Conseil Municipal - 83 d1679497616187

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Conseil Municipal - 83 d1679497616187 Document publié le Lundi 20 mars 2023 par la commune de Niort. Lien du pdf (Conseil Municipal - 83 d1679497616187)Thèmes du document : Télécommunications et internet, Histoire et mémoire, Justice et droit, DEPARTEMENT

DES

DEUX-SEVRES _______ VILLE DE NIORT

________

EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS

DU CONSEIL MUNICIPAL

___________

Conseillers en exercice : 45

Votants : 45

Convocation du Conseil municipal :

le 14/03/2023

Publication :

le 24/03/2023

SEANCE DU 20 MARS 2023

Délibération n° D-2023-83

Marchés de travaux et marché de maîtrise d'œuvre - Maison

Patronale et Fabrique - Avenants n°1 - Convention interchange

avec EDIFLEX

Président :

MONSIEUR JÉRÔME BALOGE

Présents :

Monsieur Jérôme BALOGE, Monsieur Dominique SIX, Madame Rose-Marie NIETO, Monsieur Michel PAILLEY, Monsieur Nicolas VIDEAU, Madame Jeanine BARBOTIN, Madame Anne-Lydie LARRIBAU, Monsieur Elmano MARTINS, Madame Florence VILLES, Monsieur Philippe TERRASSIN, Madame Valérie VOLLAND, Monsieur Thibault HEBRARD, Madame Marie-Paule MILLASSEAU, Madame Lydia ZANATTA, Monsieur Eric PERSAIS, Madame Yvonne VACKER, Monsieur Guillaume JUIN, Madame Aline DI MEGLIO, Madame Sophie BOUTRIT, Madame Aurore NADAL, Monsieur François GUYON, Madame Stéphanie ANTIGNY, Madame Yamina BOUDAHMANI, Monsieur Karl BRETEAU, Monsieur Romain DUPEYROU, Monsieur Nicolas ROBIN, Madame Mélina TACHE, Madame Fatima PEREIRA, Madame Ségolène BARDET, Monsieur François GIBERT, Madame Véronique BONNET-LECLERC, Madame Cathy GIRARDIN, Monsieur Sébastien MATHIEU, Madame Elsa FORTAGE, Monsieur Yann JEZEQUEL, Madame Véronique ROUILLE-SURAULT.

Secrétaire de séance : Anne-Lydie LARRIBAU

Excusés ayant donné pouvoir :

Madame Christelle CHASSAGNE, ayant donné pouvoir à Monsieur Elmano MARTINS, Monsieur Lucien-Jean LAHOUSSE, ayant donné pouvoir à Madame Anne-Lydie LARRIBAU, Monsieur Gerard LEFEVRE, ayant donné pouvoir à Madame Sophie BOUTRIT, Monsieur David MICHAUT, ayant donné pouvoir à Madame Marie-Paule MILLASSEAU, Monsieur Florent SIMMONET, ayant donné pouvoir à Monsieur Philippe TERRASSIN, Monsieur Hervé GERARD, ayant donné pouvoir à Monsieur Dominique SIX, Madame Noélie FERREIRA, ayant donné pouvoir à Madame Mélina TACHE, Monsieur Bastien MARCHIVE, ayant donné pouvoir à Monsieur Jérôme BALOGE, Monsieur Baptiste DAVID, ayant donné pouvoir à Monsieur Nicolas ROBINCONSEIL MUNICIPAL DU 20 mars 2023

Délibération n° D-2023-83

Direction Patrimoine et Moyens Marchés de travaux et marché de maîtrise d'œuvre - Maison Patronale et Fabrique - Avenants n°1 -

Convention interchange avec EDIFLEX

Monsieur Elmano MARTINS, Adjoint au Maire expose :

Mesdames et Messieurs,

L’opération Port-Boinot a transformé, depuis l’été 2021, le site des anciennes usines de chamoiserie Boinot en un vaste espace paysagé respectant la mémoire du passé industriel et marquant l’entrée dans le Parc Naturel du Marais poitevin. Le Séchoir et les Hangars ont été également rénovés dans le cadre de cette opération.

