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Déliberation - 30 09 16 ODJ26
Document publié le Vendredi 30 septembre 2016 par la commune de Clermont-Ferrand.
Lien du pdf (Déliberation - 30 09 16 ODJ26)
Thèmes du document : Institutions publiques, Industrie, Logement,
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL
SEANCE DU 30 septembre 2016 à 18 h 00
---------------------------------
AUJOURD’HUI trente septembre deux mille seize
LE CONSEIL MUNICIPAL de la Ville de Clermont-Ferrand, convoqué par Monsieur le Maire le 23 septembre 2016, s’est réuni dans la salle ordinaire des séances.
Après avoir ouvert la séance, Monsieur le Maire procède à l’appel.
Etaient présents Mmes et MM. les Membres du Conseil dont les noms suivent :
Olivier BIANCHI, Maire, présidant la séance
Présent(e)s : Olivier BIANCHI, Françoise NOUHEN, Christine DULAC-ROUGERIE, Monique BONNET, Manuela FERREIRA DE SOUSA, Philippe BOHELAY, Simon POURRET, Isabelle LAVEST, Grégory BERNARD, Cécile AUDET, Jérôme GODARD, Cyril CINEUX, Jérôme AUSLENDER, Nicaise JOSEPH, Marion CANALES, Saïd Akim BARA, Gérard BOHNER, Nicolas BONNET, Valérie BERNARD, Christophe BERTUCAT, Jean-Luc BLANC, Jean-Pierre BRENAS, Dominique BRIAT, Edith CANDELIER, Jean-Christophe CERVANTES, Alparslan COSKUN, Louis COUSTÈS, Sondès EL HAFIDHI, Magali GALLAIS, Nadia GUERMIT-MAFFRE, Patricia GUILHOT, Pascal GUITTARD, Christiane JALICON, Claudine KHATCHADOURIAN-TECER, Marianne MAXIMI, Abdelmajid MELLOUKI, Pierre MIQUEL, Fabienne MONTEL, Didier MULLER, Florent NARANJO, Nicole PRIEUX, Dominique ROGUE-SALLARD, Sylviane TARDIEU, Odile VIGNAL, Guillaume VIMONT
Excusé(e)s ayant donné pouvoir : Dominique ADENOT à Pascal GUITTARD, Géraldine BASTIEN à Edith CANDELIER, Alain LAFFONT à Marianne MAXIMI, Jean-Pierre LAVIGNE à Jean-Pierre BRENAS, Christian PORTEFAIX à Philippe BOHELAY, Laurence SCHLIENGER à Patricia GUILHOT
Excusé(e)s : François BARRIÈRE, Isabelle PADOVANI, Antoine RECHAGNEUX
Absent(e)s : Anne FAUROT
Secrétaire : Marianne MAXIMI
Mme Sondès EL HAFIDHI quitte la séance pendant le débat de la question n°2 et donne pouvoir à Mme Isabelle LAVEST. Mme Nicaise JOSEPH arrive avant le vote de la question n°4 (fin du pouvoir donné à Mme Françoise NOUHEN). M. Simon POURRET quitte la séance avant le vote de la question n°4 et donne pouvoir à M. le Maire. Mme Nadia GUERMIT-MAFFRE arrive avant le vote de la question n°5 (fin du pouvoir donné à M. Jean-Luc BLANC). Mme Nicaise JOSEPH quitte la séance avant le vote de la question n°50 et donne pouvoir à Mme Françoise NOUHEN. Mme Christine DULAC-ROUGERIE quitte la séance avant le vote du vœu A puis revient à l’ouverture du débat du vote B. ----------------------------------------------------
Rapport N° 26
MODIFICATION DE LA CONVENTION TRIPARTITE VILLE DE CLERMONT- FERRAND/POLYDOME/POP ART (UTILISATION DES LOCAUX)
----------------------------------------------------
Mmes Isabelle LAVEST et Dominique BRIAT ne prennent pas part au vote en tant que membres au CA de Pop'Art
Par une délibération du 7 novembre 2014, le Conseil Municipal a approuvé le choix de l'association POP ART comme délégataire de service public de la Coopérative de Mai.
