Déliberation - ANNEXE1 2025 52 Convention Dobjectifs et de Moyens Avec Lassociation Grains de Scene sig

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Déliberation - ANNEXE1 2025 52 Convention Dobjectifs et de Moyens Avec Lassociation Grains de Scene sig Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune de Bougival. Lien du pdf (Déliberation - ANNEXE1 2025 52 Convention Dobjectifs et de Moyens Avec Lassociation Grains de Scene sig)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Culture et patrimoine, 1

CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS À INTERVENIR AVEC L’ASSOCIATION « GRAINS DE SCÈNE »

ENTRE

La VILLE DE BOUGIVAL, représentée par son Maire, M. Luc WATTELLE, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal du 11 décembre 2025.

Dénommée ci-après « la Ville »,

Et

L’ASSOCIATION « GRAINS DE SCENE », dont le siège social est fixé 98 rue du Maréchal Joffre à Bougival, représentée par sa Présidente, Mme Florence MEILLET, dûment habilitée par autorisation du Conseil d’administration,

Dénommée ci-après « l’Association »,

Dénommées ci-après ensemble « les Parties ».

IL A ÉTÉ RAPPELE CE QUI SUIT :

L’Association « Grains de scène » est régie par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association. Conformément à ses statuts, elle a notamment pour but :

- la création, la diffusion et la production de spectacles de théâtre à raison d’une création par an ou tous les deux ans selon les projets

- la sélection de spectacles pour la programmation et la direction artistique d’un festival de théâtre amateur annuel

- la participation au projet culturel de la Ville

Compte tenu d’une part de l’intérêt que présente pour la Ville de Bougival et pour ses habitants en particulier, le développement des actions théâtrales auquel contribue l’Association et d’autre part des moyens dont l’Association dispose, la ville de Bougival et l’Association ont souhaité unir leurs efforts, dans le cadre de la présente convention d’objectifs et de moyens.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET

La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la Ville et l’Association unissent leurs efforts pour la réalisation d’un programme de développement culturel et artistique sur le territoire de la Ville.

Parmi les objectifs de l’association qui présentent un caractère d’intérêt général pour la Ville et qui justifient l’aide municipale est le suivant : développement et dynamisation des activités théâtrales, notamment par la participation à la vie culturelle de la Ville en créant des spectacles et en organisant, pour le compte de la Ville, le festival de théâtre amateur annuel.2

L’Association et la Ville de Bougival doivent se concerter dans le cadre du festival de théâtre amateur et des créations théâtrales de l’Association afin d’offrir à la Ville de Bougival et au territoire des spectacles divers et de qualité afin de promouvoir une production théâtrale auprès d’un public très large.

La création de spectacles de théâtre ainsi que la sélection des pièces théâtrales du festival amateur (6 à 8 spectacles sur 6 journées) s’inscrivant dans la saison culturelle doivent s’harmoniser avec la stratégie culturelle de la Ville, notamment avec les autres programmations de la saison culturelle du théâtre Le Grenier.

À cet effet, l’Association responsable de la direction artistique, de ses créations théâtrales et du festival de théâtre amateur devra communiquer ses projets de création théâtrale et sa sélection du festival pour validation avant le 15 mai chaque année. Une réunion permettra d’organiser au mieux ces évènements dans un souci d’harmonie dans la programmation et de respect de la politique culturelle de la Ville et de l’identité du théâtre Le Grenier de Bougival.

L’Association s’engage à créer et à diffuser un spectacle par saison. Certains projets nécessitant plus de temps de préparation, il sera possible de décider conjointement un report de programmation.

La Ville s’engage à programmer chaque nouvelle création à raison de deux représentations par saison (hors festival) : 2 représentations au printemps (mai/juin) de l’année N de création et 2 représentations en hiver (janvier/février de l’année N+1). Ces représentations feront l’objet d’une reverse billetterie à hauteur de 80% pour l’Association.

La communication et la promotion du festival de théâtre amateur s’effectue conjointement entre la Ville et l’Association par différents médias : mailing, flyers, réseaux sociaux, présence au forum des associations, recherche de nouveaux publics.

ARTICLE 2 – LOCAUX MIS À DISPOSITION DE L’ASSOCIATION

La Ville met à disposition de l’Association, qui l’accepte, des salles pour ses activités culturelles, et sans que cette liste ne soit exhaustive, dans les lieux suivants : Centre Bouzemont et le théâtre Le Grenier.

