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Déliberation - ANNEXE DELIB2021 15 GMVA Convention RGPD s tampon
Document publié le Mercredi 27 avril 2016 par la commune d'Hézo.
Lien du pdf (Déliberation - ANNEXE DELIB2021 15 GMVA Convention RGPD s tampon)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Institutions publiques,
Envoyé en préfecture le 04/06/2021
Reçu en préfecture le 04/06/2021
GOLFE ov as 2 Afiché le WW ID : 056-215600842-20210601-CM2021_15-DE MORBIHAN VANNES / LOMER AT où, ©
CONVENTION DE MUTUALISATION DE LA FONCTION DE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
ET D'ACCOMPAGNEMENT POUR LA RÉDACTION DU
REGISTRE DES TRAITEMENTS DANS LE CADRE DU
REGLEMENT GENERAL DE LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES (RGPD)
ENTRE :
Golfe du Morbihan - Vannes agglomération, représentée par son Président, David ROBO, agissant en vertu d'une délibération en date du. A# dicaumQre dodo .
Ci-après dénommée « l’Agglomération »,
D'UNE PART,
ET
La Commune du HEZO, représentée par son Maire Guy DERBOIS, agissant en vertu d'une
délibération en date du 29-06-2020
Ci-après dénommée « la Commune » ou « la collectivité »,
D'AUTRE PART,
Vu le règlement n° 2016/679 du-Parlement européen et du Conseil‘en date du 27 avril 2016
relatifà La protection des personnes physiques à à l'égard du traitement des données à caractère
personnel et à La libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des
données) ;
Vula Loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles modifiant La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
GOLFE DU MORBIHAN
VANNES AGGLOMÉRATION
Parc d'innovation Bretagne Sud Il 1 30 rue Alfred Kastier - CS 70206
56006 VANNES CEDEX |
Tétéphore :02 97 68 14 24
Fax: 02 97 68 1425 : Courriel: courrier @gmvagglo.bzh golfedumorbihan-vannesagglomerationbzh Envoyé en préfecture le 04/06/2021
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Vu les articles L5216-7-1 et L5215-27 du Code Général des Collectivités Territoriales relatif aux prestations de service réalisées par un établissement public de coopération intercommunale pour le compte d’une collectivité ;
Préambule
La convention s'inscrit dans un contexte d’évolution réglementaire autour de La protection
des données personnelles, pour répondre à l’augmentation de l’usage des données (création, gestion, récupération, qualification, modification, diffusion, suppression...) dans Le quotidien des collectivités. Le règlement général sur La protection des. données personnelles (RGPD) exige notamment que les collectivités territoriales se dotent d’un délégué à la protection des données personnelles (DPD), éventuellement externe et/ou mutualisé. IL exige également que l’ensemble des traitements appliqués à des données à caractère personnel soit recensé au sein d’un registre des traitements, que la CNIL doit pouvoir consulter à la demande, :
La mutualisation autour de la protection de la donnée doit permettre d'optimiser Les moyens
à mettre en œuvre pour gérer la démarche de protection des données et de mise en conformité au RGPD.
EN CONSEQUENCE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
‘Article 1 - Objet de la convention
La présente convention définit les modalités techniques et organisationnelles de l'assistance relative à la mise en conformité au RGPD réalisée par L’Agglomération au profit de la Commune.
Elle comporte une annexe détaillant la nature et Les conditions de la prestation d’assistance et de mutualisation de Délégué à la protection des données.
La présente convention porte sur Les trois premières étapes de la mise en conformité :
- Étape 1 : Mise en place de La démarche et désignation d’un délégué à La protéction des données mutualisé
- Étape 2 : Sensibilisation des acteurs à La démarche de la protection des données
- Étape 3 : Formation pour la création du registre des traitements de données à caractère personnel
En signant la présente convention, la Commune fait Le choix de confier la fonction de Délégué à la Protection de la Donnée au Délégué à la Protection des Données (DPD) de L’Agglomération. La Commune est informée que d’autres options sont possibles : elle peut Envoyé en préfecture le 04/06/2021
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désigner un de ses agents ou élus (à l'exception de M ou Mme le Maire), ou profiter d’une
prestation externe, soit auprès du centre de gestion du Morbihan, soit auprès d'acteurs privés.
