposés ne doit pas
excéder 50 Mo et 30 documents.
L’Expéditeur peut recourir au module de consentement
pour recueillir le consentement des Destinataires.
MAILEVA se charge d’aiguiller les flux en fonction des
consentements des Destinataires.
L’envoi par LRAR est uniquement valable sur le
périmètre de la France Métropolitaine, des DOM,
Monaco, Andorre et à l’international. L’envoi par avis
électronique est valable à l’international.
3.1. Pour la LRAR
Le destinataire dispose d’un délai de quinze (15)
jours à compter de la 1ère présentation facteur pour
accuser réception. À l’issu de ce délai d’instance, si
le recommandé n’a pas été réclamé, celui-ci est
renvoyé à l’Expéditeur par La Poste.
3.2. Pour l’Avis Électronique
Le Destinataire est notifié par e-mail qu’un Avis
Électronique lui est adressé, avec la connaissance
de l’objet et de l’identité de l’Expéditeur.
Le lendemain de cette notification fait démarrer la
période d’instance de vingt et un (21) jours pour :
− Réceptionner et accéder au contenu de
l’Avis Électronique (ci-après désigné
« l’Acceptation ») sans exigence de
vérification d’identité ;
− Ignorer l’Avis Électronique (ci-après désigné
« Négligence »).
Des e-mails de relance automatiques sont envoyés
sous 48h au Destinataire s’il n’accuse pas réception
de son avis électronique.
Pour accuser réception, le Destinataire doit cliquer
sur le lien hypertexte disponible dans la notification.
En cas de réception, le Destinataire pourra accéder
au contenu de l’Avis Électronique durant un (1) an.
Qu’il s’agisse de la LRAR ou de l’Avis Électronique, en
cas de refus, le Destinataire ne pourra alors plus
prendre connaissance du contenu.
4. Preuves d’envoi et de réception
4.1. Pour la LRAR
Pour l’Expéditeur, les preuves suivantes sont
produites :
− Bordereau de dépôt : sous format papier, le
bordereau de dépôt cacheté La Poste est
transmis par voie postale à l’Expéditeur.
− L’Avis de Réception : lorsque l’option Avis
de Réception est sélectionnée, celui-ci est
envoyé à l’Expéditeur sous format papier.
Le Client peut choisir l’option « service
Gestion Électronique des AR ».
CONDITIONS PARTICULIÈRES MAILEVA COPRO
Applicables dès réception et au plus tard le 1er février 2024 p. 2/3 . CGS-MAILEVA COPRO-0224
4.2. Pour l’Avis Électronique
Pour l’Expéditeur, les preuves suivantes sont
produites :
− Preuve de dépôt et de transmission : elle
informe de la bonne remise de l’Avis
Électronique dans la boîte e-mail du
Destinataire. Elle vaut « première
présentation » et fait courir les délais légaux.
− Preuve de réception ou de négligence : elle
informe que le Destinataire a bien pris
connaissance de l’Avis Électronique.
MAILEVA met les preuves à la disposition de
l’Expéditeur, au plus tard, au lendemain du délai
d’instance de vingt et un (21) jours.
5. Conservation des données
5.1. Pour la LRAR
La conservation des documents dans un Système
d’Archivage Électronique est optionnelle et
l’Expéditeur peut choisir une durée comprise entre
un (1) et dix (10) ans.
Pour les AR, le client peut choisir l’option gestion
électronique des AR (cf. condition gestion
électronique des AR).
5.2. Pour l’Avis Électronique
Les données d’envoi et de reception de l’Avis
Électronique sont conservées pendant une durée
d’un (1) an à compter du dépôt de l’Avis Électronique
ci-après désigné la « Durée de Conservation ».
6. Obligations du Client
Le Client garantit :
− Transmettre à MAILEVA, les informations
suivantes : le nom et prénom s’il s’agit de
personnes physiques, la raison sociale s’il s’agit
de personnes morales, ainsi que l’adresse
électronique pour un envoi par Avis Électronique,
leur adresse postale dans le cadre d’une LRAL ;
− Obtenir l’accord du Destinataire, lorsque celui-ci
est un non professionnel, pour lui adresser un
Avis Électronique et qu’ils sont en mesure de
prouver, par tous moyens, qu’ils ont obtenu le
consentement du Destinataire.
Le Client mandate MAILEVA pour la notification par
avis électronique des convocations d’assemblées
générales, de procès-verbaux et de mises en demeure
qu’il a transmises à la plateforme Facilydoc ou en API,
en son nom et pour son compte, et ce pendant toute la
durée du Contrat.
7. Niveaux de services
7.1. Pour la LRAR
98% des Documents soumis à la Plateforme Maileva
avant 14h, heure de Paris, le jour J, sont traités et
remis en poste à J+1. Le jour J correspond au jour
de la soumission des Documents, si c’est un jour
ouvré. Dans le cas contraire, le jour J sera considéré
comme étant le premier jour ouvré qui suit le jour
effectif de la soumission.
Tout traitement par lot de plus de 10 000 pages doit
être déclaré par le Client au moins deux (2) jours
ouvrés à l’avance de manière à permettre à
MAILEVA de proposer au Client un planning de
production. À défaut, MAILEVA ne pourra être tenue
responsable d’éventuels retards ou extension des
délais de production.
7.2. Pour l’Avis Électronique
100% des Avis Électroniques soumis à MAILEVA ont
fait l’objet d’une première tentative d’envoi dans la
demi-heure.
MAILEVA a recours à AR24 pour l’Avis Électronique
et le module de consentement. Par conséquent, les
niveaux de services applicables sont ceux de ce
tiers. MAILEVA s’engage à justifier desdits niveaux
de services sur demande écrite du Client.
8. Accès à Maileva LReL
8.1. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au service Maileva Lettre
Recommandée en Ligne (ci-après désigné « Maileva
LReL ») opéré par LA POSTE et MAILEVA. Ce
service est accessible suite à la souscription d’un
contrat Maileva Copro.
8.2. Description : le service Maileva LReL permet de
déposer électroniquement des documents pour un
envoi en recommandé. Ces documents sont ensuite
imprimés, mis sous plis et affranchis avant leur
remise en Poste. La distribution des plis est assurée
par un opérateur postal. Le service est accessible
depuis l’étranger, mais les envois sont réputés
effectués depuis la France métropolitaine et ne
peuvent concerner que des destinataires en France,
y compris les DOM et Monaco. L’Expéditeur peut
suivre ses envois via l’Espace Client Maileva dans
lequel il retrouvera pour chacun d’eux une preuve
électronique de dépôt, un bordereau électronique de
dépôt, une preuve de contenu ainsi que l’avis de
réception si l’option a été choisie.