Le délégataire a pour mission, entre autres, de créer et de développer une pépinière tournée vers la filière musicale.
Ainsi, pour la réalisation de ce projet, la Commune met à la disposition de POP ART, des locaux situés au 3ème étage du POLYDOME. Ces locaux de 281 m² environ (et non 218 m² comme indiqué dans la convention initiale) sont situés au sein du POLYDOME, établissement placé sous la réglementation des Établissements Recevant du Public (ERP) de 1ère catégorie.
Dans le cadre du contrat d’affermage pour l’exploitation du POLYDOME qu’elle a signé en date du 26 décembre 2005 avec la Commune de Clermont-Ferrand, la Société d’Exploitation du POLYDOME de Clermont-Ferrand (SEPCF) est responsable de la sécurité dans les locaux dont elle a l’exploitation. Le local mis à la disposition de POP ART, bien que situé au sein du POLYDOME, demeure hors du périmètre de la délégation qui lie la Commune à la SEPCFD, mais entre dans le champ de la mission de sécurité de la SEPCFD. Son fonctionnement dépend par ailleurs du POLYDOME, ce qui génère des charges particulières pour la SEPCFD.
Une convention tripartite entre la Ville de Clermont-Ferrand, POLYDOME et l'Association POP ART, ayant pour objet de régler les éventuels problèmes générés par cette organisation, figure en annexe de la convention de délégation de service public de la Coopérative de Mai.
Après différents échanges entre les parties, il est nécessaire de modifier des points de détail de cette convention pour régler les répartitions de charges et responsabilités.
Le document joint en annexe annule et remplace celui initialement joint à la convention de la délégation de service public de la Coopérative de Mai.
Ainsi, il vous est proposé, en accord avec votre commission :
- d’approuver la convention tripartite modifiée entre la Ville de Clermont-Ferrand, Polydome (SEPCF) et la Coop de Mai (Pop Art) ;
- d’autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à signer la convention tripartite susvisée et à prendre toutes les mesures nécessaires à son exécution.
2 DELIBERATION
Les propositions mises aux voix sont adoptées à l'unanimité et converties en délibération.
Pour ampliation certifiée conforme.
Fait à Clermont-Ferrand, le 21 octobre 2016
Le Maire,
Olivier BIANCHI
3 21/10/2016
DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES
CENTRE D’EXPOSITIONS ET DE CONGRÈS
(Société d’Exploitation du Polydome de Clermont-Ferrand)
COOPERATIVE DE MAI
(Association « POP-ART »)
COMMUNE DE CLERMONT-FERRAND
CONVENTION D’UTILISATION DES LOCAUX
(3ÈME ÉTAGE)
Entre
La Société d’Exploitation du Polydôme de Clermont-Ferrand (SEPCFD), SAS au capital de 50 000 €
Dont le siège social est situé Place du 1er mai, 63000 Clermont-Ferrand
Représentée par : Patrick COGORDAN
Ci après dénommée la « SEPCFD »
En premier lieu,
L’Association POP ART - Domiciliée : Place du 1er Mai 63100 Clermont-Ferrand Adresse de correspondance : Rue Serge Gainsbourg - 63100 Clermont-Ferrand déclarée en Préfecture du Puy-de-Dôme le ………………… (J.O. du …………..) sous le n° ……………..,Ci après dénommée : l’association
Représentée par Didier Veillault en sa qualité de Directeur
En second lieu,
La Commune de Clermont-Ferrand de Clermont-Ferrand,
Représentée par son Maire,
Ci après dénommée la « Commune »
En troisième lieu,
1 21/10/2016
IL EST AU PREALABLE EXPOSE
La Commune a signé avec l’Association POP ART une convention d’affermage relative à l’exploitation d’une scène de musiques actuelles dénommée la COOPERATIVE DE MAI. Aux termes de cette convention, le délégataire a pour mission, entre autres, de créer et de développer une pépinière tournée vers la filière musicale. Ainsi, pour la réalisation de ce projet, la Commune met à la disposition de POP ART, des locaux situés au 3ème étage du POLYDÔME. Ces locaux de 281 m² environ sont situés au sein du POLYDOME, établissement placé sous la réglementation des Etablissements Recevant du Public (ERP) de 1ère catégorie.
