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Conseil Municipal - 2025 75 2 AG Annexe Convention MSP
Document publié le Samedi 22 novembre 2025 à 02h42 par la commune d'Escalquens.
Lien du pdf (Conseil Municipal - 2025 75 2 AG Annexe Convention MSP)
Thèmes du document : Démocratie, Transports, Institutions publiques,
Envoyé en préfecture le 17/11/2025
Reçu en préfecture le 17/11/2025
"7 evreuit
Publié le -
ID :031-213101694-20251113-25 CM DEL _75-DE
ÉLECTIONS MUNICIPALES 2026
CONVENTION RELATIVE À LA RÉALISATION DE LA MISE SOUS PLI ET DU COLISAGE DE LA PROPAGANDE ELECTORALE
Entre :
La préfecture de la Haute-Garonne, représentée par le Préfet, d'une part,
et
La commune de nr nnrneresssssscsnsnessesscsssnsesessecssssesssseee , dénommée ci-après « Commune », représentée par le Maire, d'autre part,
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1° : Missions objet de la convention
À l'occasion de l'organisation des élections municipales des 15 et 22 mars 2026, la présente convention a pour objet de confier la réalisation des travaux de mise sous pli de la propagande électorale à destination des électeurs pour l'ensemble des tours de scrutin à la Commune
Cette convention est conclue dans le cadre des articles L. 2511-6 du code de la
commande publique et L. 241 du code électoral.
ARTICLE 2 : Détail des missions
Sous la responsabilité de la commission de propagande,la Commune réalise les missions déterminées à l’article 1°.
Après réception et stockage par la Commune des documents électoraux (professions de foi et bulletins de vote) des listes de candidats, ces missions consistent à mettre SOUS pli la propagande électorale :
Mise sous pli de la propagande électorale pour chaque électeur (une profession de foi et un bulletin de vote de chaque liste candidate); Ordonnancement des enveloppes conformément au mémorandum de La Poste annexé à la présente convention en vue de leur acheminement au domicile des électeurs ;
Remise à La Poste des plis cachetés à destination des électeurs dans les contenants fournis à cet effet, conformément au mémorandum de La Poste annexé à la présente
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.
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Reçu en préfecture le 17/11/2025
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ID :031-213101694-20251113-25 CM DEL 75-DE
LEA
Levreult
ARTICLE 3 : Modalités de réalisation des missions par la Commune
La Commune détermine les conditions matérielles de réalisation des missions qui lui sont confiées. Elle est responsable du bon déroulement des opérations objet de la présente convention.
Elle procède le cas échéant aux recrutements des personnels nécessaires, selon les modalités adaptées à sa situation. Dans ce cadre, si la Commune décide de faire appel à des personnels extérieurs, il lui appartient d'établir les fiches de paie individuelles, de procéder au règlement des charges sociales, d'adresser aux organismes sociaux les déclarations rendues obligatoires par les textes en vigueur et de procéder aux versements correspondants dans les délais légaux.
La réussite opérationnelle de la mise sous pli est conditionnée au respect strict des modalités techniques définies conformément à l'annexe à la présente convention (extrait du mémento établi par La Poste). Le bureau des élections de la préfecture et le correspondant élections départemental de La Poste sont chargés de conseiller et d'accompagner la commune dans sa mise en œuvre. La commune ne peut s'opposer aux dispositions de ce mémorandum.
L'envoi par La Poste des enveloppes de propagande est effectué exclusivement dans le cadre de marchés conclus par le ministère de l'intérieur. Leur coût est à la charge de l'État.
ARTICLE 4 : Fourniture des matériels
La préfecture met à disposition de la Commune les enveloppes adressées destinées à la mise sous pli de la propagande à destination des électeurs.
ARTICLE 5 : Délais et contrôle
Les dates et heures limites de dépôt des professions de foi et des bulletins de vote par les listes candidates pour chaque tour de scrutin sont fixées par arrêté préfectoral.
Les opérations décrites à l’article 1° sont réalisées par la Commune dans un calendrier arrêté par la préfecture pour le premier et le second tour des élections municipales de 2026.
La Commune informe sans délai la préfecture de toute difficulté ou retard constaté dans la réalisation des opérations.
Les membres de la commission de propagande ou leurs représentants peuvent se rendre à tout moment dans les locaux de la Commune, au cours des périodes susvisées, aux fins de contrôle des travaux de mise sous pli et de colisage.