Article 2 - Modalités financières
IL n’est pas prévu de contribution financière de La Commune pour la prestation proposée par
L’Agelomération.
Article 3 - Obligations
L’Agglomération s'engage à :
- mettre en œuvre les moyens dont elle dispose, dans La limite des disponibilités de l'agent dédié, afin d'assurer la continuité, La sécurité et La qualité de la prestation d'accompagnement à la réalisation du registre de traitement et de DPD mutualisé souscrite par La Commune,
- ce que le DPD mutualisé respecte Le secret Le plus absolu sur Les documents et données
auxquels il aura accès.
La Commune s'engage à :
- mettre à disposition de L’Agglomération tous Les éléments nécessaires à la réalisation de la prestation confiée, notamment à permettre l’accès à l’ensemble des données à caractère personnel et aux activités de traitement, |
- désigner un référent RGPD et un suppléant, ‘interlocuteurs privilégiés de L'Agglomération, chargés. du recensement des besoins et du diagnostic des données,
- prévoir la charge de travail nécessaire du.de la référent.e, et, le cas échéant son.sa suppléant.e, pour la réalisation de la cartographie des données et du registre des traitements.
Les référents désignés sont :.
. Nom, Prénom du titulaire : ROUAULT Laetitia
5 Adresse de messagerie : accueil@lehezo.fr
5 N° Tel : 02 57 67 57 00
8 Nom, Prénom du suppléant : MEYER Pascale
H Adresse de messagerie : accueil@lehezo.fr
2 N° Tel : 02 57 67 57 00
La modification de l'identité des référents sera portée à la connaissance de L’Agglomération par courrier ou courriel adressé à l’Agglomération.
Article 4 - Missions du DPD mutualisé Envoyé en préfecture le 04/06/2021
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Conformément aux articles 37 à 39 du RGPD relatifs à la désignation du délégué à la protection des données (DPD), à sa fonction et à ses missions, le DPD mutualisé s'engage, pour la durée de la présente convention, à : |
- . informer et conseiller le responsable des traitements, c’est-à-dire M. ou Mme
Le Maire quant aux obligations qui lui incombent en matière de protection des données
personnelles,
- informer et sensibiliser Les personnels participant aux opérations de traîtement,
- contrôler Le respect de ces obligations, notamment en termes de rédaction de
registre des traitements,
- former le.la référent.e et son.sa suppléant.e définis à l’article 3 à une méthodologie de réalisation du registre des traitements et à l’utilisation d’un logiciel mis à disposition pour cette réalisation (logiciel OpenRGPD),
- faire office de point de contact et coopérer avec l’autorité de contrôle, le cas
échéant (CNIL),
- faire office de point de contact avec les personnes concernées, pour l'exercice,
le cas échéant, de leurs droits décrits dans Les articles 15 à 22 du RGPD..
L’Agglomération met à disposition de la Commune un accompagnement à distance portant
exclusivement sur :
- la réalisation du registre des traitements et sa saisie dans Le logiciel OpenRGPD,
- les réponses à apporter aux personnes concernées faisant des demandes
relatives à l’usage de leurs données personnelles,
- les demandes de La CNIL à La Commune.
Les demandes sont prises en compte à compter de la date de leur déclaration auprès du DPD
mutualisé par les seuls correspondants désignés par la Commune (référent.e et suppléant.e, M ou Mme le Maire) en utilisant l’adresse : dpd@gmvagglo.bzh.
L’Agglomération s'engage à apporter une réponse dans les meilleurs délais qui suivent
l'ouverture de La demande, du lundi au vendredi pendant les heures ouvrables.
Le traitement des demandes ne sera pas facturé. pendant la durée de La présente convention
définie à l'Article 7.
Un bilan présenté à la Commune permet de récapituler le volume des prestations prévues et
de recenser Les livrables réalisés.
Article 5 Périmètre fonctionnel
Le périmètre de la présente convention se limite aux services. de La commune. Les structures
indépendantes même associées à la commune, tels que CCAS, doivent faire l’objet d’une
convention indépendante. Les ateliers peuvent en revanche se tenir en commun si cela n’a
pas de conséquences négatives sur La protection des données concernées.