Une salle sera mise à disposition de L’Association les mercredis de 20h30 à 23h pendant la période scolaire.

L’utilisation de la salle hors période scolaire devra faire l’objet d’une demande au service culturel.

L’Association contractera une assurance relative aux risques encourus lors de l’utilisation de la salle.

Il est expressément convenu :

- que si l’Association cessait d’avoir besoin des locaux ou les occupait de manière insuffisante, cette mise à disposition deviendrait automatiquement caduque, - que si pour une raison ou une autre, la Ville avait besoin des locaux pour le fonctionnement de ses services ou pour toute autre cause, elle pourrait les rependre à tout moment sans que l’Association, qui serait avisée trois (3) mois à l’avance, puisse réclamer aucune indemnité de résiliation ou d’attribution de nouveaux locaux, - que l’Association devra avertir la Ville en cas de non-utilisation de la salle. - que la mise à disposition des locaux est subordonnée au respect, par l’Association, des obligations fixées à la présente convention.3

Les lieux devront être utilisés exclusivement dans le cadre des activités de l’Association, telles qu’elles sont définies dans ses statuts. Il est à ce sujet expressément convenu que tout changement de destination, qui ne serait pas autorisé par la Ville, entraînerait la résiliation immédiate de la présente convention.

ARTICLE 3 – DURÉE

La présente convention prend effet à compter de sa date de signature pour une durée de un (1) an renouvelable.

ARTICLE 4 – CHARGE DE LA MISE À DISPOSITION

La mise à disposition des locaux telle que détaillée à l’article 2 de la présente convention est consentie à titre gracieux à l’Association. Toute autre utilisation pourra faire l’objet d’une location selon les tarifs en vigueur adoptés par la Ville.

ARTICLE 5 – ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION

5.1 – USAGE DES LOCAUX

Le théâtre le Grenier ou une autre salle municipale est mis à disposition à titre gracieux le mercredi de 20H30 à 23H. S’il y a nécessité d’autres jours de répétition çà prévoir, celles- ci feront l’objet d’un avenant à la convention.

L’Association est autorisée à organiser dans la cuisine et le bar du théâtre le Grenier les repas des comédiens qui seront aux frais de l’Association ainsi qu’une buvette lors du Festival de Théâtre amateur dont les recettes seront au bénéfice de l’Association.

L’Association s’engage à utiliser les équipements dans le respect de l’ordre public, de l’hygiène et des bonnes mœurs ; dans le cas où la responsabilité de l’Association est avérée, celle-ci s’engage à réparer et indemniser la Ville pour les dégâts matériels et les pertes constatées eu égard à l’inventaire du matériel.

L’Association reconnaît, le cas échéant, avoir pris connaissance des règles de sécurité des locaux concernés et s’engage à les faire respecter par les adhérents.

L’Association prendra les locaux en leur état actuel, déclarant les avoir visités et les connaître. L’Association devra les rendre en bon état à l’expiration de la convention. L’Association disposera d’un lieu de stockage des décors pour la dernière création voire les deux dernières créations en cours de diffusion si le lieu de stockage le permet.

Les obligations suivantes devront être observées par les membres de l’Association, de même que par les personnes qu’elle aura introduites ou laissées s’introduire dans les lieux, après autorisation de la Ville :

- Ils s’interdiront tout acte pouvant nuire à la sécurité des personnes et des biens. Ils useront paisiblement de la chose occupée, avec le souci de respecter la tranquillité et le repos du voisinage.

- Ils n’utiliseront pas d’appareils dangereux, ne détiendront pas de produits explosifs ou inflammables, autres que ceux d’un usage domestique courant, autorisé par les règlements de sécurité.4

5.2 – RÉPARATIONS ET TRAVAUX DANS L’IMMEUBLE

L’Association devra aviser immédiatement la Ville de toute réparation à la charge de cette dernière dont elle sera à même de constater la nécessité sous peine d’être tenue responsable de toute aggravation résultant de son silence ou de son retard. Tous les aménagements et installations faits par l’Association deviendront sans indemnité, propriété de la Ville à la fin de l’occupation, à moins que la Ville ne préfère que les lieux soient rétablis dans leur état primitif.