8.3. Preuves d’envoi et de réception : le service
Maileva LReL produit jusqu’à quatre (4) typologies
de preuve selon les caractéristiques de l’envoi :
− Preuve de dépôt unitaire
− Preuve de dépôt globale
− Preuve de contenu
− Avis de réception
L’intégrité de ces preuves est garantie par
l’horodatage qualifié et le cachet électronique qualifié
qui y sont apposés. p. 3/3 . CGS-MAILEVA COPRO-0224
8.4. Modalités d’utilisation
8.4.1. Niveaux de services : tout traitement de Lettre
Recommandée en Ligne par lot de plus 10 000
pages doit être déclaré par le Client au moins deux
(2) jours ouvrés à l’avance pour permettre à
MAILEVA de proposer au Client un planning de
dépôt et de production. À défaut, MAILEVA ne
pourra être tenu responsable d’éventuels retards
ou extension des délais de production.
MAILEVA recourt à un tiers (LA POSTE, une
société de son Groupe) pour opérer le Service
Maileva LReL. Par conséquent, les niveaux de
services applicables sont ceux de ce tiers.
MAILEVA s’engage à justifier desdits niveaux de
services sur demande écrite du Client.
8.4.2. Option d’envoi spécifique : l’Expéditeur pourra
choisir un envoi avec Avis de réception ou non.
8.4.3. Option « Gestion numérique des PND » : cette
opération, à activer au moment de l’envoi des
Documents via le Service Maileva LReL, permet
au Client d’avoir, la liste des plis non
distribuables (PND) retournés par LA POSTE à
MAILEVA. Les plis sont numérisés et l'Utilisateur
accède aux numéros, à la cause et aux images
des plis depuis l'Espace Client. Cette option est
réservée aux clients réglant leurs factures par
prélèvement et est facturée chaque mois sur la
base du nombre de plis remontés en PND par LA
POSTE au cours dudit mois. p. 1/2 . CP-LIBEO-0623
Le présent document complète les dispositions des
Conditions Générales de Services Maileva.
1. Glossaire :
1.1. Libeo : désigne LIBEO, société exploitant les
Services proposés sur la plateforme. LIBEO a un
statut d’agent de prestataire de services de paiement
de Treezor, enregistré auprès de l’Autorité de
Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR).
1.2. Treezor : désigne Treezor, agissant en tant
qu’établissement de monnaie électronique au sens de
l’article L.525-1 du Code monétaire et financier et
agréée par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de
Résolution (ACPR), en qualité d’établissement
de monnaie électronique et réalisant les services de
gestion de compte de paiement pour LIBEO.
1.3. Plateforme : désigne la plateforme de services en
ligne développée par LIBEO accessible aux
utilisateurs ayant souscrit un abonnement.
2. Objet : les présentes Conditions Particulières
s’appliquent au Service Libeo via la plateforme Libeo
« Service Libeo », y compris à ses différentes options
éventuelles.
3. Inscription sur la plateforme : afin de
bénéficier du Service Libeo, le Client doit (i) créer un
compte, (ii) fournir les informations requises par
MAILEVA, dont le Client garantit la véracité et
l’exactitude et (iii) pour les services de gestion de compte
de paiement, souscrire à un abonnement auprès de
LIBEO.
Afin de pouvoir bénéficier du Service Libeo, le Client
s’engage à communiquer via la Plateforme :
− les documents nécessaires à la validation du
compte de paiement du Client requis par Treezor
permettant l’ouverture d’un compte de paiement
(les « Documents KYC ») ainsi que la signature
électronique d’un contrat avec LIBEO,
− toutes informations nécessaires aux vérifications
requises par les obligations légales et
réglementaires.
Un compte ne peut pas être utilisé ou partagé par
plusieurs utilisateurs.
En cas d’utilisation frauduleuse ou tentative de fraude,
MAILEVA pourra, à son choix (i) demander au Client de
régulariser la situation et payer un complément de prix,
sans préjudice de toute demande de dommages et
intérêts, et/ou (ii) suspendre le compte de l’utilisateur
et/ou du Client, et/ou (iii) supprimer définitivement les
comptes non-autorisés, et/ou (iv) résilier les présentes
conditions générales.
Après inscription sur la Plateforme et validation de leur
compte, les Clients peuvent accéder au Service Libeo
auxquels ils ont souscrit.
Toute résiliation des Conditions Générales de Services
entre MAILEVA et le Client entraînera de plein droit
l’arrêt du Service Libeo, et notamment l’impossibilité
pour le Client d’accéder à la Plateforme.
4. Description : le Service Libeo est constitué d’un
service permettant :
− D’une part,
La gestion d’un compte de paiement, par l’intermédiaire
duquel le Client peut effectuer des opérations de
paiement, par virement, carte bancaire et par
prélèvement venant au débit du compte de paiement.
Il est précisé, que le compte de paiement ne permet pas
le versement d’espèces, et n’offre aucun service de
paiement ou service connexe, autres que ceux
spécifiquement décrits aux présentes. Aucun crédit ou
découvert n’est autorisé.
− D’autre part,
La numérisation de factures et notes de frais, et leurs
consultations à tout moment sur la plateforme.
Le processus de dématérialisation a pour objet de
permettre au Client de conserver une copie numérique
de ses factures, néanmoins il revient au Client, par ses
propres moyens, de conserver les factures originales,
dans des conditions conformes à la réglementation
en vigueur, notamment aux fins de leur éventuel contrôle
par l’administration fiscale.
Un service de collecte, gestion et suivi des factures,
de consultation de compte bancaire et visualisation de
trésorerie.