Une convention similaire est donc prévue pour Les CCAS souhaitant bénéficier d’une prestation
d'accompagnement. Cepeñdant, si la commune et son CCAS lé souhaitent, et s’ils ont tous Envoyé en préfecture le 04/06/2021
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deux conventionné avec la communauté d'agglomération, les ateliers d'accompagnement pourront être suivis en commun.
Le détail des ateliers prévus est décrit dans l'annexe 1.
Article 6 - Avenant à la convention
Toute modification dans les:conditions de mise en œuvre de la présente convention (ajout ou
suppression de prestations...) fera l’objet d’un avenant.
Article 7 - Durée et résiliation de la convention
La. présente convention entre en vigueur pour une durée de 1 an, à compter du XXX. Elle pourra
être prolongée par période de 6 mois et par reconduction expresse jusqu’à réalisation
complète du registre des traitements. Après Le complètement du registre des traitements,
une nouvelle convention de DPD mutualisé couvrant les étapes 3; 4 et 5 de l'annexe 2 (soit,
(a priorisation des actions à mener, la gestion des risques identifiés et l’ organisation des processus de traitement) pourra être signée entre Les parties.
Chacune des parties pourra dénoncer la présente convention par Lettre recommandée avec accusé de réception 1 mois avant son échéance.
En fin de convention, L'Agelomération restituera à la Commune l'intégralité des éléments dont elle est propriétaire.
Article 8 - Litiges
En cas de litige sur l'interprétation ou l'application de la présente convention, les parties
s'engagent à rechercher toute voie amiable de règlement. En cas d’ échec, tout contentieux devra être porté devant Le tribunal administratif de Rennes.
Pour la commune du HEZO Pour Golfe du Morbihan - Vannes agglomération
Signature
numérique de
Guy DERBOIS
Däte : 2021.06.02
16:31:54 +02'00
Le Maire Le Président
Guy DERBOIS David ROBO.
FR IGOLFE ou # A
MORBIHAN VANNES AGGLOMÉRATION LS Envoyé en préfecture le 04/06/2021
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ANNEXE 1 - Liste des phases de la prestation proposée à la Commune
- Étape 1 : Mise en place de la démarche et désignation d’un délégué à la protection des données mutualisé
- Étape 2 : Sensibilisation des acteurs à la démarche de la protection des données
- Étape 3 : Formation à La création d’un registre des traitements de données à caractère personnel
La démarche de mise en conformité de La collectivité au Règlement Général de Protection des Données personnelles sera pilotée par Le DPD mutualisé en collaboration avec un.e référent.e unique au sein de la Commune, ou son ou sa suppléant.e . Le complètement du registre de traitement est assuré par la Commune, avec l’aide du DPD mutualisé.
En signant la présente convention, la Commune fait Le choix de confier La fonction de Délégué
à la Protection de la Donnée au Délégué à La Protection des Données (DPD) de Golfe du Morbihan - Vannes agglomération. La Commune est informée que d’autres options sont possibles : elle peut désigner un de ses agents ou élus, ou profiter d’une prestation externe, soit auprès du centre de gestion du Morbihan, soit auprès d'acteurs privés.
La présente convention ne couvre que les trois premières étapes de La mise en conformité au RGPD, la désignation d’un Délégué à la protection des données, la sensibilisation et la
formation des acteurs, l’accompagnement à la prise en main d’un outil permettant de réaliser
le registre des traitements de données à caractère personnel.
Étape 1 - Nomination du Délégué à la Protection de la Donnée
(DPD)
Définition de la prestation
La Commune doit procéder à la désignation d’un DPD. Elle peut confier cette fonction à un de ses agents ou élus (à l’exception de M ou Mme Le Maire), ou à un prestataire public ou privé. Dans le cadre de cette convention, elle choisit de confier cette fonction au DPD mutualisé de Golfe du Morbihan - Vannes agglomération. Une déclaration devra être faite à La CNIL par La Commune, après accord avec l’agglomération. Cette prestation est assurée au démarrage de la convention.
Livrables de la prestation
O L’attestation d'enregistrement auprès de La CNIL. Envoyé en préfecture le 04/06/2021
Reçu en préfecture le 04/06/2021
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Étape 2 - Sensibilisation des acteurs
Définition de la prestation
Le RGPD implique une mise à jour des connaissances et/ou la formation des différents acteurs
de la Commune.