Deux autres bâtiments, la Maison Patronale et la Fabrique, restent à réhabiliter avec leurs abords afin de donner toute sa cohérence à la requalification complète de la friche industrielle Boinot.

La Maison Patronale sera destinée à accueillir un établissement de restauration, alors que la Fabrique intègrera des espaces modulables pour des rencontres de professionnels, institutionnels, du secteur associatif et du grand public.

Aussi, lors du Conseil municipal en date du 21 novembre 2022, il a été approuvé le nouveau marché de maîtrise d’œuvre externe avec le groupement d’architectes BEAUDOUIN & ENGEL (à partir de la phase réalisation), l’économiste CCE Associés, les bureaux d’études fluides YAC Ingénierie et structures ATES, pour mener cette opération.

Par ailleurs, les lots de travaux ont été approuvés lors des Conseils municipaux des 21 novembre 2022 et 30 janvier 2023.

Aujourd’hui, afin de faciliter le traitement comptable complexe des situations de travaux et les relations entre les titulaires de marchés de travaux, la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage, la Ville a adhéré à une plateforme de dématérialisation d’échanges électroniques pour gérer la passation de la facturation. Il a été fait le choix d’utiliser la plateforme EDIFLEX portée par la société EPICURE.

Ce choix impacte donc les obligations de la maîtrise d’œuvre et des titulaires des marchés de travaux.

Il est nécessaire de conclure :

- d’une part, une convention entre les parties afin d’acter les modalités de facturation suivant les prescriptions de la solution EDIFLEX ;

- d’autre part, de passer un avenant pour le marché de maitrise d’œuvre et chaque lot de travaux pour intégrer ces nouvelles modalités.

Il est demandé au Conseil municipal de bien vouloir :

- approuver la convention d’interchange avec EDIFLEX- approuver les avenants n°1 aux lots des marchés de travaux et de maîtrise d’œuvre ;

- autoriser Monsieur le Maire ou l’Adjoint délégué à les signer.

LE CONSEIL

ADOPTE

Pour : 45

Contre : 0

Abstention : 0

Non participé : 0

Excusé : 0

Le Secrétaire de séance

Anne-Lydie LARRIBAU

Le Maire de Niort

Jérôme BALOGE1

Annexe à l’avenant 1– Réhabilitation des

patrimoines Maison Patronale et

Fabrique à Port-Boinot

CONVENTION

D’INTERCHANGE

relative au service d’échange électronique de Gestion

Financière des Marchés de travaux2

1 - OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION D'INTERCHANGE

La présente convention fixe un cadre juridique à l'utilisation du service électronique de traitement, d'archivage et

d'échange d'information EDIFLEX mis en œuvre pour la gestion dématérialisée de la facturation des marchés

de travaux par la société EPICTURE en accord avec le Maître d’Ouvrage la Ville de Niort sur l’opération

« Réhabilitation des patrimoines Maison Patronale et Fabrique à Port-Boinot».

Ce service EDIFLEX est hébergé par la société EPICTURE en accord avec le Maître d’Ouvrage « la Ville de

Niort ».

CONTACT EPICTURE :

01 44 41 02 24

support@epicture.fr

Objectifs du service EDIFLEX :

 Gagner 2 à 3 semaines sur le circuit des documents afin que le service financier du Maître

d'ouvrage en dispose dans les meilleurs délais et que les entreprises connaissent aussitôt les

montants acceptés en paiement,

 Eviter les litiges ou retards :

 en sécurisant le calcul des montants financiers par le respect des conditions

financières des marchés et des règles en vigueur dans les marchés publics,

 en uniformisant la présentation des documents,

 en permettant à chacun de suivre sur écran les documents qui le concernent dans la

chaîne des intervenants,

 Réduire les coûts de gestion administrative des situations de travaux pour tous les acteurs.

2 - PARTIES CONCERNEES

Les parties ci-dessous désignées conviennent des dispositions arrêtées dans la présente convention :

 Le maître d'ouvrage : la Ville de Niort,

 Le maître d’œuvre : BEAUDOIN & ENGEL (mandataire du groupement de maîtrise d‘œuvre,

marché n° 22231M082)

 Les entreprises titulaires de marchés de travaux.