ARTICLE 6 : Dispositions financières
La dotation allouée à la Commune pour cette opération est arrêtée par la préfecture par tour de scrutin à l'issue du second tour en fonction des tarifs définis ci-dessous et, pour la mise sous pli, du nombre de listes candidates ayant remis leur propagande.
2 Envoyé en préfecture le 17/11/2025
Reçu en préfecture le 17/11/2025
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ID : 031-213101694-20251113-25 CM DEL _75-DE
Cette dotation unique couvre l'ensemble des dépenses liées ox-rmssrons-cpjet-aera présente convention (dont les dépenses de personnel et de matériel, les charges patronales, la location de salle, etc.). Aucune dotation complémentaire ne sera accordée à la Commune.
Mise sous pli Tarif par électeur 0,28 €
Cette dépense est imputée sur le programme 232, domaine fonctionnel 0232-02-06,
code activité 023202060007. Elle est versée dans un délai maximal de 30 jours après
notification par la préfecture à la Commune du montant arrêté.
Le Préfet Le Maire
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Reçu en préfecture le 17/11/2025
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Actions Acteurs
Validation de la configuration choisie avec la Préfecture et La Poste
Confirmation de l'adresse d'enlèvement des plis à La Poste La Commune
Réception de l'extraction du REU (dont le nombre d’électeurs de la Commune, nombre de plis destinés aux électeurs détenus, hors département et ceux à Le Routeur
destination de l'étranger) et des enveloppes vierges livrés par la Préfecture
Communication à la Commune des modalités d'organisation et de
conteneurisation . ne ee . La Poste
Communication au Routeur des modalités souhaitées de conteneurisation de
routage des adresses et de la version de ROUDIS
Confirmation, à La Poste, de la version ROUDIS utilisée
Contrôle et routage des adresses
Le Routeur
Création du plan de production avec l’ordonnancement de l’ensemble des boîtes
cartons, et transmission à La Poste pour contrôle et validation
Livraison des boîtes cartons et des palettes au Routeur (CE30 et étiquettes . . ec La Poste
de CE30 imprimées par la Poste, le cas échéant)
Impression des adresses et de la mention n° de QL sur les enveloppes
Impression des étiquettes des boîtes cartons avec le code à barre après
validation d’une étiquette test par La Poste |
Montage de la boîte carton et apposition de l'étiquette de la boîte carton avec Le Routeur
le CAB et la QL
Livraison de tous les boîtes cartons étiquetées, comprenant les enveloppes
adressées et ordonnancées, à la Commune
Extraction des enveloppes des boîtes cartons étiquetées selon le n° de QL et
l’ordonnancement du plan de production
Assemblage des bulletins de vote et des professions de foi validées par la
commission de propagande et insertion dans les enveloppes, en respectant l’ordre préparé par le Routeur
’ #
Fermeture de l'enveloppe avec son gommage ou un adhésif La Commune
Rangement des plis préparés dans la boîte carton étiqueté et correspondant au
CAB et n° de QL des plis
Pose des boîtes cartons sur les palettes
Mise à disposition des contenants, à la date convenue en priorisant et en isolant
dans des boîtes cartons séparés, les plis destinés aux électeurs détenus, hors
département et à l'étranger.
Enlèvement des contenants au fil de l’eau aux dates convenues avec la
Commune et avec flashage des contenants La Poste
Distribution des plis
Annexe à la convention de mise sous pli Envoyé en préfecture le 17/11/2025
Reçu en préfecture le 17/11/2025
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Î. Des boîtes cartons auto-montantes
. Dimensions intérieures : 445 x 245 x 175 mm
* Charge utile 10 kg
Le nombre de plis par boîte carton variera selon le poids et le format des plis confectionnés.
Exemple : pour un pli dans une enveloppe B5, constitué de 12 documents format A4 (soit 6 candidats), d'une épaisseur
de 2,4 mm, le nombre de plis par boîte carton est de 205 plis conditionnés sur la tranche.
Nota: dans le cas de la configuration 3, les enveloppes étant livrées vides, les contenants remis par le Routeur
d'adressage ne sont pas pleins.