Dans le cadre du contrat d’affermage pour l’exploitation du POLYDÔME qu’elle a signé en date du 26 décembre 2005 avec la Commune de Clermont-Ferrand, la Société d’Exploitation du POLYDÔME de Clermont-Ferrand est responsable de la sécurité dans les locaux dont elle a l’exploitation. Son Directeur, M. Cogordan est le Responsable Unique de Sécurité (RUS). Le local mis à la disposition de POP ART, bien que situé au sein du POLYDÔME, demeure hors du périmètre de la délégation qui lie la Commune à la SEPCFD, mais entre dans le champ de la mission de sécurité de la SEPCFD.
Son fonctionnement dépend par ailleurs du POLYDOME ce qui génère des charges particulières pour la SEPCFD.
La présente convention a pour objet de régler les éventuels problèmes générés par cette organisation.
IL EST ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT
(I) DESCRIPTION DES LOCAUX
ARTICLE 1 : LES LOCAUX
Ces locaux comprennent 5 bureaux, 1 salle de réunion, 2 blocs sanitaires et dégagements et des locaux communs dotés d’un accueil et d’une salle d’information en libre-service et de 1 bureau (voir plans joints en annexe 1).
ARTICLE 2 : L’OCCUPATION DES LOCAUX
Ces locaux sont mis à la disposition de l’Association Pop-Art pour ses propres besoins qui pourra les affecter à des associations tiers selon les modalités et les objectifs qu’elle définit dans le cadre de ses missions de service public. Toutefois, l’Association Pop-Art demeurera le seul interlocuteur de la Commune et de la SEPCFD. L’Association Pop-Art fera son affaire des relations avec les associations sous-occupantes.
2 21/10/2016
Les locaux sont accessibles de 9h00 à 20h00 grâce à un contrôle d’accès par badges délivrés aux usagers permanents, et de manière exceptionnelle les soirs et les week-ends dans les conditions fixées à l’article 7.
(II) MISSIONS DE SECURITE
ARTICLE 3 : LA RESPONSABILITE DE LA SEPCFD
Dans le cadre de sa mission de sécurité et au titre de l’article R 123-21 du Code de la Construction et de l’Habitation, la SEPCFD, est chargée de veiller au respect de l’ensemble des normes et règles de sécurité. A ce titre, la Société d’Exploitation du Polydome de Clermont-Ferrand, est responsable de la sécurité dans les locaux dont elle a l’exploitation via le Responsable Unique de Sécurité, y compris des locaux affectés à POP ART objets de la présente convention.
A ce titre, la SEPCFD assume pour ces locaux les mêmes contrôles techniques que sur l’ensemble du Polydôme dont elle a la charge contractuellement.
ARTICLE 4 : LA RESPONSABILITE DE POP ART
De son côté, le responsable de l’association POP ART s’engage à respecter tant vis à vis de la Commune, propriétaire des lieux, que vis à vis de la SEPCFD, responsable unique de sécurité, les dispositions de l’article R 123-3 du Code de la Construction et de l’Habitation qui prévoit que les exploitants des Établissements Recevant du Public sont tenus de respecter les mesures de prévention et sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes présente au sein de l’établissement (personnel, artistes, invités, visiteurs…) en particulier pour assurer la protection contre les risques d’incendies et de paniques.