Par ailleurs, l’Association souffrira, sans indemnité, les travaux qui pourraient être entrepris par la Ville dans les locaux, pour quelque raison que ce soit et quelle qu’en soit la durée.

5.3 – CESSION, SOUS-LOCATION

Il est interdit à l’Association de mettre à disposition d’autres tiers les lieux et matériels mis à disposition, même temporairement et sous quelque forme que ce soit sans l’autorisation expresse de la Ville.

5.4 – VISITE DES LIEUX

L’Association devra laisser les représentants de la Ville, ses agents et ses entrepreneurs pénétrer dans les lieux mis à disposition pour visiter, réparer ou entretenir les locaux mis à disposition.

5.5 – ASSURANCES

L’Association souscrit les assurances suivantes :

- Assurance pour le dommage aux biens afin de prévenir tout dommage aux locaux concernés,

- Assurance responsabilité civile.

Les attestations d’assurance devront être notifiées au service juridique de la Ville dans un délai de sept (7) jours à compter de la date de mise à disposition.

5.6 – ABSENCE DE RESPONSABILITÉ DE LA VILLE

L’Association reconnaît que la Ville n’est pas responsable des vols, dommages, accidents et incidents qui pourraient avoir lieu dans les locaux.

L’Association devra faire son affaire personnelle à ses risques, périls et frais sans que la Ville puisse être inquiétée ou recherchée de toutes réclamations faites par les voisins et les tiers, notamment pour bruits, troubles de jouissance causés du fait de son occupation par elle ou par des personnes qu’elle aura introduites ou laissées introduire dans les lieux.

5.7 – PROGRAMME ANNUEL

L’Association communiquera chaque année au mois de mai le programme de ses activités pour la saison suivante en ce qui concerne le choix des créations théâtrales et les choix de programmation du festival pour validation.

Ce programme et le budget prévisionnel de la demande de subvention correspondant sera transmis à la Ville avec le dossier de demande de subvention le cas échéant, avec mention du montant de l’aide annuelle pour l’exercice N+1 dans les délais indiqués par la Ville.5

Ces documents feront l’objet d’une instruction par la Ville et le montant de la subvention sera fixé par délibération du Conseil Municipal chaque début d’année suivante.

L’Association s’engage à mentionner le concours de la Ville sur tous les documents de communication qu’elle éditera.

5.8 – BILAN DES ACTIVITÉS

L’Association rendra compte de ses activités relatives au programme de l’année écoulée en adressant à la Ville un compte rendu d’exécution de son action, dans les deux mois suivants la fin de l’exercice concerné.

La Ville pourra demander des explications sur les éventuels décalages entre le programme arrêté annuellement et la liste des objectifs à atteindre.

La Ville pourra procéder à tout contrôle ou investigation qu’elle jugera utile, tant directement que par des personnes ou organismes qu’elle aura mandatés pour s’assurer du bien-fondé des actions entreprises par l’Association et du respect de ses engagements vis-à-vis de la Ville.

5.9 – OBLIGATIONS FINANCIÈRES

L’Association s’engage :

- à adresser à la Ville le bilan et le compte de résultats détaillés de l’avant-dernier exercice clos, et du dernier exercice clos, au plus tard le 30 avril de l’année suivant la date d’arrêt des comptes,

- à justifier à la demande de la Ville, et à tout moment, de l’utilisation des subventions reçues, notamment par un libre accès aux documents administratifs et comptables, - à adopter un cadre budgétaire et comptable conforme au plan comptable général, à tenir une comptabilité rigoureuse, en partie double (registres, livres, pièces justificatives, etc. …) et à respecter le principe de la séparation, au sein de l’Association, de l’ordonnateur (celui qui décide d’une dépense) et du comptable (celui qui est autorisé à en effectuer le paiement),

- à rechercher par ses propres moyens, des recettes propres aussi importantes que possible (cotisations, sponsors, subventions extérieures, droits d’entrée, produits d’activités, etc. …),

- à s’interdire la redistribution des fonds publics à d’autres associations, sociétés, collectivités privées ou œuvres, comme le dispose le décret-loi du 2 mars 1938, - à s’obliger à la plus grande vigilance sur les dépenses relatives aux frais généraux, aux frais de déplacement, aux avantages en nature pouvant être servis aux dirigeants et au personnel,