La Poste met à disposition des Communes et des Routeurs 2 types de contenants pour transporter les contenants de premier niveau (boîtes cartons, Ké7) :
Des palettes :
. Dimensions 1200 X 800 mm
° Charge maxi 450 kg
Le nombre de contenants par couche est de 6. Le nombre de couches
maximum est de 6 pour les boîtes cartons soit 36 boîtes cartons par
palette
Des CE30, selon disponibilité :
. Dimensions : 950 x 550 x 1540 mm
* _ Charge utile 290 kg
Ils peuvent contenir 21 boîtes cartons ou 21 Ké7.
L'opérateur de mise sous pli peut également utiliser des palettes, en particulier celles reçues des imprimeurs des
documents électoraux (bulletins de vote et professions de foi) pour conditionner et permettre la manutention des
boîtes cartons. La palette sera filmée et les étiquettes de contenants seront visibles sur l’une des 4 faces de la palette.
La Poste fournira (en accord avec l’opérateur de mise sous pli), le nombre de palettes complémentaires nécessaires à
la conteneurisation.
Présentation des contenants
Contenants de premier niveau (destinés à contenir les plis)
Contenants de second niveau (destinés à transporter les boîtes cartons /Ké7 La Poste livre aux Communes et aux Routeurs le nombre convenu de contenants sel
Envoyé en préfecture le 17/11/2025
Reçu en préfecture le 17/11/2025
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de livraison arrêtés lors de la réunion de concertation.
TETE PTE TT EN EN TITT TE FTESPE PES P TEE TEEN EEE
Rappel : Un contenant et son contenu sont à destination d’une seule PPDC/PDC de La Poste
Exemple d’étiquette utilisée pour une boîte carton (choix des étiquettes à effectuer lors des réunions de lancement)
ELECTIONS
MUNICIPALES
DEUXIÈME TOUR
Haut-Rhin
C4 - Palette 57 - Carton 00158 - CE30 4
Commune : FELLERING
68470 Q DIRECT QL 1205A à 68470 Q DIRECT QL 12058
FELLERING PDC1
1ER QL : 1205A
in ah ane
60000000001585901407072400000068
1ER PLI : 259594
DERNIER PLI : 259793
Exemple d’étiquette pour un CE30 ou palette
PARC DES EXPOS
nl ELECTS
MARNE < 06201 SEDAN PDC omcr
Exemples d’étiquettes et d’enveloppes adressées Envoyé en préfecture le 17/11/2025
Reçu en préfecture le 17/11/2025
puni ETS ID : 031-213101694-20251113-25 CM DEL _75-DE
L'adressage et l'impression des enveloppes se feront selon les données disponibles dans le REU.
En plus des adresses des destinataires, le Routeur imprime sur les enveloppes les mentions suivantes :
e Mentions pour la distribution en Métropole : impression des n° de QL issus du ROUDIS
e Mentions pour faciliter la mise sous pli : impression des 3 derniers chiffres du CAB (RG 3-12 : 12 caractères
— numéro propre au Routeur, unique par contenant), selon la capacité du Routeur, présent sur l'étiquette
du contenant permettant d'associer le pli au contenant en cas de contrôle qualité, perte, …
Exemple d’enveloppe
AMMISTERE DE LINTERÆUR | — per
URGENT
| oste
ELECTIONS
EN CAS DE NON-DISTRMA/TION RETOURNER EN MAIRE
Emplacement
recommandé par La
LT Poste
N° QL 12344
Mise sous pli
Production des plis de propagande
Pour la mise sous pli manuelle, La Poste recommande d’affecter un contenant complet par chantier/table de mise sous pli.
La Poste préconise la marche à suivre suivante, destinée à guider les metteurs de mise sous pli.
• L’opérateur de mise sous pli récupère l’étiquette destinée à la boîte carton devant accueillir les enveloppes après mise sous pli et l’appose dessus de façon à ce que l’étiquette soit visible et flashable lorsque la boîte carton est sur un CE30 ou une palette ;
• Assemble les professions de foi et les bulletins de vote dans une ou deux liasses ;
• Récupère progressivement les enveloppes vides fournies par le routeur**, en veillant à respecter l’ordre des QL ;
• Insère les liasses des documents dans l’enveloppe ;
• Ferme l’enveloppe avec un ruban adhésif adapté ;
• Range progressivement les plis de propagande dans la boîte carton correspondante préparée en amont, en veillant à suivre l’ordre des QL.
