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Déliberation - 99 2023 Terre de jeux 2024 Appel a projet evenementiel
Document publié le Vendredi 13 octobre 2023 par la commune de Vernon.
Lien du pdf (Déliberation - 99 2023 Terre de jeux 2024 Appel a projet evenementiel)
Thèmes du document : Institutions publiques, Culture et patrimoine, Sport,
REPUBLIQUE FRANÇAISE
Département de l’Eure
Arrondissement d’Évreux
Date de convocation :
06/10/2023
Conseillers en exercice : 35
Conseillers présents : 31
Conseillers votants : 35
DÉLIBÉRATION DU CONSEIL MUNICIPAL
SÉANCE DU VENDREDI 13 OCTOBRE 2023
L'an deux mille vingt-trois, le vendredi treize octobre à dix-
neuf heures ,
Le Conseil Municipal légalement convoqué s’est réuni au lieu
ordinaire de ses séances, à l'Hôtel de Ville, sous la
présidence de Monsieur OUZILLEAU, Maire.
Étaient présents :
M. François OUZILLEAU, Maire,
M. Jérôme GRENIER, Mme Dominique MORIN, M.
Johan AUVRAY, Mme Léocadie ZINSOU, M. Hervé
HERRY, Mme Nicole BALMARY, M. Yves ETIENNE,
Mme Catherine DELALANDE, Adjoints
M. Christopher LENOURY, Mme Evelyne
HORNAERT, Mme Patricia DAUMARIE, Mme Sylvie
GRAFFIN, M. Youssef SAUKRET, Mme Paola
VANEGAS, M. Antoine RICHARD, Mme Marie-
Christine GINESTIERE, Mme Zahia GASMI, M. Olivier
VANBELLE, Mme Marjorie HARDY, M. Raphaël
AUBERT, Mme Nathalie CHESNAIS, M. Eric
FAUQUE, Mme Blandine RIPERT, Madame Heïdi
DESEAU, Monsieur Maxence DEMAINE, Mme Lorine
BALIKCI, Monsieur Pierre-Yves JOURDAIN, Madame
Alice ORMIERES, M. Gabriel SINO, Mme Bérénice
LIPIEC, Conseillers municipaux
Absents excusés ayant donné pouvoir :
M. Denis AIM à M. François OUZILLEAU
M. Jean-Marie M BELO à M. Johan AUVRAY
Mme Lydie BRIOULT à M. Jérôme GRENIER
Monsieur Pierre FRANSCESCHINA à M. Antoine
RICHARD
Absents :
Secrétaire de séance : Olivier VANBELLE
N° 099/2023 Rapporteur : Johan AUVRAY
OBJET : Terre de jeux 2024: Appel à projet événementiel
L’année 2024 marque un tournant historique pour la Ville de Vernon puisqu’elle accueillera le Relais de la Flamme Olympique sur son territoire. Au-delà de l'effervescence sportive, les Jeux Olympiques de 2024 sont l'occasion pour la ville de mettre en avant son histoire, sa culture et son patrimoine. Les festivités s'étendront bien au-delà des enceintes sportives, englobant des festivals culturels, des expositions artistiques et des rencontres interculturelles.
Commune de VERNON La municipalité a développé et amélioré considérablement les événements proposés aux Vernonnais lors de ces 8 dernières années (Foire de Vernon, Vernon Scintille, Destination Vernon, Fête de la musique). Cette montée en puissance a permis à la ville d'augmenter le parc événementiel ainsi que son savoir-faire en matière d'organisation.
Dans le but de permettre l’émergence de nouveaux évènements, la ville a mis en place un
appel à projet évènementiel au profit des jeunes l’an passé et souhaite renouveler cette initiative pour 2024. Cet appel à projet s’inscrit dans la continuité de la politique événementielle de la Ville et devra avoir un lien avec les objectifs « Terre de jeux 2024 » et le Relais de la Flamme. Cet appel à projet sera soumis à un règlement.
Après réception des candidatures, la sélection du lauréat se fera dans le cadre d’une commission créée spécifiquement pour cet appel à projet.
Le lauréat ayant obtenu la meilleure note pourra organiser un événement d'envergure sur Vernon. La ville proposera un calendrier et le choix entre plusieurs sites pour la tenue de l’évènement qui sera retenu.
Un partenariat avec les services de la ville permettra par ailleurs à ce candidat de bénéficier de l’aide suivante pour la réalisation de son projet :
Accompagnement administratif (dossier préfecture, arrêtés, plans...) ; Conseils en matière d'organisation et de sécurité ;
Un catalogue avec le prêt exceptionnel du matériel de la ville et le savoir-faire des agents ;
Une subvention d'un montant maximum de 10 000 €.
Vu le code général des collectivités territoriales,
Vu le cahier des charges présenté,
Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré :
LANCE un appel à projet pour l’organisation d’un évènement d’envergure à Vernon, APPROUVE le cahier des charges annexé,
APPROUVE la constitution d’une commission ad hoc pour le choix du lauréat, constituée du Maire, du Maire adjoint en charge de l’évènementiel et des sports, de la Maire adjointe en charge de la vie associative et de la participation citoyenne et de la Maire adjointe en charge de la culture et du patrimoine,
AUTORISE Monsieur le Maire ou son représentant à émettre l’appel à projet, à signer tout document et à mener toute action en vue de la réalisation de cette opération.