3 - MODALITES

La présente convention prend effet à la date de notification de l’avenant.

Cette annexe prévaut aux articles du CCAG énoncés à la fin des présentes, liste non limitative.3

4 - OBJET DU SERVICE

Sur leur terminal raccordé au service, les représentants des parties concernées, ci-après dénommés les abonnés,

gèrent les informations suivantes :

4.1 Le Maître d'Ouvrage

 Administrateur du service Ediflex, il enregistre la fiche d’identité des intervenants et vérifie les index de

révision utilisés dans les marchés.

 Responsable des marchés, il abonne les intervenants concernés puis enregistre les conditions

financières des marchés des entreprises (marché initial, avenants éventuels, travaux modificatifs et sous-

traitants en paiement direct).

 Il valide les DQE ou DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) des entreprises après visa de la

maîtrise d’œuvre (Devis Quantitatif Estimatif des marchés).

 Il vérifie les situations de travaux après le contrôle du Maître d’œuvre.

 Il valide les situations avant de les éditer pour mise en paiement.

4.2 – Le maître d’œuvre :

 Il vise pour accord les Devis Quantitatifs Estimatifs et/ ou DPGF des marchés de travaux

 Il vérifie les situations de travaux des entreprises.

4.3 Les entreprises titulaires des marchés de travaux

 Elles consultent les conditions financières de leur marché puis enregistrent sur écran leur DQE (Devis

Quantitatifs Estimatifs ou DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) correspondant à leur corps

d’état, ceci pour leur marché initial et les avenants éventuels.

 Elles présentent leurs demandes d’acomptes par saisie de leurs avancements de travaux et des montants

à payer à leurs sous-traitants.

 Si nécessaire, elles signent les documents papier « Attestation de Paiement Directs » concernant les

sous-traitants.

4.4 Organisation de la saisie des données

 Saisie des marchés des entreprises par le Maître d'ouvrage

 Saisie des DQE par les entreprises titulaires

 Situations de travaux :

- L’entreprise les présente sur les écrans EDIFLEX suivant le calendrier établi par le Maître d’œuvre

- Le maître d’œuvre les vérifie sur EDIFLEX dans un délai de 8 jours à compter du dépôt des projets

de décomptes mensuels sur Ediflex et de 10 jours pour les projets de décomptes finaux.

- Le Maître d'Ouvrage les vérifie et émet son “avis d'intention de payer” puis transmet les pièces

justificatives à son service financier dans un délai permettant un paiement à J+30.4

4.5 Gestion électronique et archivage des informations sur le serveur

Les situations de travaux sont archivées sur le serveur EDIFLEX pendant toute la durée du chantier jusqu'à la

date de fermeture du service définie à l'article suivant. Les abonnés peuvent télécharger sur leur ordinateur les

situations archivées sur le serveur EDIFLEX pour les éditer en local.

C'est la procédure utilisée pour éditer sur papier les pièces justificatives (états d’acompte mensuels et décompte

général, pièces qui doivent être archivées sur support papier par les intervenants concernés (entreprise générale,

Maître d'ouvrage notamment) dans leur comptabilité selon les exigences légales.

4.6 - Interface avec le serveur Chorus Pro :

Depuis Janvier 2019, le service EDIFLEX prend en charge le dépôt, la transmission et la récupération des factures

dématérialisées sur le serveur Chorus Pro, serveur mis en œuvre par la DGFIP et l'AIFE (Direction Générale

des Finances Publiques et Agence pour l'Informatique Financière de l'État).

 Ainsi, lorsque l'abonné titulaire d'un marché valide sa situation pour présenter sa demande d'acompte, le

service EDIFLEX déposera aussitôt une copie de cette situation présentée sur le serveur Chorus PRO,

 Lorsque le Maître d'ouvrage valide la situation pour en accepter le paiement, le service EDIFLEX

déposera aussitôt une copie de cette situation acceptée sur le serveur Chorus Pro.

Paramétrage de cette interface :

En début d'opération, l’abonné titulaire d'un marché dans Ediflex devra transmettre au Maître d'ouvrage les

informations suivantes relatives à l'enregistrement de sa société sur le serveur Chorus Pro :

 Code structure (SIRET) + Code service permettant à Ediflex d’identifier l’entreprise titulaire.