5. Obligations du Client
En acceptant les présentes Conditions Particulières, le
Client :
− S’engage à respecter les lois et règlements en
vigueur et à ne pas porter atteinte aux droits de
tiers ou à l’ordre public dans son usage qu’il fait
de la plateforme. À cet effet, il s’engage
notamment à respecter la réglementation
applicable à la lutte contre le blanchiment de
capitaux. Le Client s’engage ainsi à coopérer
avec l’Entité Concédante et, le cas échéant, avec
Treezor, dans le cadre de la transmission des
Documents KYC nécessaires à son inscription ;
− S’engage dans le cadre des services de gestion
de compte de paiement à contractualiser auprès
de LIBEO et Treezor et à remplir les obligations
auxquelles il est soumis dans le cadre de cette
contractualisation ;
− Accepte que Treezor puisse être amené à
suspendre un paiement, ou demander à MAILEVA
de suspendre l’utilisation par un Client des
Services de gestion d’un compte de paiement,
afin de procéder à des vérifications concernant
un paiement, un bénéficiaire de paiement ou un
CONDITIONS PARTICULIÈRES LIBEO
Applicables dès réception et au plus tard le 05 juin 2023 p. 2/2 . CP-LIBEO-0623
Client. MAILEVA ne pourra aucunement être
tenue responsable de cette éventuelle
suspension ;
− Reconnaît avoir pris connaissance des
caractéristiques et contraintes, notamment
techniques, de l’ensemble des Services Libeo. Il
est seul responsable de son utilisation des
Services Libeo ;
− S’engage à faire un usage strictement personnel
des Services Libeo. Il s’interdit en conséquence de
céder, concéder ou transférer tout ou partie de ses
droits ou obligations au titre des présentes à un
tiers, de quelque manière que ce soit ;
− S’engage à fournir à MAILEVA toutes les
informations nécessaires à la bonne exécution
des Services Libeo. Plus généralement, le Client
s’engage à coopérer activement avec MAILEVA
en vue de la bonne exécution des présentes et
à fournir tous documents et informations
supplémentaires que MAILEVA pourra lui
demander pendant l’exécution des Services.
Le Client est informé et accepte que l’ensemble
de ces informations seront transmis à LIBEO pour
les besoins de la fourniture des Services Libeo ;
− Garantit que toutes les informations qu’il donne
lors de l’inscription et pendant l’utilisation des
Services, et notamment les Documents KYC, sont
exactes, à jour et sincères et ne sont entachées
d’aucun caractère trompeur. En cas de
modification ou évolution de ces informations, le
Client s’engage à les mettre à jour sans délai ;
− S’engage à informer promptement MAILEVA de
toute suspicion de vol ou d’utilisation frauduleuse
de mots de passe et identifiants d’un Utilisateur.
Toute action réalisée par une personne employant
un identifiant et un mot de passe d’un Utilisateur
sera réputée avoir été réalisée par le Client, sauf
notification écrite à MAILEVA, dans un délai
raisonnable, d’une suspicion de vol ou d’utilisation
frauduleuse desdits identifiant et mot de passe ;
− S’engage à ne pas utiliser les Services Libeo à des
fins d’activités illégales, frauduleuses ou portant
atteinte aux droits ou à la sécurité des tiers.
6. Conservation des données
Le Client accepte que, pour les nécessités du
fonctionnement desdits Services et notamment les
obligations KYC, soit conserver ses données bancaires,
à savoir l’ensemble des données de transactions liées
au compte de paiement, pour une durée de treize (13)
mois, à partir du moment où la transaction sur le compte
de paiement est effectuée. p. 1/8 . CGS-MAILEVA GED-0724
Préambule
MAILEVA propose en mode « SaaS » (Software as a
Service), via sa plateforme Maileva GED, un service de GED
« Gestion Électronique de Documents ».
À cet égard, la Plateforme Maileva GED propose une solution
qui a pour but de stocker les données informatiques fournies
par le Client de manière confidentielle et sécurisée.
CONDITIONS GÉNÉRALES
1. Glossaire
1.1. Abonnement : droit d’accès à la Plateforme Maileva
GED pour la durée prévue au formulaire de
souscription.
1.2. Administrateur : personne physique habilitée pour le
compte du Client à créer ou supprimer des utilisateurs
et à définir les fonctionnalités auxquelles ils ont accès.
1.3. Client : personne morale souscrivant au Service
Maileva GED.
1.4. Contrat : désigne tous les Documents Contractuels
référencés à l’article 4 des présentes Conditions
Générales de Services.
1.5. Document(s) : tout document de nature textuelle et/ou,
visuelle dont le Client confie le traitement à MAILEVA.
1.6. Espace Client : espace sécurisé, dédié sur un site
internet de MAILEVA permettant au Client d’utiliser le
Service Maileva.
1.7. GED : Gestion Électronique de Documents
1.8. Plateforme : plateforme exploitée par MAILEVA
permettant l’accès au Service Maileva GED.
1.9. Souscription : droit d’utilisation du Service Maileva
GED tel que prévu au formulaire de souscription.
1.10. Tarif(s) : prix applicables au Service Maileva GED.
1.11. Utilisateur : toute personne physique autorisé par le
Client à utiliser les services Maileva GED pour le
compte du Client.
2. Informations préalables
MAILEVA met à disposition du Client les informations
relatives au Service Maileva GED sur les sites internet
de MAILEVA. MAILEVA donne la possibilité au Client
de faire part de ses éventuelles observations ou
questions sur les sites de MAILEVA et notamment dans
la partie « Contactez-nous ». Le Client reconnaît avoir
reçu de MAILEVA les informations nécessaires lui
permettant d'apprécier l'adéquation du Service Maileva
GED à ses besoins ainsi que l’ensemble des réponses
à ses questions.
3. Objet et conditions de souscription
3.1. Objet : MAILEVA fournit le Service Maileva GED au
Client suivant les modalités et conditions définies au
Contrat.
3.2. Conditions préalables de souscription : seules les
demandes de souscription dûment complétées, datées,
acceptées et accompagnées des éléments indiqués
au sein du formulaire de souscription seront prises
en compte par MAILEVA. Le Client garantit que les
informations fournies sont sincères, exactes et
maintenues à jour.
3.3. MAILEVA peut subordonner ses prestations à un
prépaiement, à la mise en place d’un plafond de
consommation ou à la constitution entre ses mains d'un
dépôt de garantie au moment de la souscription.
3.4. Souscription en ligne : en cas de souscription en
ligne, le signataire est réputé être dûment habilité agir
au nom et pour le compte du Client.
4. Documents Contractuels : les documents
expriment l’intégralité de l’accord liant les Parties. Ils
annulent et remplacent toutes propositions,
communications écrites ou orales, antérieures et
relatives au même objet.
Les présentes Conditions Générales et le formulaire de
souscription sont applicables au Client.
5. Force obligatoire du Contrat : MAILEVA se
réserve le droit de modifier à tout moment les
termes du Contrat sous réserve de le notifier
préalablement au Client.
Si le Client refuse l’application de la nouvelle version du
Contrat, ce dernier pourra résilier le Contrat dans un
délai d’un (1) mois à compter de la notification des
modifications par MAILEVA.
