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Déliberation - cm 051222 annexe ndeg1 a la deliberation ndeg2022 060 adhesion au groupement de commandes iard
Document publié le Jeudi 22 septembre 2022 par la commune de Magny-les-Hameaux.
Lien du pdf (Déliberation - cm 051222 annexe ndeg1 a la deliberation ndeg2022 060 adhesion au groupement de commandes iard)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Cybersécurité,
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CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA RÉGION D’ÎLE-DE-FRANCE
CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA RÉGION D’ÎLE-DE-FRANCE
Convention constitutive du groupement de commandes pour
les assurances IARD 2024-2027
(Incendie, Accidents et Risques Divers)
Entre les parties représentées par les soussignés,
Le Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande Couronne de la Région Ile de France, représenté par Monsieur Daniel LEVEL, Président, dûment habilité à signer la présente convention par
délibération du Conseil d'Administration en date du 22 septembre 2022, désigné ci-après, par les termes « le
CIG »,
et
Les Collectivités et établissements publics adhérents,
représentés par les personnes désignées dans les documents intitulés « Engagements contractuels de la
Collectivité ou de l’établissement public adhérent au groupement de commandes pour les assurances IARD »
(cf. annexe 1 de la présente convention), habilités à signer la présente convention par délibération de leur
assemblée délibérante (cf. annexe 2 de la présente convention),
désignés ci-après, par les termes "les adhérents",
Il est constitué un groupement de commandes de collectivités territoriales et d’établissements publics pour les
assurances IARD, désigné ci-après, par les termes « le groupement » et régi par les dispositions des articles
L 2113-6 à L 2113-8 du Code de la Commande Publique.
Les dispositions de la présente convention précisent les règles de constitution du groupement de même que
les modalités de fonctionnement de celui-ci.
ARTICLE 1 - OBJET
1.1 - Objet de la convention
La présente convention qui prend acte du principe et de la création du groupement de commandes a
également pour objet :
- De définir les modalités de fonctionnement du groupement constitué entre le CIG et les adhérents
pour la préparation, la passation et l'exécution des marchés dont l’objet est précisé à l'article 1.2 de
la présente convention ;
- De répartir entre les membres du groupement les diverses tâches nécessaires à la préparation, la
passation et l'exécution des marchés susvisés ;
- De définir les rapports et obligations de chaque membre.
1.2 - Objet des marchés visés par la présente convention
Le groupement constitué par la présente convention a pour objet de permettre à ses membres de
bénéficier, à hauteur de leurs besoins propres, de prestations d’assurances IARD du 1er janvier 2024
jusqu’au 31 décembre 2027.
Accusé de réception en préfecture
078-217803568-20221205-2022-060-DE
Date de télétransmission : 07/12/2022
Date de réception préfecture : 07/12/2022 Page 2 sur 9
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Les marchés passés pour le compte du groupement de commandes auront pour objet les prestations
suivantes :
- L’assurance des dommages aux biens,
- L’assurance de la responsabilité civile,
- L’assurance de la flotte automobile,
- L’assurance de la protection juridique,
- L’assurance de la protection fonctionnelle.
S’agissant des prestations de services, objet des marchés susvisés, elles correspondent à la catégorie
« services d’assurance ».
1.3 – Règles du code de la Commande Publique applicables au groupement
Le groupement est soumis pour les procédures de passation des marchés publics dont l’objet est défini
à l’article 1.2 du présent document au respect de l’intégralité des règles applicables aux collectivités
territoriales établies par le Code de la Commande Publique.
ARTICLE 2 - DUREE
La présente convention prend effet à compter de son entrée en vigueur, consécutivement à sa signature par
les membres du groupement, à sa transmission au service chargé du contrôle de légalité de la Préfecture et
à l'accomplissement des formalités de publication de droit commun.
Elle expire le 31 décembre 2027 ou à la date fixée par l’ensemble de ses membres ayant conjointement décidé
d’y mettre fin. Dans ce dernier cas, cette décision devra être validée par les assemblées délibérantes de
l’ensemble des membres du groupement et sera formalisée dans un avenant à la présente convention signé
par l’ensemble des exécutifs.
ARTICLE 3 – FONCTIONNEMENT DU GROUPEMENT
3.1 – Désignation d’un coordonnateur du groupement
Identification du coordonnateur du groupement
Pour la réalisation de l’objet du groupement, le Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande
Couronne de la région d’Ile de France est désigné par l’ensemble des membres du groupement comme
le coordonnateur.