 Login technique + Mot de passe permettant à Ediflex de se connecter sur Chorus Pro

Si le Maître d’ouvrage souhaite transmettre une facture Chorus par bénéficiaire, le titulaire du marché devra

fournir en plus de ses propres coordonnées Chorus, celles de ses sous-traitants.

4.7 Ouverture et fermeture du service

Le service est ouvert à partir de la date de notification de l’avenant N° 1 ; les abonnés (entreprises et MOE) seront

alors convoqués à une séance de formation au service EDIFLEX (délai de convocation : 10 jours minimum). Les

codes d'accès et mot de passe seront remis aux participants lors de la séance de formation.

La confidentialité est garantie par le mot de passe que l'abonné peut changer à tout moment.

L'accès au service EDIFLEX sera fermé lorsque le Maître d’ouvrage aura validé et édité les Décomptes Généraux

de toutes les entreprises et qu'il aura transféré les archives stockées sur le serveur EDIFLEX vers son ordinateur.

Cette date de fermeture du service EDIFLEX sera confirmée par courrier adressé par le Maître d'ouvrage à la

société EPICTURE.

Au-delà de cette fermeture du service, les informations ne seront plus disponibles sur le serveur EDIFLEX.5

4.8 Rôle de la société EPICTURE

4.8.1 La société EPICTURE exploite le service EDIFLEX et, à ce titre, assure les prestations suivantes :

 Maintenance technique du service, suivant les fonctionnalités décrites dans les manuels utilisateurs

accessibles en ligne sur le serveur,

 Formation des abonnés à l'utilisation du service ; des séances de formation d’une ½ journée seront

planifiées en fonction de l’intervention des entreprises.

 Assistance téléphonique pour les abonnés : du lundi au jeudi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 18h00, le

vendredi de 9h00 à 13h00 et 14h00 à 17h00). En dehors des heures de bureaux les abonnés peuvent

émettre des messages électroniques qui seront traités dès réception pendant les heures de bureau.

4.8.2 Qualité de service

La société EPICTURE garantit un service accessible en temps partagé sur le serveur tous les jours ouvrables de

7h à 20h (du lundi au vendredi, hors jours fériés), avec un taux minimal de disponibilité supérieur à 95 %.

4.8.3 Obligation de discrétion

Les documents ou renseignements fournis par les abonnés au service, ainsi que les états, études et documents

provenant de leur traitement par la société EPICTURE sont couverts par le secret professionnel.

En particulier, aucune communication ne pourra être effectuée à des tiers, sauf autorisation expresse du client.

La société EPICTURE s'oblige à respecter de façon absolue cette obligation au secret et à la faire respecter par

son personnel.

5 - TERMINAL D'ACCES AU SERVICE

Pour accéder au service, l'abonné devra disposer d’un ordinateur avec accès à INTERNET et d’une adresse

électronique.

6 - CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SERVICE

Les informations échangées avec les autres intervenants à travers le service ont pour but de réduire les échanges

de documents sur support papier ; elles présentent donc la même valeur juridique que les informations contenues

dans les documents sur support papier qu'elles remplacent.

A cet effet, l'abonné au service reconnaît explicitement par le présent document que :

6.1 Authentification de l'abonné

L'accès au service par son code d'accès et son mot de passe confidentiel implique son authentification vis à vis

des informations qu'il émet.

6.2 Emission d'information

Les informations qu'il transmet à travers le service lui sont opposables jusqu'à preuve d'un dysfonctionnement du

service.6

Les validations des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le service EDIFLEX et

conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent expression de la volonté de celui qui les a

effectuées.

6.3 Réception d'information

Les informations qui sont communiquées à l'abonné à travers le service lui ont été réellement transmises, charge

à lui de les consulter en accédant au service sauf constat que cet accès ne lui était matériellement pas possible.

Les validations par un intervenant des marchés et des situations de travaux, telles que prévues dans le service

EDIFLEX et conformément au circuit de vérification imposé par ce service, valent accusé de réception pour

l'intervenant suivant.