Ces modifications ne porteront ni sur la durée du
Contrat, ni sur les caractéristiques essentielles du
Service Maileva GED souscrit par le Client. Lorsque ces
modifications portent sur les Tarifs, elles s’appliquent
dans le respect des conditions de l’Article « Tarifs »
ci-après.
6. Convention de preuve : toute notification
adressée à l’adresse électronique du Client est
réputée valablement effectuée et est, par conséquent,
opposable au Client.
Les Services MAILEVA comprennent l’utilisation et
l’échange de nombreuses données sur support
électronique. Conformément à l’article 1366 du Code
civil, chaque partie accepte de ne pas contester le
contenu, la fiabilité, l’intégrité ou la valeur probante d’un
Document et des informations qu’il contient au seul
motif que ledit Document est établi sur un support
CONDITIONS GÉNÉRALES DE SERVICES
MAILEVA GED
Version du 1er juillet 2024 p. 2/8 . CGS-MAILEVA GED-0724
électronique.
7. Mot de passe : le mot de passe de l’Utilisateur
lui est personnel et confidentiel. Il s'interdit donc
expressément de le communiquer à des tiers et
s'engage à mettre tout en œuvre en vue d’assurer sa
non-divulgation. L’Utilisateur ne peut partager son
compte ou le céder à qui que ce soit.
MAILEVA ne peut être tenue responsable des
conséquences d'une usurpation d'identité ou de
l’utilisation de ses codes d’accès par un tiers non
autorisé. Toute transaction effectuée au moyen de
l'identifiant et du mot de passe de l’Utilisateur est
réputée effectuée par l’Utilisateur. En cas d'utilisation
frauduleuse de son compte, l’Utilisateur sera seul et
entièrement responsable des conséquences qui
pourraient en découler.
En cas d’utilisation frauduleuse de son compte, il
appartiendra à l’Utilisateur de demander à MAILEVA de
réinitialiser immédiatement son mot de passe (celui-ci
ne pouvant être réinitialisé qu’à sa demande exclusive)
et de signaler à MAILEVA l’utilisation frauduleuse.
Toute information tardive, alors que l’Utilisateur en a
connaissance, est considérée comme fautive.
En cas d’oubli de son mot de passe, l’Utilisateur peut
demander à tout moment recevoir un nouveau mot de
passe.
L’Utilisateur s’engage à :
− Réserver l’accès au Service aux seules
personnes habilitées à cet effet ;
− Garantir la sécurité et la confidentialité de
l’ensemble des identifiants et/ou des moyens
d’authentification, dont il dispose et qui
permettent l’accès au Service ;
− Signaler immédiatement à MAILEVA, toute
perte d’un moyen d’authentification, toute
tentative de violation ou toute anomalie
relative à une utilisation de son identifiant et/ou
moyen d’authentification.
8. Accès au Service Maileva GED et
modalités d’exécution des Prestations :
le Client accède au Service Maileva GED via son
Espace client depuis l’URL : https://ged.maileva.com
crée un identifiant et un mot de passe qu’il adresse à
l’Administrateur. À chaque création d’Utilisateur par
l’Administrateur un identifiant et un mot de passe
personnel d’accès à la Plateforme est envoyé
automatiquement.
9. Description du Service Maileva GED :
MAILEVA s’engage, dans les conditions précisées aux
présentes, à effectuer, ou à faire effectuer par tous tiers
de son choix, les prestations suivantes :
− La création du compte pour l’utilisation de la
solution ;
− Son paramétrage ;
− La formation du personnel utilisateur lors de
l’installation selon l’abonnement choisi ;
− L’assistance téléphonique.
Le Solution GED est accessible vingt-quatre (24)
heures sur vingt-quatre (24) et sept (7) jours sur sept (7)
et selon les niveaux de services stipulés dans les
présentes, sauf cas de force majeure tels que définis
ci-dessous, de la survenance d’un événement hors du
contrôle ou de la volonté de MAILEVA, des difficultés
liées à la structure des réseaux de communication et
des cas prévus par les présentes.
Les données informatiques du Client, préalablement
sélectionnées sous sa seule responsabilité sont
chiffrées lors de leur transfert sur les systèmes
informatiques de MAILEVA, lors de la collecte et lors de
leur stockage.
MAILEVA s’engage à conserver les données de
l’abonné dans la limite du volume de stockage convenu
entre les Parties.
10. Niveaux de Services : MAILEVA s’efforce de
fournir un service de qualité conformément aux
dispositions des présentes.
MAILEVA s’engage à tout mettre en œuvre afin
d’assurer la permanence, la continuité et la qualité des
services qu’il propose et souscrit à ce titre à une
obligation de moyens. MAILEVA s’efforcera de
maintenir un accès au service 24 heures sur 24, 7 jours
sur 7, 365 jours sur 365 afin de permettre l’accès aux
données informatiques du Client de la solution GED.
En raison de la nature et de la complexité du réseau de
l’Internet, et en particulier, de ses performances
techniques et des temps de réponse pour consulter,
interroger ou transférer les données d’informations,
MAILEVA fait ses meilleurs efforts pour permettre
l’accès et l’utilisation de la Plateforme.
MAILEVA ne saurait être responsable des
dysfonctionnements de l’équipement informatique ou
du smartphone du Client et des signataires ainsi que de
leur accès à Internet ou à un réseau de téléphonie
mobile.
Le Client et les signataires conservent à leur charge les
coûts de télécommunication de leur opérateur de
connexion Internet lors de l’utilisation de la Plateforme.
Les engagements de disponibilité et de performance du
Service Maileva GED sont définis au Contrat.
11. Utilisation de la Plateforme : l’utilisation de la
plateforme doit être réalisée conformément aux
présentes. En cas de non-respect de ces engagements,
le Client engage sa responsabilité. Le Client est
notamment responsable du comportement des p. 3/8 . CGS-MAILEVA GED-0724
Utilisateurs et de ses données en cas de partage.
Le Client s’engage à :
− Sélectionner les données informatiques qu’il
souhaite voir stockées sur la Solution ;
− S’équiper de manière appropriée, et en
conformité avec les prérequis spécifiés en
annexes des présentes ;
− S’interdire tout acte de nature à altérer ou
perturber, de quelque manière que ce soit, le
fonctionnement normal de la Plateforme ;
− S’interdire toute utilisation détournée des
informations nominatives éventuellement
présentes sur le Plateforme ;
− Fournir, maintenir et mettre à jour
régulièrement des informations nécessaires à
la réalisation des Prestations.