En effet, les élus et Les agents de La Commune doivent acquérir une culture de la donnée et connaître Les contraintes réglementaires et organisationnelles relatives à la protection des données personnelles.
Pour cela, il est proposé d'établir un plan de formation des acteurs de La Commune.
L'organisation et Le contenu de La formation seront définis en accord avec la Commune et seront fonction du type et du nombre de participants.
Livrables de la prestation :
- Le plan de formation établi avec La Commune,
- Les documents supports fournis par Le DPD mutualisé,
- Le Planning prévisionnel de mise en œuvre.
Responsabilité de la Commune :
- La Commune devra définir conjointement avec Le DPD son plan de formation, - elle devra établir Le nombre de sessions et Les personnes concernées par Les sessions, - Les plannings arrêtés sur un semestre ne pourront être modifiés que marginalement pour ne pas déséquilibrer la charge prévisionnelle de Golfe du Morbihan - Vannes agglomération, notamment vis-à-vis des autres communes.
Participation financière de la Commune
La prestation ne donne pas lieu à une compensation financière. IL est cependant possible d’en
évaluer Le coût effectif selon la formule :
- _ montant de la prestation = « coût de journée » d’un agent de catégorie À x Nombre de
jours. :
Ces formations pourront être dispensées à des agents de plusieurs communes simultanément -afin d'optimiser la mutualisation du DPD.
Étape 3 - Formation aux outils pour la réalisation du registre des
traitements
Définition de la prestation Envoyé en préfecture le 04/06/2021
Reçu en préfecture le 04/06/2021
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Cette phase est très importante : elle permet d'établir Le registre des traitements.
Le registre des traitements est un document obligatoire recensant et décrivant de façon
exhaustive l’ensemble des traitements de données à caractères personnels de la Commune, qu'ils soient informatisés ou réalisés sous forme papier. La Commune doit pouvoir Le présenter à la CNIL en cas de demande...
.Goife du Morbihan - Vannes agglomération accompagnera la mise en œuvre de cette phase :
- en formant Le référent RGPD à la protection des données à caractère personnel,
- en fournissant une méthodologie dé cartographie des données et traitements, des outils
permettant de structurer et organiser Les documents décrivant les traitements des données personnelles recensés. La gestion du registre des traitements pourra se faire à l’aide de l'outil openRGPD, développé par la commune de Saint-Avé et mis à disposition par le syndicat Mégalis Bretagne.
Les actions de recensement seront menées par le référent RGPD de la Commune ou les
agents qu’il désigne et des points réguliers, planifiés avec Le DPD, permettront d'évaluer l'avancement du registre et éventuellement de l’ajuster.
Le périmètre de La présente convention se limite aux services de La commune. Les structures
indépendantes même associées à la commune, tels que CCAS, EPHAD, EPHA, doivent faire
l’objet d’une convention indépendante.
La Commune et le DPD définiront les priorités de consultation des services ou organismes. La
commune s’engage à assurer la disponibilité du référent ou des agents nécessaire à la réalisation de la cartographie des données à caractère personnelles.
Chaque cartographie sera confidentielle, sauf accord de diffusion signé des deux parties.
L'ensemble des phases ci-après permettra de compléter, modifier, améliorer la qualité du registre.
Livrables de la prestation :
- outils mis à disposition,
- calendrier de consultation de La Commune et, le cas échéant de ses satellites,
- retour d'évaluation des informations collectées,
- cartographie des données de là Commune et des organismes satellites, Le cas échéant,
-__ registre de traitement rempli par Les référents, servant de base à La Commune.
Responsabilité de la Commune
La Commune s'engage :
- À mettre en œuvre les moyens humains et matériels pour mener la cartographie à son
terme, | - À informer Le DPD de tout nouveau traitement de données personnelles envisagé. Envoyé en préfecture le 04/06/2021
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ANNEXE 2 - Liste des étapes nécessaires à une mise en conformité
totale au RGPD
La CNIL suggère une mise en conformité en six étapes.