- à restituer à la Ville les subventions perçues, si leur affectation n’était pas respectée, et ce conformément au décret du 30 juin 1934,

- dans le cas où il procéderait à l’acquisition de biens meubles avec une subvention d’investissement de la Ville, à dresser annuellement un état récapitulatif de l’ensemble de ces biens considérés alors comme des « apports ». En cas de dissolution de l’association, même au-delà de la date d’échéance de la présente convention, ces biens considérés comme des biens de reprise, reviendront entre les mains de la Ville. L’association réalisera en parallèle le même état récapitulatif pour les biens meubles ou autres acquis avec ses propres ressources. L’existence de ces deux états permettra de distinguer sans difficulté les biens propres à l’association de ceux qui ont servi celle-ci dans le cadre des actions subventionnées par les collectivités.6

ARTICLE 6 – ENGAGEMENTS DE LA VILLE

6.1 – CHARGE DES FRAIS DE FONCTIONNEMENT ET ENTRETIEN

La Ville entretiendra à ses frais, les locaux et équipements mis à disposition.

La Ville s’engage à mettre à disposition de l’Association les locaux mentionnés dans la présente convention tout en prenant à sa charge les frais de fonctionnement afférents à leur utilisation par l’Association et leur bon entretien pendant la période convenue entre les parties contractantes (eau, électricité, gaz).

6.2 – CONCOURS FINANCIER

Pour permettre à l’Association d’une part, de mener à bien les objectifs qu’elle s’est fixés et qui présentent un intérêt pour l’ensemble des habitants de la Ville, et d’autre part de respecter les engagements de la présente convention, la Ville pourra attribuer à l’Association, un concours financier sous forme d’une subvention annuelle.

La Ville fixera annuellement, dans le cadre de sa préparation budgétaire et après concertation avec l’Association, le montant du concours financier qu’elle décidera d’apporter, et qui fera l’objet d’une délibération dans les conditions définies à l’article 5.7 de la présente convention.

6.3 – MISSION DE CONSEIL

Sans s’immiscer dans la gestion de l’Association, qui dispose d’une direction indépendante, la Ville apportera son concours à ses dirigeants.

La Ville pourra apporter toute information, conseil ou recommandation sollicitée par l’Association pour la mise en œuvre de ses objectifs.

6.4 – REMISE D’UNE CLEF ÉLECTRONIQUE

La Commune s’engage à remettre une clef électronique à l’Association afin de lui permettre l’accès aux locaux.

L’Association s’engage à utiliser la clef électronique remise par la Ville conformément aux instructions données le jour de sa remise, de ne jamais la prêter ou l’échanger avec un tiers, de prévenir la Ville dans les meilleurs délais en cas de perte ou de vol, de ne jamais ouvrir ou modifier le matériel et de ne jamais changer ou tenter de changer les piles.

L’Association s’engage à régler la somme de cinquante euros (50 €) en cas de perte, de vol ou d’endommagement de la clef électronique qu’elle soit volontaire ou accidentelle ou si celle-ci n’est pas restituée à la fin du contrat.

L’Association s’engage à signer le bordereau de remise d’une clef électronique qui sera annexé au présent contrat.7

ARTICLE 7 - MODIFICATIONS

Toute modification à la présente convention sera introduite par voie d’avenant approuvé par les Parties.

ARTICLE 8 – RÉSILIATION

La présente convention est résiliée de plein droit et avant son terme si l’une des deux parties n’exécute pas ses obligations après mise en demeure écrite restée sans suite pendant un délai d’un (1) mois.

Chacune des parties contractantes peut résilier la présente convention au moyen de l’envoi d’une lettre recommandée adressée à l’autre partie et le respect d’un préavis de trois (3) mois.

ARTICLE 9 – LITIGE

Les parties s’engagent à régler tout différend à l’amiable.

En l’absence de solution amiable, les litiges à naître à l’occasion du présent contrat seront portés en premier ressort devant le Tribunal administratif de Versailles.

Fait en deux (2) exemplaires,

Fait à Bougival,

Le …………………..

Pour la Ville de Bougival

Le Maire,

Luc WATTELLE

Pour l’Association « Grains de Scène »,

La Présidente,

Florence MEILLET