12. Centre de Relation Client : pour toute
question commerciale ou technique relative à
l’utilisation ou au fonctionnement des Services Maileva,
le centre de relation Client est joignable du Lundi au
Vendredi de 9h à 18h par téléphone au 0 809 105 678
(service gratuit + prix appel) ou par courriel à
relationclient@maileva.com.
Le Client autorise MAILEVA à utiliser un outil de support
à distance lui permettant, après un accord formel
de l’Utilisateur, de visualiser l’écran de celui-ci ou de
prendre le contrôle de son ordinateur aux fins
exclusives de guider les Utilisateurs ou de résoudre les
éventuelles difficultés qu’ils rencontrent.
13. Obligation des Parties
13.1. Obligations de MAILEVA
MAILEVA s’engage à mettre tout en œuvre pour réaliser
les Prestations dans les conditions définies aux
présentes. MAILEVA s’engage à respecter les délais
et les niveaux de qualité définis, le cas échéant, aux
présentes.
MAILEVA s'efforce de mettre à la disposition du Client
toutes les informations et les conseils permettant à ce
dernier de prendre toutes décisions utiles concernant
les conditions d’exécution des Prestations.
Au titre de cette obligation de conseil, MAILEVA
s'engage à transmettre au Client des conseils avertis et
de qualité.
13.2. Obligations du Client
Le Client s’engage à choisir la capacité en Go stockés
par la Solution.
Le Client s’engage à effectuer les paiements dus au titre
des Prestations dans les conditions financières et
tarifaires définies au présent Contrat.
Le Client s’engage à communiquer à MAILEVA
l’ensemble des éléments complets et valides
nécessaires à l’exécution des Prestations.
Le Client s’engage à informer MAILEVA par écrit, de
tout changement susceptible de modifier les conditions
d’exécution des Prestations.
Le Client déclare et garantit détenir l’ensemble des
habilitations, agréments et/ou autorisations nécessaires
à l’exercice de son activité et avoir effectué les
formalités requises par la loi et/ou la réglementation
applicable.
Le Client s’engage à faire l’étude juridique de validité de
la dématérialisation de ses processus, et à respecter
dans ce cadre notamment, le droit de la consommation
et les droits de rétractation liés à son activité. Il est
précisé que MAILEVA n’intervient pas sur le contenu
des données, leur format et/ou sur le choix du type de
document sous forme électronique signé entre le Client
et les utilisateurs.
14. Responsabilité - Force Majeure
14.1. Responsabilité : MAILEVA s’engage à exécuter ses
obligations contractuelles conformément aux
dispositions du Contrat. MAILEVA n’est responsable
que des préjudices directs qui résultent de ses propres
manquements.
La responsabilité annuelle de MAILEVA ne pourra
excéder, la plus élevée des sommes suivantes :
(i) 15 000 Euros ou (ii) le montant total du CA HT réalisé
au cours des six (6) mois précédant la date de
survenance du sinistre.
Le Client est seul responsable pour lui-même comme
pour ses salariés, mandataires ou sous-traitants :
− du contenu des Documents, Fichiers et données
qu’il transmet à MAILEVA. Le Client garantit en
être propriétaire et/ou avoir tous les droits pour
les utiliser dans le cadre des Services et tiendra,
en conséquence, MAILEVA indemne contre
toute réclamation de tiers,
− de l’utilisation et de la confidentialité de ses
codes d’accès, et toute utilisation non-autorisée
non imputable à MAILEVA.
La responsabilité de MAILEVA ne pourra en aucun cas
être recherchée à raison des dommages ou des
dégradations causés aux Fichiers du fait de la mise en
œuvre de moyens ou d’outils informatiques et/ou de
communication échappant à son contrôle ou ne
respectant pas ses préconisations.
14.2. Force Majeure : aucune des Parties ne peut être tenue
pour responsable de l'inexécution des obligations mises
à sa charge au titre du Contrat si cette inexécution est
due à la Force Majeure.
De convention expresse, sont considérés comme cas
de force majeure ou cas fortuits, les événements
échappant au contrôle de la Partie qui invoque le cas de
force majeure, dont elle ne pouvait pas avoir p. 4/8 . CGS-MAILEVA GED-0724
connaissance lors de la conclusion du Contrat.
Sont notamment constitutifs de cas de force majeure
les blocages ou perturbations sérieuses des moyens
de transports en ce compris La Poste, des
moyens de télécommunications ou des moyens
d’approvisionnement en énergie.
Les obligations ainsi suspendues seront exécutées
à nouveau dès que les effets de la ou des causes de
non-exécution auront pris fin, dans un délai qui sera
fonction des disponibilités du moment.
Par dérogation à l’article 1218 du Code Civil, dans
l'éventualité où un événement de force majeure
viendrait à différer l'exécution des obligations prévues
au contrat pendant une période supérieure à un (1)
mois, chacune des Parties pourra résilier le Contrat à
effet immédiat par lettre recommandée avec accusé de
réception, sans pouvoir exiger de l’autre Partie aucune
indemnité.
15. Propriété Intellectuelle
15.1. Licence d’utilisation du Service Maileva GED : dans
le cadre du Contrat, MAILEVA concède au Client pour
un coût intégré au montant des Prestations, ainsi qu’aux
utilisateurs de ce dernier, un droit d’utilisation personnel
incessible et non exclusif. Cette licence est consentie
pendant toute la durée du Contrat uniquement et ce,
aux seules fins d’utilisation de la Plateforme pendant
cette même période.
15.2. Logiciels Tiers : le fonctionnement du Service Maileva
GED peut également nécessiter l’utilisation de logiciels
tiers dont les droits de propriété intellectuelle
appartiennent à des tiers (les « Logiciels Tiers »).
Dans ce cas, et sur indication expresse de MAILEVA,
le Client bénéficie d’un droit d'utilisation personnel, non
exclusif et non cessible sur les Logiciels Tiers, limité au
seul droit d’installer et d’exécuter lesdits Logiciels ou de
les utiliser à distance dans le cadre du Service Maileva
GED.
Le Client est informé que toute autre forme d’utilisation
est susceptible d’engager sa responsabilité vis-à-vis
des éditeurs des Logiciels Tiers et/ou de leurs ayants
droit.
En cas de réclamation et/ou d’action en contrefaçon
intentée contre MAILEVA, ses ayants droit,
distributeurs, agents, licenciés et trouvant son origine
dans l’utilisation des Logiciels Tiers par le Client,
MAILEVA en informera le Client sans délai.