Vies associative et évènementielle, sport et citoyenneté Avis favorable
Délibéré :
Adoptée à l'unanimité
Ainsi délibéré les mêmes jour, mois et an que dessus
Le registre dûment signé
Pour extrait conforme,
Commune de VERNON Conformément au code de Justice Administrative, le Tribunal Administratif de Rouen peut être saisi par voie de recours formé contre le présent acte pendant un délai de deux mois commençant à courir à compter de la date de sa publication. Dans ce même délai, il peut également faire l’objet d’un recours gracieux adressé à son auteur ; cette démarche prolonge alors le délai de recours contentieux qui peut ensuite être introduit auprès du Tribunal Administratif dans les deux mois suivant la réponse (l’absence de réponse au terme d’un délai de deux mois vaut rejet implicite du recours gracieux).
Commune de VERNON Terre de Jeux 2024 : Appel à
projet événementiel
Dans le but de permettre l’émergence de nouveaux évènements d’envergure portés par la jeunesse vernonnaise, la ville souhaite mettre en place un appel à projet évènementiel à visée culturelle et sportive. Ce projet s’inscrit dans la continuité de la politique événementielle de la Ville. Les projets présentés dans le cadre de cet appel à projet devront avoir un lien avec la labellisation de la commune « Terre de Jeux 2024 » et le Relais de la Flamme que Vernon accueillera sur son territoire le 6 juillet prochain.
Dossier de candidature
Il est attendu par la commune, un dossier de présentation détaillée de l’événement indiquant notamment le public et les objectifs visés.
Le statut associatif n’est pas obligatoire pour la phase de présentation, néanmoins il le sera si le projet est sélectionné. Un délai sera accordé pour la constitution de l’association, la ville pourra apporter son soutien dans les démarches à entreprendre.
Le dossier de candidature devra comporter :
- Une présentation du porteur de projet, responsable de l’organisation de l’évènement - La fiche appel à projet ci-joint
- Une note d’intention avec croquis (ou simulation) qui indiquera les orientations du projet
- Un portfolio de réalisations (sélectionnées en fonction de leur pertinence à l’égard de l’appel à projets)
- Un budget prévisionnel détaillé
Date limite de dépôt des dossiers : 20 février 2024 à minuit (cachet de la Poste faisant foi). Tout dossier arrivé après cette date ne sera pas pris en compte.
Critères de sélection
La sélection du projet reposera sur différents critères, dont voici une liste non exhaustive :
Originalité du projet
Faisabilité de l’événement
Contribution au rayonnement et à l'image de Vernon
Moyens proposés par le porteur du projet, financements, logistique Connaissances des consignes de sécurité
La gratuité de l’événement est souhaitée par la ville.
La commune portera toute son attention aux projets qui pourront s’inscrire en complément de la programmation annuelle évènementielle, culturelle et sportive de la commune (avec la possibilité de s’inscrire dans un évènement existant) et notamment ceux en lien avec les objectifs « Terre de jeux 2024 » et le Relais de la Flamme.
La sélection du lauréat se fera dans le cadre d’une commission créée spécifiquement pour cet appel à projet.
Périmètre concerné
3 sites seront privilégiés :
Esplanade Jean Claude Asphe
Parc des Tourelles
Parc naturel urbain de la fonderie
Il sera possible de proposer d’autres lieux si les spécificités du site concerné répondent aux contraintes techniques, réglementaires et sécuritaires.
Calendrier
La durée de l’événement ne devra excéder trois jours consécutifs. Cet évènement devra être positionné dans la période se déroulant du 30 avril au 30 septembre 2024.
Partenariat et organisation technique
Le soutien de la commune sera accordé par le versement d’une subvention de fonctionnement de maximum 10 000 € pour contribuer à l’organisation de l’événement dans les meilleures conditions.
La ville se réserve un droit de regard sur la totalité de l’organisation qui découle d’un partenariat entre la commune et l’association. Le service événementiel, instructeur des dossiers, accompagnera les organisateurs pour :
Un soutien administratif comme la déclaration du dossier préfecture, si cela est nécessaire
L’élaboration des plans et des consignes de sécurité
La formation technique : montage de barnums, barrières BAAVA, praticables, etc
Un renfort logistique par la proposition d’un catalogue pour le prêt exceptionnel de matériel (dont livraison) incluant : scène mobile dont le montage ; extincteurs ; barrières, etc
Des supports de communication : l’ensemble des supports de communication de la ville de Vernon
Le matériel mis à disposition devra être restitué dans son état de livraison. Les dossiers sont à envoyer à :
Service évènementiel, Mairie de Vernon Place Barette 27200 VERNON
Ou par email à evenementiel@vernon27.fr Fiche candidature
Terre de Jeux 2024 : Appel à projet événementiel
Nom, Prénom
Nom de l’association
Adresse
Numéro de téléphone
Courriel
Site internet
Titre du projet : _____________________________________________________________
Description du projet :
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__________________________________________________________________________ Date : ____________________________________________________________________
Lieu(x) d’implantation :
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Contraintes techniques et conditions de réalisation et/ou d’installation :
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Descriptif du budget (en annexe) :
Je soussigné(e) ____________________________________________________________
certifie avoir pris connaissance de l’appel à projet et être en accord sur tous ces termes.
Fait à __________________________ le ________________________________.
Signature