Le siège du coordonnateur est situé 15, rue Boileau, BP 855, 78008 Versailles cedex.
Missions du coordonnateur du groupement
En qualité de coordonnateur du groupement, le CIG a pour mission de procéder à l'ensemble des
opérations de choix des prestataires de services, et ce, dans le respect des dispositions du Code de la
Commande Publique.
Accusé de réception en préfecture
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Conformément aux articles L 2113-6 à 8 les adhérents habilitent le coordonnateur à signer et notifier les
marchés susvisés au nom de l'ensemble des membres constituant le groupement selon les modalités
fixées par la présente convention.
En conséquence, le coordonnateur est notamment chargé de :
- La centralisation les besoins des adhérents,
- L’élaboration de l’ensemble des pièces des dossiers de consultation des entreprises,
- La publication des avis d'appel public à la concurrence et d'attribution des marchés susvisés,
- L’envoi des dossiers de consultation aux candidats intéressés,
- La gestion de l'information auprès des candidats (réponse(s) aux questions des candidats,
modifications de détail et compléments apportés aux dossiers de consultation, etc.),
- La réception des plis contenant les candidatures et les offres,
- L’ouverture et de l’examen des candidatures, et le cas échéant, de demander aux candidats ayant
remis un dossier de candidature incomplet (pièces réclamées absentes ou incomplètes) de le
compléter,
- L’analyse des offres,
- La convocation des membres de la Commission d’Appel d’Offres du groupement pour le choix des
titulaires,
- La demande aux candidats auxquels il est envisagé d’attribuer les marchés, la production des pièces
énumérées à l’article R 2144-2 du Code de la Commande Publique,
- La mise au point des composantes des marchés telle que définie à l’article R 2152-13 du Code de
la Commande Publique (demandes de pièces justificatives auprès des titulaires…),
- L’information des candidats non retenus, dont la communication des motifs de rejet de leur
candidature ou de leur offre,
- La rédaction des rapports de présentation des procédures de passation prévu à l’article R2184-1 du
Code de la Commande Publique,
- La signature des marchés par le Président du CIG et leur transmission au service chargé du contrôle
de légalité de la Préfecture,
- La notification des marchés aux titulaires,
- L’information des membres du groupement en ce qui concerne les éléments financiers des marchés
et l’identité des candidats retenus.
Le coordonnateur reste compétent en cas d’infructuosité pour mener à bien la passation d’une nouvelle
procédure.
Fin de la mission du coordonnateur du groupement
La mission du coordonnateur prend fin à l'expiration de la présente convention (cf. article 2 de la
présente convention).
3.2 Commission d’Appel d’Offres du groupement
La Commission d’Appel d’Offres du coordonnateur du groupement est désignée commission d’appel
d’offres du groupement, les autres membres n’y étant pas représentés.
La Commission d’Appel d’Offres interviendra dans les conditions réglementaires en vigueur ay moment
de la procédure de mise en concurrence.
Les procès-verbaux de la commission d’appel d’offres du groupement sont élaborés par le
coordonnateur.
Accusé de réception en préfecture
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ARTICLE 4 – OBLIGATIONS DES MEMBRES DU GROUPEMENT
Chaque adhérent est seul responsable de l’exécution des obligations qui lui incombent en vertu de la présente
convention constitutive ainsi que pour l’ensemble des opérations dont il se charge en son nom propre et pour
son propre compte. Le coordonnateur ne saurait en aucun cas être tenu responsable de tout litige qui pourrait
naitre du non-respect de ces obligations et de la réglementation.
Les membres du groupement :
- Déterminent la nature et l’étendue des besoins à satisfaire. Ils adressent au coordonnateur une
évaluation sincère de leurs besoins, préalablement à leur adhésion au groupement de commandes,
- Contrôlent les prestations assurées par les prestataires retenus conformément aux dispositions
prévues par les marchés susvisés,
- Informent le coordonnateur de tout litige né à l’occasion de l’exécution par les prestataires de
services de prestations de services prévues par les marchés susvisés,
- Règlent les participations financières telles que définies à l’article 5.1 et 5.2. de la présente
convention.
Le coordonnateur s'engage à transmettre à chaque membre du groupement, sans délai, toute information
relative aux marchés dont il aurait connaissance et toute demande d'information dont il serait saisi, ainsi que
tout document utile à la bonne exécution des marchés susvisés.