Le Client assurera la défense de MAILEVA, de ses
ayants droit, distributeurs, agents, licenciés et
supportera tous les frais permettant de conduire
l’action, ainsi que tous dommages-intérêts alloués au
tiers.
La responsabilité du Client est cependant
expressément exclue si la contrefaçon ou l’origine de la
réclamation résulte directement des éléments fournis
par MAILEVA ou de modifications apportées par cette
dernière aux Logiciels Tiers.
16. Sécurité - Confidentialité
16.1. Sécurité : MAILEVA assurera la conservation et
l’intégrité des Documents et Fichiers conformément aux
dispositions du présent Contrat.
16.2. Confidentialité : les informations et Documents
échangés entre les Parties sont strictement
confidentiels et ne peuvent être utilisés par le Client
ou MAILEVA ni communiqués à des tiers que pour les
besoins du Contrat ou pour répondre à des obligations
légales ou réglementaires. Cet engagement expire
deux (2) années après la fin du Contrat.
17. Protection des Données à caractère
personnel
17.1. Contexte : l’exécution des Prestations objets du
présent Contrat implique que MAILEVA accède à des
Données à caractère personnel et réalise un ou des
traitement(s) sur celle-ci.
Le Client demeure le Responsable du traitement des
Données à caractère personnel et en conserve l’entière
maîtrise, MAILEVA n’agissant qu’en qualité de
Sous-traitant au sens du Droit applicable à la protection
des données.
MAILEVA s’engage à respecter l’ensemble des
obligations légales qui s’imposent à lui en application
du Droit applicable à la protection des Données et à
traiter les Données à caractère personnel qui lui sont
confiées par le Client conformément au présent article.
17.2. Définition : dans le présent article, les termes et
expressions identifiés par une majuscule sont définies
dans l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 du
Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016
relatif à la protection des personnes physiques à l’égard
du traitement des données à caractère personnel
et à la libre circulation de ces données (ci-après
le « Règlement »).
17.3. Engagement de MAILEVA : le Client a sélectionné
MAILEVA au regard de son engagement quant à
la mise en œuvre de mesures techniques et
organisationnelles appropriées de manière à respecter
les exigences du présent article et du Droit applicable à
la protection des données et à garantir la protection des
droits des Personnes concernées.
17.4. Caractéristiques du Traitement : le Client autorise
MAILEVA, pour la durée et les seuls besoins du présent
Contrat, à procéder au Traitement des Données à
caractère personnel requis par les Prestations objets du
présent Contrat. Les caractéristiques de ce Traitement
confié à MAILEVA sont définies en annexe.
Dans ce cadre, MAILEVA s’engage à traiter les
Données à caractère personnel exclusivement sur la p. 5/8 . CGS-MAILEVA GED-0724
base des instructions du Client stipulées au présent
Contrat et s’interdit d’utiliser tout ou partie des Données
à caractère personnel pour son propre compte et pour
d’autres finalités que celles définies par le Client.
MAILEVA s’engage à tenir un registre des catégories
d’activités de traitements effectués pour le compte du
Client, registre qui doit se présenter sous une forme
écrite.
Il est précisé que MAILEVA ne transmettra pas le
registre au Client en dehors des cas de contrôles
réalisés par l’Autorité de contrôle et sur demande
expresse de cette dernière.
17.5. Sécurité et confidentialité des Données à caractère
personnel : dans le cadre de la réalisation des
Prestations, MAILEVA s’engage à mettre en œuvre
les mesures de protection physiques, logiques et
d’organisation nécessaires pour préserver la sécurité
des Données à caractère personnel, adaptées au
risque que présente le Traitement et, notamment,
empêcher qu’elles ne soient détruites, perdues,
déformées, endommagées, ou que des tiers non
autorisés y aient accès, de manière accidentelle ou
illicite.
En cas de Violation de données, MAILEVA doit, dans
les meilleurs délais après en avoir pris connaissance,
notifier au Client cette violation dans le respect du
Règlement.
MAILEVA s’engage à coopérer pour permettre au Client
de notifier la violation de données à l’Autorité de
contrôle.
17.6. Sous-traitant ultérieur : le Client autorise MAILEVA,
de façon générale, à faire intervenir un sous-traitant,
qu’il fasse partie ou non du Groupe DOCAPOSTE. La
liste de ces sous-traitants est disponible sur demande
du Client.
MAILEVA s’engage à ce que le(s) contrat(s) qu’il met en
place avec ses éventuels Sous-traitants ultérieurs
contien(nen)t des engagements au moins aussi stricts
que ceux prévus au présent article.
MAILEVA restera pleinement responsable envers le
Client en cas de non-respect par le Sous-traitant
ultérieur de ses obligations en matière de protection des
données.
17.7. Droits de Personnes Concernées : MAILEVA
s’engage à :
− Communiquer au Client dans les meilleurs
délais, toute demande de communication des
Données à caractère personnel ou d’accès
à celles-ci qui lui aurait été faite directement par
une Personne concernée ou quelle que soit
l’autorité dont elle émane, sauf dans le seul cas
où cette communication lui est interdite par ladite
Personne concernée, et à assister et coopérer
avec le Client pour satisfaire aux exigences
légales relatives à la protection des Données à
caractère personnel ;
− Aider le Client, par des mesures techniques et
organisationnelles appropriées, à s’acquitter de
son obligation de donner suite aux demandes
dont les Personnes Concernées le saisissent en
vue d’exercer leurs droits prévus par le Droit
applicable à la protection des données ;
− Corriger, mettre à jour, modifier ou supprimer
des Données à caractère personnel sur
instruction du Client.
17.8. Prestations d’Assistance au Client : sur acceptation
expresse et préalable par le Client d’un devis émis
par MAILEVA spécifiquement pour des prestations
d’assistance au Client, MAILEVA pourra aider le Client
à garantir le respect de ses obligations prévues par le
Droit applicable à la protection des données en matière
de sécurité des données, compte tenu des informations
à sa disposition. Dans le cas où le Client ferait l’objet
d’un contrôle de la part d’une Autorité de contrôle,
MAILEVA s’engage à coopérer avec le Client et avec
l’Autorité de contrôle.
17.9. Information - Audit : MAILEVA s’engage à mettre à la
disposition du Client toutes les informations strictement
nécessaires en sa possession pour démontrer le
respect des obligations prévues par le Droit applicable
à la protection des données.
Le délégué à la protection des données du Groupe
DOCAPOSTE sera le point de contact référent du
délégué à la protection des données ou toute personne
référente en la matière désignée par le Client.