** Il est à noter que, les enveloppes étant vides, les contenants fournis par le routeur ne seront pas pleins pour tenir compte de l’épaisseur des documents à insérer dans les enveloppes. Le routeur devra donc caler celles-ci, au moyen d’intercalaires ou autres moyens, pour éviter de perdre l’ordonnancement. Envoyé en préfecture le 17/11/2025
Reçu en préfecture le 17/11/2025
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> Enveloppes de format C4
Pour faciliter la manipulation des plis ultérieure par La Poste, après réalisation de la mise sous pli, les enveloppes de
format C4 sont rangées à plat dans la boîte carton /Ké7avec l'adresse au-dessus comme, par exemple ci-dessous :
Une fois la boîte carton (ou Ké7) pleine de plis à destination d’une seule PPDC/PDC, l'opérateur la place sur un CE30
(ou une palette) en veillant à ce que chacune des étiquettes des boîtes carton soient positionnées de manière visible
et flashable (configuration 2 à 4) sans manipulation.
Il appose ensuite sur le CE30 l'étiquette fournie par La Poste, qui reprend les informations ELECTIONS et la PPDC
distributrice.
Le porte-étiquette se situe ici sur un CE30 :
PARC DES EPOS es ELECTS %
- MMM <: 06201 SEDAN PDC oumcr
Modalités de rangement des enveloppes dans une boîte carton/Ké7
Modalités de rangement de la boîte carton/Ké7 dans un CE30 ou une palette en vue de son enlèvement par La Poste Envoyé en préfecture le 17/11/2025
Reçu en préfecture le 17/11/2025
Publié le
ID : 031-213101694-20251113-25 CM DEL 75-DE
Commission de propagande
La Poste, en présence de la préfecture et/ou de la commune, pèse une dizaine de plis, pour avoir un poids unitaire moyen, à l’aide d’une balance de type ménage ou à l’aide de tout autre matériel disponible sur site (machine de mise sous pli, machine à affranchir, etc.).
Si les plis ne sont pas disponibles lors de la commission de propagande, La Poste mettra en œuvre les opérations de pesage sur le site de mise sous pli ou dans les locaux postaux.
La préfecture et La Poste modifieront le cas échéant le poids unitaire dans le plan de production définitif. La Poste injectera ce plan de production définitif dans le SI postal.
Contrôles par la commune
À l’issue de la mise sous pli et avant remise à La Poste, la Commune est en charge d’effectuer des contrôles de premier niveau de la conformité de la mise sous pli aux dispositions du présent mémorandum, visant notamment à s’assurer que :
• les plis sont pleins et fermés ;
• les plis sont rangés par QL dans l’ordre du plan de production communiqué par le Routeur ;
• les plis destinés aux hors départements et à l’étranger sont dans des boîtes cartons dédiées, distincts des autres plis ;
• les étiquettes des boîtes cartons sont positionnées de manière visible et flashable sans manipulation.
Après ces vérifications et en vue de la remise à La Poste des contenants de second niveau, les opérateurs de mise sous pli de la Commune doivent respecter la procédure suivante selon la configuration.
Contenants mono PPDC/PDC : chaque boîte carton et le CE30 ou palette est à destination d’une seule PPDC/PDC
Conditionnement des QL :
- une boîte carton contient 1 seul QL ordonnancé selon le typage A et B. - Les enveloppes pour lesquelles le typage reste indéterminé seront placées au début de classement de la boîte carton du QL concerné (exemple : QL0001/QL0001A/QL0001B)
Enlèvement par La Poste
La Commune ou le Routeur met à disposition les contenants sur la zone d’enlèvement et à l’heure définies localement lors des réunions de préparation. Le contrôle au chargement du camion est du ressort de La Poste.
Sont remis en priorité les plis destinés aux électeurs hors département et ceux à destination de l’étranger.
La Poste, en présence d’un représentant de la Commune, flashe tous les CAB des contenants à enlever. Envové en préfecture le 17/11/2625
Reçu en préfecture le 17/14/2025
Pubiié te RSS
10 :091-239101694-20251113-25 CM DEL _75-DE
Ce flashage lors du chargement :
• valide l’enlèvement ;
• alimente la lettre de voiture et le SI postal avec la date et l’heure d’enlèvement ;
• permet un contrôle de la quantité de contenants à enlever par rapport au plan de production.
Le poids à l’enlèvement est constitué de la somme du poids des plis de tous les contenants/CAB flashés le même jour et à la même heure.
Aucun autre contrôle ne sera réalisé.