Désigner un pilote
Cartographier
Prioriser Les actions à mener
Gérer Les risques identifiés
Organiser Les processus de traitement
Documenter la conformité LUE
ALES
La présente convention ne concerne que les points 1,2 et partiellement le point 6, et ce
afin que l’ensemble des communes qui Le désirent puissent bénéficier d’un accompagnement
de Golfe du Morbihan - Vannes agglomération dans un délai raisonnable,
Des conventions ultérieures pourront être signées pour la poursuite de La mise en conformité,
mais il revient aux communes de réfléchir dès la signature de la présente convention sur La gestion des risques qui pourraient être mise en évidence et sur les procédures d’exercice du droit des personnes dont elles détiennent des données personnelles. - Envoyé en préfecture le 31/05/2021 F #
Département du Morbihan Reçu en préfecture le 31/05/2021
Commune du HEZO Afiché le
56450 ‘ ID: 056-215600842-20210521-CA2021_13-DE
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE |
L'an deux mille vingt et Un, le vingt et un mai, à 18 heures, le Centre Communal d'Action Sociale de la
Commune du HEZO, dûment convoqué, s'est réuni à la Mairie, sous la présidence de Madame Laëtitia ROUAULT, Vice-Présidente.
Nombre de Membres en exercice : 9 Présents : 6 Votants : 9
Date de convocation : Le 17-05-2021
Présents : Laëtitia ROUAUET - Marie BOURGAIN — Pascale MEYER - Béatrice GREFF - Michèle-Paule CARO — Annie LECOEUR
Absents excusés : M. Guy DERBOIS -— M. Benoit ARTAULT et Mme Bernadette MERCKX
Pouvoirs : M. Guy DERBOIS a donné pouvoir à Mme Marie BOURGAIN
M. Benoit ARTAULT a donné pouvoir à Mme Pascale MEYER |
Mme Bernadette MERCKX a donné pouvoir à Mme Laëtitia ROUAULT
Secrétaire de séance : Mme Annie LECOEUR
N°13/2021 - CONVENTION DE MUTUALISATION DE LA FONCTION DE DELEGUE À LA PROTECTION DES DONNEES ET D'ACCOMPAGNEMENT POUR LA CREATION DU REGISTRE DES TRAITEMENTS RGPD AVEC GMVA
Le Conseil d'Administration,
Vu le Code de l'Action Sociale et des Familles,
Considérant que Golfe du Morbihan Vannes Agglomération a recruté un gestionnaire de la donnée, dont la mission Comprend la fonction de délégué à la protection des données {DPD).
Considérant que et le règlement général sur la protection des données personnelles {RGPD)} rend obligatoire pour toutes les collectivités territoriales et ses entités annexes la tenue d'un registre des traitements de données à caractère personnel et la désignation d'un ou d'une DPD. Ces DPD peuvent appartenir à la collectivité, être mutudalisés avec d'autres collectivités ou relever de la prestation publique ou privée. Golfe du Morbihan - Vannes agglomération propose aux communes de son territoire une prestation de DPD mutualisé.
Le DPD accompagnera les communes et les CCAS qui le souhaïteront en sensibilisant leur personnel et en formant des référents afin-qu'ils puissent rédiger le registre des traitements. Le DPD mutualisé assurera également le rôle de point d'entrée auprès de la CNIL et auprès des personnes physiques qui souhaïteraient exercer leur droit sur les données à caractère personnel détenues por les communes et les CCAS.
Le périmètre et les modalités de cette prestation sont décrits dans la convention, présentée en annexe, qui propose cette mutualisation pour une durée d'un an.
Après en er avoir délibéré,
DECIDE à L'UNANIMITE (9 voix POUR) après un vote à main levée,
- Approuver les fermes et le périmètre de la convention de mutualisation de ia fonction de délégué à la Protection des données,
- Autoriser Monsieur le Président à la signer, ainsi que tout document nécessaire à sa mise en œuvre, - De désigner Mme Laëtitia ROUAULT'en tant que référent RGPD tifulaire et Mme Pascale MEYER en tant que référent RGPD suppléant. | |
- D'autoriser le Président à signer tout document relatif à ce dossier.
Pour extrait certifié conforme, /
&oeX%. La Vice-Présidente, 7 LEZ, La
à Laëtitia ROUAULT Y | Pour le Président
empêché |} LP | fl A a