17.10. Transfert de Données hors de l’Espace
Économique Européen : dans le cadre de la
réalisation des prestations objet du présent Avenant, le
Sous-traitant pourrait le cas échéant être amené à
réaliser des Transferts de Données à caractère
personnel du Responsable de Traitement en dehors de
l’Espace Économique Européen (EEE). Le Sous-
traitant s’engage a minima à :
− Se conformer aux instructions du Responsable
de Traitement, en ce qui concerne les Transferts
des Données à caractère personnel réalisés en
dehors de l’EEE ;
− Mettre en place un mécanisme d’encadrement
nécessaire pour se conformer aux dispositions
applicables aux Transferts de Données à
caractère personnel conformément au Droit
applicable à la protection des données. (ex :
conclusion d’un contrat sur la base des Clauses
Contractuelles Types (CCT) adoptées par la
Commission européenne par une décision du 4
juin 2021) ;
− Réaliser une étude d’impact au Transfert
conformément aux recommandations prévues
par le Comité Européen de la Protection des p. 6/8 . CGS-MAILEVA GED-0724
Données (CEPD) dans ses Recommandations
01/2020 du 18 juin 2021 ;
− S’assurer que ses propres Sous-traitants
Ultérieurs, c’est-à-dire les personnes agissant
sous son autorité et pour son compte, ne
réalisent pas de Transferts des Données du
Responsable de Traitement en dehors de l’EEE
sans le consentement préalable écrit du
Responsable de Traitement dans les conditions
ci-dessus énoncées. Dans le cas où le Sous-
traitant aurait recours à un Sous-traitant Ultérieur
situé dans un pays en dehors de l’EEE, le Sous-
traitant et ledit Sous-traitant Ultérieur devront
prévoir la mise en place de garanties
appropriées afin d’offrir un niveau de protection
des Données adéquat conformément à la Droit
applicable à la protection des données et,
notamment, à l’article 46 du RGPD.
18. Respect de la réglementation : le Client
s'engage à ne pas utiliser le Service Maileva à des fins
illicites, illégales ou enfreignant les droits de tiers. Le
Client garantit MAILEVA, ainsi que tout tiers ou
prestataires participants directement ou indirectement à
l’exécution du Service contre toutes les conséquences,
directes ou indirectes, y compris financières d’une
violation de ses engagements au titre du présent article.
19. Conditions financières
19.1. Tarifs : les Tarifs sont exprimés et payables en euros
hors taxes. Les Tarifs sont susceptibles d’être modifiés
par MAILEVA moyennant un préavis d’un (1) mois et
seront mis à la disposition du Client sur son Espace
Client. Dans ce cas, les nouveaux Tarifs relatifs aux :
i) Abonnements seront uniquement applicables à
compter du renouvellement dudit Abonnement ;
ii) Services Maileva hors Abonnement s’appliqueront
à compter de la date d’effet de ces nouveaux
Tarifs.
19.2. Facturation : le Service Maileva GED sera facturé
mensuellement. Pour les services complémentaires, les
services seront facturés à l’acte.
19.3. Modalités de paiement
19.3.1. Paiement par virement : en cas d’accord exprès de
MAILEVA, le règlement pourra être effectué par
virement bancaire.
19.3.2. Paiement par prélèvement
Le Client pour certains services peut payer par
prélèvement.
a) Le règlement s’effectue par prélèvement SEPA Core
sur le compte bancaire désigné par le Client. À cet effet,
lors de la signature du Contrat, le Client fournit
à MAILEVA un mandat de prélèvement SEPA
accompagné de ses identifiants bancaires BIC et IBAN.
b) L'Abonnement et les Services MAILEVA payables
en une seule fois par an sont facturés en fin du 1er mois
du Contrat. Toute consommation est facturée
mensuellement en fin de mois et fait l’objet d’un
prélèvement le vingt (20) du mois suivant. Les factures
serviront de notification préalable.
c) En cas de rejet de prélèvement, quel qu’en soit le motif
imputable au Client, la régularisation en sera exigée par
virement dans les trois (3) jours. MAILEVA peut
suspendre l’accès au Service.
d) En cas de modification survenant sur le compte
bancaire prélevé, le Client s’engage à en informer
MAILEVA par écrit avant le dix (10) du mois.
Toute demande de révocation ou de modification
relative au prélèvement SEPA doit être effectuée
auprès de MAILEVA par écrit indiquant la référence
unique de mandat (RUM) concernée.
En cas de révocation du mandat de prélèvement, le
Client doit fournir à MAILEVA un nouveau mandat afin
de permettre à MAILEVA d’effectuer les prélèvements.
À défaut, MAILEVA pourra de plein droit bloquer les
accès du Client et demander le règlement des en-cours
par tout moyen de paiement.
Si dans un délai de trente (30) jours à compter de la
révocation du mandat, le Client n’a pas fourni à
MAILEVA un nouveau mandat de prélèvement ou n’a
pas choisi de régler en prépaiement selon les conditions
du présent article, MAILEVA pourra de plein droit résilier
le Contrat.
En cas de retard de paiement d'une facture à échéance,
MAILEVA peut appliquer de plein droit et sans mise en
demeure préalable le paiement d'intérêts de retard
journaliers. Ces intérêts seront calculés à un taux
annuel égal à trois (3) fois le taux d'intérêt légal.
Le Client sera également redevable d’une indemnité
forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant
minimum de 40 euros.
19.4. Production de données aux autorités : toute
demande de production de données, de documents ou
de réalisation de traitement émanant d’une autorité
compétente, notamment de l’Administration fiscale,
sera traitée par MAILEVA, moyennant l’accord
préalable, exprès et écrit du Client sur le devis et les
délais proposés par MAILEVA.
20. Entrée en vigueur - Durée
20.1. Entrée en vigueur : le Contrat entre en vigueur à la
date de souscription du contrat par le Client.
20.2. Durée : le Contrat est conclu pour une durée définie
dans le formulaire de souscription. Il sera renouvelable
tacitement pour une durée égale à la durée initiale, sauf
dénonciation par Lettre Recommandée avec accusé de
réception par l’une des parties moyennant un préavis de
un (1) mois avant la date d’anniversaire. p. 7/8 . CGS-MAILEVA GED-0724
21. Réversibilité
En cas d’expiration ou de résiliation du Contrat pour
quelque motif que ce soit, le Prestataire s’engage à
assurer les opérations qui permettront au Client de
reprendre ou de faire reprendre par un tiers (ci-après
le « Tiers Repreneur ») les données et documents.