6.4 Edition d'information sur support papier

Pour des raisons juridiques, certaines informations archivées dans le serveur pourront nécessiter une édition sur

support papier pour signature, par exemple le décompte général.

6.5 Convention sur la preuve

Par dérogation aux règles de preuve figurant au Code Civil et par l'application de l'article 109 du Code du

Commerce, les parties déclarent que les informations délivrées par le service EDIFLEX de la société EPICTURE

font foi entre elles tant qu'aucun écrit contradictoirement authentifié, venant remettre en cause ces informations

informatisées, ne sera produit.

En particulier, l’entreprise titulaire d’un marché reconnaît explicitement par le présent document que :

 Les attestations de paiement direct de ses sous-traitants, telles qu’éditées par le Maître d’ouvrage à l’aide

du service EDIFLEX, sont des documents qui l’engagent, sans nécessité d’une signature manuscrite par

l’entreprise titulaire dans la mesure où le montant des travaux base marché à payer au sous-traitant n’a

pas été modifié par un tiers lors du contrôle de la situation présentée.

 Dans le cas contraire, la mention « après correction du montant des travaux base marché proposé par

nous-mêmes » apparaîtra sur l’édition issue du service EDIFLEX avant la somme à payer. Dans ce cas

seulement, l’entreprise devra signer le document pour accord.

Sauf indication contraire par lettre recommandée avec accusé de réception out tout moyen donnant date

certaine, les paiements effectués aux sous-traitants par le Trésorier sur la base de ces documents ne

sauraient donner lieu à contestation ultérieure dans la relation susceptible d’intervenir entre l’entreprise

et ses sous-traitants, ceci pour tout marché passé avec le Maître d’ouvrage et géré dans le service

EDIFLEX.

Dans le cas des transmissions à distance de données, les éléments tels que la date d'émission ou de réception

ainsi que les données transmises feront foi par priorité telles que figurant dans les systèmes de la société

EPICTURE ou telles qu'authentifiées dans ses systèmes par les procédures informatisées de la société

EPICTURE.7

6.6 Cessation de la convention

Il sera mis fin à la présente convention par application de l'article 4.7 "Ouverture et fermeture du service".

7 - FACTURATION DU SERVICE EDIFLEX

Le coût du service est pris en charge par le Maître d’ouvrage, la Ville de Niort.

L’abonnement au service comprend :

 L’ouverture des codes d’accès sur le serveur,

 La mise à disposition des manuels « utilisateurs », code d'accès et mot de passe ;

 L’assistance téléphonique pour l'utilisation du service,

 Le droit d'utilisation du service EDIFLEX (connexion sur le serveur),

 L’archivage des informations sur le serveur durant le chantier.

Le coût des fournitures suivantes est à la charge de chaque abonné au service :

 Terminal d’accès au service (ordinateur + accès à Internet),

 Frais de télécommunications lors de la connexion au serveur.

8 – ARTICLE DU CCAG AUXQUELS DEROGE LA PRESENTE ANNEXE A l’AVENANT

La convention d’interchange Ediflex est conforme à l’article 12.1.6 du CCAG travaux. Elle précise que les

demandes de paiement sont traitées par acomptes de façon dématérialisées, à travers EDIFLEX.

Les dates de présentation des situations par l’entreprise, de vérification et de validation par les représentants

cités au chapitre 2 ci-dessus, telles qu’elles figurent sur les écrans et les éditions du service Ediflex, font foi. Ces

dates valent accusé de réception pour l’abonné suivant, conformément au circuit de vérification imposé par le

service.

Les décomptes mensuels et le décompte final sont pris en charge et gérés par le service Ediflex qui détermine

les informations qui les constituent, leur circuit de vérification et le modèle de présentation des pièces justificatives

transmises au comptable public. Le service Ediflex évite ainsi les transmissions systématiques de décomptes sur

support papier et l’envoi de lettres recommandées.

Ainsi, selon l’article 12.2.2 du CCAG- travaux, l’acceptation de la demande de paiement par l’acheteur, ainsi que

les interventions sur la plateforme de dématérialisation EDIFLEX valent notification des modifications de la

demande de paiement d’acompte du titulaire.

Fait à NIORT, le

La Ville de Niort, Le titulaire