ARTICLE 5 : LES OBLIGATIONS DE POP ART
Afin de remplir sa mission de sécurité, l’Association POP ART devra laisser le responsable unique de la sécurité désigné par la SEPCFD pénétrer à tout moment dans les locaux pour s’assurer du respect des règles en vigueur en matière de sécurité. Par ailleurs, elle devra informer sans délai la SEPCFD de tout fait de nature à peser sur la sécurité, ainsi que les mesures qu’il prend pour y remédier. De plus, elle devra respecter et faire réaliser les prescriptions émises par la commission de sécurité à l’occasion des visites périodiques du groupement d’établissements lui incombant.
ARTICLE 6 : INTERVENTION DE LA COMMUNE
La SEPCFD informe sans délai la Commune, en cas de non-respect des normes de sécurité dont la mise en œuvre est de la responsabilité de l’association POP ART. Après vérification et en cas de non-respect des règles de sécurité applicables aux ERP dûment constatés, la Commune pourra prononcer la fermeture du local. Cette fermeture administrative sera prononcée après réception d’un courrier recommandé resté sans effet.
3 21/10/2016
ARTICLE 7 : LES RELATIONS ENTRE POP ART ET LA SEPCFD
Il est établi un planning de réunions à l’occasion desquelles le responsable unique de la sécurité du POLYDÔME s’assurera que le responsable de l’association POP ART remplit correctement ses obligations relatives à la sécurité. Ce dernier fournira à cette occasion tout document en faisant la preuve, tel que des contrats de maintenance, ou tout compte rendu de visite de contrôle effectuée par l’administration.
En dehors des horaires d’usage habituel des locaux indiqués à l’article 2, l’accès aux locaux peut se faire sous contrôle du PC de sécurité sous la responsabilité du Responsable unique de sécurité.
ARTICLE 8 : LES FRAIS DE SECURITE
La SEPCFD facturera à l’association POP ART, au prorata des surfaces (281/11 400 ème), les frais relatifs à la sécurité. Il est précisé que dans l’hypothèse où la pépinière devrait ouvrir en dehors des heures d’ouverture du POLYDÔME, les frais de sécurité seraient alors majorés (obligation de la présence d’un SSIAP 2 au PC de sécurité et dédié à la pépinière) et devront faire l’objet d’un accord préalable entre les parties sur la base d’un barème figurant en annexe 2.
Pour information, le montant payé par la Commune au titre de l’exercice 2014 pour une surface de 400 m2 et pour une ouverture aux heures de bureau s’élève à 7 907,37 € (HT), soit pour POP ART 7 907,37/400x281m² = 5 554,93 €.
ARTICLE 9 : REMBOURSEMENT DES FRAIS DE SECURITE
Le montant des frais de sécurité sera déterminé en début d’année entre l’association POP ART et la SEPCFD sur la base des justificatifs de paiement de l’année précédente détenus par la SEPCFD. Ces documents seront présentés à POP ART à l’appui du décompte qui sera lui-même accompagné du détail des prestations et des modalités de répartition des coûts.
Après accord des deux parties sur la base de calcul, la SEPCFD adressera annuellement à l’association POP ART sa facture qui sera réglée sous trente jours.
En fin d’année, il sera fait état des dépenses réelles réalisées en cours d’exercice qui permettra d’établir le montant définitif. Cet état servira alors de base de calcul pour l’année suivante.
A défaut d’accord, la Commune arbitrera via un expert indépendant désigné par elle qui sera rémunéré par la Ville et dont le coût sera répercuté à la SEPCFD et à l’Association POP ART à parts égales. Dans ce cas, tous les documents nécessaires à l’évaluation des coûts de sécurité devront être communiqués à la Commune qui les transmettra à l’expert.
4 21/10/2016
(III) LES CHARGES
ARTICLE 10 : LES CHARGES SUPPORTEES PAR LA SEPCFD
La SEPCFD souscrit l’ensemble des abonnements en énergie et fluides nécessaires à l’exploitation du POLYDÔME et acquitte les primes et cotisations. Il est matériellement impossible d’isoler du POLYDÔME le local mis à la disposition de l’association POP ART. Ainsi, l’association POP ART devra supporter les charges réelles au prorata des surfaces.