ARTICLE 5 – DISPOSITIONS FINANCIERES
5.1 – Participation financière au fonctionnement du groupement
La mission du CIG comme coordonnateur ne donne pas lieu à rémunération.
Cependant, le coordonnateur est indemnisé des frais afférents à la préparation et à la passation des marchés
susvisés et au fonctionnement du groupement par une participation financière versée par les membres du
groupement, déterminée de la façon suivante :
Par strate de population
et affiliation au centre de gestion Adhésion
Jusqu’à 1 000 habitants affiliés 1 040 €
De 1 001 à 3 500 habitants affiliés 1 380 €
De 3 501 à 5 000 habitants affiliés
Ou EPCI de 1 à 50 agents 1 530 €
De 5 001 à 10 000 habitants affiliés
Ou EPCI de 51 à 100 agents 1 680 €
De 10 001 à 20 000 habitants affiliés
Ou EPCI de 101 à 350 agents 1 730 €
Plus de 20 000 habitants affiliés
Ou EPCI de plus de 350 agents 1 870 €
Collectivités et établissements non affiliés 2 290 €
Accusé de réception en préfecture
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La participation financière est versée une seule fois pendant toute la durée du groupement. Aucune
participation n’est exigible avant le 1er janvier 2024 et après le 31 décembre 2027.
Le coordonnateur émet un titre de recettes, par adhérent, correspondant à la participation financière due.
5.2 – Exécution financière des marchés de services
Les prix appliqués, ainsi que les modalités de paiement des prestataires de services par l’ensemble des
adhérents du groupement, sont fixés dans les marchés de services ou de fournitures passés pour le compte
des membres du groupement.
ARTICLE 6 – ADHESION ET RETRAIT DES MEMBRES
6.1 – Adhésion d’adhérents au groupement
Sont membres fondateurs du groupement, l’ensemble des Collectivités et établissement publics signataires
de la présente convention avant le lancement des consultations, c’est à dire avant l’envoi des avis d’appel
public à la concurrence ayant pour objet la passation des marchés susvisés.
L’adhésion ne devient définitive qu’après signature de la présente convention et transmission au service
chargé du contrôle de légalité de la Préfecture. Elle est valable pour la durée de validité de la présente
convention.
Aucune nouvelle adhésion n’est acceptée après la date de lancement de la consultation, sauf en cas d’erreur
matérielle lors de la notification de la convention au coordonnateur.
6.2 – Retrait d’adhérents au groupement
Les adhérents peuvent se retirer du groupement. Le retrait est constaté par une délibération de l’assemblée
délibérante ou par une décision de l’instance autorisée du membre concerné. Une copie de la délibération ou
de la décision est notifiée au coordonnateur, avant le 30 novembre de l’année précédant celle à compter de
laquelle l’adhérent souhaite se retirer du groupement.
Si le retrait intervient au cours d’une année civile, il ne prend effet qu’à l’expiration de l’année civile de réception
par le coordonnateur de la délibération ou de la décision ayant pour objet le retrait du groupement de l’adhérent
concerné.
6.3 – Modifications de la présente convention
Toute modification de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par l’ensemble des
membres du groupement. Les délibérations des assemblées délibérantes des membres du groupement ou
les décisions des instances autorisées sont notifiées au coordonnateur. La modification ne prend effet que
lorsque l’ensemble des membres du groupement a approuvé les modifications.
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ARTICLE 7 – CLAUSES RGPD
7.1 Relation entre les responsables et les sous-traitants
Il est fait application des « clauses contractuelles types » décrite en annexe de la décision d’exécution (UE)
2019/915 de la commission en date du 4 juin 2021.
Concernant ces clauses, il est fait application des options suivantes :
- Clause 1.a : option 1 ;
- Clause 7.7.a : option 2 avec pour durée quinze (15) jours ;
- Clause 8.c.4 : option 1 ;
- Clause 9.1.b : option 1 ;
- Clause 9.1.c : option 1 ;
- Clause 9.2 : option 1.
Il ne sera pas fait application de la clause 5 des « clauses contractuelles types » susvisées.