Le Prestataire disposera dans ce cas d’un délai
d’un (1) mois à compter de la demande écrite du Client
pour lui communiquer le plan final de réversibilité
(comprenant ses conditions financières). Le Client
disposera alors d’un délai de quinze (15) jours
calendaires afin de formuler ses réserves. A défaut de
retour écrit du Client dans ce délai, le plan final de
réversibilité est réputé accepté par le Client.
Il est toutefois convenu entre les Parties que le
déclenchement de la phase de réversibilité est
conditionné à la demande écrite du client.
Les opérations de réversibilité comprendront
strictement la restitution par le Prestataire des
documents archivés par le Prestataire dans le format
défini par le Prestataire ainsi que la description de ce
format.
Le Prestataire s’engage alors à ne pas en conserver de
copies et ne plus les utiliser, sauf, le cas échéant, pour
permettre les opérations d’extraction ci-dessous visées.
Le Client se porte fort du respect par le Tiers Repreneur
de la confidentialité et des droits de propriété du
Prestataire relatifs aux outils, méthodes, savoir-faire et
tous éléments appartenant au Prestataire, auquel le
Tiers Repreneur aurait eu accès pour les besoins de
ladite réversibilité.
En tout état de cause, la réversibilité n'entraîne aucun
transfert de propriété au bénéfice du Client et du Tiers
Repreneur du savoir-faire et des éléments, quels qu'ils
soient, appartenant au Prestataire.
Le Prestataire n'est en aucun cas responsable du
personnel du Client et/ou du Tiers Repreneur et de
l'usage que ce dernier fera des éléments et conseils mis
à disposition dans le cadre de la réversibilité.
22. Résiliation - Suspension
22.1. Résiliation
22.1.1. Résiliation pour manquement : en cas de non-
respect d’une obligation essentielle du Contrat ou de
la réglementation par l’une des Parties, l’autre Partie
devra lui adresser une mise en demeure par
recommandé avec accusé de réception afin de
remédier à ce manquement. A défaut pour la partie
défaillante d’avoir remédié à ce manquement dans
un délai d’un (1) mois, l’autre partie pourra résilier
de plein droit le Contrat, sans préjudice de toute
action que la partie lésée pourra mener à l’encontre
de la partie défaillante.
Il est entendu entre les Parties que les stipulations
de la présente clause s’appliquent en lieu et place
des dispositions des articles 1217, 1219 à 1222 du
Code Civil et s’interdisent, en conséquence, tout
recours auxdits articles.
22.1.2. Résiliation du contrat reconduit tacitement : le
Client pourra résilier son Contrat par tout moyen
écrit adressé à MAILEVA, moyennant le respect
d’un délai de préavis d’un (1) mois au moins avant
l’expiration de la période contractuelle en cours,
date de réception de la demande de résiliation.
22.2. Suspension des Services Maileva
MAILEVA peut suspendre l’exécution du Contrat ou du
Service concerné (i) s’il y a urgence à faire cesser les
agissements du Client, en raison notamment d’atteinte,
de risque d’atteinte ou de risque d’aggravation d’atteinte
aux droits ou aux systèmes de tiers, ou de MAILEVA,
(ii) en cas de poursuites pénales à l’encontre du Client
en raison de son utilisation du Service Maileva ou (iii)
en cas de défaut de paiement.
Les suspensions prononcées par MAILEVA
interviendront de plein droit, sans mise en demeure
préalable et sans qu’il soit besoin d’une quelconque
autre formalité que l’envoi d’un courriel au Client.
À tout moment pendant l’exécution du Contrat,
notamment en cas de dégradation de la solvabilité ou
de la notation financière du Client et moyennant un
préavis minimum de deux (2) jours ouvrés, MAILEVA
peut subordonner ses prestations à un prépaiement, à
la mise en place d’un plafond de consommation ou à la
constitution entre ses mains d'un dépôt de garantie.
À défaut pour le Client de s’exécuter dans ce délai,
MAILEVA pourra suspendre de plein droit sans
formalité ni indemnité le Contrat. Dans ce cas, les
Services Maileva seront suspendus, les commandes
en cours seront annulées et les éventuels Documents
et Fichiers transmis seront détruits.
23. Cession du Contrat : le Contrat ne peut être
cédé en tout ou partie, à titre gratuit ou onéreux, pour
quelque motif que ce soit, sans l’accord préalable
exprès de l’autre Partie.
24. Communication et notification : toute
notification ou correspondance doit être adressée à :
Pour MAILEVA : MAILEVA Service Client : par
courriel : relationclient@maileva.com ou courrier postal
au 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier 94220 Ivry-
sur-Seine. Pour le Client : à l’adresse du siège social
du Client ou par courriel.
25. Références : sauf mention contraire écrite du
Client, MAILEVA est autorisé, pendant toute la durée du
Contrat et pendant une durée de deux (2) ans suivant
son échéance, à citer le nom du Client, son logo et le
type de prestations réalisées dans le cadre du Contrat,
à titre de référence dans le cadre de la promotion p. 8/8 . CGS-MAILEVA GED-0724
commerciale et publicitaire de ses prestations sur
quelque support que ce soit.
26. Droit applicable et juridiction
compétente : le Contrat est soumis au droit
français. Il en est ainsi pour les règles de fond, comme
pour les règles de forme et ce, nonobstant les lieux
d’exécution des obligations substantielles ou
accessoires.
JURIDICTION COMPÉTENTE — SI MAILEVA ET LE
CLIENT NE PARVIENNENT PAS À RÉSOUDRE
LEUR DIFFÉREND À L’AMIABLE ET QUE LE CLIENT
A LA QUALITE DE COMMERCANT, ILS
CONVIENNENT QUE LE TRIBUNAL DE COMMERCE
DE CRÉTEIL AURA COMPÉTENCE EXCLUSIVE
POUR TRANCHER TOUT LITIGE, NONOBSTANT
PLURALITÉ DE DÉFENDEURS OU APPEL EN
GARANTIE, MÊME POUR LES PROCÉDURES
D'URGENCE OU LES PROCÉDURES
CONSERVATOIRES, EN RÉFÉRÉ OU PAR
REQUÊTE. Ce document a été signé électroniquement via
SIGNEA
Ce fichier constitue un original électronique à valeur probatoire. Il est déposé en coffre-fort électronique sous la référence suivante :
ID de transaction
Nom du document
Initié par
Date création circuit
Signature(s) :
2c949e3093b4e9860193e365583215c1
CGS
MAILEVA
20/12/2024