Pour information le montant payé par la Commune au titre de l’exercice 2014 pour une surface de 400 m² s’élève à :
Ascenseur : 233,14 € (HT) pour les 281 m², soit pour POP ART 163,78 € (HT) Chauffage :1 507,59 € (HT) pour les 281 m², soit pour POP ART 1 059,08 € (HT)
Ce à quoi il conviendra de rajouter les consommations d’eau (chaude/froide) ainsi que les consommations électriques.
ARTICLE 11 : REMBOURSEMENT DES CHARGES
Le montant des charges sera déterminé en début d’année entre l’association POP ART et la SEPCFD sur la base des justificatifs de paiement de l’année précédente détenus par la SEPCFD. Ces documents seront présentés à POP ART à l’appui du décompte qui sera lui-même accompagné du détail des prestations et des modalités de répartition des coûts.
Après accord des deux parties sur la base de calcul, la SEPCFD adressera annuellement à l’association POP ART sa facture qui sera réglée sous trente jours. Les factures émises par la SEPCFD seront libellées à l'ordre de l'association POP ART - Place du 1er Mai - 63100 CLERMONT-FERRAND.
En fin d’année, il sera fait état des dépenses réelles réalisées en cours d’exercice qui permettra d’établir le montant définitif. Cet état servira alors de base de calcul pour l’année suivante.
A défaut d’accord, la Commune arbitrera via un expert qui sera rémunéré par les deux parties. Dans ce cas, tous les documents nécessaires à l’évaluation des coûts de sécurité devront être communiqués à la Commune qui les transmettra à l’expert.
ARTICLE 12 : PETITE MAINTENANCE
Les locaux objets de la présente convention étant intégrés au périmètre de la délégation de la COOPERATIVE DE MAI, l’Association POP ART effectuera la maintenance courante des locaux et installations dans les conditions prévues au contrat d’affermage.
5 21/10/2016
(IV) DROIT DE PASSAGE
ARTICLE 13 : DROIT DE PASSAGE
L’Association POP ART devra permettre le passage vers le local machinerie aux équipes de maintenance de Polydôme et de la Commune (traversée de la salle de réunion).
(V) ASSURANCES
ARTICLE 14 : ASSURANCES
L’association POP ART assurera ces locaux dans les mêmes conditions que les autres locaux mis à sa disposition dans le cadre de la délégation de service public, conformément à l’article 6-6 du contrat d’affermage.
(VI) DUREE
ARTICLE 14 DUREE
La présente convention prend effet pour les charges afférentes à l’année 2015 et prendra fin à échéance du contrat d’affermage liant la Ville à la SEPCFD, soit le 31 décembre 2017.
(VI) REVISION
ARTICLE 15 : REVISION
La présente convention pourra être modifiée par avenants.
Fait en quatre exemplaires à Clermont Ferrand, le
La SEPCFD L’association POP ART
La Commune
6 21/10/2016
CENTRE D’EXPOSITIONS ET DE CONGRÈS
(Société d’Exploitation du Polydome de Clermont-Ferrand)
COOPERATIVE DE MAI
(Association « POP-ART »)
COMMUNE DE CLERMONT-FERRAND
CONVENTION D’UTILISATION DU LOCAL
ANNEXE 1 : PLAN DU SITE
7 21/10/2016
CENTRE D’EXPOSITIONS ET DE CONGRÈS
(Société d’Exploitation du Polydome de Clermont-Ferrand)
COOPERATIVE DE MAI
(Association « POP-ART »)
COMMUNE DE CLERMONT-FERRAND
CONVENTION D’UTILISATION DU LOCAL
ANNEXE 2 : Barème des charges de sécurité
(en cas d'intervention d'un SIAP 2 en dehors des heures d'ouverture du POLYDOME)
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