7.2 Annexe des clauses RGPD
Conformément aux « clauses contractuelles types » susvisées, il est défini les éléments suivants :
7.2.1 Liste des parties
Le sous-traitant au sens du RGPD est le coordonnateur du groupement. Le délégué à la protection des
données est Léa MARTIN du CIG Grande Couronne, 15 rue Boileau, BP 855, 78008 Versailles CEDEX ou
dpd@cigversailles.fr
Les responsables du traitement sont les membres adhérents autres que le coordonnateur.
7.2.2 Description du traitement
Les données des représentants des membres adhérents et de certains agents/salariés de ces structures
peuvent être traitées dans le cadre de la présente convention.
Les données personnelles traitées pourront être : l’identité des personnes précitées ainsi que leurs
coordonnées (téléphone ; e-mail ; fonction/service).
Ces données seront collectées et traitées en vue de la coordination du contrat groupe et de l’exécution des
prestations du marché et de l’exécution du marché.
Elles seront conservées à minima pendant toute la durée de l’adhésion des membres. En cas de retrait du
membre ou de dissolution du groupement, les données seront conservées pendant une durée de 10 ans.
7.2.3 Mesures techniques et organisationnelles mises en place
Les locaux du sous-traitant devront être sécurisés : les accès diurnes contrôlés et les accès nocturnes rendus
impossibles par des systèmes de verrouillage et des alarmes. L’accès aux serveurs informatiques devra être
contrôlé et limité à une liste de personnel préalablement identifié.
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L’ensemble du matériel informatique devra disposer de firewall et d’antivirus. Les serveurs informatiques
devront en outre être équipés de sonde de détection d’intrusion. Chaque ordinateur devra être protégé par
des codes d’accès personnel et secret. En cas de travail à distance, les ordinateurs devront être également
équipés d’un système VPN.
Les serveurs informatiques devront disposer d’un journal d’enregistrement des évènements. Une maintenance
régulière de ces serveurs devra être effectuée et un test d’intrusion réalisé tous les deux ans. Les serveurs
devront posséder un dispositif de sauvegarde.
Le coordonnateur dispose d’une assurance cyber-risque.
ARTICLE 8 – PIECES CONSTITUTIVES DE LA PRESENTE CONVENTION
Font également partie intégrante de la présente convention :
- Annexe 1 : Engagements contractuels des Collectivités ou des établissements publics adhérents
au groupement de commandes pour les assurances IARD ;
- Annexe 2 : Délibérations des membres du groupement ;
- Annexe 3 : Liste des membres du groupement.
Signature du Coordonnateur
A Versailles, le 3 novembre 2022
Le Président du CIG,
Daniel LEVEL
Maire de la commune déléguée de Fourqueux
Habilité à signer la présente convention en vertu de la délibération du Conseil d’Administration du 22 septembre 2022, rendue
exécutoire le 28 septembre 2022.
Accusé de réception en préfecture
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Annexe 1 : Engagements contractuels des Collectivités ou des établissements publics adhérents au
groupement de commandes pour les Assurances IARD
Identification de la Collectivité ou de l’établissement public adhérent :
Dénomination :
Adresse :
Code postal : Ville :
Téléphone : Télécopie :
Adresse Internet :
Nombre d’habitants :
Comptable assignataire des paiements :
Adresse :
Personne compétente pour fournir les renseignements aux articles R2191-60 et R2191-61 du Code de la
Commande Publique :
Identification du représentant du pouvoir adjudicateur et du référent :
Représentant du pouvoir adjudicateur :
Nom : Qualité :
Référent (personne en charge du suivi du dossier) :
Nom : Fonction :
Mèl :
Engagements contractuels :
Je soussigné(e) …………………………………………………………………… autorisé(e) par une délibération
en date du …………………., adressée en Préfecture le ……………………………., :
- Adhère au groupement de commandes pour les assurances IARD, pour le ou les lots (cochez les
cases correspondantes) :
Dommages aux biens
Responsabilité civile
Flotte automobile
Protection juridique
Protection fonctionnelle
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- M’engage à fournir pour la définition de mes besoins les différents questionnaires et les statistiques
de sinistralité correspondant aux lots que je souhaite souscrire ;
- Et m’engage à rémunérer le (ou les) Titulaire(s) du (ou des) marché(s) passé(s) pour le compte du
groupement de commandes au(x)quel(s) j’ai souscrit par application des prix fixés dans les pièces
financières de ce (ou ces) marché(s).
A , le
Signature du Membre du groupement :
(Nom, Prénom, Qualité)
Accusé de réception en préfecture
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